Pengantar Manajemen
Pengantar Manajemen
Pengantar Manajemen
Efektif
Efisien
Manajemen :
¨ Sebagai Ilmu (Science) ilmu terus berkembang
utk pembuatan keputsn
¨ Sebagai Seni (Art) perencanaan,
kepemimpinan,
komunikasi &
segala sesuatu yang
menyangkut manusia
¨ Sebagai Profesi
Profesional : pembuatan keputusan
berdasarkan prinsip umum pendidikan
formal
Para profesinal mendapatkan status karena
prestasi bukan favorit, suku dan kriteria lain
2. MANAJEMEN DAN MANAJER
MANAJER setiap orang yang mempunyai
tanggung jawab atas bawahan dan sumberdaya-
sumberdaya organisasi lainnya
Manajer diklasifikasikan menjadi 2, yaitu :
1. Menurut tingkatannya :
* Tinggi (Top Manager)
* Menengah (Middle Manager)
* Bawah (Lower Manager)
2. Menurut tanggungjawab dalam organisasi :
* Manajer Umum (General Manager)
* Manajer Fungsional (Functional Manager)
Tingkatan Manajer :
1. Manajer Puncak
Bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen
organisasi
Contoh : Direktur, Presiden, Kepala dsb
2. Manajer Menengah
Membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan
para manajer lainnya juga karyawan operasional
Contoh : Kepala Seksi, Kepala Bagian dsb
3. Manajer Bawah
Memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga
operasional
Contoh : Mandor, pengawas lapangan
MANAJER FUNGSIONAL DAN UMUM
1. Manajer Fungsional
Mempunyai tanggungjawab hanya atas satu
kegiatan organisasi produksi,
pemasaran, personalia dan keuangan
2. Manajer Umum
Mengatur, mengawasi dan
bertanggungjawab atas satuan kerja
keseluruhan divisi operasi yang
mencakup semua atau beberapa kegiatan
funsional satuan kerja
APA YANG DILAKUKAN MANAJER
1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain
2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan
tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan
menetapkan prioritas-prioritas
3. Manajer bertanggungjawab dan
mempertanggungjawabkan
4. Manajer harus berpikir secara analistis dan
konseptual
3. PERKEMBANGAN TEORI
MANAJEMEN
Ada 3 aliran pemikiran manajemen yaitu
1. Aliran Klasik :
a. Manajemen Ilmiah
b. Teori Organisasi Klasik
2. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo
Klasik)
3. Aliran Manajemen Modern
I. ALIRAN KLASIK :
Kelompok Manajemen Ilmiah, Tokoh-
tokohnya antara lain :
1. Robert Owen (1771-1858)
Menekankan pentingnya :
a). Umur manusia dalam produksi
b). Perbaikan dalam kondisi kerja
c). Melalui perbaikan kondisi karyawan akan
menaikkan produksi dan keuntungan dan
investasi paling menguntungkan adalah
pada karyawan atau “ vital Machines”
2. Charles Babbage dari Inggris (1792-1871)
Menekankan pentingnya :
a). Pembagian kerja melalui spesialisasi
b). Setiap tenaga kerja harus diberi latihan
ketrampilan sesuai operasi pabrik
c). Mengembangkan program-program permainan
d). Menganjurkan kerjasama yang saling
menguntungkan antara kepentingan karyawan
dan pemilik pabrik
e). Merencanakan skema pembagian keuntungan
Kelompok Teori Organisasi Klasik,
tokohnya :
Henry Fayol (1841-1925)
Fayol membagi operasi perusahaan menjadi kegiatan
yang semuanya saling tergantung satu dengan yang
lain :
1. Teknik - produksi & manufacturing produk
2. Komersial – Pembelian bahan baku dan penjualan
produk
3. Keuangan – Perolehan dan penggunaan modal
4. Keamanan – Perlindungan karyawan dan kekayaan
5. Akuntansi – Pelaporan, pencatatan biaya, laba dan
hutang, pembuatan neraca, pengumpulan data
6. Manajerial – Perencanaan, Pengorganisasian,
Pemberian perintah, Pengkoordinasian,dan Pengawasan
II. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI
Lingk Tugas
Pelanggan
