Tugas 2 Manual Kearsipan
Tugas 2 Manual Kearsipan
Tugas 2 Manual Kearsipan
Oleh:
Alfiyan Nuryanto
043010467
A. Latar Belakang
Pengelolaan arsip secara manual yang telah dilakukan selama ini mempunyai
andil dalam perkembangan suatu organisasi ataupun Instansi. Dengan pengelolaan arsip
secara manual, organisas/instansi mendapat berbagai manfaat demi kelangsungan dan
kemajuan. Begitupula kegiatan perlindunga dan pengamanan arsip inijuga tidak kalah
penting.
Maka dari itu, dalam makalah ini penulis akan membahas pentingnya
organisasi/instansi membuat pengelolaan arsip serta membuat kegiatan perlindungan
dan pengamanan arsip vital di suatu organisasi/instansi.
PEMBAHASAN
Apabila terjadi kehilangan arsip vital dan informasi, maka akan mengakibatkan
organisasi tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya, karena instansi/organisasi tersebut
tidak mampu menyusun kembali atau menelusuri berkas-berkas hasil dari rekaman-rekaman
kejadian organisasi seperti, akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian,
inventaris, kontrak-kontrak persetujuan dll.
Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, tetapi tidak
semua arsip tergolong vital, yang harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak
disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dari semua
arsip yang tercipta, hanya 3-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih
arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan disertai pengetahuan tentang siklus hidup
dari arsip dinamis.
Arsip vital yang disimpan oleh sebuah instansi merupakan arsip yang menunjang
kegiatan operasional organisasi, seperti, surat-surat keputusan, akte pendirian perusahaan,
file-file penelitian, anggaran organisasi, asuransi, daftar gaji, personal file, laporan keuangan,
surat perjanjian dll.
Adapun ruang tempat penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan
adanya terjadi kebakaran, banjir, buruknya kondisi gedung, banyak binatang serangga, atau
gangguan-gangguan lain seperti manuasia disekitarnya.
Melihat dari sisi guna arsip, di dalam penyimpanan arsip dibagi dalam dua bagian;
a. Unit pengolahan atau disebut juga dengan unit kerja, di dalam unit ini arsip
masih aktif atau masih digunakan untuk kegiatan rutinitas administrasi.
b. Unit kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang telah memasuki
kategori inaktif. Arsip yang disimpan di sini adalah arsip yang masih digunakan
dalam kegiatan administrasi sehari-hari, namun frekuensi pemakaiannya sudah
mulai menurun.
Melindungi arsip vital sangat perlu dilakukan demi menjaga informasi penting yang
terkandung di dalamnya dari segala macam gangguan, baik serangga perusak, cuaca, manusia
dan juga bahaya kebakaran. Usaha perlindungan dan penyelamatan arsip vital sangat perlu
dilakukan demi terjaganya informasi penting. Peralatan dan tempat penyimpanan arsip vital
harus memenuhi standar keamanan, misalnya tempat penyimpanan arsip vital berupa filling
cabinet yang terbuat dari bahan anti api dan tahan rusak diakibatkan ulah manusia jahil.
Selain itu, tempat ruang penyimpanan arsip vital harus dalam keadaan bersih, tidak lembab,
pencahayaan yang cukup dan ruangan berpendingin (AC) serta bebas dari terkena air hujan,
panas matahari, angin, udara lembab, serangga dll.
PENUTUP
Kesimpulan
Dari Paparan atau penjelasan di atas, maka penulis dapat menyimpulkan
bahwa pentingnya organisasi/instansi membuat manual pengelolaan arsip serta
membuat kegiatan perlindungan dan pengamanan arsip vital di suatu
organisasi/instansi adalah hal yang tidak dapat disepelekan. Tanpa manual
pengelolaan arsip serta tanpa kegiatan perlindungan dan pengamanan arsip vital,
setiap organisasi/instansi tidak akan bisa berjalan sebagaimana mestinya.
DAFTAR PUSTAKA
http://staffnew.uny.ac.id/upload/132310864/pengabdian/artikel-ppm-arsip-elektronik-
sutirman.pdf
https://jagad.id/pengertian-instansi/
https://projasaweb.com/pengertian-organisasi/#:~:text=Prof.%20Dr.%20Sondang
%20mengatakan%20bahwa,bersama%20yang%20telah%20ditetapkan%20sebelumnya.
http://mashur59.blogspot.com/2014/02/arsip-vital.html
http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/perlindungan-terhadap-arsip-vital.html