Nama : Mellinda Adnes Safira

NIM : 044504083
Mata Kuliah : EKMA4159/Komunikasi Bisnis
UPBJJ : Jakarta

1. Identifikasi Persiapan Rapat Bisnis

Jawab:
1) Sebelum mengikuti rapat bisnis
a. Bertemu dan berbincang-bincang lebih dulu dengan peserta lain untuk mengenal
lebih dekat sebanyak mungkin orang yang hadir dalam rapat tersebut.
b. Tampil rapi, karena bila kita terlihat rapi maka kepercayaan diri kita pun meningkat.
c. Mengenakan pakaian yang sesuai, sehingga kita perlu memperhatikan jenis pakaian
apa yang paling tepat. Untuk Indonesia, dalam rapat formal biasanya orang yang
mengenakan kemeja batik, pakaian kerja atau berpakaian lengkap. Namun untuk
rapat informal biasanya menggunakan pakaian yang lebih santai. Namun, kita
sebaiknya memang memperhatikan jenis pakaian yang diharapkan dipakai peserta
rapat.
d. Bila rapat diselenggarakan di luar kota hendaknya membawa pakaian yang tidak
mudah kusut. Atau kita membawa setrika kecil yang praktis atau dapat juga meminta
hotel tempat kita menginap untuk menyetrikakan pakaian kita.
e. Mengenakan sepatu yang nyaman.
2) Saat mengikuti rapat bisnis
a. Memperkenalkan diri pada peserta lain, yang membuat kita tidak merasa sendirian
atau merasa nyaman berada dalam lingkungan rapat.
b. Tersenyum, karena dengan tersenyum membuat orang lain merasa dekat dengan
kita.
c. Menarik, dengan menunjukkan sifat-sifat kita yang di diskusi orang lain seperti
ramah, mudah bergaul, mengembangkan senyum.
d. Membiarkan orang lain membicarakan dirinya sendiri karena pada dasarnya semua
orang senang mengungkapkan siapa dirinya dan dengan sendirinya akan membuat
fokus perhatian terhadap diri kita berkurang.
3) Setelah mengikuti rapat bisnis
a. Membawa sesuatu yang berharga, seperti membawa gagasan baru yang bisa saja
diterapkan di tempat atau satuan kerja kita, atau mempunyai kenalan baru yang akan
meluaskan jaringan kita.
b. Tetap menjaga hubungan dengan orang lain yang membuat kita tidak merasa sendiri
atau merasa lebih nyaman saat mengikuti rapat berikutnya, karena sudah mengenal
lebih dekat orang-orang yang mengikuti rapat.

Secata lebih praktis, kita bisa mengikuti langkah-langkah berikut, yang bisa menjadi
panduan bagi kita dalam merencanakan penyelengaraan rapat bisnis. Langkah-langkah
tersebut adalah sebagai berikut :
a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah permasalahan
yang kita hadapi diselesaikan melalui rapat atau diselesaikan secara individual.
b. Menentukan orang-orang yang akan diundang.
c. Menetapkan waktu penyelenggaraan.
d. Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat
penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat.
e. Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat
sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik.
f. Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide,
transparansi start tayangan PowerPoint.
g. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir.
h. Hendaknya rapat di buku dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau
pokok masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru
kemudian masalah yang lebih berat.
i. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas.
j. Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang
memakan waktu.
k. Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang atas kesimpulan
dan rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
2. Melaksanakan rapat bisnis dan membuat laporannya
Jawab:
Untuk melaksanakan rapat bisnis, langkah pertama yang harus kita lakukan ialah
mengetahui kapasitas serta peran dan fungsi, dan kompetensi yang dimiliki seseorang.
Meski bisa juga kita memadukan pendekatan tersebut dalam menetapkan orang yang akan
diundang dalam rapat. Langkah selanjutnya tentu mengirimkan surat undangan kepada
orang yang sudah kita tetapkan untuk mengikuti rapat. Contoh Surat Undangan Rapat
Bisnis sebagai berikut :

MEMO

Tanggal : 24 November 2022

Kepada : Seluruh Staf Pengajar Fakultas Ekonomi
Dari : Dekan
Kegiatan : Rapat Trieuulan

