Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis

Web di Kelurahan Sangiang Jaya

Dedi*1, Muchamad Iqbal2, Wahyu Fahroji3

1,2
STMIK Bina Sarana Global, Tangerang; 3Mahasiswa STMIK Bina Sarana Global, Tangerang
e-mail: *[email protected], [email protected], [email protected]

Abstrak
Kantor Kelurahan Sangiang Jaya, merupakan salah satu pelaksana wilayah yang
mempunyai tugas pokok melaksanakan berbagai urusan Pemerintahan Kota Tangerang. Kantor
ini memiliki tugas untuk melayani masyarakat, meningkatkan kualitas pelayanan masyarakat,
mendahulukan dan memprioritaskan berbagai program pemberdayaan penduduk, kemudian juga
sebagai aparatur pemerintah yang mengatur wilayahnya untuk tetap tertib dan aman, serta
melaksanakan pembangunan penduduk yang lebih maju. Tetapi, kantor Kelurahan Sangiang
Jaya memiliki beberapa permasalahan yang harus dibenahi, seperti kurang baiknya pendataan
dan informasi, masih lambatnya manajemen pembuatan surat pengantar untuk KTP (Kartu
Tanda Penduduk), KK (Kartu Keluarga), surat kelahiran, dan surat kematian. Proses-proses
yang dilalui saat ini dirasa cukup rumit dan memakan waktu dalam proses pembuatannya.
Penelitian bertujuan untuk membuat suatu Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang
bisa mempermudah berbagai permasalahan di Kelurahan tersebut. Penelitian ini menggunakan
metode prototype. Perancangan menggunakan UML (Unified Modelling Language), dan aplikasi
yang dibuat berbasis web. Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ini mampu memudahkan
pengguna yaitu Kantor Kelurahan Sangiang Jaya, dalam mempercepat proses administrasi.
Aplikasi ini juga mampu menyimpan dokumen arsip sehingga memudahkan pencarian dokumen.

Kata kunci— Sistem Informasi Administrasi, Kependudukan, Dokumen Arsip

Abstract
The Office of Kelurahan Sangiang Jaya is one of the regional executors that has the main
task of carrying out various Tangerang City Government affairs. This office has the duty to serve
the community, improve the quality of community services, prioritize various community
empowerment programs, then as a government apparatus that regulates its territory to be orderly
and safe, and carry out better population development. However, the Office of Kelurahan
Sangiang Jaya has several problems that need to be addressed, such as poor population data
collection, the slow management of making a cover letter for KTP (Identity Card), KK (Family
Card), birth certificate, and death certificate. The processes that are currently passed are
considered quite complicated and time-consuming in their making. The research aims to create
a Population Administration Information System that can facilitate various problems in the
Village. This research uses a prototype method. The design uses UML (Unified Modeling
Language), and applications are made based on web. This Population Administration
Information System is able to facilitate users in accelerating the administrative process. This
application is also capable of storing archived documents making it easier to find documents.

