Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes -------------------------- Volume 12 Nomor Khusus, April 2021

p-ISSN 2086-3098 e-ISSN 2502-7778

Peringatan Hari Kesehatan Sedunia

DOI: http://dx.doi.org/10.33846/sf12nk233
Kajian Literatur Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit
Sholikhatin Eka Prasetia
Mahasiswa Sarjana Terapan Rekam Medik, Politeknik Negeri Jember; [email protected]
Maya Weka Santi
Dosen Rekam Medik, Politeknik Negeri Jember; [email protected] (koresponden)
Rossalina Adi Wijayanti
Dosen Rekam Medik, Politeknik Negeri Jember; [email protected]
Gamasiano Alfiansyah
Dosen Rekam Medik, Politeknik Negeri Jember; [email protected]
ABSTRACT
The timeliness of returning medical records can affect the speed of presenting medical record information. However,
in practice, there are more than 50% delays in returning inpatient medical record files. It caused the medical record
process in assembling, coding, filing, report, and services. The purpose of this research was to determine the factors
that inflict the delay in returning hospitalized medical records. The method used in this research wss literature review
using databases, namely Google Scholar, DOAJ, Crossref, and Garuda Portal. Based on the search results, it found
20 articles chosen that were selected based on inclusion and exclusion criteria. A total of 19 articles (95%)
mentioned the first causative factor, the indiscipline of health workers in filling out and returning inpatient medical
records. As many as 8 articles (40%) stated the socialization factor for standard operating procedures on returning
inpatient medical records was another contributing factor that caused delays in returning hospitalized medical
records. Efforts can be conducted to overcome delays based on these causal factors include regular monitoring and
evaluation related implementation of returning inpatient medical records. Doing the routine socialization to medical
and inpatient records officers regards Standard Operating Procedures using various media, so that all officers know
the standard of returning inpatient medical records.
Keywords: medical record; delay; returning
ABSTRAK
Ketepatan waktu pengembalian rekam medis dapat berpengaruh terhadap kecepatan penyajian informasi rekam medis.
Namun dalam pelaksanaannya, masih ada keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap lebih dari 50%
sehingga menimbulkan dampak pada pengolahan rekam medis baik pada assembling, coding, penyimpanan, pelaporan
dan pelayanan. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat
inap. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah Literature Review menggunakan database yaitu Google Scholar,
DOAJ, Crossref dan Portal Garuda. Berdasarkan hasil pencarian ditemukan 20 artikel terpilih yang diseleksi berdasarkan
kriteria inklusi dan eksklusi. Sebanyak 19 artikel (95%) menyebutkan faktor penyebab pertama yaitu ketidakdisiplinan
tenaga kesehatan dalam pengisian dan pengembalian rekam medis rawat inap. Sebanyak 8 artikel (40%) menyebutkan
faktor sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis rawat inap merupakan faktor penyebab
lain yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap. Upaya yang dapat dilakukan untuk
mengatasi keterlambatan berdasarkan faktor penyebab tersebut diantaranya melakukan pengawasan serta evaluasi secara
berkala terkait pelaksanaan pengembalian rekam medis rawat inap dan melakukan sosialisasi rutin kepada petugas rekam
medis maupun rawat inap terkait Standar Prosedur Operasional (SPO) menggunakan berbagai media baik lisan maupun
tertulis agar semua petugas mengetahui standar pengembalian rekam medis rawat inap.
Kata kunci: rekam medis; keterlambatan; pengembalian
PENDAHULUAN
Rumah sakit sebagai fasilitas pelayanan kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis.(1) Pelaksanaan
pelayanan rekam medis dan informasi kesehatan merupakan kegiatan pelayanan penunjang secara professional yang
berorientasi kepada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi layanan kesehatan, manajemen dan administrator di
suatu sarana layanan kesehatan dan instansi lain yang berkepentingan pada ilmu pengetahuan teknologi rekam medis.(2)
Karena pelayanan rekam medis berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan maka ketepatan waktu dalam
penyediaan rekam medis yang tentunya akan berpengaruh terhadap kecepatan penyajian informasi rekam medis.
Informasi rekam medis dapat diolah jika rekam medis telah dikembalikan ke ruang rekam medis setelah pasien pulang.
Standar waktu pengembalian rekam medis rawat inap telah diatur dalam Standar Prosedur Operasional (SPO)
masing-masing rumah sakit. Standar waktu maksimal pengembalian rekam medis rawat inap 2x24 jam setelah pasien
pulang.(3–5) Namun dalam pelaksanaannya, terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
Menurut penelitian Octaviantini (2018) terjadi keterlambatan sebanyak 721 berkas (75,74%) dari 952 berkas, sedangkan
menurut Aini (2018) jumlah berkas rekam medis yang terlambat sebanyak 2076 berkas (76,4%) dari 2717 berkas,
penelitian Robik (2017) menyebutkan sebanyak 898 berkas (68,6%) dari 1309 berkas rekam medis rawat inap terlambat
dikembalikan ke ruang rekam medis. Berdasarkan beberapa hasil penelitian tersebut diketahui persentase keterlambatan
pengembalian rekam medis rawat inap menunjukkan angka yang tinggi yaitu lebih dari 50% sedangkan menurut

