Pedoman Pembuatan SPO
Pedoman Pembuatan SPO
Pedoman Pembuatan SPO
PERATURAN DIREKTUR RS X
NOMOR 110/PER/DIR/RSX/VIII/2015
TENTANG
PANDUAN PEMBUATAN STANDAR PROSEDUR OPRASIONAL
BAB I
DEFINISI
1
BAB II
RUANG LINGKUP
2
Pelaporan
Contoh : Prosedur Pendaftaran Pasien
BAB III
TATA LAKSANA
3
5) Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi.
6) Memberikan keterangan tentang dokumen- dokumen yang dibutuhkan
dalam suatu proses kerja.
2. Manfaat
1) Efisiensi Waktu, karena semua proses menjadi lebih cepat ketika
pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen
tertulis. Semua kegiatan karyawan sudah tercantum dalam SPO
sehingga mereka tahu apa yang harus dilakukan selama masa kerja.
2) Memudahkan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat
sebagai konsumen dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.
3) Kesungguhan karyawan dalam memberikan pelayanan, terutama
terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku.Ini
merupakan standardisasi bagaimana seorang karyawan menyelesaikan
tugasnya.
4) Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan
pelaksanaan suatu pekerjaan.
5) Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian
terhadap proses layanan. Jika karyawan bertindak tidak sesuai dengan
SPO berarti dia memiliki nilai kurang dalam melakukan layanan.
6) Dapat digunakan sebagai sarana mengendalikan dan mengantisipasi
apabila terdapat suatu perubahan sistem.
7) Dapat digunakan sebagai daftar yang digunakan secara berkala oleh
pengawas ketika diadakan audit. SPO yang valid akan mengurangi
beban kerja. Bersamaan dengan itu dapat juga meningkatkan
comparability, credibility dan defensibility.
8) Membantu karyawan yang bersangkutan menjadi lebih mandiri dan
tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi
keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
9) Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan
oleh seorang karyawan dalam melaksanakan tugas.
4
C. Prinsip SPO
1. Prinsip Penyusunan SPO
1) Penyusunan SPO harus mengacu pada SOTK, serta alur dokumen.
2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi.
3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu
dikembangkan diagram alur dari kegiatan organisasi.
4) SPO didasarkan atas kebijakan yang berlaku.
5) SPO dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
kesalahan/penyimpangan.
6) SPO tidak terlalu rinci.
7) SPO dibuat sesederhana mungkin.
8) SPO tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan
prosedur lain.
9) SPO ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai
kebutuhan.
5
5) Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai berperan
dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang
tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses
penyelenggaraan pemerintahan.
6) Didokumentasikan dengan baik. Seluruh prosedur yang telah
distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat
selalu dijadikan referensi.
D. Bentuk SPO
Keterangan :
1. Kotak heading.
1) Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman
2) Kotak Rumah Sakit diberi nama dan logo Rumah Sakit (bila Rumah
Sakit mempunyai logo)
3) Judul SPO
6
Diberi judul/nama SPO sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi
medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi, konsultasi medis di
UGD, rujukan dan pindah rawat, dan lainnya.
4) No. Dokumen
Diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS tersebut.
Hal ini diperlukan agar sistematis dan seragam.
5) No. Revisi
Diisi dengan status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka.
Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen
revisi I diberi huruf B dan seterusnya ; Contoh penggunaan angka :
untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi
angka 01 dan seterusnya.
6) Halaman
Diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk
SPO tersebut. Misal SPO dengan 5 halaman : Halaman peratma : 1/5;
halaman kedua 2/5 dan seterusnya.
7) Prosedur Tetap
Diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yang digunakan RS,
misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur
kerja dan sebagainya.
8) Tanggal Terbit
Diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya yang harus sesuai
dengan tanggal diberlakukannya SPO tersebut
9) Ditetapkan oleh Direktur
Diberi tanda tangan dan Nama Jelas Direktur
10) Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya
memuat : kotak nama RS, judul SPO, No dokumen, No revisi dan
halaman saja.
7
2. Isi SPO
1) Pengertian
Berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit
dipahami atau menyebabkan salah pengertian
2) Tujuan
Berisi tujuan pelaksanaan SPO secara spesifik. Kata kunci : Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk ..
3) Kebijakan
Berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yang menjadi dasar
dan garis besar dibuatnya SPO tersebut. Dapat berisi (terkait dengan)
beberapa kebijakan yang mendasari SPO tersebut. Dapat juga terjadi
satu kebijakan menjadi dasar beberapa SPO, sehingga tercantum
dalam beberapa SPO yang dipayungi
4) Prosedur
Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah
langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu, dan
petugas yang berwenang. Didalamnya dapat dicantumkan
alat/formulir/fasilitas yanag digunakan, waktu, frekuensi dalam proses
kerja yang digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap
unsur - unsura yang menyangkut : siapa, apa, dimana, kapan, dan
bagaimana (Who, what, where, when, how)
5) Unit terkait
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.
