Modul

SISTEM INFORMASI
PELATIHAN
 Sambutan
Pembangunan dan pengembangan kompetensi Aparatur Sipil
Negara (ASN) merupakan kebutuhan untuk mewujudkan tujuan negara
sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia 1945. Undang-Undang No. 5 Tahun 2014
tentang Aparatur Sipil Negara telah mengamanatkan bahwa sangat
diperlukan dan merupakan usaha strategis untuk membangun aparatur
sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari
intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme serta
mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan
mampu menjalankan peran sebagai unsur pereka persatuan dan
kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia 1945.
Lahirnya Undang-Undang No.5 tahun 2014 ini memberi dampak
perubahan tidak saja dari nomenklatur jabatan, namun yang lebih
penting lagi adalah perubahan struktur organisasi yang merubah cara
pikir dan cara kerja pegawai. Organisasi dinilai bukan dari penyerapan
anggarannya saja, tapi lebih dari itu ia dinilai dari hasil dan dampak yang
diberikan organisasi/lembaga pemerintah kepada masyarakat. Untuk itu,
organisasi membutuhkan modal insani yang cerdas, inovatif, dan mampu
menjawab tuntutan zaman yang serba ‘internet of things’. Oleh sebab itu,
Peraturan Pemerintah (PP) No, 11 tahun 2017 tentang manajemen
aparatur sipil negara merespons tentang kepentingan pemerintah untuk
mengelola ASN dan menekankan pengembangan karir serta
pengembangan kompetensi dengan menekankan system merit. Dalam PP
11 tahun 2017 ini juga ditekankan bahwa pengembangan kompetensi
dilakukan pada tingkat instansi dan nasional. Dan setiap pegawai negeri
sipil (PNS) mendapatkan hak untuk mengembangkan kompetensi
minimal 20 (dua puluh) jam pembelajaran per tahun. Tentunya, dengan
peraturan ini memerlukan kemampuan lembaga-lembaga
pengembangan kompetensi baik di Pusat dan di Daerah memiliki
kompetensi dalam mengelola dan menyelenggarakan pengembangan
kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan lembaga, regional dan
nasional.
Untuk membantu lembaga-lembaga pengembangan kompetensi
tersebut dapat melakukan tugas dan fungsinya, Lembaga Administrasi

i|Page
Negara telah merancang program pelatihan bagi para penyelenggara
pelatihan yang sering disebut Pelatihan Training Officer Cource (TOC).
Tujuan program pelatihan ini adalah untuk membangun kompetensi para
penyelenggara agar dapat menyelenggarakan program-program
pelatihan dan memberikan pelayanan lembaga mereka secara
profesional. Program pelatihan TOC ini tentunya telah mengalami
transformasi yang cukup signifikan dari model pelatihan yang klasikal
menjadi blended dan full e-learning. Perancangan program dirancang
dengan menerapkan pengelolaan yang berkelanjutan atau Pro Hijau.
Artinya program yang dikembangkan peduli akan kebutuhan peserta yang
menerima manfaat utama dari program yang dirancang, namun juga
memanfaatkan teknologi sebagai bagian dari upaya pelayanan yang
cepat, mudah diakses, efisien dan transparan. Dan tak kalah pentingnya,
penyelenggaraan program dengan pendekatan teknologi ini juga sebagai
bentuk upaya menyelamatkan bumi dari penggunaan kertas, sumber
daya air, energi dan lainnya.
Desain-disain mata pelatihan dan substansinya dalam program
TOC ini telah mengalami perubahan dan pembaharuan sesuai dengan
konteks tantangan dan kesempatan yang dihadapi oleh para
penyelenggara saat ini. Saat ini kita diharapkan dapat memberikan
pelayanan yang maksimal dengan memperhatikan secara baik kebutuhan
para peserta, mempertimbangkan aspek lingkungan dan teknologi. Saya
dengan bangga menghadirkan program ini berserta modul-modul yang
sesuai kepada Anda dengan model pembelajaran yang disesuaikan
dengan kebutuhan instansi. Semoga program ini dapat melengkapi
kemampuan Anda yang sudah ada dan memberikan inspirasi dalam
pengelolaannya.

Kepada perancang program ini dan seluruh tim penulis, tim teknis
dan tim review dari disain pembelajaran yang telah berpartisipasi
membuat program ini terus mengalami perbaikan dan pembaharuan,
saya mengucapkan terima kasih. ASN cerdas adalah ASN yang terus
mengasah kemampuan belajarnya. Dan ASN cerdas juga ditumbuhkan
oleh lembaga-lembaga pengembang kompetensi yang terus melakukan
pembelajaran dan berinovasi.

ii | P a g e
 Jakarta, Januari 2022
Kepala Lembaga Administrasi Negara

Adi Suryanto

iii | P a g e
 Kata Pengantar

Sejalan dengan upaya mewujudkan Aparatur Sipil Negara (ASN)

yang unggul, pengembangan kompetensi terutama melalui pelatihan
merupakan usaha strategis untuk meningkatkan kompetensi yang
diharapkan. Penyelenggaraan Pelatihan Penyelenggara Pelatihan atau
Training Officer Course (TOC) dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
inovasi dalam pelatihan dan tuntutan perubahan.
Kehadiran modul TOC ini memiliki nilai strategis karena menjadi
acuan dalam proses pembelajaran, sehingga lembaga pelatihan dengan
penyelenggara pelatihan yang profesional dapat diwujudkan. Modul ini
diharapkan dapat membantu widyaiswara atau fasilitator pelatihan
dalam mendesain pengajaran yang akan disampaikan kepada peserta
pelatihan; membantu pengelola dan penyelenggara pelatihan dalam
penyelenggaraan pelatihan; dan membantu peserta pelatihan dalam
mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah maka dilakukan
penyempurnaan tehadap keseluruhan modul Pelatihan TOC yang
meliputi substansi dan format.
Disadari bahwa perkembangan lingkungan strategis berlangsung
lebih cepat khususnya terhadap kebutuhan pengembangan kompetensi
dalam rangka mendorong peningkatan kompetensi ASN, peningkatan
kinerja organisasi, dan akselerasi reformasi birokrasi, maka kualitas modul
perlu terus dipantau dan disesuaikan manakala terdapat hal-hal yang
sudah tidak relevan lagi. Sehubungan dengan hal ini, modul ini dapat pula
dipandang sebagai bahan minimal pelatihan, dalam artian bahwa setelah
substansinya disesuaikan dengan perkembangan yang ada, maka dapat
dikembangkan selama relevan dengan hasil belajar yang akan dicapai
dalam modul ini. Oleh karena itu, peranan widyaiswara termasuk peserta
pelatihan juga dibutuhkan. Konkritnya, widyaiswara dapat melakukan
penyesuaian dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta
pelatihan dapat memperluas bacaan yang relevan dengan modul ini,
sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung dinamis, interaktif, dan
aktual.

iv | P a g e
 Kepada seluruh peserta diharapkan dapat mengikuti seluruh
rangkaian kegiatan secara optimal dengan penuh kesungguhan. Selamat
mengikuti pelatihan TOC.
Salam sukses.