173 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes ------ http://forikes-ejournal.com/index.php/SF

Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes -------------------------- Volume 12 Nomor Khusus, April 2021
p-ISSN 2086-3098 e-ISSN 2502-7778
Peringatan Hari Kesehatan Sedunia

penelitian Robik (2017) standar angka keterlambatan untuk menjaga mutu rumah sakit adalah 0%. Angka keterlambatan
pengembalian yang tinggi akan menimbulkan berbagai dampak bagi rumah sakit. Dampak yang ditimbulkan dari
keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap diantaranya terhambatnya kegiatan retrieval sehingga
berpengaruh terhadap pelayanan pasien yang akan berobat kembali karena berkas yang tidak tersedia, terhambatnya
kegiatan pelaporan karena data dari rekam medis belum tersedia, terjadi penumpukan rekam medis di ruang rawat inap
sehingga berkas rekam medis terselip diantara tumpukan berkas.(4) Selain itu keterlambatan juga akan mengakibatkan
terhambatnya pengolahan data rekam medis seperti assembling, coding dan penyimpanan. (6,7)
Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat dipengaruhi beberapa hal, menurut penelitian
Robik (2017) faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dipengaruhi oleh faktor
ketidakdisplinan dokter dalam melengkapi formulir resume medis. Sedangkan menurut penelitian Aini (2018) dan
Octaviantini (2018) faktor yang menjadi prioritas penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
rawat inap yaitu tidak ada sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengisian dan pengembalian rekam
medis rawat inap serta ketidakdisiplinan dokter terkait kelengkapan rekam medis rawat inap.
Berdasarkan uraian tersebut maka rumusan masalah penelitian ini adalah apa saja faktor-faktor ynag dapat
menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di rumah sakit. Tujuan dari penelitian ini yaitu
untuk mengetahui faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di rumah sakit. Manfaat
penelitian ini yaitu sebagai tambahan informasi terkait faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam
medis rawat inap di rumah sakit dan bahan diskusi sehingga diharapkan akan muncul penelitian sejenis dengan
pembahasan yang lebih mendalam. Berdasarkan uraian tersebut maka peneliti tertarik untuk membahas penelitian yang
berjudul Kajian Literatur Penyebab Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit.
METODE
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah kajian literature melalui electronic database yaitu
Google Scholar, DOAJ, Crossref dan Portal Garuda. Artikel yang digunakan merupakan artikel yang
dipublikasikan tahun 2015-2020 dengan kata kunci kata kunci “faktor penyebab” AND “keterlambatan” OR
“ketidaktepatan waktu” OR “delay” AND “pengembalian” OR “return” OR “returning” AND “rekam medis” OR
“medical record” AND “rawat inap” OR “inpatient” AND “sikap dokter” AND “sikap perawat” AND “Standar
Prosedur Operasional” OR “SPO” OR “Standar Operasional Prosedur” OR “SOP”. Artikel yang dipilih
merupakan artikel yang membahas faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dengan
variabel yang menyertakan faktor ketidakdisiplinan tenaga kesehatan dalam mengisi serta melengkapi dokumen
rekam medis dan faktor sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis.
Peneliti melakukan pencarian artikel di database menggunakan kata kunci yang telah ditentukan sehingga
ditemukan 55 artikel dengan rincian artikel dari database Google Scholar sebanyak 36, artikel dari database DOAJ
sebanyak 2, artikel dari database Crossref sebanyak 5, dan artikel dari database Portal Garuda sebanyak 12. Kemudian
peneliti melakukan seleksi berdasarkan kriteria sehingga sebanyak 22 artikel diekslusi dan tersisa 33 artikel. Sebanyak
8 artikel dieksklusi karena duplikasi sehingga jumlah artikel full text sebanyak 25 artikel. Kemudian terdapat 5 artikel
yang tidak dapat diunduh sehingga jumlah artikel terpilih yang akan diteliti sebanyak 20 artikel.

