Gestao de Tempo e Stress
Gestao de Tempo e Stress
Gestao de Tempo e Stress
GESTÃO DO TEMPO
E ESTRESSEGESTÃO E NEGÓCIOS
A
expansão do Ensino Técnico no Brasil, fator importante para
melhoria de nossos recursos humanos, é um dos pilares do de-
senvolvimento do País. Esse objetivo, dos governos estaduais e
federal, visa à melhoria da competitividade de nossos produtos e serviços,
vis-à-vis com os dos países com os quais mantemos relações comerciais.
Em São Paulo, nos últimos anos, o governo estadual tem investido de
forma contínua na ampliação e melhoria da sua rede de escolas técnicas
– Etecs e Classes Descentralizadas (fruto de parcerias com a Secretaria
Estadual de Educação e com Prefeituras). Esse esforço fez com que, de
agosto de 2008 a 2011, as matrículas do Ensino Técnico (concomitante,
subsequente e integrado, presencial e a distância) evoluíssem de 92.578
para 162.105. Em 2018 foram registradas 435.004 inscrições para 119.891
vagas em cursos para os períodos da manhã, tarde, noite e integral.
Diretora Superintendente
Laura Laganá
Vice-Diretor Superintendente
Emilena Lorezon Bianco
REALIZAÇÃO
Unidade do Ensino Médio e Técnico
Coordenador
Almério Melquíades de Araújo
Parecer Técnico
Ariane Francine Serafim
Gestão do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Mitos e verdades sobre o tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Visão holística do tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Conceito de tempo linear e circular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Compulsores e permissores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Referências bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
GESTÃO DO TEMPO
A Administração do tempo é o assunto que vem despertando cada vez
mais o interesse das pessoas, especialmente dos administradores, assis-
tentes, assessores e secretários, ou seja, pessoas que precisam gerir o tem-
po para conseguir resultado em suas tarefas diárias.
Aumenta a cada dia o número de empresas empenhadas no treinamento de
seu pessoal, para administrar corretamente o tempo que gastam em seu tra-
balho e em sua vida. Na correria em que vivemos atualmente, utilizar o tempo
de forma adequada tem sido o objetivo prioritário de muitas pessoas.
Segundo o Dicionário Aurélio, Tempo é um período sem interrupções
no qual os acontecimentos ocorrem; continuidade que corresponde
à duração das coisas (presente, passado e futuro); o que se consegue
medir através dos dias, dos meses ou dos anos;
O tempo tem características próprias e se desejamos refletir sobre ele, te-
mos que levá-las em conta. O tempo é:
Precisamos então refletir sobre esse tesouro precioso que recebemos to-
dos os dias. Temos 24 horas diárias, ou seja, 1440 minutos. E precisamos
aprender a gerenciá-lo da melhor maneira.
Todo profissional sabe que é grande a batalha diária contra este “suposto
inimigo”, chamado tempo. Na verdade, o tempo não é e não deve ser visto
como um inimigo. Quando conseguimos nos organizar, o tempo passa a
jogar a nosso favor, se torna, na prática, um grande aliado no sentido de
deixar claro para toda a empresa o quanto o profissional pode ser compe-
tente e fundamental, para o bom andamento da organização. O problema
é que, no dia-a-dia, boa parte destes profissionais ainda têm dificuldade
para administrar o relógio.
Ora, temos todo o tempo do mundo, e por isso precisamos nos organizar
para aproveitá-lo. A ideia de que o tempo voa, não passa de uma figura
de linguagem, já que, racionalmente, todos sabemos muito bem que o
tempo flui em ritmo absolutamente inalterado.
Essa “previsibilidade” é sem dúvida uma grande aliada dos profissionais
desta área. O fato do tempo fluir sempre da mesma forma, é muito bom,
já que, a partir disso, fica mais fácil determinar um dos fatores fundamen-
tais para o sucesso: o planejamento.
Imagine só se, a cada dia, o tempo passasse de modo diferente. Você con-
cordaria e perceberia que, naquele dia, as horas estavam passando mais
rápido, ou mais lentamente! Que desespero, não? Não seria possível pla-
nejar nada, de um dia para o outro. O ritmo da passagem do tempo seria
imprevisível!
