Bab I Kearsipan: Menurut Vernon B. Santen, Arsip Mempunyai Nilai Guna Dengan Singkatan Alfred
Bab I Kearsipan: Menurut Vernon B. Santen, Arsip Mempunyai Nilai Guna Dengan Singkatan Alfred
Bab I Kearsipan: Menurut Vernon B. Santen, Arsip Mempunyai Nilai Guna Dengan Singkatan Alfred
K E A R S I PA N
ALFRED.
A = Amankan
R = Rawat
S = Semua
I = Informasi
P = Penting
dan tepat.
yang di butuhkan.
arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang
d. Harus sabar
e. Harus memilki kepribadian dan sopan
a. Menerima warkat
b. Mencatat warkat
tertentu.
perkantoran.
dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
b. Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh
rendah.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung
sehari-hari.
6. Macam – Macam Peralatan Kearsipan
a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,
Setiap laci dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang
aktf.
terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip di
berbagai bentuk arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di
kotak arsip.
d. Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal
e. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga dapat untuk
menggunakan tali.
f. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah
map. Map ini tidak mempunyai daun penutup dan arsip yang di
arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian
belakangnya.
kertas.
dokumen.
s. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu
secara Vertikal.
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
a. Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di
simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks
dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan
1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan
Adapun gunanya :
kembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan
ingatan.
arsip.
1. Sistem abjad
menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara
orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini
dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau
2. Sitem geografis
Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi
dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-
3. Sistem Kronologis
sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang
tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam
4. Sistem Nomor
Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut
mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak
5. Sistem Sybyek
Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus
lainnya. Dengan kata lain fasilitas kantor juga bisa diartikan sebagai sarana
permanen, dan memberikan manfaat untuk masa yang akan datang. Fasilitas
dan prasarana (segala sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang
tempat parkir, taman bermain anak, kantin, dan tempat ibadah), guna
satu tahun.
2. Memberikan manfaat di masa yang akan datang, Fasilitas kantor
5. …dst - - - -
Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor. Biasanya
daftar kebutuhan barang dibuat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian
1. Unit pemakai mengajukan bon permintaaan kepada bagian gudang dengan bon
pemakai.
sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi
1. Sarana Kantor
dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Seperti meja, kursi,
a) Barang yang habis pakai (yang dapat dipakai satu kali atau tidak tahan lama),
b) Barang yang tidak habis pakai (yang dapat dipakai berulang kali atau tahan
c. Mesin-mesin kantor (office machine), yaitu segala macam mesin kantor yang
sebagainya.
ruangan yang serasi. Seperti gambar, lampu, vas bunga, dan sebagainya.
2. Prasarana Kantor
sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi
bermain anak, kantin, dan tempat ibadah. Prasarana kantor berfungsi sebagai
berikut:
a. Penambah Nilai Estetis, taman, gedung, dan fasilitas umum lainnya berada
di- sekitar lingkungan kantor harus ditata rapi dengan pewarnaan yang
menarik, sejuk, anggun dengan desain yang indah dapat meningkatkan nilai
keindahan (estetis) di setiap perusahaan dan menjadi daya tarik bagi yang
Sekitar, ketika pihak internal (pemilik saham, direksi, dan staf) serta pihak
meningkat.
global) melalui pengadaan taman yang rindang dan indah, sehingga terhindar
tinggi. Bagi perusahaan kegiatan maintenance sudah menjadi dwi fungsi, yaitu
berikut:
tepat.
berikut:
1. Agar mesin dan peralatan operasi dapat dipergunakan dalam waktu yang relatif
lebih panjang.
3. Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat sesuai dengan yang direncanakan.
PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan,
mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
· Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as
the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan
TUJUAN
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke
meja.
karyawan lainnya.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan
yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang
datang.
Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa
keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai
berikut:
pekerjaan.
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-
meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar
karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan
perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium
dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan
maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus
c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai
menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa
dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk
Keuntungannya:
§ Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu
Kelemahannya:
§ Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
§ Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain
dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak
Keuntungannya:
§ Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya
Kelemahannya:
§ Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
§ Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
§ Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan
tertutup.
III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
1. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
2. Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor
adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah
lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan
akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan,
diantaranya:
1. Perencanaan Cahaya
diantaranya:
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan
diantaranya:
pegawai.
a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam
kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca
c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
c. Moral
3.Perencanaan Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
4.Perencanaan Suara
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang
5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor
tersebut.
1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan
4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan
perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada
umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian
semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang
relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa
yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan
2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri
3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu
disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang
mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan
personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung
ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak
8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)
ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh
dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan
tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk
pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.
diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang
modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-
undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan
persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
a. Kebersihan
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk
setiap petugas.
c. Suhu Udara
61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam
ruang kerja
e. Penerangan Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan
f. Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta
terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat
penampungan khusus
i. Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak
dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang
basah
j. Tempat duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki
bila perlu
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama
o. Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus
p. Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
tersebut.
pekerjaan tersebut.
kenyamanan ruangan
Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pencatatan keuangan
atau pembukuan alias laporan, meski sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini
sangat vital bagi kelangsungan bisnis, karena dengan adanya pembukuan tersebut
akan memudahkan masyrakat untuk mengatur arus keuangan yang masuk dan
keluar agar dapat diketahui secara rinci keuntungan dan kerugian yang
didapatkan.
pemasukan dan pengeluaran perusahaan, mulai sekarang harus dicatat. Itulah yang
1. Arus Kas
Arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan
kas merupakan bahan dasar untuk membuat laporan keuangan yang lain. Dari
catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku
untuk pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini dapat membuat
rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut laporan arus kas (cash-flow).
Sebelum memulai usaha, juga dapat membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu
usaha yang hendak ditekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui
berapa banyak modal yang harus disetor di awal dan dicadangkan selama usaha
berjalan. Juga berapa lama waktu yang diperlukan untuk bisa balik modal.
Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha sudah mulai
laba. Laporan rugi laba ini berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya
mengalami kerugian. Perlu diingat mengeluarkan faktor aset, modal, barang, dan
metode ini: menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai
pakainya.
Bila hasilnya ternyata rugi, dapat mengevaluasi peyebab kerugiannya.
atau malah harus menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih lanjut.
3. Neraca
kerugian.