Tema 1. Noiuni de baz despre managementul proiectelor 1.1. Proiectul ca verig de baz a managementului inovaional Ce nseamn noiunea de proiect?

Conform standardelor Uniunii Europene (UE) DIN 69 901, se propune urmtoarea definiie a proiectului. Proiectul este ...un plan, caracterizat de un set de condiii excepionale, n care se menioneaz scopul proiectului, termenul strict de implementare, restriciile financiare i de personal, este separat de alte activiti i presupune crearea unei grupe (echipe) special organizate pentru realizarea proiectului. Astfel, proiectul este ntotdeauna unic i niciodat nu se repet exact n aceeai form. Conform definiiei date de E. Hrischev, Proiectul inovator este un complex de aciuni tiinifice, tehnice, industriale i organizatorice, legate prin resurse, timp i aplicani comuni, desfurat sub conducere unic i ndreptat la realizarea efectului de inovare, stabilit n business-plan. [6, p. 173] n 1992, Comisia European (CE) a aprobat Managementul Ciclului de Proiect (PCM), care a devenit documentul de baz pentru gestionarea i reglarea activitilor de proiect att n cadrul UE, ct i n alte ri ale lumii. n acest document, proiectul este examinat ca un set de instrumente pentru elaborarea i managementul proiectului, bazat pe metoda de analiz a Cadrului Logic (Matricea Logic), metod, care este deja larg folosit de multe instituii / organizaii fianate din lume, inclusiv din Statele Membre ale Uniunii Europene i ncurajat de Comitetul de asisten pentru Dezvoltare al Organizaiei pentru Cooperare i Dezvoltare Econimic (OCDE). Obiectivul PCM vizeaz mbuntirea managementului proiectelor / programelor de toate tipurile prin luarea n considerare a tuturor aspectelor eseniale i a condiiilor cadru, deopotriv n elaborarea i n implementarea proiectelor sau programelor. Asociaia internaional pentru managementul proiectelor recomand anumite norme de formare i punere n aplicare a proiectului n cadrul bugetului i termenului stabilit, care prevede: - formularea clar a obiectivelor finale i a rezultatelor economice ale proiectului; - includerea n proiect a ntregului complex de lucrri, necesare pentru realizarea lui lucrrile de cercetare, experimentale, tehnologice, organizatorice i de producie, cu toate c uneori ele se afl n competena diferitor uniti ale ntreprinderii, iar de multe ori - i a altor ntreprinderi (organizaii); - ntocmirea unui singur set de documente (engl. - project design) documente tehnice, financiare, de planificare i organizaionale, precum i altor documente, n scopul de a monitoriza i a nregistra rezultatele acestui proiect; - folosirea raional a resurselor necesare pentru implementarea proiectului, interaciunea tuturor tipurilor de activiti i de resurse (n limita bugetului), precum i respectarea termenului de finisare a lucrrilor. - monitorizarea i gestionarea permanent a proiectului de ctre o entitate special creat, pe baza unui plan unic, n care snt stabilite sarcinile pentru toi executorii, termenul de realizare a obiectivelor intermediare (ndeplinirea etapelor, activitilor i lucrrilor concrete). Deci, proiectul are ntotdeauna drept scop atingerea unui anumit obiectiv. El este limitat n timp, are un nceput i un sfrit. Pentru implementarea proiectulii se aloc fonduri i snt numii executori din diferite departamente ale ntreprinderii (organizaiei), sau pot fi i de la alte organizaii. Proiectul este separat de alte proiecte i dispune de: - un manager de proiect; - un beneficiar al proiectului; - membrii echipei de proiect, unii ntr-o organizaie special pentru implemen-tarea proiectului. S examinm participanii la proiect din punctul de vedere al rolurilor lor. 1.2. Obiectivele proiectului, participanii la proiect i rolurile lor Scopul proiectului presupune un rezultat concret dovedit, precum i condiiile preconizate pentru aplicarea obiectivelor generale ale proiectului. Definiia implic necesitatea de a distinge clar obiectivul - rezultate

