Panduan Manajemen Data
Panduan Manajemen Data
Panduan Manajemen Data
TENTANG
Menimbang : a. bahwa sebagai panduan dalam pengolahan data mengenai mutu program
peningkatan mutu dan keselamatan pasien di rumah sakit.
b. bahwa sebagai upaya menjaga ketepatan dan validasi data mutu di rumah
sakit.
c. bahwa untuk mewujudkan poin a dan b di atas, maka dipandang perlu
ditetapkan Panduan Manajemen Data PMKP Rumah Sakit Pusura Candi.
Mengingat : 1. Undang-Undang Dasar Republik Indonesia Tahun 1945
2. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran;
3. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
4. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
5. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang
Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;
6. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 755 Tahun 2011 tentang
Penyelenggaraan Komite Medik di Rumah Sakit
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 80 Tahun 2020 tentang Komite
Mutu Rumah Sakit
MEMUTUSKAN
Menetapkan:
KESATU : Keputusan Direktur Rumah Sakit Pusura Candi tentang Panduan Manajemen
Data PMKP Rumah Sakit Pusura Candi
KEDUA : Panduan Manajemen Data PMKP Rumah Sakit Pusura Candi sebagaimana
tercantum dalam lampiran keputusan ini
KETIGA : Hal-hal yang berhubungan dengan perkembangan keadaan yang
memerlukan pengaturan lebih lanjut akan diatur dengan keputusan
tersendiri
KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, apabila di kemudian hari
terdapat kekeliruan maka akan dilakukan perbaikan seperlunya.
Segala Puji dan Syukur kami panjatkan selalu kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
Rahmat, Taufiq, dan Hidayah yang sudah diberikan sehingga kami bisa menyelesaikan
panduan yang berjudul “Panduan Manajemen Data PMKP Rumah Sakit Pusura Candi”.
Tujuan dari penulisan buku ini tidak lain adalah untuk membantu Tim Mutu dalam
melaksanakan Program Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien di Rumah Sakit Pusura
Candi.
Panduan ini juga akan memberikan informasi secara lengkap mengenai pengertian,
macam, tujuan, dan banyak contoh dari manajemen data PMKP yang akan diterapkan di
Rumah Sakit Pusura Candi.
Kami sadar bahwa penulisan panduan ini bukan merupakan buah hasil kerja keras
kami sendiri. Ada banyak pihak yang sudah berjasa dalam membantu kami di dalam
menyelesaikan buku ini, seperti pengambilan data, pemilihan contoh, dan lain-lain. Maka dari
itu, kami mengucapkan banyak terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu
memberikan wawasan dan bimbingan kepada kami sebelum maupun ketika menulis panduan
ini.
Kami juga sadar bahwa panduan yang kami buat masih tidak belum bisa dikatakan
sempurna. Maka dari itu, kami meminta dukungan dan masukan agar kedepannya kami bisa
lebih baik lagi di dalam menyusun panduan.
Sidoarjo, Desember 2021
1. Manajemen Data
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup
semua kegiatan yang memastikan bahwa data akurat, mutakhir, aman, dan tersedia
bagi pemakai. Data digunakan untuk mengetahui proses yang digunakan RS dalam
pengumpulan, analisa, interprestasi dan penggunaan data untuk memperbaiki pelayanan
dan keselamatan pasien.
2. Clinical Pathway
Clinical Pathway adalah alur asuhan klinis yang dibuat secara kolaboratif semua tenaga
kesehatan yang terlibat untuk memastikan adanya integrasi dan koordinasi yang efektif
dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara efisien.
3. Indikator
Indikator adalah suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan dengan
menggunakan instrumen. Indikator merupakan variabel yang digunakan untuk menilai
suatu perubahan. Menurut WHO, indikator adalah variabel untuk mengukur perubahan.
Indikator yang ideal harus memiliki 4 (empat) kriteria :
Sahih (valid), yaitu benar-benar dapat dipakai untuk mengukur aspek yang akan
dinilai.
Dapat dipercaya (reliable), yaitu mampu menunjukkan hasil yang sama pada saat
yang berulangkali, untuk waktu sekarang maupun yang akan datang.
Sensitif, yaitu cukup peka untuk mengukur, sehimgga jumlahnya tidak perlu
banyak.
Spesifik, yaitu memberikan gambaran perubahan ukuran yang jelas, tidak
bertumpang tindih.
Indikator juga merupakan suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu
kegiatan merupakan variabel yang digunakan untuk menilai perubahan.
