SOP Dikdas
SOP Dikdas
SOP Dikdas
( SOP )
2019
Kata Pengantar
Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-
NYA, dapat disusun Standar Operasional Prosedur ( SOP ) pada Dinas Pendidikan dan Kabupaten Aceh
Tengah. Penyususnan SOP ini dilandasi suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Dinas
Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Aceh Tengah dalam implementasikan reformasi birokrasi masih
cukup berat, Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Pendidikan, telah
mengeluarkan SOP Tingkat Dinas Pendidikan Kabupaten Aceh Tengah, untuk itu perlu memperhatikan
analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job description dan dengan penyusunan
standar operasional prosedur (SOP ) guna peningkatan pelayanan publik.
Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedoman atau acuan kerja bagi penjabat dan
pelaksana pada Lingkup Dinas Pendidikan sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan
efesien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaanya,
Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih dalam percepatan reformasi birokrasi
guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Aceh Tengah.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang 1
B. Maksud dan Tujuan 1
C. Ruang Lingkup 2
D. Manfaat 2
E. Sistematika 3
BAB IV PENUTUP
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Reformasi Birokrasi yang digunakan oleh pemerintah dalam rangka mewujudkan
pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat mendesak, sehingga semua Dinas
ditingkat Pemerintah Kabupaten dituntut untuk melakukan pembenahan birokrasi di jajaran baik di
tingkat Finas maupun badan. Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan
ketatalaksanaan untuk memodrenisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman
tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban
kerja melalui job descreption dan dengan penyusunan standar opersioanal prosedur ( SOP ) guna
peningkatan pelayanan publik.
Dinas Pendidikan Aceh Tengah sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga mendukung
pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Dinas Pendidikan dan Kebudayaan merupakan salah satu unit eselon
dua di pemerintah Kabupaten Aceh Tengah mempunyai tugas di dinas pendidikan. Kegiatan pengawasan
dilakukan agar mampu menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan ileh satuan organisasi/ kerja di
lingkungan Dinas Pendidikan berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, dan kebijakan yang telah
digariskan dapat menjadi alat kendali dan alat ukur terhadap proses dan hasil kerja yang ingin dicapai
oleh dinas pendidikan tugas dan melaksanakan salah satu langkah reformasi birokrasi adalah
penyusunan standar operasional prosedur ( SOP ).
C. RUANG LINGKUP
SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Dinas Pendidikan
Kabupaten Aceh Tengah.
D. MANFAAT
Manfaat SOP dalam lingkup pelaksaanaan tugas dan fungsi Dinas Pendidikan Kabupaten Aceh
Tengah meliputi antara lain:
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seseorang dalam
menyelenggarakan tugas.
3. Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pejabat dan
pelaksana dan organisasi secara keseluruhan.
4. Meningkatkan akuntibilitas pelaksanaan tugas.
5. Menciptakan ukuran standar kinerja yang telah dilakukan.
6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi secara efektif,
efesien dan akuntabel.
7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pejabat dan
pelaksana dalam melaksanakan tugasnya.
8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetendi pejabat dan pelaksana.
9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seseorang pejabat dan pelaksana
dalam melaksanakan tugasnya.
10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum
karena tuduhan melakukan penyimpangan.
11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi.
E. SISTEMATIKA
Sistematika penulisan buku Standar Operasional Prosedur ( SOP ) ini terdiri dari empat bab, pada
bab I pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, manfaat dan
sistematika penulisan, pada bab ini membahas mengapa buku SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang
hendak dicapai, manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan
dalam buku ini serta sistematika penulisan.
Sementara itu, pada Bab II tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan SOP yang melupti isi form
SOP dan prinsip pelaksanaan SOP. Pada bab ini di bahas tentang isi form SOP yang memuat informasi
dan istilah istilah tentang SOP dan beberapa prinsip dasar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP.
Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada dinas pendidikan Kabupaten Aceh Tengah, Bab ini akan
membaas tentang uraian Standar Operasional Prosedur yang ada di lingkungan Dinas Pendidikan yang
meluputi bagian-bagian atau unit kerja yang ada, yaitu : SOP Bagian Perencanaan dan Keunagan; SOP
Bagian Umum dan Kepegawaian; SOP Bidang Pendidikan Dasar dan Lanjutan; SOP bidang PNFI ; dan SOP
Bidang PTK; SOP bidang Kebudayaan; dan yang terakhir, pada Bab IV yaitu, Penutup yang berisi kata
akhir
BAB II
PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP
A. ISI FORM SOP
Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur –prosedur yang distandarkan, yang
secara keseluruhan prosedur-proseduer tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi
yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut :
1. Nama SOP : nama prosedur yang di SOP kan;
2. Satuan Kerja /Unit Kerja ; Dinas Pendidikan
3. Nomor SOP : nomor prosedur yang di SOP kan;
4. Tangal Pembuatan : tanggal pertama kali SOP dibuat;
5. Tanggal Revisi : tanggal SOP Prosedur direvisi;
6. Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukakn;
7. Disahkan Oleh : Pengesahan oleh pejabat yang berkompoten pada tingkat satuan kerja;
8. Dasar hukum peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur;
9. Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan
prosedur lain yang distandarkan.
10. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika
prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai
permaslahan yang munkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur
dilaksanakan. Serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dikelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya.
11. Kualifikasi Pelaksanaan memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan
dalam melaksanakan peranya pada prosedur yang distandarkan.
12. Peralatan dan Perlengkapan: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan
perlengkapan yang dibutuhkan.
13. Pencatatan : memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pejabat dan
pelaksana yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Dalam kaitan
ini, perlu dibuat formuli-formulir tertntu yang akan diisi oleh pejabat setiap pejabat dan
pelaksana yang terlibat dalam proses ( Misalnya formulir yang menunjukan perjalanan sebuat
proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir dasar ini akan diketahut apakah
prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam ( SOP ). Setiap pegawai yang
berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang ditanganinya dapat
dilanjutkan pada langkah selanjutnya, pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang
memberikan informasi penting mengenai “ apakah prosedur telah dijalankan dengan benar.”
14. Uraian SOP: menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur
yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya
mengedentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan
persyaratan/kelengkapan yang diperlukan ( Standar input ) dan Outputnya. Mutu baku ini akan
menjagi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya ( end Product ) dari sebuah proses bena
benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan.
B. PRINSIP PELAKSANAAN SOP
Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikutL:
1. Konsisten
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam
kondisi apapun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Dinas Pendidikan
Kabupaten Aceh Tengah.
2. Komitmen
SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari
level yang paling rendah sampai yang tertinggi.
3. Perbaikan berkelajutan.
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh
prosedur yang benar benar efesien dan efektif.
4. Mengingkat
SOP harus mengingkat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur
standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting
Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang
tidak melaksanakan peranya denga baik, maka akan mengganggu keseluruhan prosel, yang
akhirnya pada proses penyelenggaraaan pemerintah.
6. Didokumentasikan dengan baik
Seluruh prosedr yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga
dapat selalu dijadikan referensi.
BAB III
STANDAR OPERSIONAL PROSEDUR ( SOP ) PADA DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN ACEH
TENGAH
Standar operasional prosedur ( SOP ) merupakan kerangka atau acuan untuk menjalankan segala
aktifitas yang di lakukan oleh Dinas pendidikan Kab. Aceh Tengah seperti ketentuan pada SOP berikut
ini:
3.1 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) BIDANG DIKDAS DAN LANJUTAN
Pada Bidang Dikdas terbagi menjadi Tiga Kasi yang melengkapi kegiatan Bidang ini.
3.1.1 Kasi Kurikulum
1. SOP Izin Operasional Sekolah
2. SOP pendataan pendidikan
3. SOP Ujian Nasional
4. SOP Penyusunan Renja
5. SOP pengajuan NPSN
2 Surat Edaran -
Dinas minggu
4 Membuat -
dokumen minggu
pencairan
5 Menerima -
Dana Bos minggu
8. SOP DANA PIP
NO SOP 891.1/ /Dikdas/SOP/2019
TANGGAL PEMBUATAN Agus-19