Prof.

Irineu F Aguiar Administrao de informtica

PLANO DIRETOR DE INFORMTICA

Um plano diretor de informtica um plano que orienta a definio das aplicaes da informtica nos vrios setores das empresas, assim como existe o planejamento para a vendas, produo e marketing, entre outras reas. O PDI consiste em analisar as atividades da empresa, verificando quais as possveis aplicaes da informtica, os recursos necessrios para sua implementao e a estratgia que sero adotadas para as definies do plano. A informatizao da empresa pode seguir diretrizes tcnicas, por exemplo, pela automao dos processos, ou estratgias nas quais a empresa pretende obter vantagem competitiva, entre outras, buscando agregar valor cadeia de valor, atravs da implementao e o contnuo aprimoramento dos sistemas de informao. Tanto uma como a outra estratgia vlida, e pode constar do plano diretor, tomando a providncia de destacar cada aspecto dentro do plano. pelo plano diretor de informtica que se pode acompanhar quais as aplicaes, diretrizes, recursos fsicos e financeiros que sero necessrios. Desde o nicio do processo de definio e implementao do PDI, o profissional de informtica, deve adotar uma postura pr ativa, entendendo-se por isso, a busca constante e antecipada, de solues, no esperando que os problemas ocorram, para depois ir buscar a soluo.

1 FASE: ESTUDO DA EMPRESA

Nesta fase do plano diretor, trata-se em fazer os levantamentos de dados da empresa. Ela fundamental uma vez que por intermdio dela que aparecem as aplicaes. A obteno das informaes especificas e gerais da empresas, bem como os seus objetivos, produtos, servios, clientes, fornecedores, processos e atividades internas, alm das informaes mercadolgicas sobre as empresas e os seus concorrentes diretos fazem parte desta fase. Nesta fase de estudo da empresa, devem ser definidos os fatores crticos de sucesso; atravs da verificao das oportunidades e ameaas no ambiente externo(concorrentes, fornecedores, clientes, legislao, tendncias tecnolgicas), e dos pontos fortes e fracos, verificados na anlise interna da empresa, onde a partir desta anlise ( interna e externa ) que so descobertos e definidos os FCS ( fatores crticos de sucesso ). Com a determinao dos fatores crticos de sucesso, deve-se procurar maximizar os pontos fortes e as oportunidades e minimizar os pontos fracos e as ameaas. Aps a determinao dos fatores crticos de sucesso, determina-se a estratgia da empresa, com a determinao de princpios informacionais, onde espera-se que a divulgao destes princpios na empresa, orientem os trabalhos de todos os funcionrios da organizao, de modo que todos caminhem no mesmo sentido, rumo realizao dos objetivos globais da empresa.

De acordo com o raciocnio de Mintzberg e de Davenport, esta parte de definio da estratgia da empresa, no deve ser detalhada, nem muito extensa, por isso busca-se um poder de sntese na definio destes princpios. Por envolver vrias informaes, dentro e fora da empresa, esta fase permite a utilizao de mtodos de anlise de sistema e ferramentas de anlise, podendo ser estruturada, como o diagrama de fluxo de dados, ou orientada a objeto, ou anlise essencial, voltada para os eventos, ou o estudo do organograma, ou a anlise do negcio, entre outras ferramentas, que so escolhidas pelos analistas de sistemas. Inicialmente o analista forosamente faz o levantamento de dados baseado nas tarefas desempenhadas pelas pessoas, observando as funes das mesmas, atravs da leitura do manual organizacional da empresa, por exemplo. Desse modo o analista, obtm uma viso funcional e estruturada da empresa. Em seguida, o analista deve reordenar mentalmente essas funes, em processos de trabalho, sendo que para isto o analista deve pensar o trabalho em termos de quais so as tcnicas utilizadas para a realizao do trabalho. Esta a definio importante neste momento, para se pensar os processos, necessrio pensar, as tcnicas utilizadas. Atravs do raciocnio dos processos, o analista consegue fazer a transposio do mundo real da empresa, para o mundo dos objetos(da orientao a objeto), utilizando recursos e conceitos de modelagem empresarial. Os conceitos de modelagem empresarial buscam fazer a representao do mundo real, atravs de tcnicas de modelagem ( desenhos ), orientadas para a criao de produtos (modelos) que sirvam de entrada (input) para as tcnicas de anlise e programao ( estruturada, essencial, objetos, .... ) nesta fase que se definem quais sero os processos a serem informatizados, em funo da estratgia, das prioridades estabelecidas e das tecnologias almejadas pela empresa.

