LINGKUNGAN PERKANTORAN

MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Manajemen Perkantoran
Yang dibimbing oleh
Dra. LIFA FARIDA PANDUWINATA, S.Pd, M.Pd

Oleh :

KELOMPOK 12

1. ADINIAR MONICHA HAQUE ( 160412607131 )

2. ADITYA WAHYU PRADANA ( 160412607110 )
3. ALVAN ALFINALDI ( 160412607068 )
4. ANGGUN PUTRI KUSUMAWATI ( 160412607130 )

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
TAHUN 2017
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Salam Sejahtera untuk kita semua,
Segala puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik dan
hidayahnya kepada ilahi sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah ini.
Adapun makalah ini di susun untuk memenuhi mata kuliah Manajemen Perkantoran Modern
yang berjudul “Lingkungan Perkantoran”.
Penulisan makalah ini dapat terselesaikan atas bantuan dari berbagai pihak, baik secara
langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih kepada Dra.
LIFA FARIDA PANDUWINATA, S.Pd, M.Pd sebagai dosen mata kuliah Manajemen
Perkantoran.
Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu kritik maupun saran yang bersifat membangun sangat kami harapkan demi
menyempurnakan tugas makalah ini. Semoga tugas makalah ini dapat bermanfaat bagi kita
semua. Amin .
Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Malang, 08 Februari 2017

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Di dunia perkantoran, lingkungan kantor merupakan salah satu hal penting karena dapat
mempengaruhi kedinamisan suatu tempat dan produktivitas sebuah organisasi. Oleh Karena itu
lingkungan kantor direncanakan dengan desain yang sedemikian rupa sehingga tempat kerja
menjadi nyaman dan efisien bagi pegawai kantor. Selain lingkungan kantor sebagai penjelas
ruang secara efektif, lingkungan kantor juga mampu memberi kepuasan kepada pegawai.
Lingkungan kantor pun mampu menjelaskan suatu proses penentuan kebutuhan akan ruang
secara terperinci, sehingga membuat kerja berlangsung secara efektif dan efesien. Dalam sebuah
perkantoran tingkat produktivitas pegawai yang tinggi merupakan harapan semua organisasi atau
perusahaan, dan lingkungan kantor yang sesuai akan mendukung tercapainya tujuan tersebut.
Kondisi lingkungan kantor sangat berpengaruh terhadap naik turunnya produktivitas kerja
pegawai. Selain itu lingkungan kantor sedikit banyak akan mempengaruhi fisik maupun
psikologis pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu sebuah kantor di tuntut
untuk memiliki lingkungan kantor yang dapat membuat para pegawai nyaman dan bersemangat
dalam mengerjakan tugas-tugas perkantoran. Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan
oleh Sterk (2005) menemukan bahwa 83% pegawai sangat mengharapkan adanya pencahayaan
yang tepat, area kerja yang sesuai, serta temperature udara yang nyaman. Berdasarkan
permasalahan tersebut penulis membuat makalah dengan judul “ LINGKUNGAN
PERKANTORAN ”
1.2 RUMUSAN MASALAH

1.2.1 Bagaimanakah lingkungan perkantoran yang sehat ?

1.2.2 Bagaimanakah sistem pencahayaan yang baik di lingkungan perkantoran ?

1.2.3 Faktor dan prinsip apa saja yang perlu diperhatikan dalam memilih warna ?

1.2.4 Bagaimanakah kontrol suara yang efektif di lingkungan perkantoran ?

1.2.5 Bagaimanakah kondisi udara yang baik di lingkungan perkantoran ?

1.2.6 Bagaimanakah mengondisikan penggunaan musik yang efektif di lingkungan

perkantoran ?

1.2.7 Bagaimanakah konservasi energi di lingkungan perkantoran ?

1.2.8 Bagaimanakah sistem keamanan yang baik di lingkungan perkantoran

1.3 TUJUAN PENULISAN

1.3.1 Untuk mengetahui bagaimana lingkungan perkantoran yang sehat.

1.3.2 Untuk mengetahui sistem pencahayaan yang baik di lingkungan perkantoran.

1.3.3 Untuk mengetahui faktor dan prinsip yang perlu diperhatikan dalam pemilihan warna
pada lingkungan perkantoran.

1.3.4 Untuk mengetahui kontrol suara yang efektif di lingkungan perkantoran.

1.3.5 Untuk mengetahui bagaimana kondisi udara yang baik di lingkungan perkantoran.

1.3.6 Untuk mengetahui penggunaan musik yang baik di lingkungan kantor.

1.3.7 Untuk mengetahui konservasi energi yang baik pada lingkungan perkantoran.

1.3.8 Untuk mengetahui sistem keamanan yang baik pada lingkungan perkantoran.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 LINGKUNGAN YANG SEHAT

2.1.1 Ergonomics

Lingkungan kantor sedikit banyak akan mempengaruhi fisik maupun psikologis pegawai
ketika melakukan pekerjaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi Manajer Administrasi untuk
menciptakan lingkungan kerja yang bisa membuat pegawainya bekerja secara efisien dan efektif,
serta meminimalkan kemungkinan pegawai mendapatkan cedera ketika melakukan
pekerjaannya. Oleh karena itu, dengan mempelajari Ergonimics, yang didefinisikan oleh Odgers
(2005) sebagai ilmu terapan yang digunakan untuk mempelajari hal-hal yang berhubungan
dengan tingkat kenyamanan, efisiensi, dan keamanan dalam mendesain tempat kerja demi
memuaskan kebutuhan fisik dan psikologis pegawai di kantor. Penelitian yang dilakukan oleh
Chao, Schwartz, Milton, dan Burge (2003) lmenunjukan bahwa ingkungan yang tidak sehat dan
nyaman akan menurunkan tingkat produktivitas maupun moral pegawai. Hal tersebut dapat
dikatakan secara langsung mempengaruhi kinerja keuangan perusahaan, namun perubahan
lingkungan tempat kerja yang akan dilakukan perlu dikaji secara komprehensif agar tidak terlalu
membebani keuangan perusahaan.