Dengan Hormat,
Bersama ini saya beritahukan bahwa Rapat Staf Pengajar Fakultas Ekonomi yang akan
datang dijadwalkan berlangsung pada tanggal 4 Desember 2022 bertempat di Auditorium
Fakultas Ekonomi. Direncanakan rapat berlangsung dari pukul 08.00 – 10.00 WIB.
Acara Penanggung Bentuk Tujuan Waktu
Jawab
1. Penyempurnaan 1.Arifin Fajar 1. Presentasi 1. Informatif 1. 15 menit
tata letak ruangan
2. Kebijakan 2. Abdul Aziz 2. Diskusi 2. Persetujuan 2. 10 menit
penggunaan lab.
Komputer
3. Penetapan target 3. Rhiandy 3. Laporan/Tanya 3. Perseteruan 3. 20 menit
penyelesaian Pratama jawab
pekerjaan semester
ganjil
Dalam surat undangan rapat tersebut diuraikan secara rinci apa alasan mengundang rapat
dan apa yang diharapkan bisa diperoleh dari rapat tersebut. Dengan demikian, para peserta
rapat memiliki gambaran untuk apa rapat diselenggarakan. Dengan begitu, diharapkan
peserta rapat dapat memberikan kontribusi yang berharga dalam penyelenggaraan rapat.
Surat undangan di atas dibuat seperti itu karena rapat yang diselenggarakan merupakan
rapat insidental yang bahkan dijelaskan dalam surat undangan tersebut sebagai rapat
khusus (special meeting). Berbeda dengan surat undangan untuk mengikuti rapat Turin.
Bahkan di rapat Turin, undangan hanya berupa memo atau memorandum. Bahkan
adakalanya, kini disampaikan melalui SMS atau email. Karena rapat Turin bersifat rutin,
diselenggarakan secara berkala.
Selanjutnya, pada saat penyelenggaraan rapat penting juga untuk menentukan bagaimana
rancangan tempat duduk. Penataan ruang rapat yang rapi pada dasarnya untuk
memudahkan proses interaksi atar peserta rapat. Tempat duduk yang ditata sedemikian
rupa hanyalah memfasilitasi terjadinya komunikasi dan interaksi di antara sesama peserta
rapat.
Selanjutnya, dalam pelaksanaan rapat tentuya diperlukan memiliki catatan yang
menjelaskan proses berlangsungnya rapat serta keputusan-keputusan yang di ambil dalam
rapat. Ada beberapa istilah untuk ini. Ada yang menyebutnya minta rapat (meeting
minute) ada juga yang menyebutnya notulen., dan ada juga yang menamakannya notulasi.
Apapun penamaannya, yang jelas penyelenggaraaan rapat tersebut perlu
didokumentasikan. Ada banyak bentuk notulasi rapat. Ada yang dibuat dalam bentuk
catatan yang berisi agenda rapat, waktu dan tempat rapat, serta nama pemimpin rapat dan
tentu saja proses rapat dan keputusan yang diambilnya. Adapun yang di dalamnya
dicantumkan nama peserta rapat dan ada juga yang menyebarkan daftar hadir, dan nama
peserta rapart menjadi lampiran di notulasi rapat tersebut. Berikut ini adalah salah satu
contoh notulasi rapat :
NOTULASI PERTEMUAN 25 NOVEMBER 2022
TEMPAT : RUANG RAPAT JAYA HARAPAN
WAKTU : Pkl. 08.00 – selesai
AGENDA :
1. Alur Kegiatan Workshop Dana Pembantuan
2. Tinjauan Penilaian Kelulusan TOT
Pandu : Pembukaan rapat dan penjelasan tentang dua kegiatan yaitu penilaian kelulusan TOT
dan tahapan/alur workshop dana pembantuan.
Budi Rahman : Dalam manajemen ada siklus PPBS. Kita bisa menerapkan ini dalam
pelaksanaan workshop dana pembantuan.
Andra Putra : Kami ingin dana bantuan itu ingin penggunaannya disesuaikan dengan prosedur
yang berlaku. Kami mengharapkan workshop ini inputnya panduan-panduan untuk dana PNFI
dan peningkatan mutu.
Herdiansyah : P2PNFI diharapkan tegas dalam menentukan kriteria peserta.
Pandu : Namun kami mengalami kesulitan dalam bertindak tegas dalam melaksanakan
kegiatan.
Rina Putri : : Menyarankan untuk penentuan kelulusan peserta dengan menetapkan apakah kita
mau menggunakan PAP atau PAN.
Budi Rahman : Beranikah kita melakukan permilahan antara yang kompeten dan tidak
kompeten? Kunci keberhasilan pelatihan adalah pelatihnya sendiri.