PEDOMAN DASAR PENYELENGGARAAN MUSYAWARAH BESAR HMJ

ILMU PETERNAKAN

Pedoman atau panduan yang disusun oleh organisasi tidak lain untuk
membantu perangkat mengoptimalkan AD dan ART untuk dijalankan oleh
seluruh jajaran struktur organisasi tanpa terkecuali, bukan bermaksud
melakukan intervensi atas otoritas dari masing-masing perangkat dalam
menggunakan otoritas nya.

Tujuan yang paling fundamental atas pelaksanaan sebuah acara

musyawarah harus dapat mewujudkan 3 (tiga) hal utama sebagaimana yang
diamanatkan oleh AD & ART, adalah sebagai berikut:

Pertama : Penyampaian Laporan Pertanggung Jawaban Pengurus

periode yang telah dilalui didepan sidang paripurna untuk dinilai serta
diberikan pemandangan umum terhadap materi Laporan tersebut oleh peserta
(anggota) yang kemudian dijadikan sebagai hasil Ketetapan/Keputusan
Musyawarah menurut tingkatannya.

Kedua : Membahas, menyusun dan menetapkan sebuah

Rekomendasi Organisasi dan Program Kerja Organisasi.

Ketiga : Memilih secara langsung, bebas dan rahasia seorang

Ketua untuk masa periode berikutnya secara demokratis dengan bersandar
pada kriteria dan syarat yang telah ditentukan oleh Panitia musyawarah agar
secara legitimate sesuai AD/ART HMJ Ilmu Peternakan dan diterima oleh
anggota mayoritas.

Untuk dapat menghantarkan dan mewujudkan ketiga hal yang tersebut

diatas maka diperlukan langkah-langkah yang harus dipersiapkan dan
dilakukan oleh setiap penyelenggaraan musyawarah agar dapat berjalan
dengan lancar dan tidak terjadi hal-hal yang bertentangan dengan Konstitusi
(AD/ART).
Pedoman yang dimaksud menyangkut dari mulai pra sampai dengan
pasca musyawarah selesai dilaksanakan dan secara sederhana disusun agar
dapat dipahami oleh seluruh pelaksana.

Dalam hal ini Pedoman dapat diberlakukan secara general (umum)

namun dibeberapa hal disebutkan situasi yang sifatnya kondisional (khusus).

I. Pra Musyawarah
1. Menjelang akan berakhirnya satu masa bakti periode kepengurusan yang
idealnya minimal 1 bulan sebelum berakhir berdasar SK yang ada maka segera
dilakukan rapat pleno guna memutuskan apakah Musyawarah (MUBES;
MUSLUB) dapat dilaksanakan atau ditunda berdasarkan kondisi dan
kebutuhan yang dapat di pertanggung jawabkan yang tertuang dalam
keputusan hasil rapat pleno.
2. Bila rapat pleno mengambil keputusan musyawarah dilaksanakan sesuai
dengan akan berakhirnya masa bakti maka ditetapkan Kepanitiaan yang terdiri
dari Panitia Pengarah (SC) dan Panitia Pelaksana (OC) melalui sebuah Surat
Keputusan Organisasi dengan tindasan seperlunya.
3. Menetapkan draft yang telah disusun oleh Panitia Pengarah (SC)
dan Panitia Pelaksana (OC) terutama Tata Tertib melalui rapat pleno HMJ
Ilmu Peternakan sebagai panduan awal sebelum disahkan pada musyawarah.
4. Bila rapat pleno keputusannya menunda pelaksanaan musyawarah maka
hasil keputusan tersebut dituangkan dalam berita acara sebagai dokumen.
5. Penundaan pelaksanaan musyawarah harus disampaikan kepada
perangkat satu tingkat diatasnya secara resmi dan tertulis dengan
melampirkan copy dari seluruh hasil keputusan rapat pleno berikut dengan
alasannya serta memberikan tindasan seperlunya. Sementara perangkat yang
dimaksud wajib mempelajari dan mendalami dan bilamana dipandang perlu
perangkat mengundang pengurus yang bersangkutan untuk keperluan
penerbitan Surat Keputusan Pengurus Antar Waktu yang berlaku paling lama 1
(satu) tahun.

