BAB I

K E A R S I PA N

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan

ALFRED.

A = Administrasi Value ( Nilai Administrasi )

L = Legal Value ( Nilai Hukum )

F = Fiskal Value ( Nilai Keuangan )

R = Research Value ( Nilai Penelitian )

E = Education Value ( Nilai Pendidikan )

D = Documentation Value ( Nilai Dokumentasi )

Dan untuk mengingat betapa pentingnya arsip,maka ingatlah singkatan :

A = Amankan

R = Rawat

S = Semua

I = Informasi
P = Penting

1. Tujuan Kearsipan adalah:

a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat

dan tepat.

c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip

yang di butuhkan.

d. Untuk menghemat tempat penyimpanan.

e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

f. Untuk menjaga kelestarian arsip.

2. Ada 3 Istilah Penting Yang Berkaitan Dengan Penyimpanan Arsip, yaitu :

a. Pengarsipan Horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan

arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar ( Horizontal ), di mana

arsip dan dokumen di simpan secara bertumpuk pada laci atau rak yang

tidak terlalu dalam.

b. Pengarsipan Vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan

arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus ( Vertikal ), dimana arsip

di susun berderet kebelakang.

c. Pengarsipan Lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan

arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri ( Lateral ) dimana arsip di

susun berderet menyamping.

3. Arsiparis adalah orang yang bertugas untuk mengelola arsip

Kriteria yang harus dimiliki oleh arsiparis:

a. Harus cakap dan cerdas

b. Harus memahami dan mengerti tentang manajemen perkantoran

c. Harus teliti dan ulet

d. Harus sabar
e. Harus memilki kepribadian dan sopan

f. Harus memiliki pendidikan minimal sekolah menengah

4. Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut:

a. Menerima warkat

b. Mencatat warkat

c. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

d. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system

tertentu.

e. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

f. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

g. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain

5. Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

1. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi

perkantoran.

a. Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit

pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai

dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.

b. Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh

unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak

diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari,

walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat

rendah.

2. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi

perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran

sehari-hari.
6. Macam – Macam Peralatan Kearsipan

a. Filing Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,

antara 1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci.

Setiap laci dapat menampung 5000 lembar arsip ukuran surat yang

di susun berdiri tegak lurus ( Vertikal ) berderet kebelakang. Filing

Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang bersifat

aktf.

b. Rotary ( Alat Penyimpanan Berputar ), yaitu semacam filing

cabinet tetapi penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.alat ini

terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip di

simpan pada alat ini secara lateral.

c. Lemari arsip, yaitu lemari tempat penyimpan arsip dalam

berbagai bentuk arsip yang terbuat dari kayu atau besi yang di

lengkapi dengan d. Rak Arsip. Yaitu lemari tanpa pintu tempat

menyimpan arsip yang di susun secara lateral. Arsip yang ingin di

simpan di rak, terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau

kotak arsip.

d. Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal

(Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat). Map

arsip terbagi atas beberapa macam :

e. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap

sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menompang surat yang

ada di dalamnya agar tidak jatuh. Stopmap folio di gunakan untuk

menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga dapat untuk

penyimpanan arsip yang sudah inaktif, dimana map berisi

kumpulan arsip ini akan di bandle atau di ikat dengan

menggunakan tali.
 f. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah

map. Map ini tidak mempunyai daun penutup dan arsip yang di

simpan bersipat inaktif tetapi dapat juga bersipat aktif.

g. Folder, yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa

lipatan kertas tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk

menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak

arsip secara vertical. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian

yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang

arsip yang ada di dalam folder tersebut.

h. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung

dan di pasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging

folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks

arsip yang ada di dalamnya.

i. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan

sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Dan terdiri atas 2 bagian yaitu :

j. Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode –

kode, tanda – tanda atau indeks ( pengelompokan arsip ).

k. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip – arsip yang ada di

belakangnya.

Posisi tab guide ada 3, yaitu :

1. Guide pertama terletak di posisi atas sebelah kiri.

2. Guide kedua terletak di posisi atas bagian tengah.

3. Guide ketiga terletak pada posisi atas sebelah kanan.

l. Ordner yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm

yang di dalamnya terdapat besi penjepit.arsip akan di simpan

ordner terlebih dahulu dengan menggunakan perforator.

 m. Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah

kertas.

