URAIAN JABATAN REKAM MEDIS

KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Bertanggung jawab kepada : Kepala Bidang Penunjang Medis
Spesifikasi Jabatan :

URAIAN TUGAS :
1. Menyusun rencana kerja Instalasi Rekam Medis
2. Menyusun tata cara kerja di lingkungan Instalasi Rekam Medis
3. Menyiapkan data usulan program di lingkungan Instalasi Rekam Medis
4. Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan Instalasi Rekam Medis
5. Membuat data usulan kebutuhan tenaga kesehatan dan non kesehatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
6. Membuat data usulan kebutuhan pendidikan dan pelatihan di lingkungan
Instalasi Rekam Medis
7. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan Instalasi
Rekam Medis
8. Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non kesehatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis
9. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan
pengolahan data serta penyajian informasi RSU Mitra Sejati Medan.
10. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan di
lingkungan Instalasi Rekam Medis.
11. Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan Instalasi Rekam Medis dengan
cara menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja
12. Menyusun laporan berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
13. Melaksanakan rapat berkala di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas rumah sakit.
15. Laporan Demografi
16. Laporan extern (RL1, RL2, RL3, RL4, dan RL 5)
17. Menginput Data Rumah Sakit Online Dari Aplikasi Ditjen Yankes
 TANGGUNG JAWAB :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO, Juknis
yang ditetapkan:
 Pendaftaran Pasien, baik rawat jalan, IGD dan rawat inap.
 Pelayanan Berkas rekam medis (meliputi penyediaan, pendistribusian,
penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis).
 Pengolahan data rekam medis (Meliputi Assembling, Coding dan Pelaporan
pelayanan rumah sakit).
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

WEWENANG :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

PELAKSANA SENSUS (Nurul)

Uraian Tugas :
1. Mengambil sensus harian pasien rawat inap (SHRI) setiap hari di nurse station
2. Membuat Rekapitulasi Bulanan Keadaan Pasien Setiap Ruangan / Bagian / Rumah Sakit
3. Menghitung jumlah pasien masuk setiap hari di nurse station.
4. Menghitung jumlah pasien keluar meninggal (Exit) setiap hari di nurse station
5. Menghitung jumlah pasien keluar hidup (PBJ, PAPS, REVER)
6. Mengentry data pasien Masuk, Keluar, Pindah ruangan kedalam sistem SIMRS
7. Menghitung Jumlah hari perawatan (kelas utama/satu/dua/tiga/empat)
8. Mensortir data pasien perbulan
9. Membuat laporan jumlah pasien perbulan
10. Membuat janji dengan dokter untuk pengisian pertanyaan lanjutan dari asuransi
11. Merakit Dokumen Rekam Medis Rawat Inap.
 TANGGUNG JAWAB :
1. Kelancaran dan ketepatan pengumpulan data sensus harian .
2. Sensus harian dikumpulkan setiap harinya.
3. Perawat, bidan, kepala ruangan pada masing-masing ruang rawat inap
bertanggung jawab dalam pengisian sensus harian
4. Petugas sensus bertanggung jawab dalam pengisian Rekapitulasi Sensus harian
Rawat Inap

WEWENANG :
1. Mengingatkan perawat, bidan dan kepala ruangan dalam ketaatan pengisian
formulir sensus harian
2. Menyediakan formulir sensus harian di setiap ruang rawat inap.
3. Mengingatkan perawat selalu mengisikan data sensus setiap jam 00.00 WIB

Pelaksana Analisis, Assembling dan Entry Rawat Inap (Arken dan Juni)
1. Berkas rekam medis yang telah selesai dari ruangan, segera dikembalikan ke
Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku pengembalian.
2. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku
pengembalian (sesuai atau tidak).
3. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk data administrasi dan
data klinis.
4. Petugas memeriksa kebenaran nomor dan sampul Rekam Medis di berkas Rekam
Medis
5. Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir Assembling.
6. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke ruangan
perawatan untuk dilengkapi.
7. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer.
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
9. Menganalisis kebenaran dan kesesuaian data pelayanan pasien
10. Menganalisis kelengkapan pengisian formulir rekam medis
11. Merekap kesesuain jumlah pasien dari fisik status dengan rekapan sensus tiap
bulan
 12. Membantu merakit Dokumen Rawat Inap dan Rawat Jalan

TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggung jawab atas kelengkapan formulir rekam medis
2. Bertanggung jawab atas kelengkapan pengisian rekam medis
3. Bertanggung jawab atas data pasien sudah terinput di komputer

WEWENANG :
1. Mengecek kelengkapan formulir rekam medis pasien (data administrasi dan data
klinis).
2. Berkas rekam medis yang dikembalikan ke ruangan harus diisi kembali dengan
lengkap dan kebenaran data.
3. Pasien yang sudah pulang berkas rekam medisnya segera di naikkan ke rekam
medis.

