KOMUNIKASI BISNIS

Proses Penyusunan Pesan Bisnis

Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas.
Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan Pesan Dalam tahap ini, ditentukan hal hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

Penentuan tujuan
Analisis audiens
Penentuan ide pokok
Pemilihan saluran dan media

2. Penyusunan PesanSetelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap
itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
Mengorganisasikan pesan
Memformulasikan pesan
3. Revisi Pesan Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan
sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

Menyunting pesan
Menulis ulang
Memproduksi pesan
Mencetak pesan

Penentuan Tujuan Pesan Bisnis

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambahan bagi perusahaan. Pesan-pesan yang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki
tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga
tujuan umum komunikasi bisnis, yaitu :

Memberi informasi (informing)Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan
membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor

cabang yang ada.

Membujuk atau persuasi (persuading)Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,

terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah
melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi
bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.

Analisis Penerima Pesan

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun
organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Cara

Mengembangkan Profil Audiens yaitu Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi
adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang
belum dikenal. Komunikator dalam hal ini perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka, yaitu
seperti :

Menentukan ukuran dan komposisi audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens
jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau
dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau laporan dengan
gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan
untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

Siapa audiensnya
Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang
posisi kunci/posisi paling penting.

Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh
audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang
tertarik.

Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum penyampaian
suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian pesan komunikator tersebut.
Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

Memilih Saluran dan Media Yang Tepat

Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini
digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat dibuat
lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat apabila yang disajikan informasi
kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.
Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok
kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting lainnya. Semakin sedikit jumlah
audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal seringkali diadakan di auditorium. Kemajuan
teknologi sering digunakan untuk memberi daya tarik bagi suatu presentasi.
Komunikasi Tertulis
Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kelebihannya adalah
penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
Anda menginginkan umpan balik segera dari Anda tidak memerlukan umpan balik segera
audiens
Pesan anda relatif sederhana dan mudah Pesan
dipahami
Anda tidak memerlukan catatan permanen

anda

sangat

rinci,

kompleks,

memerlukan perencanaan yang hati-hati

Anda memerlukan catatan permanen

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih Anda ingin mencapai audiens yang luas
mudah atau ekonomis

Contoh-contoh media komunikasi

Media Komunikasi Lisan

Media Komunikasi Tertulis

surat-surat, memo, laporan, proposal

percakapan

secara

langsung,

pidato,

pertemuan-pertemuan

E-mail

telepon dan surat suara

surat reguler dan khusus

Menganalisis Tujuan dan Audiens

dan

Ketika kita mulai mengembangkan keterampilan menulis bisnis, kita harus memperhatikan proses dalam
pembuatan pesan bisnis. Dengan pengalaman, kita akan menjadi seperti penulis yang baik dan presenter yang
mengubah, kompres, dan mengatur ulang langkah-langkah yang diperlukan. Kita akan belajar untuk menganalisis
tujuan penulisan, mengantisipasi bagaimana penonton akan bereaksi, dan menyesuaikan pesan kita untuk penonton.

Mengidentifikasi Tujuan
Ketika memulai menyusun pesan, kita terlebih dahulu menanyakan dua pertanyaan penting pada diri kita
sendiri: (a) Mengapa saya mengirim pesan ini?, dan (b) Apa yang saya harap untuk dapat tercapai dari pesan ini?
Tanggapan kita akan menentukan bagaimana kita mengatur dan menyajikan informasi.
Pesan yang dikirim mempunyai tujuan primer dan sekunder. Bagi seorang mahasiswa misalnya, dalam
membuat tugas kuliah tujuan primernya yaitu untuk memenuhi tugas, tujuan sekundernya mungkin untuk membuat
dirinya terlihat baik dan mendapatkan nilai yang bagus. Tujuan primer untuk mengirim pesan bisnis yaitu untuk
menginformasikan dan mengajak. Tujuan sekundernya yaitu untuk mempromosikan keunggulan; anda dan organisasi
anda supaya terlihat bagus di depan audiens.

Memilih Jalur yang Terbaik

Setelah mengidentifikasi tujuan dari pengiriman pesan, anda harus memilih media komunikasi yang paling baik.
Sebagian informasi lebih efektif dan efisien jika disampaikan secara langsung. Pesan yang lainnya ada yang lebih
baik disampaikan dengan tulisan, dan sebagian lainnya lebih baik jika disampaikan dengan menggunakan media
elektronik. Sebelum mengadakan pertemuan, mengirim pesan melalui e-mail atau menulis sebuah laporan harus
memperhatikan beberapa faktor berikut:

Pentingnya pesan tersebut

Jumlah dan kecepatan umpan balik dan interaktivitas yang dibutuhkan
Kebutuhan dari catatan permanen
Biaya saluran
Tingkat formalitas yang diinginkan
Kerahasiaan dan sensitivitas pesan
Sebuah teori yang menarik, yang disebut kekayaan media, menjelaskan sejauh mana suatu channel atau media

recreates atau mewakili semua informasi yang tersedia dalam pesan asli. Sebuah media yang lebih kaya, seperti tatap
muka percakapan, lebih interaktif dan umpan balik. Sebuah media lebih ramping, seperti laporan atau proposal
menyajikan pesan satu dimensi datar.
Banyak faktor membantu Anda memutuskan mana dari saluran yang ditunjukkan pada Gambar yang paling tepat
untuk menyampaikan pesan tempat kerja
Saluran
Blog

Baik Digunakan
Ketika seseorang perlu untuk menyajikan informasi digital dengan

E-mail

mudah sehingga tersedia untuk orang lain .