Artikel terpilih dari Google Scholar Crossref DOAJ Portal Garuda

Identifikasi

database elektronik n=36 n=5 n=2 n=12

Google Scholar,
Crossref, DOAJ, Portal
Garuda (n=55)
Artikel diseleksi berdasarkan tahun publikasi 2015-2020, sesuai ruang lingkup
penelitian yaitu faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis
Seleks

rawat inap, sesuai variabel yang diteliti yaitu ketidakdisplinan tenaga kesehatan
i

Artikel tersaring sesuai dan sosialisasi SPO

kriteria (n=33)

Data duplikasi dikeluarkan

Kelayaka
n

Artikel full text (n=25)

Inklus

Artikel terpilih untuk

i

dikaji (n=20)

Gambar 1. Alur pencarian literatur

HASIL
Berdasarkan hasil pencarian artikel peneliti menemukan 55 jurnal dari 4 database. Kemudian diseleksi sesuai
kriteria sehingga jumlah artikel yang dikaji sebanyak 20 artikel. Berikut merupakan hasil rangkuman artikel terpilih.

174 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes ------ http://forikes-ejournal.com/index.php/SF

 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes -------------------------- Volume 12 Nomor Khusus, April 2021
p-ISSN 2086-3098 e-ISSN 2502-7778
Peringatan Hari Kesehatan Sedunia