2.1.2 Smart Office

Tren teknologi masa kini memungkinkan dilakukannya integrasi beberapa komponen

lingkungan kantor, seperti pencahayaan, AC, maupun konservasi energy melalui komputerisasi
kantor, yang disebut smart office.
Beberapa fitur dari smart office menurut Burton, dkk (2000) antara lain:
 Small-zone areas, dengan memasang system ini, kantor hanya menyalakan sistem yang
terbatas pada area yang digunakan pegawai ketika mereka lembur maupun bekerja pada
hari minggu atau hari libur lainnya.
 Smart wired telecommunication system. Termasuk dalam sistem ini adalah penggunaan
telepon untuk berbagai fungsi, misalnya komunikasi data dan suara, email, manajemen
energi maupun perlindungan kebakaran
2.1.3 Green Office Manajemen

Dewasa ini semakin banyak perusahaan yang tertarik untuk mengimplementasikan green
office management untuk mengelola kantornya. Perkantoran hijau (green office) adalah sistem
manajemen lingkungan (environmental management system/ EMS) yang praktis dan sederhana
dan dikembangkan khusus untuk kondisi perkantoran. Upaya ini dilakukan untuk membantu dan
mendukung para manajer perkantoran untruk mendorong ke gaya hidup operasioanal kantor
yang lebih ramah lingkungan. Target pelaksanaan kantor hijau meliputi, mengurangi konsumsi
sumber daya alam melalui perbaikan sistem manajemen lingkungan kantor, mempromosikan
praktik lestari melalui peningkatan kesadartahuan karyawan, dan mempromosikan cara-cara
mitigasi perubahan iklim lewat penghematan energi dan pemakaian energi terbarukan.

