O Secretario Executivo Como Lider e Gestor de Pessoas
O Secretario Executivo Como Lider e Gestor de Pessoas
O Secretario Executivo Como Lider e Gestor de Pessoas
O Secretário Executivo como Líder e Gestor de Pessoas: Uma Abordagem Descritiva dos
Desafios Enfrentados
RESUMO
ABSTRACT
Leadership is one of the main discussed topics in the area of people and secretarial
management, considering that many theorists and managers in large companies recognize a
way to attract and retain the best talent within organizations, besides assisting in the
dissemination of the goals. This study is a descriptive approach to the challenges found by the
Executive Secretaries as people managers and leaders in contemporary organizations. The
survey was developed from a literature review, undertaking a descriptive analysis as well as
qualitative, followed by a field study done with 15 professionals working in the area of people
management of several private companies in Ceará. As a result of the research it was found
that small part of the interviewed professionals still figure difficulties in performance, such as
recognition of the superior; resistance and led the development and distribution of tasks, but
professionals showed that seek to develop themselves constantly in view great access to
information made possible by advancing technology. Professionals are aware of the causes
that lead them to confront those difficulties, and they work to solve or mitigate those
difficulties.
Em suas pesquisas, Dutra (2006) menciona que diante dessa nova realidade, a chave
do sucesso empresarial passa a ser a gestão de pessoas. Quando antes as pessoas eram
analisadas apenas como mão de obra, atualmente não mais, são consideradas fornecedoras de
conhecimento, sendo considerada a mais nova revolução, decorrente da nova cultura e
estrutura organizacional exigida pelo mercado.
O autor ainda comenta que são as pessoas das organizações, motivadas e incentivadas,
que criam, inventam, produzem, vendem, atendem o cliente, tomam decisões, lideram,
motivam e gerenciam o sucesso das organizações.
Dutra (2006) destaca que, para as organizações, o talento humano passou a ser
elemento constitucional para o sucesso organizacional. As empresas vêm buscando manter um
relacionamento mais amigável entre os membros das equipes, estimulando o trabalho
harmonioso no grupo, sendo enfatizada a importância dos lideres para tal crescimento.
As organizações, para continuarem atuando em seu setor competitivo, necessitam de
um bom líder e gestor, que possa influenciar positivamente o grupo, em situações diversas,
especialmente na comunicação, objetivando o sucesso de todo o grupo, em todos os setores e
áreas, nos quais estão sempre presente um Secretário Executivo.
Diante do exposto, observa-se a necessidade da gestão de pessoas ser envolvida na
gestão secretarial, sendo esta parte daquela, desde que a figura do Secretário Executivo esteja
inserida no contexto, pois estão intimamente ligadas. Observa-se, ainda, a necessidade de
realização pelas empresas de políticas gerenciais direcionadas ao desenvolvimento e
aprimoramento dessa gestão secretarial dentro da gestão de pessoas.
Gestão de Pessoas
3 GESTÃO
ESTÃO DE PESSOAS E LIDERANÇA
A gestão de pessoas não tem como ser abordada sem a isto adicionar os conceitos de
liderança, poiss estas estão intimamente ligadas.
ligada Apresenta-se,, a seguir, a relação do antigo e
do novo paradigma de liderança tendo uma visão geral das diferenças.
4 CONCEITUANDO A LIDERANÇA
Diferente dos estilos acima especificados, a liderança situacional, tem, como sugere o
próprio nome, o objetivo de comportar-se de acordo com a situação, essa teoria diz que um
mesmo líder pode exercer diferentes estilos de liderança de acordo com a situação vivenciada,
conforme (CHIAVENATO, 2002). Com base nos estilos de liderança buscar-se-á verificar,
além dos desafios encontrados pelos Gestores Secretariais, se eles aplicam um estilo isolado
ou esta citada liderança situacional.
5 GESTÃO SECRETARIAL
A gestão de pessoas já está bem clara e definida enquanto processo realizado pelo
Secretário Executivo, mas a gestão secretarial ainda não está bem definida, o que pode-se
conceituar são as competências gerências e habilidades dos profissional e ligá-las a essa
gestão, ainda, criança enquanto literatura.
