Penulisan Pesan Rutin, Bad News,

Good News, Goodwill, dan Pesan

Persuasif

A. Pesan Rutin, Good News dan Good Will

is sehari-hari yang berulang, perlu dilakukan atau dija

memo, yang berisi pesanan barang, keluhan, rekomendasi

rategi Pesan Rutin :

1. Nyatakan permintaan /pesan

(Pembukaan) : Tulis dalam nada yang sopan,
tidak menuntut dan personal; Nyatakan
permintaan Anda secara spesifik dan tepat.
2. Jelaskan dan berikan alasan pada permintaan
Anda (Isi). a.Beri alasan bahwa permintaan anda
penting; bJelaskan setiap potensi manfaat bila
merespon permintaan anda; 3 perincilah permintaan
yg kompleks ke dalam daftar permintaan.

ubungi untuk memenuhi permintaan Anda. 2.Ekspresikan rasa t

Bentuk-bentuk pesan rutin

Permintaan untuk pihak internal:

a. Biasanya permintaan pihak internal
dikomunikasikan secara lisan, namun
dapat juga dalam bentuk tertulis.
b. Bentuk permintaan rutin dalam bentuk
tertulis yang paling umum dipakai oleh
pihak internal adalah memo

Permintaan untuk pihak eksternal

a. Permintaan informasi ke pihak
eksternal dapat berupa pesanan, klaim,
permohonan kredit dan undangan.
b. Apabila permintaan dilakukan sebagai
tanggapan atas suatu iklan, maka perlu
dicantumkan informasi mengenai
dimana dan kapan iklan dibaca atau
dilihat.

Strategi Permintaan Pesan Pesan Rutin

1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan
ide pokok dengan mengemukakan secara tegas
apa yang diinginkan.
2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian
pembaca
3. Bagian penutup : kemukakan pernyataan
keramahan, penghargaan dan tindakan khusus
yang diinginkan.

C. Strategi penulisan pesan-pesan positif

Goodnews : surat yang menginforma-sikan kabar
baik atau berita yang menyenangkan.
Contoh good news tentang pekerjaan Kenaikan
gaji - Lamaran pekerjaan dikabulkan Promosi
jabatan - Tunjangan hari raya (THR)
Contoh good news tentang Produk Pemberian
diskon Layanan purna jual Garansi Persetujuan
kredit

Goodwill (pesan dengan niat baik) : lebih menekankan

pada upaya menjaga hubungan personal atau
kekeluargaan dengan para relasi ATAU perasaan positif
yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan
bisnis.
Dapat menggunakan pendekatan langsung
Apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan
selalu sopan, ramah dan tidak emosional.
Usahakan bagian awal pesan positif dimulai dengan
pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik
perhatian pembaca.

Contoh goodwill :
1. Ucapan Selamat (Congratulations)
Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan ucapan
selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil
meraih suatu penghargaan tertentu.
2. Ucapan penghargaan (messages of appreciation)
Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan apa
yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap
perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda
atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih
secara tertulis. Di bawah ini contoh penghargaan yang ditujukan
kepada pemasok :

Contoh goodwill :
3. Ucapan belasungkawa (condolence)
Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap
perusahaan atau individu yang menerimanya.
Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan
pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di
bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi
positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup
dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan
yang lebih cerah.

Contoh pernyataan goodwill

Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via
kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk
memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat
membutuhkan AC.
Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama
kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah
menolak untuk membantu .Inisiatifnya sangat kami
hargai.

Good news :
1. Surat persetujuan kredit
Bagian pembuka berisi ide-ide pokok yang
berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit
mencakup beberapa hal
a. batas maksimal jumlah kredit yang diberikan.
b. tanggal rekening dikirim,
c. beban administrasi dan bunga
d. tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi
lainnya yang berkaitan dengan kredit tsb.

Berita baik untuk pelamar pekerjaan.

Selamat datang ke Lake Valley rehabilitation Center. Anda berhasil terpilih dari
sekian banyak pelamar yang telah diwawancarai. Anda berhasil menduduki
posisi koordinator catatan medis karenapendidikan dan pengalaman Anda di
Memorial Hospital.
Anda diharapkan datang pada hari senin tanggal 9 mei 2001, pukul 09.00
untuk menemui Ibu Nancy staf HRD untuk mendapatkan orientasi lebih
mendalam.
Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,
(Nick Oshinski)
Manajer HRD

C. Bad News.
Strategi Pengorganisasian Pesan bad News :
1. Menciptakan Audience centered tone
2. Memilih pendekatan organisasional
a. Pendekatan langsung :
. Pembuka
. Alasan
. Bad news
. Penutup

Lanjutan..
b. Pendekatan tidak langsung
Suatu pendekatan organisasional direct approach
dapat diterapkan jika :
1.
Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke
poin yang dituju.
2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil
terhadap si penerima pesan.
3. Pesan disampaikan secara empati.