2.2 SISTEM PENCAHAYAAN

 McShane (1997) mendeskripsikan bahwa 80% - 85% informasi yang diterima pegawai di
kantor menggunakan indera penglihatan (mata), seperti membaca surat atau memeriksa tagihan
pembayaran. Hal inilah yang menjadikan kenyamanan visual bagi pegawai di kantor sangat
penting karena akan mempengaruhi produktivitas mereka. Apabila tingkat cahaya di tempat kerja
tidak sesuai maka akan mengakibatkan pegawai mengalami ketegangan pada mata, sehingga
berdampak terhadap penurunan motivasi pegawai dan kinerja pegawai menurun. Oleh karena itu,
sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan kualitas dan kuantitas cahaya yang
sesuai denga tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri.
Pencahayaan di lingkungan kerja baru disebut efektif apa bila pegawai merasa nyaman
secara visual akibat pencahayaan yang seimbang. menjelaskan, McShane (1997) menjelaskan
bahwa ada 4 jenis pencahayaan yang di gunakan di kantor, antara lain:
1. Ambient lighting, yang digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan dan
biasanya dipasang pada langit-langit ruang kantor. Biasanya lampu jenis ini merupakan satu-
satunya pencahayaan di ruangan tersebut.
2. Task lighting, yang digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai, misalnya meja
kerja. Meskipun menawarkan lebih banyak kontrol bagi pegawai, namun jenis cahaya ini
jarang digunakan pada kantor-kantor di Indonesia karena alasan kepraktisan. Agar
pencahayaan baik maka disarankan agar jenis ini dapat dikombinasikan dengan ambient
lighting, sehingga pekerjaan yang tidak terlalu membutuhkan tinggat penerangan tinggi cukup
menggunakannya; sedangkan pekerjaan yang membutuhkan tingkat ketelitian tinggi akan
menggunakan task lighting.
3. Accent lighting, yang digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang dituju. Biasanya
jenis lampu ini dirancang pada lorong sebuah kantor atau area lain yang membutuhkan
penerangan sehingga pegawai atau pengunjung tidak tersesat.
4. Natural lighting, biasanya berasal dari jendela, pintu kaca, dinding, serta cahaya langit. Jenis
cahaya ini akan memberikan dampak positif bagi pegawai, namun cahaya ini tidak selalu
tersedia apabila langit dalam keadaan mendung atau gelap. Untuk itu, perusahaan perlu
menggunakan sistem pentimpanan cahaya materi (solar energy saving system) sehingga jenis
cahaya ini tetap dapat digunakan. Cahaya ini juga tidak mampu menjangkau ke area kerja, dan
pada hari sangat terang, intensitas cahaya alami dapat mengakibatkan cahaya harus dikontrol.
Pegawai, yang area kerjanya menggunakan cahaya alami, harus berada pada kondisi dimana
cahaya datang dari bahu kirinya jika ia menggunakan tangan kanan dan dari bahu kanan jika
menggunakan tangan kidal. Seharusnya karyawan tidak menghadap jendela pada posisi kerja
normal. Apabila cahaya alami digunakan untuk menerangi area kerja, perlu dipertimbangkan
dampak penggunaan temparatur udara terhadap ruangan kerja. Karena cahaya alami
menghasilkan panas, pendingin udara harus digunakan-khususnya pada musim panas-untuk
mengurangi efek panas tersebut.
Sementara itu, Quible (2001) menjelaskan ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan di
kantor, yaitu:
1. Cahaya Alami, yang berasal dari sinar matahari
2. Cahaya Fluorescent, menjadi jenis cahaya yang lain digunakan pada ruangan perkantoran
dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya alami. Meskipun pemasangan lebih mahal
dibandingkan dengan incandescent, cahaya ini mempunyai beberapa kelebihan:
 Memproduksi lebih sedikit panas dan silau
  Tabung fluorescent tahan sepuluh kali lebih lama dibandingkan dengan incandescent
 Mengkonsumsi lebih sedikit listrik
 Keterangan yang diberikan lebih tersebar
 Cahaya fluorescent kira-kira lima kali lebih efisien dibandingkan dengan cahaya
incandescent.
3. Cahaya Incandescent, dengan menggunakan tabung filamen, cahaya ini paling sering
digunakan di rumah. Cahaya ini juga dapat digunakan secara efektif di perkantoran, meskipun
fluorescent lebih efisien. Cahaya incandescent kadang kala digunakan untuk membuat panel
cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area. Cahaya ini paling
tidak efektif jika dibandingkan dengan energy yang dikonsumsi, meskipun biaya
pemasangannya lebih murah dibandingkan dengan cahaya fluorescent. Kelemahan yang lain
adalah tidak tahan lama, warna yang dihasilkan tidak alami, dan menghasilkan banyak
bayangan serta silau.
4. High Intensity Discharge Lamps, penggunaan cahaya ini pada perkantoran adalah sesuatu
yang baru. Lampu ini biasanya digunakan pada jalan raya dan stadion olah raga, yang
memberikan pencahayaan yang sangat efisien. Kekurangannya adalah efeknya yang
menyulitkan untuk membedakan beberapa warna.
Menurut Borner dan Diemer (2001), ada tiga parameter yang dapat digunakan dalam
mengatur efektivitas pencahayaan kantor:
1. Visiblity, pegawai harus dapat melihat degnan nyaman dan jelas ;
2. Fokus, pencahayaan harus dapat memusatkan perhatiannya dalam melaksanan tugas yang
diembannya ;
3. Image, dengan memodifikasi tingkat pencahayaan, yang meliputi pemilihan jenis lampu, jenis
warna, serta intensitas cahaya akan membuat kesan yang berbeda bagi pegawai.
2.2.1 Sistem Penerangan
Ada 5 jenis sistem penerangan yang dapat digunakan oleh organisasi, antara lain:
1. Direct, dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke area kerja, sistem
ini akan mengakibatkan munculnya silau dan bayangan karena hanya sedikit cahaya
yang tersebar. Kecuali cahaya berada dekat satu sama lain, area kerja tidak akan
mendapat cahaya yang sama.
2. Semi direct, dengan pencahayaan semi direct 60-90%, cahaya diarahkan ke bawah
dan sisanya diarahkan ke atas lalu dilpantulkan kembali ke bawah. Sistem ini
menghilangkan beberapa bayangan yang merupakan kelemahan sistem direct.
3. Indirect, sistem ini direkomendasikan untuk kebanyakan ruang kantor, karena cahaya
yang desebarkan mengurangi bayangan dan silau yang ditimbulkan dari penerangan
yang digunakan. Dengan sistem ini 90-100% cahaya pertama diarahkan ke atas dan
kemudian menyebar dan memantul ke area kerja.
4. Semiindirect, sistem ini akan mengarahkan 60-90% cahaya ke atas dan kemudian
dipantulkan ke bawah dan sisanya juga diarakan ke area kerja. Meskipun sistem ini
menghasilkan jumlah cahaya yang lebih dengan tingkat watt yang sama dengan
indeirect, bayangan dan silau masih menjadi kendala bagi sistem semiindirect.
5. General Diffuse. Sistem ini mengarahkan 40-60% cahaya ke arah area kerja, dan
sisanya diarahkan ke bawah. Meskipun sistem ini menghasilkan lebih banyak cahaya
yang lebih dengan tingkat watt dengan semiindirect, bayangan dan silau juga lebih
banyak dari sistem semiindirect
2.2.2 Sistem Kontrol Cahaya Otomatis
 Sistem kontrol cahaya otomatis kini mulai digunakan pada banyak gedung perkantoran,
meskipun tidak terlalu banyak yang mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem manajemen
energi gedung. Sistem ini mempunyai dapak positif pada konservasi energi, dan
memungkinkan perusahaan untuk menutup biaya pembelian dalam waktu singkat.
2.2.3 Perawatan Sistem Pencahayaan
Semakin lama, lampu yang digunakan untuk memberikan cahaya mulai berkurang.
Penurunan cahaya lampu mulai terjadi pada kira-kira 100 jam penggunaan (McShane, 1997)
dan pada beberapa situasi, kadang kala lebih efektif mengganti dengan lampu yang baru,
meskipun belum mati. Saat ini semakin banyak perusahaan menjalankan program penggantian
lampu secara berkala pada area yang ditentukan. Program pembersihan atap dan bagian
permanen lain pada perkantoran secara berkala juga menjadi aspek penting dalam perawatan
cahaya. Saat bagian tersebut semakin kotor, permukaan memantulkan cahaya tidak lagi efektif
yang tentunya akan mengurangi keefektifan sistem penerangan. Kotoran atau debu ditambah
usia pemakaian lampu yang sudah tua akan mengurani cahaya hingga 50%.
2.2.4 Pencahayaan dan Layar Monitor
Untuk mendesain sistem penerangan yang efektif, keberadaan layar monitor akan
menambah tingkat kompleksitansi. Kurangnya perhatian pada pencahayaan yang sesuai
dimana layar monitor berada dapat mengaakibatkan ganguan yang signifikan pada
penglihatan karyawan. Beberapa saran dari Donovan-Wright (2000) akan membantu dalam
mendesain sistem penerangan pada sekitar layar monitor, antara lain:
 Mengurangi silau dengan mengurangi jumalah cahaya lampu atau cahaya alami mengenai
layar monitor
 Menggunakan layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya yang
mengenai layar monitor dianggap terlalu berlebihan dan mengakibatkan silau ; pegawai
akan menyesuaikan dengan menggeser layar monitor.
 Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalakan silau.
 Menggunakan layar untuk mengurangi jumlah cahaya pada layar monitor.
 Meminimalkan jumah cahaya langsung mengarah ke bawah dan memaksimalkan jumlah
cahaya yang tidak langsung pada area computer.
 Menggunakan layar datar daripada layar cembung.
Dari pembahasan diatas, berikut akan dibahas perbedaan penataan cahaya pada dua
ruangan utama di sebuah kantor :
1. Ruang rapat, ruang rapat menggunakan lampu fluorescent yang linear, sedangkan yang
terakhir menggunakan chandelier dengan cahaya yang terfusi. Dengan cahaya yang tidak
langsung dua ruangan terakhir akan menghasilakn cahaya yang lembut. Penataan cahayaan
yang baik telah fokus pada meja rapat namun pencahayaan dari luar melalui jendela terlalu
membuat fokus cahaya menjadi pudar. Penataan cahaya yang terbaik adalah dengan
pencahayaan yang berimbang, tampak lebih elegan. Kondisi ini ditambah adanya
kemungkinan menggukan dua hingga tiga jenis lampu yang dapat dimatikan atau
dihidupkan sesuai dengan tingkat pencahayaan yang dibutuhkan perserta rapat.
2. Ruang lobby, Pada ruang lobby, kafetaria maupun ruang publik lain dibutuhkan
pencahayaan yang secara visual melegakan. Cahaya difokuskan pada resepsionis yang siap
menyambut pengunjung atau tamu dengan ruangan lebih lembut dan nyaman. Pencahayaan
yang terbaik adalah penggunaan cahaya matahari membuat kesan kantor lebih alami dan
 penggunaan lampu bercahaya tidak langsung akan dapat memfokuskan perhatian
pengunjung pada resepsionis dan panapan nama perusahaan

