MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL
2

Fiind o aplicaie din pachetul Microsoft Office, Microsoft Excel prezint o interfa asemntoare cu editorul de text Microsoft Word avnd aceeai organizare a sistemului de meniuri i a barelor de instrumente. Pentru a lansa in execuie programul Microsoft Excel utilizai una dintre procedurile urmtoare: 1. Start Programs 2. Microsoft Excel .

dublu click pe iconul programului (dac exist pe desktop)

La lansarea aplicaiei se va deschide un fiier nou reprezentnd un caiet cu foi de calcul (WorkBook), alctuit din mai multe foi de calcul (Sheet), prima dintre ele fiind cea activ. La rndul su fiecare foaie de calcul conine linii i coloane care formeaz de fapt, un tabel. Intersectiile liniilor i coloanelor genereaz celule, n care utilizatorul introduce n timpul lucrului, diferite informaii (numere, texte, formule). Fiierele create cu Microsoft Excel au extensia .xls Fiecare workbook conine iniial trei foi de calcul care pot fi modificate pe parcursul unei sesiuni de lucru. O foaie de calcul este formaa din 256 de coloane i 65 536 de linii. Codul ataat liniilor este 1,2,3 ........., iar cel al coloanelor este A, ....... Z, AA,........ AZ, BA, .........BZ, .......O celul se afl la intersecia unei linii cu o coloan, adresa acesteia fiind dat de litera coloanei i de numrul liniei pe care se afl (exemplu : B10, C2).
Pentru nchiderea aplicaiei, utilizai una dintre procedurile urmtoare: 1. Alegei File, apoi Exit. 2. Apsai combinaia de taste Alt + F4. 3. Efectuai clic pe butonul de inchidere de titlu

situat n colul din dreapta sus al ecranului, pe bara

Pentru deschiderea unui fiier .xls existent pe hard disc, efectuai una dintre urmtoarele operaii : 1. Alegei Open din meniul File 2. Executai clic pe butonul Open 3. Apsai tastele CTRL+O. Apoi selectai directorul care conine fiierul dorit, fiierul n cauz i ulterior acionai butonul Open. Pentru salvarea unui document, putei utiliza una dintre procedurile urmtoare: 1. Alegei opiunea Save as din meniul File 2. Executai clic pe butonul Save 3. Apsai tastele CTRL+S de pe bara standard de pe bara standard

MICROSOFT EXCEL
3

Pentru salvarea unui registru de foi de calcul sub alt format: .txt, .html, etc., trebuie s specificai noul format n caseta Save as type din fereastra Save A

Introducerea de informaii ntr-o celul De obicei, nainte de introducerea unei valori ntr-o celul, aceasta trebuie configurat prin alegerea i fixarea atributului ei informaional. Aceasta se face utiliznd opiunea Format Cells
De aici alegei tipul de dat corespunztor Aici fixai numrul de zecimale

Activai caseta dac separatorul miilor este virgula

Formate pentru numere negative

n momentul introducerii informaiilor n celula activ, att n celul, ct i pe bara de formule apare progresiv coninutul introdus. La terminarea tastarii continutului apsai ENTER sau clic pe butonul ENTER de pe bara de formule. de O renuntare la ceea ce s-a introdus se comunica prin tasta ESC sau clic pe butonul CANCEL pe bara de formule. Pentru a introduce date de tip text ntr-o celul, executai urmtoarele operaii : 1. Activai celula n care va fi introdus textul (prin executarea unui clic asupra acesteia cu mouse-ul). 2. Introduceti textul dorit. 3. Pentru acceptarea textului, apsai tasta Enter sau efectuai clic pe butonul de confirmare situat pe Bara de formule. Este posibil ca un text s cuprind mai multe celule de pe aceeai linie, ns acesta va aparine unei singure celule, i anume, celei n care a fost introdus. Daca datele introduse au fost