2 obinute (rezultate dovedite) i obiectivul - mod de aciune (condiiile de punere n aplicare). mpreun aceste componente formeaz obiectivul proiectului, care apare din necesiti, idei etc. Pentru fiecare proiect pot fi construite mai multe obiective interdependente, care s reflecte structura proiectului i participanilor si. Obiectivele proiectului, structura proiectului i organizarea participanilor la proiect pot fi descrise n cadrul structurilor ierarhice interdependente, n care se reliefeaz relaiile dintre urmtoarele componente: obiectivele prile componente ale proiectului (structura) participanii la proiect etc. Pentru a putea determina nivelul de realizare a obiectivelor proiectului, trebuie s stabilim criteriile corespunztoare. Pe baza acestor criterii vom putea evalua soluiile alternative pentru atingerea obiectivelor proiectului. Din aceasta reiese c obiectivele proiectului trebuie s fie definite foarte concret: ele trebuie s fie clare; rezultatele obinute trebuie s fie msurabile, iar cerinele i restriciile specificate trebuie s fie reale. Cu alte cuvinte, obiectivul trebuie s fie n zona de soluii fezabile ale proiectului. De regul, pe parcursul desfurrii proiectului, zona soluiilor fezabile pentru atingerea obiectivelor proiectului este limitat de timp, buget, alocarea resurselor i cerinele fa de calitatea rezultatelor. Pot exista i alte restricii. De asemenea, trebuie remarcat faptul c odat ce obiectivele proiectului au fost stabilite, ele nu trebuie s fie considerate ca fiind ceva imuabil. Pe parcursul desfurrii ca fiind ceva imuabil proiectului, sub influenta schimbarilor sau n funcie de progresul su i a rezultatelor intermediare obinute, obiectivele proiectului pot fi modificate. Definirea obiectivelor este un proces creativ, care poate fi mprit n proceduri succesive: - definirea indicatorilor obiectivelor; - definirea obiectivelor posibile; - descrierea obiectivelor proiectului. Definirea indicatorilor obiectivelor necesit studierea diferitor surse, care pot conine informaiile preconizate: cerinele naintate fa de business-proiect, cine este beneficiarul business-proiectulului, scopul scontat de ctre ntreprinderile, pentru care este implementat proiectul, mediul n care activeaz aceste ntreprinderi. Pentru a determina scopurile posibile ale proiectului folosim diferite metode. Deoarece cutarea scopului este un proces creativ, abordarea lui nu este deloc strict rigid. Putem accentua numai asupra unor norme i abordri generale. n munca individual, de regul, folosim metode bazate pe logic. n munca de grup folosim aa tehnici, cum ar fi brainstorming-ul, fixarea tuturor felurilor de idei, confruntarea creatoare de raionamente etc. n descrierea obiectivelor proiectului, ele trebuie s fie oglindite ntr-o form clar i fr echivoc: rezultatul proiectului, termenul implementrii, cheltuielile preconizate, ordinea de modificare a scopurilor i ierarhia obiectivelor dependente. n descrierea lor final, obiectivele proiectului se afl la baza implementrii proiectului. Componena participanilor la business-proiect, rolurile lor, distribuirea funciilor i responsabilitilor depind de tipul, forma, dimensiunea i complexitatea proiectului, precum i de fazele ciclului su de fezabilitate. Componena grupului de participani, rolurile, responsabilitile lor pot varia. Aici nu exist reglementri stricte. Deci, care este distribuia de roluri i care snt relaiile ntre participani i relaiile n cadrul proiectului? Iniiatorul este autorul ideii principale a proiectului i ntemeierii sale preliminare (vezi fig. 1.1). Beneficiarul este partea principal, interesat n realizarea proiectului i cptarea rezultatelor pozitive. Beneficiarul poate fi persoan fizic sau juridic, care acioneaz n calitate de proprietar viitor al rezultatelor proiectului, i care va folosi efectul lui n conformitate cu interesele proprii. Investitorul - este partea (societate comerciala, banc, fond de investitii, organizaie internaional, organul de conducere a unei proprieti de stat sau municipale, o persoan fizic), care investesc n proiect (bani, active de producie, terenuri, proprietate intelectual), contnd pe ntoarcerea lor, obinerea venitului sau efectelor sociale. Beneficiarul de asemenea poate aciona ca investitor. n alte cazuri, investitorul ncheie un contract cu

3 beneficiarul si controleaz executarea proiectului. Managerul proiectului (engl. - project manager) este persoana, creia beneficiarul i investitorul i delegheaz conducerea direct a proiectului: programarea, monitorizarea i coordonarea lucrrilor, respectarea termenelor, bugetului si calitii. Echipa de proiect (project team) este o structur organizatoric specific, condus de un manager i creat anume pentru realizarea proiectului. Echipa de proiect este format din specialiti diveri, care organizeaz i implementez proiectul. Cnd se realizeaz proiecte mari i complicate, este creat un consiliu tehnico-tiinific, compus din experi renumii n anumite ramuri ale proiectului, care este responsabil de