Tugas Makalah

Rencana Kegiatan Penyusutan dan Pemusnahan Arsip di Sebuah

Organisasi

Mata Kuliah Manual Kearsipan / ASIP4205

Disusun Oleh:

Raihan Mahfuzh / 043457544

Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi

Fakultas Hukum, Ilmu Sosial, dan Ilmu Politik
Universitas Terbuka - 2021
I. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Arsip merupakan dokumen yang tercipta akibat dari kegiatan suatu

organisasi. Arsip secara fungsi terbagi menjadi dua, yakni arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip dinamis merupakan arsip yang bernilai primer bagi pencipta di
mana arsip tersebut keberadaannya sebagai penunjang kegiatan organisasi
pencipta. Sementara itu arsip statis merupakan arsip yang bernilai sekunder yang
di mana hal ini arsip tersebut memiliki nilai guna di luar organisasi pencipta.
Arsip dinamis terbagi menjadi dua, yakni arsip aktif dan inaktif, arsip aktif
yang berada di unit pengolah tersebut di setiap waktunya akan terus mengalami
peningkatan volume. Pentingnya rencana penyusutan dan pemusnahan arsip di
lingkungan organisasi. Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis
kepada lembaga kearsipan.1 Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan beberapa
cara (1) pemindahan arsip inaktif; (2) pemusnahan arsip; (3) penyerahan arsip,
(4) mengalihmediakan.2 Kegiatan penyusutan pada sebuah organisasi perlu
dilakukan untuk efisiensi dan efektivitas kerja, penyelamatan informasi dari
pihak yang tidak berhak untuk mengetahuinya, dan mengurangi volume arsip
yang tersimpan pada setiap unit kerja/ pencipta arsip.3
Sebuah organisasi harus cermat dan teliti dalam melakukan perencanaan
kegiatan penyusutan arsip, penyusutan sebuah arsip dapat dilakukan dengan
berdasarkan jadwal retensi arsip (selanjutnya akan disingkat JRA) yang ada, atau
tanpa JRA sama sekali dengan melalui dengan beberapa langkah secara garis
besar meliputi (1) survei, (2) pembenahan, (3) Penilaian, (4) penyusunan daftar
arsip yang akan disusutkan, (5) pelaksanaan pemusnahan. Maka selanjutnya
dalam makalah ini akan menjelaskan terkait perencanaan penyusutan dan
pemusnahan arsip yang ada di sebuah organisasi.

1 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

2 Sudjono, 2014, Penilaian dan Penyusutan Arsip, hlm. 1.7.
3 Saeroji, dkk., 2020, hlm. 90.
II. Pembahasan

2.1 Pentingnya Perencanaan Kegiatan Penyusutan Arsip

Sebuah organisasi dalam menjalankan berbagai fungsinya tentunya hampir

selalu menghasilkan arsip, arsip ini digunakan sebagai arsip aktif dalam
penyelenggaraan administrasi. Arsip-arsip tersebut selama organisasi
menjalankan fungsinya kian hari kian bertambah volumenya. Hal ini tidak dapat
dibiarkan begitu saja, karena jika dibiarkan maka yang akan terjadi adalah
hilangnya arsip yang masih memiliki nilai guna, arsip mengalami kerusakan,
bocornya informasi yang ada pada arsip, saat temu balik tidak dapat berjalan
dengan efektif dan efisien, dan lain sebagainya.
Maka dari itu diperlukan sebuah perencanaan yang tepat guna mengatasi
dan menghindari hal-hal di atas yang bisa merugikan organisasi itu sendiri.
Dalam upaya untuk mengurangi volume arsip yang berada pada organisasi hal
ini disebut sebagai penyusutan. Menurut Ham penyusutan merupakan
pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai guna, hukum, administratif,
maupun fiskal.4 Arsip yang akan disusutkan harus memenuhi beberapa kriteria
tertentu, seperti tidak memiliki nilai guna; telah habis retensi dan berstatus
dimusnahkan berdasarkan JRA; tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang/menentang; dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara Menurut Susan Z. Diamond tujuan penyusutan arsip sendiri dilakukan
untuk (1) menghindari biaya tinggi terhadap penyimpanan arsip yang tidak
memiliki nilai guna; (2) memudahkan penemuan kembali secara efisien; (3)
mewujudkan komitmen organisasi untuk melaksanakan aturan jangka simpan
arsip yang berlaku.5