Keywords— Administrative Information Systems, Population, Archive Documents

Title of manuscript is short and clear,306

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

1. PENDAHULUAN

Teknologi pada sistem informasi saat ini mempermudah pemrosesan informasi yang
dibutuhkan sehingga informasi yang disebarkan dapat lebih mudah, jelas, cepat dan lengkap,
mempengaruhi bidang administrasi kependudukan[1]. Saat ini penggunaan teknologi banyak
dimanfaatkan sebagai sistem informasi, salah satunya adalah dengan menggunakan teknologi
web, informasi dapat diakses tanpa adanya batasan ruang dan waktu seperti halnya dalam metode
pemograman dalam membangun sebuah aplikasi menggunakan komputer sebagai alat dalam
menyelesaikan pekerjaan.
Masalah administrasi penduduk merupakan masalah yang sangat penting dan harus
ditangani dengan baik, data-data penduduk yang di dapat diantaranya berdasarkan agama, jenis
kelamin, pekerjaan, pendidikan, dan yang lainnya. Hal tersebut nantinya berguna untuk
menunjang pengambilan kebijakan pembangunan yang tepat. Pengolahan data penduduk adalah
tanggung jawab pemerintah kabupaten/kota, dimana pelaksanaannya di mulai dari kelurahan[2]
sebagai peranan penting dalam pendaftaran penduduk.
Kelurahan Sangiang Jaya adalah Kelurahan yang terletak di Wilayah Kecamatan Priuk
Kota Tangerang Provinsi Banten, kelurahan ini terdiri dari 20 rukun tetangga dan 12 rukun warga
dan dihuni kurang lebih 17.362 jiwa[3] yang merupakan salah satu contoh kelurahan yang masih
belum memanfaatkan perkembangan kemajuan ilmu teknologi dengan baik, penanganan data
penduduk dengan cara manual untuk memenuhi seluruh kebutuhan informasi penduduk seperti
data kependudukan, surat kepindahan, surat kematian, akta kelahiran[4] dan lain-lain.
Berdasarkan penelitian[5], hal ini disebabkan minim sumber daya mausia, arsip-arsip
yang masih belum terkomputerisasi dan banyaknya data yang diolah tidak sesuai dengan kapasitas
manusia yang menangani data tersebut. Dengan melihat masalah yang ada di Kelurahan Sangiang
Jaya diharapkan sistem informasi data administrasi penduduk ini dapat memberikan solusi bagi
penanganan dan pembuatan data penduduk di Kelurahan Sangiang Jaya untuk menghasilkan
pelayanan masyarakat yang lebih baik, berkualitas, cepat dan tepat sehingga kelurahan Sangiang
Jaya lebih maju.

2. METODE PENELITIAN

2.1 Obyek Penelitian

Penulis melakukan penelitian pada Kelurahan Sangiang Jaya untuk mengetahui
bagaimana sistem penginputan dan pendataan administrasi kependudukan yang berjalan di
Kelurahan Sangiang Jaya.
Berdasarkan pra penelitian yang dilakukan oleh penulis, Sistem pengolahan data
penduduk pada Kelurahan Sangiang Jaya yang berjalan saat ini masih belum optimal karena
sistem masih semi konvensional, masih banyaknya data-data penduduk yang disimpan dalam
bentuk dokumen serta penyampaian informasi persyaratan administarasi kependudukan masih
mengunakan cara tradisonal dari mulut ke mulut sehingga sering terjadi kesalahfahaman
informasi yang diterima, dan setiap informasi kependudukan belum bisa diakses secara online.
Adapun metode yang digunakan adalah metode pengumpulan data dan metode
pengembangan sistem sebagai berikut:
1. Metode Observasi adalah suatau pengumpulan data dengan sistem pengamatan dan
pencatatan sesuai obyek dengan sistematika fenomena yang diselidiki. Dalam arti yang luas
observasi sebenarnya tidak hanya terbatas kepada pengamatan yang dilakukan baik secara
langsung atupun mungkin dapat diulang.
2. Metode Interview adalah merupakan pengumpulan data dengan cara melakukan wawancara
langsung dengan narasumber yang bersangkutan sesuai dengan yang di tuangkan penulis
dalam penelitian ini.

Title of manuscript is short and clear,307

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

3. Studi Pustaka adalah merupakan pengumpulan data dengan cara mencari berbagai literatur
penelitian yang terkait, baik dari buku, jurnal, serta dokumen-dokumen lainnya.

2.2 Masalah yang Dihadapi

Masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan pada kelurahan Sangiang Jaya antara
lain:.
1. Sistem yang berjalan di kelurahan Sangiang Jaya masih kurang efektif dan kurang efesien,
hanya karena sebatas mengunakan Microsoft Office, sehingga data penduduk tidak
terorganisir dengan baik serta belum adanya sistem informasi yang dapat memberikan
informasi tentang data-data penduduk secara maksimal.
2. Sistem pengolahan data kependudukan pada kelurahan Sangiang Jaya dalam merekap data
kependudukan menjadi sebuah laporan masih belum optimal, karna sistem yang berjalan saat
ini dalam penyampaian laporan masih secara manual dan harus melihat data-data penduduk
yang membuat surat permohonan terlebih dahulu baru, staff kelurahan dapat menyusun
sebuah laporan yang nantinya akan diserahkan kepada kepala desa, dan setiap bulan nya
diserahkan kekantor Kecamatan.

