BAHAGIAN PENDIDIKAN TEKNIK DAN VOKASIONAL,

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,

ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA.

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD NAMA DAN

PROGRAM / PROGRAM
FB-024-3:2012 OFFICE ADMINISTRATION SUPERFISION
CODE AND NAME

TAHAP / LEVEL L3

NO DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI/
COMPETENCY UNIT FB-024-3:2012 C07 EVENT ARRANGEMENT ASSISTANCE
NO.AND TITLE

1. CONFIRM EVENT ARRANGEMENT REQUIREMENTS

NO DAN PERNYATAAN
AKTIVITI KERJA / WORK 2. PERFORM EVENT ARRANGEMENT ASSISTANCE
ACTIVITIES NO AND 3. REPORT EVENT ARRANGEMENT ASSISTANCE
STATEMENT
ACTIVITIES

ID UNIT KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT ID FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka : 1 Drp : 13

TAJUK / TITLE: PENGURUSAN ACARA

TUJUAN / PURPOSE :

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan kepada pelatih langkah

pengesahan keperluan susunan program dengan kaedah yang bersesuaian.

PENERANGAN
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:2Drp:13

1.0 PENCAPAIAN PERANCANGAN ACARA

Peristiwa penting adalah hanya satu cara untuk menandakan satu titik penting
dalam projek / acara.Contoh boleh termasuk:
i. Projek Kick-Off
ii. Design lengkap
iii. Fasa 1 Lengkap
iv. Dokumen yang dimuktamadkan

1.1 Kelebihan Menggunakan Pencapaian dalam Acara Projek

Apabila mewujudkan carta Gantt, peristiwa penting menyediakan cara

yang sangat mudah untuk melihat tarikh penting dengan pantas. Ini membolehkan
orang lain yang melihat carta gantt anda dengan cepat melihat tarikh-tarikh penting
yang besar. Ia juga satu perasaan yang hebat untuk melengkapkan pencapaian
dan memeriksa ia di luar apabila ia selesai.

Peristiwa A adalah acara yang menerima perhatian khusus. Ia sering diletakkan di

akhir peringkat untuk menandakan penyiapan pakej kerja atau fasa. Pencapaian
boleh diletakkan sebelum akhir fasa supaya tindakan pembetulan boleh diambil,
jika masalah timbul, dan deliverable boleh disiapkan tepat pada masanya.
Selain isyarat penyiapan deliverable utama, peristiwa penting juga mungkin bererti
satu keputusan penting atau terbitan sekeping kritikal maklumat, yang
menggariskan atau memberi kesan kepada masa depan sesuatu projek. Dalam
pengertian ini, peristiwa penting bukan sahaja menandakan jarak perjalanan
(peringkat utama dalam projek) tetapi juga menunjukkan arah perjalanan sejak
keputusan penting yang dibuat pada pencapaian boleh mengubah laluan melalui
pelan projek.

1.2 Membangunkan Timeline Acara

Membangunkan garis masa, termasuk peristiwa penting tertentu dan tarikh-tarikh

tersebut, harus menjadi salah satu tugas pertama bagi jawatankuasa perancang
acara / pasukan. Menggunakan garis masa akan membantu anda untuk memantau
kemajuan ke arah kemudian acara. Garis masa hendaklah mengenal pasti orang
yang bertanggungjawab untuk setiap tugas. Pengerusi jawatankuasa perancang
perlu mengedarkan garis-masa kepada semua ahli jawatankuasa dan
mengemaskinikannya pada biasa

2.0 Pelan Milestone & Gantt Chart

NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:3Drp:13

Perancangan adalah salah satu rahsia utama kepada kejayaan perlaksanaan

projek / acara, seperti sesiapa sahaja yang telah terlibat dalam penempatan
semula atau projek utama yang tahu. Kunci kepada perancangan yang baik adalah
semata-mata untuk mendapatkan pasukan bercakap dan berfikir tentang apa yang
perlu dilakukan, dan kemudian gunakan carta untuk berkomunikasi bahawa kepada
orang lain.
Dua teknik perancangan mudah adalah berguna untuk Projek / Event Pasukan;
Milestone Rancang carta Gantt yang ditunjukkan di bawah.

1. Pelan Milestone memberi tumpuan terutamanya pada-tarikh akhir

yang mana sesuatu perlu lengkap atau dengan mana objektif tertentu
perlu dicapai.

