PENYUSUTAN ARSIP

Oleh: DRS. MUSTARI IRAWAN, MPA

Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI

MUSTARI IRAWAN
website: www.anri.go.id

Jakarta, 21 JUNI 1959

Sedikit Perkenalan

Master of Public Administration, University of the Philippines, 1994 Sarjana S1 Administrasi Negara, FISIP Universitas Indonesia, 1985 F.E ekst - Universitas Indonesia, 1990-1992 PNS di ANRI: sejak tahun 1987 Pangkat/gol : Pembina Tk.1, IV/b Jabatan : - Kepala Subdirektorat Bina Program Diklat 2000-2003 - Kepala Subdirektorat Akreditasi & Sertifikasi Kearsipan 2003-2006 - Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan 2007 Pengalaman : - Anggota Tim Revisi UU No.7/1971 dan Sistem Kearsipan Nasional (SKN SiPATI) - Pengajar D III Kearsipan Unpad 1995 - 2000 - Pengajar D III Mnj Informasi Dokumen, S1 Kearsipan Program S2 Kearsipan, Informasi dan Perpust. UI,97-kini - Pengajar S1 Manajemen Kearsipan, STIA LAN, - kini

PERKEMBANGAN VOLUME ARSIP

Km linier

50 40 30 20 10 0 1930 1940 1950 1960 1970 1980- Tahun an

PENGERTIAN
Menurut PP No. 34 Th. 1979
adalah kegiatan pengurangan arsip melalui: 1. Memindahkan arsip inaktif dr UP ke UK dlm lingkungan intern organisasi 2. Memusnahkan arsip sesuai dng ketentuan yg berlaku 3. Menyerahkan arsip statis dr UK ke ANRI/BAD (cara tsb = dlm UU No. 8 th. 1997 bab IV sp. 17 s/d 22)

Menjamin tersedianya informasi (arsip) yg benar2 bernilai guna Efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

Teknik Penyusutan

BERDASARKAN JRA BERDASARKAN NON JRA

PP 34/ 79 SE O1/81 SE 02/83

PENYUSUTAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP

Contoh

Jadwal Retensi Arsip

Jangka waktu simpan NO
I. 1.

Jenis/seri arsip
HUKUM Produk hukum a. Peraturan Perundangan yang mengatur instansi b. Produk hukum internal

Aktif

Inaktif

Keteranga n

Sampai dengan diperbaharui

4 tahun

Permanen

2.

Dokumentasi hukum
3. Kontrak/ perjanjian

sampai dengan tidak berlaku sampai dengan tidak berlaku

Musnah

9 tahun

Dinilai kembali

TEHNIK PENYUSUTAN
(BERDASARKAN JRA)
Pemindahan : Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) Pendaftaran (daftar arsip yg dipindahkan) Penataan Pembuatan BAP Pelaksanaan Pemusnahan : Pemeriksaan arsip (berdasarkan JRA) Pendaftaran (daftar arsip yg dimusnahkan)
Penilaian, persetujuan & pengesahan Pembuatan BAP Pelaksanaan

Lanjutan:

Penyerahan arsip ke ANRI Pemeriksaan dan penilaian Pendaftaran (daftar arsip yg diserahkan) Pembuatan BAP Pelaksanaan

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan secara berjenjang: - Pemindahan arsip dari central file di unit pengolah ke pusat arsip unit kearsipan II (unit eselon I) - Pemindahan arsip dari pusat arsip unit kearsipan II ke pusat arsip unit kearsipan I (Departemen)

Teknik pemindahan arsip inaktif

UNIT PENGOLAH
melakukan Jadwal Retensi Arsip Lihat kolom aktif

PEMERIKSAAN
PENDAFTARAN

PENATAAN FISIK
UNIT KEARSIPAN
melakukan PEMERIKSAAN PENERIMAAN PENYIMPANAN BA dan Daftar

PEMINDAHAN

PEMUSNAHAN ARSIP
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit kearsipam. Pemusnahan arsip di unit pengolah dilaksanakan terhadap arsip yang hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retensi inaktif dengan nasib akhir musnah. (pada umumnya memiliki jangka simpan kurang dari 2 tahun). Pemusnahan arsip di unit kearsipan dilaksanakan terhadap arsip yang memiliki retensi aktif dan inaktif dengan nasib akhir musnah.

Pemusnahan Arsip di Unit Pengolah

Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik

Persetujuan Kepala Unit Kearsipan

Pengesahan Pelaksanaan

1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip

Pemusnahan Arsip di Unit Kearsipan

Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

Pemeriksaan Pendaftaran Pengaturan fisik

Persetujuan Ka ANRI untuk arsip 10 tahun ke atas

Pengesahan Pelaksanaan

1. Dilaksanakan secara total 2. Disaksikan pejabat dr: a. unit pencipta arsip b. bidang hukum c. Pengawasan d. Unit Kearsipan 3. Berita acara 4. Daftar arsip

Teknik Penyerahan arsip

Jadwal Retensi Arsip lihat kolom keterangan

Pemeriksaan Pendaftaran Penataan fisik Pemberitahuan ke ANRI

Penilaian ANRI Pelaksanaan

Daftar arsip

Berita acara

Teknik Penyusutan Arsip tidak berdasarkan JRA

1. 2.

3. 4.
5. 6. 7. 8. 9. 10.

11.

Penelitian (arsip, sistem, organisasi) Penyusunan Juknis penataan dan penyusutan Sortir/ pemilahan Rekonstruksi (azas provenance dan original order) Pendaftaran/ deskripsi arsip Penyusunan skema pengaturan dan pengelompokan arsip Penomoran dan penataan fisik Penyusunan daftar sementara Penilaian dan seleksi Penyusunan daftar usul simpan, musnah dan serah Pelaksanaan penyusutan (pindah, serah, musnah)

Pelaksanaan Pembenahan Arsip Penilaian Arsip Penyusunan Daftar Arsip (daftar arsip yg disimpan/usul musnah/diserahkan) Pelaksanaan Penyusutan (Berita Acara Musnah/Serah) Perencanaan Pembenahan Arsip

Tujuan :

Metode

adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan kembali arsip aktif Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif Mengurangi biaya perawatan Secara rutin/Berulang (perpetual method) begitu arsip selesai diproses (closed) langsung

dipindah, mis: arsip kasus hukum, arsip kontraktor bangunan. Secara periodik (periodic method)

mis: dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pd tengah atau akhir tahun)

Survei Non arsip (struktur organisasi sistem kearsipan (penataan) Arsip (unit kerja, lokasi arsip, asal arsip, kondisi ruangan, kondisi arsip, media, volume, periode, sistem penataan, jalan masuk) Penyusunan DIA (Daftar Ikhtisar Arsip) Fungsi : sbg dasar penyusunan proposal pembenahan arsip Penyusunan PPA (proposal pembenahan arsip)

Perencanaan Pembenahan Arsip

Pendahuluan Hasil yg direncanakan Kegiatan Biaya Pelaksanaan Jadwal pelaksanaan

Identifikasi arsip Pengaturan Kembali Arsip/rekonstruksi Pendeskripsian Arsip Pengelompokan Kartu Deskripsi & penomoran definitif Penataan fisik arsip & penomoran definitif Penyusunan DPA Sementara

Identifikasi Rekonstuksi

Tugas & fungsi org. Sistem kearsipan

Pemilahan Menata item2 ke dlm file Menata file2 ke dlm series

Contoh

:
Pengadaan Barang : Item daftar kebutuhan barang, pengumuman lelang, Surat Perintah Kerja (SPK), Purchases

Order (PO), Delivery Order (DO), dll

File perencanaan, pelaksanaan, laporan pengadaan barang, dll Series : pengadaan barang

membuat gambaran singkat ttg informasi dan fisik arsip yg dituangkan dlm kartu fiches
Unsur2: 1. Bentuk redaksi (laporan, surat, film, foto, SK, SPK, dll) 2. Isi informasi 3. Periode 4. Tingkat keaslian 5. Jumlah 6. Catatan khusus

Contoh Deskripsi

1/Bn*

Bag. Keuangan ** Laporan pemeriksaan anggaran tahun 1992 Asli 5 folder Cat.: kertas baik
* no. pendeskripsian ** Unit kerja

Penomoran Definitif & Penataan Fisik Arsip

Pembuatan skema pengaturan Arsip Kegiatan membuat bagan/skema arsip yg digunakan sbg dasar pengelompokkan kartu2 Pengelompokan & penomoran Definitif Kartu Deskripsi Kegiatan mengelompokkan kartu2 deskripsi berdasarkan skema yg telah dibuat & memberikan no. definitif kartu2 tsb sbg pengganti no. sementara

Lanjutan:

Penataan & penomoran Definitif Fisik Arsip

Kegiatan menata fisik arsip sesuai dng hasil pengelompokkan kartu deskripsi yg telah mempunyai no. definitif & memberikan no. definitif pd fisik arsip

Penyusunan DPA
Kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dlm DPA.