Bila kita membutuhkan umpan balik , tetapi tidak segera.
Kurangnya keamanan membuatnya bermasalah untuk pribadi,
emosional, atau pesan privat.

Percakapan

Bila kita memerlukan media interaktif yang kaya. Berguna untuk

tatap muka
Pertemuan

persuasif, berita buruk, dan pesan pribadi .

Ketika keputusan dan konsensus kelompok penting. Efisien untuk

kelompok
Fax

hanya mendistribusikan informasi .

Ketika pesan kita harus menyeberangi zona waktu atau batas-batas
internasional, ketika catatan tertulis adalah signifikan, atau bila

Instant

kecepatan itu penting.

Ketika kita sedang online dan membutuhkan respon cepat. Berguna

Message
Surat

untuk belajar apakah seseorang tersedia untuk percakapan telepon.

Ketika catatan tertulis atau formalitas diperlukan, terutama dengan
pelanggan, pemerintah, pemasok, atau orang lain di luar
organisasi .
Bila kita ingin catatan tertulis dengan jelas menjelaskan kebijakan,

Memo

mendiskusikan prosedur, atau mengumpulkan informasi dalam

Panggilan

sebuah organisasi .
Bila kita perlu untuk menyampaikan atau mengumpulkan informasi

Telepon

dengan cepat, ketika isyarat nonverbal tidak penting, dan ketika

Laporan

kita tidak bisa bertemu langsung.

atau Ketika kita memberikan data yang cukup besar baik internal

usulan
Pesan suara
Video

maupun eksternal .
Bila Anda ingin meninggalkan informasi penting atau rutin yang
penerima dapat menanggapi ketika tidak sibuk.
atau Ketika konsensus kelompok dan interaksi yang penting tetapi

teleconference
Wiki

anggota secara geografis tersebar.

Ketika informasi digital harus dibuat tersedia untuk orang lain.
Berguna untuk kolaborasi karena peserta dapat dengan mudah
menambah, menghapus, dan mengedit konten.

Beralih ke Saluran Cepat

Teknologi dan persaingan terus mempercepat laju bisnis saat ini. Akibatnya, komunikator yang beralih ke
cara yang lebih cepat bertukar informasi. Dalam bisnis masa lalu, pesan dalam organisasi disampaikan sebagian
besar melalui memo. Tanggapan biasanya akan membutuhkan waktu beberapa hari. Namun, itu terlalu lambat untuk
komunikator saat ini. Mereka ingin jawaban dan tindakan secara cepat. Ponsel, instant messaging, fax, Situs web,
dan khususnya e-mail dapat memberikan informasi yang lebih cepat dari saluran tradisional bisa komunikasi. Dalam
banyak organisasi, memo masih ditulis, terutama untuk pesan yang memerlukan persuasi, permanen, atau formalitas.
Memo juga dipersiapkan sebagai lampiran e -mail pesan-pesan. Jelas, saluran pilihan bagi komunikator perusahaan
hari ini adalah e -mail. Sangat mudah, cepat, dan murah. Dengan demikian, sedikit memo yang ditulis. Sedikit surat
kepada pelanggan juga yang ditulis. Itu karena banyak fungsi layanan pelanggan kini dapat dilayani melalui situs

web atau melalui e-mail. Apakah pilihan channel anda adalah e-mail, memo, atau laporan, anda akan menjadi penulis
yang lebih efektif jika anda menghabiskan waktu yang cukup pada tahap prapenulisan.

Mengganbarkan Audiens
a. Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui
penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikirim kepada orang yang sudah dikenal pada
umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer. Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. .Menetapkan jumlah dan komposisi audiens. Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis
pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan
kepada banyak orang.
d. Mengukur tingkat pemahaman audiens. Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama dengan
pengirim, maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatu
pesan.
e. Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh
penerima.
f. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada
lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens,
yaitu:
Temukan apa yang ingin diketahui audiens. Tidak semua audiens pandai mengungkapkan apa yang

ingin diketahuinya.
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. Informasi tambahan yang relevan perlu diberikan

untuk mengantisipasi kebutuhan informasi yang tidak disadari oleh audiens.

Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens. Ujilah kelengkapan pesan yang dikirim

dengan berpedoman pada 5 W + 1 H (Who, What, Why, When, Where, dan How).
Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Dalam bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan
terlebih dahulu sebelum membuat komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal, jadwal, asumsi, perhitungan

matematika, atau keuangan untuk memastikan keabsahannya.

Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
Diantara beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling menarik
perhatian audiens.

g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens. Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama
seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan
bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan
komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional,
serta disusun dengan format yang menarik.

KOMUNIKASI BISNIS
Kelompok 5

S1 Reguler
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
2016/2017