2. Peguam atau Gantt Carta tumpuan lebih kepada aktiviti-aktiviti yang

akan dijalankan untuk menyiapkan projek itu.

Kedua-duanya adalah tidak ternilai dalam memaksa Pasukan Projek untuk berfikir
melalui perincian apa yang perlu dilakukan, apa keutamaan dan Perhubungan ini, dan
kemudian sebagai satu cara untuk berkomunikasi niat kepada orang lain dalam
gambar rajah atau gambar.

Contoh gambar rajah : Carta Gantt

NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:4Drp:13

Contoh gambar rajah : Plan Milestone

3.0 PROGRAM ACARA

3.1 Pertimbangkan tujuan, matlamat, dan penonton untuk acara tiga hingga empat
bulan sebelum acara tersebut.

3.2 Mengenal pasti aktiviti dan perintah program dua hingga tiga bulan terlebih
dahulu.

3.3 Melantik pengacara satu.

3.4 Menentukan penceramah-nombor penceramah diperlukan untuk acara tersebut

dan dalam apa perintah.

3.4.1 Menulis skrip atau titik bercakap.

3.5 Susun untuk reka bentuk program dicetak. Pertimbangkan menggunakan

pereka
sama seperti initiations untuk mengekalkan kelihatan konsisten.
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:5Drp:13

3.6 Meluluskan program akhir empat minggu sebelum acara.

3.7 perintah Speaker bergantung kepada acara itu.

3.8 program Cetak seminggu sebelum walaupun untuk membolehkan perubahan

saat akhir.

3.9 Untuk membuat program acara yang anda perlu mempunyai semua maklumat t
Tentang acara tersebut. Kemudian buka kedai gambar pada komputer anda
dan
membuat program dengan menggunakan semua maklumat acara di dalam
program ini.

3.10 Hari Penuh Contoh Acara Programmer

Time Activity

9.00am – 9.30am : Welcome, registration and Icebreaker:

Chinese Business Cards

9.30am – 12.30pm : Creative Juices

Teams will source ingredients, create their

unique smoothie flavor at the blending
stations, and come up with a marketing pitch
to impress the panel of judges
☑ Customer relationship management
☑ Project planning / time management
☑ Cross functional co-operation
☑ Negotiation skills

 12.30pm – 1.30pm : Lunch

1.30pm – 4.30pm :Flat Out F1

NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:6Drp:13

4. PROSEDUR PERISTIWA DAN KEPERLUAN

4.1 Mewujudkan strategi untuk bekerja dengan pihak berkuasa

Perundingan dan komunikasi dengan pihak berkuasa adalah satu proses yang
berterusan, titik pertama panggilan sebagai pihak berkuasa atau organisasi yang
bertanggungjawab bagi tapak atau tempat.Peranan dan tanggungjawab penganjur
acara dan pengendali tempat perlu dinyatakan dengan jelas. Sebagai contoh,
peserta pameran di tempat tertentu akan dikehendaki: -

i. Memastikan kesihatan dan keselamatan peraturan-peraturan

persekutuan, negeri atau wilayah tempat kerja yang relevan
dipenuhi, dan melantik seorang yang berkelayakan sebagaimana
tempat kerja kesihatan dan keselamatan pegawai.

ii. Akaun untuk keselamatan dan kelakuan kakitangan dan kontraktor

kecil di tempat tersebut.

iii. Bertanggungjawab bagi semua struktur, memaparkan, kenderaan,

demonstrasi dan kakitangan yang berkaitan dengan acara mereka.

iv. Display sesuai papan tanda amaran keselamatan di semua dok

muatan dan pintu masuk.

4.2 Membangunkan rancangan dan prosedur untuk menangani keperluan kawal

selia

i. Tanggungjawab perlu diberikan untuk membangunkan dan

mendokumentasikan prosedur khusus yang menangani keperluan
peraturan acara.

ii. Tugas kritikal perlu dikenal pasti dan diperuntukkan, dengan tempoh
masa untuk siap. Seperti semua perancangan pengurusan risiko
dan luar jangka

iii. Prosedur insiden kritikal berhubung dengan semua keperluan

peraturan perlu diselesaikan.

iv. Taklimat kepada kakitangan, pemegang kepentingan dan

sukarelawan adalah bentuk penting dalam komunikasi yang
sepatutnya berlaku secara berterusan.
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:7Drp:13