BAD NEWS DAN PESAN PERSUASIF

A. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL

Menggunakan Rencana
Tidak Langsung
Penyangga
Mulai dengan pernyataan netral
atau positif
Alasan
Secara logis, netral dan singkat
jelaskan alasan berita buruk.
Berita Buruk
Nyatakan berita buruk dg jelas dan
singkat. Tekankan berita baik
apapun
kurangi tekanan berita buruk
Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif,
menyenangkan melihat ke depan.

Menggunakan Rencana
Langsung
BeritaBuruk
Nyatakan berita buruk di depan
Alasan
Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan
beberapa alternatif bila memang ada

Penutup Positif
Tutup dengan pernyataan positif,
sesuatu yang bermaksud untuk
menenangkan pembaca.

Lanjutan
Mengkomunikasikan informasi dan jawaban
negatif.
1.Bad news tentang produk ,
Kenaikan harga produk, penarikan kembali produk,
kadaluwarsa produk, produk rusak atau cacat.
2. Penolakan undangan.
3. Penolakan kerja sama

BAD NEWS
1. Menolak
Menolakundangan
undangandan
danpermintaan
permintaan
1.
bantuan
bantuan
Bacalah contoh surat yang menolak permintaan
bantuan
PT.CITRA NIAGA
JL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta

Kepada Yth.
Ibu Sri Ekanti
Ketua Panitia Lomba Lukis dan mewarnai
Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 1
Dengan hormat,
Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman
Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan
memberikan kegiatan yang positif.
Namun demikian, sebagaimana
Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan bisnis dengan
bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian
lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami
menyesal tidak dapat membantu Saudara.
Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung
dengan sukses.
Hormat kami,
Ttd

Lanjutan Bad News

Penyampaian bad news ke pelanggan
1. Bad news tentang pesanna
2. Penolakan surat pengaduan dan keluhan.
3. Mengganti produk
4. Tidak memenuhi pesanan.
Bad News tentang orang
5. Penolakan menulis surat rekomendasi
6. Penolakan lamaran pekerjaan
7. Surat penolakan kredit.

D. Pesan Persuasif
Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif.:
1. Analisis Audiens
2. Pertimbangan perbedaan budaya
3. Memilih pendekatan organisasional
Mengembangkan pesan-pesan persuasif :
1. Menetapkan kredibilitas
2. Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan
persusif mengikuti rencana organisasional AIDA

D. Pesan Persuasif
AIDA :
A = Attention (perhatian)
I = Interest ( Minat)
D = Desire (hasrat)
A = Action (tindakan)
Memilih daya pemikat :
1. Pemikat emosional
2. Pemikat logika
3. Pertimbangan etika

D. Pesan Persuasif
Contoh pesan persuaif
HOST MARRIOT SERVICES
INTERNAL MEMORANDUM
To : Larry Paige, Controller
From : Randy Hunt, Manajer pembelian
Tgl : 20 Mei 2011
Subyek : Pemotongan bahan baku plastik.
Sebagai mana diketahui,perusahaan setiap tahun membeli lima ton bahan baku plastik. Harga
polyeti terus mengalami fluktuasi seperti harga BBM. Bapak meminta saya untuk segera mencari
jalan untuk memotong biaya pembelian bahan baku plastik. Dalam memo saya sebelumnya saya
menyarankan untuk membeli dalam jumlah besar bahan baku plastik selama musim dingin
ketika harga BBM turun. Saya telah mengestimasi penghematan yang dicapai sebesar 10% per
tahun.
Biaya untuk membuat plastic container perusahaan terlalu tinggi ($ 2juta). Ditambah lagi kami
menerima banyak surat pelanggan yang mengeluh tentang minimnya program daur ulang
perusahaan. Saya telah melakukan penelitian awal dan muncul beberapa ide sebagai berikut :
1. Menyediakan recycling container di semua restotan bandara Host Marriot
2. Menawarkan insentif keuangan untuk maskapai penerbangan yang memisahkan kontainer
berbahan plastik
3. Bekerja sama dengan Batt Wate Management.
Saya telah melampirkan laporan rinci tentang biaya-biaya. Pengehmatan yang dapat dicapai $
500.000,Proses daur ulang polyetil akan membantu meningkatkan citra perusahaan. Jika Bapak setuju
kita bisa mengadakan pertemuan minggu depan untuk memulai rencana ini.

Sekian dan Terimakasih