2.3 PEMILIHAN WARNA

Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak
penting bagi pegawai. Meskipun sebagaian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna,
namun banyak yang tidak sadar akan dampak psikologisnya baik positif maupun negativ pada
produktivitasnya, kelelahan, moral, tingkah laku, dan ketegangan (McShane, 1997). Warna pada
perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi.
2.3.1 Faktor Pemilihan Warna
Beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan
warna di kantor (Quible, 2001) antara lain:
 Kombinasi warna, kombinasi dari warna primer-kuning merah, biru-menghasilkan
warna sekunder. Contohnya, dengan mencampur warna merah dan kuning akan
dihasilkan warna oranye, mencampur warna kuning dan biru menghasilkan warna hijau.
Dua belas warna memberikan dasar koordinasi warna karena pilihan warna dipilih
berdasarkan posisinya pada bagan warna. Beberapa pilihan koordinasi warna yang
digunakan adalah:
 Warna komplementer warna yang saling berlawanan pada bagan warna. Contohnya,
merah-hijau, kuning- violet dan biru-oranye.
 Warna split komplementer warna pada sisi dari warna komplementer contohnya, biru-
violet dan biru-violet adalah warna split komplementer dari oranye.
 Warna triad tiga warna yang berjarak satu sama lain pada bagian warna. Warna triad
adalah oranye, hijau, violet, atau kuning-oranye, biru-hijau, dan merah-violet.
 Efek Cahaya pada Warna, karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum
yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang
signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang
sesuai dengan spektrumnya.
 Nilai Pemantulan Warna, warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru,
hijau dan volet – menghasilkan mood yang tenang melelahkan. Warna hangat-merah,
oranye, dan kuning – sebaiknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna
natural seperti putih warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangkan warna ungu
gelap dan violet yang pucat sering kali menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu
cenderung memiliki efek rasa kantuk.
2.3.2 Prinsip dalam Pemilihan Warna
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan sebelum memulai proses perencanaan
memilih warna ruang kantor, yaitu :
1. Penutup lantai. Warna pada dinding dan atap hanya satu diantara beberapa aspek yang
berpengaruh dalam pemilihan warna pada ruang kantor. Warna yang digunakan untuk
menutup lantai juga sangat penting, dan menutup lantai dengan karpet merupakan pilihan
yang bagus. Beberapa manfaat dari penggunaan karpet sebagai penutup lantai adalah:
a) Karpet dapat digunakan sebagai pengontrol suara (peredam suara);
b) Karpet lebih murah dalam perawatan dibandingkan penutup lantai lainnya;
c) Karpet jika dibandingkan dengan jenis penutup lantai lain, lebih nyaman dan tidak
terlalu melelahkan bagi pegawai yang berdiri lama atau dalam melakukan
 pekerjaannya yang membutuhkan frekuensi beraktifitas yang relatif tinggi di dalam
kantor.
2. Penutup dinding. Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding karena nilai
estetikanya serta kemampuannya untuk menyerap suara. Karpet yang digunakan pada
dinding harus memiliki tingkat ketahanan api yang tinggi. Karpet dengan bahan busa
dibelakangnya tidak direkomendasikan karena dapat menimbulkan asap yang besar ketika
terbakar.
3. Warna furnitur. Pemilihan warna furnitur yang akan digunakan dalam ruang kantor juga
harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut diatas. Pemilihan warna furnitur harus
mempertimbangkan jangka waktu pemakaiannya. Ketika memilih, nilai kekontrasan dan
nilai pemantulan pada permukaan kerja harus dipertimbangkan. Jika tidak, dikhawatirkan
ketegangan mata pegawai dan pelanggan yang mengunjungi kantor akan terjadi.
Permukaan furnitur yang memantulkan cahaya harus dihindari jika sistem pencahayaan
yang akan digunakan menghasilkan pencahayaan yang cukup besar.

