MAKALAH

ORGANISASI PEKERJAAN KANTOR

OLEH

RINI ASTUTI 2105632011227

Dosen Pengampu:

Diga Putri Oktaviane, M.A.P

PRODI ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS MOHAMMAD NATSIR BUKITTINGGI

2024

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kehadirat Allah SWT, atas berkat izin dan petunjuk-Nya saya
bisa menyelesaikan tugas mata kuliah Administrasi Perkantoran ini, serta sholawat dan salam
saya hadiahkan untuk Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat manusia ke zaman
yang berilmu pengetahuan seperti yang kita rasakan saat ini.

Tidak lupa saya ucapkan terima kasih kepada Ibu dosen Diga Putri Oktaviane, M.A.P.
yang telah memberikan tugas penyusunan makalah ini dan semua pihak yang telah membantu
dalam menyelesaikan makalah ini. Sesuai dengan materi yang diberikan, saya berharap bisa
membantu teman-teman semua dalam memahami materi tentang Organisasi Pekerjaan Kantor.

Saya menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan dan
kesalahan, untuk itu saya sangat berharap kepada Ibu dosen dan juga teman-teman semua agar
dapat memberikan kritik maupun saran dan juga masukan untuk saya demi kebaikan makalah
selanjutnya dan bisa bermanfaat bagi kita semua.

Atas kritikan dan masukannya, saya terlebih dahulu mengucapkan banyak terima kasih.

Bukittinggi, April 2024

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................i

DAFTAR ISI......................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN...................................................................................................1

1.1 Latar Belakang...................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................1

1.3 Tujuan................................................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN....................................................................................................3

2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Organisasi........................................................3

2.2 Tipe / Bentuk-Bentuk Organisasi.......................................................................9

2.3 Pengorganisasian Pelaksanaan Pekerjaan Kantor............................................13

DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................................17

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Suatu organisasi muncul karena adanya suatu tujuan yang hendak dicapai. Tujuan itu
menyebabkan harus dilaksanakannya kegiatan atau tugas oleh tenaga manusia dengan
menggunakan benda, uang, dan bangunan atau fasilitas lainnya seperti mesin dan peralatan
lainnya. Agar tujuan manajemen tersebut dapat tercapai, seorang pemimpin membutuhkan
organisasi. Pengorganisasian adalah proses manajemen yang berhubungan erat dengan kegiatan
kerja sama antara manusia, fungsi dan faktor jasmaniah, sehingga dapat membentuk satuan
manajemen yang terwarisi. Organisasi sebagai hasil dari proses manajemen, merupakan rangka
dasar tempat orang-orang melakukan sesuatu. Di dalamnya tercakup pula alokasi tugas dan
penyusunan tugas.

Dalam organisasi biasanya mempunyai tugas pokok dan fungsi. Apabila tugas pokok dan
fungsi tersebut terlaksana dengan baik, maka tujuan yang diinginkan akan segera dapat dicapai.
Berdasarkan tugas pokok dan fungsi itu, maka organisasi menyelenggarakan bermacam-macam
kegiatan, usaha, dan pekerjaan yang harus dilaksanakan sehingga tujuan organisasi dapat
tercapai. Organisasi yang baik berdasarkan perencanaan yang hati-hati mengenai apa,siapa
pelaksana, dan pengawas, dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang paling
efisien.

Dalam melakukan aktivitas, suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan
kantor sebagai pendukung untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kantor merupakan
tempat yang digunakan oleh suatu organisasi dalam melaksanakan kegiatannya.