2.3 Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah penjelasan masalah yang dihadapi diatas, maka penulis membuatkan alternatif
pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Menyediakan media penyimpanan data penduduk yang lebih efektif dan efesien dengan
mengunakan data base MySQL, dengan mengunakan MySQL pencarian data penduduk akan
lebih cepat dan tidak mudah hilang sehingga dapat membantu dalam kegiatan Administrasi
Kependudukan.
2. Diperlukan adanya sistem informasi yang meliputi proses pengolahan data penduduk
maupun sistem yang menampilkan secara jelas informasi-informasi yang dibutuhkan oleh
penduduk yang dapat dilihat kapan saja secara online, mengunakan sistem berbasis website.

2.4 Pengacuan Pustaka

A. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jalinan kerja dari alur-alur yang saling berketerkaitan, bertemu untuk
melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran tertentu [6].
B. Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem di lingkup suatu kelompok yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi yang mendudukung fungsi operasi organisasi yang bersifat
manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan laporan-laporan
yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan organisasi [7] .
C. PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk aplikasi berbasis website atau
server-side [8].
D. Basis Data
Basis Data adalah sistem komputer yang bertujuan menjaga data yang sudah diolah dan
membuat informasi tersedia saat kapan saja dibutuhkan [9].
E. Pengertian XAMPP
XAMPP merupakan sebuah perangkat lunak gratis sehingga bebas digunakan oleh
siapapun. XAMPP berguna sebagai server yang terdiri dari (localhost), yang terdiri dari apache,

Title of manuscript is short and clear,308

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

HTTP server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang dirangkai dengan bahasa
pemrograman PHP dan Perl [10].
F. UML (Unified Modeling Languange)
UML adalah teknik pengembangan sistem yang menggunakan bahasa grafis untuk
pendokumentasian dan spesifikasi sistem [11].
G. Website
Website adalah sebagai halam informasi yang disediakan melalui jalur internet yang baik
dan cerdas sehingga yang dapat diakses di seluruh dunia selama ada jaringan internet yang terdiri
dari teks, gambar, dan suara animasi [12].
H. Kelurahan
Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif di Indonesia di bawah Kecamatan.
Dalam era saat ini sudah otonomi daerah kelurahan adalah wilayah kerja lurah sebagai perangkat
desa kabupaten atau kota. Kelurahan dipimpin oleh seorang Lurah yang berstatus sebagai pegawai
negeri sipil. Kelurahan merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan desa. Berbeda
dengan desa kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih terbatas [13].
I. SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan)
SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) pada dasarnya penyelengggaran
bertujuan untuk ketepatan data beserta memudahkan perangkat desa dalam kegiatan administrasi
kependudukan [14].

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Usulan Prosedur yang Baru

Setelah mengadakan penelitian dan analisa sistem yang berjalan maka selanjutnya akan
dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Pembuatan aplikasi Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan pada kelurahan Sangiang Jaya mampu mengolah data
penduduk memberikan informasi data penduduk yang dibutuhkan serta mampu menyelesaikan
permasalahan antrian pendaftaran administrasi secara berlebihan. Dimana sistem ini
dikembangkan dalam aplikasi berbasis web.
Adapun rancangan sistem yang di usulkan ini dibuat dengan menggunakan UML (Unified
Modeling Language) diagram sedangkan untuk pembuatan perangkat lunaknya digunakan
mmenggunakan bahasa pemrograman PHP dengan aplikasi Dreamweaver dan penyimpanan data
menggunakan MySQL.

3.2 Diagram Rancangan Sistem

Adapun diagram-diagram usulan yang akan penulis gambarkan dalam program Visual
Paradigma for UML Enterprise Edition Ver. 8.0 adalah sebagai berikut:

Title of manuscript is short and clear,309

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

Gambar 2. Use Case Diagram yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 2, Use Case Diagram, terdapat 13 (tiga belas) Use Case yang
dilakukan dalam sistem administrasi kependudukan.