2.4 KONTROL SUARA

Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk
mengelola tingkat produktifitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas
yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi. Misalnya,
tingkat kebisingan yang terus menerus berlangsung dapat mengakibatkan kehilangan pendengaran
sementara atau permanen bagi pegawai, disamping mengakibatkan kelelahan fisik dan mental sehingga
mengurangi produktivitas mereka, serta dapat pula menimbulkan keresahan, gangguan, dan ketegangan
dengan meningkatkan tekanan darah serta metabolisme tubuh, dan dalam waktu lama dapat
mengakibatkan masalah kesehatan yang serius.(shomer, 2000). Berikut adalah beberapa sumber
kebisingan hasil dari penelitian Ayr, Cirilli, Fato, dan Martellotta (2003):
SUMBER KEBISINGAN
Orang Telepon Suara dari HVAC Peralatan
Berbicara Berbunyi Luar Kantor Systems* Kantor
Seluruh sampel 31% 8% 11% 34% 16%
Ruang baca 47% 9% 14% 26% 4%
Kantor tunggal 7% 18% 21% 27% 27%
Kantor tanpa AC 14% 33% 13% - 40%
Kantor ber-AC 21% 10% 12% 41% 16%
*HVAC system : sistem pemanas dan AC
2.4.1 Kontrol Suara pada Perkantoran
Beberapa teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor
antara lain:
1. Kontruksi yang sesuai jumlah kebisingan pada perkantoran dapat dikontrol dengan
menggunakan teknik kontruksi bangunan yang efektif. Terdapat dua suara yang akan
merabat di udara, yaitu suara yang merambat melalui udara (disebut suara udara) atau
melalui struktur bangunan. Berikut adalah teknik konstruksi yang direkomendasikan
untuk mengurangi kebisingan yang tidak diinginkan.
 Memasang jaringan yang terhubung dengan jaringan utama dari sistem HVAC. Hal
ini diharapkan akan mengurangi tingkat kebisingan yang dihasilkan oleh sistem
tersebut.
  Penggunaan jendela dan pintu yang rapat dan memilki seal yang terbuat dari karet,
sehingga suara lebih dapat diredam dan tidak mudah keluar dari ruangan.
 Membangun udara diam pada beberapa struktur bangunan, yaitu dengan
menempatkan ruang berongga sehingga suara dapat teredam ke dalamnya. Hal ini
akan mengurangi jumlah suara yang merambat dari suatu ruangan ke ruangan lain.
 Penggunaan material kontruksi yang dapat mengurangi kemungkinan terjadinya
getaran suara, seperti penggunaan kayu atau alumunium pada jendela yang lebih
empuk dibandingkan baja dan sebagainya.
2. Penggunaa material peredam suara. Peredaman suara diukur dengan menggunakan NRC,
yang kebanyakan materialnya mempunyai ukuran 50 - 95. Nilai 50 berarti 50 % suara
diredam oleh material tersebut. Untuk tujuan meredam suara, material dengan nilai di
bawah 75 kurang efektif. Ada 3 kriteria yang dapat digunakan dalam memilih material
yang mampu menghasilkan peredaman suara yang optimal, antara lain :
 Peredam yaitu tingkat suara yang dapat diredam oleh material. Tingkat peredaman
diukur oleh NRC
 Pemantulan tingkat pemantulan yang dimiliki material, yaitu suara yang diserap dan
dipantulkan kembali ke udara.
 Solasi tingkat material yang dapat menghalangi suara melewati material tersebut.
Isolasi suara dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti kepadatan dan berat suara, serta
ketebalan material yang akan digunakan untuk meredam suara.
Keseimbangan yang sesuai antara pemantulan dan penyerapan suara dibutuhkan pada
ruang kantor tertentu untuk membantu mengurangi keberadaan silent voice pada area
kerja. Apabila tingkat kebisingan diprediksikan akan meningkat, peredaman harus
ditingkatkan dan pemantulan dikurangi. Material dengan struktur keras besi, gelas,
maupun plastik akan memantulkan sebagian besar sura jika dibandingkan dengan
penggunaan material yang berkharakteristik lebih lembut, misalnya kayu dan spon.
3. Alat peredam suara. Beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol
suara perkantoran. Alat peredam suara itu dapat diletakkan pada beberapa mesin di
perkantoran. Contohnya mesin tik manual atau printer.
4. Masking. Metode ini melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara rendah yang
tidak mengganggu. Juga dikenal dengan white noise, masking hampir sama suara yang
terdengar ketika suara melewati lorong atau saluran, misalnya musik yang lembut.
2.4.2 Kontrol Suara pada Kantor Terbuka
Penggunaan open space memberikan tantangan baru pada kontrol kebisingan. Jumlah
material peredam suara yang besar mungkin digunakan karena kebanyakan tembok
permanen dihilangkan dalam penggunaan open space.