1.2. RUMUSAN MASALAH

1. Apa itu organisasi dan apa saja ruang lingkupnya?

2. Apa saja tipe / bentuk-bentuk organisasi?
3. Apa saja pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan kantor?
1.3. TUJUAN

1. Untuk mengetahui pengertian dan ruang lingkup organisasi.

2. Untuk mengetahui tipe / bentuk-bentuk organisasi.
3. Untuk mengetahui pengorganisasian pelaksanaan pekerjaan kantor.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP ORGANISASI

Awal mula kata “organisasi” berasal dari bahasa Yunani, yaitu organon yang berarti alat.
Organisasi dapat diartikan secara statis dan dinamis. Organisasi dalam arti statis adalah wadah
kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Secara dinamis, organisasi adalah
sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam
pengertian secara dinamis ini, terdapat sistem pembagian tugas, wewenang, dan hubungan timbal
balik dari pihak-pihak yang bekerja sama. Menurut Sayuti dalam (Siagian, 2021) menjelaskan
suatu sistem yang disebut organisasi terdiri dari tiga unsur, yaitu: sekelompok orang, kerja sama,
dan tujuan.

Sebuah organisasi akan berjalan dengan baik apabila terdapat tiga unsur utama, yakni
terdapat sekumpulan orang, ada maksud dan tujuan yang telah ditetapkan dan adanya kerjasama
untuk mencapai tujuan organisasi tersebut (Akhmad, 2012). Dalam rangka mencapai tujuan
organisasi tersebut, maka diperlukan adanya sistem pengorganisasian yang jelas, dengan
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Susunan, status, kedudukan dan hubungan pejabat yang satu dengan yang lain.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab masing-masing departemen.
3. Deskripsi pekerjaan yang jelas dan harus dilakukan.
4. Pembagian pekerjaan yang seimbang.
5. Prosedur dan mekanisme kerja yang efisien.

Organisasi dapat dilihat dari dua segi, yakni:

1. Sebagai wadah.
Artinya suatu tempat dimana administrasi dan mana- jemen dilaksanakan dan
tempat ini biasanya tergam- bar dalam susunan organisasi.
2. Sebagai proses.

3
 Artinya menggambarkan interaksi antara orang-orang anggota kelompok dalam
hubungan kerja yang formal dan rangkaian hierarhi antara atasan dengan bawahan.

Pengertian organisasi menurut Erni Rernawan dalam Effendhie organisasi merupakan

suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia yang saling berinteraksi menurut suatu pola
tertentu sehingga setiap anggota organisasi memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing,
sebagai suatu kesatuan yang memiliki tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas,
sehingga bisa dipisahkan. Menurut Robbins, S.P organisasi adalah suatu sistem yang terdiri atas
pola aktivitas kerja sama yang dilakukan secara teratur dan berulang-ulang oleh sekelompok
orang untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut James D. Mooney Organisasi adalah
setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan Bersama. Organisasi menurut Dimock adalah
perpaduan secara sistematis dari bagian-bagian yang saling bergantung/berkaitan untuk
membentuk kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi, dan pengawasan dalam usaha
mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dalam setiap organisasi terdapat unsur-unsur organisasi, yaitu komponen atau bagian yang
diperlukan oleh organisasi dalam pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari:
1. Manusia, menjadi anggota organisasi dan menggerakkan organisasi tersebut.
2. Tujuan, yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut.
3. Tugas atau kegiatan, yang harus dilakukan dalam rangka usaha mencapai tujuan
organisasi.
4. Peralatan atau fasilitas, yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan organisasi seperti
barang atau material, mesin, uang dan metode atau cara kerja yang harus digunakan.

Ruang lingkup organisasi tergantung dari tujuan organisasi yang bersangkutan dan
kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam usaha mencapai tujuan organisasi tersebut.
Contohnya seperti ruang lingkup organisasi kecamatan adalah menyelenggarakan segala urusan
pemerintahan, pembangunan, dan pembinaan masyarakat di wilayah kecamatan. Berdasarkan
pemahaman diatas, ruang lingkup organisasi perkantoran meliputi:

1. Melayani pekerjaan operatif yang harus dilakukan guna mencapai tujuan organisasi.
Misalnya menyelenggarakan tata usaha / surat menyurat, melaksankan pembukuan
keuanga, melakukan pencatatan hasil-hasil kegiatan seperti produksi, hasil penjualan, dan
kegiatan lain yang bersifat menunjang.