No entanto, uma vez mal aplicado, o tempo perdido não pode mais ser
recuperado. Não existe, na prática, “compensar o tempo desperdiçado”.
Acelerar o ritmo de seus movimentos geralmente representa muita agi-
tação, mas raramente significa que os resultados estão mais próximos de
serem alcançados.
Correr para lá e para cá pouco adianta. Na verdade, isso faz com que o pro-
fissional deixe de dar atenção a um ponto fundamental para seu trabalho:
estar ciente de que organização é antes de tudo uma atitude mental. O
dia-a-dia não funciona se o profissional deixa de dar uma sequ
1. http://educareencantar.com/wp-content/uploads/2016/03/Administra%C3%A7%C3%A3o-do-Tempo-Texto-Eduardo-Chaves.pdf
isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer aquilo que deveria
vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o que
vale no contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos.
O quarto mito é que ter tempo é questão de querer ter tempo. Você
certamente já ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação
é verdadeira - até onde ela vai. Normalmente damos um jeito de arrumar
tempo para fazer aquilo que realmente queremos fazer, mas a afirmação
não diz tudo. Não basta simplesmente querer ter tempo para ter tempo. É
preciso também querer o meio indispensável de obter mais tempo -
e esse meio é a administração do tempo.
14
Contrária a esses mitos, a verdade é que administrar o tempo é saber usá-
-lo para fazer aquelas coisas que você considera importantes e prioritárias,
profissional ou pessoalmente. Administrar o tempo é organizar a sua
GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
vida de tal maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que
realmente gostaria de estar fazendo, profissional e pessoalmente, e
que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com
tarefas urgentes e de rotina (muitas delas não tão urgentes nem tão
prioritárias) que não sobra tempo.
Quem tem tempo não é quem não faz nada: é quem consegue adminis-
trar o tempo que tem. Todos nós conhecemos pessoas (um tio idoso, uma
prima) que (pelos nossos padrões) não fazem nada o dia inteiro e, no en-
tanto, constantemente se dizem sem tempo. Por outro lado, quem admi-
nistra o tempo não é quem está todo o tempo ocupadíssimo. Pelo contrá-
rio. Se você vir algum que trabalha o tempo todo, fica até mais tarde no
serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir,
com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem admi-
nistra o tempo geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tem-
po, não precisa trabalhar horas extras e, geralmente, produz muito mais!
Se é assim, devemos nos perguntar por que alguns produzem tanto com
o tempo de que dispõem e outros não conseguem produzir nada - no
mesmo tempo. Não é que os últimos não façam nada (não são daqueles
que se levantam mais cedo apenas para ter mais tempo para não fazer
nada): às vezes são ocupadíssimos, e, no entanto, pouco ou mesmo nada
produzem. A explicação está no seguinte: o importante é o que fazemos
com nosso tempo.
Ser produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que consi-
deramos importante e prioritário com a menor quantidade de recursos
possível. E tempo é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem
tempo. Por isso ele é frequentemente escasso e caro.
É possível ser eficaz, isto é, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficien-
te. Todos conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer, mas levam
tempo demasiado, ou gastam muito dinheiro, para fazê-lo. Essas pessoas
são eficazes, mas ineficientes.
Por outro lado, todos conhecemos pessoas que fazem, de maneira extre-
mamente eficiente, coisas que não são essenciais, que não têm a menor
importância. Quem consegue colocar cem mil pedras de dominó em pé‚
sem derrubar nenhuma, possivelmente seja muito eficiente nessa tarefa,
mas extremamente ineficaz.
Vemos, talvez até mais frequentemente, pessoas que são ineficazes e
ineficientes. Todos já vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que
tenta atender a mais de um freguês ou cliente ao mesmo tempo, que si-
multaneamente tenta responder às perguntas de outro, conversar com
colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa fora, etc. Esse in-
16 divíduo parece ocupado - na verdade está ocupado - mas é improdutivo:
no mais das vezes não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem
fazer o que faz de maneira correta.
GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
Ser produtivo, portanto, não é a mesma coisa que ser ocupado. Está erra-
do o ditado Americano, que diz: “If you want something done, give it to a
busy person”. A pessoa pode ser ocupada e não produtiva, em cujo caso
não fará a tarefa adicional que lhe está sendo pedida.
D. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO E REDUÇÃO DE STRESS
O que se constata é que lidar com o tempo não vem, em grande parte, do
excesso de tarefas a realizar, mas do excesso de pensamentos que des-
perdiçam nossas energias e nos impedem de concentrá-las naquilo que
realmente devemos fazer.
Uma visão holística do tempo é construída a partir do reconhecimento do
tipo de pensamentos que alimentamos dentro de nós. Uma vez reconhe-
cidos, podemos quebrar os paradigmas antigos (compulsores) e admitir
novos paradigmas, que nos permitem ter uma visão mais clara e positiva
(permissores), desfrutando assim de melhores resultados. A seguir, dispo-
mos uma lista com cinquenta padrões de pensamentos dos tipos para
que você possa identificar os que lhe são mais recorrentes.
COMPULSORES E PERMISSORES
COMPULSORES
1. Necessito fazer as coisas o mais rápido possível e terminar de uma vez.
2. Falo tão rápido que as pessoas encontram dificuldades em
seguir-me.
3. O tempo não é suficiente.
4. Espero até o último momento para fazer as coisas e atender com-
promissos, depois fico super ansioso.
5. Quando estou fazendo algo, já penso naquilo que tenha para fazer
depois.
6. Chego aos encontros antes da hora marcada.
7. Faço as tarefas dos outros por não ter paciência de esperar que
terminem.
8. Enquanto as outras pessoas falam ou fazem algo, me mexo cons-
tantemente ou bato com os dedos na mesa.
9. Tenho tendência a interromper as pessoas para completar o que dizem.
10. Quando peço ou pergunto algo, quero uma resposta imediata. Não
suporto as pessoas lentas. 19
11. Sinto-me responsável para fazer os outros sentirem-se bem.
Urgente é algo que tem que ser feito com rapidez, algo imediato
que exige atenção instantânea.
Importante é definido como algo que produz resultado, que tem
grande valor, merece atenção especial e não exige pressa.
• Interrupções
Z elefones/pessoas/diversos
É natural que haja interrupções diárias, mas o quanto for possível devem
ser evitadas. A distração ocasionada por fazer mais que uma tarefa ao
mesmo tempo, pode também ser vista como uma forma de interrupção.
Z Reuniões;
Z Atendimentos;
Z Entrevistas;
Z Documentação;
Z Telefonemas;
Z Rotina em geral
Ao criar esses registros, é possível usá-los como indicadores, através dos
quais a produtividade do indivíduo pode ser mensurada por estar tradu-
zida em números.
Z Horários de despacho;
Z Classificação de documentos X Níveis prioridades;
Z Horários para atendimentos/reuniões;
Z Horários para atividades externas;
Z Horários para pesquisas;
Z Estratégias para evitar interrupções; 25
Z Assuma tarefas que pode fazer as quais seu coordenador faz;
• Planejamento;
• Organização;
• Definição - O que delegar, O que não delegar;
• Treinamento;
• Tempo para adaptação e aprendizado;
• Supervisão e apoio;
• Checagem de pontos chaves.
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GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
IDENTIFICAÇÃO DAS PRIORIDADES E
PASSOS PARA ORGANIZAÇÃO
ORGANIZE-SE PESSOALMENTE
Pitágoras
FERRAMENTAS PARA
GESTÃO DO TEMPO
TABELA DE EISENHOWER
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A matriz propõe que você organize suas tarefas por ordem de prioridade.
As tarefas importantes e urgentes, são as que você deve parar tudo e fazer
agora. As tarefas importantes, mas não urgentes, devem ser programa-
das e realizadas assim que você tiver tempo. Por outro lado, a matriz te
convida a repensar sobre a nossa forma de lidar com aquelas tarefas que
não são importantes, ou seja, são triviais. Se algo é urgente, mas não é im-
portante, delegue! Não perca seu precioso tempo fazendo algo que outra
pessoa pode fazer por você. Se algo não é importante e nem urgente,
você deveria mesmo estar fazendo isso? Neste caso, elimine esta tarefa da
sua agenda, assim você economiza tempo que pode ser aproveitado para
a realização de algo mais essencial.