4. Mutu
Menurut Crosby, mutu adalah sesuai yang disyaratkan atau distandarkan (Conformance
to requirement), yaitu sesuai dengan standar mutu rumah sakit yang telah ditentukan,
baik inputnya, prosesnya maupun outputnya.
5. Data Indikator Mutu
Data Indikator Mutu pelayanan adalah adalah pengukuran data langsung dan tidak
langsung suatu peristiwa atau kondisi mutu pelayanan di rumah sakit. Atau diartikan
juga sebagai ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi
kualitas asuhan pasien dan berdampak terhadap pelayanan.
6. Indikator Mutu Area Klinis
Indikator mutu area klinis adalah cara untuk menilai mutu atau kualitas dari suatu
kegiatan dalam hal ini mutu pelayanan di rumah sakit yang berkaitan langsung dengan
proses perawatan dan pelayanan terhadap penyakit pasien (kepentingan klinis).
A. Semua unit kerja terkait dalam system manajemen data, data – data
yangperlu dikelola adalah
1. Data Mutu meliputi :
a. 12 Indikator Mutu Nasional :
1) Kepatuhan Identifikasi Pasien
2) Emergency Respon Time (EMT)
3) Waktu Tunggu Rawat Jalan
4) Penundaan Operasi Elektif
5) Kepatuhan jam visite dokter
6) Waktu Lapor Hasil Tes Kritis Laboratorium
7) Kepatuhan Penggunaan Formularium Nasional (FORNAS)
8) Kepatuhan Cuci Tangan
9) Kepatuhan Upaya Pencegahan Risiko Cedera Akibat Pasien Jatuh
10) Kepatuhan terhadap Clinical Pathway
11) Kepuasan Pasien dan Keluarga
12) Kecepatan Respon Terhadap Komplain
b. Indikator Mutu prioritas
1) Indikator Mutu Area Klinis,
2) Area Manajemen, dan
3) Indikator Sasaran Keselamatan Pasien
c. Indikator Mutu Unit, misalnya :
1) Indikator Mutu PONEK
(a) Angka keterlambatan operasi section caesaria (SC) (>30 menit)
(b) Angka keterlambatan penyediaan darah ( > 60 menit)
(c) Angka kematian ibu dan bayi
(d) Kejadian tidak dilakukannya inisiasi menyusui dini (IMD) pada bayi
barulahir
2) Indikator Mutu PAB
(a) Asesmen Pra Sedasi
(b) Proses Monitoring Status fisiologis selama anestesi
(c) Proses Monitoring proses pemulihan anestesi dan sedasi dalam
(d) Evaluasi ulang bila terjadi konversi tindakan dari local/regional ke
general
d. Data surveilens infeksi
1) Indikator Ventilator Associated Pneumonia (VAP)
2) Indikator Infeksi Saluran Kencing (ISK)
3) Indikator Infeksi Daerah Operasi (IDO)
4) Indikator Hospital Acquired Pneumonia (HAP)
5) Indikator Infeksi Aliran Darah (IAD)
6) Indikator Phlebitis
e. Data Insiden Keselamatan pasien
1) KPC adalah Kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan
cidera tetapi belum terjadi insiden
A. Pengumpulan Data
1. Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu dan
keselamatan pasien untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit
lebih baik
a. Pengumpulan data indikator dilakukan oleh penanggung jawab pengumpul
data (PIC) ke dalam sensus harian dan menginputnya ke dalam system IT
yang ada di Rumah Sakit Pusura Candi.