4
 2. Menyediakan keterangan atau informasi bagi pimpinan organisasi sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan dan perumusan kebikasanaan organisasi.
3. Membantu kelancaran dalam pengembangan organisasi sesuai dengan perubahan yang
diperlukan sejalan dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.

Organisasi dikatakan baik apabila di dalam proses pembentukan maupun eksistensinya dan
operasionalnya memenuhi asas-asas pokok pengorganisasian. Asas dapat diartikan sebagai suatu
dasar atau landasan yang harus ada dalam sebuah organisasi. Asas pokok organaisasi menurut
sedarmayanti yaitu:

1. Asas pembagian tugas.

Asas ini menentukan perlunya tugas untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya
bagian yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan tugas termaksud. Oleh sebab itu
perlu adanya perumusan tugas yang jelas sehingga dapt dicegah duplikasi, benturan dan
kekaburan.
2. Asas fungsionalisasi.
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganansuatu masalah dalam rangka mewujudkan
koordinasi yang mantap antar kegiatan maka bagian fungsional berkewajiban
memprakarsainya.
3. Asas koordinasi.
Asas ini menentukan perlunya setiap bagian menyerasikan, memadukan, dan
menyelaraskan baik dalam kegiatan, waktu maupun perumusan kebijaksanaan,
perencanaan, perprograman, penganggaran, pengendalian serta pengawasan tugas dan
fungsi yang diembannya.
4. Asas kesinambungan.
Asas ini mengharuskan bahwa tugas-tugas berjalan secara terus menerus sesuai dengan
kebijaksaan dan program yang telah ditetapkan, tanpa tergantung pada diri pejabat.
5. Asas akordion.
Asas ini menentukan bahwa organisasi dapat berkembang atau mengecil sesuai dengan
tuntutan tugas dan beban kerjanya.
6. Asas pendelegasian wewenang.

5
 Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk melimpahkan sebagian tugas dan
kewenangannya kepada pejabat yang ada dibawahnya.
7. Asas keluwesan.
Asas ini menghendaki agar organisasi selalu mengikuti dan menyesuaikan diri dengan
perkembangan dan perubahan keadaan sehingga dapat dihindarkan kekakuan dalam
pelaksanaan tugas.
8. Asas rentang pengendalian.
Dengan adanya asas ini diharapkan dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau
orang yang ada di bawah seorang pejabat pimpinan, diperhitungkan secara rasional
mengingat terbatasnya kemampuan seorang pemimpin dalam pengendalian bawahannya.
9. Asas jalur dan staf.
Asas jalur dan staf adalah asas yang menetukan bahwa dalam penyusunan organisasi
perlu dibedakan antara satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok instansi
dengan satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas-tugas bantuan.
10. Asas kejelasan dalam pembaganan.
Asas ini mengharuskan setiap organisasi menggambarkan susunan organisasinya agar
setiap pihak yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan dan hubungan dari
setiap satuan organisasi yang ada.

Prinsip organisasi menurut Sondang P. Siagian antara lain:

1. Terdapat tujuan yang jelas karena tanpa tujuan yang jelas organisasi dapat diumpamakan
dengan sebuah kapal yang tidak mempunyai pelabuhan tujuan yang akan dicapai
sehingga terombang-ambing di tengah lautan.
2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi tersebut. dan diterima
dengan baik sehingga manusia yang harus menggerakkan organisasi tersebut benar-benar
dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan dengan semangat kerja yang tinggi.
3. Adanya kesatuan perintah dan kesatuan arah, sehingga dapat mencapai tujuan secara
terpimpin dan sukses dalam arti efektif dan efisien.
4. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab. Prinsip ini penting karena
apabila wewenang lebih besar dari tanggung jawab akan. mudah menimbulkan
penyalahgunaan wewenang, seperti korupsi, main perintah, menindas bawahan dan