A utilidade deste modelo organizacional não vem apenas da alocação
correta do seu tempo entre atividades a serem realizadas, mas também
do convite a repensar nossa rotina. Antes de desenhar seu modelo e en-
caixar nele seus afazeres diários, é preciso pensar.
Fazendo uma reflexão sobre como e onde o seu tempo é gasto, você verá
que nem tudo precisa da sua atenção ou que algumas áreas podem se
beneficiar mais dela do que outras.
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GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
Horário
de? (em minutos/ realizar essa não tivesse
horas) atividade? sido reali-
zada neste
momento?
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Ser produtivo não é fazer ou produzir mais, mas sim conseguir aproveitar
melhor seu tempo e focar-se na atividade em andamento. O maior pro-
blema enfrentado pela maioria das pessoas hoje em dia não está em lidar
com a grande quantidade de tarefas (afinal, estamos acostumados a isso),
mas sim em conseguir dar a cada tarefa a atenção que ela merece. Em
outras palavras: ter a mente vazia para lidar com uma demanda por vez,
maximizando a atenção e o foco no que está sendo trabalhado.
QUAIS OS BENEFÍCIOS DO MÉTODO GTD?
Por meio dele, é possível que você consiga ter controle sobre as situações
que vivencia no dia-a-dia. Assim, você é capaz de se organizar de maneira
correta e melhora sua produtividade, seja na vida pessoal ou profissional.
Podemos listar como benefícios do método:
2. Esclarecer: é neste momento que você deve analisar cada um dos itens
que registrou e verificar o que merece sua atenção ou não. Para isso, o
Método GTD estabelece um fluxograma, que mostraremos mais adiante,
mas basicamente é nesta etapa que você avaliará se o que você anotou é
um item acionável, se a ação é prioridade, se pode ser adiada etc.
Por exemplo, se você sabe que precisa zerar sua caixa de entrada de e-
-mail, será mais fácil fazer isso quando tiver 50 mensagens ou 5.000 men-
sagens? Quanto maior a tarefa, maior a tendência de procrastinar.
3. Organizar: organize os itens acionáveis por categoria e prioridade.
Preste especial atenção à prioridade de cada item, para que possa definir
prazos de realização de tarefas. Em seguida, descubra quais tarefas devem
ser executadas juntas para que elas sejam realizadas com mais eficiência. 33
Ao fazer esse esforço para priorizar, pense em qual tarefa gera mais va-
lor. Se você trabalha na área de controladoria, analisar as necessidades de
FLUXOGRAMA DO GTD
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GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
O Método GTD tem a ver também com delegar, pois ao esclarecer o que
precisa ser feito, pode-se chegar à conclusão de que outras pessoas deve-
rão participar do processo. Na hora de estabelecer prioridades e, com isso,
prazos, recomenda-se a utilização de um Plano de Ação.
Um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento
de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na
resolução de problemas. Este documento geralmente é criado no forma-
to de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informa-
ções como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de
entregas.
Você pode criar um plano de ação simples, com poucos campos para mo-
nitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto. Basicamente,
um plano de ação responde ao que chamamos de 5W2H:
Os 5W: Os 2H:
• What (o que será feito?) • How (como será feito?)
• Why (por que será feito?) • How much (quanto vai custar?)
• Where (onde será feito?)
• When (quando será feito?)
• Who (por quem será feito?)
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CICLO PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promo-
ver a melhoria contínua dos processos e de produtos. É um dos métodos
mais conhecidos para auxiliar na solução de problemas de uma empresa.
Uma vez que, seguindo seus passos, os objetivos da gestão poderão sair
do papel. Até disso, o método permite ter seu processo de execução mo-
nitorado para que não se perca no caminho.
Agir (Act) - Se durante a checagem for encontrado algum ponto que deve
ser ajustado, este será o momento de agir corretivamente, atacando as
causas que impediram que o procedimento fosse executado conforme
planejado. O objetivo é o aperfeiçoamento contínuo. Em alguns casos,
essas medidas podem virar normas, novos procedimentos, padrões, etc.
Este é simultaneamente fim e começo, pois após uma minuciosa apura-
ção do que tenha causado erros anteriores, todo o ciclo PDCA é refeito
com novas diretrizes e parâmetros.