MICROSOFT EXCEL
4

incorecte sau se renun la introducerea lor, atunci acionai tasta Esc butonul de abandonare din Bara de formule. Datele de tip Numeric se construiesc folosind caracterele: 0,1,2,, 9, +, - , (, ), /, $, %, virgula, punctul, E sau e. Numrul construit cu ajutorul unor astfel de caractere, va reprezenta o valoare numeric constant. Caracterele $ i % indic exprimarea n dolari, respectiv n procente. Pentru a introduce date de tip numeric formatai iniial celula n cauz pentru tipul Numeric. Apoi executai urmtoarele operaii : 1. Executai clic asupra celulei n care dorii s introducei numrul. 2. Tastai numrul 3. Executai clic pe o alt celul sau pe butonul numrul sau apsai tasta Enter) din bara de formule pentru a accepta din bara de formule

Dac dorim renunarea la acest numr vom executa clic pe butonul (sau vom apsa tasta Esc). Introducerea orei i a datei calendaristice

Data calendaristic poate fi afiat n 13 formate, iar ora n 8 formate prestabilite. Pentru introducerea acestor date, se pot utiliza litere mari i litere mici deoarece aceste se vor transforma automat in formatul standard. Pentru a introduce data calendaristic sau ora ntr-o celul, executai urmtoarele operaii: 1. Selectai celula n care se va introduce ora sau data calendaristic 2. Introducei ora sau data calendaristic dorit. 3. Executai clic pe o alt celul sau pe butonul Enter), pentru a fi acceptata valoarea introdus. din bara de formule ( sau apsai tasta

Introducerea rapida a datei curente Utilizatorul are posibilitatea de a introduce data curent n celula dorit, prin tastarea combinaiei de taste: Ctrl + : (dou puncte)

Introducerea rapid a orei curente Utilizatorul are posibilitatea de a introduce ora exact n celula dorit, prin tastarea combinaiei de taste: Ctrl +Shift + : (dou puncte) Formatarea la nivel de celul Prin operaia de formatare atribuim unele caracteristici referitoare la aspectul exterior al unor celule, linii sau coloane. Alinierea datelor ntr-o celul poate fi stabilit rapid cu ajutorul butoanelor din bara de formatare astfel: Alinierea la dreapta Alinierea la stnga Pozitionare centrat

MICROSOFT EXCEL
5

Pentru a alinia la stnga coninutul unei celule executai urmtoarele operaii: 1. Selectai datele care se doresc aliniate 2. Acionai butonul Align Left din bara de formatare Pentru a alinia la dreapta coninutul unei celule executai urmtoarele operaii: 1. Selectai datele care se doresc aliniate 2. Acionai butonul Align Right din bara de formatare

Pentru centra coninutul unei celule executai urmtoarele operaii: 1. Selectai datele care se doresc aliniate 2. Acionai butonul Center din bara de formatare

Formule de calcul i referirea celulelor O formul ncepe ntotdeauna cu un semn egal (=) care indic programului c trebuie s efectueze o operaie matematic. Un nume de funcie (SUM, n acest caz) este o prescurtare de la o formul pe care Excel tie s o execute. Referinele de celul aflate ntre paranteze formeaz argumentele care descriu un grup de celule n care se afl valori; n general un argument furnizeaz programului datele care trebuie s le prelucreze. O adres absolut este acea parte a referinei de celul care nu se schimb dac se copiaz sau se mut formula n foaia de calcul, n timp ce o adres relativ este referina de celul care poate fi modificat de program atunci cnd se execut o operaie de copiere sau de mutare. Un exemplu de adres relativ este B8; presupunnd c este utilizat ntr-o formul sau funcie care este apoi copiat ntr-o alt celul, Excel va actualiza adresa n funcie de noua locaie. n unele cazuri nu se dorete modificarea automat a adresei n timpul copierii; pentru a arta programului c nu se dorete actualizarea adresei, nainte de identificarea de coloan i/sau linie se va folosi simbolul $. De exemplu, transformarea adresei relative B8 ntr-o adres absolut este $B$8. remedierea se poate face prin forarea programului s nu schimbe adresa numitorului, furniznd n formul o adres absolut (B$9) Operatori i funcii Excel permite introducerea unor formule cu ajutorul operatorilor matematici +, , *, /, . Semnul este folosit pentru exponeniere, celelalte semne avnd semnificaia uzual din matematic. Ordinea n care se execut operaiile este urmtoarea: 1. + sau evaluarea semnului constantelor; 2. exponenierea (ridicarea la putere sau extragerea rdcinilor)