Jakarta, 2022

Deputi Bidang Kebijakan

Pengembangan Kompetensi
Aparatur Sipil Negara

Muhammad Taufiq

v|Page
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...............................................Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI ................................................................................................................................ ii
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL ..................Error! Bookmark not defined.
BAB I ............................................................................................................................................ 1
A. LATAR BELAKANG .................................................................................................. 1
B. DESKRIPSI SINGKAT ............................................................................................... 2
C. TUJUAN PEMBELAJARAN ..................................................................................... 2
D. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK .................................................. 2
BAB II .......................................................................................................................................... 4
A. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI PELATIHAN .................................... 4
B. RAGAM PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DALAM PELATIHAN
11
C. KOMPONEN SISTEM INFORMASI PELATIHAN ........................................ 17
D. LATIHAN ................................................................................................................... 19
E. RANGKUMAN .......................................................................................................... 19
F. EVALUASI MATERI SISTEM INFORMASI PELATIHAN .......................... 20
G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT .......................................................... 20
BAB III ..................................................................................................................................... 21
A. PENGERTIAN .......................................................................................................... 21
B. PENGGUNA .............................................................................................................. 21
C. PERENCANAAN PROGRAM PELATIHAN DI SMARTBANGKOM ........ 23
D. OUTPUT..................................................................................................................... 25
E. LATIHAN ................................................................................................................... 25
F. RANGKUMAN .......................................................................................................... 25
H. EVALUASI MATERI SMARTBANGKOM............................................................ 26

ii | P a g e
 I. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT .......................................................... 26
BAB IV...................................................................................................................................... 27
A. PENGERTIAN .......................................................................................................... 27
B. MENU E-TRAINING MANAGEMENT.............................................................. 27
C. PENGUNGGAHAN DATA..................................................................................... 28
D. OUTPUT..................................................................................................................... 29
E. PENGAJUAN AKREDITASI ................................................................................. 29
F. LATIHAN ................................................................................................................... 29
G. RANGKUMAN .......................................................................................................... 29
H. EVALUASI MATERI SISTEM E-TRAINING MANAGEMENT .................. 30
I. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT .......................................................... 30
BAB V ....................................................................................................................................... 31
A. EVALUASI KEGIATAN BELAJAR ...................................................................... 31
B. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT .......................................................... 31
KUNCI JAWABAN ............................................................................................................... 32
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................ 33

iii | P a g e
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Pengembangan kompetensi menjadi kebutuhan dasar
dalam rangka mewujudkan sosok Aparatur Sipil Negara (ASN)
yang profesional. Untuk itu, pelatihan sebagai salah satu bentuk
pengembangan kompetensi perlu dikelola secara terstruktur
dengan baik. Dalam hal ini, penyelenggara pelatihan menjadi
salah satu komponen pada lembaga pelatihan yang mempunyai
peran penting untuk mengelola penyelenggaraan pelatihan
sehingga menghasilkan pelatihan-pelatihan yang efektif dan
efisien. Penyelenggara pelatihan dituntut untuk kompeten dan
profesional dalam menyelenggarakan pelatihan.
Dunia saat ini tengah berada pada era revolusi industri 4.0,
dimana salah satu cirinya adalah teknologi informasi menjadi
basis hampir pada setiap aspek dan bidang kehidupan manusia.
Pemanfaatan teknologi informasi juga dirasakan menjadi
kebutuhan pada bidang pengembangan kompetensi, termasuk
pelatihan. Seperti yang kita ketahui, saat ini pemanfaatan
teknologi informasi pada pelatihan sudah marak ditemui dengan
tingkat pemanfaatan yang cukup beragam antara satu lembaga
dengan lembaga lainnya.
Pada era digital saat ini, pelatihan dalam pelaksanaannya
telah mengalami perubahan mendasar sesuai dengan
perkembangan zaman, yaitu sudah tidak terbatas oleh ruang dan
waktu. Sebagian besar kegiatan pelatihan diselenggarakan
dengan metode pembelajaran jarak jauh (distance learning).
Dalam hal ini, frekuensi pertemuan secara fisik antara peserta
dengan penyelenggara dalam proses pelatihan mulai dari
penyampaian informasi pelatihan, pendaftaran hingga evaluasi
dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Situasi
ini pemanfaatan sistem informasi menjadi keharusan untuk
mendukung manajemen pelatihan.
Sistem informasi pelatihan mempermudah tata kelola data
dan aliran informasi pada keseluruhan proses pelatihan mulai dari

1|Page
 pendaftaran hingga pelaksanaan evaluasi menjadi lebih efektif
dan efisien. Disisi lain, pemanfaatan sistem informasi pelatihan
juga diharapkan dapat mendorong terciptanya pelayanan
pelatihan yang berkualitas dan optimal mulai dari proses pra
training, pelaksanaan hingga pasca training.

B. DESKRIPSI SINGKAT
Pembelajaran mata pelatihan ini membekali peserta
dengan kemampuan mengelola sistem informasi pelatihan
sebagai faktor pendukung yang harus dimiliki oleh lembaga
pelatihan dan juga salah satu unsur pada akreditasi lembaga
pelatihan. Pada mata pelatihan ini peserta akan mempelajari
tentang pemanfaatan sistem informasi pelatihan, smartbangkom
dan e-training management.

C. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Hasil Belajar
Setelah pembelajaran mata pelatihan ini, peserta mampu
mensimulasikan e-training management.
2. Indikator Hasil Belajar
Setelah pembelajaran mata pelatihan ini, peserta dapat:
a. Menjelaskan pemanfaatan sistem informasi pelatihan;
b. Mensimulasikan smartbangkom; dan
c. Mensimulasikan e-training management.

D. MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK

Mata pelatihan ini berisikan pembelajaran materi-materi sebagai
berikut:
1. Pemanfaatan Sistem Informasi Pelatihan
a. Konsep Dasar Sistem Informasi Pelatihan
b. Ragam Pemanfaatan Sistem Informasi dalam Pelatihan
c. Komponen Sistem Informasi Pelatihan
2. Smartbangkom

2|Page
 a. Pengertian
b. Pengguna
c. Perencanaan Program Pelatihan di Smartbangkom
d. Output
3. E-training Management
a. Pengertian
b. Menu E-Training Management
c. Pengunggahan Data
d. Output
e. Pengajuan Akreditasi

3|Page
 BAB II
PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI
PELATIHAN

Indikator Hasil Belajar:

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta pelatihan dapat
menjelaskan pemanfaatan sistem informasi pelatihan.

A. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI PELATIHAN

1. Pengertian Sistem Informasi Pelatihan
a. Konsep Dasar sistem
Apabila memperhatikan secara seksama
mengenai anatomi tubuh maka kita dapat menyebutkan
bagian-bagian dari tubuh, mulai dari kepala, mata,
hidung, telinga, mulut, tangan sampai ke kaki. Bayangkan
jika salah satu dari anggota tubuh tersebut tidak berfungsi
sebagaimana mestinya. Tentunya gerakan tubuh tidak
sempurna. Dari bagian- bagian tubuh yang disebutkan
tadi, masih terdapat bagian tubuh yang terletak di bagian
dalam, seperti organ otak, pernafasan, jantung, darah
yang mengalir ke seluruh tubuh, paru-paru, hati, ginjal,
tulang, kulit. Semua organ tubuh atau bagian tubuh
tersebut mempunyai fungsi dan tugas masing- masing
dan mekanisme kerjanya tidak dapat berdiri sendiri,
tetapi saling berhubungan, saling ketergantungan satu
sama lainnya secara terpadu sehingga tubuh kita hidup
dan bergerak secara sempurna.
Ilustrasi ini memberikan gambaran bahwa
kegiatan kecil maupun besar menggunakan sistem dalam
melakukan tugas dan fungsinya untuk mencapai tujuan
tertentu. Demikian pula kegiatan dalam suatu organisasi

4|Page
 tidak terlepas dari sistem untuk mendukung pencapaian
tujuannya.
Pemahaman mengenai sistem dapat dilihat dari 2
(dua) pendekatan yaitu pendekatan komponen dan
pendekatan prosedur. Pada pendekatan komponen,
suatu sistem dapat dilihat dari kumpulan komponen
secara fisik yang saling berinteraksi, saling berhubungan
dan tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya untuk
mencapai suatu tujuan. Contohnya adalah sistem
komputer yang terdiri dari komponen hardware dan
software. Dan pada pendekatan prosedur, suatu sistem
merupakan prosedur-prosedur yang saling berinteraksi,
saling ketergantungan dan tidak dapat dipisahkan satu
sama lainnya untuk mencapai tujuan.
Disarikan dari Modul Sistem Informasi dan
Pengambilan Keputusan dari Universitas Terbuka, kedua
pendekatan ini menunjukkan bahwa setiap sistem terdiri
dari struktur sistem dan proses sistem. Struktur sistem
adalah komponen-komponen yang membentuk sistem
tersebut, sedangkan proses sistem adalah yang
menjelaskan tata kerja setiap komponen untuk mencapai
tujuan. Jadi, dalam subsistem selalu mengandung
komponen-komponen dan subsistem-subsistem. Setiap
subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem dan melakukan
suatu fungsi tertentu serta mempengaruhi proses dari
sistem secara keseluruhan. Dan apabila suatu komponen
atau subsistem tersebut tidak melakukan fungsinya maka
kegiatan dari sistem akan terganggu dan tidak efektif
mencapai tujuannya.
b. Konsep Dasar Informasi
Informasi dalam organisasi sangatlah penting
keberadaannya, sebab organisasi tanpa informasi akan
lumpuh dan tidak bersinergi. Ibaratkan aliran darah
dalam tubuh, selama darah mengalir ke sekujur tubuh
maka organ tubuh tetap hidup dan bergerak sesuai
fungsinya. Agar tetap organ tubuh bergerak, tentu perlu
dipelihara dan dijaga agar aliran darah tetap mengalir ke
bagian-bagian organ dalam tubuh. Demikian pula, di