2.5 UDARA

Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis
pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Jika diasumsikan pegawai akan menghabiskan 90
persen jam kerjanya di dalam ruangan (kurang lebih 2.500 jam per tahun), kualitas udara patut
menjadi perhatian utama Manajer Administrasi. Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini
memiliki udara yang mengandung zat kimia dan biologi dari pada di luar ruangan. Hal ini
disebabkan oleh off-gas (bahan kimia yang dihasilkan oleh penuaan gedung maupun beberapa
alat perkantoran, misalnya furnitur serta penutup lantai yang jarang dibersihkan). Kondisi inilah
yang akan menimbulkan Sick Building Syndrome (sindrom gedung sakit) dan menyebabkan
pegawai permanen mengalami kepusingan permanen jika mereka menghirupnya dalam waktu
yang relatif lama (Damato dan Richter,2003).
Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembaban,
ventilasi, serta kebersihan udara.
2.5.1 Temperatur Udara
Tempatur ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah ±3-4ºCelcius, sehingga
tubuh pegawai tidak terkejut ketika memasuki ruang kantor. Apabila di luar kantor sedang
panas dengan temperatur 30ºC, sebaiknya temperatur diatur 26ºC, dan apabila temperatur di
luar sebesar 14ºC, sebaiknya temperatur di dalam kantor diatur pada tingkat 18ºC. Di masa
depan, energi matahari, tidak diragukanlagi akan menjadi sumber pemanas utama dalam
bangunan perkantoran di beberapa bagian dunia. Tergantung pada lokasi geografi bangunan,
energi matahari mungkin dapat memberikan semua pemanasan yang dibutuhkan.
2.5.2 Tingkat Kelembaban Udara
Tingkat kelembaban udara dipengaruhi temperatur udara. Jika tingkat kelemban udara
sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperatur pada perkantoran dapat
diturunkan pada musim dingin dan dinaikan pada musim panas tanpa mengurangi
kenyamanannya. Sistem air-conditioning untuk segala musim akan melembabkan udara
pada musim dingin, dan sebaliknya akan mengurangi kelembaban udara pada musim panas.
Menurut Quible (2001), tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan
kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar
50%.
2.5.3 Sirkulasi Udara
Pada beberapa tempat kerja, terutama yang peralatannya menghasilkan panas, harus
disirkulasikan untuk menghasilkan kenyamanan. Tanpa sirkulasi udara, temperatur udara
sekitar akan meningkat dan keberadaan off-gas, seperti yang dibahas sebelumnya, akan
semakin menetap di tempat yang sama dan mengakibatkan gangguan pernafasan serta
gangguan fisik lainnya pada pegawai. Tingkat pergantian udara rata-rata yang cukup adalah
0,67 m³ per menit per orang atau setara dengan 102 ¥ 96 ¥ 64 cm yang harus disirkulasikan
setiap menitnya untuk tiap karyawan pada area tertentu. Sirkulasi volume udara yang lebih
besar akan diperlukan apabila merokok diperbolehkan pada area kerja.
2.5.4 Kebersihan Udara
Alat yang didesain untuk membersihkan udara dipasang pada beberapa bangunan
perkantoran guna membersihkan udara dari kuman, debu, dan kotoran. Sebagian besar AC
yang dipasarkan pada saat ini telah dilengkapi dengan alat tersebut. Cahaya ultraviolet
digunakan untuk membunuh kuman, serta filter mekanik digunakan untuk membuang debu
serta kotoran lain. Kebersihan udara dan pemakaian energi listrik menjadi pertimbangan
yang besar, karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energi listrik
menjadi lebih efisien. Apabila udara yang sama menetap pada ruangan yang sama, hal itu
akan menjadikannya tidak bersih dan tidak segar.
2.6 MUSIK
Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu meningkatkan kepuasan
kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam
melakukan pekerjaan kantor. Musik juga memeberikan efek menenangkan kelelahan mental dan
fisik serta mengurangi ketegangan. Musik juga mempunyai efek negatif terhadap tingkah laku
karyawan, yaitu sering kali membuat karyawan melakukan kesalahan dan ketidakhadiran dalam
bekerja. Beberapa alternatif dapat dipilih untuk menggunakan musik di ruang kantor antara lain :
 Tipe musik yang dimainkan akan mempengaruhi produktivitas karyawan.
 Tipe musik yang diputar.
 Jenis pekerjaan juga menentukan musik mana yang harus diputar. Bagi karyawan yang
memerlukan konsentrasi tinggi sebaiknya menggunakan musik yang lembut dan nyaman.
 Waktu yang digunakan untuk memutar musik juga harus dipertimbangkan. Memutar musik
yang menstimulasi akan menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi karyawan berada
dibawah rata-rata sebagai akibat dari kelelahan atau kebosanan. Kelelahan sering disadari
dalam perjalanan dari pagi ke sore, yaitu sebelum jam makan siang atau istirahat. Penelitian
yang dilakukan menunjukan bahwa musik yang diputar secara terus menerus akan berkurang
efektivitasnya karena karyawan tidak lagi sadar akan kehadiranya. Oleh karena itu, sebaiknya
program pemutaran musik sebaiknya hanya diberikan dalam waktu yang pendek, misalnya
10-15 menit setiap jam, sehingga karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor dan
diharapkan menjalankan tugasnya dengan baik.