Se o profissional de Secretário Executivo, enquanto gestor, seja em qualquer área, tem
suas atribuições próprias, porque não chamar esse conjunto de atividades específicas, ou
processos interligados de Gestão Secretarial, tendo em vista que são realizadas por um
profissional da área e são relativas às atividades específicas da área. Pode-se dizer que a
gestão secretarial é, então, esse conjunto de atividades e processos desenvolvidos pelo Gestor
Secretarial, desde que as atividades sejam atribuições do Secretário Executivo, e vão além de
simples execução.
Segundo Lasta e Durante (2008 apud Silva et al, 2012, p. 109):
6 METODOLOGIA DA PESQUISA
7 RESULTADOS
Percebeu-se que 66% dos participantes são do sexo feminino e o restante do sexo
masculino, sendo que 27% possuem de 18 a 25 anos, 46% possuem de 26 a 35 anos, 20%
possuem de 36 a 45 anos e 7% possuem mais de 46 anos.
Quanto à formação, todos possuem graduação na área de Secretariado Executivo, já
que era o critério inicial de seleção dos participantes, e 46% possuem especialização em
gestão de pessoas, os outros 54% possuem especializações em diversas áreas, como
administração e áreas afins.
Com base no questionário aplicado, identificaram-se, a seguir, as principais
dificuldades enfrentadas pelos Secretários Executivos enquanto atuantes na gestão de pessoas:
Quadro 3 – Dificuldades apontadas pelos profissionais de secretariado executivo atuantes na gestão de pessoas.
Dificuldades enfrentadas (1) (2) (3) (4) (5) (6)
Reconhecimento por parte do superior 40% 27% 13% 13% 13% 0%
Reconhecimento da equipe liderada 46% 27% 13% 7% 7% 0%
Resistência dos liderados 20% 20% 13% 20% 27% 0%
Desenvolvimento dos funcionários 60% 13% 7% 7% 7% 7%
Capitação dos melhores talentos 60% 7% 7% 7% 7% 13%
Distribuição de atividades dos funcionários 46% 27% 7% 7% 13% 0%
Supervisão das atividades 73% 20% 7% 0% 0% 0%
Avaliação do alcance dos objetivos e metas 60% 27% 7% 7% 0% 0%
Acompanhamento das pessoas recém-admitidas 73% 7% 20% 0% 0% 0%
Fonte: Elaborado pelos autores.
Legenda: (1) Nunca (2) Muito raramente (3) Às vezes (4) Normalmente (5) Frequentemente (6) Sempre.
A partir dessas mudanças nas organizações, torna-se cada vez mais frequente a
necessidade de um aperfeiçoamento dos Secretários Executivos que ocupam tais posições e
responsabilidades, como a de liderança e gestão, desenvolvendo as suas habilidades e atitudes
com relação a sua equipe, já que as empresas quebraram os seus paradigmas, e os vem
mudando com frequência.
Após toda a análise dos dados obtidos com a presente pesquisa, foi possível atingir o
objetivo proposto de verificar quais eram os principais desafios enfrentados pelos Secretários
Executivos enquanto líderes atuantes na gestão de pessoas das organizações, fundamentado
nos seis processos de Chiavenato. A pesquisa possibilitou visualizar como principais desafios:
firmar-se como profissional autônomo perante o superior e os liderados; o reconhecimento
pleno da equipe liderada; resistência por parte de alguns liderados e a distribuição de
atividades aos liderados. Ressalta-se que esses desafios foram encontrados em pequena
proporção em relação ao todo analisado.
Foi possível constatar a importância de um correto processo de gestão e liderança, bem
como a necessidade de adequação do comportamento do Secretário Executivo como líder, de
acordo com a situação vigente, devendo ele ser capaz de criar uma legião de seguidores, a fim
de alcançar suas metas e objetivos, qualitativos e quantitativos, bem como saber motivar a sua
equipe para atingir tais metas.