b. Untuk data surveilens setelah kejadian infeksi ditetapkan melalui bandle
surveilens oleh IPCLN, IPCN input data di Sistem IT, Ka Unit melakukan
supervisi, Ka Tim Mutu melakukan monitoring, dan supervisi, dan Ka komite
PPI melakukan monitoring
c. Data insiden keselamatan pasien Unit/yang bersangkutan melaporkan
kejadian paling lambat 2 X 24 Jam kepada Sub Komite KPRS
d. Data insiden/kejadian/kecelakaan kerja di RS, Unit membuat laporan ke K3
RS
e. Data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien dilakukan melalui
kuesioner yang dibagian ke seluruh staf/karyawan sesuai jumlah sampel
berdasarkan sumber data observasi dilakukan minimal 1 (Satu) Tahun sekali
2. Sumber data
a. Sumber Data Tertulis Dan Pengambilan Data Total Populasi Dan Curent
System
1) Setiap hari PIC data, melakukan input data di Sismadak. unit data di
computer data indikator mutu, bila hari libur/hari raya, tetapkan siapa PIC
datanya (PIC data harus dilatih )
2) Pengumpulan data manual, by upload data
3) Lakukan analisa data, paling lama 3 bulan sekali Tim Mutu
manual, komputerisasi (by program di computer)
4) Lakukan interpretasi data/pembahasan hasil analisa
5) Susun laporan PMKP oleh unit & Tim Mutu
Populasi Contoh
Jika populasi ≥ 640 (jumlah sampel Jumlah populasi = 1000, maka jumlah
per bulan 128) sampel 128 per bulan
Jika populasi 64-319 (maka jumlah Jumlah populasinya 150, maka jumlah
sampelnya 64) sampelnya 64 per bulan
Jika populasi < 64 ( maka jumlah Jumlah populasi 50, makan jumlah
sampel per bulan 100% populasi) sampelnya 50 per bulan
Jika populasi 64-319 (maka jumlah Jumlah populasinya 150, maka jumlah
sampelnya 64) sampelnya 64 per bulan
Jika populasi < 64 ( maka jumlah Jumlah populasi 50, makan jumlah
sampel per bulan 100% populasi) sampelnya 50 per bulan
Populasi Contoh
Jika populasi ≥ 640 (jumlah sampel Jumlah populasi = 1000, maka jumlah
per bulan 128) sampel 128 per bulan
Jika populasi 64-319 (maka jumlah Jumlah populasinya 150, maka jumlah
sampelnya 64) sampelnya 64 per bulan
Jika populasi < 64 ( maka jumlah Jumlah populasi 50, makan jumlah
sampel per bulan 100% populasi) sampelnya 50 per bulan
3. Supervisi
a) Supervisi terhadap progress pengumpulan data oleh KMKP ke PIC data unit
dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali
b) Supervisi terhadap progress pengumpulan data oleh Direktur, KMKP ke PIC
data unit dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali
B. Pelaporan
1. Data Indikator mutu nasional, mutu prioritas, dan indikator mutu unit
3. Data insiden keselamatan pasien dan hasil pengukuran budaya keselamatan pasien
1. Analisa data Indikator Mutu (Data Indikator mutu nasional, mutu prioritas, dan
indikator mutu unit, Data hasil surveillance, Data insiden keselamatan pasien, Data
insiden/kejadian/ kecelakaan di RS)
Analisa data merupakan salah satu kegiatan program peningkatan mutu dan
keselamatan pasien untuk mendukung asuhan pasien dan manajemen data rumah
sakit
Analisa data melalui grafik sangat membantu memperlihatkan perubahan apakah
menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Rumah Sakit Pusura Candi dalam
melakukan analisa dat menggunakan alat statistik berupa bar chart, dan run chart,
a. Bar chart/ grafik batang
b. Run chart
Analisa yang dilakukan yaitu :
1. Membandingkan data di rumah sakit dari waktu ke waktu data (analisa trend),
misalnya dari bulan ke bulan, dari tahun ke tahun
D. Validasi Data
Merupakan suatu proses yang dilakukan untuk menjaga konsistensi data. Validasi data
oleh seorang validator (orang kedua) yang telah ditunjuk dalam (bukan pengumpul data
pertama).
1. Data yang harus divalidasi :
a. Merupakan pengukuran area klinik yang baru
b. Bila ada perubahan system pencatatan pasien dari manual ke elektronik sehingga
sumber data berubah
c. Bila data dipublikasikan ke masyarakat baik melalui web site rumah sakit atau
media lain
d. Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya
e. Bila ada perubahan subyek data seperti perubahan umur rata – rata pasien,
protokol riset diubah, panduan praktik klinik baru diberlakukan, ada teknologi
dan metodologi pengobatan baru.
E. PUBLIKASI
Publikasi Data Antara Lain Website, Media Informasi, Mading Dan Sosialisasi Baik
Tertulis Maupun Lisan. Hasil pencapaian seluruh data dilakukan sosialisasi/feedback
kepada unit terkait. Agar unit terkait data melakukan tindak lanjut atas angka capaian
indikator mutu yang telah didapat.
