 PENGANTARSalah satu tolok ukur sebuah organisasi berjalan secaraterorganisir dengan baik

adalah sistem administrasi yangdijalankan.Namun, seringkali hal yang berhubungan

denganadministrasi dianggap sebagai formalitas, bahkan seringdiremehkan. Padahal sistem
administrasi yang baik akansangat membantu dan mutlak dibutuhkan jika sebuahorganisasi ingin
maju. Lebih-lebih bagi Dewan Ambalanyang setiap tahun berganti kepengurusan.Secara khusus,
administrasi menjadi tanggung jawabkerani (sekretaris) dewan ambalan. Karena banyaknyatugas
keadministrasian, sebaiknya kerani membentukbidang tersendiri untuk mengelola keadministrasian.
 3. PENGERTIAN ADMINISTRASIadministrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatuyang
berhubungan dengan proses tulis menulis /ketatausahaan.Menurut KBBI, Administrasi adalah usaha
dankegiatan yang meliputi penetapan tujuan sertapenetapan cara-cara penyelenggaraan
pembinaanorganisasi.
 4. KEGUNAAN ADMINISTRASIAdministrasi yang baik sangat berguna antara lain untuk:1)
Pedoman pelaksanaan program kerja selama satu periode.2) Mengetahui perkembangan dewan
ambalan.3) Mengetahui perkembangan anggota ambalan, seperti keaktifan atau pencapaian SKU.4)
Data/arsip sejarah ambalan sebagai bahan masukan pembuatan program kerja ke depan.
 5. AKTIFITAS ADMINISTRASI DI GUGUS DEPAN1. Surat menyurat2. Kearsipan3.
Penyusunan Laporan4. Penyajian Data Satuan/Gugus Depan
 6. 1. Surat MenyuratSebagai Alat komunikasi dalam bentuk tertulis yangdisampaikan kepada
pihak lain, dalam bentuk warta/berita.Dalam menyusun surat ada berbagai macam bentuk surat,bentuk
surat dapat dipilih sesuai kebiasaan ataukebutuhan satuan.Bagian-bagian dalam bagan surat :a. Kepala
Surat/headingb. Tanggal suratc. Nomor suratd. Lampirane. Perihalf. Alamat dalam, kepada yang
ditujug. Salam pembukah. Isi Surati. Salam Penutupj. Nama Jabatan, Penanggung jawab suratk.
Tembusanl. Initial.
 7. 2. KearsipanAdalah proses pengaturan dan penyimpanan surat-surat secara sistimatis, sehingga
bila dibutuhkan akandapat diketemukan dengan cepat dan tepat.Surat yang masuk maupun keluar
disimpan dalamsuatu file atau filing kabinet yang disusun secarateratur.Ada berbagai macam sistim
penyimpanan, antaralain :1. Sistim Abjad2. Sistim Subyek3. Sisitim Geografis4. Sistim Nomor5.
Sistim Kronologis
 8. 3. Penyusunan Laporan Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis, yang
berfungsi sebagai sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan
keputusan selanjutnya. Berikut ini sistimatika/ batang tubuh laporan yang sering dipergunakan :1.
Pendahuluan 5. Sistim penyelengaraan a. Menyangkut latar belakang 6. Faktor Pendukung dan b.
Masalah pokok laporan Permasalahan yang c. Sistimatika pelaporan dihadapi2. Dasar hukum 7.
Kesimpulan3. Maksud dan Tujuan kegiatan 8. Saran4. Waktu dan tempat pelaksanaan 9.
Lampiran/sumber kegiatan bahan.
 9. 4. Penyajian Administrasi dan Data Satuan/Gugus DepanAdministrasi dan data di gugus depan
sangatbermanfaat bagi seorang pembina maupunanggota, yaitu :1. Mempermudah dalam tata kerja
maupun mengambil keputusan.2. Sebagai gambaran/visualisasi gugus depan.3. Sumber Pustaka dan
sebagai bahan pembanding.4. Dapat melaksanakan pendidikan dan kegiatan sesuai yang
direncanakan.5. Mengetahui kemampuan dan perkembangan yang dimiliki anggota Pramuka.6.
Sebagai alat mencapai tujuan Gerakan Pramuka
 10. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku pegangan pengurusBerisi
tentang semua hal yang perlu diketahui olehpengurus dewan ambalan/ racana, khususnya
yangmenjadi pengurus harian (ketua, sekretaris, bendaharadan ketua bidang-bidang). Termasuk di
dalamnya, tatalaksana/ AD-ART, job description atau pembagiantugas, time shcedule program kerja
dan petunjukpengelolaan kesekretariatan.Buku induk anggotaBerisi data pribadi semua anggota,
seperti curiculum vitae/data diri, penilaian keaktifan berkala, pencapaian SKU(syarat kecakapan
umum) atau SKG (syarat kecakapanpramuka garuda), dll.
 11. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku catatan harian/log
bookBerisi catatan semua kejadian penting dalam ambalan. Lebihbaik jika dilengkapi dengan
dokumentasi kegiatan. Dari bukuini tercatat kronologis semua kegiatan baik kecil maupunbesar yang
telah dilaksanakan oleh ambalan.Buku risalah rapat/pertemuan/NotulaBerisi data dan hasil setiap
rapat yang diadakan baik olehpengurus harian, rapat bidang atau rapat pleno yang diikutioleh seluruh
anggota ambalan. Meskipun ada banyakbidang, sebaiknya buku risalah rapat tetap menjadi satu.Buku
arsip surat masuk dan keluar serta buku ekspedisiUntuk mencatat surat-surat yang masuk serta yang
keluar.Buku ekspedisi adalah catatan ketika ambalan menugaskanpengurusnya untuk mengirim surat
keluar.
 12. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANBuku inventaris dan peminjaman
barangInventarisasi sebaiknya dilakukan secara berkala minimalsetiap bulan dan hasilnya dicatat
dalam buku ini.Peminjaman barang inventaris sebaiknya disediakan memokhusus yang harus disetujui
oleh pihak yang berwenang(misalnya kerani atau staff kesekretariatan bagian inventaris).Buku catatan
keuanganCatatan keuangan yang dikelola oleh juru uang (bendahara)dan setiap bulan dilaporkan
secara terbuka dalam rapatpengurus harian.Buku tamuUntuk mencatat setiap ada pengunjung bukan
anggotaambalan/racana yang memiliki keperluan tertentu. Misalnyamemasukkan surat edaran,
meminjam alat, study bandingatau keperluan lainnya.
 13. JENIS BUKU ADMINISTRASI DALAM GUGUS DEPANSelain itu, juga perlu pengarsipan
setiap surat masuk ataukeluar, proposal kegiatan dan laporan pertanggungjawabankegiatan.
Organisasi yang memperhatikan administrasinyadengan baik, pasti dalam kegiatan di lapangan
berjalandengan baik juga.
 14. ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANProposal
kegiatan• Merupakan alat guna mengefektifkan dan mengefisienkan Kegiatan Kepramukaan berupa
proses penyusunan perencanaan yang digunakan secara berkelanjutan.• Bentuk proposal disusun
berdasarkan sistematika sebagai berikut :
 15. ADMINISTRASI : SISTEM PERENCANAAN KEGIATAN DAN PELAPORANPelaporan
Kegiatan• Laporan merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban tertulis yang berfungsi sebagai
sumber informasi dalam hal mengetahui hasil yang dicapai dan pengambilan keputusan selanjutnya.•
Pelaporan kegiatan rutin mengacu pada sistematika sebagai berikut :
 16. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Program Kerja Tahunan BULAN NO NAMA
KEGIATAN KET. 6 7 8 9 10 11 1. Penyusunan Program Kerja 2. Penerimaan Tamu Ambalan 3. Dst.
Program Latihan Mingguan Program Latihan Mingguan Gudep : .....................................No Waktu
Kegiatan Sasaran Pencapaian Alat Petugas Acara Ket SKU SKK Selingan
Mengetahui ................, .................... Pembina Gudep Dewan Ambalan ( ......................... )
( ......................... )
 17. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Induk Anggota Dilantik Mendapat TKK
Tanggal Tanggal NAMA R TN NAMA TMP, TGL PEKER- R NTA AGAMA ALAMAT ORTU/ a
eO ANGGOTA LAHIR JAAN a WALI k r 1 2 3 4 5 m i a u t p Buku presensi (kehadiran) Buku
Kehadiran Regu : ..................................... Hari / Tanggal : .....................................NO NAMA
JABATAN DALAM REGU HADIR S I A PARAF1.2.
 18. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Catatan Rapat/Pertemuan/Notula Notulen Rapat
Pengurus Dewan Ambalan Hari / Tanggal : ..................................... Waktu : .....................................
Tempat : ..................................... Yang Hadir : ..................................... Acara : 1. .................................
2. ................................. 3. dst.NO PERMASALAHAN PEMECAHAN KETERANGAN1.2.3.4.
 19. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku Inventaris KEADAANNO BARANG
KLASIFIKASI JUMLAH SUMBER KET B RR RB1.2. Buku Catatan Harian/Log BookNO
TANGGAL CATATAN KETERANGAN 1. 2. Buku Tamu Kesan Hari/Tanggal, Maksud/ TandaNo
Nama/ Alamat Jabatan dan Waktu Tujuan Tangan Pesan
 20. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku catatan keuangan Penerimaan dan Pengeluaran
Uang Gugus DepanBulan : .................................. Penerimaan PengeluaranTanggal Uraian No. Bukti
Keterangan (Rp) (Rp) ..............., ........................... Pembina Gugus Depan ( ................................ )
 21. CONTOH-CONTOH FORMAT DATA Buku ekspedisi TANGGALNO NO. SURAT
PERIHAL TUJUAN PARAF KET SURAT1.2. Buku arsip surat masuk dan keluar TANGGAL
PERIHAL/ TUJUAN /NO NO. SURAT KET SURAT ISI RINGKAS DARI1.2.