Rangkuman Departemen Pembelian Atau Purchasing
Rangkuman Departemen Pembelian Atau Purchasing
Rangkuman Departemen Pembelian Atau Purchasing
Dokumen : SOP/PB/01
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan kebutuhan alat tulis kantor cukup.
2. CAKUPAN
Kebutuhan ATK perusahaan.
3. DEFINISI
ATK = Alat Tulis Kantor
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
PO = Purchase Order
PR = Purchase Requisition
DirKeu = Direktur Keuangan
FPS = Form Permintaan Stationary
4. DOKUMEN
FPS
PO
PR
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi
FPS.
TANGGUNG JAWAB
Manager DYM
5.2
Manager DYM
5.3
5.4
5.5
Staf PB
5.6
Mengirim PR ke DirKeu
Staf PB
5.7
DirKeu
5.8
Sekretaris DirKeu
5.9
Staf PB
Staf DYM
Staf PB / Manager PB
5.10
Staf PB
5.11
Staf PB
5.12
5.13
No.Dokumen : SOP/PB/02
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan kebutuhan barang dan jasa di perusahaan terpenuhi oleh supplier yang tepat.
2. CAKUPAN
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
PO = Purchase Order
PR = Purchase Requisition
DirKeu = Direktur Keuangan
4. DOKUMEN
Daftar Supplier Terseleksi
PO
PR
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi
PR.
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
TANGGUNG JAWAB
Staf DYM
Manager DYM
Staf DYM
Staf PB, Manager PB
Manager PB
Staf PB
DirKeu
Sekretaris DirKeu
Staf PB
Staf PB
5.12
Tanda tangan PO
5.13
Staf PB
No.Dokumen : SOP/PB/03
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan masalah retur barang ditangani secara cepat dan tepat.
2. CAKUPAN
Kebutuhan barang dan jasa perusahaan.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
GRF = Goods Return Form
4. DOKUMEN
GRF
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengajukan GRF atas kesalahan order entry.
TANGGUNG JAWAB
Staf DYM
5.2
Manager DYM
5.3
5.4
5.5
5.6
Staf DYM
Manager PB
Staf PB
No.Dokumen : SOP/PB/04
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan barang yang return dan reject ditangani secara cepat dan tepat.
2. CAKUPAN
Masalah salah kirim/pesan, rusak, cacat, lewat tanggal kadaluarsa barang.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
GRF = Goods Return Form
4. DOKUMEN
GRF
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal
kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat.
TANGGUNG JAWAB
Staf PB
5.2
Staf PB
5.3
Staf PB
5.4
Staf PB
5.5
Staf PB
5.6
Staf PB
5.7
5.8
Staf PB
5.9
Staf PB
5.10
Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk
pertinggal perusahaan.
Staf PB
5.11
Staf PB
Manager PB
5.12
5.13
Staf PB
Staf PB
5.14
Staf PB
No.Dokumen : SOP/PB/05
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan supplier baru yang menawarkan barang dan jasa telah diseleksi sesuai syarat.
2. CAKUPAN
Seluruh supplier baru di lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Daftar Supplier Terseleksi
Form Pemilihan Barang Baru
Form Kualifikasi Supplier Baru
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengidentifikasi Supplier Baru :
5.1.1
5.1.2
5.2.
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
TANGGUNG JAWAB
Staf PB
Staf PB
Staf PB
Staf PB
Staf PB
Staf PB
Staf PB
Staf PB
User
User
Manager PB
Manager PB
8
5.2.9
Manager PB
No.Dokumen : SOP/PB/06
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan stok barang rutin diperiksa dan disimpan di tempat yang aman.
2. CAKUPAN
Seluruh stok di gudang Pembelian.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Kartu Stok
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1.
Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok
setiap bulan.
TANGGUNG JAWAB
Staf PB
5.2.
Staf PB
5.3.
Staf PB
5.4.
Staf PB
Staf PB
5.5.
5.6.
5.7.
5.8.
5.9.
5.10.
Staf PB
Staf PB
Staf PB
Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian
bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.
Staf PB
No.Dokumen : SOP/PB/07
10
Tgl Berlaku
: 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk memastikan produk baru diuji coba dan bisa digunakan sesuai syarat dari user.
2. CAKUPAN
Seluruh produk baru.
3. DEFINISI
DYM = Departemen Yang Meminta
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Form Pengujian Barang Baru
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1.
Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai
spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM.
TANGGUNG JAWAB
Staf PB
5.2.
Staf PB
5.3.
Staf PB
5.4.
Staf PB
5.5.
Staf PB
5.6
Manager PB
No.Dokumen : SOP/PB/08
11
Tgl Berlaku
: 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
EVALUASI SUPPLIER
Departemen : PEMBELIAN
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan.
