RBT Internal Audit Report
RBT Internal Audit Report
RBT Internal Audit Report
Periode II / 2018
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 clause 4.1; 4.2; 4.4.1; 4.4.2; 5.1-2; 5.2.1-2; 5.3; 6.1-2, 6.3, 7.1, 7.4, 9.3
AUDIT TRAIL
Input Proses Isu-isu eksternal dan Internal ; persyaratan dan harapan pihak-2 berkepentingan
visi-misi; perencanaan strategis, analisis risik dan peluang; kebijakan mutu;
persyaratan produk/jasa; tinjauan kontrak/order; umpan balik pelanggan
SWOT analysis
Output proses Keputusan dan pengarahan Direksi, Evaluasi-2 : perencanaan strategis, efektivitas
tindakan terhadap risiko & peluang; pemenuhan persyaratan dan harapan pihak-2.
berkepentingan; perencanaan muru, struktur organisasi; evaluasi penetapan peran
tanggungjawab dan wewenang; komunikasi internal; hasil tinjauan kontrak/order.
progres pencapaian sasaran mutu
Informasi Kebijakan mutu, sasaran mutu, analisis risiko dan peluang, struktur organisasi,
Terdokumentasi uraian tanggungjawab dan wewenang, bukti-2 komunikasi dan pengarahan
manajemen;
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause 6.1; 6.2; 6.4; 7.4; 9.1; 9.2; 10.1
2 Prosedur / Instruksi Kerja terkait dengan Management Representative
3 Sasaran Mutu 2018
4 Kebijakan Mutu
5 Bisnis Proses
METODE AUDIT
AUDIT TRAIL
Input Proses Ruang Lingkup SMM, Diagram Bisnis Proses, Masterlist Dokumen SMM
Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Laporan Rapat Tinjauan Manajemen, Analisa
Resiko dan Peluang, Konteks Organisasi, Program Perbaikan berlanjut
Laporan Hasil Audit Internal Periode 1 dan External Audit Stage 2
Output proses Evaluasi-evaluasi : (1) progres capaian sasaran mutu (2) efektivitas
dokumentasi sistem, (3) efektivitas penetapan peran, tanggungjawab dan
wewenang, (4) efektivitas tindakan perbaikan; (5) efektivitas komunikasi dan
pelatihan-2 SMM; (6) kesesuaian perencanaan dan realisasi program-2 SMM
Informasi Ruang Lingkup SMM, Diagram Proses Bisnis, bukti kompetensi MR & DC;
Terdokumentasi masterlist "retained document"; masterlist "maintained document" ;
kebijakan mutu, sasaran mutu, sertifikasi ISO, laporan-laporan: (1) Audit (2)
tinjauan manajemen; (3) kinerja proses-proses; (4) ketidaksesuaian dan
tindakan perbaikan.
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
4.4 Bisnis Proses belum dilakukan update karena masih belum ditemukan alur Minor
proses bisnis divisi engkel
4.1 dan Konteks Organisasi belum diupdate, karena belum ditemukan mengenai
4.2 peraturan penerapan SMKP sesuai rekomendasi pihak ketiga Minor
9.2; 9.3; Status Tinjauan manajemen yang dilakukan follow up namun belum dilakukan Minor
dan 10.2 closing secara administratif sehingga status tinjauan manajemen masih open
4.1; 4.2; Kebijakan mutu perusahaan belum tersosialisasikan dengan baik ke seluruh
4.3; 4.4 karyawan Minor
7.5 Masterlist Rekaman belum dikerjakan dan temuan terjadi di admin operasional Minor
Sasaran Mutu seharusnya dilakukan evaluasi secara berkala dan laporan closing
6.2 isunya dibuatkan sebagai evidence OFI
6.2 Sasaran Mutu seharusnya dilakukan evaluasi secara berkala dan laporan closing OFI
isunya dibuatkan sebagai evidence
METODE AUDIT
AUDIT TRAIL
Kontrak dan tinjauan kontrak, Persyaratan dari pelanggan, analisa resiko operasional
Input Proses Prosedur Pengangkutan material batubara, Instruksi Kerja Hauling, Dumping, Loading
Prosedur Pengawasan Unit, Tindakan perbaikan keluhan pelanggan, kepuasan pelanggan
Target pengangkutan dan Key Indeks Performance