5. KEMAHIRAN KOMUNIKASI

Antara kemahiran lain yang diperlukan dalam perancang acara, kemahiran

komunikasi yang baik adalah satu kemestian sebagai dia mesti bekerja dengan
baik dengan orang lain. Mereka juga mungkin bekerja pada 2-3 projek pada masa
dan kemahiran berbicara adalah penting dalam situasi seperti ini. Ia hanya
kemahiran komunikasi yang berkesan yang akan membantu mereka mendapatkan
pekerjaan mereka dilakukan dengan baik dan pada masa. Komunikasi yang lemah
hanya akan membawa kepada pembaziran masa dan juga boleh menghalang
kemajuan acara tersebut.
Bagaimana anda bercakap dengan pelanggan-pelanggan anda dan juga tenaga
kerja anda akan menentukan kemahiran komunikasi anda. Kita tidak harus lupa
etika telefon dan juga, yang merupakan bahagian penting dalam kemahiran
komunikasi yang baik. Menghadapi masalah komunikasi di kalangan satu sama
lain adalah perkara biasa dalam perancangan acara. Untuk memastikan masalah
yang berkaitan dengan kemahiran komunikasi di teluk, seseorang itu perlu
membayar perhatian kepada yang berikut:

i. Meningkatkan kemahiran mendengar.

ii. Mengatasi halangan bahasa.
iii. Berkesan membaca bahasa badan rakyat.
iv. Gunakan rangkaian sosial untuk faedah anda.
v. Pengaruh pasukan anda untuk meningkatkan prestasi.
vi. Kenal pasti sebarang personaliti kesat dan tahu bagaimana
untuk
berurusan dengan mereka.
vii. Berurusan dengan konflik di tempat kerja.

Ingatlah bahawa jika anda mempunyai kemahiran komunikasi yang berkesan,

maka separuh tugas menganjurkan acara itu dilakukan. Berbudi bahasa dan sopan
manakala tidak kehilangan kesabaran anda hanya boleh meninggalkan imej yang
positif kepada pelanggan anda, walaupun dia fuming pada anda. Seseorang boleh
menyembuhkan hubungan dan bergerak ke hadapan di tempat kerja dengan
kemahiran komunikasi yang baik hanya mudah. Orang akan merasa
menyeronokkan untuk bekerja dengan anda.

Kepentingan kemahiran komunikasi semasa perancangan acara terletak pada

hakikat bahawa anda akan bekerja dengan banyak orang lain. Komunikasi akan
menjadi sebahagian daripada kerja harian anda. Anda perlu berupaya untuk
berkomunikasi dengan baik dengan orang lain sama ada secara lisan atau bertulis.
Sekurang-kurangnya, anda akan memerlukan kemahiran komunikasi yang baik
untuk memujuk mereka untuk berusaha ke arah hosting acara tersebut.
 NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:8Drp:13

6.1 Mesyuarat

Mesyuarat ialah perhimpunan orang untuk perbincangan atau tujuan lain. Ia juga
merupakan salah satu kaedah lisan utama komunikasi dalam perniagaan untuk
mencapai beberapa tujuan: -
1. Untuk berunding
2. Untuk membuat atau mencapai keputusan bersama dengan cara
demokrasi
3. Merangsang idea-idea baru
4. Taklimat kakitangan dengan kaedah baru
5. Melaporkan balik dan / atau menilai kemajuan
a) Menyelaras aktiviti
b) Berunding perjanjian semua
c) Consulting, menyiasat / menemuramah
d) Perancangan atau mewujudkan dasar-dasar baru
e) Menjalankan prosiding tatatertib
f) Mempunyai maklumat yang terkandung dalam karya-
karya /
surat tersedia untuk rujukan cepat dan mudah.

Contoh gambar rajah

6.2 Mesyuarat Penganjur

Mana-mana pertubuhan akan menganjurkan mesyuarat berkomunikasi dan

membincangkan apa-apa yang melibatkan acara itu yang akan berlaku.

6.3 Jenis-jenis Mesyuarat

Mesyuarat biasanya diklasifikasikan sebagai "rasmi" atau "tidak rasmi"

seperti:

6.3.1 Kebanyakan mesyuarat rasmi:

a. Menjelaskan Berkanun
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:9Drp:13

b. Mesyuarat Lembaga Pengarah

c. Mesyuarat Agung Tahunan
d. Mesyuarat Tahunan tetamu tambahan Biasa
e. Mesyuarat Jabatan
f. Mesyuarat Acara Khas

 6.3.2 Mesyuarat formal

a. Mesyuarat formal dijalankan dengan cara yang formal.

b. Mesyuarat formal dijalankan dengan satu set agenda.
c. Mesyuarat formal diadakan pada tarikh yang ditetapkan.
d. Mesyuarat formal dipengerusikan oleh seorang pengerusi
e. Mesyuarat formal dijalankan dengan setiausaha yang terlibat untuk
mencatatkan minit.