E. Format
Pada suatu SPO akan tergambar identifikasi, pengendalian, kemampuan
telusur, konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SPO hendaklah mempunyai
format sebagai berikut :
1) Nama lembaga, nama selain pada kop juga ada pada setiap halaman.
8
2) Judul, judul harus jelas terurai dan terukur. Karena, pada setiap prosedur
diuraikan bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah
(direktif) untuk menjelaskan siapa mengerjakan apa.
3) Halaman, harus tertulis cotoh "halaman 3 dari 7", ini menggambarkan ada
kelanjutan.
4) Identifikasi dan Pengendalian, pada suatu Prosedur mesti teridentifikasi
keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan
gambaran suatu dokumentasi sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan
perubahan. Akuntabilitas dan gambaran prosedur berdasarkan pada
sejumlah identifikasi atau kode, yang merupakan pengendalian (seperti,
kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SPO dilakukan).
5) Tujuan, suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang (repeat)
dan dapat dikembangkan dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah.
6) Ruang lingkup. Ruang lingkup (scope) harus mempunyai batas
penggunaan prosedur.
7) Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian
pekerjaan? Siapa melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan
khusus atau sertifikat?
8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-step)
atau kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan
langsung.
9) Kebutuhan Perhitungan / Penanganan data / Dokumensi. Uraikan
bagaimana data mentah diolah dan dilaporkan. Sediakan contoh
perhitungan, bila ada.
9
a. Mengetahui kebutuhan.
b. Mengevaluasi dan menilai kebutuhan
c. Menetapkan kebutuhan
d. Menetapkan alternatif tindakan
Produk dari tahapan ini adalah keputusan mengenai alternatif tindakan
yang akan dilakukan.
2. Tahap Pembentukan Organisasi Tim
Tahapan ini bertujuan untuk menetapkan orang atau tim dari unit kerja
yang bertanggungjawab untuk melaksanakan alternative tindakan yang
telah dibuat dalam tahap persiapan. Tahapan ini mencakup 5 (lima)
langkah, yaitu:
a. Menetapkan orang atau tim dari unit kerja yang bertugas sebagai
penanggungjawab pelaksana
b. Menyusun pembagian tugas pelaksanaan
c. Menetapkan orang yang diberi tanggungjawab atas pelaksanaan secara
garis besar.
d. Menetapkan mekanisme kontrol pekerjaan
e. Membuat pedoman pembagian pekerjaan dan control pekerjaan
Produk dari tahap ini adalah pedoman pembagian tugas dan kontrol
pekerjaan.
3. Tahap Perencanaan
Tahapan ini bertujuan menyusun serta menetapkan strategi, metodologi,
rencana dan program kerja yang akan digunakan oleh tim pelaksana
penyusunan. Tahap ini terdiri dari 4 (empat) langkah, yaitu:
a. Menyusun strategi dan metodologi kerja.
b. Menyusun perencanaan kerja
c. Menyusun program-program kerja rinci
d. Menyusun pedoman perencanaan dan program kerja rinci.
10
Produk dari tahap ini adalah pedoman perencanaan dan program kerja
rinci.
4. Tahap Penyusunan
Tahapan ini bertujuan untuk melaksanakan penyusunan SPO sesuai dengan
perencanaan yang telah ditetapkan. Tahap ini terdiri dari 5 (lima) langkah,
yaitu:
a. Mengumpulkan informasi terkait dengan metode pendekatan
pengumpulan yaitu dengan metode pendekatan system atau risiko
kegiatan.
b. Mengumpulkan informasi pelengkap, yaitu alur otorisasi, kebijakan,
pihak yang terlibat, formulir, kaitan dengan prosedur lain, dan kode
prosedur.
c. Menetapkan metode dan teknik penulisan SPO yang dipilih.
d. Melaksanakan penulisan SPO.
e. Membuat draft pedoman SPO.
Produk dari tahapan ini adalah draft pedoman SPO.