Como pode-se observar na figura abaixo, o ciclo PDCA é interativo e
contínuo:
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Esclarecidas essas questões, você terá que quebrar seus projetos prioritá-
rios em tarefas, até que elas sejam suficientemente pequenas para poder
ser incluídas em sua lista de lembretes para agendamento.
SISTEMA DE ARQUIVOS DE ACORDO COM A LISTA MESTRE
Os outros papéis, que são importantes para seus projetos, devem ser
arquivados em pastas dedicadas a cada um dos itens constantes de sua
Lista Mestre, que deverão ser mantidas tão à mão quanto possível.
Quando você receber ou ler alguma coisa que é relevante a esses projetos,
arquive imediatamente na pasta correspondente: não deixe sobre a mesa.
Quando você se lembrar de algo relativo a esses projetos, faça uma anota-
ção e a arquive na pasta correspondente.
A LISTA DE LEMBRETES
A Lista de Lembretes incluirá todas as coisas que você tem que fazer e que
podem ser incluídas em sua agenda diária como um item. Nada nessa lista
deve, portanto, em princípio, levar mais do que quatro, ou, talvez, do que
duas horas por dia.
Essa lista vai incluir coisas de todos os tipos, desde “Retirar talão de che-
ques no banco” até “Fazer levantamento bibliográfico para artigo sobre
marketing”.
A primeira tarefa pode ser executada em 15 minutos (dependendo da
proximidade do banco), a segunda pode não estar concluída ao cabo de
quatro horas, tendo que permanecer na lista.
É com base nessa lista que você vai compor sua agenda diária, que vai in-
cluir outras coisas como reuniões de rotina, reuniões especialmente con-
vocadas, atendimento de clientes, etc.
PRIORIZAÇÃO
O problema, porém, é saber identificar quais são os vinte por cento que
respondem (ou responderão) por oitenta por cento de seu sucesso. Só
sabendo fazer essa identificação é que você será capaz de dar prioridade
àquilo que realmente merece prioridade.
A primeira coisa a manter constantemente em mente é a distinção entre o
importante e o urgente. Conceitualmente, todos nós sabemos distinguir
o importante do urgente.
Para você poder identificar o que realmente é importante para você é
preciso responder com clareza à seguinte pergunta: O que você realmen-
te quer na vida ou da vida? Riqueza? Poder? Sabedoria e conhecimento?
Tranquilidade e paz de espírito com um mínimo de segurança financeira
e profissional? O quê? Importantes serão aquelas coisas que contribuem
para que você atinja seus objetivos maiores de vida. Urgentes serão aque-
las coisas que precisam ser feitas, mesmo que você não veja como elas
possam se encaixar em seus objetivos mais abrangentes.
Se, em relação a uma tarefa específica, você tem dúvidas se ela é im-
portante para você, tente investigar o que de pior poderá lhe acontecer
se você simplesmente deixar de fazê-la. Se a tarefa diz respeito ao seu
serviço, pergunte: Você receberá uma repreensão de seu superior? Você
perderá a oportunidade de ser promovido? Você será despedido? Caso
a resposta seja negativa a todas essas perguntas, procure descobrir se o
tempo que você dedicaria a essa tarefa poderia ser mais bem aproveitado
fazendo uma outra tarefa que poderia lhe render maiores dividendos pro-
fissionais em termos de seus objetivos maiores.
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Muitas pessoas têm um apego muito grande aos seus papéis. Colecionam
todo e qualquer papel que lhe caia sobre a mesa. Pegam cópia de tudo (às
vezes mais de uma cópia) e guardam tudo, com a ideia de que aquilo um
dia poder ser útil. Se você é assim, vai precisar se reeducar drasticamente.
Aqui vão três princípios que podem ajudá-lo:
• Não guarde cópia de nenhum papel que você possa localizar facil-
mente na biblioteca ou nos arquivos gerais da empresa. Se um dia
você realmente precisar do papel, saberá onde encontrá-lo.
42 • Só guarde aquilo que não estará disponível facilmente em outro
local e que você tenha certeza de que poderá precisar. Se tiver a
menor dúvida quanto à utilidade, jogue fora.
GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
• Examine, uma vez por mês, os papéis que você guardou fora de
arquivo e jogue fora os que já caducaram ou aqueles que você en-
trementes concluiu que não vai usar.