6
 sebagainya. Sebaliknya, apabila tanggung jawab lebih besar dari wewenang akan
menyebabkan petugas menjadi ragu-ragu atau tidak aman dalam menjalankan suatu
tindakan tertentu.
5. Adanya pembagian tugas pekerjaan yang merata dan sesuai dalam arti sesuai dengan
bakat dan kemampuan orang-orang yang diserahi untuk melakukan tugas, serta sesuai
dengan hasil yang ingin dicapai. Hal ini dipengaruhi pula oleh perkembangan kebutuhan
masyarakat serta perkembangan teknologi yang makin maju. Prinsip ini penting sekali
karena hakikat organisasi tidak lain adalah pembagian tugas (division of work).
6. Susunan atau struktur organisasi harus dibuat sesederhana mungkin yaitu sesuai dengan
kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai.
7. Pola dasar organisasi harus relatif permanen/tetap, meskipun struktur organisasi dapat
diubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan faktor-faktor lingkungan yang
mempengaruhi tetapi perubahan tersebut harus diusahakan secara luwes atau fleksibel
sehingga tidak perlu mengubah pola dasar organisasi. Dengan demikian, susunan
organisasi harus bersifat fleksibel tetapi harus dapat menjamin kontinuitas atau
berkelanjutan.
8. Adanya jaminan stabilitas jabatan atau pekerjaan (security of tenure). Karena organisassi
terdiri dari manusia maka harus ada jaminan terhadap manusia sebagai anggota
organisasi agar merasa aman/tenang tanpa khawatir untuk dipecat secara semena-mena.
9. Pemberian balas jasa atau imbalan kepada anggota organisasi yang setimpal dengan jasa
atau prestasi yang diberikan. Hal ini perlu dilaksanakan sesuai dengan moto equal pay for
equal work.

Sedangkan prinsip organisasi menurut Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo, S.H. meliputi:

1. Prinsip tujuan, yang mengandung konsekuensi adanya kesatuan pimpinan (unity of

commond) dan kesatuan arah gerak (unity of direction).
2. Prinsip pembagian tugas dan penugasan kerja yang homogen, yaitu adanya
pengelompokan kerja misalnya menurut wilayah produksi, proses atau fungsi, bahan
baku, dan jumlah orang.
3. Prinsip hierarki atau jenjang jabatan yang harus memperhatikan subprinsip:
a. Span of control.

7
 b. Delegasi yang berimbang.
c. Komunikasi.
d. Kontinuitas.
e. Koordinasi.
4. Pengaturan yang jelas (rule of the game).

Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Tim Penyusunan Buku “Manajemen dalam
Pemerintahan” yang diterbitkan oleh Lembaga Administrasi Negara, prinsip pokokyang harus
diperhatikan dalam organisasi agar tercapai efektivitas dan efisien adalah:

1. Prinsip pembagian habis tugas.

2. Prinsip perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas.
3. Prinsip akordeon (penyesuaian dengan sifat pekerjaan.
4. Prinsip fungsionalisasi
5. Prinsip koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS).
6. Prinsip kontinuitas
7. Prinsip jalur dan staf.
8. Prinsip kesederhanaan
9. Prinsip fleksibilitas.
10. Prinsip pendelegasian wewenang.
11. Prinsip pengelompokan secara homogen (departmentation).
12. Prinsip tersedianya pegawai yang cakap dan sesuai.
13. Prinsip rentang pengendalian (span of control).

Organisasi berfungsi sebagai sarana atau cara agar pencapaian tujuan lebih mudah
dilakukan daripada dilakukan sendiri tanpa membentuk suatu organisasi. Fungsi atau sifat tugas
organisasi sebagai berikut:

1. Sebagai alat/sarana untuk mencapai tujuan dengan sistem kerjasama antara orang-orang
dalam mencapai tujuan.
2. Sebagai kelompok atau himpunan orang-orang (wadah) dalam melaksankan kerjasama
tersebut.
3. Sebagai proses pembagian tugas/pekerjaan yang harus dilakukan dalam usaha pencapaian
tujuan.