Tugas dan Tanggung Jawab Panitia Pengarah (SC)

a. Tugas SC :

Membuat atau Menyusun Draft :

1. Tata Tertib
2. Rancangan Ketetapan/Keputusan MUBES/MULUB.
3. Rekomendasi
4. Laporan Pertanggung jawaban pengurus sesuai dengan masa bakti yang
telah dilaksanakan.
5. Jadwal Acara
6. Kriteria dan syarat Bakal Calon Ketua dan sistim pencalonan serta
pemilihannya.

b. Tanggung Jawab SC :

1. Bertanggung jawab terhadap lancarnya rangkaian jalannya pelaksanaan

musyawarah.
2. Menjelaskan dan membantu pemahaman atas materi musyawarah yang
telah disusun kepada Pimpinan sidang sementara dan Pimpinan Sidang tetap
hasil pilihan peserta musyawarah maupun sidang Komisi.
3. Menginventarisasi seluruh dokumen musyawarah untuk arsip organisasi.
4. Berkoordinasi dengan Pengawas/Nara Sumber (bila diperlukan pada
proses pembuatan/penyusunan draft materi) yang terutama pada waktu
Musyawarah berjalan timbul permasalahan.
 Tugas dan Tanggung Jawab Panitia Pelaksana (OC)

a. Tugas OC :

Menyiapkan dan Melakukan

1. Menyiapkan tempat pelaksanaan musyawarah.

2. Memberitahukan kepada seluruh anggota rencana musyawarah.
3. Membuat dan menyebarkan Undangan berdasar pihak-pihak yang wajib
diundang.
4. Membuat rangkaian daftar hadir dan atribut bagi peserta musyawarah.
5. Menggandakan seluruh materi musyawarah.
6. Melaksanakan penjaringan Bakal Calon Ketua pada periode Pra-
Musyawarah.
7. Menyiapkan, mengatur seluruh kebutuhan Akomodasi musyawarah.
8. Merencanakan dan menyusun anggaran/biaya pelaksanaan musyawarah.

b. Tanggung Jawab OC :

1. Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan musyawarah sesuai dengan

jadwal.
2. Melayani kebutuhan Peserta, Pimpinan sidang, Pengawas/Nara Sumber
musyawarah, undangan baik materi musyawarah dan Akomodasi.
3. Memastikan dari seluruh Peserta dan Pengawas/Nara Sumber sudah
menerima undangan.
4. Berkoordinasi, baik dengan Panitia Pelaksana (SC) maupun dengan
Pengawas/Nara Sumber yang hadir (perangkat diatasnya).
5. Ikut berperan mengamankan dokumen-dokumen MUBES/MUSLUB.
6. Membuat laporan setelah musyawarah berakhir untuk keperluan arsip.

II. Pelaksanaan Rangkaian Acara Penting Dalam Musyawarah

Besar (MUBES)

a. Acara Pembukaan selengkapnya terdiri :

1. Lagu Kebangsaan Indonesia Raya.

2. IKRAR Anggota HMJ Ilmu Peternakan

b. Sambutan-sambutan yang terdiri :

1. Ketua Panitia Pelaksana

2. Ketua HMJ Ilmu Peternakan (Pelaksana Tugas Ketua dalam hal jika
terjadi MUSLUB)
3. Ketua Jurusan/yang mewakili Civitas Akademik Jurusan Ilmu Peternakan
4. Pejabat Pemerintah setempat yang diundang oleh Panitia Pelaksana (Jika
diperlukan)
5. Do’a

c. Acara persidangan-persidangan :

Sidang Paripurna I dengan agenda dan kewenangan :