EXCESSO DE INTERRUPÇÕES
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período ra-
zoável de tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos - exceto,
talvez, aquelas pessoas que, pela sua posição e estilo de trabalho, ou por
terem uma secretária ciente de seus deveres, conseguem controlar o aces-
so à sua sala.
Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam
o estilo da “porta aberta” frequentemente se veem forçados a dar do seu
tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a cabeça para
dentro da sala e dizer: “Você tem um minutinho?”, “Posso fazer uma per-
guntinha?”, “Dá para você me dar uma ajudazinha aqui?” entre outras.
Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves.
Nem sempre o são. Uma coisa leva à outra, e quando o interrompido se
dá conta a “perguntinha”, a “ajudazinha”, o “minutinho” acabou levando
meia hora (quando não mais).
Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a
maior parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como li-
dar com o problema sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo
que ficar trabalhando até mais tarde, ou que levar trabalho para casa, ou
não fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer.
TENDÊNCIA À PROCRASTINAÇÃO
Mudar o ponto de vista pode deixá-lo mais motivado, por isso, todas as
vezes que você precisar fazer algo de que não gosta ou sente-se inseguro,
procure relacionar essa tarefa a um dos seus objetivos mais impor-
tantes. Provavelmente você vai perceber que, mesmo a tarefa mais sim-
ples estará diretamente alinhada com um dos seus valores.
Por Exemplo: Lavar a louça não é uma tarefa prazerosa. Você não chega
em sua casa e, ao deparar-se com uma pia cheia de louça suja, não vai dar
pulos de alegria e correr para lavar. Mesmo assim, você pode fazer essa
tarefa feliz, se alinhá-la a um objetivo importante. Quando você chega do
trabalho e lava a louça, seu cônjuge fica feliz por ver a casa organizada e
poder descansar. Como você gosta de vê-lo feliz, lavar a louça deixou de
ser uma tarefa desagradável. E isso passou a ser uma parte importante do
seu objetivo, que é manter um bom relacionamento conjugal.
Esse foi apenas um exemplo bem simples, mas você pode aplicar esse
método em qualquer tarefa que você não gosta.
Então, faça uma lista de todas as tarefas que você precisa fazer e relacione
cada uma delas a um objetivo importante.
2. Resolva possíveis situações de emergências
É muito fácil ficar envolvido com a rotina e ignorar os problemas que não
parecem tão importantes, mas isso pode trazer graves consequências.
Nenhuma tarefa ou reunião de trabalho é mais valiosa do que a sua vida
e a vida de quem você ama, então, sempre que surgir uma possível emer-
gência, pare tudo e resolva essa questão, imediatamente.
3. Resolva logo as tarefas mais fáceis
• Da sua lista, escolha 3 tarefas que precisam ser concluídas até o fim
do dia.
• Procure fazer a primeira, dessas 3 tarefas, no início da manhã e
sempre reserve, pelo menos 30 minutos para isso.
• Depois, passe o resto da manhã fazendo as outras 2 tarefas mais
importantes daquele dia.
Quando você mantém o foco nas tarefas mais importantes, logo no início
do dia, você estará mais positivo e terá a parte da tarde para realizar qual-
quer outra tarefa com mais tranquilidade.
5. Use o quadrante de Eisenhower para decisões rápidas
Seria muito bom ter um dia de trabalho onde você tenha somente as ta-
refas importantes para cumprir e não se preocupar com mais nada. Mas
sabemos que não é bem assim que as coisas funcionam, não é mesmo?
Principalmente se você é como eu e a grande maioria das pessoas, que é
bombardeada com interrupções, mudanças de planos, emergências, en-
tre outras coisas do tipo. Você precisa saber identificar o que é ou não
importante.
Utilize essa estratégia todos os dias e, no final de cada um, avalie o que
deu certo ou não e ajuste sempre que for necessário.
É como fazer uma longa viagem dando pequenos passos. Você não cansa,
nem se desgasta. Então, se você procrastina com frequência em alguma
atividade, comece com uma meta menor, para que consiga realizar o ob-
jetivo maior. Crie uma meta que pareça fácil de realizar e que, você possa
fazê-la com consistência.
