PEMERINTAH KABUPATEN INDRAGIRI HILIR

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Jl. SEDERHANA NO 62 TELP 0768-21063 TEMBILAHAN HULU
Email : [email protected] kode pos 29213

SURAT KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

Tentang
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Menimbang
a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan
pelayanan Puskesmas secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun
pedoman kerja dan prosedur kerja;
b. Bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan
dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas
dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara
terpusat;
d. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud
pada
huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala
Puskesmas.
Mengingat
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
kesehatan
b. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

Kesehatan Masyarakat;
c. Peraturan Menteri Kesehatan No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat
Praktik Mandiri Dokter Gigi.
MEMUTUSKAN
Menetapkan KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG KEBIJAKAN
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS
TEMBILAHAN HULU
Kesatu
Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman Puskesmas tembilahan
hulu
II sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dari
Surat Keputusan ini;
Kedua
Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman dilaksanakan sesuai SOP
Pengendalian Dokumen dan SOP Pengendalian Rekaman;
Seluruh biaya yang timbul terkait pengendalian dokumen dan rekaman
dibebankan pada anggaran yang sesuai;
Ketiga
Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau
kembali jika terdapat perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya.
DITETAPKAN DI : TEMBILAHAN
PADA TANGGAL : 2 JUNI 2016
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

Hj. ROSDINAH, S.ST, M. Kes

NIP. 19690910 198811 2 001

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

NOMOR :
TANGGAL : 2 JUNI 2016
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
1. TUJUAN PROSES
Kebijakan ini digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan pengendalian
dokumen dan
rekaman agar terkendalinya proses perubahan, penerbitan, distribusi dan
sirkulasi dokumen
yang ada di Puskesmas tembilahan hulu sesuai dengan Perundangan dan
Peraturan yang
berlaku serta memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas dan Sistem
Manajemen Mutu
ISO 9001:2008.
2. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
2.1. Wakil Manajemen Mutu
2.2. Pengendali Dokumen
P2.3. Penanggung Jawab Program/Unit Kerja
3. URAIAN UMUM.
3.1. DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di
Puskesmas
Tembilahan hulu yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi,
meliputi :
a. Dokumen Internal.
1. Surat Keputusan/Kebijakan (SK)
2. Manual Mutu (MM).
3. Panduan Kerja (PK)
4. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
5. Standar Operasional Prosedur (SOP).
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

6. Instruksi Kerja Formula Pengukuran Sasaran Mutu (IKF)

b. Dokumen Eksternal.
1. Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan yang
berasal dari supra sistem.
2. Buku-buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi.
3.2. MANUAL MUTU
a. Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu Puskesmas tembilahan
hulu
b. Format Manual Mutu Puskesm tembilahan hulu ditentukan sebagai berikut :
1. MM 00 Pendahuluan.
2. MM 01 Profil.
3. MM 02 Struktur Organisasi.
4. MM 03 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
5. MM 04 Proses Bisnis
6. MM 05 Tanggungjawab Manajemen.
7. MM 06 Manajemen Sumber Daya.
8. MM 07 Realisasi Pelayanan.
9. MM 08 Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
3.3. DOKUMEN INDUK :
a. Dokumen asli.
b. Telah disahkan oleh Kepala Puskesmas tembilahan hulu
c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen.
d. Tidak memiliki Cap Terkendali atau Tidak Terkendali maupun Obsolete.
3.4. DOKUMEN TERKENDALI :
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja.
b. Terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen.
c. Menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Ditarik bila ada perubahan (revisi).
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel TERKENDALI.

3.5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :
a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar
Puskesmas tembilahan hulu
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel TIDAK TERKENDALI
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen Mutu dan
tercatat
pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
3.6. DOKUMEN OBSOLETE/KADALUARSA/TIDAK BERLAKU :
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaa
. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam lembar
distribusi/penarikan
dokumen.
d. Dokumen induk diberi stempel OBSOLETE dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
3.7. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut :
a. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX]/SK/PUSBUII/[MM]/[YYYY]
XX = Nomor Urut Surat Keputusan/Kebijakan
MM = Bulan Terbit
YYYY = Tahun Terbit
b. Manual Mutu : [XX]/MM/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Manual
YY = Nomor Revisi
c. Panduan Kerja : [XX]/PK/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Panduan

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

 YY = Nomor Revisi
d. Kerangka Acuan Kegiatan : [XX]/KAK/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Kerangka Acuan Kegiatan
YY = Nomor Revisi
e. Standar Operasional Prosedur : [XX]/SOP/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Standar Operasional Prosedur
YY = Nomor Revisi
f. Instruksi Kerja Formula Pengukuran : [XX]/IKF/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Instruksi Kerja Formula Pengukuran Sasaran Mutu
YY = Nomor Revisi
g. Formulir/Rekaman, khusus untuk form : [XX]/FORM/RET-[ZZ]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Formulir
ZZ = Masa Retensi (dalam tahun)
h. Dokumen Eksternal, khusus buku-buku atau Peraturan yang dijadikan referensi
untuk melaksanakan kegiatan : [XX]/DE/PUSBUII
DE = Dokumen Eksternal
YY = Inisial Unit
XX = Nomor Urut Dokumen Eksternal
3.8. Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan
kecukupannya sebagai berikut:
a. Manual Mutu :
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Pengendali Dokumen.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Wakil Manajemen Mutu.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
b. Panduan Kerja :
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

c. Kerangka Acuan Kegiatan

1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
d. Standar Operasional Prosedur/Instruksi Kerja Formula :
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen :
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya
dan/atau Wakil
Manajemen Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali
Dokumen
untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.
3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan
memiliki kemampuan telusur
yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta
terkendali.
3.11. Dokumen yang beredar :
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan.
3.12. Dokumen eksternal :
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
3.13. Rekaman

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti

pelaksanaan
kegiatan.
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi
bukti verifikasi,
tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti
melaksanakan
pekerjaan menjadi rekaman
3.14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang
telah ditetapkan.
3.15. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai
bukti pelaksanaan
kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.
4. KEBIJAKAN
4.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas tembilahan hulu
dilakukan secara
terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam Daftar
Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan
dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja.
4.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja
4.5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan
tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang
dokumen.
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di

tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan
distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan
untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.

.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual, Panduan
Kerja,
Kerangka Acuan Kegiatan, Standar Prosedur Operasional dan Instruksi Kerja
Formula
dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses
pelayanan.
4.8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali
masuk ke
dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
4.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab
Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar
rekaman dan
kode formulir.
4.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan
/rekaman.
4.11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan
dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Wakil Manajemen Mutu
dan Kepala
Puskesmas.
4.12. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita Acara
Pemusnahan
Dokumen.
5. PENUTUP
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2

Demikian kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman ini dibuat untuk

dapat dijadikan
sebagai acuan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

Hj. ROSDINAH, S.ST, M. Kes

NIP. 19690910 198811 2 001

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait

3.1.3.2