1. Stapler kecil maksimum 10 lembar kertas

2. Stapler sedang mampu sampai 10-20 lembar kertas

3. Stapler besar mampu sampai 20 lembar

n. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.

o. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran

dokumen.

p. Kotak/bok adalah kotak yang di gunakan untuk menyimpan arsip

yang bersifat inaktif.

q. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan

surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan

ke dalam folder masing – masing.

r. Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul

pada map/folder guide.

s. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu

atau besi untuk menyimpan arsip berbentuk kecil, seperti lembar

pinjam arsip, kartu kendali yang memiliki jatuh tempo.

t. Cardex ( Card Index ) cabinet adalah alat yang di gunakan untuk

menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat

di tarik keluar memanjang.

u. Rak/Laci kartu adalah laci – laci yang di susun secara teratur

dalam rak, untuk menyimpan kartu ukuran kecil yang di susun

secara Vertikal.

v. Alat penyimpanan khusus adalah alat yang di gunakan untuk

menyimpan arsip dalam bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD,

Kaset Dan lain –lain

7. Jenis – Jenis Perlengkapan Kearsipan

 Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan

dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama

( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan

secara terus menerus.

a. Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di

simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks

dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan

dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

Kartu indeks memuat informasi tentang:

1. Judul/nama surat

2. Nomor surat

3. Hal surat

4. Tanggal surat

5. Kode surat

6. Kode kartu indeks

b. Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip

selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan

ukuranya 12,5 x 7,5

c. Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan

untuk mencatat setiap peminjam arsip.

Adapun gunanya :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip

2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu

pengembalian arsip yang di pinjam.

3. Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam

4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di

kembalikan.
 5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :

1. Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip

2. Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.

3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan

ingatan.

 Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan

surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,

 Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan

arsip.

8. Macam-macam sistem kearsipan:

1. Sistem abjad

adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun

menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z. Untuk dapat menyusun secara

abjad maka warkat-warkat perlu digolong-golongkan lebih dahulu menurut nama

orang atau nama instansi atau nama organisasi lainnya.Agar sistem ini

dilaksanakan dengan baik perlu adanya peraturan yang jelas yang dibuat atau

ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan

2. Sitem geografis

yaitu sistem kegiatan dimana warkat disusun menurut wilayah (daerah).

Sistem ini biasa digunakan oleh instansi yang mempunyai unit-unit organisasi

dibeberapa wilayah. Dalam melaksanakan sistem ini seorang juru arsip pertama-

tama dapat memilih menurut daerah,setelah itu diadakan sub-sub kelompok

menurut nama instansi

3. Sistem Kronologis

sistem kronologis yaitu warkat yang disusun menurut urutan tanggal yang

tertera pada setiap warkat tanpa melihat permasalahan yang disebutkan dalam

warkat. Sitem krono;ogis biasanya digunakan bagi warkat-warkat yang

penyelesain masalahnya perlu memperhatikan jangka waktu tertentu, misalnya

masalah-masalah tagihan yang jatuh temponya telah ditetapkan.

4. Sistem Nomor

Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut

mulai nomor satu dan seterusnya. Sistem ini biasa disebut sistem filling yang tidak

langsung, karena sebelum pemberian nomor, juru arsip harus mengadakan

pengelompokan warkat-warkat yang ada menurut permasalahannya, baru

kemudian diberikan nomor dibelakangnya.

5. Sistem Sybyek

Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus

memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya. Jadi

langkah-langkah yang dilakukannya sama dengan langkah-langkah dalam sistem

nomor, hanya bedanya bahwa penekanan kegiatan kepada pengelompokan

masalah,bukan pada penomorannya.