8
2.2. TIPE / BENTUK-BENTUK ORGANISASI
Tipe atau bentuk organisasi diprngaruhi oleh fungsi dasaryaitu fungsi dasar kerja suatu
kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka mencapai tujuan tersebut. Bentuk atau tipe
organisasi yaitu:
1. Organisasi Bentuk Lini (Line Organization).
Sifat dari organisasi ini sebagai berikut:
a. Ruang lingkup organisasi masih kecil.
b. Jumlah karyawannya sedikit.
c. Hubungan kerja antara pimpinan, yang biasanya juga menjadi pemilik organisasi,
dengan para bawahan pada umunya bersifat langsung (face to face).
d. Semua anggota organisasi masih saling kenal satu sama lain
e. Tujuan organisasi yang ingin dicapai masih rendah.
f. Tingkat spesialisasi yang dibutuhkan masih rendah.
g. Alat-alat yang dibutuhkan masih sederhana.
h. Struktur organisasi yang masih sederhana.
i. Produk yang dihasilkan belum beraneka ragam.

Organisasi bentuk lini sering disebut dengan organisasi bentuk lurus atau organisasi militer
karena biasanya hanya mengenal satu atasan/pimpinan yang mempunyai kewenangan dalam
segala bidang kegiatan.

Kelebihan dari organisasi bentuk lini adalah:

1. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan dengan cepat.

2. Tingginya rasa solidaritas para anggota organisasi, karena saling mengenal satu sama
lain.
3. Memiliki disiplin yang tinggi.
Adapun kelemahan dari organisasi bentuk lini adalah:
1. Tujuan organisasi didasrkan atas tujuan pribadi pimpinan organisasi.
2. Kecenderungan bagi pimpinan organisasi untuk bertindak secara otokratis yaitutidak
memperhatikan pertimbangan atau saran-saran bawahan.
3. Seluruh organisasi bergantung kepada seseorang yaitu pimpinan organisasi.
4. Kesempatan bagi karyawan untuk mengembangkan spesialisasi sangat terbatas.

9
 5. Tidak adanya koordinasi antar departemen karena tiap departemen hanya menangani
tugasnya sendiri-sendiri.

Contoh organisasi bentuk lini adalah kantor agen perjalanan.

2. Organisasi Bentuk Fungsional (Functional Organization).

Organisasi bentuk fungsional adalah organisasi yang didalamnya tidak terlalu menekankan
kepada hierarki structural atau jenjang jabatan secara vertical, tetapi lebih banyak didasarkan
kepada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Dalam struktur organisasi ini wewenag
dan tugas setiap fungsi diberikan sepenuhnya kepada seorang pejabat/pimpinan yang dipandang
ahli dalam bidangnya atau fungsinya. Dalam pelaksanaan segala urusan dalam
organisasi,pemimpin tersebut membimbing semua karyawan dalam organisasi, walaupun
karyawan tersebut termasuk dalam suatu unit organisasi yang dipimpin oleh pejabat lain.
Organisasi bentuk fungsional pertama kali diperkenalkan oleh Frederick Winslow Taylor (1856-
1915) pada pabrik-pabrik di Amerika Serikat.
Kelebihan dari organisasi bentuk fungsional adalah:
1. Spesialisasi petugas dipergunakan semaksimal mungkin.
2. Solidaritas antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi.
3. Moril serta disiplin dalam fungsi yang sama adalah tinggi.
4. Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dilakukan.

Adapun kelemahan dari organisasi bentuk fungsional antara lain:

1. Para karyawan terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang kegiatan tertentu
sehingga sulit untuk diadakan pertukaran tugas (tour of duty dan tour of area), tanpa
melalui pendidikan khusus terlebih dahulu.
2. Orang-orang yang bergerak dalam satu bidang fungsi tertentu terlalu mementingkan
fungsinya sendiri sehingga koordinasi yang bersifat menyeluruh sukar dilakukan.

Contoh dari organisasi bentuk fungsional adalah industry kerajinan kulit.

