Aspek Desain Formulir Menurut Huffman,

A. Aspek Anatomi
1. Kepala (heading)
Kepala (heading) memuat judul dan informasi mengenai formulir, nama dan alamat
organisasi, nama dan nomor formulir, tanggal penerbitan dan halaman. Biasanya judul
terletak pada bagian tengah atas. Hal ini untuk menunjukkan jenis dan kegunaannya.
Judul dibuat sesingkat mungkin tetapi jelas. Nomor dapat digunakan untuk
menunjukkan ke unikan. Dapat diletakkan di pojok kiri bawah atau kanan bawah. Nomor
formulir ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Jika formulir
terdiri dari lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan
jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Nomor dan
jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.
2. Pendahuluan (introduction)
Pendahuluan (introduction) memuat informasi pokok yang menjelaskan dari tujuan
penggunaan formulir yang bersangkutan. Kadang-kadang tujuan ditunjukkan oleh judul.
Kalau penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang jelas bisa dimasukkan ke
dalam formulir untuk menjelaskan tujuan.
3. Perintah (instruction)
Perintah (instruction) adalah perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan,
dikirim kepada siapa, instruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Perintah yang dimaksud
adalah keterangan agar user dapat dengan segera mengetahui berapa lembar salinan
yang diperlukan, siapa yang harus menyerahkan atau mengirimkan formulir, kepada
siapa lembar salinan dikirimkan, dan semacamnya. Intruksi tidak boleh diletakkan
diantara ruang-ruang atau entri, karena hal ini membuat formulir terkesan berantakan
dan mempersulit pengisian. Formulir yang baik harus bersifat self instruction, artinya
harus berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data tanpa harus
bertanya lagi.
4. Badan (body)
Badan (body) merupakan bagian dari badan formulir yang disediakan khusus untuk
pekerjaan substantive formulir yang sesungguhnya dalam menyusun urut-urutan data
harus logis, sistematis, konsisten, sehingga mudah untuk dibaca dan dipahami.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan dalam satu badan formulir meliputi:
a. Margin (batas pinggir)
b. Margin minimum untuk batas 2/16”=0,32cm
c. Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28cm
d. Margin minimum untuk batas sisi 2/18”=0,28cm
5. Spacing
a. Horizontal spacing disediakan 1/12” untuk huruf “elite”, 1/10 untuk huruf
“pica”.
b. Vertikal spacing terdapat 6 baris vertikal setiap inci pada mesin ketik standar,
elite atau pica. Berikan 1/16” atau kelipatannya, untuk setiap baris pengetikan.
c. Untuk spasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing 1/10”
sampai 1/12” per karakter vertikal spacing ¼” sampai 1/3”. Spasi antar baris dan
spasi antar karakter pada formulir sampai 1/3”. Spasi antar baris dan spasi antar
karakter pada formulir harus diperhatikan, terutama bila formulir akan diiisi
dengan data yang dicetak dengan mesin.
 6. Rules (baris)
a. Rules adalah sebuah garis vertikal atau horizontal. Baris ini bisa langsung,
terputus-putus atau paralel berdekatan yang melayani berbagai tujuan
b. Type style atau jenis huruf, jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan
penonjolan untuk satu formulir yang paling baik adalah menggunakan sedikit
mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-item dengan tingkat kepentingan yang
sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama disemua bagian formulir.
c. Cara pencatatan, cara pencataan dapat dilakukan dengan tulisan tangan atau
komputer.
7. Penutup (close)
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah “close” atau penutup, merupakan
ruangan yang disediakan untuk tanda tangan otentikasi dan ketik persetujuan.

B. Aspek Fisik
Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan:
a. Warna
Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tinta yang
disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formulir
b. Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas
kertas yang berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.
c. Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi
formulir. Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas standar dan
banyak dijual. Jika kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan
kelipatan yang tidak membuang kertas, seperti ukuran standar dibagi 2,3,4 dst.
d. Bentuk
Menyatakan bentuk (vertical, horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor
harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu:
a) Lama formulir akan disimpan
b) Penampilan dari formulir
c) Banyak formulir tersebut ditangan
d) Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh
pemakaiannya)
e) Kemudahan untuk digunakan
f) Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
g) Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)
h) Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)
i) Keamanan terhadap pudarnya data semakin lama formulir akan disimpan,
formulir tersebut harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas
kertas harus semakin baik pula.

C. Aspek Isi
Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu:
a. Butir data atau item. Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu
dimasukkan dalam mendesain formulir.
b. Pengurutan. Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai
atau belum
c. Caption. Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. m