Prosedur Operasional Baku Halaman: /

STOK OPNAME No. Dokumentasi

SOP/BMJS_ …..
Departemen / Divisi / Seksi/ Sub Tanggal berlaku
Bagian / Unit* Divisi / Sub 16 Maret 2021
…………………. Bagian / Sub Unit*
BINA MAJU JAYA …………………..
SUKSES
Disusun oleh Diperiksa oleh, Manager Disetujui Oleh Mengganti**
Apoteker Penanggung Operasional No.
Jawab

apt. Randy Heradika S. Farm Vitoria Chrystie Cowandi Felix Wiyono

1. Tujuan
1.1 Memberikan panduan dalam proses pelaksanaan stock opname di gudang, sehingga diperoleh hasil
yang tepat dan akurat sesuai antara fisik, dokumen dan data sistem.
1.2 Memberikan panduan agar pelaksanaan stock opname di gudang dilakukan sesuai dengan jadwal yang
telah ditentukan.

2. Ruang Lingkup
Stock opname adalah penghitungan fisik persediaan obat dan/atau bahan obat untuk dicocokkan dengan
catatan dokumen yang ada di fasilitas distribusi. Dengan demikian hasil akhir stock opname adalah
laporan perbedaan jumlah obat dan/atau bahan obat, dan penjelasannya. Prinsip kerja dalam stock opname
adalah:
a. Stop pergerakan barang.
b. Pastikan semua dokumen terkait pergerakan barang selesai dicatat.
c. Lakukan perhitungan fisik barang.
d. Bandingkan antara jumlah fisik dengan jumlah di catatan dokumen.
e. Telusuri perbedaan dan lakukan penghitungan fisik ulang, jika diperlukan.
f. Mencatat perbedaan agar jumlah fisik barang = jumlah barang di catatan dokumen POB ini mencakup
seluruh tahapan pelaksanaan stock opname yang meliputi penentuan jadwal, pembentukan tim,
persiapan, pelaksanaan dan pengecekan hasil stock opname

3. Tanggung Jawab
3.1 Penanggung Jawab bertanggung jawab untuk memastikan proses stock opname berjalan dengan
prosedur.
3.2 Kepala Logistik bertanggung jawab untuk pelaksanaan stock opname dan memastikan tidak ada
kehilangan stock obat/bahan obat di gudang.

4. Bahan dan Alat

4.1 Count tag
4.2 Perekat kertas (misalnya: selotip) untuk menempel count tag

5. Prosedur
5.1 Penentuan jadwal stock opname Jadwal stock opname adalah sebagai berikut :
1. Stock Opname Tahunan : dilakukan minimal 1 (satu) kali dalam satu tahun pada awal bulan
Januari setiap tahunnya
2. Stock Opname 3 Bulanan
3. Stock Opname Bulanan
 Prosedur Operasional Baku Halaman: /
STOK OPNAME No. Dokumentasi
SOP/BMJS_ …..
Departemen / Divisi / Seksi/ Sub Tanggal berlaku
Bagian / Unit* Divisi / Sub 16 Maret 2021
…………………. Bagian / Sub Unit*
BINA MAJU JAYA …………………..
SUKSES
Disusun oleh Diperiksa oleh, Manager Disetujui Oleh Mengganti**
Apoteker Penanggung Operasional No.
Jawab

apt. Randy Heradika S. Farm Vitoria Chrystie Cowandi Felix Wiyono

Di luar jadwal tersebut di atas, stock opname dapat dilakukan secara mingguan atau bahkan harian dengan
metode stock opname parsial (hanya memeriksa sebagian stok saja, berdasarkan tingkat risikonya.
Semakin tinggi risiko yang dimiliki oleh obat dan/atau bahan obat (misalnya risiko rawan
penyalahgunaan, harga tinggi, obat dan/atau bahan obat berbahaya), semakin sering frekuensi stock
opname yang dilakukan.

5.2 Pembentukan tim stock opname

Tim stock opname terdiri dari minimal 1 koordinator dan 2 tim, yaitu tim Admin/Pencatat dan Tim
Lapangan. Koordinator stock opname adalah Penanggung Jawab.
Tugas dari tim Admin adalah:
 Menyiapkan, mendistribusikan count tag serta menerima count tag dari tim lapangan.
 Melakukan pengecekan count tag yang sudah diisi oleh tim lapangan
 Melakukan input data
Tugas dari tim Lapangan adalah:
 Melakukan penghitungan fisik
 Mencatat hasil penghitungan dalam count tag.

Jika barang yang akan di-stock opname banyak, maka harus dibentuk beberapa Tim Lapangan
Tiap Tim Lapangan harus terdiri atas gabungan personil gudang dan personil non-gudang. Personil
gudang hapal letak barang dan biasanya mampu mengoperasikan forklift atau alat-alat penunjang stock
opname. Sementara personil non-gudang (misalnya dari bagian pemasaran atau
administrasi keuangan) untuk menjamin validitas data.

Bila Laporan Keuangan Fasilitas Distribusi diaudit, maka Auditor juga akan mengikuti Tim Lapangan
dalam pengecekan fisik barang walaupun tidak harus full count.