selectarea celor mai eficiente soluii tiinifice i tehnice, de efectuarea unei selecii competitive a participanilor la proiect, de organizarea expertizei i evalurii rezultatelor obinute. Proiectantul elaboreaz documentaia de proiect i deviz (uneori business-planul). Acesta poate fi arhitectul - persoan fizic sau juridic, care deine licen pentru eliberarea de documente de proiect i deviz, sau un inginer - persoan fizic sau juridic, titular a unei licene pentru prestarea de servicii de producie i de comercializare a proiectului (ingineering). Contractantul este o organizaie, care a ncheiat un contract pentru efectuarea lucrrilor de proiect. Contractantul princuipal este responsabil de implementarea proiectului n ansamblu, n conformitate cu documentaia elaborat de proiectant i aprobat de ctre beneficiar i investitor. Contractantul, la rndul su, ncheie contracte cu subcontractanii, care efectueaz anumite tipuri sau etape de lucru, i cu furnizorii, care asigur achiziiile i furnizarea de echipamente si materiale necesare. n cele din urm, avem organizaii de consalting, de inginerie, juridice i alte organizaii, implicate n procesul de implementare a proiectului. 1.3. Noiunea, clasificarea i descrierea tipurilor de proiecte Exist diferite abordri pentru clasificarea proiectelor. De exemplu, n conformitate cu standardele Institutului German de Standardizare, sunt trei tipuri principale de proiecte: 1) proiecte de cercetare tiinific i experimentare; 2) proiecte investiionale; 3) proiecte instituionale. Aceste proiecte difer prin obiectivele i metodele de implementare. Obiectivele proiectelor de cercetare tiinific deseori pot fi definite numai n procesul de planificare. Exemple de astfel de proiecte sunt: - elaborarea de soft-uri; - elaborarea tehnicilor noi (industriale i de uz casnic); - elaborarea de medicamente, materiale noi etc. Cele mai tipice etape la elaborarea acestor proiecte sunt: 1) analizarea problemei; 2) elaborarea planului; 3) identificarea produsului; 4) elaborarea produsului; 5) fabricarea produsului; 6) lansarea produsului. Odat cu creterea investiiilor interne i externe n sferele produciei de bunuri i servicii, apare necesitatea elaborrii i dezvoltrii metodelor business-planificrii i analizei de investiii, n conformitate cu standardele i tendinele actuale n afacerile internaionale. Este vorba, n primul rnd, despre proiecte investiionale.

4 Obiectivul proiectului investiional este produsul tehnic (de exemplu, constructia unei cldiri unice, constructia nodurilor hidraulice, crearea de echipamente complexe etc.). Business-proiectul investiional este o modificare intenionat a sistemului, limitat n timp, cu cerine stricte fa de calitatea produsului final, avnd limite fixe de fonduri i resurse, precum i o organizare specific a implementrii proiectului. Includerea n definiie a noiunii de sistem indic nu numai la integritatea proiectului i separarea lui de la alte proiecte, dar i subliniaz, de asemenea, unicitatea acestui proiect (spre deosebire de producia n serie), i, prin urmare, originalitatea si noutatea sa. n viaa real exist o varietate larg de proiecte investiionale (numite uneori bisiness-proiecte). Ele difer semnificativ prin sfera de aplicare, domeniu, durat, componena participanilor, gradul de complexitate, impactul rezultatelor etc. Diversitatea de proiecte investiionale pot fi clasificate n funcie de multe criterii. De regul, folosim urmtoarele criterii pentru clasificarea proiectelor investiionale: tipul proiectului dup sfera principal de activitate, n care se realizeaz proiectul; clasa proiectului - dup compoziia i structura proiectului, i dup domeniul de ramur; mrimea proiectului dup mrimea real a proiectului, numrul de participani i impactul asupra lumii nconjurtoare; durata proiectului - dup durata desfurrii proiectului; complexitatea proiectului - n funcie de dificultile tehnice, financiare sau de alt natur. Sistemul de clasificare a proiectelor de investiii este prezentat n fig. 1.2. La baza clasificrii se afl a a criterii, ca: semnele de clas, tipul, mrimea i durata proiectului. S examinm tipurile de baz a proiectelor de investiii conform criteriilor propuse. Clasa de proiect (1) este mprit n mono-, multi- i mega-proiecte. Mono-proiectul (1.1) - este un proiect separat, de diferite tipuri i termene de realizare. Multi-proiectul (1.2) - este un proiect complex, care const dintr-o serie de mono-proiecte, ce necesit un numr considerabil de manageri