2. CAKUPAN
Seluruh supplier terseleksi.
3. DEFINISI
Staf PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Form Evaluasi Supplier
Form Kualifikasi Supplier
Daftar Supplier Terseleksi
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Membuat jadwal evaluasi supplier.
TANGGUNG JAWAB
Staf PB
5.2
Staf PB
5.3
Staf PB
5.4
Mgr PB
5.5
Staf PB
No.Dokumen : SOP/PB/09
12
Tgl Berlaku
: 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
STOCK OPNAME
Departemen : PEMBELIAN
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai
dengan informasi yang tercatat di program inventory.
2. CAKUPAN
Seluruh stok barang di lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
Staf GD PB = Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Form Hasil Stock Opname
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB
menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan
5.2
5.3
5.4
TANGGUNG JAWAB
Staf GD PB
Staf GD PB
Staf GD PB
Staf GD PB
5.5
Staf GD PB
5.6
Staf GD PB
5.7
Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh
staf departmen yang ikut opname.
Staf GD PB
5.8
Staf GD PB
5.9
Staf GD PB
No.Dokumen : SOP/PB/10
13
Tgl Berlaku
: 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah.
2. CAKUPAN
Seluruh barang masuk gudang di lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Bin Card
Delivery Order
Purchase Order
Form Barang Masuk Gudang
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke
Satpam.
TANGGUNG JAWAB
Supplier/Vendor
5.2
Satpam
5.3
Satpam
5.4
Satpam
5.5
5.6
5.7
Staf GD PB
Staf GD PB, Spv GD PB
Staf GD PB, Spv GD PB
14
No.Dokumen : SOP/PB/11
Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014
Status Revisi : 00
Halaman
: 1/1
NAMA
PERUSAHAAN
1. TUJUAN
Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi, jumlah dan
alasan yang tepat.
2. CAKUPAN
Seluruh barang keluar gudang dan keluar dari lingkungan perusahaan.
3. DEFINISI
Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian
Mgr PB = Manager Pembelian
4. DOKUMEN
Bin Card
Delivery Order
Purchase Order
Form Barang Keluar Gudang = FBKG
5. RINCIAN PROSEDUR
No.
KEGIATAN
5.1
Mengisi dan menandatangani FBKG.
TANGGUNG JAWAB
User, Manager User
5.2
5.3
Satpam
5.4
Satpam
5.5
5.5
User,Driver
15
2. Subyek
1. Pembelian
2. Direktur Keuangan
3. Manager Pembelian
4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Semua alat tulis kantor harus tersedia cukup dan siap pakai.
2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian alat tulis kantor.
4. Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor
PROSES
Begin
TANGGUNG
JAWAB
Manager
DYM
KETERANGAN
- Mengajukan permintaan ATK untuk
stok sebulan dengan mengisi Form
Permintaan Stationary.
- Evaluasi
dan
menyetujui
permohonan permintaan ATK di
FPS.
Staf DYM
Kirim FPS ke Pembelian
Merangkum, Evaluasi dan
Persetujuan FPS
Staf
Pembelian,
Manager
Pembelian
Staf
Pembelian
PR
Mengirim PR ke DirKeu
Evaluasi, menimbang,
menyetujui PR
DirKeu
16
Sekretaris
DirKeu
Staf
Pembelian
Manager
Pembelian,
DirKeu
Staf
Pembelian
Mengembalikan PR
PB memberitahukan DYM apabila
ada permintaan ATK yang tidak
disetujui oleh DirKeu
PB menghubungi supplier yang
terseleksi untuk konfirmasi
perihal kondisi dan kesanggupan
penyediaan permintaan ATK
Setelah konfirmasi supplier, PO
segera dikeluarkan
PO
Menandatangani PO
Memberikan PO ke supplier
End
3. Manager Pembelian
4. Manager DYM
5. Staf DYM
6. Sekretaris
3. Kebijakan
1. Semua pengadaan barang dan jasa harus melalui supplier terseleksi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian barang dan jasa.
4. Prosedur Order Pembelian
PROSES
TANGGUNG
JAWAB
Staf DYM
Begin
KETERANGAN
- Mengajukan permintaan barang
atau pekerjaan dengan mengisi PR.
Mengisi PR
PR
Manager
DYM
Staf DYM
- Menyerahkan PR ke PB.
Staf
Pembelian,
Manager
Pembelian
Manager
Pembelian
Menyerahkan PR
Bandingkan harga
supplier
Tandatangan PR
Menyerahkan PR
Staf
Pembelian
DirKeu
Evaluasi, menimbang,
menyetujui PR
18
Sekretaris
Staf
Pembelian
Manager
Pembelian,
DirKeu
Staf
Pembelian
Mengembalikan PR ke
PB
Mengembalikan PR
yang ditolak ke DYM
Menghubungi Supplier
PO
Menandatangani PO
Memberikan PO ke
supplier
End
4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.