PELAKSANA FILING RAWAT INAP (Faisal)

1. Memastikan kegiatan pelayanan berkas rekam medis sesuai SPO dan jadwal
2. Melaksanakan kegiatan Pelayanan berkas rekam medis
3. Mencari berkas Rekam Medis untuk kunjungan ulang/kontrol ke Rumah Sakit
Umum Mitra Sejati Medan di ruang arsip maupun di ruang lain berdasarkan
tracer yang tercetak di SIMRS.
4. Merakit Dokumen Rekam Medis Rawat Inap dan Rawat Jalan.
5. Mencari riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) ketika berkas pasien
tidak ditemukan di ruang arsip
6. Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari
7. Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh dokter atau
bagian lain di Rumah Sakit Umum Mitra Sejati Medan
8. Memeriksa kelengkapan berkas RM dari ruangan
9. Menyusun berkas Rekam Medis berdasarkan nomor Rekam Medis Menyimpan
berkas Rekam Medis di Roll O’Pack/rak penyimpanan
10. Melaporkan kegiatan harian dan permasalahan di lapangan serta tindakan yang
sudah dilaksanakan kepada Kepala Instalasi Rekam Medis
11. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis.
TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggung jawab atas kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas RM.
3. Kebenaran distribusi /ketersediaan berkas rekam medis di poliklinik.
4. Kecepatan dalam waktu tunggu penyediaan rekam medis.
5. Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas.
6. Bertanggung jawab atas keamanan berkas RM.
7. Bertanggungjawab terhadap pengambilan dan pengembalian Dokumen Rekam
Medis dari rak penyimpanan.
8. Bertanggung jawab terhadap pengarsipan rekam medis.
9. Bertanggung jawab terhadap Distribusi Dokumen Rekam Medis dengan prioritas
rawat jalan

WEWENANG :
1. Mengeluarkan berkas Rekam Medis dari ruang arsip
2. Menyediakan Formulir Rekam Medis
3. Menyediakan Sarana dan Prasarana Rak Penyimpanan
4. Memberikan masukan kepada atasan langsung

PELAKSANA PELAPORAN (Yanti)

A. Internal
1. Proses pengumpulan/penagihan data dari unit terkait dimulai tanggal 01 di
awal bulan berikutnya
2. Data bersumber dari SIMRS dan manual (unit terkait)
3. Data direkapitulasi berdasarkan data SIMRS (kunjungan rawat jalan, IGD,
rawat inap, diagnosa, rujukan, kematian) melalui program excell
4. Data yang bersumber dari unit terkait/penunjang direkapitulasi dan dinput di
komputer
5. Data sensus dibuatkan rekapan per ruangan dan keseluruhan.
6. Membuat Laporan BOR, ALOS, BTO, TOI, NDR, GDR
7. Membantu Merakit Rawat Inap dan Rawat Jalan
B. Eksternal
1. Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan
2. Merekap data dari sensus harian unit keperawatan
3. Membuat Laporan Internal Rumah Sakit Umum Mitra Sejati
4. Mengumpulkan data dari sensus harian unit keperawatan
5. Membuat Laporan Eksternal rumah sakit
6. Laporan eksternal rutin berupa SIRS bersumber dari SIMRS atau manual
7. Data SIMRS atau data manual direkap dan dipindahkan ke format SIRS
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis

TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggung jawab kebenaran data pasien di rumah sakit.
2. Bertanggung jawab atas pelaporan eksternal dan internal.

WEWENANG :
1. Memberikan waktu untuk mengumpulkan data yang diminta
2. Memberikan sistem agar memudahkan dalam pengumpulan data

PELAKSANA KORESPONDENSI (ADMINISTRASI/ SURAT MENYURAT)

(Risna)

1. Melaksanakan tugas administrasi berupa surat – menyurat yang diperlukan

pasien / keluarga pasien berupa Surat Kematian (SKM), Surat Keterangan
Lahir (SKL), Surat Keterangan Dokter (SKD).
2. Membuat Surat Visum et Perpetum sesuai dengan Surat Kepolisian
3. Membuat janji dengan dokter terkait untuk pembuatan surat visum
4. Melegalisir Surat – surat dan Rekam Medis
5. Membantu Merakit Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap
 TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggung jawab atas isi dan kebenaran dari Surat- surat yang sudah di
buat/dikeluarkan dari Rekam Medis.
2. Bertanggung jawab atas isi dan kebenaran surat visum sesuai dengan
permintaan Surat Kepolisian

WEWENANG :
1. Mengingatkan perawat untuk cek ulang kebenaran dan kesesuaian data dari
surat- surat yang dibuat dengan status pasien
2. Mengingatkan pasien / keluarga pasien untuk cek ulang kebenaran dan
kesuaian data dari surat – surat yang diminta.

Pelaksana Analisis, Assembling dan Entry Rawat Jalan (Vanessa)

1. Berkas rekam medis yang telah selesai dari poliklinik dan IGD, segera
dikembalikan ke Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan buku
pengembalian.
2. Petugas memeriksa berkas rekam medis yang kembali dengan buku
pengembalian (sesuai atau tidak).
3. Berkas rekam medis diperiksa kelengkapannya, termasuk data administrasi dan
data klinis.
4. Petugas memeriksa kebenaran nomor dan sampul Rekam Medis di berkas Rekam
Medis
5. Lembaran-lembaran rekam medis diperiksa melalui formulir Assembling.
6. Apabila ada berkas rekam medis yang tidak lengkap, dikembalikan ke poliklinik
dan IGD untuk dilengkapi.
7. Berkas yang sudah lengkap diinput dikomputer.
8. Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
9. Menganalisis kebenaran dan kesesuaian data pelayanan pasien
10. Menganalisis kelengkapan pengisian formulir rekam medis
11. Merekap kesesuain jumlah pasien dari fisik status dengan rekapan sensus tiap
bulan
12. Membantu merakit Dokumen Rawat Jalan
13. Membuat Laporan Surveilans
TANGGUNG JAWAB :
1. Bertanggung jawab atas kelengkapan formulir rekam medis
2. Bertanggung jawab atas kelengkapan pengisian rekam medis
3. Bertanggung jawab atas data pasien sudah terinput di komputer

WEWENANG :
1. Mengecek kelengkapan formulir rekam medis pasien (data administrasi dan data
klinis).
2. Berkas rekam medis yang dikembalikan ke ruangan harus diisi kembali dengan
lengkap dan kebenaran data.
3. Pasien yang sudah pulang berkas rekam medisnya segera di naikkan ke rekam
medis.