de proiect. Mega-proiectul (1.3) programe-cadru de dezvoltare a regiunilor, ramurilor industriale i altor entiti, care includ un ir de mono- i multi-proiecte. Conform tipurilor de proiecte investiionale (2) proiectele sunt mprite n: sociale, economice, instituionale, tehnice i mixte. Conform tipurilor (felurilor) de proiecte (3) ele se mpart n: educaionale i de formare, inovatoare (proiecte de cercetare i dezvoltare), precum i combinate. Conform duratei proiectelor (4) identificm proiecte pe termen scurt (pn la doi ani), mediu (de la doi pn la cinci ani) i pe termen lung (peste cinci ani). Conform mrimii proiectului de investiii (5) distingem proiecte mici, mijlocii, mari i foarte mari. De reinut c aceast divizare a proiectelor este foarte relativ. Dimensiunea proiectelor poate fi examinat i ntr-o form mai concret de scar internaional, naional, interregional, regional, pe ramuri, proiecte corporative i departamentale, sau ale unei intreprinderi. Dup complexitatea proiectelor de investiii (6) ele pot fi clasificate ca: simple, complexe i foarte complexe. Dup cum s-a menionat mai devreme, marea majoritate a proiectelor (n special, business-proiectele) au un caracter investiional (se investesc mijloace bneti). Valoarea investiiilor necesare pentru realizarea proiectului depinde de toate elementele enumerate mai sus, i, mai presus de toate, de scara, durata i complexitatea proiectului. Astfel, proiectele investiionale n majoritatea lor au drept scop investirea mijloacelor bneti n diverse tipuri de afaceri pentru a obine profit. n acest grup de business-proiecte evideniem proiectele inovatoare, care includ un ntreg sistem de inovaii, care s asigure dezvoltarea continu a ntreprinderii. Acest fel de proiecte constituie temelia cursului nostru de lecii. Proiectele inovatoare, la rndul lor, sunt clasificate n funcie de tipul de inovare, de caracterul

5 obiectivelor, domeniul de aplicare i termenul de implementare a proiectului (vezi fig. 1.3). n funcie de tipul de inovare distingem proiecte ce vizeaz crearea unui produs nou, unei tehnologii noi (n aceste cazuri este necesar achiziionarea unui echipament nou sau construirea unor noi ncperi de producie), crearea unor piee noi de desfacere sau de furnizare, organizarea n mod nou a procesului de munc, de producie sau de management. Astfel, produsul nou creat poate satisface mai bine cerinele existente sau poate genera cerine noi (acest lucru este valabil mai ales pentru industria informaticii). n acest ultim caz, apar, ca regul, inovaii radicale, care necesit o mobilizare substanial a proiectelor de cercetri tiinifice i experimentale. n funcie de scopul proiectelor, evideniem proiecte complexe (care cuprind toate etapele ciclului, pn la cptarea efectului final) i intermediare (de cercetare, inginerie i proiectare tehnologic), n care este vizat doar o faz a proiectului inovator pentru a obine numai un rezultat intermediar. n funcie de mploarea proiectului, afar de proiectele locale, (proiectul n cadrul unei singuri companii separate), pot fi i proiecte inovatoare n cadrul a mai multor companii, care, la rndul lor, pot fi de nivel regional, naional sau internaional. n funcie de durata n timp a proiectelor inovatoare, ca i business-proiectele, pot fi de termen scurt, mediu i lung. Ct privete proiectele organizaionale, ele includ proiecte, care vizeaz planificarea, implementarea i deservirea proceselor organizaionale la ntreprindere. De exemplu: - elaborarea structurii liniei noi de producie; - optimizarea calitii sau managementului de proiect; - optimizarea proceselor; - planificarea i desfurarea expoziiei. Pentru proiectul organizaional snt tipice urmtoarele etape: 1) analiza problemei; 2) ntocmirea planului general; 3) ntocmirea planurilor detaliate; 4) implementarea, producerea n serie; 5) darea n exploatare; 6) lucrri de ntreinere i ngrijire. De remarcat, c succesiunea etapelor constituie temelia, pe care vor fi bazate structura i programul proiectului, adic urmtorii pai pentru elaborarea, implementarea i managementul proiectului. Aceste aspecte vor fi oglindite n urmtoarele teme ale cursului nostru. 