PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ASRAMA

A. Tanggungjawab Pengetua/Guru Besar

Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu melaksanakan/menyediakan perkara yang berkaitan
dengan pengurusan dan pentadbiran asrama iaitu:

1. Dasar
1.1. Visi dan Misi
1.2. Falsafah dan Matlamat
1.3. Peraturan Asrama
1.4. Pengambilan dan Pemilihan Penghuni Asrama

2. Pengurusan dan Pentadbiran Asrama

2.1. Penasihat semua jawatankuasa di asrama.
2.2. Menyediakan struktur organisasi pengurusan asrama.
2.3. Mengagihkan tugas kakitangan asrama.
2.4. Mengurus pelantikan warden.
2.5. Menyediakan, mengawalselia pejabat pentadbiran asrama dan rumah warden.
2.6. Mengurus, memantau dan menguatkuasa Kontrak Bekalan Makanan Bermasak/
Mentah, Perkhidmatan Kawalan Keselamatan dan Perkhidmatan Pembersihan
Kawasan.
2.7. Mengurus pembangunan dan penyelenggaraan fizikal bangunan, peralatan dan
kemudahan asrama.
2.8. Memaklumkan dan menghantar semua laporan yang berkaitan dengan kes-kes
keracunan makanan, dendaan dan kes-kes yang melanggar perjanjian kontrak
penswastaan kepada Jabatan Pelajaran Negeri.

3. Pengurusan dan Pentadbiran Kewangan

3.1. Menentukan keperluan peruntukan asrama dan Anggaran Belanja Mengurus
mencukupi.
3.2. Memastikan buku tunai asrama diurus mengikut kehendak Pekeliling Kewangan
3.3. Menentukan Wang Bantuan Makanan, Wang Lebihan Makanan, LPBT, yuran
asrama
3.4. Mengawalselia semua pungutan yuran di asrama.
3.5. Mengurus pembayaran tuntutan bekalan makanan bermasak/mentah kepada
pembekal setiap dua minggu sekali.
3.6. Memastikan semua jenis pembayaran dijelaskan oleh kontraktor atau pihak
lain (seperti pihak yang menyewa bangunan asrama) kepada asrama supaya tidak
berlaku Akaun Belum Terima (ABT).
 3.7. Memastikan pihak kontraktor telah menjelaskan semua tanggungan yang
berkaitan dengan asrama seperti bil air, bil elektrik, kerosakan peralatan, dan
premis sebaik sahaja kontrak tamat.

4. Pengurusan Penghuni Asrama

4.1. Akademik
4.1.1.Mempastikan jadual penghuni asrama dirancang dan disediakan secara
sistematik.
4.1.2.Mempastikan jadual 'prep' dipatuhi sepanjang masa.
4.1.3.Melantik warden yang bertanggungjawab menyelia perjalanan jadual 'prep'
setiap hari
4.1.4.Menyediakan tempat 'prep' yang selesa
4.1.5.Merancang dan melaksanakan kelas tambahan.
4.1.6.Menyediakan perpustakaan, buku rujukan, komputer serta kemudahan
pengajaran dan pembelajaran yang mencukupi.
4.1.7.Merangka, merancang, melaksana, memantau dan menilai program
peningkatan dan kecemerlangan akademik menerusi perancangan strategik
jangka pendek dan jangka panjang

4.2. Disiplin
4.2.1.Mempastikan peraturan asrama dipatuhi oleh penghuni dan waris serta
dikuatkuasakan pelaksanaannya.
4.2.2.Menyediakan sistem pemantauan disiplin yang sesuai dan mampu
menangani permasalahan penghuni asrama

4.3. Kokurikulum dan Sukan

4.3.1.Mempastikan semua penghuni asrama mengambil bahagian di dalam semua
aktiviti kokurikulum dan sukan di asrama.
4.3.2.Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.
4.3.3.Menyediakan jurulatih dan pembimbing.
4.3.4.Mengadakan pertandingan antara dorm atau asrama.
4.3.5.Mengadakan lawatan sambil belajar/integrasi/program pertukaran pelajar.
4.3.6.Memastikan penghuni asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran
Pejabat Pelajaran Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian
Pelajaran Malaysia dan agensi luar.