MICROSOFT EXCEL
6

* nmulire / mprire + adunare scdere Dac ntr-o expresie sunt dou sau mai multe operaii de acelai tip, Excel le va executa de la stnga la dreapta. Pentru a modifica ordinea operaiilor se poate folosi ncadrarea cu paranteze. Dac se cunoate numele funciei i se dorete o descriere detaliat a ei, se poate solicita acest lucru astfel: 1. se selecteaz Help Contents din bara de meniuri; va aprea o list de subiecte; 2. se selecteaz Reference Information Worksheet Functions; 3. se poate opta pentru listarea n ordine alfabetic a funciilor (Alphabetical List of Worksheet Functions). n continuare vom prezenta cteva dintre funciile reprezentative:

3. 4. 5. 6.

Fig.9

Funcia SUM sintax: = SUM (ref1, ref2, ) returneaz suma argumentelor. Argumentele (ref1, ref2) pot fi fie constante numerice, fie adrese de celule.

MICROSOFT EXCEL
7

Formula poate fi generat i cu instrumentul AutoSum astfel: se selecteaz celulele n care se afl valorile ce se doresc nsumate i se apas pe butonul din bara de instrumente. Funcia PRODUCT sintax: = PRODUCT (ref1, ref2) returneaz produsul argumentelor. n mod similar funciei SUM, argumentele pot fi constante sau adrese. Cu ajutorul ei se pot face i mpriri, prin plasarea cu argument a inversului numrului. Funcia QUOTIENT sintax: = QUOTIENT (ref1, ref2) funcia mparte numrul ref1 la numitor ref2, returnnd partea ntreag a mpririi (ctul). Funcia MOD sintax: = MOD (ref1, ref2) returneaz restul mpririi lui ref1 la ref2. Funcia SQRT sintax: = SQRT (ref1) returneaz rdcina ptrat a numrului ref1. Restricia este ca ref1 s fie un numr pozitiv. Un alt mod de a obine acelai rezultat este = ref1 0.5.

MICROSOFT EXCEL
8

Funcia SMPRODUCT sintax: = SUMPRODUCT (ref1, ref2) Fiecare argument reprezint un tablou; un tablou este un bloc de celule adiacente avnd m coloane i n rnduri (are dimensiune m n). Tablourile utilizate ca argumente trebuie s aibe dimensiuni identice. Returneaz suma produselor valorilor din celulele unei coloane sau linii. Funcia COUNT Sintax: = COUNT (ref1, ref2) Funcia numr intrrile corect introduse, ca i alte valori care pot fi interpretate ca numere (date calendaristice) Dac se dorete numrarea tuturor datelor cu excepia celor vide se folosete funcia COUNTA, care are aceeai sintax. Funcia MIN sintax: = MIN (ref1) Determin valoarea minim a unei serii de date. Funcia MAX are aceeai sintax ca funcia MIN, determinnd valoarea maxim dintr-o serie de date. Funcia AVERAGE sintax: = AVERAGE (ref) returneaz media aritmetic. Pentru a data automat o foaie de calcul este suficient s se introduc ntr-una din celulele ei urmtoarea formul: = NOW ( ) Funcia NOW nu necesit nici un argument i se returneaz data i ora curent de sistem. Pentru a obine numai data (fr marcarea timpului) se utilizeaz funcia TODAY care are urmtoarea sintax: = TODAY ( )

Sortarea datelor Atunci cnd datele sunt introduse ntr-un tabel, nu se ine seama de ordinea n care vor fi utilizate. Pentru a realiza sortarea datelor dintr-un tabel se vor parcurge urmtorii pai: se vor selecta toate datele din tabel, cu excepia titlului, etichetelor de coloan i a totalurilor; se va selecta din bara de meniuri Data Sort i va aprea caseta de dialog Sort

MICROSOFT EXCEL
9

Dup identificarea cheilor de sortare se alege modul de sortare cresctoare (Ascending) sau descresctor (Descending). Dac tabelul are etichete de coloan se va selecta My List Header Row, n caz contrar No Header Row. Dac se dorete schimbarea ordinii sortrii se va selecta butonul Options. Pentru a stabili o alt ordine de sortare dect cea implicit se va selecta butonul Options din caseta: de dialog Sort.