2 FASE: DEFINIO DAS APLICAES

Ao trmino do levantamento dos dados e identificados as principais atividades, inicia-se a prxima fase que tem por definio as aplicaes de informtica possveis de serem realizadas nas empresas, ou seja, constatar quais seriam as vantagens do uso do computador em determinada atividade. Trs nveis compem esta definio: 1. Nvel operacional: processo de produo, atividade de escritrio (emisso de cheque por exemplo), entre outras coisas. 2. Nvel ttico: controle de processo e/ou sistema. 3. Nvel estratgico: sistema de apoio a deciso, sistemas de informao executivas . Alguns aspectos das observaes devero constar dessa definio uma vez que se pode propor tanto as aplicaes bsicas como automao da contabilidade e folha de pagamento, bem como aplicaes de vanguarda. Um outro aspecto que deve ser levado sempre em conta verificao das aplicaes existentes antes de mandar fazer uma reformulao completa do setor da empresa. Quanto a este aspecto, tratam-se dos chamados "sistemas legados", de maneira que as definies de hardware e software, devem contemplar os sistemas j existentes na empresa, buscando viabilizar a continuidade da sua existncia, tanto em termos de softwares, como de equipamentos antigos.

Um exemplo, que pode ser citado a proposta de criao de uma INTRANET, que alm de viabilizar e implementar tecnologias atuais, possibilitam a convivncia com tecnologias antigas, como o caso dos micros 486, e das antigas aplicaes em Clipper, onde ferramentas atuais permitem a criao de interface amigvel, atravs do brownser, do navegador.

3 FASE: DEFINIO DA ESTRATGIA DE IMPLEMENTAO

prtica. Aps a definio das aplicaes, comea-se a pensar sobre como colocar o plano em

Aqui importante perceber que a estratgia de implementao do PDI, algo diferente da estratgia global da empresa. preciso definir qual a estratgia a ser adotada para execuo do plano diretor antes de escolher quais as aplicaes a serem instaladas. Alguns dados devem ser levados em considerao: os objetivos atuais da empresa bem como seus fatores crticos de sucessos; aspectos positivos e negativos de cada aplicao sugerida; experincia da empresa com a informtica (Cultura e comportamento) ; aspectos mercadolgicos e de competitividade;

O desenrolar, bem como a eficaz implementao do plano diretor depende da abordagem correta dada estratgia. Aqui o comentrio que se pode fazer, que de nada adianta sistemas perfeitos, uso de alta tecnologia, sem o apoio dos usurios do sistema. A grande questo que se coloca como fazer para que os usurios, os recursos humanos da empresa, utilizem adequadamente os sistemas informacionais. O profissional de informtica sabe que este "gap"existente, deve-se s caractersticas e necessidades na definio dos sistemas de informtica, em especial s definies de bancos de dados. Considera-se que os ativos mais importantes da empresa, so as pessoas, os recursos humanos, e neste sentido que devemos orientar os nossos esforos de utilizao das tecnologias disponveis. Hoje em dia, utilizam-se conceitos modernos de treinamento e desenvolvimento, que procuram viabilizar este "gap" existente, entre os recursos humanos e os recursos materiais, tecnolgicos de uma empresa.

4 FASE: DEFINIO DE SOFTWARE

Comea-se esta fase aps o momento em quea definio das aplicaes e a estratgia de implementao estiverem adequadas. Como se pode perceber nesta fase que se comea a execuo real do plano diretor de informtica. De acordo com as aplicaes propostas, devero ser escolhidos os programas que executaro as atividades relacionadas com os processos da empresa. Os software a serem escolhidos esto dentre trs categorias:

 software bsico: sistema operacional, utilitrio e aplicativo bsico, como planilha eletrnica, editor de texto e outro; pacotes: sistemas prontos, comercializados por vendedores de softwares, como sistema de contabilidade, folha de pagamento e controle de produo; sistema projetados especialmente para a empresa, feitos por uma equipe prpria de desenvolvimento, ou por terceiros. No esquecer a importncia da avaliao das caractersticas positivas e negativas que levaram ao uso de um software especifico. Utilizar os conceitos do TCO - custos totais de propriedade, na avaliao dos softwares e hardwares, a serem escolhidos.

5 FASE: DEFINIO DE BANCO DE DADOS

Enfase especial deve ser dada definio dos bancos de dados, j que eles constituem o repositrio dos dados da empresa. Diversos aspectos devem ser considerados, desde a existncia de Data Warehouse (armazm de dados), como a utilizao de Datamart's ( bancos de dados departamentais ), como aspectos relacionados Segurana dos dados, e o conjunto de ferramentas disponveis, que acompanham o banco de dados.