1. Untuk Sidang Paripurna I dipimpin oleh Ketua/Pelaksana Tugas Ketua

didampingi Pengurus Unit Kerja lainnya (formasi gasal yakni 3 atau maksimal
5) selanjutnya disebut Pimpinan Sidang Sementara.
2. Pimpinan Sidang Sementara bertugas memimpin pembahasan dan
menetapkan:
a. Jadwal acara MUBES/MUSLUB
b. Tata Tertib MUBES/MUSUB
c. Memilih Pimpinan Sidang MUBES/MUSLUB (Pimpinan Sidang Tetap)
d. Pimpinan Sidang Sementara dan anggotanya wajib menanda tangani
seluruh hasil Keputusan yang ditetapkan dalam Sidang Paripurna I.
e. Setiap agenda selesai dibahas dan ditetapkan harus dibacakan oleh
Ketua Pimpinan Sidang Sementara atau yang ditunjuk oleh Ketua
Pimpinan Sidang Sementara
f. Setelah Pimpinan Sidang MUBES/MUSLUB ditetapkan maka Pimpinan
Sidang Sementara menyerahkan kepemimpinan Sidang kepada
Pimpinan Sidang MUBES/ MUSLUB (tetap) untuk melanjutkan
persidangan.
g. Pimpinan Sidang MUBES/MUSLUB memimpin persidangan selanjutnya
dengan berpedoman pada Jadwal Acara dan Tata Tertib yang telah
ditetapkan.

Tugas dan Kewenangan Pimpinan Sidang MUBES/MUSLUB

a. Memimpin Sidang Paripurna untuk selanjutnya dengan agenda utama:

1. Memerintahkan kepada Ketua HMJ untuk menyampaikan LPJ dari periode

yang telah dilalui didepan Sidang Paripurna secara langsung.
2. Mengatur, memandu dan memberikan kesempatan dengan tertib kepada
para peserta MUBES/MUSLUB dalam menyampaikan penilaian atau
pertanyaan atau pandangan umum atas LPJ yang telah disampaikan secara
langsung oleh Ketua HMJ sesuai dengan Tata Tertib.
3. Mengakomodir semua penilaian dari para peserta MUSNIK/MUSNIKLUB
untuk selanjutnya disimpulkan berdasarkan musyawarah sebagai Konsideran
dari Ketetapan yang akan diputuskan.
4. Setelah pandangan umum diputuskan dan dibacakan, maka Pimpinan
Sidang MUBES/MUSLUB selanjutnya menyampaikan kepada peserta,
Pengurus HMJ Ilmu Peternakan dinyatakan DEMISIONER.
5. Pada Sidang Paripurna berikutnya (sesuai dengan jadwal) Pimpinan
Sidang MUBES/MUSLUB memimpin, memandu peserta dalam membahas
dan menetapkan Rekomendasi Organisasi.
6. Pada Sidang Paripurna berikutnya (sesuai dengan jadwal) Pimpinan
Sidang MUBES/MUSLUB memimpin, memandu peserta dalam membahas
Kriteria bakal calon Ketua serta memilih dan menetapkan Ketua yang baru
hasil pemilihan dalam MUBES/MUSLUB sesuai dengan tata tertib.
7. Pada Sidang Paripurna berikutnya (sesuai dengan jadwal) Pimpinan
Sidang MUBES/MUSLUB memimpin, memandu peserta dalam membahas,
memilih Tim Formatur dan menetapkan dalam rangka membantu Ketua
terpilih untuk menyusun Komposisi dan Personal Pengurus yang baru.
8. Pada Sidang Paripurna berikutnya (sesuai dengan jadwal) Pimpinan
Sidang MUBES/MUSLUB menerima hasil laporan kerja Tim Formatur dan
selanjutnya ditetapkan menjadi keputusan MUBES/MUSLUB
tentang Komposisi dan Personalia Pengurus yang baru.
9. Pada Sidang Paripurna berikutnya (sesuai dengan jadwal) Pimpinan
Sidang MUBES/MUSLUB meminta/diserahkan kepada Pejabat Perangkat
yang hadir untuk melantik Pengurus Unit Kerja yang baru tersebut sesuai
dengan tata cara yang berlaku.
10. Setelah acara Pelantikan dilakukan, Pimpinan MUBES/MUSLUB
mengakhiri tugasnya dengan menutup acara persidangan dan dikembalikan
kepada Panitia MUBES/MUSLUB.