3. Organisasi Bentuk Lini dan Staf (Line and Staff Organization).

Ciri-ciri dari organisasi bentuk lini dan staf antara lain:

1. Organisaninya besar dan kompleks.

10
 2. Jumlah karyawannya banyak.
3. Hubungan kerja yang bersifat langsung tidak mungkin lagi bagi seluruh anggota
organisasi.
4. Terdapat dua kelompok karyawan dalam organisasi yaitu:
a. Sekelompok karyawan yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Orang-orang ini disebut dengan orang-orang lini.
b. Sekelompok karyawan yang sifat tugasnya memberikan bantuan dalam
pelaksanaan tugas pokok baik karena keahliannya dalam memberikan nasehat
seperti ahli teknik atau ahli pemasaran, maupun memberikan jasa kepada unit-unit
operasional dalam bentuk bantuan pelayanan. Orang ini disebut orang-orang staf
yang menjalankan tugas staf. Orang staf ini terbagi dua golongan, yaitu golongan
penasehat (staf ahli) dan golongan petugas pelayanan umum (staf umum).

Kelebihan dari organisasi bentuk lini dan staf adalah:

1. Ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang melaksakan tugas pokok
dengan orang-orang yang melaksanakan tugas bantuan sebagai penunjang (staf).
2. Bakat yang berbeda-beda dari para anggota organisasi dapat dikembangkan menjadi
suatu spesialisasi.
3. Koordinasi dalam setiap kelompok mudah dijalankan.
4. Disiplin serta moril biasanya tinggi karena tugas yang dilaksakan oleh seseorang sesuai
dengan bakat, keahlian, pendidikan, dan pengalamannya.
5. Penerapan prinsip the right man in the right place lebih mudah dilakukan.
6. Bentuk organisasi ini dapat dipergunakan oleh setiap organisasi yang bagaimanapun
besarnya, apapun tujuannya dan betapapun kompleksitasnya.

Adapun kelemahan yang terdapat dalam organisasi bentuk lini dan staf antara lain:

1. Bagi para pelaksana operasional, tidak selalu jelas yang bersifat instruksi/perintah dan
yang bersifat nasehat.
2. Para pelaksana operasional mempunyai dua macam pimpinan yaitu atasan langsung yang
berhak memerintah sesuai dengan line of command dan pimpinan staf yang mempunyai
wewenang fungsional (functional authority).

11
 3. Perintah dari hierarki lini tidak selalu seirama dengan nasehat dari hierarki staf karena
belum tentu kedua macam hierarki itu memandangnsuatu hal dari pandangan yang sama.

Contoh dari organisasi bentuk lini dan staf adalah kantor bank.

4. Organisasi Bentuk Panitia.

Sifat-sifat dari organisasi bentuk panitia antara lain:
1. Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang.
2. Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama.
3. Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas yang harus dilakukan sesuai kebutuhan
secara khusus dalam bentuk suatu satuan tugas (task force).

Kelebihan dari organisasi bentuk panitia sebagai berikut:

1. Keputusan yang diambil umumnya tepat karena dibicarakan secara kolektif terlebih
dahulu.
2. Kemungkinan bagi seseorang untuk bertindak diktatoris sangat kecil.
3. Kerjasama di antara bawahan lebih mudah dibina.

Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam organisasi bentuk panitia antara lain:

1. Proses pengambilan keputusan sangat lambat karena harus dirundingkan bersama.

2. Jika terjadi kemacetan, tidak seorang pun dari pimpinan yang dapat dimintai
pertanggungjawaban.
3. Karena perintah yang datang tidak dari satu orang menyebabkan para pelaksana bingung.

Contoh dari organisasi panitia adalah koperasi rukun warga.

Macam-macam bentuk organisasi panitia

1. Kelompok kerja, beberapa macam eksekutif dan kelompok pelaksana yang dibentuk
untuk mengkoordinasikan fungsi-fungsi utama dari organisasi tersebut.
2. Task forces, satuan-satuan tugas yang anggotanya terdiri dari wakil-wakil fungsi untuk
menangani berbagai masalah antar bagian.
3. Staff group, tujuan utamanya untuk mengintegrasikan dasar manajemen seperti
perencanaan di seluruh organisasi.