2.2 Penyusutan Arsip Organisasi

Kegiatan penyusutan secara garis besar dibedakan dengan dua cara, yakni6
(1) penyusutan pada masa tertib arsip yang dikaitkan dengan keseluruhan sistem

4
Sudjono, 2014, op. cit., hlm. 1.6.
5 Ibid., hlm. 1.11.
6 Sumrahyadi, 2020, Manual Kearsipan, hlm. 8.7.
 melalui pemanfaatan JRA. (2) Penyusutan pada masa transisi di mana prosedur
ini ditempuh, di samping instansi belum mempunyai JRA juga tidak mempunyai
program penyusutan secara periodik.
Pengertian JRA menurut ARMA merupakan salah satu komponen dari
program manajemen arsip yang memberikan keterangan lamanya arsip harus
disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip.7 Kegiatan penyusutan
dengan memanfaatkan JRA ini meliputi beberapa langkah, sebagai berikut:

1. Pemindahan Arsip Inaktif

Kegiatan ini dilakukan dengan cara memindahkan arsip inaktif dari

central file (jika ada) yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip. Kegiatan
ini dilalui dengan beberapa langkah, antara lain:

a. Pemeriksaan
Pemeriksaan dilakukan guna mengetahui informasi terkait apakah
arsip yang akan dipindahkan tersebut memang sudah benar-benar
sudah inaktif atau belum. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara
melihat masa simpan arsip tersebut pada kolom retensi arsip aktif di
dalam JRA. Kegiatan pemeriksaan ini juga meliputi kegiatan lainnya
seperti penyatuan file yang memiliki keterkaitan menjadi satu seri arsip
tanpa mengubah pola penataan semula.
b. Pendaftaran
Setelah pemeriksaan telah dilakukan maka arsip tersebut perlu
didaftarkan mulai dari judul seri, tahun, volume, kondisi, sistem
penyimpanannya.

Contoh daftar arsip yang dipindahkan:8

c. Penataan Arsip
Langkah ini dilakukan untuk menjaga sistem/pola penyimpanannya
yang diterapkan sebelumnya pada arsip tidak berubah ketika
dipindahkan ke pusat arsip.

7
Sumrahyadi, 2019, Perancangan Jadwal Retensi Arsip, hlm. 1.16.
8 Sumrahyadi, 2020, op. cit., hlm. 9.24.
 d. Pembuatan Berita Acara
Berita acara dalam kaitannya dengan pemindahan arsip inaktif ini
digunakan sebagai bukti pemindahan arsip dari satu unit ke unit
lainnya yang ada pada organisasi.

e. Pelaksanaan Pemindahan
Langkah terakhir yakni pelaksanaan pemindahan arsip inaktif ke pusat
arsip. Karena segala sesuatu yang berkaitan dengan pemindahan arsip
telah dipersiapkan maka pemindahan dapat dilakukan dengan baik.

2. Pemusnahan Arsip

Cara penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara pemusnahan

merupakan kegiatan menghancurkan atau meniadakan fisik & informasi
arsip melalui cara-cara tertentu, sehingga fisik & informasinya tidak dapat
dikenali lagi.9 Kegiatan pemusnahan ini juga diawali dengan pemeriksaan
dan pendaftaran arsip yang akan ditindak, lalu dilanjutkan dengan langkah
berikutnya, antara lain:

a. Pembentukan Panitia Pemusnahan

Pembentukan panitia diperlukan bila arsip yang akan dimusnahkan
memiliki retensi 10 tahun atau lebih, dan pembentuk panitia tidak
diperlukan bila retensi arsip di bawah 10 tahun. Panitia ini idealnya
terdiri dari berbagai anggota yang berasal dari unit pengelolaan arsip;
unit pengaman; unit hukum; dan unit lainnya yang berkaitan.