2..7 KONSERVASI ENERGI

Salah satuha yang harus diperhatikan oleh kita dan Manajer Administrasi saat ini adlah
kebutuhan akan penghematan energi. Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah yang
terencana dan terorganisasi di seluruh organisasi untuk melaksanakan program penghematan
energi. Program ini perlu mendapatkan komitmen dan dukungan dari struktur manajemen paling
atas perusahaan.
Program ini menurut Quible (2001) terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
 Komite Konservasi Energi. Pembetukan komite konservasi energi, yang biasa dikenal
sebagai “ komite kantor hijau “, sering kali dibentuk oleh manajemen perusahaan sebagai
bentuk adanya komitmen dan dukungan manajemen terhadap program tersebut. Aktivitas
komite ini diantaranya melakukan penelitian tentang penggunaan energi di kantor secara
efisien dan merumuskan tujuan yang ingin dicapai oleh program yang dimaksud. Agar
berjalan dengan efektif, komite ini harus memiliki wewenang untuk memastikan berjalannya
rekomendasi yang mereka berikan.
 Penelitian Efisiensi Energi. Sebelum rencana konservasi dijalankan, perlu dilakukan
penelitian yang bertujuan untuk mengetahui area mana yang penggunaan energinya berlebih,
dan area mana yang perlu melaksanakan penghematan energi beserta teknik yang
direkomendasikan. Hasil penelitian ini akan memberikan dasar bagi pengembangan tujuan
konservasi, yaitu komponen vital dari program konservasi energi.
 Pengembangan Tujuan Konservasi Energi. Setelah penelitian dilakukan, tujuan konservasi
dapat dikembangkan. Setelah disetujui oleh komite, segala sesuatu harus dilakukan untuk
 memastikan pencapaian tujuan yang ingin dicapai. Pengawasan periodik harus dilakukan
untuk menentukan perkembangannya dalam mencapai tujuan. Apabila terdapat departemen
yang kurang berhasil dalam mencapai tujuan penghematan energi yang telah diharapkan dapat
tercapai.
2.7.1 Teknik Konservasi Energi
Dengan usaha yang keras, banyak perusahaan telah berhasil mengurangi konsumsi
energinya antara 10 - 15 %. Karena dampak keuanganya, konservasi energi harus menjadi
aktivitas dengan prioritas utama perusahaan. Berikut adalah beberapa teknik konservasi
energi yang dapat dijalankan oleh perusahaan (Rowh, 2004) :
 Penghematan energi pada system pencahayaan. Karena sistem pencahayaan
menggunakan 86% dari total energi yang digunakan (McShane, 2004), perhatian khusus
perlu diberikan dalam pemakaian lampu kantor. Berikut adalah beberapa saran mengenai
teknik konservasi energi yang dapat dilakukan:
1. Menggunakan cahaya yang tepat – tidak lebih atau kurang dari yang dibutuhkan –
pada pekerjaan yang sedang dilakukan;
2. Memberikan cahaya yang cukup pada area yang diberikan;
3. Mensosialisasikan dan membudayakan mematikan lampu jika tidak dibutuhkan;
4. Mempertimbangkan pemasangan system control cahaya otomatis untuk
membantu menghemat energi;
5. Membersihkan lampu secara teratur, dll
 Penghematan energi pada sistem pemanas/pendingin. Energi yang digunakan pada sistem
pemanas/pendingin juga mengkonsumsi jumlah energi listrik yang cukup besar. Berikut
adalah beberapa saran dalam penghematan energi:
1. Mengurangi temperature kantor jika udara relative dingin dan menaikannya jika
udara relatif panas.
2. Memastikan jendela dan pintu tertutup dengan rapat;
3. Menggunakan panas yang dihasilkan oleh peralatan kantor, misalnya komputer
maupun mesin fotokopi pada kondisi lingkungan yang relative dingin;
4. Menyesuaikan temperatur area kerja jika tidak digunakan;
5. Mengurangi ventilasi pada saat bukan jam kerja, dll.