Tabel 1. Use Case Diagram yang Diusulkan

No Nama Use Case Deskripsi

1 Login Proses pengecekan hak akses user yang berhak masuk kedalam
sistem yang dapat menjalankan program sepenuhnya

2 View home SIAK Sangiang Dimana merupakan halaman utama SIAK Sangiang Jaya yang
Jaya terdapat form input data administrasi dan laporan punduduk

3 View Profil Pegawai Masuk form profil Pegawai kelurahan, mengenai data diri pegawai
Kelurahan kelurahan

4 View Berita Tentang Masuk form Berita tentang kelurahan, terdapat sejarah kelurahan,
kelurahan fasilitas kelurahan dan layanan kelurahan

5 View Kontak kelurahan Merupakan form kontak untuk mengirim pesan kepada kelurahan

6 Kelola data penduduk Merupakan menu yang berisikan data penduduk dimana terdapat
perintah tambah, edit dan hapus.

7 Kelola kelahiran Merupakan menu yang berisikan data kelahiran warga dimana
terdapat perintah tambah, edit dan hapus.

Title of manuscript is short and clear,310

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

8 Kelola data ktp Merupakan menu yang berisikan data ktp warga dimana terdapat
perintah tambah, edit dan hapus.

9 Kelola data kk Merupakan menu yang berisikan data kk warga dimana terdapat
perintah tambah, edit dan hapus.

10 Kelola data skck Merupakan menu yang berisikan data pembuatan skck masyarakat,
dimana terdapat perintah tambah, edit dan hapus.

11 Kelola kematian Merupakan menu yang berisikan data kematian masyarakat dimana
terdapat perintah tambah, edit dan hapus.

12 Kelola data pengaduan Merupakan menu yang berisikan tentang kiriman pesan dari
masyarakat untuk kelurahan

13 Logout Merupakan form untuk keluar dari aplikasi

Berikut ini dilampirkan penjelasan dan setiap aktivitas dalam masing-masing aktivitas
pada Sistem Informasi Administrasi Kependudukan pada Kelurahan Sangiang Jaya yaitu sebagai
berikut:

Gambar 3. Diagram Activity Login Gambar 4. Activity Diagram View Home

SIAK

Deskripsi pada Gambar 3 diatas Activity Diagram sistem yang diusulkan terhadap
beberapa hal yaitu Masukan Username dan Password, Validasi Username dan Password,
menampilkan halaman Web. Berdasarkan Gambar 4, Activity Diagram yang diusulkan terdapat:
1. 1 (satu) initial node, obyek yang diawali dari aktifitas View Home SIAK Sangiang Jaya.
2. 4 (empat) Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya:
View Home SIAK Sangiang Jaya, Input Administrasi Kependudukan, kelola data
Administrasi Kependudukan, Menampilkan data Administrasi Kependudukan .
3. 1 (satu) Activity Final Node aktifitas yang diakhiri.

Title of manuscript is short and clear,311

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

Gambar 5. Tampilan Menu Input Data Gambar 6. Tampilan Menu Laporan

Masyarakat

Pada Gambar 5 diatas menjelaskan form input data masyarakat, yang dilakukan oleh
masyarakat itu sendiri. Kemudian pada Gambar 6, menjelaskan menu laporan data penduduk
Kelurahan Sangiang Jaya. Apabila mengalami kesulitan dalam pencarian data, user bisa memilih
button cari pada kolom pencarian.

4. KESIMPULAN

Setelah melakukan analisa dan riset terhadap sistem. Penulis dapat menyimpulkan
sebagai berikut:
1. Sistem yang digunakan pada Kelurahan Sangiang Jaya masih menggunakan sistem manual
dan pengoprasian komputer hanya mengunakan Ms.Word dan Ms.Exel saja, komputer
hanya digunakan untuk hal yang mendasar seperti meng-input data membuat surat, dan
begitu banyaknya data yang disimpan masih secara manual kearsipan.
2. Melihat kelemahan dan kekurangan di Kelurahan Sangiang Jaya, penulis memberikan
solusi menerapkan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Berbasis Web dan
diharapkan sistem ini dapat memberikan solusi bagi penanganan dan pembuatan data
kependudukan di Kelurahan Sangiang Jaya untuk menghasilakan pelayanan masyarakat
yang lebih baik, berkualitas, cepat dan tepat.