b. Acara Penutupan MUBES/MUSLUB

1. Pembukaan
2. Sambutan-sambutan
a). Ketua HMJ Ilmu Peternakan yang baru.
b). Ketua Jurusan/yang mewakili (Jika Ada ditempat)
c). Perangkat Organisasi dan sekaligus menutup acara
MUBES/MUSLUB
d). Do’a

III. Pasca Pelaksanaan MUBES/MUSLUB

Sisa dari pada tugas dan tanggung jawab Panitia MUBES/MUSLUB

tinggal selangkah lagi yakni, pertama:

1. Menyampaikan laporan akhir dan mempertanggung jawabkan penggunaan

dana MUBES/MUSLUB dalam Rapat Pimpinan atau Rapat Pleno pada
kepengurusan HMJ Ilmu Peternakan yang baru.
2. Menyerahkan seluruh dokumen MUBES/MUSLUB kepada Ketua atau
Pengurus HMJ Ilmu Peternakan yang baru
3. Pembubaran Panitia MUBES/MUSLUB.
 Kedua, secara defacto HMJ Ilmu Peternakan baru yang telah dilantik pada
acara MUBES/MUSLUB sudah resmi menjalankan tugasnya, namun secara
dejure harus menyampaikan hal-hal antara lain:

1. Mengirimkan Surat kepada perangkat diatasnya berisi laporan dan

sekaligus minta SK Pengukuhan.
2. Surat yang dimaksud harus dilampiri dokumen minimal antara lain:
a). Fotocopy Surat Keputusan MUBES/MUSLUB tentang Ketua terpilih.
b). Fotocopy Surat Keputusan MUBES/MUSLUB tentang Komposisi dan
Personalia Pengurus.

Dengan melalui seluruh rangkaian diatas maka selesai sudah tugas dari
Kepanitiaan MUBES/MUSLUB dalam rangka menjalani Amanat Konstitusi
HMJ Ilmu Peternakan.

HAL-HAL YANG BERKAITAN DENGAN SITUASI KONDISIONAL (KHUSUS)

Organisasi pada setiap tingkatan harus segera mengambil langkah-langkah

cepat dan terkoordinasi bilamana terjadi keadaan sebagai berikut:

1. Ketua terpilih hasil dari keputusan musyawarah berhalangan tetap

(meninggal dunia) dan atau;
2. Ketua terpilih mengundurkan diri dari tugas dan tanggungjawab dalam
jabatannya selaku Ketua secara tertulis atas kehendak sendiri atau;
3. Ketua terpilih keluar/mengundurkan diri dari perusahaan dan atau dihukum
berdasar keputusan Peradilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap
atau;
4. Ketua terpilih menyatakan keluar dari keanggotaan HMJ Ilmu Peternakan
dan atau menjadi anggota/berpindah keorganisasi lain atau;
5. Ketua terpilih mendapat Pernyataan/Referendum yang berisi MOSI TIDAK
PERCAYA yang didukung oleh minimal dua pertiga dari jumlah anggota dan
telah ditempuh/disampaikan secara prosedurial atau;
6. Ketua terpilih telah dengan sengaja melakukan tindakan yang
bertentangan dengan AD/ART HMJ Ilmu Peternakan dan atau garis kebijakan
organisasi yang dibuktikan melalui sidang organisasi.