6 FASE: DEFINIO DE REDE ( INTERNET/INTRANET/EXTRANET)

Outro item digno de destaque, a utilizao dos recursos de telecomunicaes, com o uso de redes internas, e externas. Neste item devem ser definidas as tecnologias a serem utilizadas na implementao das redes de computadores internos e externos.

7 FASE: DEFINIO DE HARDWARE

De acordo com o definido nas fases anteriores, sero escolhidos os equipamentos que suportaro os mesmos e sero de dois tipos: bsico: computadores, cabos e conexes, perifrico bsico; especfico: equipamento especializados para uma determinada atividade, como por exemplo uma unidade de disquete , ou um gravador de CD ROM . Tambm devem ser considerados os aspectos positivos e negativos que justificam a escolha de equipamento. Utilizar os conceitos do TCO - Custos totais de propriedade, na avaliao dos hardwares a serem escolhidos. O TCO consiste basicamente em considerar todos os custos orados e coloc-los em bases anuais, para comparaes e anlises. O TCO procura tratar tambm dos custos no orados no nicio do projeto, procurando demonstrar a vantagem na aquisio de solues de Hardware e Software que incorporem tarefas de gerenciamento, treinamento e manuteno dos sistemas.

Neste item tambm devem ser consideradas as hipteses de leasing, e terceirizao, na alocao dos equipamentos.

8 FASE: DEFINIO DE RECURSOS HUMANOS

O prato forte desta fase o estudo do perfil dos funcionrios que iro ter a responsabilidade de tornar realidade, as aplicaes definidas, de acordo com os trs nveis: nvel operacional: pessoal que deve ser habilitado a manipular os equipamentos e os programas; nvel de controle: administrao e superviso dos funcionrios de nvel operacional; nvel administrativo: diretores e responsveis pela rea de informtica na empresa. Enfase especial dada aos aspectos de descentralizao dos recursos informacionais, com a alocao de funcionrios diretamente nas reas fins, bem como com os processos de terceirizao ( out-sourcing ) e as chamadas "quarteirizaes", com a contratao de empresas especializadas na alocao de pessoal.

DEFINIO DE NECESSIDADES DE TREINAMENTO

O conhecimento de mbito tcnico deve ser oferecido aos funcionrios de nvel operacional, enquanto que aos de outros nveis devero obter conhecimento administrativo e tcnicos. Nesta parte devem ser orados os custos com recursos humanos , os custos com treinamento, etc... novamente o raciocnio, envolve os custos totais de propriedade.

9 FASE: DEFINIO DE ESTRUTURA DE SEGURANA E AUDITORIA

elaborao de Plano de segurana elaborao de Plano de contingncia elaborao de Plano de auditoria de sistemas

10 FASE: DEFINIO DE ESTRUTURA E APOIO

INFRA-ESTRUTURA: A Infra-estrutura consiste na preparao da empresa para instalao e manuteno das aplicaes. Esta preparao envolve os seguintes aspectos: local fsico dos equipamentos; instalao eltrica; preveno de acidentes; temperatura e umidade adequada para o perfeito funcionamento dos equipamentos; cuidados especiais, etc. APOIO: A definio de apoio consiste no suporte necessrio aos equipamentos e os programas, tanto para manuteno como o desenvolvimento, incluindo aspectos como:

1. 2. 3. 4. 5.

equipe interna de manuteno de programas e equipamentos; suporte a usurio ( help desk , Hot line , etc...) contato com fornecedores de hardware e software; estoques de suprimentos, como papeis, disquetes, cabos entre outras coisas; contato com outras empresas de manuteno e desenvolvimento do sistema;

11 FASE: ELABORAO DO CRONOGRAMA FSICO FINANCEIRO

Ao trmino da fase anterior, pode-se perceber que o plano encontra-se praticamente concludo. A fase final do plano diretor consiste em organizar as fases anteriores na forma de um cronograma, considerando: fase de implementao: devem acompanhar as idias definidas na estratgia de implementao; prazo de execuo de cada fase; custos relacionados com cada fase. Na elaborao do cronograma fsico financeiro deve-se medida do possvel, utilizar os conceitos do TCO ( custo total de propriedade ), procurando abranger todos os custos possveis de serem orados e deve-se ter a preocupao com os custos no orados, como treinamento informal, tempo gasto com dvidas, etc...