1.4. Etapele principale ale elaborrii i implementrii proiectului inovator complex Dezvoltarea unui proiect inovator de la ideea iniial pn la implementarea lui poate fi reprezentat n form de ciclu de via al proiectului. Ciclul de via al unui proiect, conform metodologiei UNIDO (UNIDO - the United Nations Industrial Development Organization) i Bncii Mondiale, include trei etape distincte: preinvestiional, investiional i operaional (sau de exploatare) (vezi fig. 1.4). Diverse activiti pre-investiionale sunt efectuate paralel, fiind continuate i n faza ulterioar. Dac studiul oportunitilor pentru investiii atest despre rezultate atractive privind viabilitatea proiectului, atunci promovarea investiiilor i planificarea proiectului demareaz concomitent. ns eforturile principale sunt concentrate asupra evalurii finale a proiectului, precum i asupra etapelor i activitilor fazei investiionale. La toate etapele implementrii proiectului, participanii recurg la serviciile firmelor de consultan i inginerie. O atenie deosebit se acord fazei pre-investiionale din cauza, c succesul sau eecul unui businessproiect depind de cercetrile de marketing, tehnice, financiare i economice i de interpretarea lor, n special studiile de fezabilitate a proiectului. Cheltuielile necesare pentru aceste cercetri nu trebuie s devin un obstacol

6 n calea de testare i evaluare n faza pre-investiional, deoarece ele vor economisi timp, iar ulterior vor recupera toate cheltuielile n procesul de funcionare a proiectului. Etapa pre-investiional (vezi fig. 1.4) include cteva trepte. Analiza oportunitilor investiionale presupune determinarea factorilor favorabili pentru investiii. Analiz detaliat a alternativelor disponibile se efectueaz n timpul studiului prealabil de fezabilitate (SPF), care conine urmtoarele seciuni principale: - strategia de proiect sau corporativ i domeniul de aplicare a proiectului; - piaa i conceptul de marketing; - materii prime, materiale i produse semifinisate; - locul de amplasare, terenul de construcie i mediul ambiant; - inginerie i tehnologie; - cheltuieli administrative i indirecte; - resurse umane, managerii i experiena lor n implementarea proiectelor; - strategia financiar. Pe baza analizei alternativelor de proiect, cercetate n timpul studiului de fezabilitate, trebuie s fie identificate i examinate cu atenie toate condiiile comerciale, tehnice, financiare, economice i mediului ambiant, n care urmeaz s se desfoare proiectul. n rezultatul acestor cercetri, ncepe elaborarea business-planului, care va asigura formularea i prezentarea tuturor datelor, necesare pentru luarea unei decizii de investiie. Business-planul trebuie s fie elaborat cu o precizie maxim, ca un proces de optimizare, care include feedback-ul, interaciunea unor pri separate, precum i evaluarea riscurilor comerciale, tehnice i altor riscuri. Toate ipotezele, datele, deciziile incluse n business-plan trebuie s fie descrise i justificate impecabil, pentru ca investitorul s n eleag perfect materialul, cnd va efectua analiza proprie. Raportul privind oportunitile investiionale . La acast etap important este s ne amintim: calitatea nalt a proiectului permite s estimm uor avantajele lui. Evalund business-planul, investitorii i instituiile de creditare in cont de sntatea financiar a ntreprinderii, pe care o vor finana, de dividendele primite de acionari, de garaniile pentru protecia creditelor etc. Realizarea business-proiectului cuprinde dou etape - de investiii i de exploatare. Faza investiional poate fi mprit n urmtoarele etape: - definirea cadrului juridic, financiar i instituional pentru implementarea proiectului; - proiectarea tehnic detaliat i ncheierea contractelor, inclusiv naintarea propunerilor, evaluarea cheltuielilor i negocierile; - achiziionarea i transferul de documentaie tehnic, inclusiv proiectele tehnice; - achiziionarea de terenuri, construcia i instalarea echipamentului; - marketingul prealabil, inclusiv furnizarea materiei prime; - recrutarea i instruirea personalului. Faz operaional ncepe cu etapa de dare n exploatare a ntreprinderii i nceperii produciei. Aceast procedur este, de obicei scurt, dar din punct de vedere tehnic este o perioad foarte important pentru realizarea business-proiectului. De fapt darea n exploatare a ntreprinderii unete toate fazele precedente ale proiectului cu faza final operaional (sau de exploatare). Succesul obinut n acest moment demonstreaz eficacitatea business-planului n implementarea proiectului. Prezentarea de mai sus a fazelor de pre-investiii, investiii i operaionale ale business-proiectului este foarte simplificat. n cadrul realizrii proiectului apar o mulime de aspecte, care pot avea un impact semnificativ asupra succesului business proiectului, fie un impact de termen scurt sau de durat.