5.3 Persiapan stock opnaname

5.3.1 Lakukan rapat koordinasi minimal 3 hari sebelum stock opname untuk memastikan semua orang
yang terlibat memahami tugasnya dalam stock opname. Rapat tersebut juga untuk mengetahui apa saja
dan berapa banyak perlengkapan yang harus disiapkan untuk pelaksanaan stock opname.
5.3.2 Pemberitahuan ke pelanggan bahwa pada tanggal yang ditentukan akan dilakukan stock opname,
sehingga tidak ada pengiriman selama stock opname berlangsung.
5.3.3 Pemberitahuan ke pemasok untuk tidak mengirimkan barang selama stock opname.
5.3.4 Block inventory dari pergerakan fisik barang ataupun pergerakan di catatan stok. Pastikan bahwa
semua dokumen penerimaan barang dan pengeluaran barang sudah selesai diinput ke system sebelum
dilakukan block inventory.
 Prosedur Operasional Baku Halaman: /
STOK OPNAME No. Dokumentasi
SOP/BMJS_ …..
Departemen / Divisi / Seksi/ Sub Tanggal berlaku
Bagian / Unit* Divisi / Sub 16 Maret 2021
…………………. Bagian / Sub Unit*
BINA MAJU JAYA …………………..
SUKSES
Disusun oleh Diperiksa oleh, Manager Disetujui Oleh Mengganti**
Apoteker Penanggung Operasional No.
Jawab

apt. Randy Heradika S. Farm Vitoria Chrystie Cowandi Felix Wiyono

5.3.5 Cetak count tag dan pisahkan count tag untuk masing-masing team lapangan. Count tag dibuat
rangkap 2, yaitu Asli untuk diserahkan ke Tim Admin setelah diisi, dan copy untuk ditempel di
barang yang telah dihitung. Data yang harus tercantum di count tag yaitu:
 Nama obat dan/atau bahan obat
 Jenis kemasan
 Unit satuan
 Nama principal
 Baik/rusak/cacat/kadaluarsa
 No bets.
 Tanggal kadaluarsa.
 Lokasi obat dan/atau bahan obat
 Jumlah
 Tanda tangan personil gudang
 Tanda tangan personil non gudang
 Tanda tangan auditor
Jangan lupa untuk menyiapkan count tag kosong untuk menghitung barang-barang yang lokasinya tidak
sesuai sistem, atau barang "temuan".

5.3.6 Bagian gudang memanfaatkan waktu selama inventory block dan sebelum stock opname untuk
merapikan posisi barang. Barang yang sama harus ditempatkan di satu lokasi; agar proses
penghitungan fisik lebih efisien
5.4 Pelaksanaan stock opname
5.4.1 Tim Lapangan mengambil count tag.
5.4.2 Tim Lapangan melakukan penghitungan fisik. Count tag ditandangani minimal 2 orang anggota
team (gudang dan nongudang) serta auditor eksternal, bila ada. Copy count tag ditempel di barang
yang sudah dihitung sebagai tanda agar tidak dobel hitung.
5.4.3 Count tag yang sudah diisi dikembalikan ke Team Admin.
5.4.4 Tim Admin mengecek kelengkapan pengisian count tag dan perhitungannya.
5.4.5 Tim Admin melakukan data entry; kemudian filing count tag-nya
5.4.6 Koordinator stock opname mengunduh discrepancy report dan melakukan follow up.
5.4.7 Tim lapangan yang berbeda melakukan penghitungan fisik ulang terhadap barang yang selisih
sambil membawa count tag asli.
5.4.8 Hasil penghitungan ulang dimasukkan lagi ke sistem oleh Tim Admin.
5.4.9 Kembali lakukan langkah no 5.4.6. Ulangi langkah 5.4.7 dan
5.4.8 jika diperlukan; sampai ketemu hasil akhirnya.
5.4.10 Lakukan investigasi jika terjadi selisih jumlah fisik dengan catatan dokumen/sistem pada saat stock
 Prosedur Operasional Baku Halaman: /
STOK OPNAME No. Dokumentasi
SOP/BMJS_ …..
Departemen / Divisi / Seksi/ Sub Tanggal berlaku
Bagian / Unit* Divisi / Sub 16 Maret 2021
…………………. Bagian / Sub Unit*
BINA MAJU JAYA …………………..
SUKSES
Disusun oleh Diperiksa oleh, Manager Disetujui Oleh Mengganti**
Apoteker Penanggung Operasional No.
Jawab

apt. Randy Heradika S. Farm Vitoria Chrystie Cowandi Felix Wiyono

opname.
5.5 Pengecekan hasil stock opname
5.5.1 Apabila selisih stock opname sudah final dan disetujui oleh Pimpinan Fasilitas Distribusi, maka
hasil tersebut diposting ke sistem agar jumlah barang di catatan sama dengan jumlah fisiknya,
5.5.2 Buat Berita Acara sebagai bukti bahwa stock opname telahselesai dilaksanakan. Berita acara ini
harus ditandatangani oleh Penanggung Jawab, Kepala Logistik dan/atau Kepala Administrasi &
Keuangan.

6. Lampiran

7. Dokumentasi
Berita Acara Pemusnahan yang dilengkapi foto.

8. Riwayat
Versi Nomor Tanggal Alasan Perubahan
1. Xxxx …………. Baru
2. Yyyy ………… Tambahan….

9. Distribusi
Asli : Penanggung Jawab
Kopi No.1: Pimpinan Fasilitas Distribusi
No.2: Kepala Bagian Logistik/Gudang
No.3: Kepala Bagian terkait