5. SARAN

Beberapa saran yang bisa dilakukan untuk menjadikan sistem yang lebih baik lagi, yaitu:
1. Untuk penelitian selanjutnya diharapkan dapat lebih mengembangkan fitur sistem yang ada.
2. Perlunya perbaikan dari segi tampilan maupun fitur pengolahan data agar dapat memberikan
informasi yang akurat.
3. Perlunya pemasangan anti virus untuk menjaga keamanan data.
4. Perlunya dilakukan back-up data oleh admin secara berkala minimal satu kali dalam satu
minggu untuk menjaga keamanan data yang telah tersimpan, sehingga user dapat
menggunakan data pada saat terjadi kerusakan pada sistem.
Back-up data juga diperlukan untuk mencegah hilangnya data pada sistem yang
diakibatkan oleh error maupun virus.

UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis mengucapkan terima kasih kepada STMIK Bina Sarana Global yang telah
memberi dukungan financial terhadap penelitian ini.

Title of manuscript is short and clear,312

implies research results (First Author)
 Seminar Nasional APTIKOM (SEMNASTIK) 2019

DAFTAR PUSTAKA

[1] Gamal, M. D., 2018, Analisis Kualitas Pelayanan Di Kantor Kelurahan Pasangkayu
Kabupaten Mamuju Utara, Jurnal Katalogis Vol. 6 No. 2 hal. 162-171.

[2] Novianto M. H., 2013, Perubahan Status Desa Menjadi Keturahan Dalam Sistem Ketatan
Egaraan, Journal of Economics and Public Policy, Vol. 78 No. 4 2528-4673 hal. 237-254.

[3] Kumolo, K., 2017, Kode Dan Data Wilayah Administrasi Pemerintahan Provinsi,
Kabupaten/Kota. Kecamatan Dan Desa/Kelurahan Seluruh Indonesia, Ditjen
Kependudukan dan Catatan Sipil Kemendagri.

[4] Windyani, A. R., Hubeis, A. V. S. dan Fahmi, I. 2014, Analisis Kepuasan Masyarakat
terhadap Pembuatan Akta Kelahiran di Depok, Jawa Barat, Jurnal Aplikasi Manajemen
Vol. 12 No. 1 1693-5241 hal. 32-40.

[5] Bactiar, D., dan Atikah, 2019, Sistem Informasi Dashboard Kependudukan di Kelurahan
Manis Jaya Kota Tangerang, Jurnal SISFOTEK Global No.1 Vol. 5. 2088-1762 71-77, :
http://journal.stmikglobal.ac.id/index.php/sisfotek/article/view/69/71.

[6] Arif, M., 2016, Bahan Ajar Rancangan Teknik Industri, Deepublish, Yogyakarta.

[7] Darmawan, D., dan K. N. Fauzi, 2013, Sistem Informasi Manajemen. PT Remaja
Rosdakarya, Bandung.

[8] Ardhana, Y. M. K., 2016, Framework PHP Yii 2 Develop Aplikasi Web dengan Cepat dan
Mudah, Jasakom, Jakarta.

[9] Hikmah, A.B., D. Supriadi dan T. Alwiyah, 2015, Cara Cepat Membangun Website dari Nol
Studi Kasus: Web Dealer Motor, CV Andi Offset, Yogyakarta.

[10] Hutahean, J., 2014, Konsep Sistem Informasi, Deepublish, Yogyakarta.

[11] Kadir, A., 2013, Pemrograman Data Base MySQL Untuk Pemula, Mediakom, Yogyakarta.

[12] Kristanto, A., 2018, Perancangan Sistem Informasi dan Apikasinya (Edisi Revisi), Gava
Media, Yogyakarta.

[13] Rosa dan Shalahudin, 2016, Rekayasa Perangkat Lunak, Informatika, Bandung

[14] Rusdiana dan Irfan, M., 2014, Sistem Informasi Manajemen, CV Pustaka Setia, Bandung.

Title of manuscript is short and clear,313

implies research results (First Author)