5|Page
dalam suatu organisasi jika terdapat informasi yang tidak
sampai ke subsistem maka kegiatan akan berakhir.
Untuk memahami mengenai informasi, kita bahas
mengenai data terlebih dahulu sebab sumber dari
informasi adalah data. Menurut Jogiyanto (2005), data
adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-
kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event)
adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu,
sedangkan Informasi adalah sebagai hasil dari
pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan
suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang
digunakan untuk pengambilan keputusan.
Kenneth C. Laudon (2018) berpendapat bahwa
data merupakan sekumpulan baris fakta yang mewakili
peristiwa yang terjadi pada organisasi atau pada
lingkungan fisik sebelum diolah ke dalam suatu format
yang dapat dipahami dan digunakan orang. Informasi
adalah data yang sudah dibentuk ke dalam format yang
memiliki arti bagi manusia.
Seperti telah disampaikan di awal tadi, informasi
diibaratkan darah yang mengalir dalam tubuh suatu
organisasi sehingga begitu penting posisinya, sebab dapat
digunakan dalam proses pengambilan keputusan dan
berhubungan erat dengan nilai keputusan itu sendiri.
Fungsi utama dari informasi adalah menambah
pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai
informasi. Oleh karenanya kualitas informasi menjadi
sangat penting. Kualitas informasi akan sangat
tergantung kepada 3 hal seperti yang dikemukakan oleh
Jogiyanto (2005), yaitu sebagai berikut.
1) Informasi harus akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan. Akurat berarti informasi
harus jelas mencerminkan maksudnya. Mengapa
informasi itu harus akurat? Sebab dari sumber
informasi sampai ke penerima informasi

6|Page
 kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang
dapat mengubah dan merusak informasi tersebut.
2) Informasi harus tepat pada waktunya
Informasi yang dikirim atau diterima tidak boleh
terlambat diterima oleh penerima, sebab informasi
yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Apalagi
jika informasi tersebut merupakan dasar untuk
dijadikan dalam pengambilan keputusan. Jika
pengambilan keputusan terlambat maka berakibat
fatal bagi suatu organisasi. Perlu dipahami, mahalnya
informasi dikarenakan harus cepatnya didapat
sehingga diperlukan teknologi informasi untuk
mengolah dan mengirimkannya.
3) Informasi harus relevan
Informasi harus memiliki manfaat bagi pemakainya
dan relevansi informasi bagi setiap orang akan
berbeda.
Jadi, istilah data dan informasi berbeda, data
berupa bahan mentah dan relatif belum memberikan
manfaat bagi penggunanya sehingga perlu diolah lebih
lanjut untuk dihasilkan menjadi suatu informasi yang
berguna.

c. Konsep Dasar Sistem Informasi

Suatu sistem informasi menurut Whitten, Bentley
dan DIttman (dalam Andriana dan Asari, 2017) adalah
pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi
yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi
yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah organisasi.
Kenneth C. Laudon (2018), mendefinisikan sistem
informasi secara teknis sebagai satuan komponen yang
saling berhubungan yang mengumpulkan (atau
mendapatkan kembali), memproses, menyimpan, serta
mendistribusikan informasi untuk mendukung
pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu
organisasi.

7|Page
 Pada dasarnya, di dalam sistem informasi
mengandung 3 (tiga) kegiatan, yakni kegiatan input
(masukan), pemrosesan, dan output (keluaran). Ketiga
kegiatan tersebut menghasilkan informasi yang
diperlukan organisasi untuk pengambilan keputusan,
pengendalian operasional, analisis pemecahan masalah,
dan menciptakan produk/layanan baru.
Kegiatan input untuk mendeteksi bahan-bahan
atau serangkaian data-data yang diperlukan baik dari
lingkungan internal maupun dari lingkungan sekitar
organisasi. Kegiatan pemrosesan adalah mengolah dan
menganalisis data input yang diperoleh menjadi suatu
bentuk yang memiliki arti atau format yang dapat
dipahami manusia. Kegiatan output adalah
mendistribusikan informasi kepada pihak- pihak pemakai
atau pengguna. Setelah ketiga kegiatan berjalan,
selanjutnya sistem informasi memerlukan umpan balik
untuk dipergunakan sebagai evaluasi dan perbaikan
dalam pengambilan keputusan berikutnya.
Dengan menempatkan informasi sebagai sumber
daya yang esensial maka efisiensi kerja dalam organisasi
dapat dicapai. Selain itu, Sistem Informasi Manajemen
pun dapat membantu menjembatani antara perencanaan
dan pengendalian dalam organisasi.
Sebagian besar kegiatan organisasi, saat ini
banyak menggunakan sistem informasi, jaringan, dan
teknologi internet dalam melakukan pekerjaannya. Hal ini
dilakukan dalam rangka efisiensi pekerjaan,
meningkatkan pelayanan, dan meningkatkan kepuasan
stakeholder. Oleh karena itu, pengetahuan sistem
informasi bagi pengelola organisasi menjadi sangat
penting dalam memperluas jangkauan, mendapatkan
masukan, mengikuti perkembangan baru berkenaan
kegiatan yang dijalankan, serta kemungkinan juga dapat
mengubah pola berpikirnya.
Dari uraian mengenai pengertian sistem informasi
tersebut diatas, dengan demikian dapat disimpulkan bahwa
sistem informasi pelatihan adalah sistem informasi yang

8|Page
 diterapkan dalam konteks pelatihan. Sistem informasi
pelatihan adalah sejumlah komponen dan prosedur yang
terorganisir dengan tujuan untuk menghasilkan informasi
untuk meningkatkan keputusan manajemen pengelolaan
pelatihan pada setiap tahap pelatihan mulai dari pra
pelatihan, pelaksanaan dan pasca pelatihan. Sistem yang
dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan
penggunanya secara tepat guna dan tepat waktu untuk
semua macam proses pengambilan keputusan pada berbagai
proses dan jenjang dalam suatu proses pelatihan.