6.3.3 Pertengahan

a. Jawatankuasa Penasihat
b. Kumpulan Sukarela
c. Pasukan Projek
d. Jawatankuasa Khas
e. Pengurusan

6.3.4 Mesyuarat rasmi Least

a. Taklimat Kemajuan
b. Brainstorming
c. Pihak Kerja
d. Kumpulan Latihan
e. Penyelesaian masalah

6.3.5 Mesyuarat Tidak Formal

a. Tiada formaliti dibentangkan prosedur

b. Ketua Kumpulan
c. Dirakam dalam bentuk nota
d. Mesyuarat formal kurang tegar
e. Mesyuarat formal boleh diadakan pada bila-bila masa dan untuk apa-apa
sebab.

6.4 Bermakna komunikasi untuk memberitahu ahli-ahli

NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:10Drp:13

Untuk mesyuarat kecil, tidak formal yang dijadualkan hanya beberapa hari
lebih awal, memenuhi peserta diberitahu secara lisan, sama ada secara
bersemuka atau melalui telefon. Untuk mesyuarat formal menyampaikan notis
secara bertulis.

6.5 Penyediaan Sebelum mesyuarat itu

Terdapat beberapa perkara yang perlu menyediakan sebelum mesyuarat, seperti:

a. Notis mesyuarat
b. Agenda
c. Tempah bilik
d. Minit mesyuarat lepas

6.6 Notis mesyuarat

Notis menyatakan jenis, tempat, hari dan masa mesyuarat itu.

6.7.Agenda

Agenda adalah senarai topik yang akan dibincangkan dalam mesyuarat

itu.Notis dan agenda biasanya digabungkan dalam satu dokumen. Notis itu adalah
di bahagian atas diikuti oleh agenda.

6.8 Minit mesyuarat lepas

Satu rekod apa yang berlaku dalam mesyuarat sebelum ini dengan tujuan
menyediakan rekod yang transaksi perniagaan; untuk tindakan dan / atau akan
disebut pada tarikh kemudian untuk mengkaji semula perniagaan dibincangkan.
(jika ada).

6.9 Memorandum

Memorandum atau memo mewakili bentuk yang paling biasa antara pejabat-
komunikasi bertulis atau dalaman.

Ia menghidangkan pelbagai tujuan seperti: -

a. Menyampaikan maklumat
b. Mencari penjelasan
c. Membuat cadangan
d. Menunjukkan kemajuan
e. Mengesahkan
f. Menggariskan keputusan yang dicapai
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:11Drp:13

Memo bertindak sebagai saluran komunikasi di seluruh organisasi dan beroperasi

dalam semua arah dan di antara semua peringkat kakitangan. Memo boleh
mempunyai saiz dan reka bentuk yang berbeza tetapi sentiasa termasuk
komponen bahagian-bahagian berikut: -

a. Nama dan Syarikat / organisasi

b. Memorandum tajuk
c. Untuk dan dari
d. Tarikh (kadang-kadang rujukan)
e. Tertakluk tajuk

7. Peralatan yang perlukan

a. Lampu

Lampu yang sesuai yang boleh dikendalikan tanpa komplikasi. Lampu ini
perlu menampung perubahan dalam gaya persembahan.

b. Air-cond

Bilik latihan yang mempunyai penghawa dingin sistem dikawal mungkin

memberi kelebihan besar kerana pihak penganjur boleh mengawal suhu
berbanding dengan sistem berpusat. Suhu bilik boleh menjejaskan penumpuan
peserta jika bilik terlalu sejuk atau terlalu panas.

c. Alat Pembentangan

Bilik latihan harus mempunyai alat yang diperlukan yang diperlukan untuk
persembahan seperti projektor overhead, LCD, pemain video dan lain-lain.