Menghadapi situasi sebagaimana yang tersebut diatas maka langkah-langkah

yang harus dilakukan:

1. Melakukan minimal Rapat Pimpinan (RAPIM) maksimal Rapat Pleno

dengan agenda:
a). Membahas dan memutuskan posisi Ketua terpilih seperti penjelasan
diatas.
b). Menunjuk dan menetapkan salah seorang dari pengurus sebagai
pelaksana tugas Ketua terpilih.
c). Menetapkan tugas dan tanggung jawab pelaksana tugas Ketua
terpilih untuk mempersiapkan persiapan dan penyelenggaraan
Musyawarah Luar Biasa.
 d). Bila dipandang perlu menghadirkan perangkat untuk memberikan
Solusi.
e). Menyampaikan surat ke perangkat organisasi yang dilampiri berita
acara selengkapnya untuk diberikan legitimasi yang berlaku sampai
dengan terselenggaranya musyawarah luar biasa.
f). Pelaksana tugas Ketua terpilih tidak berhak melakukan reshuffle
pengurus.
g). Pelaksana tugas Ketua terpilih melaksanakan agenda-agenda
penting yang tertunda atau segera mengambil langkah sebagaimana
yang tertera pada pra musyawarah point 2-dan seterusnya.
h). Memerintahkan kepada mantan ketua terpilih untuk mempersiapkan
Laporan Pertanggung Jawaban selama periode yang telah dilaluinya
didepan sidang paripurna dalam musyawarah luar biasa, terkecuali yang
bersangkutan meninggal dunia dan atau kondisi lain yang dapat
dilakukan dengan cara lain yang pada intinya sebuah LPJ harus
dituangkan.
i). Bila keadaan memaksa dan dipandang dapat membahayakan
organisasi maka untuk sementara perangkat diatasnya dapat mengambil
alih komando dalam rangka mengarahkan terlaksananya musyawarah
luar biasa agar terpilih Ketua yang baru dari hasil musyawarah tersebut.

TUGAS DAN WEWENANG SERTA TANGGUNG JAWAB PENGAWAS ATAU

NARASUMBER

Pada dasarnya perangkat organisasi (DPO; MPO) adalah wajib hadir

hukumnya dalam proses pelaksanaan di sebuah musyawarah sesuai dengan
tingkatan nya guna memonitor sampai dengan mengawasi jalannya
musyawarah tersebut, utamanya dalam menegakkan Konstitusi organisasi.
Sehingga kemungkinan terjadinya bentuk-bentuk Pelanggaran AD/ART dan
atau Tata Tertib yang telah disetujui dalam sidang paripurna dan hal lainnya
yang tidak signifikan namun dapat mengganggu atau bahkan dapat
mengacaukan jalannya musyawarah tersebut dapat dihindarkan.

PENGAWAS/NARA SUMBER.

Oleh sebab itu maka dibebankan kepada para perangkat khususnya dan
Pimpinan Unit pada umumnya dituntut untuk lebih dengan cermat dan
seksama dalam menjalankan serta mengemban tugas, wewenang dan
tanggung jawabnya.

Adapun tugas secara umum dari perangkat berkaitan dengan MUBES,

MUSLUB yang menjadi ruang lingkup daerah teritorialnya adalah:

1. Memantau dari seluruh anggotanya posisi legitimasi dari SK Pengesahan

yang telah diterbitkan berkaitan dengan batas waktu masa berlakunya.
2. Memberi peringatan sampai dengan teguran bila sampai dengan batas
waktu masa berlakunya SK yang dimaksud yang bersangkutan belum dan atau
tidak ada tanda-tanda akan melakukan upaya pelaksanaan musyawarah.
3. Membantu dan memberikan penjelasan seputar langkah dan tata cara
penyelenggaraan musyawarah secara demokratis dengan benar agar
maksud/makna yang terkandung didalamnya terpenuhi dengan sebaik-baiknya
tanpa ada campur tangan/intervensi dari pihak luar/yang tidak berkompetain.