· 2.8 SISTEM KEAMANAN KANTOR

Faktor penting lain yang perlu diperhatikan oleh Manajer Administrasi adalah tingkat
keamanan. Semua bentuk usaha atau bisnis baik yang berskala besar maupun kecil pasti
membutuhkan perlindungan. Dengan adanya perlindungan, perkantoran diharapkan dapat
menghasilkan produk yang baik, efisien dan menguntungkan tanpa adanya gangguan dari pihak
manapun yang akan merugikan perkantoran itu sendiri. Keamanan memiliki dua dimensi yaitu
keamanan barang barang fisik perusahaan dan keamanan informasi penting (dokumen dan arsip)
yang apabila hilang akan mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan.
Berikut ini adalah saran– saran yang diberikan Rowh (2003) berkaitan dengan keamanan
kantor, yaitu:
 Penggunaan shredder (penghancur dokumen kertas)
Beberapa arsip adalah dokumen yang tergolong penting akan berbahaya jika jatuh ke
tangan pihak yang tidak berkepentingan Untuk itu penggunaaan shredder sangat dibutuhkan
untuk menjaga tingkat keamanan data atau informasi di kantor.
 Penggunaan pengaman komputer, baik desktop maupun laptop.
 Pengaman yang dapat digunakan pada peralatan tersebut adalah penggunaan meja kompuer
dengan pengaman, software yang menghalangi penggunaan computer oleh orang yang tidak
berkepentingan, hingga program bayangan yang akan mampu mengirimkan ping kepada
komputer yang lain.
 Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai “mencuri” waktu kerja.
 Sistem keamanan yang terintegrasi.
 Penggunaan password untuk mengakses data yang tersimpan di komputer.
Keamanan kerja para karyawan ini tergantung pada mesin dan peralatan produksi yang
digunakan perusahaan, maka ruang gerak yang disediakan untuk para karyawan di dalam
perusahaan juga akan berpengaruh. Ruang gerak yang cukup serta keamanan penggunaan mesin
dan peralatan produksi akan dapat mengurangi tingkat kecelakaan kerja di dalam perusahaan.
Setiap perkantoran menentukan sendiri tingkat program satpam yang efektif yang
dikehendakinya dan program itu sendiri harus ekonomis. Perkantoran juga harus menentukan
langkah-langkah yang sesuai dengan kegunaannya. Otak operasi satpam ini adalah posko
satpam, seiring perkembangan perkantoran, satpam mengontrol semua pintu masuk ke dalam
area kantor dengan menggunakan peralatan canggih, seperti CCTV (Closed Circuit Television)
atau televise sirkuit tertutup, radio komunikasi, dan control pintu otomatis. Sementara itu, di
lingkungan, petugas satpam boleh dipersenjatai, memakai pakaian seragam, member intruksi
yang harus dipatuhi, dan menerima tanggung jawab atas benda dan nyawa dengan pembatasan
dari perkantoran, sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Secara umum
satpam berhak mengontrol, memimpin, menetapkan dan bertindak sebagai hakim dalam
memutuskan atau menyelesaikan perselisihan atau persoalan di lingkungan perkantoran.
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN
Unsur-unsur lingkungan perkantoran yang sehat meliputi : Ergonomics, Smart office, dan
Green office management.Sistem pencahayaan yang efektif harus memperhitungkan kualitas
dan kuantitas cahaya yang sesuai denga tugas, ruangan, serta pegawai itu sendiri. Pencahayaan
yang terbaik adalah penggunaan cahaya matahari membuat kesan kantor lebih alami. Hal-hal
yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan warna antara lain, Factor pemilihan warna :
Kombinasi warna, efek cahaya pada warna, nilai pemantulan warna, dan dampak dari warna dan
Prinsip pemilihan warna : Penutup lantai, penutup dinding, dan warna furniture. Penerapan
sistem pengontrolan suara pada banyak perusahaan, dilakukan dengan pendekatan sistem, dan
menggunakan beberapa komponen seperti panel penyerap kebisingan, penutup jendela, penutup
lantai, dan sistem pembuat suara. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah
temperatur, kelembaban, ventilasi, serta kebersihan udara. Kontributor utama polusi udara dalam
kantor saat ini adalah tingkat kelembaban yang belebihan, ventilasi yang tidak cukup, serta asap
rokok. Factor yang menentukan musik mana yang harus diputar adalah jenis pekerjaan dan
waktu yang digunakan untuk memutar. Oleh karena itu, sebaiknya program pemutaran musik
sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam waktu yang pendek, sehingga
karyawan menjadi sadar akan keberadaannya di kantor dan diharapkan menjalankan tugasnya
dengan baik. Konservasi energy adalah upaya sistematis, terencana, dan terpadu guna
melestarikan sumber daya energy dalam negeri serta meningkatkan efisiensi pemanfaatannya.
Keberhasilan penggunaan energy secara efisien sangat dipengaruhi oleh perilaku, kebiasaan,
kedisiplinan dan kesadaran akan hemat energy. Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah
yang terencana dan terorganisasi di seluruh organisasi untuk melaksanakan program
penghematan energi. Keamanan memiliki dua dimensi yaitu keamanan barang barang fisik
perusahaan dan keamanan informasi penting (dokumen dan arsip) yang apabila hilang akan
mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan. Dengan adanya perlindungan, perkantoran
diharapkan dapat menghasilkan produk yang baik, efisien dan menguntungkan tanpa adanya
gangguan dari pihak manapun yang akan merugikan perkantoran itu sendiri.
3.2 SARAN
 Kondisi lingkungan perkantoran seharusnya didesain sebaik dan senyaman mungkin baik
dari segi pencahayaan, pemilihan warna ruang, penggunaan musik, serta kondisi udara untuk
meningkatkan produktivitas kerja para pegawai yang ada di dalamnya. Sebuah kantor dapat
melakukan penghematan energy dengan cara mengimplementasikan Green Office Management
dan mengurangi pemakain AC. Untuk bangunan perkantoran dengan cuaca bervariasi, perlu
dibangun sistem pengaturan udara yang terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara
relatif konstan setiap harinya. Untuk keamanan kantor perlu dibentuk satuan pengamanan serta
semua area perkantoran dilengkapi dengan peralatan canggih seperti CCTV (Closed Circuit
Television/ televise sirkuit tertutup), radio komunikasi, dan control pintu otomatis.

DAFTAR PUSTAKA

Sukoco, badri. (2007). Manajemen administrasi perkantoran modern.Jakarta. erlangga

http://leni-haryanti.blogspot.co.id/2012/05/makalah-lingkungan-perkantoran.html