4.4. Pembangunan Sahsiah

4.4.1.Mengadakan kursus-kursus motivasi, kepimpinan dan ketahanan diri.
4.4.2.Mengadakan kelas Fardhu Ain
4.4.3.Mengadakan sesi kaunseling.
 4.4.4.Menganjurkan majlis-majlis sempena hari kebesaran Islam.
4.4.5.Mengadakan program penghayatan sempena hari kemerdekaan/kebesaran
Negara

4.5. Kebajikan
4.5.1. Mempastikan kebajikan penghuni asrama dititikberatkan seperti
penyediaan tempat tinggal yang kondusif.
4.5.2. Mempastikan penghuni asrama yang sakit diberikan rawatan yang sewajarnya
4.5.3. Mempastikan tempat tinggal warden dalam keadaan yang selamat dan baik.
4.5.4. Mewujudkan Tabung Kebajikan Penghuni Asrama (mesti mendapat
kelulusan Jabatan Pelajaran Negeri).
4.5.5. Menubuhkan Majlis Perwakilan Ibu bapa yang terdiri daripada ibu
bapa/waris penghuni.

5. Memahami dan melaksanakan surat pekeliling dan arahan berkaitan dengan asrama.

B. Tanggungjawab Penolong Kanan Pentadbiran

1. Melaksanakan program peningkatan akademik penghuni asrama

2. Kewangan asrama Tanggungjawab

C. Penolong Kanan Kokurikulum

1. Mempastikan semua penghuni asrama mengambil bahagian di dalam semua aktiviti kokurikulum
dan sukan di asrama.
2. Menyediakan kemudahan, tempat dan peralatan yang mencukupi.
3. Menyediakan jurulatih dan pembimbing.
4. Mempastikan penghuni asrama menyertai pertandingan-pertandingan anjuran Pejabat Pelajaran
Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran Malaysia dan agensi luar.

D. Tanggungjawab Penolong Kanan Hal Ehwal Murid

Selaku pentadbir sekolah, beliau perlu melaksanakan dan menyediakan perkara-perkara
yang berkaitan dengan pentadbiran dan pengurusan asrama iaitu :

1. Menentukan sistem kemasukan dan penempatan pelajar ke asrama.

2. Membantu dalam perlantikan warden asrama.
3. Melaksanakan program bagi Peningkatan Prestasi Akademik Penghuni Asrama.
4. Membantu dan memantau kewangan asrama. Menyelaraskan semua pungutan wang
seperti pungutan yuran asrama, Buku Tunai, Buku Resit dan Buku Stok.
5. Membantu mengurus kakitangan asrama.
6. Mempastikan pengurusan kesihatan penghuni asrama dijaga.
7. Mempastikan penyeliaan makanan dipantau mengikut jadual/menu yang ditetapkan.
8. Mempastikan premis asrama dijaga dengan bersih dan selamat.
9. Membantu dalam pengurusan sebut harga/tender makanan asrama sekolah.
10. Mempastikan kemudahan rekreasi mencukupi di samping menggalakkan
penyertaan penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
11. Menjadi Pengerusi Lembaga Pengawas Asrama.
12. Bertanggungjawab atas keselamatan penghuni disamping menggalakkan penyerta
penghuni asrama dalam aktiviti riadah dan kokurikulum.
13. Menyelia supaya penggunaan air dan elektrik tidak berlaku pembaziran.
14. Menyelaraskan penyediaan Laporan Harian Asrama dan Laporan Bulanan Asrama.
15. Melaporkan segera sebarang kes kecemasan yang berlaku di asrama kepada Guru
Besar.
16. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

E. Tugas-tugas Ketua Warden

1. Mewakili Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan Hal Ehwal Murid seperti yang

diarahkan.
2. Menentukan dasar-dasar asrama yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan
dan Pentadbiran Asrama dilaksanakan sepenuhnya.
3. Menyelia dan menyelaras tugas-tugas warden.
4. Memeriksa Buku Laporan Harian Warden dan melaporkannya kepada Penolong Kanan
Hal Ehwal Murid.
5. Mengadakan mesyuarat dengan warden-warden asrama sekurang-kurangnya sebulan
sekali dan merekodkan mesyuarat tersebut untuk dikemukakan kepada Pengetua/Guru
Besar.
6. Bertanggungjawab dalam pengurusan disiplin, kaunseling dan program pembangunan
insan di asrama.
7. Mempastikan warden menjalankan tanggungjawabnya.
8. Membantu menguruskan kemasukan penghuni baru seperti penyediaan
borang/dokumen, taklimat kemasukan dan orientasi penghuni baru dan sebagainya.
9. Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan oleh pihak pentadbir.

F. Tugas-Tugas Warden

1. Menguatkuasakan/mempastikan peraturan asrama dipatuhi dan mengambil tindakan

atas hal-hal berkaitan disiplin berdasarkan prosedur yang ditetapkan.
2. Menyemak, menyiasat serta mengambil tindakan susulan di atas laporan harian
pengawas dan Ketua Dormitori.
3. Menyediakan laporan harian untuk tindakan Pengetua/Penolong Kanan HEM.

