A.

Proses Penyusunan Pesan Bisnis Rutin dan Positif

Pesan-pesan direct request, good news, dan goodwill merupakan pesan-pesan bisnis
yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan-pesan
tersebut, para pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat
publik pada umumnya. Apalagi dalam dunia bisnis seperti sekarang ini yang cenderung
bebas dan persaingannya semakin ketat, terbuka dan mengglobal, menjaga relasi dengan
para pelanggannya sendiri memiliki arti penting bagi dunia bisnis.
Berikut proses penyusunan pesan bisnis rutin dan positif agar menghasilkan pesan yang
efektif:
1) Merencanakan Pesan
Dalam tahap ini, ditetapkan berbagai hal mendasar yang akan dikomunikasikan.
Terdapat empat tahap perencanaan yang harus dilakukan, yakni:
a. Analisis situasi. Memastikan bahwa tujuan pesan bisnis yang ingin kita sampaikan
sudah jelas dan kita mempunyai pengetahuan yang cukup tentang audiens untuk
dapat menciptakan pesan yang baik. Melakukan analisis audiens dapat dilakukan
dengan mengembangkan profil audiens baik pada audiens yang sudah dikenal
maupun belum dikenal, mengenali audiens primer, menetapkan jumlah dan
komposisi audiens, mengukur tingkat pemahaman audiens, memperkirakan reaksi
audiens, dan memenuhi kebutuhan informasi audiens.
b. Mengumpulkan informasi apapun yang perlu diketahui oleh audiens.
Memasukkan semua informasi yang diperlukan di awal akan menghemat waktu
dalam merencanakan pesan bisnis dan audiens, serta menghindari kesulitan karena
adanya pesan tambahan untuk mengisi kesenjangan atau masalah yang terjadi.
c. Pilih media yang tepat untuk pesan dan audiens tertentu. Baik pesan rutin
maupun positif sering dikirimkan via e-mail dan pesan instan, tetapi memo cetak
dan surat juga masih sering digunakan. Pemilihan media untuk pesan bisnis dapat
dilakukan dengan komunikasi lisan dan komunikasi tertulis, dimana pemilihan
media pesan tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima.
d. Mengatur informasi pesan bisnis secara efektif. Tugas ini meliputi
mendefinisikan ide pokok dari pesan bisnis, membatasi ruang lingkup dari pesan

1
 bisnis, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung dalam penyampaian
pesan bisnis kepada audiens, dan membuat garis besar konten pesan bisnis tersebut.

2) Menulis atau Menyusun Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide dituangkan ke dalam pesan tertulis.
Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung
ide/gagasan. Tahap tersebut meliputi tiga bagian, yaitu:
a. Mengorganisasikan pesan. Pesan yang diorganisasikan dengan baik akan
memberikan beberapa manfaat, seperti membantu audiens memahami pesan,
membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan
menyederhanakan tugas komunikasi (Bovee dan Thill, 2003:136).
b. Memformulasikan pesan. Komunikasi yang efektif memegang peranan penting
dalam bisnis. Mengomunikasikan pesan bisnis rutin dan positif dapat dikatakan
efektif apabila memenuhi karakteristik sebagai berikut:
a) Courtesy (sopan santun). Nada sopan santun akan membuat penerima merasa
dihargai dan dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-
neutral (penggunaan kata tidak membedakan jenis kelamin), dan permohonan
maaf yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.
b) Correctness (tepat/benar). Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan, format,
tanda baca, penggunaan kata, ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan
istilah (jargon) yang tidak familiar akan membingungkan para audiens.
c) Conciseness (ringkas). Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan
secara ringkas. Tidak menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak
mengulang kata-kata yang tidak perlu.
d) Clarity dan Clearness (jelas). Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali
baca dan tidak menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang
dan bertalian secara logis (coherence).
e) Concreteness (tepat). Tidak menimbulkan kesalahan interpretasi karena
disajikan secara spesifik dan tidak biasa.

2
 f) Completeness (lengkap). Memberikan informasi lengkap sesuai kebutuhan dan
keinginan penerima. Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan
kerugian (misalnya, gagalnya penjualan, rugi waktu, pengembalian barang, dan
kehilangan pelanggan potensial).
c. Mengembangkan paragraf yang logis.
Agar paragraf dapat diatur dalam urutan yang logis dan terpadu, diperlukan
beberapa unsur peralihan, seperti penggunaan kata sambung, ungkapan, kata ganti,
dan kata-kata yang sering dipasangkan (misalnya, kata maksimum dengan
minimum, untung dengan rugi, legal dengan ilegal). Paragraf bisa dikembangkan
dengan lima teknik, yaitu:
1. Ilustrasi. Mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau contoh-contoh
yang dapat memperjelas ide pokok.
2. Perbandingan atau kontras. Mengembangkan paragraf dengan menguraikan
persamaan dan perbedaan.
3. Sebab-akibat. Mengembangkan paragraf dengan teknik sebab-akibat dan
memuaskan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu.
4. Klasifikasi. Mengembangkan paragraf dengan memecah atau membagi ide
umum menjadi beberapa kategori spesifik.
5. Masalah dan penyelesaian. Mengembangkan paragraf dengan menyajikan
suatu masalah dengan membahas penyelesaiannya.