7. Tenha responsabilidade pelos seus objetivos
Quando você se depara com um grande desafio para resolver, você tende
a procrastinar no meio do caminho ou evita começar, pois parece que é
impossível de fazer. Todas as vezes que enfrentar esse tipo de situação,
você precisa traçar um passo a passo para começar e terminar o objetivo
proposto.
Com um passo a passo você vai poder concluir qualquer projeto, por
maior e mais difícil que ele seja. Trabalhando em um passo por vez, você
será capaz de superar a resistência natural que temos, sempre que somos
forçados a realizar alguma tarefa desagradável e difícil.
Você sabe o que deve ser feito, mas não consegue nem começar, pois já
imagina como vai se sentir. Traçar pequenos passos em direção ao seu
objetivo o ajudará a começar e seguir até o final, executando cada tarefa,
sem sofrimento. Esse passo pode ser aplicado em outras tarefas do seu
dia a dia.
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9. Se acostume com o desconforto
Por Exemplo: Quando alguém tenta perder peso e começa a fazer uma
dieta mais saudável. Na maioria das vezes, ela percebe que esses alimen-
tos, além de sem graça, não acabam com a vontade de comer. Não é tão
gratificante mudar o paladar ao qual se está acostumado, mas você pode
se acostumar com o desconforto de comer novos alimentos.
10. Comece o dia fazendo a tarefa mais difícil
Se você deixar a tarefa mais difícil para o fim do dia, corre o risco de não
conseguir fazer nada, por estar muito preocupado com o “problema”
maior. Em contrapartida, se você começar o dia resolvendo a tarefa mais
complicada, fará todas as outras com tranquilidade.
Você também se sentirá mais motivado, já que conseguiu concluir a tare-
fa em que você, provavelmente, procrastinaria. Quando você começar o
dia trabalhando naquilo que você considera mais difícil e demorado, verá
que, na verdade, não era tão complicado assim. Além disso, sentir que
finalizou a tarefa mais complicada do dia, já na primeira parte da manhã,
traz uma sensação muito agradável e motivadora.
Admita para si mesmo que você sente vontade de procrastinar. Essa é uma
das maneiras mais simples e eficazes de acabar com a procrastinação.
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A partir do momento em que você criar esse hábito, poderá usar as res-
postas que obtiver para identificar as suas crenças limitantes.
GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
O objetivo deste passo é criar uma regra onde você pode fazer uma tarefa
que gosta enquanto realiza outra, que não gosta tanto, mas que é funda-
mental para o seu sucesso.
Por Exemplo:
Para programar essa estratégia, basta apenas você criar uma lista, e divi-
di-la em 2 colunas. Na primeira coluna, anote todas as tarefas que você
gosta de fazer. Na segunda coluna, anote aquelas em que você sempre
procrastina.
Você vai perceber que as tarefas da segunda coluna são as mais importan-
tes, mas que não são urgentes. E é devido à falta de urgência, que você vai
deixando para depois.
São essas tarefas que você sabe que precisa realizar, mas que está sempre
procrastinando. Por isso, se você der uma recompensa a si mesmo, pe-
las tarefas mais importantes, estará adicionando um pouco de satisfação
àquilo que não gosta de fazer. Desse modo, a procrastinação vai sendo
substituída pela vontade de receber a recompensa.
Tem alguma tarefa que pode demorar mais do que eu programei? Se esta
tarefa ultrapassar o tempo estimado, poderá mudar a minha agenda?
Fazer essa revisão vai ajudá-lo a programar e estruturar a sua agenda diá-
ria. Isso porque você vai lembrar, diariamente, que a procrastinação pode-
rá afetar os seus objetivos de maneira negativa.
14. Aumente o seu desejo e diminua o sofrimento
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É dessa maneira que a nossa mente nos sabota. Mas, você pode diminuir
esse sofrimento, mudando o jeito que você encara aquela atividade, pois,
provavelmente, você enxerga aquilo como doloroso e cansativo.
Pergunte para si mesmo o que você perderá, caso continue deixando essa
tarefa para depois. Dessa forma, você encontrará o seu propósito e terá
mais motivação. Quando você perceber que o seu sofrimento será ainda
maior, se continuar procrastinando naquela tarefa desagradável, porém
importante, você vai agir.