4. Prosedur Masalah Retur Barang
PROSES
TANGGUNG
JAWAB
Staf DYM
Begin
KETERANGAN
- Mengajukan GRF atas kesalahan
order entry.
Mengisi GRF
GRF
Manager
DYM
Staf DYM
Manager
Pembelian
- Evaluasi,
menimbang
menyetujui GRF.
Manager
Pembelian,
Staf
Pembelian
Menyerahkan GRF
Evaluasi, menimbang,
menyetujui GRF
Staf
Pembelian
dan
Formulir Issue
Return
End
4. Manager DYM
3. Kebijakan
1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi.
2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang.
4. Prosedur Return Reject Stock
PROSES
Begin
TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian
Informasikan ke Manager PB
Hubungi supplier
KETERANGAN
- Identifikasi dan pisahkan barang
yang rusak, salah kirim, tanggal
kadaluarsanya terlalu singkat/
dekat.
- Tempatkan barang tersebut ke rak
khusus barang yang ditolak.
- Informasikan ke Manager PB
perihal pengembalian barang
tersebut.
- Hubungi supplier secara lisan lewat
telepon perihal barang yang akan
dikembalikan.
- Hubungi supplier untuk negosiasi
penukaran barang yang rusak, salah
kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu
dekat.
- Mengisi GRF untuk barang yang
akan dikembalikan.
Mengisi GRF
GRF
Manager
Pembelian
Menyerahkan GRF
Staf
Pembelian
21
Staf
Pembelian
Daftar Evaluasi
Supplier
End
3. Kebijakan
1. Setiap calon supplier harus diseleksi berdasarkan kemampuan, pengalaman dan rekam
jejaknya.
2. Manager Pembelian bertanggung jawab pemilihan supplier baru.
4. Prosedur Seleksi Supplier
PROSES
Begin
TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian
Menyeleksi supplier
User
Uji coba sample
KETERANGAN
Berikan feedback ke PB
23
Mengevaluasi feedback
Manager
Pembelian
Form Kualifikasi
Supplier
Memberikan rekomendasi
Update Supplier
End
TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian
KETERANGAN
- Memeriksa fisik stok dengan
membandingkan dengan kartu stok
setiap bulan.
- Pisahkan barang yang telah jatuh
tempo dan rusak saat memeriksa
stok.
- Catat selisih stok dan evaluasi
barang yang jatuh tempo.
- Rekonsiliasi selisih stok dengan
memeriksa kartu stok, form
permintaan barang, dan surat jalan
untuk memastikan data stok telah
di revisi sesuai dengan transaksi
yang dilakukan.
- Revisi dan menyesuaikan data stok
di kartu stok dan di program
inventory.
- Kebersihan Gudang Pembelian.
- Buang kardus yang kosong.
- Pastikan jalan antar rak selalu bersih
dan tidak terhalang.
- Bersihkan rak setiap minggu. Cek
kebersihan lokasi stok barang
secara rutin.
- Pisahkan barang kimia dengan non
kimia, barang basah dengan bahan
kering, barang mudah terbakar
sebaiknya diisolir.
- Pisahkan barang yang sering dipakai
di rak yang dekat dan bagian bawah
dan barang yang jarang dipakai di
rak yang atas dan jauh.
End
TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian
Mengisi kolom
Penjelasan Pengujian
Mengabari supplier
KETERANGAN
- Menerima dan memastikan contoh
barang baru sesuai spesifikasi dan
bersedia diuji coba oleh DYM.
- Mengirim ke DYM dan memastikan
ada tanda tangan di Form Pengujian
Barang Baru untuk menjadi bukti
penerimaan barang.
- Memastikan mengisi di kolom
Penjelasan Pengujian dan tertulis
jelas nama orang yang mencoba
barang baru seminggu setelah barang
baru tersebut diterima oleh DYM.
- Mengabarkan
supplier
beserta
alasannya jika barang baru tidak
berfungsi atau tidak sesuai.
- Jika barang baru berfungsi dan sesuai
dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan
harga dan kondisi penawaran dari
supplier.
Negosiasi harga
Evaluasi Form Pengujian
Barang Baru
Manager
Pembelian
End
TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian
KETERANGAN
-
Membuat jadwal
evaluasi supplier
Mengumpulkan data
transaksi
Menganalisa data
transaksi
Mengevaluasi dan
menyimpulkan
Mengupdate daftar supplier
terseleksi
Manager
Pembelian
Staf
Pembelian
End
TANGGUNG
JAWAB
Staf
Pembelian
Minta persetujuan
Manager Departemen
KETERANGAN
-
Melakukan stock
opname
Menghitung dan
membandingkan data stok
Menunggu keputusan
management
End
TANGGUNG
KETERANGAN
JAWAB
Supplier/Vendor - Membawa barang, dokumen DO dan
PO dan menyerahkan ke Satpam.