 Fasilitas Kantor
A. Pengertian Fasilitas Kantor

Pengertian fasilitas kantor adalah sesuatu yang dapat membantu

memudahkan pekerjaan, tugas, pelaksanaan fungsi, dan alat untuk

membedakan program lembaga pendidikan yang satu dari pesaing yang

lainnya. Dengan kata lain fasilitas kantor juga bisa diartikan sebagai sarana

pendukung dalam aktivitas perusahaan berbentuk fisik, dan digunakan dalam

kegiatan normal perusahaan, memiliki jangka waktu kegunaan yang relatif

permanen, dan memberikan manfaat untuk masa yang akan datang. Fasilitas

kantor digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam bentuk, jenis, dan

manfaatnya. Fasilitas kantor juga mencakup atau meliputi sarana(segala

sesuatu yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitas kantor, seperti

perlengkapan, bahan, perabot, alat, perbekalan, dan sebagainya)

dan prasarana (segala sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang

dapat mendukung bagi operasional kerja, seperti bangunan, halaman, taman,

tempat parkir, taman bermain anak, kantin, dan tempat ibadah), guna

memudahkan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan sehari-hari di

sebuah perusahaan/organisasi. Karakteristik fasilitas kantor yang meliputi

sarana dan prasarana antara lain sebagai berikut:

1. Mempunyai bentuk fisik, Fasilitas kantor mempunyai bentuk fisik yang

digunakan secara aktif dalam kegiatan normal perusahaan/organisasi yang

mempunyai jangka waktu kegunannya relative permanen atau lebih dari

satu tahun.
 2. Memberikan manfaat di masa yang akan datang, Fasilitas kantor

memberikan manfaat serta mengerjakan hasil atau dampak yang baru

akan diketahui pada masa yang akan datang.\

B. Pengadaan Fasilitas Kantor

Pengadaan adalah kegiatan menyediakan semua keperluan

barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Jadi, pengadaan fasilitas

kantor berarti kegiatan menyediakan barang-barang fasilitas kantor yang

digunakan untuk keperluan pekerjaan kantor dan penyelesaian pekerjaan

tersebut, seperti tanah, bangunan, perabot, alat kantor/buku, kendaraan, dan

sebagainya. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang

dengan prakualifikasi (proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha--

serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa

sebelum memasukkan penawaran), dan penunjukkan

langsung prakualifikasi/pascakualifikasi (proses penilaian kompetensi dan

kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia

barang/jasa setelah memasukkan penawaran. Berikut ini contoh daftar

kebutuhan perbekalan/perlengkapan suatu kantor

No. Kode Barang Nama Barang Tipe Spesifikasi Merk Jumlah

1. 02-03-17-02-23-00 Amplop Coklat 27,5 x 43 cm Paperline 2 box

2. 02-04-44-00-72-32 Baterai Calculator Fx-992 Casio 10 buah

3. 02-05-58-08-10-00 Benang Tali Rapia Plastic - 1 kg

4. 01-01-21-00-00-04 Keyboard 102 keys - - 5 buah

5. …dst - - - -
 Pengisian kode barang berdasarkan ketentuan yang ada dikantor. Biasanya

daftar kebutuhan barang dibuat untuk 1 tahun dan diajukan oleh bagian

perlengkapan/rumah tangga kepada pimpinan melalui bendaharawan.

Pengadaan fasilitas kantor dalam ruang lingkup kantor perusahaan/organisasi

dilakukan dengan langkah-langkah berikut:

1. Unit pemakai mengajukan bon permintaaan kepada bagian gudang dengan bon

permintaan perlengkapan atau peralatan.

2. Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar (apakah permintaan tersebut

benar-benar harus dipenuhi maupun ke dalam (apakah barang yang diminta

ada dalam gudang).

3. Apabila permintaanya memenuhi syarat, selanjutnya akan disetujui dan

persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan atau perlengkapan.

4. Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk

mengeluarkan peralatan atau perlengkapan dan disampaikan kepada unit

pemakai.

5. Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan perlalatan/perlengkapan

yang dikeluarkan tersebut.

6. Bagian gudang menghitung persedian peralatan atau perlengkapan baik secara

administrasi maupun secara fisik.

7. Bagian administrasi bersama bagian peralatan atau perlengkapan mengecek

fisik persediaan peralatan atau perlengkapan secara bersama-sama apakah

sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8. Pihak gudang selanjutnya melaporkan kepada pimpinan/bendaharawan.

C. Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor

 Fasilitas kantor juga mencakup atau meliputi sarana (segala sesuatu

yang dibutuhkan dalam menjalankan aktivitas kantor, seperti perlengkapan,

bahan, perabot, alat, perbekalan, dan sebagainya) dan prasarana (segala

sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi

operasional kerja, seperti bangunan, halaman, taman, tempat parkir, taman

bermain anak, kantin, dan tempat ibadah).

1. Sarana Kantor

Sarana kantor mencakup semua fasilitas kantor yang berkaitan dengan

perbekalan kantor (semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor

baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan

kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor

terdiri dari 5 macam yaitu sebagai berikut:

a. Perabot kantor (office furniture), yaitu segala macam barang/benda kantor

yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor yang berkaitan

dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Seperti meja, kursi,

rak, sofa, meja permainan, dan sebagainya.

b. Peralatan atau perlengkapan kantor, yaitu barang-barang yang digunakan

untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan dikantor. Seperti kertas,

amplop, pita, mesin, dan sebagainya. Apabila dirinci peralatan atau

perlengkapan kantor dapat dibedakan antara lain sebagai berikut:

a) Barang yang habis pakai (yang dapat dipakai satu kali atau tidak tahan lama),

seperti kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dan sebagainya.

b) Barang yang tidak habis pakai (yang dapat dipakai berulang kali atau tahan

lama), seperti penggaris, hecter/stepler, gunting, dan sebagainya.

c. Mesin-mesin kantor (office machine), yaitu segala macam mesin kantor yang

digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Seperti mesin tik, komputer,

laptop/notebook, mesin stensil, OHP, mesin fotocopy, printer, dan sebagainya.

d. Pesawat Kantor, yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk

mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar

kantor. Seperti intercom, telepon, smartphone, tablet, fax, internet, dan

sebagainya.

e. Interior Kantor (hiasan kantor/office ornament), yaitu semua jenis

barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruang kantor sehingga tercipta

ruangan yang serasi. Seperti gambar, lampu, vas bunga, dan sebagainya.

2. Prasarana Kantor

Prasarana kantor merupakan fasilitas kantor yang mencakup segala

sesuatu yang bersifat statis dan tak habis pakai yang dapat mendukung bagi

operasional kerja, seperti bangunan, halaman, taman, tempat parkir, taman

bermain anak, kantin, dan tempat ibadah. Prasarana kantor berfungsi sebagai

berikut:

a. Penambah Nilai Estetis, taman, gedung, dan fasilitas umum lainnya berada

di- sekitar lingkungan kantor harus ditata rapi dengan pewarnaan yang

menarik, sejuk, anggun dengan desain yang indah dapat meningkatkan nilai

keindahan (estetis) di setiap perusahaan dan menjadi daya tarik bagi yang

memandang dan memandanginya.

b. Penambah Citra Perusahaan di Mata Kolega dan Lingkungan

Sekitar, ketika pihak internal (pemilik saham, direksi, dan staf) serta pihak

eksternal (kolega, pemerintah, konsumen, dan masyarakat) melihat bangunan

perusahaan yang indah, maka citra perusahaan dengan sendirinya akan

meningkat.

c. Tolak Ukur Kualitas Perusahaan atas Lingkungan Sosial, suatu

perusahaan yang dibangun dengan optimal harus peduli dengan kebersihan

 dalam dan luar lingkungan. Seperti penanganan global warming (pemanasan

global) melalui pengadaan taman yang rindang dan indah, sehingga terhindar

dari kegersangan, bahaya banjir, polusi udara, bibit penyakit, dll.

d. Perwujudan Prestasi Perusahaan, perusahaan terhadap prasarana kantor,

maka lingkungan internal dan eksternal akan memberikan penghargaan atau

pujian atas prestasi kepada kantor dengan sendirinya.

e. Peningkatan Wujud Apresiasi Seni, pembuatan desain taman, gedung yang

indah serta pewarnaan style dan variasinya, dapat menggambarkan bahwa

perusahaan tersebut memiliki apresiasi seni yang patut dibanggakan.

