. A.

Dasar Hukum Desain Formulir Rekam Medis

Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, tentang rekam medis. Didalam peraturan ini,
disebutkan isi minimal dari sebuah rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan. Di dalam peraturan ini
juga, memuat ketentuan mengenai umur rekam medis sehingga rekam medis sudah dapat dimusnakan.
SE Dirjen Yanmed RI Nomor HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995, tentang petunjuk teknis pengadaan formulir
rekam medis dasar dan pemusnahan asrip rekam medis.

B. Tim Pendesain Formulir Rekam Medis

Rekam medis dihasilkan dari suatu upaya pelayanan kesehatan pasien yang diberikan oleh tenaga
kesehatan yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu. Sehingga desain formulir rekam medis harus melibatkan
setiap unsur utama yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien. Unsur utama tersebut minimal terdiri dari
dokter, perawat, dan praktisi rekam medis atau dapat ditambahkan juga tenaga kesehatan lainnya yang
erat kaitannya dengan pelayanan kepada pasien. Semua unsur utama tersebut di bentuk dalam sebuah
wadah yang dinamakan Panitia Rekam Medis. Dalam dinamikanya, Panitia Rekam Medis harus dapat
mengidentifikasi kebutuhan data maupun memastikan bagaimana cara pemenuhan kebutuhan datanya,
dengan tepat memperhatikan tujuan akhirnya, yaitu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas kepada
setiap pasien.

C. Cara Mendesain Formulir Rekam Medis

1. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam medis (Huffman, 1994 : 249): Pelajari
tujuan dan penggunakan formulir, dan penggunaan, dan buat desain formulir sesuai dengan apa yang
dikehendaki oleh user.
2. Desain form sesederhana mungkin. buang data atau informasi yang tidak diperlukan.
3. Gunakan istilah baku (standar) untuk setiap elemen data, atau sediakan definisi jika diperlukan.
4. Sediakan petunjuk/pedoman yang diperlukan untuk memastikan konsistensi pengumpulan data atau
interpretasi data.
5. Urutan item data secara logika, dalam kaitan dengan dokumen sumber atau sesuai kebiasaan yang
ada; sajikan informasi dengan cara yang menarik perhatian.
D. Pertimbangan Dalam Desain Formulir Rekam Medis
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam medis berbentuk kertas/hardcopy
(Huffman,1994:262). Menurut Shofari dan Eny (2008) ada beberapa aspek desain formulir rekam medis
yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Aspek Anatomi
a. Kepala (heading)
Kepala (heading) memuat judul dan informasi mengenai formulir, nama dan alamat
organisasi, nama dan nomor formulir, tanggal penerbitan dan halaman. Biasanya judul terletak
pada bagian tengah atas. Hal ini untuk menunjukan jenis dan kegunaannya. Judul dibuat
sesingkat mungkin tetapi jelas. Nomor dapat digunakan untuk meenunjukan keunikan. Dapat
diletakkan di pojok kiri bawah atau kanan bawah. Nomor formulir ini dapat juga digunakan untuk
menunjukan sumber dan jenisnya. Jika formulir terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap
halaman harus diberi nomor dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang dapat
diketahui. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas
b. Pendahuluan (introduction)
Pendahuluan (introduction) memuat informasi pokok yang menjelaskan tujuan dari
penggunaan formulir yang bersangkutan. Kadang-kadang tujuan ditunjukan oleh judul. Kalau
penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang jelas bias dimasukkan kedalam formulir
untuk menjelaskan tujuan.