11
6. Tahap Penyempurnaan
Tahapan ini bertujuan menyempurnakan pedoman SPO berdasarkan
laporan hasil uji coba yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Tahap ini
terdiri dari 6 (enam) langkah, yaitu :
a. Mendiskusikan laporan hasil uji coba
b. Merancang dan merencanakan langkah-langkah penyempurnaan
pedoman SPO
c. Menyusun pembagian tugas penyempurnaan
d. Melaksanakan penyempurnaan
e. Melakukan uji coba terbatas dengan tim atau tim penyeimbang
(counterpart) atau kelompok fokus (focus group) yang dibentuk secara
khusus
f. Menyusun pedoman SPO akhir (final manual)
g. Produk dari tahap ini adalah pedoman SPO akhir (final manual atau
final guidance) yang dapat digunakan sebagai pedoman standar dalam
unit kerja
7. Tahap Implementasi
Tahapan ini bertujuan untuk mengimplementasikan pedoman SPO akhir
secara menyeluruh dan standar dalam organisasi. Tahap ini terdiri dari 6
(enam) langkah, yaitu:
a. Merancang metodologi implementasi.
b. Mempersiapkan materi implementasi.
c. Menetapkan tim pelaksana implementasi
d. Mempersiapkan sarana implementasi.
e. Melaksanakan implementasi.
f. Menyusun laporan implementasi.
Produk dari tahap ini adalah laporan implementasi yang akan menjadi
dasar dalam melakukan tahapan pemeliharaan dan audit.
8. Tahap Pemeliharaan dan Audit
Tahapan ini merupakan tahap akhir dari seluruh tahap-tahap teknis
penyusunan SPO dan bertujuan untuk menyelenggarakan pemeliharaan
12
dan audit atas pelaksanaan penerapan SPO dalam organisasi selama
periode tertentu. Tahapan ini terdiri dari 7 (tujuh) langkah, yaitu:
a. Merencanakan kegiatan pemeliharaan dan audit atas pedoman SPO
yang diterapkan.
b. Mempersiapkan tim pemeliharaan dan audit.
c. Melaksanakan pemeliharaan dan audit.
d. Membuat laporan setiap kegiatan pemeliharaan dan audit.
e. Menyimpulkan temuan-temuan di dalam laporan kegiatan pemeliharaan
dan audit dan menyusun perencanaan perbaikan yang diperlukan.
f. Melaksanakan perbaikan sesegera mungkin bila perbaikan yang
dilakukan kecil dan bersifat rutin.
g. Melaksanakan tahap-tahap teknis penyusunan SPO dari awal jika
perbaikan yang harus dilakukan besar dan bersifat tidak rutin.
h. Produk dari tahap ini adalah : (i) laporan perbaikan rutin, dan (ii)
laporan kebutuhan perbaikan besar atas SPO.
Penyusunan SPO dalam organisasi atau uni kerja harus dilakukan melalui
tahap-tahap yang sistematis berpedoman pada tahapan-tahapan teknis yang
telah disajikan. Setiap tahap akan menghasilkan produk yang menjadi dasar
bagi pelaksanaan tahap yang berikutnya. Tahap-tahap ini merupakan siklus
yang harus dilaksanakan secara berurutan.
G. Evaluasi
1. Tujuannya adalah untuk membudayakan internal audit
2. Evaluasi dilaksanakan berkala, maksimal 3 tahun sekali sesuai kebutuhan
dalam melaksanakan SPO tersebut.
3. Tetapkan pelaksana evaluasi
4. Buat protap tata cara evaluasi SPO. Kembangkan format/check list
evaluasi dan hasil evaluasi.
13
BAB IV
PENUTUP
14
disimpan oleh masing-masing unit kerja dimana SPO tersebut dipergunakan.
SPO di unit kerja harus harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat,
mudah diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana.
Bila SPO tersebut sudah tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan lagi
karena direvisi atau hal lainnya maka unit kerja wajib mengembalikan
SPO yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim Akreditasi
sehingga di unit kerja hanya ada SPO yang masih berlaku saja. Sekretariat
Tim Akreditasi dapat memusnahkan foto copy SPO yang tidak berlaku
tersebut, namun untuk SPO nya yang asli agar tetap disimpan. SPO di unit
kerja harus harus diletakkan ditempat yang mudah dilihat, mudah diambil
dan mudah dibaca oleh pelaksana.
15
Yang dimaksud dengan revisi adalah kegiatan atau usaha untuk
memperbaiki suatu SPO, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian
maupun seluruh isi SPO.
Revisi perlu dilakukan bila :
1. Alur di SPO sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
2. Adanya perkembagan IPTEK
3. Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru.
4. Adanya perubahan fasilitas
Ada pergantian direktur atau pimpinan RS, bila SPO memang masih sesuai
atau dipergunakan maka tidak perlu di revisi
C. Pemusnahan SPO
Standar Prosedur Operasional yang sudah tidak berlaku lagi karena telah
dilakukan revisi atau sudah tidak sesuai dengan ketentuan dan kondisi
yang terjadi serta telah dinyatakan tidak berlaku lagi maka Standar
Prosedur Operasional tersebut wajib disimpan selama 3 tahun. Setelah 3
tahun dan atas persetujuan Direktur, Standar Prosedur Operasional
tersebut dapat dimusnahkan dengan dilengkapi berita acara pemusnahan.
Direktur,
16