12
 4. Program of project of management, setiap proyek yang dilaksakan bukan merupakan
bagian dari kegiatan organisasi. Seorang manajer biasanya mengintegrasikan kelompok-
kelompok fungsional dalam suatu unit kegiatan untuk menangani bermacam-macam
tahap proyek tersebut.
5. Organisasi Matrix.

Organisai bentuk ini merupakan salah satu bentuk organisasi dimana beberapa karyawan
merupakan bagian dari organisasi lini dan sekaligus sebagai anggota tetap dari sebuah tim yang
diambil dari wakil-wakil beberapa bagian.

6. Organisasi Bentuk Informal.

Tidak ada organisasi yang dapat menggambarkan secara rinci hubungan antara satu orang
dengan yang lainnya yang menyebabkan munculnya organisasi informal, dan tidak satu
organisasi pun yang ada, berjalan tanpa interaksi para karyawan di semua tingkatan. Seringkali
sebuah hubungan informal lebih efektif dan efisien daripada yang formal dalam penyampaian
informasi, memperoleh umpan balik, memecahkan masalah dan perbaikan prosedur. Karena
organisasi informal tidak digambarkan dalam struktur maka dapat menimbulkan sikap
manipulasi dan oportunis.

Kekurangan dari organisasi informal adalah kelemahan-kelemahan yang timbul apabila

batas-batas wewenang ke atas maupun ke bawah diabaikan. Kelemahan lainnya terjadi apabila
dua orang atau lebih secara formal setuju untuk tidak memenuhi prosedur yang ada.

2.3. PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR

Menurut sedarmayanti (2001:28-29) untuk menetapkan kedudukan dan struktur organisasi

kantor ada beberapa tahap yang harus dilalui sebelumnya:

1. Menetapkan tujuan.
Tujuan akhir dari manajeman perkantoran adalah tersedianya informasi yang siap pakai.
Sekarang perlu dikaji apa tujuan antara yang harus dicapai dengan membentuk satuan
kerja di bidang perkantoran itu. Hal ini berarti perlu ditetapkan untuk apa dan untuk siapa
informasi itu disediakan.
2. Menetapkan kedudukan.

13
 Apakah langsung di bawah pucuk pimpinan atau merupakan bagian dari salah satu unit
kerja.
3. Menetapkan tugas-tugas apa yang menjadi tanggung jawab unit perkantoran tersebut
sebagai tugas pokok yang harus dilaksanakan oleh unit perkantoran.
4. Mengkaji dan memperhitungkan beban tugas kemudian mengelompok- kan dan membagi
dalam satuan yang lebih kecil. Dalam hal ini perlu dipertimbangkan adakah tugas yang
perlu dilaksanakan oleh satuan tertentu atau tugas tersebut dapat digabung dalam satuan
kerja yang lain.
5. Sebelum menetapkan jumlah satuan kerja dan perkiraan tentang apa saja yang akan
dimasukkan ke dalam unit perkantoran itu, perlu dikaji apakah setiap satuan yang lebih
kecil (subunit) kedudukannya setingkat atau seimbang beban tugasnya. Kemudian perlu
dipertimbangkan apakah tugas yang akan ditangani oleh subunit termaksud
berkesinambungan atau hanya ada secara insidental. Jika suatu tugas bersifat insidental,
maka tidak perlu dilembagakan.
6. Menyusun struktur organisasi unit yang menangani pekerjaan kantor

Hal-hal yang harus dihindari dalam proses penempatan struktur ini adalah:

1. Diciptakan satuan kerja yang tidak pasti tugasnya.

2. Terjadinya tumpang tindih pelaksanaan tugas.
3. Ada kegiatan tetapi tidak jelas siapa yang bertanggung jawab.
4. Ketidakseimbangan beban tugas bagi satuan kerja yang setingkat kedudukannya.
5. Tidak jelasnya hubungan kerja antara satuan kerja yang satu dengan lainnya.

