Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan
Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan
9
Vol. 1, No. 1, Juni 2020, hlm. 25-33 p-ISSN: 2723-3863
e-ISSN: 2723-3871
SISTEM INFORMASI PELAYANAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
BERBASIS WEB STUDI KASUS DESA SIDAKANGEN PURBALINGGA
Nabila Khaerunnisa*1, Nofiyati2
1
Fakultas Teknik Jurusan Informatika, Universitas Jenderal Soedirman
Email: [email protected], [email protected]
Abstrak
Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan merupakan sistem berbasis web yang digunakan untuk
mengelola proses pelayanan administrasi pembuatan surat-menyurat. Adapun jenis pelayanan administrasi di
antaranya adalah Surat Bedadata, Surat Kehilangan, Surat Tidak Mampu, Surat Usaha dan SKCK. Pembuatan
surat-menyurat di Desa Sidakangen masih menggunakan pembukuan atau arsip secara manual. Dari pembukuan
atau arsip tersebut kemudian akan di rekap kedalam Microsoft Word untuk dicetak sebagai laporan, belum lagi
petugas akan melayani masyarakat dalam pembuatan surat menyurat sehingga pada prosesnya membutuhkan
waktu yang lebih untuk melakukan pelayanan administrasi kependudukan dengan baik. Atas dasar permasalahan
tersebut dibangunlah sebuah Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Berbasis Web yang
dilengkapi dengan basis data penduduk sehingga dapat memudahkan pihak Aparat desa dalam mendata penduduk
dengan efektif dan efisien, selain itu sistem informasi ini dilengkapi dengan fitur pencarian yang memudahkan
aparat desa dalam melakukan pencarian data dengan cepat. Sistem Informasi Pelayanan Administrasi ini
menggunakan metode pengembangan Waterfall yang dimulai dari tahap (requirement analisis), system design,
implementation, integration and testing, serta maintenance. Menggunakan Bahasa pemrograman PHP, database
MySQL. Dengan metode pengujian Blackbox dan MOS (Mean Opinion Score) yang membuktikan bahwa 80%
sistem telah bekerja sesuai dengan kebutuhan pengguna yang telah ditentukan.
Population Administration Service Information System is a web-based system that is used to manage the
administrative service process of making correspondence. The types of administrative services include Bedadata
Letter, Letter of Loss, Letter of Disability, Business Letter and SKCK. Making correspondence in Sidakangen
Village still uses manual bookkeeping or archives. From the bookkeeping or the archive will then be recapitulated
into Microsoft Word to be printed as a report, not to mention the officer will serve the public in making
correspondence so that the process requires more time to perform population administration services properly.
Based on these problems, a Web-based Population Administration Service Information System was built which
was completed with a population database so that it was easier for village officials to collect data effectively and
efficiently. In addition, this information system was equipped with a search feature that made it easier for village
officials to conduct data searches. quickly. This Administration Service Information System uses the Waterfall
development method which starts from the stage (requirements analysis), system design, implementation,
integration and testing, and maintenance. Using the PHP programming language, MySQL database. With the
Blackbox testing method and MOS (Mean Opinion Score) which proves that 80% of the system has worked in
accordance with user requirements that have been determined.
Milik Desa). Bumdes adalah elemen yang sangat 3. Sekertaris dapat melakukan
penting sebagai alat penggerak perekonomian desa konfirmasi acc surat pada sistem.
yang saat ini sedang terus di dorong secara serius oleh 4. Kepala Desa tidak dapat
pemerintah. Sebagai bentuk pengabdian kepada melakukan apapun pada sistem
masyarakat, Rumah Digital Sidakangen merubah kecuali dapat melihat rekapan Surat
semua aspek di lingkungan balai desa Sidakangen Keterangan dan Surat Pengantar.
menjadi digital. Salah satu implementasi digitalisasi d. Pelayanan yang terdapat pada sistem terdiri
tersebut adalah dalam pelayanan administrasi. dari :
Pelayanan administrasi di desa Sidakangen 1. Surat Keterangan Skck.
masih menggunakan pembukuan atau arsip-arsip 2. Surat Keterangan Usaha.