Opiunile din caseta de dialog Sort Options sunt urmtoarele: First Key Order care are ca setare implicit Normal, prin care textul este sortat de la A la Z (ordine cresctoare) sau de la Z la A (ordine descresctoare), dup cum se specific n caseta de dialog Sort. Ordinea cresctoare conform ordinii de sortare Normal se realizeaz astfel: dac valorile sunt numere, atunci primele din serie vor fi valorile negative, se va continua cu numerele pozitive; textul va fi sortat de la A la Z fr s se in cont dac literele sunt mari sau mici. Dac sunt utilizate valori logice, FALSE va aprea naintea lui TRUE; Mesajele de eroare, cum ar fi #NAME?, sunt sortate n ordinea n care apar n foaia de lucru; Celulele vide sunt poziionate la sfrit, indiferent de ordinea de sortare. Numerele introduse ca text, ca de exemplu ONE, sunt sortate naintea oricrui text.

MICROSOFT EXCEL
10

Celelalte opiuni sunt folosite pentru sortarea datelor calendaristice (ani, luni, zile) aezate n ordine natural. Case Sensitive va face diferena ntre literele mari i cele mici, astfel nct literele mari vor fi puse naintea literelor mici atunci cnd se ordoneaz cresctor. Orientation determin direcia n care se va efectua cutarea elementelor care trebuie sortate. Dac sunt organizate pe coloane se va opta pentru Sort Top to Bottom; dac sunt dispuse pe linii Sort Left to Right. Trasarea graficelor Pentru a realiza un grafic se parcurg urmtorii pai: 1. Selectai datele din foaia de calcul pentru reprezentarea crora se dorete trasarea graficului; se include coloanele sau rndurile care conin valorile numerice i textul titlurilor acelor coloane sau rnduri; 2. Selectai un clic pe butonul ChartWizard ? care se gsete n bara de instrumente standard; indicatorul se va transforma ntr-o urm fin; 3. Se va marca zona dreptunghiular ce va conine graficul; 4. ChartWizard va prezenta diferite opiuni ntr-o serie de casete de dialog. Dup efectuarea alegerii, n fiecare caset de dialog se va selecta butonul Next; 5. Dup efectuarea alegerilor n ultima caset se va selecta Finish.

Dac se constat c ntr-o etap trebuia rspuns n mod diferit exist dou metode pentru a schimba alegerea: 1. Se selecteaz butonul Back n loc de Next cnd se va reveni la caseta de dialog anterioar; 2. Se apas butonul Cancel i se reia lucrul.

MICROSOFT EXCEL
11

Adugarea unei serii de date ntr-un grafic se pate face prin metoda drag-and-drop, care implic urmtoarele operaii: 1. Selectai seria de date care urmeaz a fi introduse n grafic; 2. Deplasai indicatorul de celul pe conturul zonei selectate, astfel nct acesta s se transforme ntr-o sgeat; 3. Cnd indicatorul sgeat se gsete n interiorul suprafeei graficului, eliberai butonul mouseului.

MICROSOFT EXCEL
12

Un grafic poate fi creat ca o foaie de lucru prin selectarea din bara de meniuri Insert Chart As New Sheet sau prin poziionarea cursorului mouse-ului pe eticheta foii, apsarea pe butonul din dreapta i selectarea Insert Chart (se va deschide caseta de dialog Chart Wizard Step 1). Pentru a redimensiona un grafic se va efectua un clic pe grafic; va aprea un set de ptrate mici; plasarea cursorului pe unul din aceste ptrate va avea ca efect transformarea acestuia ntr-o sgeat dubl ; innd apsat butonul drept al mouse-ului graficul va putea fi adus la dimensiunea dorit. Mutarea unui grafic n interiorul foii de lucru se face prin selectarea graficului, plasarea cursorului n interiorul graficului astfel nct acesta trage sgeata, i eliberarea butonului cnd aceasta a ajuns n poziia n care se dorete s se mute graficul. Dac se dorete dispunerea graficului ntr-o alt foaie de calcul se va selecta graficul, iar din bara de meniuri se va alege Edit Cut, apoi cursorul mouse-ului va fi plasat n noua foaie de calcul la coordonatele dorite; selectnd Edit Copy graficul va fi plasat n noua locaie.

Referent de specialitate: profesor Anca Ileana, Liceul Teoretic Grigore Moisil Bucuresti Excel este marca inregistrata a companiei Microsoft.