4. Menyelia/memantau aktiviti-aktiviti harian dan berkala; contohnya :

4.1. Kelas persediaan
4.2. Waktu Solat
4.3. Waktu makan
4.4. Kelas fardu ainKelas Agama
4.5. Aktiviti gotong-royong
4.6. Pertandingan antara dormitory
4.7. Pertandingan Makan Beradab
4.8. Aktiviti Sukan dan Kokurikulum

5. Memantau Pengawas bertugas menjalankan "roll-call".

6. Mengadakan pemeriksaan dan "roll-call" mengejut.
7. Menguruskan kebenaran keluar / masuk penghuni asrama
8. Mengadakan perjumpaan mingguan dengan Lembaga Pengawas Asrama dan Ketua-
Ketua Dormitori.
9. Mengadakan pemeriksaan dan membuat laporan harian dormitori, bilik-bilik khas,
tandas, bilik air, persekitaran serta dewan makan.
10. Mengurus murid sakit dan urusan yang berkaitan dengannya.
11. Memantau dan memeriksa laporan prestasi akademik serta mengambil tindakan susulan
yang sesuai.

12. Membuat persediaan untuk mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan dan Pentadbiran

Asrama:
12.1. Minit Mesyuarat terdahulu.
12.2. Laporan bulanan asrama.
12.3. Pembentangan aktiviti dan takwim bulan berikut.

13. Mesyuarat/Perjumpaan Warden dengan Lembaga Pengawas Asrama sekurang-

kurangnya sebulan sekali

14. Membantu mengurus kemasukan penghuni asrama.

14.1. Penyediaan borang/dokumen.
14.2. Taklimat kemasukan.
14.3. Orientasi penghuni baru.

15. Menyediakan Takwim serta Jadual Harian Asrama.

16. Menyediakan Anggaran Belanjawan Aktiviti Tahunan Asrama.
17. Mengumpul data/maklumat penghuni untuk :-
17.1. Menganalisa prestasi akademik/peperiksaan.
17.2. Menghantar Borang Kutipan Data Asrama ke Jabatan Pelajaran Negeri.
18. Menganjurkan aktiviti/kursus/seminar/bengkel.
19. Mengadakan perjumpaan dengan waris.
20. Mengadakan Latjhan Kecemasan.
21. Memantau peralatan, kemudahan serta perkara-perkara yang berkaitan dengan
keselamatan.
22. Menyelia dan memantau kebajikan penghuni berkaitan :-
22.1. Makanan
22.2. Keselesaan di asrama
22.3. Kesihatan
22.4. Keselamatan
22.5. Biasiswa
23. Membantu Penyelia Asrama dalam pungutan yuran-yuran asrama,
perkhidmatan pembersihan, keselamatan dan penguatkuasaan kontrak bekalan makanan
asrama semasa ketiadaan Penyelia Asrama.
24. Menjalankan tugas-tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar dan Penolong
Kanan HEM.

G. Tugas-tugas Penyelia Asrama

1. Pentadbiran
1.1 Menyelia kakitangan asrama, perkhidmatan keselamatan dan pembersihan
1.2 Mengurus inventori asrama
1.3 Mengurus stor-stor asrama
1.4 Menyediakan rekod-rekod pelajar yang tinggal di asrama.
1.5 Menyediakan jadual tugas harian/bulanan bagi kakitangan asrama.
1.6 Mengurus Pejabat Asrama dan mempastikan perkara-perkara berikut teratur dan
kemas.
1.6.1 Sistem Fail
1.6.2 Data-data
1.6.3 Peralatan dan perabot serta susun aturnya
1.6.4 Buku Stok/lnventori peralatan, perkakas, perabot, dan Iain-Iain
1.6.5 Pekeliling-pekeliling yang berkaitan asrama
1.6.6 Buku Laporan Prestasi Kontraktor
 1.7 Membantu warden dalam urusan/proses pengambilan dan pendaftaran penghuni
baru
1.8 Mempastikan hapuskira peralatan dan perabot asrama/dewan makan diuruskan.
1.9 Bertanggungjawab melaporkan sebarang kerosakan kepada Pengetua/Guru
Besar dan mengambil tindakan susulan setelah mendapat kebenaran.
1.10 Mengumpul maklumat dari pihak yang berkaitan, menyediakan data dan
menghantarkannya kepada pihak-pihak yang memerlukan.
1.11 Membantu menjayakan aktiviti asrama.
1.12 Menghadiri mesyuarat, taklimat serta kursus yang berkaitan.
1.13 Mengurus hal-hal berkaitan penggunaan asrama oleh pihak luar.
1.14 Membantu tugas-tugas warden ketika ketiadaan warden di asrama.
1.15 Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar atau Penolong
Kanan HEM.