8. JEMPUTAN

8.1 Invitation Kad

Menghantar kad jemputan sekurang-kurangnya enam minggu sebelum acara

anda jika boleh. Gaya jemputan harus menyediakan tetamu idea tentang sifat
acara itu, sama ada kasual, formal, akademik, olahraga dan lain-lain dan perlu
menjawabsoalan yang, apa, mengapa, bila, dan di mana. Jika anda menggunakan
logo syarikat itu, ia akan muncul pada jemputan sewajarnya. Perkhidmatan kreatif
boleh mencipta bahan-bahan adat disesuaikan untuk acara anda dan penonton
anda, termasuk penulisan, reka bentuk, dan mencetak jemputan.
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:12Drp:13

8.2 Kandungan

Apabila menulis jemputan anda, jangan lupa untuk termasuk:

i. Nama-nama tuan rumah rasmi

ii. Tarikh
iii. Program bermula masa
iv. Lokasi
v. Arahan kepada tempat yang
vi. Peta ke hotel jika berkenaan
vii. Maklumat Tempat letak kenderaan
viii. Tarikh Hujan dan lokasi
ix. pakaian yang sesuai

9.3 Jemputan mailing list

Buat hamparan menggunakan Excel atau perisian yang sama.

Menguruskan senarai anda dan menggunakannya sebagai pangkalan data dengan
kategori seperti nama pertama, nama akhir, tajuk, dan alamat. Pangkalan data ini
akan berguna dalam mewujudkan nametags, tugasan jadual, dan lain-lain Jika
acara anda adalah tahunan, anda akan dapat menambah dan membuang nama-
nama seperti yang diperlukan sepanjang tahun, jadi ia sentiasa bersedia untuk
digunakan.

9.4 Dicetak balas kad

Kad sambutan yang terperangkap dalam jemputan dengan sampul surat

dan pos ditanda. Menetapkan tarikh akhir tindak balas anda sekurang-kurangnya
satu minggu sebelum acara.

9.5 Telefon sambutan

Jika anda mempunyai senarai tetamu yang besar, pastikan anda boleh
mengendalikan jumlah peningkatan panggilan telefon; seseorang mesti ada pada
waktu perniagaan untuk menerima panggilan. Satu peti mel suara boleh
ditubuhkan yang termasuk mesej memaklumkan pemanggil bahawa mereka telah
mencapai tempat yang sesuai untuk meninggalkan bukti penerimaan penyesalan.
Tanya responden untuk mengeja nama mereka dan nama tetamu mereka.

9.6 E-mel
NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:13Drp:13

Pastikan alamat e-mel yang anda menyediakan mempunyai ruang dalam peti
masuk untuk semua jawapan.

9.7 Tidak ada jawapan

Anda hanya boleh menganggarkan jumlah hadirin. Ini akan sesuai jika anda
tidak berkhidmat makanan, dan anda tidak bimbang tentang saiz orang ramai.

9.8 Penerimaan hanya

Untuk surat yang lebih besar, anda mungkin mahu mendengar hanya daripada
mereka yang merancang untuk menghadiri bagi mengurangkan bilangan panggilan
telefon, e-mel, atau mel balasan. Tanya sama ada tetamu perlu makan vegetarian,
tetapi tidak meminta pilihan makanan umum, atau anda akan dibanjiri dengan
permintaan khas.

9.9 Kad Pengesahan

Kad pengesahan dihantar mengesahkan penerimaan selepas ia diterima.

Mereka boleh membantu memastikan kehadiran dan mengurangkan kekeliruan.
Pertimbangkan menggunakan mereka jika:
a. Anda sedang merancang acara kecil dan duduk tugasan adalah penting.
b. Anda bimbang tentang kehadiran.
c. Anda mulanya dijemput seseorang melalui telefon, supaya mereka
memerlukan peringatan bertulis daripada tarikh yang betul, masa, dan
lokasi.
d. Tarikh, masa, atau lokasi acara anda telah berubah.
e. Anda perlu mengedarkan tiket, pas letak kereta, dan lain-lain, sebelum
acara anda

SOALAN

1. Berikan EMPAT contoh pencapaian perancangan acara ?

2. Berikan definisi kemahiran komunikasi ?

3. Berikan LIMA jenis-jenis mesyuarat ?

4. Terangkan definisi mesyuarat formal ?

5. Nytakan TUJUH kandungan yang terdapat dalam kad jemputan ?

NO KOD / CODE NO FB-024-3:2012-C07/P(2/3) Muka:14Drp:13

RUJUKAN

1. Maimunah Aminuddin ,Fajar Bakti Sdn.Bhd, Pengurusan Sumber Manusia 2000

2. Timothy Ho,Asia Pte Limited,Managing Training & Development 2003

3. http://www.cdc.gov/std/program/training/TOC-PGtraining.htm