Internasional Sosial
Pasar Lingkungan
Tenaga Internal Pesaing Budaya
Kerja
Karyawan Budaya
Manajemen
Pemasok
Hukum/Politik Ekonomi
5. PROSES PERENCANAAN
(PLANNING)
Pengertian :
➢ Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan
pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan,
kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
➢ Salah satu aspek penting perencanaan adalah
pembuatan keputusan (decision making), proses
pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah
tertentu
EMPAT TAHAP DASAR PLANNING
T
Tahap III
Tahap I
Tahap II
Mengindentifi U
Merumus Tahap IV
Menetap
kan
kasikan
Mengembang J
kan Kemudahan
Tujuan
Keadaan
&
kan Kegiatan U
Sekarang
Hambatan A
N
EMPAT TAHAP DASAR
PERENCANAAN (PLANNING):
Tahap 1, Menetapkan tujuan atau serangkaian
tujuan dimulai dengan keputusan-
keputusan tentang keinginan atau kebutuhan
organisasi atau kelompok kerja
Tahap 2, Merumuskan keadaan saat ini
tahap ini memerlukan informasi terutama
tentang keuangan dan data statistik, yang
diperoleh melalui komunikasi
Tahap 3, Mengidentifikasikan segala
kemudahan dan hambatan segala
kekuatan dan kelemahan serta kemudahan
dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk
mengukur kemampuan organisasi dalam
mencapai tujuan
Tahap 4, Mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaian
tujuan Pengembangan berbagi alternatif
kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian
alternatif-alternatif terbaik dan paling
memuaskan
MANFAAT PERENCANAAN
1. Membantu manajemen untuk
menyesuaikan diri dengan perubahan-
perubahan lingkungan
2. Membantu kristalisasi persesuaian pada
masalah-masalah utama
3. Memungkinkann manajer memahami
keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4. Membantu penempatan tanggungjawab
lebih cepat
lanjutan
5. Memberikan cara pemberian perintah
untuk operasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi
di antara berbagai bagian organisasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci
dan lebih mudah dipahami
1. Meminimumkan pekerjaan yang tidak
pasti
2. Menghemat waktu, usaha dan dana
KELEMAHAN PERENCANAAN
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan
mungkin berlebihan pada kontribusi yang nyata
2. Cenderung menunda kegiatan
3. Terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi
4. Kadang-kadang hasil yg paling baik didapatkan
oleh penyelesaian situasi individual
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara
yang tidak konsisten
MISI
TUJUAN
RENCANA
STRATEGIS
Rencana operasional
RENCANA RENCANA
SEKALI PAKAI TETAP
KEBIJAKSA
PROGRAM A NAAN
N
G PROSEDUR &
G METODE STANDAR
A
R
PROYEK A PERATURAN
N
6. PENGORGANISASIAN
(ORGANIZING)
Pengorganisasian proses penyusunan struktur
organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi,
sumberdaya-sumberdaya yg dimiliki dan
lingkungan yg melingkupinya
Aspek utama proses proses penyusunan struktur
organisasi ada 2 (dua) yaitu:
* Departementalisasi pengelompokkan kerja
* Pembagian kerja pemerincian tugas
pekerjaan
Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses,
akan membuat suatu organisasi dapat mencapai
tujuannya, yg tercermin pada struktur organisasi
yg mencakup :
1. Pembagian kerja
2. Departementalisasi
3. Bagan organisasi formal
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen
6. Saluran komunikasi
7. Penggunaan komite
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok
informal yg tidak dapat dihindarkan
STRUKTUR ORGANISASI
Pengertian :
Struktur organisasi (desain organisasi):
mekanisme formal dengan mana organisasi
dikelola.