3) Menyelesaikan Pesan dan Revisi Pesan

Pesan bisnis yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide yang
diungkapkan sudah memadai atau belum. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas
format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
a. Menyunting pesan. Naskah pesan pertama yang telah selesai harus ditelaah ulang
dan diperbaiki kembali, baik dari segi isi maupun gaya bahasa yang digunakan,
organisasi, serta format penulisannya.
b. Menulis ulang pesan. Ketika menulis ulang, perhatian ditujukan pada setiap kata
yang memberikan kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat

3
 agar menjadi paragraf yang bertalian logis. Perhatian dan waktu yang digunakan
untuk melakuan perbaikan pesan hendaknya disesuaikan dengan batasan waktu.
c. Memproduksi pesan. Saat ini pesan bisnis diproduksi dengan menggunakan
komputer, dimana pelaku bisnis dapat membuat desain agar pesan lebih menarik.
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian
pesan.
d. Mencetak pesan. Sebelum mencetak pesan, sebaiknya pelaku bisnis membaca
cetakan percobaan terlebih dahulu, dengan tujuan untuk memeriksa kebenaran
seluruh isi pesan, organisasi, penulisan, format dan desain. Setelah puas, pesan
dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistrbusikan kepada
penerima.

B. Pengorganisasian Pesan Bisnis Rutin dan Positif

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan
tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari penyusunan kata-kata,
kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan digunakan untuk mendukung
ide/gagasan.
Pentingnya Pengorganisasian Pesan Bisnis
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin kepada para
bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menyebabkan pesan-pesan
yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apayang
dikehendaki. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi
tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-
pesan yang baik sebagai berikut :
1. Subjek dan tujuan harus jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-
hal berikut ini :

4
a. Memahami pesan yang disampaikan
Dengan mengemukakan hal-hal penting secara jelas, menyusun ide-ide secara logis
dan berurutan, dan memasukan semua informasi yang relevan dalam pesan, maka
audiens akan lebih mudah dalam memahami maksud dan isi pesan.
b. Membantu audiens menerima pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik disamping membantu audiend dalam
memahami maksud pesan, juga membantu audiens untuk dapat menerima isi pesan
tersebut.
c. Menghemat waktu audiens
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan
menghabiskan waktu audiens. Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan
yang baik adalah penyampaian informasi atau ide-ide yang relevan saja. Dengan
hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens akan dapat dihemat.
Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang
disampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator,
sehingga dapat selesai lebih cepat dan menghemat waktu. Hal ini merupakan faktor
yang penting dalam dunia bisnis, dimana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan
baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan
mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan
meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan
efisien dalam menyelesaikan pekerjaan.

Hal-hal yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir :

a. Bertele-tele
Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga
mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan
kata lain, pesan pembuka awal tersebut terlalu bertele-tele, sehingga pembaca
memerlukan waktu yang lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang
disampaikan.

5
 b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang tidak relevan dan tidak
penting dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak
relevan, disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan
yang disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami. Oleh karena
itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan dan penting saja yang
disampaikan kepada audiens.

c. Menyajikan ide-ide secara tidak logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak
terkait dengan topik bahasan yang disampaikan kepada audiens. Hal ini
menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit
memahami poin-poin penting yang disampaikan.

d. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan tidak penting lebih dominan,
maka ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik
pembahasan. Karena terlalu fokus membahas hal-hal yang hanya bersifat
pelengkap atau pendukung saja. Poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi
bahasan lebih besar menjadi terabaikan.

Mengorganisasikan Pesan-pesan Melalui Outline

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Apabila menyusun pesan yang panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan.
Outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan
bagian yang lainnya. Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam
3 kelompok:
 Mulailah dengan ide pokok, ide pokok akan membantu dalam menetapkan tujuan
dan strategi umum dari suatu pesan
 Nyatakan poin-poin pendukung yang penting, poin-poin pendukung akan
memperkuat tentang ide-ide pokok yang kita tentukan.