F. BENCHMARKING
Bencmarking adalah proses data terarah yang sistematis, perbaikan terus menerus yang
melibatkan internal dan/atau eksternal membandingkan kinerja untuk mengidentifikasi,
mencapai dan mempertahankan praktik terbaik. Hal ini mengharuskan mengukur dan
mengevaluasi data untuk menetapkan patokan dan tingkat kinerja target untuk
mengevaluasi kinerja saat ini dan membandingkan patokan – patokan ini atau metrik –
metrik kinerja dengan data yang sama yang disusun oleh organisasi lainnya, termasuk
fasilitas – fasilitas praktik yang terbaik. ini berfungsi sebagai dasar untuk menerjemahkan
Tim Mutu melakukan benchmark data, SISMADAK on-line dengan SIKARS, untuk
semua indicator (12 indicator)
2. Mutu prioritas, dan indikator mutu unit
Tim Mutu melakukan benchmark data, SISMADAK on-line dengan SIKARS, Bila
dari indicator RS, ada yg sesuai dng 78 IAK dan 11 IAM di SISMADAK
3. Data hasil surveillance
1. Seluruh personalia Rumah Sakit Pusura Candi saat ini telah memiliki Kode
Identifikasi Pengguna (KIP) dan password masing masing. KIP ditentukan oleh
Administrator Keamanan Sistem (AKS) selanjutnya password ini dapat dirubah atau
ditentukan sendiri susunannya oleh pengguna dengan format alfanumerik dengan
kapasitas 1 hingga 12 karakter.
2. Administrator Keamanan sistem ( AKS ) memiliki wewenang untuk menentukan
atau bahkan mereset password pengguna ke suatu nilai yang dtentukannya. Setiap
kali akan menggunakan sistem, pengguna harus menggunakan Kode Identifikasi
Pengguna ( KIP ) dan passwordnya. Apabila pengguna salah memasukan KIP dan
atau passwordnya maka sistem akan memberikan pesan ” Kode Identitas Pengguna
dan Password Salah ” pada pengguna. Apabila terjadi 3 kali kesalahan, maka sistem
secara otomatis akan melakukan log out terhadap pengguna tersebut.
H. Otorisasi
1. Otorisasi adalah pengesahan hak yang meliputi pengesahan hak akses berdasarkan
hak akses. Otorisasi mengandung lingkup hak dari seorang pengguna yang sah,
meliputi hak akses terhadap fungsi sistem dan informasi yang terkandung
didalamnya.
2. AKS ( Administrator Keamanan Sistem ) dapat telah menentukan batasan akses bagi
seorang pengguna atau kelompok pengguna. Dengan demikian pengguna dapat
melakukan akses terhadap menu atau fungsi tertentu saja dari sistem, sesuai batasan
yang telah ditentukan oleh AKS. Misalnya operator di bagian filing hanya dapat
menampilkan index utama pasien.
a. Data dalam sistem hanya merupakan kewenangan AKS. Apabila seorang
pengguna mengalami kesalahan dalam memasukan data maka dia masih dapat
membetulkan kesalahan pada hari tersebut.
b. AKS (Administrator Keamanan Sistem ) juga menentukan idle time dan
automatic log out. Bila kemudian pengguna itu hendak menggukan sistem
kembali maka ia wajib memasukan kembali KIP dan passwordnya.
3. Kendali Akses ( access control)
a. Fitur ini melindungi system terhadap penggunaan dari yang tidak berhak ,
termasuk penggunaan system computer, jaringan, aplikasi perangkat lunak, dan
berkas (file) data.
b. Kendali akses berperan dalam memastikan bahwa pengguna, sistem komputer,
dan program hanya dapat menggunakan sumber data yang memang berhak
mereka gunakan dan untuk tujuan yang memang menjadi hak mereka. :
1) Pelaporan SIMRS dari Server Utama bisa di Akses Petugas yang berwenang :
a) Kepala SIMRS
b) Kepala Ruang IT
2) Pelaporan Data dari SIMRS untuk Keperluan Pelayanan Rekam medik bisa di
akses oleh Kepala Ruang Rekam Medik
3) Pelaporan Data dari SIMRS untuk menunjang Pelaporan Keuangan dan
Akuntansi
4) Pelaporan Data dari Software Sismadak
5) Ketua KMKP
a) Admin Sismadak
b) PIC Sismadak
6) Pelaporan Data dari PPI / Epi info
a) IPCN PPIRS
b) PIC PPIRS
4. Kendali akses juga melindungi sistem dari penggunaan oleh yang tidak berhak,
pelepasan informasi (disclosure), modifikasi (modification) dan perusakan/
penghancuran (destruction) sumber data.Pihak luar bila meminta Pelaporan, maka
harus izin tertulis Direktur .
BAB IV
DOKUMENTASI