Output proses realisasi proses pengangkutan, hauling, penimbangan dan dumping; surat kirim driver;
pemeriksaan dan kesiapan kendaraan; pemantauan, pengukuran, pengawasan dan
pengendalian kegiatan loading, transporting, dan unloading;
Informasi Production records, control pengawasan, pembagian settingan, Database Unit beraktivitas
Teedokumentasi Hasil temuan Internal audit, dan external audit stage 2
Form Analisa Kepuasaan Pelanggan, Data Keluhan Pelanggan,
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
6.1 dan 6.2 Sasaran mutu belum terlihat relevan dengan analisa resiko yang tertera Minor
Tindakan perbaikan sudah dilakukan namun tidak berjalan terus hanya ada
6.1 dan 6.2 pada bulan april dan mei Minor
6.1 dan 6.2 Analisa resiko belum dilakukan review dan pembaharuan sesuai dengan kondisi Minor
yang ada
8.1 dan 8.2 Customer satisfication survey belum lengkap sesuai daftar customer yang ada Minor
8.1 dan 8.2 Rangkuman dari hasil survey belum ada tindak lanjut dari manajemen terkait Minor
produksi
8.1 dan 8.4 Evaluasi subcont belum dilakukan berdasarkan hasil atau realita yang ada Minor
8.1 dan 8.4 Tindakan perbaikan evaluasi subcont belum berjalan Minor
8.2 Belum dilakukannya pendokumentasian dari data keluhan pelanggan yang di Minor
ajukan ke PT RBT
6.2 Planning Target Operasional sudah tertera dan tertulis yang dikelola OFI
operasional namun belum dilakukan review ulang dan perubahan
Intruski kerja evaluasi subcont perlu dilakukan review untuk kinerja sub
8.1 dan 8.4 kontraktor agar dapat di evaluasi dengan baik OFI
8.1 Beberapa Poin ketentuan dalam Prosedur Operasional Belum terlaksana dengan OFI
baik
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause Clause 5.3; 6.2; 7.1.2 ; 7.2; 7.3;
2 Prosedur RBT-PRD-HGA.01; HGA 02 dan intruksi kerja yang terkait
3 Sasaran Mutu 2018 dan KPI bidang HRD dan GA
METODE AUDIT
AUDIT TRAIL
Input Proses CV Karyawan, Perjanjian Kerja, Daftar Induk Karyawan, Permintaan karyawan
rekrutmen, peraturan perusahaan, surat penempatan/penugasan karyawan;
Prosedur-2 HRD dan GA; daftar inventaris, rekaman pemeliharaan alat;
Analisis kebutuhan pelatihan; analisis kompetensi; sasaran mutu bidang HRD-GA
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
7.1.3 Register infrastruktur tidak sesuai dengan pengaturannya MINOR -1
5.3 Perlu ada kebijakan / pengaturan secara tertulis tentang delegasi wewenang dan
tanggungjawab unit kerja HRD PT. RBT. Harus ditetapkan dengan pasti, detil, dan OFI-1
jelas mana yang menjadi wewenang head office; mana yang didelegasikan kepada
kantor RBT
5.3 Job description seharusnya merincikan informasi dan pengaturan yang rinci
(kasus: job desk staf adm HRD menyatakan a.l: "menerbitkan SP pada karyawan OFI-2
yang bolos". Harus jelas berapa hari bolos untuk penerbitan SP1.}
Untuk dokumen yang penting, misalnya "Peraturan Perusahaan" haruslah dsajikan
7.5.3.1 dalam format yang layak (dokumen difotokopi dibalik kertas bekas, dan hasil copy OFI-3
tidak jelas.
7.5.3.2 Salinan laporan tahunan ketenagakerjaan PT. RBT seharusnya ada di kantor
Site PT. RBT OFI-4
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause Clause : 7.7.1; 8.4.1; 8.4.2; 8.4.3; 9.1.3
2 Prosedur / Instruksi Kerja proses-proses Purchasing
3 Sasaran Mutu 2018 Bidang Pembelian
METODE AUDIT
Perencanaan material. Perencanaan peralatan, (tool & equipment) dan parts yang dibeli;
Input Proses BoQ, BoM, permintaan pembelian, instruksi pembelian;katalog produk & parts; supplier selection
informasi persyaratan produk/jasa; penawaran masuk; sampel/contoh produk.