2. Fungsi Sistem Informasi

Setelah mendapat gambaran yang jelas mengenai
ruang lingkup dan karakteristik dari sistem informasi maka hal
selanjutnya yang penting pula dibahas dari kerangka dasar
sistem informasi adalah apa sebenarnya yang menjadi fungsi
dibangunnya Sistem Informasi dalam sebuah organisasi.
Dalam modul Sistem Informasi Manajemen terbitan
Universitas Terbuka, Goyal (2003) menyebutkan bahwa
sistem Informasi manajemen dibangun oleh organisasi
dengan sasaran utamanya adalah untuk memperoleh
informasi manajemen yang akan digunakan oleh para
manajernya untuk mengambil keputusan.
Secara lebih detail Goyal menjelaskan beberapa fungsi
yang harus dijalankan oleh sistem informasi agar dapat
memenuhi apa yang menjadi tujuan atau sasaran utamanya
sebagai berikut.
a. Penangkapan Data (Data capturing)
Sistem Informasi menangkap data dari berbagai
sumber internal maupun eksternal organisasi.
Penangkapan data dapat dilakukan dengan cara manual
maupun melalui terminal komputer. Sebagai contoh data
transaksi nasabah pada sebuah bank dapat dicatat baik
melalui formulir manual (paper form) maupun di input
secara langsung ke dalam sistem komputer.
b. Pemrosesan Data (Processing of Data)
Sistem Informasi mengolah data menjadi
informasi manajemen yang dibutuhkan oleh para

9|Page
 pengguna. Pengolahan data dilakukan melalui berbagai
aktivitas seperti kalkulasi (penghitungan), perbandingan,
penyortiran, pengklasifikasian, dan peringkasan.
c. Penyimpanan Informasi (Storage of Information)
Sistem Informasi menyimpan data, baik yang
belum maupun yang sudah diproses untuk penggunaan
masa depan. Bila informasi tidak dibutuhkan segera maka
informasi tersebut akan disimpan sebagai arsip organisasi
(organizational record).
d. Pemanggilan Kembali Informasi (Retrieval of Information)
Sistem Informasi memanggil/menarik kembali
informasi dari tempat penyimpanannya jika dan ketika
dibutuhkan oleh berbagai pengguna. Untuk kebutuhan
dari para pengguna di level manajemen, informasi yang
ditarik dari tempat penyimpanan akan langsung
disampaikan atau diproses lagi untuk memenuhi
permintaan informasi manajemen yang tepat.
e. Penyebaran Informasi (Dissemination of Information)
Informasi yang merupakan produk akhir dari
Sistem Informasi Manajemen, akan disampaikan dan
disebarluaskan ke para pengguna dalam organisasi.
Penyampaian informasi manajemen tersebut dapat
dilakukan secara berkala melalui pelaporan atau secara
online melalui terminal komputer.
Secara ringkas keterkaitan berbagai fungsi dari sistem
informasi dapat dilihat pada gambar dibawah ini:

Gambar 2.1
Fungsi dari Sistem Informasi

10 | P a g e
B. RAGAM PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI DALAM
PELATIHAN
Keberhasilan manajemen pelatihan sangat ditentukan
antara lain oleh tersedianya data dan informasi pelatihan. Data
dan informasi yang dikelola dalam sistem informasi pelatihan,
merupakan bentuk tata kelola administrasi melalui pemanfaatan
teknologi informasi yang juga bermanfaat sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan pada suatu sistem pelatihan serta
merupakan bentuk pelayanan publik.
Saat ini pemanfaatan sistem informasi dalam pelatihan
sangat beragam. Dalam skala nasional, Lembaga Administrasi
Negara selaku Instansi Pembina Diklat mengelola beberapa sistem
informasi pelatihan. Disamping itu, masing-masing Lembaga
Pelatihan juga memiliki dan mengembangkan sistem informasi
lembaga pelatihan untuk mendukung manajemen pelatihannya.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai ruang lingkup
pemanfaatan sistem informasi dalam pelatihan, berikut ini akan
diuraikan ragam sistem informasi pelatihan berdasarkan cakupan
pemanfaatannya :
1. Sistem Informasi Pelatihan Skala Nasional
Terdapat 3 (tiga) sistem informasi pelatihan skala
nasional yang saat ini berlaku, yaitu:
a. Sistem Informasi Pengembangan Kompetensi ASN (SIPKA)
Sistem Informasi Pengembangan Kompetensi
ASN merupakan pengembangan lanjutan dari Sistem
Informasi Diklat Aparatur (SIDA). SIPKA adalah sistem
informasi yang menyediakan informasi kegiatan
pengembangan kompetensi ASN secara nasional dan
dikembangkan untuk mendukung efektivitas manajemen
talenta Indonesia khususnya profesi Aparatur Sipil Negara
(ASN).
Pengembangan SIPKA merupakan amanah PP
Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen ASN, dimana
Lembaga Administrasi Negara bertanggung jawab atas
pengaturan, koordinasi dan penyelenggaraan
pengembangan kompetensi. Dan pelaksanaan
pengembangan kompetensi tersebut diinformasikan

11 | P a g e
 melalui sistem informasi pelatihan yang terintegrasi
dengan sistem informasi ASN. SIPKA mengakomodasi
proses pengembangan kompetensi pegawai karena data
pengembangan kompetensi pegawai yang terinput
dalam SIPKA akan terintegrasi secara nasional dan dapat
dimonitor. Ruang lingkup dari SIPKA terdiri dari:
1) Profil Lembaga Diklat Pemerintah
2) Manajemen Registrasi Pelatihan
3) Monitoring dan Evaluasi
4) Akreditasi
5) E-Learning
b. Smartbangkom
Smartbangkom adalah sistem informasi yang
digunakan oleh Lembaga penyelenggara pelatihan untuk
melakukan penginputan ijin penyelenggaraan pelatihan,
pelayanan Kode Registrasi Alumni (KRA) hingga Surat
Tanda Tamat Pelatihan (STTP) bagi pelatihan manajerial
dan Latsar CPNS.
c. E-training Management
E-training Management adalah sistem informasi
yang dikembangkan untuk dapat digunakan oleh
Lembaga Pelatihan untuk menginput data-data Lembaga
dan penyelenggaraan Pelatihan.
Terdapat pelatihan atau sosialisasi pemanfaatan SIPKA
bagi Person in Charge (PIC) tiap-tiap Pusat/Badan Sumber
Daya Manusia pada Kementerian/Lembaga/Daerah.
Sedangkan untuk Smartbangkom dan E-training manajemen
akan diuraikan lebih lanjut pada bab-bab selanjutnya di
modul ini.

2. Sistem Informasi Pelatihan Skala Lembaga Pelatihan

Adaptasi teknologi informasi pada sistem pelatihan
saat ini mengalami perkembangan yang sangat signifikan.
Selain karena tuntutan zaman dan situasi saat ini,
perkembangan sistem informasi pelatihan merupakan bentuk
upaya peningkatan pelayanan kepada stakeholder dan
peningkatan mutu penyelenggaran pelatihan secara
keseluruhan. Dan untuk memastikan semua Lembaga

12 | P a g e
pelatihan pemerintah mengembangakan sistem informasi
pelatihan, maka sistem informasi pelatihan menjadi salah
satu sub unsur penilaian pada akreditasi Lembaga
penyelenggara pelatihan. Sebagaimana tertuang pada
Peraturan LAN Nomor 13 tahun 2020 tentang Akreditasi
Pelatihan dan Keputusan Kepala LAN Nomor 1874 tahun 2020
tentang Pedoman Pelaksanaan Akreditasi Pelatihan yang
menjadi Kewenangan LAN.
Saat ini ragam sistem informasi pelatihan pada
berbagai lembaga pelatihan pemerintah sangatlah bervariasi.
Variasi tersebut disebabkan diantaranya karena kesiapan
infrastruktur dan pengelola sistem informasi pelatihan pada
tiap-tiap lembaga pelatihan sangat beragam. Untuk
mempermudah pembahasan, maka pada modul ini sistem
informasi pada lembaga pelatihan coba diklasifikasikan
sebagai berikut:
a. E-registration
E-registration adalah salah satu jenis sistem
informasi pelatihan yang berperan dalam tata kelola
pelatihan pada tahap pra-pelatihan. E-registration
adalah singkatan dari electronic registration atau
registrasi berbasis elektronik. Bila sebelumnya proses
registrasi pelatihan melibatkan banyak formulir dan
dokumen-dokumen persyaratan lainnya yang harus
dilengkapi oleh peserta, maka dengan bantuan sistem
informasi, terjadi penyederhanaan proses dan
penyebaran dokumen fisik dari peserta kepada
penyelenggara pelatihan maupun sebaliknya.
Pemanfaatan e-registrasi sudah banyak gunakan oleh
Lembaga pelatihan dengan beragam penamaan. Namun
umumnya e-registration menjadi alur lanjutan dari
penawaran berbagai pilihan pelatihan yang
diselenggarakan oleh suatu lembaga pelatihan.

b. Learning Management System (LMS)