2. Kewangan
2.1 Membantu mengurus permohonan dan pembelian barang-barang dan peralatan untuk
kegunaan asrama setakat mana diarahkan.
2.2 Membantu menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.
2.3 Membantu membuat pembayaran bil-bil asrama.
2.4 Membantu mengurus buku tunai asrama.
2.5 Membantu menutup akaun asrama setiap hujung bulan.
2.6 Membantu membuat penyata audit setiap hujung tahun.
2.7 Membantu menuntut PCG asrama dan pelarasan jika ada.
2.8 Membantu mengutip yuran asrama.
2.9 Membantu memohon kelulusan menggunakan Wang Lebihan Makanan Asrama
ke Jabatan Pelajaran Negeri/Kementerian Pelajaran Malaysia.

3. Kontrak Penswastaan
3.1 Bekalan Makanan Bermasak
3.1.1 Mengawal kebersihan makanan dan minuman serta pekerja dewan
makan mengikut garis panduan kesihatan.
3.1.2 Mengemukakan laporan bulanan makanan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
3.1.3 Mengemukakan laporan makanan tahunan ke Kementerian Pelajaran Malaysia.
3.1.4 Bertanggungjawab sepenuhnya berkaitan bekalan makanan :
i. Mengisi Borang Pesanan (Jadual 8)
ii. Menerima dan memeriksa bahan mentah
iii. Mendapatkan pengesahan atau persetujuan Pengetua/Guru Besar
jika berlaku pertukaran bahan/menu
iv. Memantau proses penyediaan makanan.
v. Mengurus buku laporan harian bekalan bermasak.
 vi. Mempastikan kontraktor mematuhi perjanjian kontrak daripada aspek
bahan mentah, menu, spesifikasi dan masa yang ditetapkan.

3.1.5 Mempastikan premis.perabot dan peralatan selamat digunakan

3.1.6 Mempastikan kontraktor mematuhi peraturan/garis panduan berkaitan pekerja
yang dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran, Kementerian Kesihatan dan Pihak
Berkuasa Tempatan.
3.1.8 Mempastikan penerimaan bahan mentah mencukupi dan berkualiti.
3.1.9 Membantu menguatkuasakan perkara-perkara yang berkaitan dengan
pengurusan tender bekalan makanan asrama.

3.2 Kawalan Keselamatan

3.2.1 Mempastikan pengawal keselamatan menjalankan tugas seperti dalam
perjanjian kontrak
3.2.2 Menghantar laporan bulanan kepada pihak pengurusan sekolah.

3.3 Pembersihan Kawasan

3.3.1 Mempastikan kerja-kerja pembersihan kawasan dijalankan seperti di
dalam perjanjian kontrak.
3.3.2 Menghantar laporan bulanan kepada pihak yang bertanggungjawab.

4. Kebajikan
4.1 Pengurusan bilik-bilik sakit.
4.2 Pengurusan ubat-ubatan, rawatan segera bagi sakit-sakit biasa
4.3 Memben bantuan pertolongan cemas kepada penghuni asrama.
4.4 Mengadakan rekod-rekod tertentu darl segi kesihatan pelajar dan urusan yang berkaitan
dengannya.

5. Fizikal
5.1 Menjaga kebersihan kawasan asrama termasuk bangunan-bangunan.
5.2 Melaporkan kerosakan harta benda kerajaan.
5.3 Menjaga alatan-alatan dan kemudahan-kemudaan di asrama
5.4 Menjalankan pemeriksaan setiap pagi untuk menentukan kebersihan
dormitori, tandas, bilik air, bilik-bilik khas, surau dan persekitaran asrama dalam keadaan
bersih, teratur dan diurus rapi.
5.5 Menghantar laporan bulanan Pembersihan Kawasan asrama.

6. Keselamatan
6.1 Mempastikan semua peralatan keselamatan di asrama berfungsi dengan baik.
6.2 Mempastikan persekitaran asrama selamat.
 6.3 Mempastikan semua penyelenggaraan asrama dibaiki segera.
6.4 Mempastikan semua pendawaian dan peralatan elektrik selamat digunakan.

H. Tugas-tugas Guru-guru Asrama

Semua guru sekolah adalah guru asrama

1. Merancang dan melibatkan diri dalam aktiviti Kurikulum, HEM dan Kokurikulum untuk
pelajar asrama
2. Menjalankan aktiviti secara berjadual di asrama
3. Membuat sekurang-kurangnya sekali perjumpaan dalam sebulan dengan pelajar
homeroom dibawah seliaan
4. Memastikan pelajar asrama berada di asrama untuk ‘prep’ petang dan ‘prep’ malam