PROSES
Begin
Tidak
Satpam
Staf GD PB
Periksa
Barang,
dokumen
lengkap?
Dilarang
ke
gudang
Ya
Boleh ke gudang
End
PROSES
Begin
TANGGUNG
JAWAB
User, Manager
User
KETERANGAN
- Mengisi dan menandatangani FBKG.
User, Staf GD
PB, Spv GD PB
Satpam
User,Driver
Barang dan
FBKG lengkap?
Tidak
Dilarang
keluar
Boleh keluar
End
Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No
Item Code
1
2
BKX001
BKT001
Item Name
UOM
Qty
Unit Price
Amount
Buku Ekspedisi AA
Buku Tulis AA
30
KRF001
Total Amount
Requested by :
Date :
Ship to :
_______________________
Approved by :
Date :
_______________________
Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No
Item Code
Purchase Order
PO No :
PO Date :
Item Name
UOM
Qty
Unit Price
Amount
31
Total Amount
Tax
Total Amount
after Tax
Requested by :
Date :
Ship to :
_______________________
Approved by :
Date :
_______________________
Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No
Item Code
Item Name
UOM
Qty
DO No :
DO Date :
Unit Price
Amount
32
Checked by :
Date :
Request Dept
Mgr Dept Name
Reason
Signature/Date
No
Item Code
:
:
:
:
Approved by :
Date :
Item Name
UOM
Qty
33
Checked by :
Date :
Approved by :
Checked by :
Date :
Date :
Security
_______________________
No
Date/Time Start :
Date/Time Finish :
Technician/Sign :
Description
Repair
Replace
Upgrade
34
New
Service Quality Score : (): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___
No
Date/Time Start :
Date/Time Finish :
Technician/Sign :
Description
Repair
Replace
Upgrade
New
Service Quality Score : (): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___
Nama Supplier
Contact
Person
Alamat
Bidang
Usaha
Quality System
Implementation
Catatan
35
Supplier Code :
Supplier Name :
Address
:
Telephone
:
Contact Person :
No
Item Code
Item Name
UOM
Qty
Reason for
Returning
Goods(*)
Remarks
36
(*) Damaged Goods = DG, Duplicate Order = DO, Incorrect Goods = IG, Other .............
Requested by :
Approved by :
User
Manager Pembelian
Merek
Model
Penguji/Paraf
:
Tanggal Pengujian :
Serial Number
& Produk
Number
Penjelasan Pengujian
Hasil Pengujian
(Setuju/Tolak)
37
Merek
Penguji/Paraf
:
Tanggal Pengujian :
Model
Serial Number
& Produk
Number
Hasil Pengujian
(Setuju/Tolak)
Penjelasan Pengujian
Contact Person
Alamat
Bidang Usaha
38
Kategori Bisnis
PT/CV/FIRMA/UD/TOKO
NPWP
Telepon/Fax/Email
Dibuat oleh,
Tanggal :
Dievaluasi oleh,
Tanggal :
Staf Pembelian
Manager Pembelian
Jangka Waktu
Pembayaran
Kode Supplier :
Parameter Penilaian
A. Frekuensi barang kadaluarsa
B. Frekuensi barang ditolak
C. Frekuensi terlambat pengiriman
Nama Supplier :
Kinerja
Nilai
39
Kinerja
Nilai
< 3 kali
4 - 6 kali
7 12 kali
> 15 kali
< 3 kali
4 - 6 kali
7 12 kali
> 15 kali
< 3 kali
4 - 6 kali
7 12 kali
> 15 kali
10
8
6
5
10
8
6
5
10
8
6
5
Perhitungan Penilaian :
Nilai rata-rata
Penilaian
9 10
89
78
56
Sangat bagus
Bagus
Perlu negosiasi ulang
Pertimbangkan untuk dihapus dari daftar
supplier
Kesimpulan :
Disetujui oleh,
Manager Pembelian
KARTU STOK
Nama Supplier :
Kode Supplier :
No Tgl
Kode
Barang
Nama
Barang
UOM
Periode
:
Verified by :
Lokasi Harga Harga
Stok
Beli
Jual
Verified date :
Masuk Keluar
Saldo
Akhir
Catatan
40
Kontrol Stok
Jumlah Maksimal
Jumlah Minimal
Batas diorder kembali
41
Kode Barang
Nama Barang
UOM
Divisi :
Jumlah menurut
Kartu Program Selisih
Unit
Price
Jabatan
Kondisi Barang
Baik
Rusak
Hilang
42
Keterangan
43