Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran merupakan
pengarahan secara menyeluruh terhadap aktivitas

atua kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang
seefisien mungkin yang harus di adakan penataan supaya pekerjaan tersebut berjalan
dengan baik.
Pada intinya tata usaha iyalah penyelenggaraan pekerjaan administrasi yang berkaitan pada
tulis-menulis atau kumpulkan data, termasuk dalam soal keuangan dan lain-lain dalam
Ditinjau dari asal katanya : "Tata
sebuah perusahaan, organisasi atau negara.
Usaha" terdiri dari kata "Tata" dan "Usaha", masing-masing memiliki
perngetian: "Tata" adalah suatu peraturan yang harus ditaati, dan "Usaha"
ialah energi/tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya suatu
maksud/tujuan.
Jadi menurut arti kata, "Tata Usaha" ialah suatu peraturan yang terdapat
dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
Dalam arti sempit, "Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan
untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keerangan-keterangan,
sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara
langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang
bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok, yaitu :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaaan-pekerjaan operatif untuk mencapai
Tujuan dari suatu organisasi.
b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi puncak pimpinan organisasi itu untuk membuat

keputusan atau melakukan tindakan yang cepat.
c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai sesuatu keseluruhan.
Peranan tata usaha untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-

tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh Terry dalam perumusannya mengenai
pekerjaan perkantran seperti telah dikutip pada permulaan 1 dimuka. Akhirnya tata usaha
mempunyai peranan meluncurkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi dalam
keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumentasi. Banyak
instansi dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya tidak melakukan pencatatan-
pencatatan yang cermat dan memelihara dokumen-dokumen yang lengkap, padahal
keterangan-keterangan itu kelak penting sekali untuk bahan penilaian atau penyusunan
program bagi perkembangan organisasi tersebut. Dengan gelapnya pusat informasi dan
sumber dokumen itu, maka sulitlah pula kehidupan suatu organisasi apabila memerlukan
sesuatu keterangan atau warkat.
Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri,
ciri-ciri tersebut adalah:
1. Bersifat Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan
bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan
keuntungan atau tujuan yang akan dicapai.
2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi

Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan
dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata
Usaha dapat mencapai ke segala tempat dan tidak hanya
terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor
dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi

Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam
organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun
Tata Usaha merupakan tugas dari sekelompok pegawai tapi
juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan yang tertinggi
dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai
kepala yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan
dan segenap fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Berdasarkan dari struktur organisasinya tata usaha dibagi dalam beragam sub
bagian yang dimana setiap sub bagian mempunyai rincian tugasnya masing-
masing. Berikut beberapa tugas tata usaha menurut sub bagiannya:
Kepala TU (Tata Usaha)
 Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi/instansi
 Membina dan pengembangan karier pegawai tata usaha
 Memberi penilaian hasil kerja karyawan
 Menyusun program tata usaha
 Membantu mengelola keuangan
 Membagi tugas tata usaha dan pembantu pelaksana
 Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan
secara berkala
Sie Keuangan/Pemegan Kas Cabang (PKC)

 Membuat LPJ keuangan
 Membuat usulan kebutuhan belanja rutin (DUKDA)
 Membukukan semua keuangan rutin, gaji dan kesra
 Merekap daftar hadir pegawai
 Mengambil dan menyimpan dana rutin
 Mengambil dan membayarkan gaji dan kesra karyawan
 Membayar belanja dari dana rutin
 Membuat SPJ penggunaan dana rutin
 Menyusun penilaian kinerja bulanan
Sie Keuangan/Pembantu Bendahara Komite

 Mengetik/membuat surat-surat
 Menerima IPDB/iuran
 Membantu mengerjakan pembukuan komite
Sie Sarana/Prasarana (Investaris)

 Pelayanan penggunaan barang investaris
 Mengusulkan penghapusan barang investaris
 Laporan investaris barang secara berkala
 Membuat daftar kebutuhan barang
 mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan
 Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku
keadaan barang
 Menyimpan dokumen barang investaris
 Mencatat barang investarus ke buku induk investaris
 Mencatat barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan
 Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang investaris
 Memberikan nomor kode barang investaris
 Membuat daftar barang investaris tiap ruang
Sie Kepegawaian
 Pelayanan umum administrasi kepegawaian
 Membuat DP3 tahunan
 Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara
berkala
 Mengumpulkan data kepegawaian
 Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai
 Membuat SK pembagian tugas karyawan
 Membuat analisa kebutuhan karyawan
 Membuat DUK tahunan
 Membuat data statistik keberadaan karyawan
 Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala
 Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda
penghargaan pengabdian.
 Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan
Agenda dan Arsip

 Menulis papan statistik
 Pelayanan surat-menyurat
 Membuat lembar disposisi pada surat masuk
 Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
 Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file
sesuai kelompok/klasifikasi surat
 Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen
 Pengetikan surat-surat

Manajemen Perkantoran

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Perkantoran

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Perkantoran merupakan

pengarahan secara menyeluruh terhadap aktivitas

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok, yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaaan-pekerjaan operatif untuk mencapai

Tujuan dari suatu organisasi.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi puncak pimpinan organisasi itu untuk membuat

c. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai sesuatu keseluruhan.

Peranan tata usaha untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-

2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi

3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi

Sie Keuangan/Pemegan Kas Cabang (PKC)

Sie Keuangan/Pembantu Bendahara Komite

Sie Sarana/Prasarana (Investaris)

Agenda dan Arsip

Anda mungkin juga menyukai