b. Penilaian, Persetujuan, dan Pengesahan

Penilaian ini dilakukan pada setiap arsip yang akan dimusnahkan,
untuk arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun pemusnahan
dapat dilakukan oleh instansi pemilik arsip. Namun bila retensinya di
atas 10 tahun maka harus konfirmasi terlebih dahulu dengan ANRI
(bila instansi swasta) untuk memastikan bahwa arsip tersebut tidak
memiliki nilai sekunder

c. Pembuatan Berita Acara

Pembuatan berita acara juga perlu dilakukan untuk membuktikan
pemusnahan yang akan dilakukan merupakan hal yang sah untuk
dilakukan.

9
Ibid., hlm. 9.25.
 d. Pelaksanaan Pemusnahan
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan beberapa cara
seperti dibakar, dicacah (shredder machine), atau dengan membuatnya
menjadi bubur kertas (sehingga dapat di daur ulang).

3. Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan

Penyusutan dengan cara penyerahan ini dilakukan bila arsip tersebut

benar-benar memiliki nilai guna sekunder. Penyerahan dapat dilakukan
ketika terdapat arsip yang bernilai sekunder pada saat proses pra-
pemusnahan atau memang arsip yang dimaksud tersebut sudah
mendapatkan himbauan oleh lembaga kearsipan (ANRI) untuk di
serahkan.
Tata cara pelaksanaan penyusutan arsip ini juga sama pada
umumnya dengan penyusutan dengan cara-cara sebelumnya, yakni dengan
melalui proses pemeriksaan & penilaian; pendaftaran; dan pembuatan
berita acara dengan beberapa hal yang sedikit membedakan mengingat
bahwa penyerahan arsip ini memiliki nilai guna yang tinggi dan bersifat
lestari.10 Lalu kemudian penyerahan ini dilakukan oleh pimpinan
instansi/organisasi.

Selain melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip dengan memanfaatkan

JRA, instansi/organisasi juga dapat melakukannya tanpa JRA. Cara ini dilakukan
selain karena instansi penyelenggara arsip belum memiliki JRA dan tindak
mempunyai penyusutan arsip secara periodik, tetapi juga karena kondisi arsip di
instansi tersebut tidak teratur (kacau).11 Oleh sebab itu, maka untuk tetap dapat
melakukan penyusutan arsip, ada beberapa prosedur dan teknik yang harus
diterapkan, antara lain sebagai berikut:
1. Survei
Kegiatan survei dilakukan untuk mengetahui dan mengumpulkan
data-data mengenai struktur, sejarah, dan fungsi organisasi juga
mengenai arsip itu sendiri. Setelah semua data-data itu terkumpul maka
dilanjutkan dengan penyusunan daftar ikhtisar arsip (DIA). DIA ini
memuat beberapa informasi hasil dari kegiatan survei yang dilakukan di