(dalam bentuk manual), sehingga seringkali terjadi 3. Surat Keterangan Tidak mampu.
kesalahan bahkan ada arsip yang hilang atau rusak 4. Surat Keterangan Beda data.
karena terlalu banyaknya arsip yang ada. Dari 5. Surat Keterangan Kehilangan.
permasalahan tersebut dapat menimbulkan e. Sistem dapat memberikan informasi
permasalahan lain seperti tidak efisiennya waktu mengenai proses pelayanan yang telah
yang digunakan untuk memproses pelayanan selesai.
administrasi kependudukan dalam pencarian data f. Sistem dapat memberikan hasil laporan
penduduk, proses administrasi pembuatan surat ± berupa Pdf.
surat pengantar (Kartu Keluarga dan KTP), kelahiran
dan kematian yang membutuhkan waktu dan 1.3. Tinjauan Pustaka
kesulitan untuk mendapatkan laporan administrasi
a. Pengertian Sistem
kependudukan yang cepat dan akurat dalam waktu
singkat. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen
Oleh karena itu, penulis mengusulkan untuk yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
merancang dan membangun Sistem Informasi tertentu.[1]
Pelayanan Administrasi Kependudukan Desa Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling
Sidakangen Berbasis Web agar dapat meningkatkan terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk
kinerja Perangkat Desa dalam mengolah data - data mencapai suatu tujuan.[2]
dan informasi yang dimiliki agar lebih akurat dan
b. Informasi
efisien, maupun dapat meningkatkan pelayanan
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
kepada masyarakat.
bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi
1.1. Rumusan Masalah penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini
maupun masa yang akan datang.[1]
Berdasarkan latar belakang yang telah dibuat,
Informasi merupakan salah satu sumber daya
maka dapat dirumuskan masalah yaitu :
a. Bagaimana membantu Aparat Desa dalam penting dalam manajemen modern.[2]
Pelayanan Administrasi Kependudukan? c. Sistem Informasi
b. Bagaimana merancang dan membangun Sistem informasi adalah komponen yang terdiri
Sistem Informasi Pelayanan Administrasi dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja
Kependudukan berbasis web yang efisien yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan
dan mudah di pakai oleh masyarakat? menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.
[3]
1.2. Batasan Masalah d. Pelayanan
Pelayanan ialah sebuah usaha pemberian
Batasan masalah dalam merancang dan bantuan atau pun pertolongan pada orang lain, baik
membangun Sistem Informasi Pelayanan dengan berupa materi atau juga non materi agar orang
Administrasi Kependudukan yang ditemui antara tersebut bisa mengatasi masalahnya itu sendiri.[4]
lain: Pelayanan ialah sebuah proses dari pemenuhan
a. Sistem dirancang untuk memenuhi kebutuhan melalui aktivitas orang lain secara
kebutuhan pelayanan Desa Sidakangen. langsung.[5]
b. Sistem hanya dapat membahas terkait e. Administrasi
pembuatan Surat Pengantar dan Surat Adminitrasi adalah suatu kegiatan yang
Keterangan. meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
c. Sistem dapat di akses oleh Admin, Kepala ringan,ketik-mengetik,agenda dan sebagainya yang
Desa, dan Masyarakat yang bersangkutan. bersifat teknis ketatausahaan.[6]
Hak akses tersebut meliputi : f. Kependudukan
1. Masyarakat hanya dapat mengisi Penduduk adalah semua orang yang berdomisili
folmulir yang tersedia pada sistem. di wilayah geografis Republik Indonesia selama 6
2. Admin dapat mengelola semua data bulan atau lebih dan atau mereka yang berdomisili
yang terdapat pada sistem. kurang dari 6 bulan dengan tujuan untuk menetap. [7]
Nabila Khaerunnisa , dkk, Sistem Informasi Pelayanan Administrasi å 27
Diagram level 0 (diagram konteks) diatas seperti Admin, Sekertaris Desa, Kepala Desa dan
menggambarkan garis besar jalannya data atau Masyarakat.
informasi secara keseluruhan kepada user terkait b. DFD LEVEL 1
28
Jurnal Teknik Informatika (JUTIF) DOI: https://doi.org/10.20884/1.jutif.2020.1.1.9
Vol. 1, No. 1, Juni 2020, hlm. 25-33 p-ISSN: 2723-3863
e-ISSN: 2723-3871
DFD Level 1 merupakan penjabaran dari b. ERD
DFD Level 0 (Diagram Konteks). Dalam DFD Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan
Level 1 ini dijelaskan secara rinci dari kerja diagram yang menjelaskan hubungan antara entitas
sistem dengan membagi sistem menjadi yang ada pada sistem ini. ERD pada Sistem Informasi
beberapa proses yang saling berkaitan. Pelayanan Administrasi Kependudukan akan di
jelaskan pada Gambar 3.
Gambar 3. ERD
responden sehingga diperoleh nilai Mean Opinion pertanyaan terkait sistem yang dibangun penulis
Score dari sistem tersebut. Untuk pengujian MOS dengan memberikan bobot penilaian tersebut dapat
yang dilakukan berbasis user acceptance test (UAT). dilihat pada Tabel 6.
UAT ini dilakukan oleh 5 responden dengan 10
Tabel 1. Tablel Hasil Survey Pengujian Sistem
NO Pertanyaan SS S KS TS