D. Pemeliharaan Fasiitas Kantor

Pada perusahaan kategori menengah kebawah, pemeliharan fasilitas

kantor maintenance(suatu kegiatan untuk memelihara atau menjaga fasilitas

atau peralatan pabrik dan mengadakan perbaikan atau penyesuaian atau

penggantian yang diperlukan agar terdapat suatu keadaan operasi yang

memuaskan sesuai dengan yang direncanakan) masih kurang diperhatikan,

karena kegiatannya cukup kompleks, dilakukan hanya sekali waktu saja,

banyaknya dana yang dibutuhkan, dan rumitnya tugas maintenance. Dampak

yang dialami oleh perusahaan akibat melakukan kegiatan maintenance tidak

secara teratur dapat mengakibatkan mesin-mesin fasilitas itu akan mengalami

kerusakan yang akhirnya mengakibatkan kerusakan fatal sehingga merugikan

perusahaan, berkurangnya umur ekonomis, serta tingkat penyusutan yang

tinggi. Bagi perusahaan kegiatan maintenance sudah menjadi dwi fungsi, yaitu

pelaksanaan dan kesadaran untuk melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas-

 fasilitas produksi. Tujuan diadakannya maintenance antara lain sebagai

berikut:

1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui operasi fasilitas secara

tepat.

2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi.

3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan peralatan.

4. Meminimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi.

5. Menjaga keamanan peralatan.

Keuntungan yang diperoleh dengan melakukan pemeliharaan adalah sebagai

berikut:

1. Agar mesin dan peralatan operasi dapat dipergunakan dalam waktu yang relatif

lebih panjang.

2. Agar pelaksanaan proses operasi dalam perusahaan berjalan dengan lancar.

3. Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat sesuai dengan yang direncanakan.

4. Menekan biaya pemeliharaan bagian mesin dan peralatan operasi.

5. Menjaga keselamatan para pekerja.

1. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau

sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan,

mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang

mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

· Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-

alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan

bekerja bagi para karyawannya”.

· Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as

the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata

ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan

pada luas yang tersedia).

TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang

bekerja.

4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke

meja.

5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan

karyawan lainnya.

6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan

yang sunyi.

8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang

datang.

9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa

keuntungan, diantaranya:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui

satu bagian lain.

4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5. Pengawasan mudah dilaksanakan.

6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai

berikut:

1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan

pekerjaan.

2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3. Pengawasan dapat dipermudah.

4. Hubungan dapat dipercaya.

5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B. ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1. Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat

azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor

yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-

meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar
 karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan

perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak

meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan

menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai

lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.

Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium

dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan

maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2. Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus

ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai

dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.

d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang

menggunakannya.

e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa

menghadap pada sumber cahaya.

g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan

dibagian depan.

h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan

hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang

mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk

bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

§ Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

§ Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

§ Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

§ Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu

oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

§ Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

§ Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan

gerah.

§ Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain

sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

§ Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan

mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-

pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya

dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka sehingga semua yang bekerja tampak

mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:

§ Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

§ Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

§ Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya

harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

§ Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

§ Mudah merubah ruangan.

§ Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan

cepat dan luwes.

§ Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit

menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

§ Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.

§ Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

§ Pekerja akan kehilangan kepribadian.

§ Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat

menggangu yang lain.

§ Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan

lainnya yang membutuhkan ketenangan.

§ Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang

tertutup.
III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

1. Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

2. Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit

dilakukan.

D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor

adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah

faktor lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh

lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan

akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan,

diantaranya:

- Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.

- Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

- Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

- Udara yang bersih dan segar.

- Ongkos pemeliharaan yang rendah.

- Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan,

diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan

diantaranya:

a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas

pegawai.

c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam

kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca

indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan

berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan

perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan

ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi

ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap

tamu yang datang, diantaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktifitas

c. Moral
 3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-

keuntungan, diantaranya:

a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. Semangat kerja yang lebih tinggi

e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara

Dengan suara gaduh berakibat pada:

a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyak

d. Kelelahan yang bertambah

e. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,

hendaknya diperhatikan hal berikut:

a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang

tidak banyak meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor

tersebut.

6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam

lingkungan kantor itu.

3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan

berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan

fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat

memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan

perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada

umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian

semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang

relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa

sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan

yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan

posisi beradu punggung.