10
Ibid., hlm. 9.28.
11 Sudjono, 2014, op. cit., hlm. 7.13.
 setiap unit kerja, antara lain nama instansi, alamat instansi, nomor surat,
asal arsip, kurun waktu, jumlah arsip, jenis media, sistem penataan dan
keterangan lainnya.
2. Pembenahan
Setelah hasil survei dituangkan ke dalam proposal kemudian juga
telah disetujui oleh pimpinan organisasi dan segala persiapan peralatan
dan perlengkapan telah dilakukan. Maka langkah selanjutnya adalah
pembenahan arsip. Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa langkah,
sebagai berikut:
a. Identifikasi arsip
Arsip sebagai rekaman informasi merupakan cerminan
pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi yang bersangkutan.12
Fungsi dalam sebuah organisasi umumnya terbagi menjadi
dua, yakni fungsi substantif yang menangani masalah tugas
pokok, dan fungsi fasilitatif sebagai penunjang pelaksanaan
tugas pokok. Maka dalam melakukan identifikasi arsip harus
memahami tatalaksanaan, sejarah perkembangan, sistem
penataan yang pernah digunakan organisasi.
b. Pengaturan Kembali (Rekonstruksi) & Pemilahan
Tahap ini dimaksudkan untuk mengembalikan penataan arsip
sesuai dengan penataan aslinya, yang dilaksanakan dengan
cara mengatur susunan arsip pada setiap file (berkas),
mengatur susunan setiap file dalam setiap seri, dan mengatur
setiap seri arsip yang satu dengan seri arsip yang lainnya. Dan
memisahkan antara arsip dengan non-arsip.
c. Pendeskripsian Arsip
Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan merekam informasi
setiap seri arsip yang memuat isi informasi seri, tahun seri,
tingkat keaslian, bentuk redaksi, dan kondisi fisik.

12 Ibid., hlm. 7.15

 d. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
Menyusun daftar pertelaan arsip sementara dengan
berdasarkan kartu-kartu deskripsi, dan kemudian
dikelompokkan berdasarkan sistem penataan aslinya.
3. Penilaian Arsip
Penyeleksian dan penilaian arsip dilakukan untuk menentukan arsip
mana yang akan disimpan baik sebagai arsip aktif/inaktif dan arsip mana
yang akan dimusnahkan atau diserahkan.
4. Daftar Arsip Yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan
Dari langkah sebelumnya menghasilkan sebuah daftar arsip yang
memuat susunan arsip mana yang akan disimpan, dimusnahkan,
dan/atau diserahkan.
5. Pelaksanaan Penyusutan
Pelaksanaan ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, baik dengan
pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan arsip ke lembaga kearsipan.
Semua arsip diperlakukan sama, baik yang sudah berumur 10 tahun
kurang atau lebih, beda halnya dengan penyusutan dengan berdasarkan
JRA.

Penyusutan arsip berkat kemunculan dan kemajuan teknologi dapat

dilakukan dengan mengalihmediakan arsip tersebut ke dalam bentuk mikro,
misalnya arsip yang sebelumnya berbentuk kertas setelah dialihmediakan ke
dalam bentuk CD (compact disc), atau flashdrive, atau ke dalam sistem
penyimpanan cloud, dan lain sebagainya.

III. Penutup

3.1 Kesimpulan

Setiap organisasi perlunya memiliki prosedur penyusutan yang dapat

diandalkan untuk dapat (1) menangani masalah peningkatan volume arsip
yang tidak terkendali, (2) menghindari peningkatan biaya yang percuma,
dan (3) memudahkan temu balik secara efisien.
 Penyusutan dapat dilakukan bila arsip yang akan disusutkan
memenuhi kriteria tertentu, dan penyusutan tersebut dapat berjalan baik
dengan pemanfaatan JRA yang ada, maupun tanpa JRA sekalipun.
Penyusutan arsip secara garis besar dapat dilakukan dengan tiga cara,
yakni dengan pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan. Selain ketiga
tadi berkat kemunculan dan kemajuan teknologi penyusutan arsip juga
dapat dilakukan dengan mengalihmedikannya ke bentuk mikro.
Daftar Pustaka

Republik Indonesia. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Jakarta.

Seroji, dkk., 2020, “Studi Kasus Penyusutan Arsip di Universitas Negeri

Semarang”, Efisiensi, Vol. 17, No. 1, hlm. 81–94.

Sudjono. 2014. Penilaian dan Penyusutan Arsip. Tanggerang Selatan: Universitas

Terbuka.

Sumrahyadi. 2019. Perancangan Jadwal Retensi Arsip. Tanggerang Selatan:

Universitas Terbuka.

__________. 2020. Manual Kearsipan. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka.