AUDITORIA EM RECURSOS HUMANOS Professor: Valdemir Rosa Fasul Faculdade Sul Brasil

1 A Auditoria em Recursos Humanos e sua insero no contexto organizacional

1.1 Conceitos de Auditoria, Consultoria e Assessoria na rea de Recursos Humanos: A auditoria de recursos humanos definida como a anlise das polticas e prticas de pessoal de uma organizao, e avaliao do seu funcionamento atual, seguida de sugestes para melhoria. (palavras chaves: examinar, averiguar, analisar, conferir). Para o entendimento da Auditoria, torna-se importante definir outros dois conceitos de processos utilizados dentro das organizaes, muito similares com as aes de Auditoria: Consultoria um servio oferecido ao cliente/empresa/instituio, que acontece por meio de diagnsticos e processos, e tem o propsito de levantar as necessidades do cliente, identificar solues , recomendar e direcionar aes. Assessoria um servio para ajudar as empresas, instituies e clientes a obterem melhorias no seu desempenho, na sua lucratividade e na sua competitividade, e tambm implementar novos mtodos e procedimentos nas mais diversas reas. Formas de Auditoria As formas mais conhecidas definem-se quanto extenso, profundidade e tempestividade: Quanto extenso Geral, quando abrange todas as unidades operacionais da organizao, ou seja quando se pretende auditar todos os departamentos e atividades da empresa. (administrao, produo, contabilidades, controle de qualidade,etc.). Parcial, quando abrange especificamente determinada unidade operacional da empresa (recursos humanos).

Quanto profundidade: Integral: compreende um exame minucioso dos documentos, polticas e procedimentos, registros contbeis e controle das informaes geradas no departamento.

Por reviso analtica: compreende um exame mais superficial dos objetos de auditoria, com objetivo de obter razovel certeza quanto fidedignidade das informaes geradas no departamento.

Quanto tempestividade: Permanente, feita habitualmente, podendo ser constante ou sazonal, porm anualmente. Este processo oferece as seguintes vantagens: a) reduo dos custos com planejamento da auditoria, pois a ambientao dos auditores com a auditada torna-se menos onerosa; b) as reas de risco so detectadas no primeiro planejamento e o acompanhamento pelos auditores definir as j eliminadas e a novas que possam ter surgido; c) os auditores podem desintensificar as visitas, pois aumentam a facilidade de deteco de problemas; d) reduo do tempo e do custo de execuo.

Eventual, sem carter habitual, por exemplo: no feita todos os anos. Exige completo processo de ambientao dos auditores e de planejamento todas as vezes que vai ser feita.

Auditoria externa: Realizada por auditores independentes ou empresa de auditoria. Auditoria interna: Conforme seu nome indica, realizada por membros da organizao.

1.2 Objetivos e benefcios da Auditoria em Recursos Humanos para as organizaes; O propsito principal da auditoria de recursos humanos mostrar como o programa est funcionando, localizando prticas e condies que so prejudiciais organizao ou que no esto compensando o seu custo ou, ainda, prticas e condies que devam ser acrescentadas. A avaliao da funo de gesto de pessoas, tambm conhecida como auditoria de RH, uma reviso sistemtica e formal, desenhada para medir custos e benefcios do programa global de RH, e comparar sua eficincia e eficcia atual, com o desempenho

passado, com o desempenho em outras organizaes comparveis, e sua contribuio para os objetivos da organizao.

A Auditoria das atividades e programas de RH tem os seguintes propsitos: Justificar a prpria existncia e o oramento de despesas de RH. Melhorar continuamente a funo de RH proporcionando meios para decidir quando adicionar ou suprimir atividades, alterar rumos e prticas. Proporcionar retroao para os especialistas de RH, gerentes de linha e funcionrios a respeito da eficcia da ARH. Ajudar a ARH a proporcionar uma contribuio significativa para os objetivos da organizao e para as necessidades dos clientes e funcionrios. Auditoria de RH a anlise sistemtica das polticas e prticas de pessoal e a avaliao do seu funcionamento, tanto para a correo dos desvios como para a sua melhoria contnua.

Chiavenato (1997, p. 124) alega que o propsito principal da auditoria de recursos humanos mostrar como o programa est funcionando, localizando prticas e condies que so prejudiciais organizao ou que no esto compensando o seu custo, ou ainda prticas e condies que devem ser acrescentadas. A auditoria um sistema de controle e se baseia na determinao de padres de quantidade, qualidade, tempo e custo. Esses padres permitem a avaliao e controle atravs da comparao do desempenho com os resultados daquilo que se pretende controlar. As principais funes da auditoria so: indicar as falhas e problemas, determinar as possveis solues e sugestes, bem como salientar os aspectos positivos e tentar melhor-los. Para avaliar e controlar o funcionamento do sistema de administrao de Recursos Humanos so utilizados vrios padres, os principais esto relacionados abaixo: Padres de Qualidade: no esto relacionados com os aspectos quantitativos, mas sim com mtodos de seleo, resultados de treinamentos, etc. Padres de Quantidade: so padres que apresentam nmeros, como percentagem de empregados, nmeros de demisses, quantidade de empregados, etc. Padres de Tempo: so padres relacionados com o perodo, exemplo: permanncia de um funcionrio na empresa, tempo de processamento das requisies de pessoal, etc. Padres de Custo: so padres que apresentam valor financeiro, custos dos benefcios sociais, custo direto e indireto de rotao de funcionrios, entre outros.

As fontes de informao para a auditoria de RH residem nos prprios sistemas ou processos de ARH (proviso, aplicao, desenvolvimento, manuteno e monitorao de pessoas). A auditoria de RH pode ser aplicada a um, a vrios ou a todos os processos e possveis nveis de abordagem, como filosofias, misses, objetivos, estratgias, polticas, programas e resultados. Segundo Chiavenato (1997, p. 124), a auditoria de RH, dependendo da poltica da organizao, poder ser bastante profunda, focando em um ou todos os seguintes nveis de profundidades: Resultados: esto relacionados com as realizaes, bem como com os problemas existentes. Programas: incluem prticas e procedimentos detalhados que compem o programa. Polticas: podem ser as explcitas quanto as implcitas. Filosofia: da administrao, seus valores, objetivos, etc. Teoria: que possa explicar a filosofia, as polticas, prticas e contnuos problemas. Desta maneira, notrio que, quanto maior e mais descentralizada a organizao, maior a necessidade de auditoria e que esta deve orientar e, principalmente, educar, mas nunca punir. Os principais aspectos que a Auditoria de Recursos Humanos permite verificar so: Objetivos e expectativas quanto administrao de Recursos Humanos, em: Relao quantidade, qualidade, tempo e custo. Contribuio do RH aos objetivos e resultado da organizao. Eficcia quanto ao treinamento, desenvolvimento de pessoas. Bem como remunerao, benefcios sociais, relao sindical entre outros. Clima organizacional.

1.3 Viso sistmica da organizao, do Recursos Humanos e a relao entre os objetivos organizacionais e individuais;

A Administrao de RH consiste no planejamento, na organizao, no desenvolvimento, no controle, e na avaliao de tcnicas capazes de promover o desempenho eficaz do pessoal, ao mesmo tempo em que a organizao representa o meio que permite s pessoas alcanarem seus objetivos individuais relacionados direta ou indiretamente com o trabalho. A Administrao de Recursos Humanos significa conquistar e manter pessoas na organizao, trabalhando e dando o mximo de si, com uma atitude positiva e favorvel.

ADMINISTRAO DE RECURSOS HUMANOS COMO UM PROCESSO Segundo Chiavenato (2002) os processos ou subsistemas bsicos na gesto de pessoas so cinco, a saber: prover, aplicar, manter, desenvolver e monitorar as pessoas.

Subsistema de Proviso de RH ( Quem ir trabalhar na organizao) Pesquisa de mercado de RH Recrutamento de pessoas Seleo e socializao de pessoas

Subsistema de Aplicao de RH (O que as pessoas faro na organizao) Desenho de cargos Descrio e anlise de cargos Avaliao de desempenho Subsistema de Manuteno de RH ( Como manter as pessoas trabalhando na organizao) Remunerao e compensao Benefcios e servios sociais Relaes trabalhistas e sindicais Subsistema de Desenvolvimento de RH ( Como preparar e desenvolver as pessoas) Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas Desenvolvimento organizacional Subsistema de Monitorao de RH ( Como saber quem so e o que fazem as pessoas) Banco de dados Controles Freqncia Produtividade Balano Social

POLTICAS DE RECURSOS HUMANOS Polticas so regras estabelecidas para governar funes e assegurar que elas sejam desempenhadas de acordo com os objetivos desejados ( princpios, diretrizes, metas que balizam decises.) Polticas so guias para ao . Servem para prover respostas s questes ou aos problemas que podem ocorrer com certa freqncia . Constituem orientao administrativa para impedir que empregados desempenhem funes indesejveis ou ponham em risco o sucesso das funes desejveis. Para operacionalizar as polticas so necessrias prticas, ou seja, procedimentos, mtodos, tcnicas que implementem as decises e norteiam as aes.

Exemplo: Poltica de Treinamento e Desenvolvimento: Conjunto de regras que definem os conceitos sobre o assunto, determina responsabilidades, definem objetivos e o investimento, forma um conceito padro e nico para toda a empresa sobre o tema. Procedimentos ou prticas: Como as reas solicitam os treinamentos, quem autoriza os treinamentos, o que treinar, quem treina, para que treinar, como avaliar o treinamento, quando treinar, quanto gastar, quem vai treinar.

POLTICAS DE SUPRIMENTOS DE RECURSOS HUMANOS (Subsistema de Proviso de RH) Onde recrutar (fontes de recrutamento dentro ou fora da organizao ) , em que condies e como recrutar ( tcnicas de recrutamento preferidas pela organizao para abordar o mercado de recursos humanos ) os recursos humanos necessrios organizao. Critrios de seleo de recursos humanos e padres de qualidade para admisso , quanto s aptides fsicas e intelectuais experincia e potencial de desenvolvimento , tendo-se em vista o universo de cargos dentro da organizao. Como integrar os novos participantes ao ambiente interno da organizao , com rapidez e eficcia.

POLTICAS DE APLICAO DE RECURSOS HUMANOS (Subsistema de Aplicao de RH) Como determinar os requisitos bsicos da fora de trabalho ( requisitos intelectuais e fsicos ). Critrios de planejamento, alocao e movimentao interna de recursos humanos , considerando-se o posicionamento inicial e o plano de carreiras ,definindo as alternativas de oportunidades futuras possveis dentro da organizao . Critrios de avaliao da qualidade e da adequao dos recursos humanos atravs da avaliao do desempenho.

POLTICAS DE MANUTENO DE RECURSOS HUMANOS (Subsistema de Manuteno de RH) Critrios de remunerao direta dos participantes tendo em vista a avaliao de cargos e os salrios. Critrios de remunerao indireta dos participantes tendo em vista programas de benefcios sociais.

Como manter uma fora de trabalho motivada de moral elevado, participativa, e produtiva. Critrios relativos s condies fsicas ambientais de higiene e segurana que desempenham. Relacionamento de bom nvel com sindicatos e representaes do pessoal.

POLTICAS DE DESENVOLVIMENTO DE RECURSOS HUMANOS (Subsistema de Desenvolvimento de RH) Critrios de diagnstico e programao de preparao e reciclagem constantes da fora de trabalho para o desempenho de suas tarefas e atribuies dentro da organizao . Critrios de desenvolvimento de recursos a mdio e longo prazos visando contnua realizao do potencial humano em posies gradativamente elevadas na organizao. Criao e desenvolvimento de condies capazes de garantir sade e excelncia organizacional , atravs da mudana do comportamento dos participantes.

POLTICAS DE MONITORAO DE RECURSOS HUMANOS (Subsistema de Monitorao de RH) Como manter um banco de dados capaz de fornecer as informaes necessrias para anlises quantitativas e qualitativas da fora de trabalho disponvel na organizao. Critrios para auditoria permanente da aplicao e adequao das polticas e os procedimentos relacionados com os recursos humanos da organizao.

1.4 Os processos de gesto de pessoas e a aplicabilidade da Auditoria;

Conforme definido acima, a auditoria em recursos humanos pode atuar em todos os processos de gesto de pessoas de uma organizao. Vejamos uma sntese do que aes que podem ser auditadas:

PRINCIPAIS ITENS DA AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS FUNES BSICAS Anlise e descrio de cargos REGISTROS E ESTATSTICAS Especificaes dos cargos; Questionrios de pessoal e tabelas de requisitos para exerccios dos cargos; Custos de anlise de cargos (tempo gasto). Aplicao dos questionrios de pedidos de empregos e check lists,

Recrutamento

Aprovaes das diretorias, gerncias e chefias para as contrataes; Nmero de candidatos por: fonte, anncio, indicaes de funcionrios, meios, etc. Custos de recrutamento: por fontes, por meios. Seleo Bases para seleo (caractersticas pessoais): resultados nos testes, check lists de entrevistas, educao, treinamento, experincia, referncias e indicaes, etc. Registros de acompanhamento e de desenvolvimento do pessoal; Custos: de entrevistas, de testagens, interpretao e acompanhamento. Treinamento Nmero de empregados treinados por tipos de treinamento; Graus de eficcia dos resultados dos treinamento; Tempo de treinamento necessrio; Custos de treinamento por tipo de treinamento; Atendimentos as certificaes (ISOs). Promoes e transferncias Registros de promoes e transferncias por tipos; Registros de tempo de servio; Custos de sistematizao. Manuteno do moral e da Registros e avaliao geral: dados sobre o nvel disciplina do moral; atos disciplinares (por tipo); distrbios; registros de aconselhamento; uso dos benefcios, servios, publicaes pelos empregados; sugestes; registros de atendimentos diversos Regulamentos internos. Sade e segurana Registro de sanidade: nmero de visitas ao servio mdico; enfermidades por tipo; dias perdidos por enfermidades; localizao de defeitos fsicos Registros de acidentes: freqncia, intensidade, tipos de acidentes Custos CIPAS EPIs Controle de pessoal Registros de empregados: total de empregados; total das horas de trabalho Registros de turnover Registro e absentesmo Administrao de salrio Dados sobre pagamentos: nveis de salrios; incentivos salariais; prmios, etc. Valor dos cargos PLRs, PPRs, Bnus Custo unitrio de trabalho

Rotinas trabalhistas

Acordos coletivos

Custos, inclusive avaliao de cargos, administrao dos planos de incentivos, etc. Controle de custos de horas extras, adicionais, jornada de trabalho; Frias, 13 salrio, folha de pagamento, encargos sociais; Registro de empregados, rescises de contrato; Menores de deficientes; c. Passivo trabalhista. Listagem dos sindicalizados Acordos em suspenso, sob arbitragem Suspenso de trabalhos Clusulas contratuais Custos dos acordos coletivos

1.4 O perfil do Auditor, suas habilidades, competncias e mercado de atuao. Para desenvolver auditoria, algumas empresas contratam um consultor externo, ou utilizam os seus prprios funcionrios, formando assim comisses de auditoria. Esta comisso, na maioria das vezes, constituda por um coordenador, que pode ser o diretor de RH ou gerente de Relaes Industriais. Por fim, existem algumas empresas que criam um rgo especfico de auditoria. O auditor, tanto interno quanto externo, um profissional habilitado a examinar as operaes trabalhistas, direitos e deveres do empregado e do empregador. No fim, emite um parecer sobre as irregularidades observadas, bem como sugere as melhores aes que a empresa deve tomar. Um auditor de Recursos Humanos necessita de um profundo conhecimento, os principais so: jurdicos, trabalhistas, comportamentais e empresariais. imprescindvel que o mesmo mantenha-se sempre atualizado e atento s mudanas. Alm do conhecimento amplo, necessrio que o auditor tenha um bom senso analtico e crtico; um senso empresarial, para poder tratar dos problemas enfrentados no decorrer do trabalho e, preferencialmente, experincia de auditoria. Deve ser uma pessoa ponderada, com conhecimentos bsicos de psicologia e bom relacionamento como pblico. Alm do que, o auditor dever ser o mais simptico possvel, pois vai tentar evitar danos tanto para o empregado como para o empregador. Tem que ter a capacidade de convencer, apresentando argumentos e concluses convincentes e ser hbil o bastante para fazer sugestes para adaptao da empresa norma legal, sem necessitar de grandes mudanas na poltica empresarial.

Os auditores podem atuar em diversos segmentos e reas da organizao, tais como: Financeira, Contbil, Qualidade, Suprimentos, RH, Tecnologia da Informao, Comercial, Segurana e Medicina do Trabalho, Fiscal, entre outras. Exercem suas atividades de forma independente ou em empresas de consultoria, prestando servios para empresas pblicas, privadas, ONGs e filantrpicas. Referncias bibliogrficas:

CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. v. 5 ed. 3. So Paulo: Atlas, 1997.

CHIAVENATO, Idalberto. Gesto de Pessoas: O novo papel dos recursos humanos nas organizaes. So Paulo: Campus, 1999 ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. So Paulo: Atlas,2007. FRANCO, Hilrio e MARRA, Ernesto. Auditoria contbil. So Paulo: Atlas, 2001. ATTIE, William. Auditoria conceitos e aplicaes. So Paulo: Atlas, 2008. 9ex.