2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri

atas beberapa baris.

3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu

disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang

mendapat layanan.

4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan

lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang

menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan

personil.

6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung

terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang

banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi

ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak

berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)

ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain

yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan

ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh

dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi

ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke

tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat

rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan

tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk

keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari

pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus

diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang

modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-

undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan

persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a. Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk

setiap petugas.

c. Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C =

61F)

d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam

ruang kerja

e. Penerangan Cahaya

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan

penerangan dirawat dengan seharusnya

f. Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta

terpelihara kebersihannya

g. Fasilitas Cuci

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk

harus disediakan untuk secukupnya.

h. Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat

penampungan khusus

i. Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak

dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang

basah

j. Tempat duduk

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki

bila perlu

k. Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk

tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l. Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya

harus cukup terlatih

m. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban

berat yang dapat mendatangkan kecelakaan

n. Pertolongan pertama

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama

maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu

o. Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus

disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran

p. Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih

dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan

diantaranya:

a) Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c) Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan

tersebut.

d) Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang

pekerjaan tersebut.

e) Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g) Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan

kenyamanan ruangan

Nah kalo teorinya sudah semua, ini dia gambarnya ...

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERBUKA

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERTUTUP

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR BERKAMAR / TERTUTUP
PENCATATAN KEUANGAN SEDERHANA

Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pencatatan keuangan

atau pembukuan alias laporan, meski sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini

sangat vital bagi kelangsungan bisnis, karena dengan adanya pembukuan tersebut

akan memudahkan masyrakat untuk mengatur arus keuangan yang masuk dan

keluar agar dapat diketahui secara rinci keuntungan dan kerugian yang

didapatkan.

Setelah mengetahui pentingya pembukuan, tentu harus dapat mengerti bagaimana

melakukan pembukuan tersebut, setidaknya taraf yang sederhana. Apa pun

pemasukan dan pengeluaran perusahaan, mulai sekarang harus dicatat. Itulah yang

paling sederhana. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran

kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca sederhana.

1. Arus Kas

Arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan

pemasukan keuangan dari usaha yang dijalankan. Diusahakan setiap ada

pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.

Catatan mengenai arus kas sangatlah penting. Pasalnya, catatan arus

kas merupakan bahan dasar untuk membuat laporan keuangan yang lain. Dari
catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku

untuk pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini dapat membuat

rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut laporan arus kas (cash-flow).

Sebelum memulai usaha, juga dapat membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu

perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-asumsi pengeluaran dan pemasukan dari

usaha yang hendak ditekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui

berapa banyak modal yang harus disetor di awal dan dicadangkan selama usaha

berjalan. Juga berapa lama waktu yang diperlukan untuk bisa balik modal.

Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha sudah mulai

berjalan dengan benar.

2. Laporan Rugi Laba

Berdasarkan catatan aliran kas tersebut, dapat membuat laporan rugi

laba. Laporan rugi laba ini berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya

sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami keuntungan atau mungkin

mengalami kerugian. Perlu diingat mengeluarkan faktor aset, modal, barang, dan

utang dari laporan keuangan ini.

Untuk pembukuan sederhana dapat digunakan metode garis lurus. Asumsi

metode ini: menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai

penyusutannya adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa

pakainya.
Bila hasilnya ternyata rugi, dapat mengevaluasi peyebab kerugiannya.

Selanjutnya, dapat memutuskan apakah penyebab kerugian tersebut dapat diatasi

atau malah harus menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian lebih lanjut.

3. Neraca

Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai

perusahaan dari waktu ke waktu. Saat awal perusahaan, neraca perusahaan

biasanya hanya terdiri dari modal awal

dan utang serta aset yang diperoleh

dari belanja modal tersebut. Aset

termasuk sebagai aktiva, sementara

utang dan modal masuk sebagai pasiva.

Seiring waktu, aset perusahaan bisa

bertambah, bisa pula terjadi utang-

piutang, atau cadangan kas menjadi

berkurang atau bertambah, dan lain-

lain. Nilai perusahaan bisa saja

bertambah atau berkurang karena perusahaan mengalami keuntungan atau

kerugian.