Daftar provider eksternal yang disetujui; Persetujuan pembelian, penawaran masuk, Purchase order,
Output proses Komunikasi & konfirmasi supplier; pemantauan dan pengendalian produk/jasa yang dibeli;
sertifikat produk; suratjalan/DO; Incoming QC; penanganan & penyerahan produk yang dibeli
acceptance note/reoprts
Informasi Product/pasts catalogue; approved supplier & subcon list; Delivery Order, IQC report, copy PO;
Terdokumentasi Material /pasts certificate, MSDS, Laporan Ketidaksesuaian produk/jasa yang dibeli;
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
Ditemukan bahwa isian form PPB tidak mencantumkan tanggal yang diminta
untuk kesiapan/kedatangan barang yang dibeli di lokasi (kantor/warehouse) OBS -3
Perlu diperjelas kriteria pembelian "urgent", "top urgent", moderat, dst OFI-1
Novan Agastio
uk, Purchase order,
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2008 Clause Clause : 7.1.3; 7.1.4; 7.1.6; 8.1; 8.4.2; 8.5.1
2 Prosedur PRD-PLT-01 : Perawatan dan Pemeliharaan Unit
3 Prosedur PRD-PLT-01 : Pengendalian Infrastruktur Peralatan Pendukung Ops. Unit
4 Workshop management
METODE AUDIT
AUDIT TRAIL
Output proses Kegiatan pentatatan penggunaan peralatan; inspeksi pra pemeliharaan; laporan
aktivitas pemeliharaan; laporan penggantian parts; lingkungan kerja; perilaku
kerja; pemantauan progress hasil perrbaikan; pengendalian proses-proses yang
dikerjakan penyedia eksternal (bengkel luar perusahaan)
Informasi Prosedur dan instruksi kerja bidang pemeliharaan; buku daftar peralatan dan
terdokumentasi penggunaannya, informasi tentang unit yang breakdown, bukti penyerahan
pekerjaan di bengkel luar; bukti inspeksi pemeliharaan dan penggantian parts
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
Sebaiknya juga dilakukan "predictive maintenance" selain preventive & OFI-1
corrective maintenance.
8.1 Belum dapat diperlihatkan rekaman ter-update tentang unit yang breakdown
dan progres pengerjaannya MINOR-1
8.1(d) Sebaiknya ditetapkan kriteria waktu standar sbb: down time, loss time; cycle-
time perbaikan; dan lead-time perbaikan. OFI-2
Belum/tidak ditetapkan secara jelas kriteria unit yang breakdown: apakah
suatu unit yang breakdown tetap diperbaiki, atau discrap/kanibal OFI-3
8.5.1(g) Berdasarkan observasi di lingkungan bengkel, beberapa pekerja tidak menggu-
nakan APD standar (safety cap, kaca mata las) dan pakaian yang tidak OBS-1
sepatutnya, sebagaimana diatur dalam pros PRD-PLT-01 butir 4.3
7.1.4 Berdasarkan observasi di lingkungan bengkel kebersihan lingkungan kerja
tidak terpelihara dengan baik (bungkus rokok, makanan, gelas-2 minuman) OBS-2
di area kerja
7.5.3 Prosedur, instruksi kerja dan form-form unit Pemeliharaan tersedia di tempat
kerja, tetapi tidak digunakan efektif; dan tidak/kurang disosialisasikan OBS-3
maksud penggunaannya
Tidak dapat diperlihatkan daftar / jadwal pemeliharaan berkala yang ter-update
sebagaimana dipersyaratkan Pros. PRD-PLT-01 butir 6.1 OBS-4
7.1.6 Sebaiknya tersedia manual resmi dari produsen unit sebagai sumber informasi
kegiatan pemeliharaan unit OFI-4
8.4.1 Tidak dilakukan pemantauan, komunikasi dan konformasi terhadap unit-unit
breakdown yang perbaikannya dilakukan di bengkel luar Perusahaan MINOR 2
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
Novan Agastio
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause 6.1; 6.2; 7.1.3(c); 7.1.4; 8.5.1(g); 8.1; 8.4
2 Prosedur dan Instruksi Kerja Bidang Kesehatan, Keselamatan Kerja, & Lingkungan
3 Sasaran Mutu 2018 bidang K-3