LMS adalah sebuah platform yang umumnya
digunakan untuk mengirimkan materi secara online yang
diberikan oleh pengajar kepada seluruh peserta. Tak

13 | P a g e
hanya sebagai media untuk membagikan materi, sistem
LMS secara luas juga dapat mengelola pelatihan dan
pengembangan, meningkatkan keterlibatan peserta dan
juga mengembangkan interaksi antar peserta. Pengajar
pun dapat lebih memaksimalkan waktu untuk
mendekatkan diri kepada peserta dan menghapuskan
semua jarak yang umumnya dirasakan di kelas/klasikal.
Walaupun terkadang digunakan secara
bergantian, LMS dan e-learning merupakan hal yang
berbeda. Untuk melihat perbedaan e-Learning dan LMS,
berikut akan memberikan sedikit penjelasan.
E-Learning merupakan kependekan dari
electronic learning. Hafid dalam Fahrudin dan Rohmani
(2016) mendefinisikan e-learning sebagai sebuah bentuk
pembelajaran yang memanfaatkan media elektronik dan
teknologi informasi dan komunikasi yang memungkinkan
materi pembelajaran dapat tersampaikan pada siswa
tanpa adanya proses pembelajaran yang terbatas dalam
sebuah ruang. Masih dari sumber yang sama, The ILRT of
Bristol University mendefinisikan e-learning sebagai
penggunaan teknologi elektronik untuk mengirim,
mendukung, dan meningkatkan pengajaran,
pembelajaran dan penilaian. Jika diartikan secara
sederhana, sistem LMS dapat diterapkan untuk
menunjang e-Learning, tapi e-Learning tidak selalu
menggunakan LMS.
Berdasarkan pengamatan dari berbagai LMS
berbasis web yang ada, implementasi LMS yang
digunakan saat ini bervariasi mulai dari:
1) Yang sederhana yakni sekedar kumpulan bahan
pembelajaran yang ditaruh di web server dengan
tambahan forum komunikasi lewat e-mail atau
forum diskusi; sampai dengan
2) Yang terpadu yakni berupa portal e-learning yang
berisi berbagai objek pembelajaran yang
diperkaya dengan multimedia serta dipadukan
dengan sistem informasi akademik, evaluasi,

14 | P a g e
 komunikasi, diskusi dan berbagai educational
tools lainnya.
Meskipun implementasi sistem e-learning yang
ada sekarang ini sangat bervariasi, namun semua itu
didasarkan atas suatu prinsip atau konsep bahwa e-
learning dimaksudkan sebagai upaya pendistribusian
materi pembelajaran melalui media elektronik atau
Internet sehingga peserta didik dapat mengaksesnya
kapan saja dari seluruh penjuru dunia. Sesuai ciri
pembelajaran dengan metode e-learning adalah
terciptanya lingkungan belajar yang flexible dan
distributed.
Fleksibilitas menjadi kata kunci dalam sistem e-
learning. Peserta didik menjadi sangat fleksibel dalam
memilih waktu dan tempat belajar karena mereka tidak
harus datang di suatu tempat pada waktu tertentu. Dilain
pihak, pengajar dapat memperbaharui materi
pembelajarannya kapan saja dan dari mana saja. Dari segi
isi, materi pembelajaran pun dapat dibuat sangat
fleksibel mulai dari materi yang berbasis teks sampai
materi pembelajaran yang sarat dengan komponen
multimedia. Distributed learning menunjuk pada
pembelajaran dimana pengajar, peserta didik, dan
materi pembelajaran terletak di lokasi yang berbeda,
sehingga peserta didik dapat belajar kapan saja dan dari
mana saja.
Beberapa peran yang dapat diambil oleh
penyelenggara pelatihan dalam LMS dimulai sejak pra
pelatihan yaitu mulai dari membuat kelas, melakukan
upload materi ke dalam kelas, mengundang peserta dan
pengajar ke dalam kelas hingga melakukan pengaturan
jadwal pengumpulan tugas dan membantu bila ditemui
kendala dalam proses pemanfaatan LMS selama proses
pelatihan.

c. E-evaluasi
E-evaluasi merupakan singkatan dari electronic
evaluasi atau evaluasi berbasis elektronik. Sistem

15 | P a g e
 informasi jenis ini merupakan sistem informasi yang
digunakan pada tahap pelaksanaan pelatihan hingga
pasca pelatihan. Data dan informasi yang dihasilkan dari
e-evaluasi ini menjadi dasar perbaikan dari baik dari sisi
penyelenggaraan, materi, tenaga pengajar, dan lain
sebagainya serta menjadi dasar pengambilan keputusan
oleh pengelola pelatihan.
Peran penyelenggara pelatihan dalam jenis e-
evaluasi ini adalah mempersiapkan instrumen evaluasi
yang diperlukan pada suatu pelatihan dalam format
elektronik dan menempatkannya pada kelas-kelas
pelatihan pada sistem informasi pelatihan.

d. E-Publikasi
Dalam rangka mendorong peningkatan
dokumentasi elektronik dan budaya ilmiah yang baik
dalam lingkup pelatihan, saat ini sudah banyak sistem
informasi pelatihan pada lembaga pelatihan yang
menyediakan wadah e-publikasi. Berikut beberapa
tujuan yang hendak dicapai melalui e-publikasi ini, yaitu:
1) Diseminasi produk-produk pelatihan
2) Peningkatan budaya publikasi ilmiah di kalangan
lembaga pelatihan
3) Penghargaan dan penghormatan atas karya
intelektual
4) Menjadikan sistem informasi pelatihan sebagai
salah satu rujukan dan referensi dalam lingkup
instansi pada khususnya dan pemerintahan pada
umumnya.

e. E-Pengaduan
Electronic pengaduan atau e-pengaduan adalah
salah satu fitur pada sistem informasi pelatihan yang
disediakan sebagai wadah bagi peserta pelatihan untuk
menyampaikan umpan balik terkait pelaksanaan
pelatihan. Umpan balik yang disampaikan dapat berupa
pengaduan, aspirasi dan permintaan informasi. Pada
fitur e-pengaduan ini penyelenggara pelatihan memiliki

16 | P a g e
 peran besar untuk merespon umpan balik yang masuk
dan atau meneruskan umpan balik kepada pengelola
untuk dapat ditindaklanjuti.

C. KOMPONEN SISTEM INFORMASI PELATIHAN

Seperti halnya sistem informasi pada umumnya, sistem
informasi pelatihan terdiri dari komponen yang saling
berhubungan. Komponen sistem informasi menurut Romney dan
Steinbart adalah sebagai berikut:
1. Orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai
fungsi;
2. Prosedur dan instruksi baik manual maupun otomatis yang
digunakan untuk mengumpulkan, memproses dan
menyimpan data;
3. Data tentang organisasi dan proses bisnis organisasi;
4. Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data
organisasi;
5. Infrastruktur teknologi informasi (termasuk komputer,
peralatan pendukung dan peralatan komunikasi jaringan
untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses dan
mentransmisikan data dan informasi);
6. Pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan untuk
menjaga data yang tersimpan dalam sistem informasi.
Selain komponen sistem informasi diatas, Azhar Susanto
(2013) mengklasifikasikan sistem informasi sebagai berikut:
1. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan peralatan fisik yang dapat
digunakan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses,
menyimpan dan mengeluarkan hasil pengolahan data dalam
bentuk informasi.
2. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah kumpulan dari program-
program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu
pada komputer. Dan program adalah kumpulan dari perintah-
perintah komputer yang tersusun secara sistematis.
Perangkat lunak dapat dikelompokkan menjadi 2 (dua)