Bidang kegiatan suatu kantor dikelompokkan sebagai berikut:

1. Bidang substantif adalah bidang tugas pokok, yakni tugas operasional organisasi.
2. Bidang administratif adalah bidang-bidang penunjang tugas operasional. Seperti
kepegawaian, keuangan, perbekalan dan lain-lain.

Pelaksanaan pekerjaan kantor adalah perencanaan penataan secara tepat, pengorganisasian,

penggerakkan dan pengawasan pekerjaan secara baik atau sempurna guna mewujudkan hasil
kerja yang maksimal.

14
 Asas pengorganisasian pelaksanaan pekerjaankantor menurut sedarmayanti (2001:30)
yaitu:

1. Asas sentralisasi (pemusatan).

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di
suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipuastkan pada satu satuan organisasi
(unit) tersenderi yang khusus menangani pekerjaan kantor atau menangani informasi.
Contohnya seperti bagian tata usaha/bagian secretariat sehingga unit-unit pelaksanaan
tugas pokok dalam organisasi itu dibebaskan dari pekerjaan kantor yang bersifat
pelayanan seperti penggandaan, pengelolaan arsip,pengetikan surat dan lain-lain.
Kebaikan atau keuntungan penerapan asas sentralisasi adalah:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja.
b. Mudah melakukan pengawasan.
c. Penggunaan perabot dan peralatan kantor lebih bisa dihemat.
d. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor.
e. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel.

Kelemahan dari asas sentralisasi adalah:

a. Dengan dipusatkan semua pekerjaan kantor maka tidak mungkin untuk

menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan kantor
yang penting dan memerlukan waktu cepat akan mengalami
penundaan/kelambatan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat dipenuhi oleh unit
yang merupakan pusat (sentral) pelayanan kegiatan.
c. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan.
2. Asas desentralisasi (pemencaran).
Asas desentralisasi adalah pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata
usaha di setiap unit dlam organisasi diurus sendiri oleh masing-masing unit bersangkutan.
Asas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang kebutuhan informasinya belum rumit.
Keuntungan penerapan asas desentralisasi adalah:
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung maka untuk semua
pekerjaan kantor jalannya akan menjadi lebih lancar.

15
 b. Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus dilakukan oleh masing-
masing bagian atau didesentralisasikan karena mempunyai ciri yang khas
misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai sesuatu yang
bersifat teknis, dan sebagainya.
c. Karena dikerjakan oleh unit yang bersangkutan maka surat-surat yang bersifat
rahasia dapat lebih terjamin kerahasiaannya.
d. Perencanaan dan pengawasan lebih efektif.
e. Penghematan dan waktu karena alat yang diperlukan siap di tempat dengan jarak
yang dekat.

Kelemahan dari penerapan asas desentralisasi:

a. Apabila setiap bagian harus mempunyai alat-alat kantor yang sama, misalnya
dalam hal pengadaan mesin stensil, mesin ketik, dan sebagainya maka dalam hal
ini akan memboroskan biaya kantor, apalagi mesin tersebut penggunaannya di
masing-masing unit tidak kontiniu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pekerjaan kantor.
3. Asas gabungan atau kombinasi antara semtralisasi dengan desentralisasi.
Adalah asas yang menggabungkan asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Setiap satuan
kerja menangani kegiatan teknis, manangani informasi untuk keperluan masing-masing
satuan kerjanya. Selain itu dibentuk pula satuan kerja yang secara khusus bertugas
menangani informasi untuk keperluan organisasi secara menyeluruh, dan
mengkoordinasikan pelaksanaan penanganan informasi di masing-masing satuan kerja
yang menangani urusan teknis organisasi.
Dengan diterapkannya asas gabungan ini dapat diperhitungkan untuk mengurangi atau
meniadakan kerugian yang ada pada masing-masing asas dan dapat mengadakan suatu
kebijakan khusus bila diperlukan.

16
 DAFTAR PUSTAKA

Akhmad, J. (2012). Manajemen Perkantoran & Bisnis. Lentera Ilmu Cendikia.

Siagian, A. O. (2021). Manajemen Perkantoran (1st ed.). Omera Pustaka.

17