c. Perintah (instruction)
Perintah (instruction) adalah perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan,
dikirim kepada siapa, intruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Perintah yang dimaksud adalah
keterangan agar user dapat dengan segera mengetahui berapa lembar salinan yang diperlukan,
siapa yang harus menyerahkan/mengirimkan formulir, kepada siapa lembar salinan dikirimkan,
dan semacamnya. Intruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-ruang atau entry, karena hal ini
membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisisan. Formulir yang baik harus
bersifat self instruction, artinya harus berisi intruksi- intruksi yang jelas bagi pengisi untuk
menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.
 d. Badan (body)
Badan (body) merupakan bagian dari badan formulir yang disediakan khusus untuk
pekerjaan substantive formulir yang sesungguhnya dalam menyusun urut-urutan data harus
logis, sistematis, konsisten, sehingga mudah untuk dibaca dan dipahami.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan dalam satu badan formulir meliputi:
 Margin (batas pinggir)
 Margin minimum untuk batas 2/16”=0,32cm
 Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28cm
 Margin minimum untuuk batas sisi 2/18”=0,28cm
e. Spacing
 Horizontal spacingdisediakan 1/12” untuk huruf “elite”,1/10 untuk huruf “pica”.
 Vertical spacing terdapat enam garis vertical setiap inci pada mesin ketik standart, elite atau pica.
Berikan 1/16” atau kelipatannya, untuk setiap baris pengetikan.
 Untuk spasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing 1/10” sampai 1/12”
perkarakter verticalvertical spacing ¼” ¼” sampai 1/3”. Spasi antar baris dan spasi antar
karakter pada formulir sampai 1/3”. Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada formulir
harus diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin.
f. Rules atau garis
 Rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa langsung, terputus-putus atau
paralel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.
 Type style atau jenis huruf, jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan untuk satu
formulir yang paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf. Item-
item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang sama
disemua bagian formulir.
 Cara pencatatan, cara pencatatan dapat dilakukan dengan tulisan tangan, atau computer.
g. Penutup (close)
 Komponen utama terakhir formulir kertas adalah ”close” atau penutup, merupakan ruangan yang
disediakan untuk tanda tangan otentikasi dan ketik persetujuan.
2. Aspek fisik
Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan:
a. Warna
Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tiinta yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formulir.
Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan. Warna
yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna
yang baik adalah warna yang cerah.
b. Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas kertas yang
berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.
c. Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi formulir.
Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas standar dan banyak dijual. Jika kertas
tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas,
seperti ukuran standar dibagi 2,3,4 dst.
d. Bentuk
Menyatakan bentuk (vertical, horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor harus
dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu :
 Lama formulir akan disimpan
 Penampilan dari formulir
 Banyak formulir tersebut ditangan
 Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh pemakainya)
 Kemudahan untuk digunakan
 Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
 Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)
 Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)
 Keamanan terhadap pudarnya data semakin lama formulir akan disimpan, formulir tersebut harus
semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula.

3. Aspek Isi
 Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu :
a. Butir data atau item. Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu dimasukkan
dalam mendesain formulir.
b. Pengurutan. Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai atau belum.
c. Caption. Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. Merupakan kata-kata yang dicetak di
formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan.
d. Pengelompokan data. Data yang sudah ada dikelompokkan menurut jenisnya masing-masing.
e. Terminologi data. Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam
yang perlu diberi keterangan dalam Bahasa Indonesia.

F. Analisa Perancangan Formulir

Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan sistem, oleh karena itu
sebagai perancang kita harus mengenal tujuan tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat
terselenggaranya sistem tersebut. Perancangan formulir dapat efektif bila disertai kebijakan
pengontrolan formulir yang mengenai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam berbagai hal
antara lain :
a. Jumlah tenaga yang mengisi formulir tersebut.
b. Frekwensi kesalahan dalam melengkapi isi formulir.
c. Data atau informasi yang tidak penting atau tidak diperlukan yang perlu dihilangkan.
d. Pencetakan dan kertas yang digunakan.
G. Faktor Dalam Merancang Desain Formulir
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
a. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat dalam formulir untuk
menentukan beberapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
b. Adakah formulir yang sekarang digunakan berisi informasi yang sama.
c. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun menurut
urutan yang logis untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir
dan akan mengurangi waktu pengisian.
d. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan
mesin atau kedua-duanya untuk menentukan lembar spasi dan penggunaan baris atau spasi saja.
e. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam satu arsip untuk menentukan mutu kertas.
H. Aturan Dalam Pembuatan Desain Formulir
Aturan dasar pembuatan formulir antara lain yaitu:
a. Buat rancangan dengan memikirkan pengguna
b. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir
c. Rancangan formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak diperlukan.
d. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi
e. Aturan urutan item-item data secara logis.