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan
pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-
fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun
orang-orang yg menunjukkan kedudukan, tugas
wewenang dan tanggungjawab
Faktor-faktor utama yg menentukan
perancangan struktur organisasi :
1. Strategi organisasi untuk
mencapai tujuan
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota/ karyawan dan orang-
orang yg terlibat dalam organisasi
4. Ukuran organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi :
1. Spesialisasi pekerjaan
2. Standardisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi
5. Ukuran satuan kerja
BAGAN ORGANISASI
Bagan organisasi menggambarkan 5 aspek
utama suatu struktur organisasi sbb:
1. Pembagian kerja
2. Manajer dan bawahan atau rantai
perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen
pekerjaan
5. Tingkatan manajemen
BENTUK BAGAN ORGANISASI
Bentuk Piramid
Bentuk Vertikal
Bentuk Horisontal
Bentuk Lingkaran
BENTUK DEPARTEMENTALISASI
1. Fungsi : pemasaran, keuangan, produksi
2. Produk atau jasa : mesin cuci, TV
3. Wilayah : DIY, Jateng, Jabar
4. Langganan : pedagang eceran, pemerintah
5. Proses atau peralatan : dept pembungkusan
6. Waktu : Shift 1, 2, 3
7. Pelayanan : kelas bisnis, eksekutif
8. Alpha –numeral : no Telp
9. Proyek dan matriks : perusahaan konstruksi
PEMBAGIAN KERJA
RUMUS :
R = n (2n-1 + n-1 )
R = Jumlah hubungan
n = Jumlah bawahan
Metode penarikan :
1. Pengiklanan
2. Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja
3. Penarikan lewat lembaga pendidikan
4. Kantor penempatan TK
5. Serikat buruh
6. Penggunaan komputer atau internet
SELEKSI PERSONALIA
Seleksi pemilihan seseorang tertentu dari
sekelompok karyawan potensial untuk
melaksanakan suatu jabatan tertentu
Prosedur seleksi :
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data pribadi
3. Pengujian
4. Wawancara
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi
6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi
8. Orientasi jabatan
METODE LATIHAN DAN
PENGEMBANGAN
1. ON THE JOB
> Coaching
> Planned progression
> Rotasi jabatan
> Penugasan sementara
> Penilaian prestasi
1. Fisiologis
TEORI HIERARKI KEBUTUHAN
DARI MASLOW
Dari tingkatan tertinggi ke tingkatan terendah
1. Kebutuhan aktualisasi diri dan pemenuhan diri
Contoh : penggunaan potensi diri
2. Kebutuhan harga diri
Contoh : status atau kedudukan, prestasi penghargaan
dan kehormatan diri
3. Kebutuhan sosial
Contoh : Cinta, persahabatan
4. Kebutuhan keamanan dan rasa aman
Contoh : perlindungan dan stabilitas
5. Kebutuhan fisiologis
Contoh : makan, minum, perumahan, seks, istirahat
11. KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
Mengapa komunikasi penting ?
1. Komunikasi adalah proses melalui fungsi-
fungsi manajemen perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan dapat dicapai
2. Komunikasi adalah kegiatan di mana para
manajer mencurahkan sebagian besar
proporsi waktu mereka
KOMUNIKASI
proses pemindahan pengertian dalam
gagasan atau informasi dari seseorang ke
orang lain
proses dengan mana orang-orang bermaksud
memberikan pengertian melalui pengiriman
berita secara simbolis, dapat
menghubungkan para anggota berbagai
satuan organisasi yang berbeda dan bidang
yang berbeda pula, sehingga sering disebut
rantai pertukaran informasi
PROSES KOMUNIKASI
Model Komunikasi Antar Pribadi
Proses Komunikasi Sederhana :
Pengirim Berita Penerima
PERANAN KOMUNIKASI
¨ Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi,
seperti kebutuhan untuk berhubungan
dengan orang lain
¨ Perlawanan terhadap pengaruh-pengaruh
yang monoton atau membosankan
Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif :
¨ Hambatan organisasional
¨ Hambatan-hambatan antar pribadi
Penyebab konflik :
1. Komunikasi salah pengertian, informasi
tidak lengkap
2. Struktur pertarungan kekuasaan antar
departemen dengan kepentingan yang
bertentangan
3. Pribadi ketidak sesuaian tujuan atau nilai-
nliai sosial pribadi karyawan dengan perilaku
pada jabatan
JENIS KONFLIK
Pengambilan
Tindakan
Koreksi,
Bila perlu
TAHAP-TAHAP PENGAWASAN
1. Penetapan standar pelaksanaan
(perencanaan)
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
4. Pembandingan dengan standar, evaluasi
5. Pengambilan tindakan, koreksi bila perlu
KARAKTERISTIK-
KARAKTERISTIK PENGAWASAN
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titk pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi
TERIMA KASIH