17 | P a g e
 kelompok berdasarkan fungsinya yaitu perangkat lunak
sistem (system software) dan perangkat lunak aplikasi
(application software).
3. Manusia (Brainware)
Yang dimaksud dengan brainware disini adalah
sumber daya manusia, yang merupakan bagian terpenting
dari komponen sistem informasi. Sumber daya manusia ini
tidak hanya bertanggung jawab dalam pengembangan sistem
informasi namun juga berperan dalam perawatan dan
keberlanjutan sistem informasi.
4. Prosedur (Procedure)
Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan
yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang
sama. Prosedur penting dimiliki oleh suatu organisasi agar
segala sesuatu dilaksanakan sesuai aturan yang berlaku. Jika
prosedur telah diterima oleh pemakai sistem informasi maka
prosedur akan menjadi pedoman bagaimana fungsi sistem
informasi harus dioperasikan. Dengan adanya prosedur yang
memadai maka pengendalian dapat dilakukan dengan baik.
5. Basis Data (Database)
Sebagaimana yang telah disinggung pada bagian awal
bab ini, yang dimaksud data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan
nyata. Data dan informasi pada basis data ini yang saling
berhubungan satu sama lainnya dan menjadi bahan baku
bagi perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Jaringan Komunikasi (Communication Network)
Jaringan komunikasi atau komunikasi data dapat
didefinisikan sebagai penggunaan media elektronik untuk
memindahkan data atau informasi dari satu lokasi ke satu
atau beberapa lokasi lain yang berbeda. Komunikasi yang
terjadi di antara beberapa pihak yang berkomunikasi harus
difasilitasi dengan infrastruktur berupa jaringan
telekomunikasi.

18 | P a g e
D. LATIHAN
Setelah Anda mempelajari materi diatas, cobalah untuk
mengerjakan latihan berikut ini!
1. Sudahkah lembaga pelatihan Saudara memiliki sistem
informasi pelatihan? Cobalah untuk mengidentifikasi
pemanfaatan sistem informasi pelatihan pada lembaga
pelatihan Saudara!
2. Cobalah untuk melakukan identifikasi komponen sistem
informasi pelatihan pada lembaga pendidikan Saudara!

E. RANGKUMAN
Sistem informasi pelatihan mempermudah tata kelola data
dan aliran informasi pada keseluruhan proses pelatihan mulai dari
pendaftaran hingga pelaksanaan evaluasi menjadi lebih efektif
dan efisien. Disisi lain, pemanfaatan sistem informasi pelatihan
juga diharapkan dapat mendorong terciptanya pelayanan
pelatihan yang berkualitas dan optimal mulai dari proses pra
training, pelaksanaan hingga pasca training. Saat ini pemanfaatan
sistem informasi dalam pelatihan sangat beragam. Dalam skala
nasional, Lembaga Administrasi Negara selaku Instansi Pembina
Diklat mengelola beberapa sistem informasi pelatihan yaitu
Sistem Informasi Pengembangan Kompetensi ASN (SIPKA),
Smartbangkom dan e-training management. Setiap lembaga
pelatihan pada K/L/D juga memiliki dan mengembangkan sistem
informasi pelatihan untuk mendukung manajemen pelatihannya,
yang pemanfaatannya secara umum dapat diklasifikasikan
menjadi e-registration, e-learning, e-evaluation dan e-publikasi
dan e-pengaduan. Sama halnya sistem informasi pada umumnya,
sistem informasi pelatihan terdiri dari komponen yang saling
berhubungan, dimana ketersediaan dan pengelolaan setiap
komponen menjadi faktor kunci implementasi sistem informasi
pelatihan.

19 | P a g e
F. EVALUASI MATERI SISTEM INFORMASI PELATIHAN
Setelah Anda mempelajari materi diatas, cobalah untuk
menjawab soal-soal berikut ini!
1. Sebutkan fungsi yang harus dijalankan oleh sistem informasi
agar dapat memenuhi tujuannya. Berikan contohnya dalam
konteks sistem informasi pelatihan.
2. Sebutkan dan jelaskan komponen sistem informasi yang
Saudara ketahui!

G. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Sejauh mana Anda dapat menyelesaikan Latihan dan
Evaluasi Materi yang ada pada bab ini? Apabila Anda telah mampu
menjawab Latihan dan Evaluasi Materi pada Bab ini, berarti Anda
telah menguasai topik ini dengan baik. Akan tetapi, jika Anda
masih merasa ragu dengan pemahaman Anda mengenai materi
yang terdapat dalam Bab ini serta adanya keraguan dan kesalahan
dalam menjawab Latihan dan Evaluasi Materi, maka disarankan
Anda melakukan pembelajaran kembali secara lebih intensif
dengan membaca ulang materi, membaca bahan referensi,
berdiskusi dengan sesama peserta pelatihan lainnya.

20 | P a g e
 BAB III
SMARTBANGKOM

Indikator Hasil Belajar:

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta pelatihan dapat
mensimulasikan smartbangkom.

A. PENGERTIAN

Smartbangkom adalah sistem informasi yang dikembangkan

oleh LAN yang digunakan oleh lembaga penyelenggara pelatihan
untuk penginputan izin penyelenggaraan pelatihan, pelayanan
Kode Registrasi Alumni sampai dengan Surat Tanda Tamat
Pelatihan (Pelatihan Manajerial dan Pelatihan Dasar CPNS).
Smartbangkom dapat diakses melalui alamat
http://smartbangkom.lan.go.id.

Secara alur proses terdapat beberapa perbedaan untuk

beberapa jenis program pelatihan. Untuk Pelatihan
Kepemimpinan Nasional Tingkat I, Pelatihan Kepemimpinan
Nasional Tingkat II, Pelatihan Kepemimpinan Administrator,
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas, dan Pelatihan Dasar CPNS
sudah diakomodir sampai dengan penerbitan E-STTP, sedangkan
untuk pelatihan teknis dan fungsional proses berakhir pada
penerbitan Kode Registrasi Peserta (KRA).

B. PENGGUNA
Ada beberapa pengguna yang terlibat pada penggunaan
aplikasi smartbangkom ini yaitu PIC Lembaga Pelatihan, Co-admin,
Kepala Pusat Pembinaan Program dan Kebijakan Pengembangan
Kompetensi ASN, dan Penandatangan E-STTP.

21 | P a g e
 Smartbangkom

Kapus
Penandatangan CO-
PIC P3K
E-STTP Admin
Bangkom

1. PIC Lembaga Pelatihan adalah pegawai dari lembaga pelatihan

yang ditugaskan untuk menginput data pelatihan pada
smartbangkom.
2. Co-admin adalah pegawai LAN yang bertugas untuk
melakukan verifikasi data pengajuan pelatihan.
3. Kepala Pusat Pembinaan Program dan Kebijakan
Pengembangan Kompetensi ASN bertugas melakukan
otorisasi pelatihan.
4. Penandatangan E-STTP adalah pimpinan dari lembaga
pelatihan ataupun yang berwenang untuk menandatangani
STTP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Setiap pengguna tersebut, masing-masing mempunyai
tanggung jawab sebagai berikut :
1. PIC Lembaga Pelatihan
a. Membuat perencanaan pelatihan di Smartbangkom
b. Memasukan data peserta
c. Memasukan nilai peserta (untuk Pelatihan Manajerial dan
Pelatihan Dasar CPNS)
d. Mengupload surat izin penyelenggaraan pelatihan, daftar
hadir, surat permintaan KRA
e. Memasukan judul proyek perubahan/judul aksi
perubahan/judul aktualisasi peserta (untuk Pelatihan
Manajerial dan Pelatihan Dasar CPNS)
f. Memastikan E-STTP yang di generate sudah benar
sebelum ditandatangani secara elektronik
2. Co-admin

22 | P a g e
 a. Melakukan verifikasi usulan pengajuan yang diajukan
oleh PIC Lembaga Pelatihan di Smartbangkom
b. Mengupload surat ijin penyelenggaraan
3. Kepala Pusat Pembinaan Program dan Kebijakan
Pengembangan Kompetensi ASN bertanggung jawab
melakukan otorisasi usulan pengajuan yang sudah diverifikasi
oleh Co-admin
4. Penandatangan E-STTP bertanggung jawab menandatangani
E-STTP