Daftar Pertelaan Arsip Terdiri dr kolom2 yg berisi keterangan ttg : no. series/uraian arsip, thn, jumlah, ket. Dpt digunakan unt melakukan penilaian arsip : musnah, simpan (aktif, inaktif), statis.

contoh

DAFTAR PERTELAAN ARSIP SEMENTARA

Nama instansi: Arsip Nasional RI Alamat : Jl. Ampera Raya 3, Jakarta Selatan Telpon : 7805851
NO. SERIES/URAIAN ARSIP TAHUN JUMLAH KETERANGN

1. 2. 3.

KEPEGAWAIAN Perencanaan pegawai Surat-surat cuti pegawai Pemberhentian/pensi un

KEUANGAN DUK DUP Daftar gaji pegawai

1970-1973 2 Sampul 1980-1983 2 Odner 1985-1987 2 Folder 1980-1982 2 Odner 1981-1983 21Odner 1984-1986 1 Sampul

Sebagian rapuh Kondisi baik Kondisi baik

4 5 6

Kondisi baik Kondisi baik Kondisi baik

TERIMA KASIH

JADWAL RETENSI ARSIP

www.anri.go.id

Mustari Irawan
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

KEDUDUKAN JRA
PERANCANGAN
PENCIPTAAN: Membuat/ menerima Registrasi Kontrol PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN: Arsip aktif Arsip inaktif PENYUSUTAN: Pemindahan Pemusnahan Penyerahan

ARSIP STATIS

PENILAIAN ARSIP
PRINSIP-PRINSIP:

1.

Memperhatikan peraturan perundangundangan, nilaiguna atau nilai informasi dokumen, perhitungan cost and benefit, konteks adminsitrasi,sosial, politik, ekonomi, budaya dll. Dilaksanakan berdasarkan atas pengetahuan atas tugas fungsi dan informasi seluruh koleksi dokumen suatu organisasi. Dilaksanakan berdasarkan series dokumen dan dihubungan dengan series lain yang berkaitan. Teliti, hati-hati, sistematis, logis, argumentatif dan dapat dipertanggungjawabkan.

2.

3.

4.

TEKNIK PENILAIAN
Pra creation
Appraisal & decision

Creation
Appraisal & decision

Arsip aktif

destroyed
Appraisal & decision

permanent

Arsip inaktif
Appraisal & decision

Arsip Statis

NILAIGUNA ARSIP

1. Nilaiguna primer a. Administratif, adalah value dokumen untuk mendukung

pelaksanaan administrasi. b. Keuangan, adalah value dokumen untuk mempertanggungjawabkan transaksi maupun polecy keuangan. c. Legal, adalah value dokumen untuk melindungi hak dan kewajiban, dapat dijadikan bukti di pengadilan. d. Ilmiah dan teknologi, adalah value dokumen tentang hasil penelitian murni dan terapan.

2. Nilaiguna sekunder a. Evidential, adalah value dokumen tentang bukti atau fakta b.
keberadaan organisasi. Informasional, adalah value dokumen tentang orang, benda, peristiwa dan lain-lain, yang tidak berhubungan dengan tupoksi organisasi

METODE PENILAIAN MODERN

STUDI DOKUMENTASI: Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. belum diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen

STRATEGI AKUISISI:

Dokumen
terpilih

Strategi penilaian dan penyelematan dok. ketika dok. sudah diciptakan. Penilaian atas fungsi organisasi dan konteks penciptaan dokumen

DOK. STATIS, PEMANEN, PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL, NILAI BERKELANJUTAN, MEMORI KOLEKTIF BANGSA, DOK. BERSEJARAH DLL