Tabel 1. Hasil kajian literatur

Judul (penulis) Sumber Desain Subjek/objek Hasil
Analisis Faktor yang Berpengaruh Jurnal Vokasi Kualitatif 1. Kepala Unit Rekam 1. Ketidakdisiplinan:
Terhadap Ketidaktepatan Waktu Indonesia Metode Medis Ketidakdisiplinan dalam mengisi formulir
Pengembalian Berkas Rekam Vol 6 No 2 pengumpulan: 2. Koordinator pelaporan resume medis pada kolom tanda tangan dan
Medis Rawat Inap di RS X Bogor 1. Wawancara dan pengolahan data baru akan dilengkapi ketika jam praktik dokter.
(8) 2. Observasi 3. Koordinator pelayanan 2. Sosialisasi:
(Badra Al Aufa, 2018) 3. Dokumentasi dan distribusi Responden mengaku belum dilakukan
4. Perawat pelaksana di sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO)
unit rawat inap dan batas waktu pengembalian yang memadai.
Faktor Penyebab Keterlambatan Jurnal Ilmiah Deskriptif 1. Petugas rekam medis 1. Ketidakdisiplinan:
Waktu Pengembalian Berkam Perekam dan Metode (3) Berdasarkan hasil wawancara dokter maupun
Rekam Medis Rawat Inap di RS Informasi pengumpulan: 2. Berkas rekam medis perawat malas untuk mengisi rekam medis
(9)
Estomihi Medan tahun 2019 Kesehatan 1. Wawancara (87) dengan lengkap jika jumlah rekam medis
(Erlindai, 2019) Imelda Vol 4 2. Observasi dilengkapi sebanyak 3 atau 4 berkas, lalu rekam
No 2 3. Kuisioner medis yang telah lengkap sebelumnya tidak
langsung dikembalikan ke unit rekam medis
dan dibiarkan menumpuk di ruangan.
Faktor Penyebab Keterlambatan Jurnal Deskriptif 1. Dokter spesialis (1) 1. Ketidakdisiplinan:
Pengembalian Dokumen Rekam Medicoeticol kualitatif 2. Dokter ruangan (1) Ketidakdisiplinan dokter ditunjukkan dengan
Medis di RS X Kabupaten egal dan Metode 3. Kepala sub divisi rekam dokter yang tidak melengkapi resume medis
(10)
Kediri Manajemen pengumpulan: medis (1) dan tanda tangan. Dokumen rekam medis yang
(Sayyidah Mirfat; Nurwulan Rumah Sakit 1. Observasi 4. Kepala sub divisi menumpuk bercampur antara rekam medis
Andadari; Yetty Nusaria Nawa Vol 6 No 2 2. Wawancara keperawatan ruang pasien yang baru pulang dengan pasien yang
Indah, 2017) 3. Time motion rawat inap 1-6 pulang lebih dari 4 hari.
study 5. Perawat ruang ICU,
bidan ruang VK
6. Petugas verifikasi
Analisis Dampak Keterlambatan Prima Kualitatif 1. Petugas rekam medis 1. Ketidakdisiplinan:
Pengembalian Berkas Rekam Ekonomika Metode Kurangnya kesadaran dokter untuk melengkapi
Medis di Rumah Sakit KIA PKU Vol 7 No 2 pengumpulan: resume medis pasien.
Muhammadiyah Kotagede 1. Observasi 2. Sosialisasi:
(11)
Yogyakarta 2. Wawancara Kurangnya sosialisasi prosedur tetap sehingga
(Dwi Maryani; Andi Rosmita Ayu, mempengaruhi pemahaman perawat terkait
2016) waktu pengembalian rekam medis.
Penentu Prioritas dan Perbaikan Jurnal Kualitatif 1. Petugas rekam medis 1. Ketidakdisiplinan:
Masalah Keterlambatan Kesehatan deskriptif Ketidaklengkapan pengisian rekam medis
Pengembalian Berkas Rekam Metode menjadi faktor dengan prioritas nomor 1 yang
Medis Rawat Inap di RSD Kalisat pengumpulan: menyebabkan keterlambatan pengembalian
tahun 2018 (12) 1. Wawancara rekam medis.
(Faiqatul Hikmah; Rossalina Adi 2. Dokumentasi
W; Yonica Putra Rahmadtullah, 3. Brain-
2018) storming