Exerccio Elaborar um Plano Diretor de Informtica para a empresa descrita a seguir Trata-se de uma empresa fictcia, porm, para efeitos do exerccio, em termos de treinamento e fixao do aprendizado, vc deve tratar o relatrio como se fosse um caso real.

1. EMPRESA 1.1. Dados Gerais: Nome: Imobiliria So Paulo Ramo de atividade: Prestao de servios Produtos/servios:\ * compra/Vendas e Locaes de Imveis com ou sem Telefones * Assessoria a outras Imobilirias 1.2. Influncias Polticas e Econmicas: Polticas: A Empresa tem necessidade de se adaptar rapidamente s mudanas nas leis e medidas ditadas pelo governo. Econmicas: Baseia-se nas leis da oferta e da procura do mercado Imobilirio. 1.3. Quantidades e Volumes: Locao em carteira 1500 imov/ms Vendas 300 imov/ms Condomnios 20 edif/ms 1.4. Pontos Crticos Atuais Existem dificuldades quanto a transmisso de informaes dentro da empresa O aumento no volume de transaes imobilirias da empresa acarretou a deficincia do controle gerencial. Falta de controle do sistema de informaes entre as vrias reas da empresa. 1.5. Metas Futuras Abertura de novas filiais em outras regies Criar uma filial especializada em locaes. Transferncia da empresa dentro de 6 meses para um novo prdio de 6 andares.

1.6. Organograma Todos os departamentos reportam-se diretamente presidncia PRESIDNCIA Departamentos : PESSOAL CPD LOCAO VENDAS ADM. CONDOM JURIDICO 1.7. Descrio Atual das Funes Presidncia: Pessoal: CPD: Locao: Estabelecer metas futuras Manter o controle Estratgico da empresa Recrutamento e seleo de Pessoal Controle e Administrao de Pessoal (folha de pagto, benefcios, frias, etc.) 2 Operadores e 1 encarregado Receber e conferir os documentos para a entrada de dados no computador. Controlar novas locaes adquiridas Verificar quanto a idoneidades dos fiadores Administrar as locaes j existentes referentes a datas de vencimento, multas, etc. Controlar imveis para venda levando em conta as caractersticas do imvel, preo, etc. Calcular comisso dos vendedores.

Vendas:

Adm. De Condomnios: Administrar os condomnios quanto aos gastos, manuteno das instalaes; Emitir recibo de condomnio; Emitir balancete mensal ao condomnio. Jurdico: Legalizar as transaes de locao e venda de imveis e administrao de condomnios; Emitir contratos.

Quantidade de pessoas em cada rea: Pessoal CPD Locao Vendas Adm. Condomnio Jurdico TOTAL 4 3 20 5 12 6 50

Obs.: 30% do faturamento destinado folha de todos os funcionrios. 1.8. Situao Atual da Informtica 1.8.1.Sistemas Atuais x Usurios Atendidos Sistema de controle de locaes para rea de locao. Este sistema foi adaptado a partir de um sistema de controle de estoque de medicamentos; Sistema de emisso de recibos de condomnios para a rea de Administrao de Condomnios. 1.8.2.Equipamentos 2 micros pentium 2 impressoras laser 1.8.3.Softwares Utilizados sistema operacional windows 95 processador de textos word 97 1.8.4.Organograma Atual do CPD

ENCARREGADO OPERADOR OPERADOR

1.8.5.Funes: * Encarregado: controlar os documentos de entrada para conferncia, e a produo em geral; * Operador: fazer a entrada de dados do sistema. 1.8.6.Pontos Negativos: * Os sistemas informatizados da empresa no conseguem atender s necessidades da empresa; * Os sistemas so isolados, no h integrao dos sistemas; * Atividades repetitivas que necessitam de rapidez so efetivadas manualmente;

* Ausncia de pessoal especializado. 1.9.Expectativas * Sistema de contas a pagar, para controlar "contas" de condomnio; * Elaborao de "designs" dos imveis para demonstrao ao cliente; * Manter um arquivo onde sero armazenados a legislao especfica do ramo; * Informatizar e integrar todos os sistemas da rea; * Obter a informao de forma correta e em tempo hbil, objetivando controle gerencial; * Realizar consultas on-line de qualquer rea; * Fornecer relatrios semanais e mensais das transaes; * Automatizar a emisso de documento; * Prazo de implantao em um ano. 1.10.Prioridade para Implantao dos Sistemas: 1. locao 2. vendas 3. condomnio 4. departamento jurdico 1.11.Disponibilidade Financeira: Faturamento: R$ 550.000,00 por ms Investimentos em informtica: 20% do faturamento por ms (R$ 110.000,00) - * Final do Relatrio * -