TEKNIK DAN PROSEDUR PENYUSUNAN JRA

INVENTARISASI PENYUSUNAN DAFTAR SERIES ARSIP

PENILAIAN & PENENTUAN RETENSI

PENENTUAN NASIB AKHIR PENYUSUNAN KONSEP PENGESAHAN

PELATIHAN

KONTROL PENGGUNAAN DAN PENYEMPURNAAN

INVENTARISASI
1. PERATURAN 2. ARSIP
Bila arsip telah tertib inventarisasi arsip dilaksanakan untuk mengetahui data tentang: jenis / series arsip, deskripsi arsip, sistem penataan dll. Bila arsip belum tertata dengan baik, dapat dilakukan dengan melakukan analisis fungsi-fungsi organisasi, dengan langkah-langkah: 1. 2. Identifikasikan seluruh fungsi-fungsi organisasi dan proyek-proyek yang ada. Pisahkan fungsi fasilitatif dan substantif

3.
4. 5. 6. 7.

Pisahkan antara fungsi policy dan transaksional

Kenali dan daftarlah arsip yang dihasilkan setiap fungsi dan Tentukan caption dari jenis arsip Uji setiap jenis arsip dengan fungsi-fungsi Kelompokkan dan susun menjadi daftar jenis arsip secara logis dan sistematis

FORMULIR INVENTARISASI ARSIP

Nama Unit Kerja Alamat Penanggungjawab : Keuangan : Jl. .. : Suwarno

Nama jenis arsip Deskripsi

Sistem Penataan Tahun arsip

Frekuensi penggunaan Duplikat ? Dimana? Saran Retensi Volume Format/ Media Tempat simpan Keterangan

: Rekening koran : Rekening koran tahun 1/1/1990 s/d Mei 1997 : Kronologis/ Numerik : 1/1/1990 s/d Mei 1997 : 6 kali/ tahun : Ada di bag.Perlengkapan : 2 tahun aktif, 8 tahun inaktif : 16 boks : kertas : file kabinet :-

Di daftar oleh

Tgl. :

Formulir Analisis Fungsi

NO UNIT KERJA FUNGSI KEG. JENIS ARSIP

1.

Humas

Keprotokolan

a. Pimpinan

b. Acara dinas c. Tamu d. dll

- Agenda pimpinan - Naskah pidato - Perjalanan dinas

2.

Hukum

Daftar Jenis Arsip

No Subjek Jenis Arsip

PENILAIAN
SETELAH DAFTAR JENIS ARSIP TERSUSUN LANGKAH SELANJUTNYA ADALAH PENILAIAN ARSIP.
DILAKUKAN DENGAN CARA:
TRADISIONAL: 1. MENENTUKAN NILAIGUNA ARSIP 2. MEMPERTIMBANGKAN NILAI INFORMASI, BIAYA PENGELOLAAN DAN DAMPAK KEPUTUSAN PENILAIAN. MODERN: 1. ANALISIS DAN STUDI FUNGSI, PROGRAM, PROYEK, KEGIATAN ORGANISASI 2. ANALISIS KONTEKS PENCIPTAAN

PENENTUAN JANGKA SIMPAN

Hitunglah sejak arsip dinyatakan cut off/ transaksi dinyatakan selesai. Berdasarkan peraturan perUUan Berdasarkan nilaiguna Memperhatikan nilai informasi, biaya pengelolaan dan dampaknya. Selalu memperhatikan konteks penciptaan Retensi dapat dinyatakan dengan angka, kalimat atau gabungan keduanya. Dan lain-lain

PENENTUAN NASIB AKHIR

Penentuan nasib akhir diperlukan untuk mengisi kolom keterangan dalam JRA. Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali Dinilai kembali pada akhirnya akan ditentukan musnah atau permanen juga.

PENGESAHAN JRA
JRA disahkan oleh pimpinan perusahaan

> sebelum disahkan disarankan mendapat: Rekomendasi Ka ANRI > Pengesahan JRA diujudkan dalam Surat Keputusan.

IMPLEMENTASI DAN PENYEMPURNAAN

1. Sosialisasi/ pelatihan penggunaan JRA 2. 3. a. b.

(prosedur penggunaan JRA) Kontrol penggunaan Penyempurnaan Secara periodik Secara menyeluruh

JRA harus disempurnakan jika terdapat perubahan tupoksi.

WASSALAMUALAIKUM WR. WB TERIMA KASIH