6
  Ilustrasi dengan bukti-bukti, memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-
bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang disajikan,
outine yang dibuat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Untuk dapat menentukan urutannya, ada 2 pendekatan penting, yaitu:
 Pendekatan Langsung (deduktif)
Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti
pendukungnya.
 Pendekatan Tidak Langsung (induktif)
Bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan singkat
(memo dan surat), maupun pesan formal (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk
memilih diantara kedua alternatif, harus dianalisis terlebih dahulu bagaimana reaksi
audiens terhadap maksud atau tujuan dan pesan-pesan yang akan disampaikan. Setelah
dianalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
maka dapat dipilih rencana organisasional yang paling cocok sebagai berikut:
1. Direct Request
Direct request dapat berupa surat maupun memo. Bila para audiens akan
menjadi tertarik atau memiliki hasrat yang luar biasa, dapat digunakan
permintaan langsung (direct request). Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu
produk baru dan Anda berkeinginan untuk mengetahui berbagai hal mengenai
produk tersebut, seperti karakteristik, harga, dan cara pembayarannya, maka
Anda dapat menggunakan direct request. Oleh karena itu, permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang
dituju.
2. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan
pendekatan langsung.
 Pesan-pesan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif
atau citra yang baik bagi suatu perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis

7
 suatu pesan rutin, Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang Anda
inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang Anda
sampaikan. Pesan-pesan rutin layak untuk memperoleh perhatian secara
bijaksana. Dalam setiap organisasi, memo dan surat-surat dikirim ke ratusan
bahkan ke ribuan karyawan, konsumen, klien, dan sebagainya.
 Good News merupakan pesan yang menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan. Contoh good news tentang pekerjaan antara
lain: penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh
bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan
pengakuan/penghargaan prestasi kerja. Contoh good news tentang produk
antara lain: diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1
produk gratis (buy 3 get 1 free), membeli produk dalam jumlah tertentu akan
memperoleh hadiah tertentu (seperti kalender tahun baru atau produk
aksesoris).
 Pesan-pesan Good Will merupakan pesan yang menimbulkan suatu
perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan
bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan hubungannya dengan konsumen
ataupun relasi bisnis dengan mengirimkan pesan yang bersifat
kekeluargaan. Beberapa bentuk good will diantaranya: ucapan selamat
(congratulations), penghargaan (messages of appreciation), ucapan
(condolences), dan ucapan salam (greetings).

C. Strategi Penulisan untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

Kebanyakan kegiatan komunikasi yang dilakukan pimpinan dan karyawan dalam
suatu organisasi berkaitan dengan hal-hal rutin seperti pengiriman produk kepada
pelanggan, penerimaan pesanan produk dari pelanggan, pengumuman kebijakan
perusahaan, dll. Dengan tanpa memperhatikan saluran komunikasi apa yang dipilih,
pemahaman tentang bagaimana strategi mengorganisasikan dan menulis pesan-pesan rutin
serta good news adalah bagian penting komunikasi secara efektif.

8
Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

1. Pernyataan Ide Pokok

Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas serta jelas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan
awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca.
2. Penjelasan Rinci
Selanjutnya, ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang bagaimana dan apa
permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu, pada bagian pertengahan
pesan rutin, perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca
sebelum penjelasan yang lebih rinci disampakan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan lainnya untuk hal ini bisa dilakukan dengan pendekatan tanya jawab seperti
meminta informasi lengkap mengenai produk serta menanyakan manfaat dan kegunaan
produk tersebut
3. Pernyataan Penutup
Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan,
tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respon pembaca, akan lebih
baik untuk mencamtukan informasi penting seperti alamat kantor, nomor telepon,
alamat e-mail serta kontak informasi penting lainnya.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif yakni :

1. Ide-ide Pokok yang Jelas

Penulisan pesan positif dengan pendekatan langsung, umumnya diawali dengan
pernyataan ide pokok yang jelas. Dalam hal ini, perlu diupayakan melakukan
pernyataan yang jelas, tegas serta mampu menarik perhatian pembaca. Sebelum
memulai menulis suatu pesan, perlu dijawab pertanyaan : Pesan-pesan apa yang paling
penting dan menarik perhatian bagi pembaca? Jawaban pertanyaan tersebut akan
memberikan petunjuk dalam penyampaian pesan-pesan yang bernada positif bagi
pembaca.

9
2. Penjelasan Rinci

Komunikasi yang dilakukan dalam tahap indapat diekspresikan dengan satu atau
dua kalimat tetapi perlu dijelaskan poinpoinnya secara lengkap sehingga pembaca tidak
merasa bingung terhadap isi pesan. Di samping memberikan penjelasan yang rinci,
perlu juga untuk menjaga pokok bahasan yang telah ditetapkan pada ide pokok yang
dibahas.

3. Penutup Surat
Pesan yang disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca memperoleh kesan-
kesan yang menyenangkan atau setidaknya mampu menerima pesan dengan baik. Dan
itu bisa ditunjang dengan bagian penutup surat dengan suatu pernyataan sikap
keramahan serta kesopanan sebagai sebuah bentuk apresiasi seperti penghargaan atau
penghormatan kepada orang lain.

10
 DAFTAR PUSTAKA
Bovee, Courtland L. .2017. Komunikasi Bisnis Edisi 9. Yogyakarta. Indeks.
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi 4. Jakarta. Erlangga.
https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis/
http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

11