4 Kebijakan Mutu
5 Analisa Resiko dan Peluang
METODE AUDIT
AUDIT TRAIL
Safety talk breafing, pencegahan dan penanggulangan fatigue; aplikasi HIRA & JSA;
Output proses inspeksi, pemantauan , dan pengukuran bidang K-3; pengendalian operasional K-3
Commisioning kendaraan, penyediaan dan penggunaan peralaran keselamatan kerja
dan APD, manajemen klnik/ layanan kesehatan; investigasi insiden; penanganan
keadaan darurat (emergency); pelatihan-pelatihan K3 dan evaluasi kesiapan tanggap
darurat; evakuasi medik,
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
6.1 dan Program Perencanaan SHE belum tersosialisasikan dab terlaksana di PT RBT Minor
6.2 EKL site PT BIR
Dokumen eksternal belum ter-Registrasi dalam masterlist dokumen eksternal
7.5 (BIB-HSE-ES-003 Management Resiko) Minor
7.1.4 dan Prosedur mengenai pelayanan medis perusahaan belum ada namun Minor
8.1 implementasi sudah berjalan dengan baik
8.1 dan Prosedural mengenai Lingkungan hidup belum tertera namun implementasi Minor
7.1.4 sedang dalam progress berjalan
7.5 Kelengkapan Prosedural sesuai analisa resiko departemen SHE belu Lengkap Minor
6.2 Program SAP belum dilakukan tindakan perbaikan jika belum mencapai target OFI
yang tertera
7.5 Melakukan Review terhadap Dokumen departemen SHE menyesuaikan dengan OFI
undang-undang yang berlaku
Prosedur Inspeksi sudah tertera dan di implementasikan dengan baik di RBT
81 dan 8.4 divisi Hauling namun belum dilakukan secara rutin dengan baik untuk RBT OFI
Divisi EKL
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018
KRITERIA AUDIT
1 ISO 9001:2015 Clause 6.1; 6.2; 7.1.5; 8.4; 8.5, 10.1
2 Prosedur PRD-PLG-01 Penyimpanan dan Pengeluaran Barang
3 Sasaran Mutu 2018 dan KPI bidang Logistik
METODE AUDIT
AUDIT TRAIL
Input Proses Daftar inventaris; form permintaan pembelian; daftar parts; stock card;
daftar barang masuk-keluar; Surat Jalan; forecast kebutuhan; Analisa Resiko
metode pengendalian dan penyimpanan; katalog parts; ketentuan
minimum & maksimum stock; Sasaran Mutu
Output proses permintaan dan penerimaan barang parts; identifikasi material/parts; updating
stock card, pemantauan dan pengukuran permintaan kebutuhan parts; labelisasi
dan kemamputelusuran parts;
Informasi Prosedur & instruksi kerja Logistik; masterlist peralatan & parts, stock card ter-
terdokumentasi update; katalog parts, buku keluar-masuk barang; sampel produk;
Clausa /
HASIL AUDIT Temuan
Prosedur
8.5 dan
PRD-PLG- Barang yang terdapat dalam Logistik belum terdata secara baik Minor
01
8.5 dan
Forecast belum dilakukan update sehingga stok barang belum dapat diprediksi
PRD-PLG- Minor
kembali
01
8.5 dan
Stok Fisik dan Kartu Stok tidak sesuai sehingga belum ada konsistensi dalam
PRD-PLG- Minor
penerapan standart penyimpanan barang
01
Material yang datang dari departemen Purchasing belum sesuai permintaan tanpa ada
8.5 Minor
dokumen keterangan mengenai kedatangan barang
Analisa Resiko sudah tertera namun belum dilakukan review ulang sesuai kondisi
6.1 OFI
yang terjadi saat in
6.2 Sasaran Mutu belum dilakukan Review dan Revisi pencapaian target tambahan OFI
Dilaporkan oleh Diterima dan disetujui
Auditor : Auditee :
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
Periode II / 2018
TEMUAN AUDIT
No Proses/ Unit Kerja / Area
OFI OBS MINOR MAYOR Jumlah
1
2
3
4
5
6
7
8
9
DAFTAR TEMUAN
Obsevans (Obs)
No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian
MINOR
No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian
MAJOR
No Proses/ Unit Kerja / Area Uraian