Desse modo, ressalta-se que o Secretário Executivo deve ser íntegro, apoiando suas
atitudes em valores pessoais éticos, com decisões que visem ao futuro da empresa, mantendo-
a competitiva e lucrativa no mercado em que atua. Para isso, é primordial que seja pró-ativo,
apoiando suas ações no futuro, atuando de forma inspiradora, com eficiência, conforme os
pré-requisitos exigidos de um líder eficaz na gestão de pessoas.
Além de estar focado nas ações de sua equipe, o gestor exemplar não deve esquecer-se
do planejamento estratégico da empresa, fazendo com que todos alcancem os objetivos e
metas planejadas pela organização como forma de garantir sua competitividade e
lucratividade perante os concorrentes.
Infere-se, apesar dos desafios encontrados, que eles não são maiores que a qualidade
do trabalho exercido pelo Secretário Executivo, enquanto Gestor de Pessoas e Líder de
equipes. Como resultado da pesquisa constatou-se que pequena parte dos profissionais
entrevistados ainda encontram dificuldades na atuação, porém os profissionais mostraram que
buscam desenvolver-se constantemente, tendo em vista o grande acesso à informação
possibilitado pelo avanço da tecnologia.
Verificou-se também que o estilo de liderança exercido pelos profissionais depende da
situação que estes enfrentam, comprovando que os Secretários Executivos exercem a
liderança situacional. Sobre os desafios apontados, os profissionais estão cientes das causas
que os levam a enfrentar tais dificuldades e trabalham para que elas sejam solucionadas ou
amenizadas.
REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas (3ª. Ed.). Rio de Janeiro: Elsevier, 2010.
CHIAVENATO, Idalberto. Recursos humanos: (3ª. Ed.). São Paulo: Atlas, 2002.
DUTRA, Joel Souza. Gestão de pessoas: modelo, processos, tendências e perspectiva. São
Paulo: Atlas, 2006.
KURCGANT, Paulina, et. al. Administração em Enfermagem. São Paulo: EPU, 1991.
SILVA, Joelma Soares da, BARROS, Conceição de Maria Pinheiro & BARBOSA, Maria
Flaviana Silva. Fundamentação da gestão secretarial: um estudo bibliométrico. Revista Gestão
e Secretariado, São Paulo, v. 3, n. 2, pp. 106-126. (2012, julho/dezembro) Disponível em: <
http://revistagesec.org.br/ojs-2.2.4/index.php/secretariado/article/view/114/pdf_14> Acesso
em: 16 de março de 2013.
1
“É uma técnica de mudança de comportamento que parte do princípio de que quanto mais dados cognitivos o
indivíduo recebe, tanto maior será a sua possibilidade de organizar os dados e agir criativamente. [...] A retroação
refere-se às atividades e processos que refletem e espelham a maneira pela qual uma pessoa é percebida ou
visualizada pelas demais pessoas.” (CHIAVENATO, 2010, p. 423).
2
Sigla de origem inglesa que significa Indicadores Balanceados de Desempenho, metodologia voltada à gestão
estratégica das empresa, a qual pressupõe que a escolha dos indicadores para a gestão não deve se restringir a
informações de cunho econômico ou financeiro. (MENEZES, 2010).
3
“Para conceber uma escala de medida para um fenômeno qualitativo, o pesquisador deve considerar o
referencial teórico relativo à mensuração de eventos qualitativos e as características de seu objeto de estudo. A
representação numérica deve sugerir o que sejam as manifestações esperadas desse objeto, segundo o universo
de conhecimento disponível sobre ele. Em 1932, Likert propôs uma escala de cinco pontos com um ponto médio
para registro da manifestação de situação intermediária, indiferença ou de nulidade, do tipo “ótimo”, “bom”,
“regular”, “ruim” e “péssimo”. Essa escala tornou-se um paradigma de mensuração qualitativa e desde então tem
sido largamente aplicada, quer na forma original quer em adaptações para diferentes objetos de estudo.”
(PEREIRA, 2004, pp. 64-65).