Analisis Keterlambatan Mollucas Kualitatif 1. Dokter (3) 1. Ketidakdisiplinan:
Pengembalian Berkam Rekam Health deskriptif 2. Dokter internship (1) Dokter tidak langsung melengkapi rekam medis
Medis di Rumah Sakit(13) Journal Vol Metode 3. Dokter spesialis anak setelah pemeriksaan karena faktor kesibukan
(Lea M.Y. Janwarin; Nurma 1, No 3 pengumpulan: (1) dan dokter tidak hapal dengan seluruh formulir
Makmun; Samuel Titaley; Hesina 1. Wawancara 4. Petugas rekam medis yang harus diisi.
J. Huliselan; Feni The 2018) 2. Observasi (1)
Pemanfaatan metode Fishbone Medicordhif Deskriptif 1. Kepala RM (1) 1. Ketidakdisiplinan:
pada Studi Kasus Keterlambatan Vol 5, No 1 Metode 2. Staf RM Ketidakdisiplinan dokter dalam mengisi
Pengembalian RM di Rumah Sakit pengumpulan: 3. Perawat kelengkapan pada formulir resume medis.
Muhammadiyah Taman Puring (14) 1. Wawancara
(Lily Widjaja; Choirunisa, 2018) 2. Observasi
Tinjauan Waktu Pengembalian Medicordhif Deskriptif 1. Perawat ruang rawat 1. Ketidakdisiplinan:
Rekam Medis Pasien Rawat Inap Vol 5, No 1 kuantitatif inap (10) Berdasarkan hasil wawancara diketahui dokter
ke Unit Rekam Medis di Rumah Metode 2. Kepala unit rekam tidak segera melengkapi rekam medis setelah
Sakit X Jakarta Timur 2018(15) pengumpulan: medis (1) pasien pulang.
(Ima Rusdiana; Mutia Sari, 2018) 1. Wawancara 2. Sosialisasi:
2. Kuisioner Kurangnya sosialisasi Standar Prosedur
Operasional (SPO) menjadi salah satu
penyebab terjadinya keterlambatan 25%.
Analisa Faktor yang Berhubungan Jurnal Ilmiah Deskriptif 1. Dokter dan perawat (5) 1. Ketidakdisiplinan:
dengan Ketidaktepatan Perekam dan kualitatif 2. Petugas rekam medis Seluruh responden dokter mengaku tidak selalu
Pengembalian Dokumen Rekam Informasi Metode melengkapi nama dokter, waktu/tanggal, tanda
Medis Rawat Inap di RSU IPI Kesehatan pengumpulan: tangan ketika visitasi dan resume medis.
Medan tahun 2017(6) Imelda Vol 2, 1. Observasi Seluruh responden dokter juga mengaku tidak
(Siti Permata Sari Lubis, 2017) No 2 2. Wawancara pernah diingatkan oleh perawat untuk
melengkapi rekam medis.
“ABED TANGI” As a Solution Jurnal Deskriptif 1. Ka. Bid. pelayanan (1) 1. Ketidakdisiplinan:
for Time Inaccuracy in Returning Medicoeticol kualitatif 2. Ka. seksi pelayanan Hasil wawancara dengan petugas rekam medis,
Medical Record at X Hopital(16) egal dan Metode keperawatan (1) perinatologi, ICU dokter tidak melengkapi
(Ika Rahayu Susanti; Andriyani Manajemen pengumpulan: 3. Dokter ruangan (1) resume medis dan apoteker tidak melengkapi
Hamzah; Siti Asiyah Anggraeni; Rumah Sakit 1. Telaah 4. Ka. ruangan (2) rekonsiliasi obat.
Kurnia Widyaningrum, 2018) Vol 7, No 1 dokumen 5. Ka. instalasi rekam
2. Observasi medis (1)
3. Wawancara 6. Ka. instalasi gizi (1)
7. Ka. instalasi farmasi (1)
The Prediction of Return Quality Asian Journal Kualitatif 1. Petugas rekam medis 1. Ketidakdisiplinan:
Medical Record Documents of Case deskriptif Meningkatkan kedisipilinan dokter dan tenaga
William Booth Hospital Report in Metode kesehatan lain dalam melengkapi rekam medis
(17)
Semarang Medicine and pengumpulan: dapat membantu bangsal Kasandra dan
Health Vol 3, 1. Observasi Perinatologi untuk mencapai target ketepatan
No 3 2. Wawancara