C. PERENCANAAN PROGRAM PELATIHAN DI SMARTBANGKOM

Pada pembuatan program pelatihan di Smartbangkom, PIC
lemdik harus memasukan beberapa data yang diperlukan.
Pembuatan perencanaan pelatihan dapat dilakukan pada awal
tahun. Ada beberapa hal yang harus sangat diperhatikan pada
perencanaan program di Smartbangkom ini, antara lain :
1. Penjaminan Mutu
Pada bagian ini harus diperhatikan apakah pelatihan
yang diselenggarakan dalam proses penjaminan mutu. Dalam
bagian ini juga menentukan lembaga yang memasukan data
tersebut sebagai penjamin mutu atau sebagai yang dijamin
mutunya. Hal ini dikarenakan akan berpengaruh pada e-STTP
yang akan dikeluarkan.
2. Blended Learning
Pada bagian ini harus ditentukan apakah pelatihan
yang dilakukan dalam metode Blended Learning atau tidak,
dikarenakan akan berpengaruh pada e-STTP yang akan
dikeluarkan terutama untuk Pelatihan Dasar CPNS.
3. Angkatan dan Jumlah Peserta
Nama angkatan dapat dituliskan dengan angka
romawi. Jumlah peserta dalam satu kelas bervariasi
tergantung dari jenis pelatihannya. Jika data yang diupload
melebihi maka tidak dapat diupload. Jika ada satu kelas yang
melebihi pengisian datanya dalam smartbangkom dapat
dibuat dua angkatan yang sama.

23 | P a g e
 Penginputan peserta dalam smartbangkom dibagi
menjadi 2 (dua) cara:

1. Menggunakan Excel
Penginputan menggunakan excel dapat dilakukan
untuk menginputkan banyak data peserta dalam satu waktu.
Hal yang harus diperhatikan dalam penginputan melalui excel
ini adalah file tidak tidak boleh lebih dari 1MB. Dalam
penginputan melalui excel terdapat beberapa data yang
harus menggunakan karakter spesial (‘), karakter spesial ini
diletakan didepan data NIP, Tanggal Lahir, dan nomor
telepon.
2. Menggunakan Aplikasi
Penginputan menggunakan aplikasi dapat dilakukan
untuk penginputan data per peserta pelatihan. Dalam
penginputan ini dimasukan data NIP peserta sehingga
beberapa data lainnya akan tampil dikarenakan data tersebut
sudah terintegrasi dengan data dari Badan Kepegawaian
Negara.
Setelah data dimasukan selanjutnya adalah verifikasi
peserta, menu verifikasi peserta ini digunakan untuk
melakukan verifikasi peserta yang ada pada program
pelatihan yang bersangkutan. Verifikasi ini juga digunakan
untuk melakukan verifikasi peserta yang ada pada bursa. Pada
verifikasi ini, PIC Lembaga Pelatihan memilih angkatan
peserta yang akan diikutkan pada pelatihan tersebut.
Setelah peserta diverifikasi selanjutnya menuju menu
Ijin penyelenggaraan pelatihan. Menu ini digunakan untuk
mengunggah data pengajuan ijin oleh Lembaga Pelatihan ke
Lembaga Administrasi Negara. File harus berformat portable
document format(.pdf) dan maksimal ukuran file yang
diunggah adalah 1 MB. Izin penyelenggaraan pelatihan ini
akan diverifikasi dan otorisasi oleh LAN. Pada menu ijin
penyelenggaraan ini dipilih lembaga pelatihan yang
menjamin mutu ataupun yang dijamin mutu jika lembaga
pelatihan yang memasukan data di Smartbangkom sebagai
penjamin mutu atau yang dijamin mutunya.

24 | P a g e
D. OUTPUT
1. Kode Registrasi Alumni
Kode registrasi alumni (KRA) didapat jika data peserta
sudah dilengkapi dengan nilai akhir dan judul proyek
perubahan/judul aksi perubahan/judul aktualisasi untuk
Pelatihan Manajerial dan Pelatihan Dasar CPNS, sedangkan
untuk pelatihan teknis dapat dengan cara memilih nama
peserta yang akan diterbitkan KRA untuk peserta tersebut.

2. E-STTP
Setelah KRA didapatkan maka selanjutnya Surat Tanda
Tamat Pelatihan Elektronik ini dapat diterbitkan hanya untuk
peserta yang dinyatakan lulus pelatihan. Surat Tanda Tamat
Pelatihan Elektronik ini ditandatangani oleh pejabat
penandatangan yang berwenang sesuai dengan Peraturan
LAN nomor 5 Tahun 2020 tentang Pedoman Penyusunan
Surat Keterangan Pelatihan

E. LATIHAN
Setelah Anda mempelajari materi diatas, cobalah untuk
mengerjakan latihan berikut ini:
1. Login ke akun smartbangkom menggunakan akun lembaga
pelatihan saudara !
2. Cobalah membuat perencanaan program pelatihan di
Smartbangkom !

F. RANGKUMAN
Smartbangkom adalah sistem informasi yang
dikembangakan oleh LAN untuk mempermudah pelayanan yang
dilakukan mulai dari dari penerbitan Kode Registrasi Alumni
sampai dengan penerbitan E-STTP. Ada beberapa pengguna yang
berkaitan erat dengan penggunaan Smartbangkom ini seperti PIC
Lembaga Pelatihan, Co-admin, Kepala Pusat Pembinaan Program
dan Kebijakan Pengembangan Kompetensi ASN, sampai dengan

25 | P a g e
 penandatangan pada E-STTP. Smartbangkom juga merupakan
gerbang masuk utama untuk beberapa sistem informasi yang
terintegrasi dalam SIPKA salah satunya adalah E-Training
Management.

H. EVALUASI MATERI SMARTBANGKOM

Setelah Anda mempelajari materi diatas, cobalah untuk
menjawab soal-soal berikut ini:
1. Jelaskan bagaimana cara membuat perencanaan program
pelatihan yang terdiri dari beberapa kelas pada satu angkatan
pelatihan ?
2. Siapa saja yang terlibat dalam penandatangan E-STTP ?

I. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Sejauh mana Anda dapat menyelesaikan Latihan dan
Evaluasi Materi yang ada pada bab ini? Apabila Anda telah mampu
menjawab Latihan dan Evaluasi Materi pada Bab ini, berarti Anda
telah menguasai topik ini dengan baik. Akan tetapi, jika Anda
masih merasa ragu dengan pemahaman Anda mengenai materi
yang terdapat dalam Bab ini serta adanya keraguan dan kesalahan
dalam menjawab Latihan dan Evaluasi Materi, maka disarankan
Anda melakukan pembelajaran kembali secara lebih intensif
dengan membaca ulang materi

26 | P a g e
 BAB IV
E-TRAINING MANAGEMENT

Indikator Hasil Belajar:

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta pelatihan dapat
mensimulasikan e-training management.

A. PENGERTIAN
E-Training Management adalah sistem informasi yang
dikembangkan untuk dapat digunakan oleh Lembaga Pelatihan untuk
menginput data-data Lembaga dan penyelenggaraan Pelatihan. Untuk
dapat mengakses E-Training Management, PIC Lembaga Pelatihan
dapat mengakses alamat https://e-trainingmanagement.sipka.lan.go.id
dengan memasukan username dan password yang sama dengan
smartbangkom dikarenakan aplikasi ini sudah menggunakan Single Sign
On (SSO). Data penyelenggaraan pelatihan pada E-Training
Management berasal dari Smartbangkom. Data pada E-Training
Management yang telah diinput oleh Lembaga Pelatihan merupakan
data yang akan digunakan untuk analisis awal oleh asesor untuk
kelengkapan data akreditasi.