Nós, seres humanos, temos a tendência de associar mais sofrimento àqui-
lo que precisa ser feito do que ao que não tem importância alguma.
Você sabia que cada ambiente tem um impacto diferente na nossa pro-
dutividade? A sua mesa de trabalho, por exemplo, faz você querer ou não
trabalhar. Se você trabalha em seu quarto, olhe ao seu redor e perceba
qual a sensação que o ambiente lhe traz.
Se você trabalhar em casa então, precisará ter muito mais cuidados com o
ambiente para não procrastinar. Ele faz você querer trabalhar ou dormir?
Se for um quarto ou mesmo uma sala aconchegante e faz você querer re-
laxar e dormir, você precisa procurar outro lugar para trabalhar ou mudar
completamente o ambiente.
Mesmo quando um ambiente nos faz sentir inspirados, poderá perder
esse efeito depois de certo tempo. Se esse for o caso, mude.
DESPERDIÇADORES DE TEMPO
• Perda de prazos;
• Projetos inacabados;
• Queda da produtividade;
• Incapacidade de definir as prioridades;
• Aumento das horas extras;
• Ter que levar trabalho para casa e/ou perder o final de semana;
• Perca da credibilidade;
• Problemas de relacionamento com os outros integrantes da equipe;
• Queda no número de clientes;
• Reuniões improdutivas;
• Demissão;
• Falência.
Gerir de forma incorreta o tempo traz consequências também para a vida
pessoal do indivíduo. São as principais:
A quantidade de tarefas que nos são dadas nos dias atuais, o excesso de
trabalho, a concorrência no mercado, as atividades em casa, as obrigações
com os filhos, entre outros fatores fazem com que as pessoas acumulem
funções e demandas.
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A tríade do tempo ideal é representada no gráfico abaixo. Porém na se- GESTÃO DO TEMPO E ESTRESSE
quencia você terá a oportunidade de responder o teste da tríade e men-
surar como está distribuído o seu tempo e identificar onde está sendo
consumida sua energia.
O teste da Tríade do tempo pode ajudá-lo a ter uma “fotografia” de como
seu tempo está distribuído e onde sua energia tem sido consumida. De
posse dessa informação, você deve buscar o equilíbrio. Vale aqui ressaltar
algumas dicas práticas:
Na vida profissional
Estabeleça horários para entrar e sair, bem como intervalos para refeições.
Saiba dizer “não”, não aceite mais demandas do que pode absorver, negar
uma solicitação com um argumento verdadeiro, melhora bastante sua
produtividade e a qualidade do seu tempo.
Na vida pessoal
PONTUAÇÃO
URGENTE CIRCUSNTÂNCIAL
Tenho realizado tarefas que não trazem resultados pessoais nem profissionais 1 2 3 4 5
1 por: comodidade, necessidade, ordens superiores ou falta de opção.
Não consigo terminar tudo o que me propus durante o dia e por isso,
2 preciso fazer hora extra ou levar trabalho para casa. 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5
8 a que me proponho.
4 2 1
7 5 3
9 8 6
TOTAL A = TOTAL B = TOTAL C =
IMPORTANTE 70%
URGENTE 20%
Vazamento de energia
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CONCLUSÃO
Diante de um mundo de cenários voláteis, os profissionais que melhor ad-
ministrarem o tempo vão se sobressair. Nosso propósito com este mate-
rial, foi de apresentar-lhe os principais conceitos e ferramentas de gestão
do tempo, de forma a contribuir para a otimização de seus resultados e
aumento de sua produtividade. Oferecendo condições de ser mais asser-
tivo na escolha da abordagem que melhor se encaixa com seus valores e
objetivos.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
OTAZO, Karen L. 60 verdades para administrar sua carreira. Tradução Cintia
Braga. Rio de Janeiro: Sextante, 2010.
Por Que Tempo Não é Dinheiro... E o que Fazer a Respeito”, Rafael Seabra,
Disponível em https://queroficarrico.com/blog/tempo-dinheiro/
procrastinacao-o-maior-ladrao-do-tempo-voce-e-uma-vitima/86657/
“Tempo é Vida – Não Desperdice-a”, Disponível em Carlla D’Zanna, http://
www.evolucaohumana.com.br/blog/?p=3802
2019