Pada saat musyawarah berlangsung perangkat memiliki tugas, hak dan

kewajiban serta tanggung jawab:

1. Menghadiri undangan dari Panitia Pelaksana Musyawarah sebelum

Musyawarah dimulai.
2. Menyerahkan Surat Tugas/Mandat Organisasi kepada Panitia
Musyawarah.
3. Berada pada posisi yang telah diatur dan atau disediakan Panitia
Musyawarah.
4. Mempelajari dan mendalami seluruh materi MUBES/MUSLUB dengan
cermat dan teliti.
5. Mengawasi dan mencatat seluruh rangkaian jalannya Musyawarah dengan
cermat dan teliti.
6. Sebagai Pengawas/Nara Sumber perangkat memiliki hak berbicara baik
diminta ataupun tidak berkaitan dengan proses jalannya Musyawarah, tetapi
tidak memiliki hak Pilih dan dipilih dalam Musyawarah tersebut.
7. Sebagai Pengawas, perangkat berwenang untuk menghentikan proses
Musyawarah yang sedang berjalan bila setelah 3 (tiga) kali berturut-turut di
ingatkan oleh Pengawas tetapi tetap tidak di indah kan oleh Panitia dan atau
Pimpinan Sidang sementara/tetap berkaitan dengan Pelanggaran terhadap
AD/ART HMJ Ilmu nPeternakan.
8. Sebagai Pengawas, setiap perangkat wajib bersikap Independent (Netral),
jujur dalam menyampaikan pendapat dan pandangannya serta tanggap dan
peka terhadap permasalahan yang timbul di seputar jalannya Musyawarah
tersebut.
9. Melantik Ketua terpilih dan jajaran pengurus setelah ditetapkan melalui
keputusan Sidang Paripurna dalam Musyawarah tersebut.
10. Bertanggung jawab penuh atas legitimasi seluruh rangkaian proses
jalannya Musyawarah tersebut.
11. Menerbitkan SK Pengesahan berdasarkan Surat yang diajukan oleh Ketua
terpilih/Laporan dari Panitia Pelaksana Musyawarah yang bersangkutan.
12. Mendistribusikan dan atau pendistribusian SK sebagaimana yang
dimaksud menjadi kewajiban dalam pelaksanaannya sesuai dengan alamat
tindasan.

Konsekuensi bagi Pengawas/Nara Sumber dalam Musyawarah.

1. Pelanggaran kode etik yang telah dilakukan oleh Perangkat sebagai

Pengawas sebagaimana yang dimaksud pada point nomor 8 diatas dapat
diajukan keberatan dan atau pengaduan oleh Panitia Musyawarah yang
bersangkutan.
2. Tata cara penyampaian Keberatan dan atau Pengaduan Panitia
Musyawarah yang berkaitan dengan maksud pada point 1 berkaitan dengan
Pelanggaran Kode etik diatas dapat dilakukan secara langsung dan atau
melalui surat yang ditujukan kepada perangkat organisasi yang dimaksud
dengan memberikan tindasan kepada perangkat organisasi diatasnya dan
dilengkapi dengan berita acara dan lain keterangan yang diperlukan.
3. Penyelesaian atas keberatan dan atau pengaduan yang dimaksud point
nomor 2 diatas dilakukan melalui Sidang Organisasi sesuai dengan Konstitusi
(AD/ART) HMJ Ilmu Peternakan yang berlaku.
4. Keputusan yang dihasilkan dalam Sidang Organisasi dimaksud akan
dituangkan secara tertulis dan disampaikan kepada para pihak.

KESIMPULAN.

Penyelenggara (sering disebut Panitia Pelaksana/OC) MUBES/MUSLUB;

Wajib MENGUNDANG perangkat diatasnya yang bertindak sebagai
Pengawas & Nara Sumber jalannya proses Musyawarah.

Atau dengan kalimat lainnya

Setiap penyelenggaraan ACARA MUBES/MUSLUB;MUSDA/MUSDALUB

Wajib MENGHADIRKAN perangkat diatasnya yang bertindak sebagai
Pengawas & Nara Sumber jalannya proses Musyawarah.