B. MENU E-TRAINING MANAGEMENT

Pada E-Training Management terdapat beberapa menu
antara lain :
1. Menu Lembaga Pelatihan
Pada Menu Lembaga Pelatihan ini terdapat dua
submenu yang terdiri dari :
a. Submenu Data Statis Pelatihan
Pada submenu ini dimasukan data-data terkait
kualitas dan kapasitas lembaga pelatihan. Beberapa
bagian pada submenu ini antara lain adalah Lembaga
27 | P a g e
 Diklat, SDM, Pengelolaan Sumber Daya, Kemitraan dan
Hubungan Pemangku Kepentingan, Manajemen
Pelayanan, Manajemen Mutu, Performance result,
Knowledge Management.
Jika submenu ini tidak dapat diakses, maka diperlukan
pembaharuan data pada profile di Smartbangkom. Pada
profile di Smartbangkom harus dipastikan semua field yang
diperlukan sudah terisi dengan benar.
Data pada submenu ini dapat diperbaharui jika ada
pembaharuan yang terjadi pada Lembaga Pelatihan. Misal,
penggantian pengelola, penyelenggara ataupun pengajar,
dll.
b. Submenu Data Statis Pengakreditasi
Pada submenu ini dimasukan data-data terkait
kualitas dan kapasitas lembaga pelatihan pengakreditasi
program. Beberapa bagian antara lain Lembaga Diklat,
SDM, Pengelolaan Sumber Daya, Kemitraan dan
Hubungan Pemangku Kepentingan, Manajemen
Pelayanan, Manajemen Mutu, Performance result,
Knowledge Management.
2. Management Penyelenggaraan
Pada menu ini terdapat submenu Manajemen Data
Dinamis, pada menu ini dapat dimasukan data-data
penyelenggaraan dari perencanaan, penyelenggaraan,
evaluasi dan hasil pelatihan, pembiayaan dan sarana
pelatihan.

C. PENGUNGGAHAN DATA
Untuk pengunggahan data yang ada pada E-Training
Management dapat dilakukan dengan input teks dan mengunggah
file dalam bentuk portable document format(.pdf) maksimal
berukuran 10MB. Pengunggahan data ini disesuaikan dengan
data-data yang diperlukan pada field- field yang diperlukan.
Khusus pada bagian sarana dan prasarana pelatihan jika
didalam list awal di dalam bagian sarana dan prasarana pelatihan

28 | P a g e
 ini belum ada, maka lembaga pelatihan dapat menambahkannya
melalui feature yang ada.

D. OUTPUT
Output yang akan dihasilkan dari pemasukan data dalam e-
training management ini adalah data-data yang penyelenggaraan
ataupun data-data lembaga pelatihan salah satunya untuk
keperluan monitoring dan evaluasi berserta kelengkapan data
akreditasi.

E. PENGAJUAN AKREDITASI
Pengajuan akreditasi dapat dilakukan melalui link
https://learning-accreditation.sipka.lan.go.id. Untuk login pada
aplikasi ini dapat menggunakan akun lembaga pelatihan yang
digunakan untuk login kedalam smartbangkom ataupun pada e-
training management. PIC Lembaga Pelatihan dapat mengajukan
dalam sistem informasi ini dengan memilih akreditasi yang
diajukan dan mengunggah file yang diperlukan. PIC Lembaga
Pelatihan juga dapat memantau status dari pengajuan tersebut.

F. LATIHAN
Setelah Anda mempelajari materi diatas, cobalah untuk
mengerjakan latihan berikut ini:
1. Login ke akun E-Training Management menggunakan akun
lembaga pelatihan saudara !
2. Cobalah menginput pada salah satu komponen didalam E-
Training Management !

G. RANGKUMAN
E-Training Management adalah sistem informasi yang
dikembanngkan oleh LAN yang digunakan oleh Lembaga

29 | P a g e
 Pelatihan untuk memasukan data Lembaga Pelatihan maupun
data penyelenggaraan pelatihan yang dilakukan. E-Training
Management juga merupakan sistem informasi yang digunakan
untuk pemantauan terhadap proses penyelenggaraan pelatihan
dan pemenuhan kelengkapan data akreditasi.

H. EVALUASI MATERI SISTEM E-TRAINING MANAGEMENT

Setelah Anda mempelajari materi diatas, cobalah untuk
menjawab soal-soal berikut ini!
1. Jelaskan perbedaan antar menu di E-Training Management !
2. Jelaskan ketentuan untuk mengunggah data dalam E-Training
Management !

I. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Sejauh mana Anda dapat menyelesaikan Latihan dan
Evaluasi Materi yang ada pada bab ini? Apabila Anda telah mampu
menjawab Latihan dan Evaluasi Materi pada Bab ini, berarti Anda
telah menguasai topik ini dengan baik. Akan tetapi, jika Anda
masih merasa ragu dengan pemahaman Anda mengenai materi
yang terdapat dalam Bab ini serta adanya keraguan dan kesalahan
dalam menjawab Latihan dan Evaluasi Materi, maka disarankan
Anda melakukan pembelajaran kembali secara lebih intensif
dengan membaca ulang materi

30 | P a g e
 BAB V
PENUTUP

A. EVALUASI KEGIATAN BELAJAR

Modul ini memuat seperangkat pengalaman belajar yang
didesain untuk membantu peserta menguasai tujuan
pembelajaran yang diharapkan. Kegiatan belajar dikatakan
berhasil apabila tujuan pembelajaran tercapai yaitu bahwa,
setelah menyelesaikan modul ini peserta mampu mensimulasikan
e-training management, yang diindikasikan dengan peserta dapat:
1. Menjelaskan pemanfaatan sistem informasi pelatihan;
2. Mensimulasikan smartbangkom; dan
3. Mensimulasikan e-training management.

Secara spesifik, gambaran tingkat pemahaman peserta

dapat diperoleh melalui penyelesaian soal-soal latihan dan
evaluasi yang terdapat pada tiap akhir Bab dalam modul ini.
Kesulitan atau kendala yang ditemui dalam penyelesaian latihan-
latihan tersebut hendaknya menjadi tolak ukur pencapaian tujuan
pembelajaran, sehingga bila diperlukan ditindaklanjuti dengan
upaya-upaya seperti membaca ulang materi, membaca bahan
referensi, berdiskusi dengan pengajar/fasilitator dan juga dengan
sesama peserta pelatihan lainnya melalui forum yang tersedia.

B. UMPAN BALIK DAN TINDAK LANJUT

Materi yang diberikan dalam modul ini merupakan konsep
dan pemahaman. Untuk dapat menerapkan e-training
manajemen dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan perannya maka
peserta perlu mengikuti keseluruhan materi dalam program
Pelatihan Training Officer Course (TOC) dengan metode belajar
partisipasi aktif. Selain itu, diharapkan peserta selalu
mengembangkan diri dengan membaca bahan-bahan referensi
terkait lainnya untuk memperkaya pengetahuan.

31 | P a g e
 KUNCI JAWABAN

A. KUNCI JAWABAN MATERI SISTEM INFORMASI PELATIHAN

B. KUNCI JAWABAN MATERI SMARTBANGKOM
C. KUNCI JAWABAN MATERI E-TRAINING MANAGEMENT

32 | P a g e
 DAFTAR PUSTAKA

Andriana, Iyan & Asari, Widi Fauzan. 2017. Perancangan Sistem Pelatihan
Berbasis Web. Prosiding Seminar Nasional Komputer dan
Informatika (SENASKI).

Azhar Susanto. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Lingga Jaya.

Fahrudin, Eva & Rohmani, Muhamad. 2016. Penerapan Metode e-

Learning Menggunakan Edmodo di SMK Gema Bangsa untuk
Meningkatkan Mutu Pembelajaran di Bidang IPTEK. Prosiding
Temu Ilmiah Guru VIII.

Horn, Michael B & Staker, Heather. 2015. Blended : Using Disruptive

Innovation to Improve Schools. Jossey-Bass :USA.

Jogiyanto, H.M. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Andi Offset :

Yogyakarta.

Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P. 2018. Management Information

Systems : Managing the Digital Firm (15th edition). Pearson
Education.

Universitas Terbuka : Modul Sistem Informasi Manajemen dan

Pengambilan Keputusan. Diakses pada laman:
http://repository.ut.ac.id/4069/1/PKOP4422-M1.pdf

Universitas Terbuka : Modul Sistem Informasi Manajemen. Diakses pada

laman: https://www.pustaka.ut.ac.id/lib/wp-
content/uploads/pdfmk/ADPU4442-M1.pdf