175 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes ------ http://forikes-ejournal.com/index.php/SF

Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes -------------------------- Volume 12 Nomor Khusus, April 2021
p-ISSN 2086-3098 e-ISSN 2502-7778
Peringatan Hari Kesehatan Sedunia
Judul (penulis) Sumber Desain Subjek/objek Hasil
(Amalia Azizah; Ayu Permata; pengembalian berkas rekam medis rawat inap
Jaka Prasetya; Slamet Isworo, 100% dalam waktu 1 tahun.
2020) 2. Sosialisasi:
Meningkatkan sosialisasi Standar Prosedur
Operasional (SPO) dapat membantu bangsal
Kasandra dan Perinatologi untuk mencapai
target ketepatan pengembalian berkas rekam
medis rawat inap 100% dalam waktu 1 tahun.
Finding the Keyword Medical International Kualitatif 1. Dokter (5) 1. Ketidakdisiplinan:
Staff’s Compliance on the Conference of deskriptif 2. Perawat (3) Terjadi keterlambatan pengembalian karena
Completeness and Return of Rural Metode 3. Bidan (1) faktor dokter yang tidak disiplin dalam
Speed of Inpatient Medical RecordDevelopment pengumpulan: 4. Admin (1) melengkapi rekam medis, ditemukan dari Bulan
in Cilacap Hospital(18) and 1. Observasi 5. Kasir (1) Januari 2019 sampai April 2019 tidak ada
(Dwi Asih Widiyanti; Rahab; Enterpreneurs 2. Wawancara laporan kelengkapan yang mencapai 100%.
Wahyu Siswandari 2019) hip 2019 : 2. Sosialisasi:
Enhancing Sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO)
Small dan konsekuensi perlu dilakukan oleh
penanggungjawab rekam medis.
Faktor Keterlambatan Jurnal Rekam Kualitatif 1. Petugas PJRM (2) 1. Ketidakdisiplinan:
Pengembalian Berkas Rekam Medis dan Metode 2. Berkas rekam medis Sikap perawat yang tidak segera
Medis Rawat Inap di RSUP Informasi pengumpulan: rawat inap (331) mengembalikan rekam medis karena beban
Kariadi Semarang(19) Kesehatan 1. Wawancara kerja tinggi menjadi faktor predisposisi
(Riza Umami Agustin; Feby Vol 1, No 3 2. Observasi terjadinya keterlambatan pengembalian berkas
Erawantini; Mochammad Choirur rekam medis rawat inap sebanyak 21%.
Roziqin, 2020) 2. Sosialisasi:
Sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO)
baru dilakukan rutin ke setiap ruang rawat inap
namun belum dilakukan kepada petugas yang
sering meminjam berkas rekam medis sehingga
masih terjadi keterlambatan pengembalian.
Faktor yang Berhubungan dengan Jurnal Deskriptif 1. Perawat di ruang 1. Ketidakdisiplinan:
Keterlambatan Pengembalian Menara kuantitatif bedah dan interne Terkait keterlambatan pengembalian rekma
Berkas Rekam Medis Pasien Medika Vol Metode medis terdapat persentase sumber daya manusia
Rawat Inap(20) 1, No 2 pengumpulan: yang kurang baik sebanyak 55,6% dengan
(Sekar Dea Kristi; Elsi Susanti; 1. Kuisioner asumsi salah satunya adalah ketidaklengkapan
Erpidawati, 2019) 2. Checklist tanda tangan dan assessment dokter.
Tinjauan Keterlambatan Medicordhif Deskriptif 1. Perawat ruang 1. Ketidakdisiplinan:
Pengembalian Rekam Medis Vol 2, No 1 dengan rawat inap Hasil wawancara dengan petugas rekam medis
Pasien Pasca Rawat Inap di pendekatan 2. Berkas rekam medis menunjukkan dokter tidak disiplin dalam
Rumah Sakit Mitra Keluarga retrospektif (703) mengisi diagnosa & tanda tangan resume medis
Kelapa Gading(21) Metode & formulir catatan harian instruksi dokter.
(Indah Kristina; Febri Ilham pengumpulan: 2. Sosialisasi:
Maulana; 2015) 1. Wawancara Kurangnya pemberian informasi dan sosialisasi
2. Observasi SPO menyebabkan perawat tidak mengetahui
batas pasti waktu pengembalian rekam medis,
perawat hanya mengetahui bahwa
pengembalian rekam medis semakin cepat
semakin baik dikarenakan.
Analisa Faktor-Faktor Penyebab Cakra Buana Kualitatif 1. Petugas rawat inap 1. Ketidakdisiplinan:
Keterlambatan Pengembalian Kesehatan deskriptif (16) Ketidakdisiplinan dokter dan perawat
Berkas Rekam Medis Pasien Vol 1, No 2 Metode 2. Petugas assembling melengkapi rekam medis menjadi faktor lain
Rawat Inap ke Unit Kerja Rekam pengumpulan: rekam medis (1) terjadinya penumpukan rekam medis di ruang
Medis di Rumah Sakit Umum 1. Wawancara 3. Berkas rekam medis rawat inap.
Muhammadiyah Ponorogo(22) 2. Observasi
(Nanang Trihandoko; Risdian Nur
Khayatur Rohman; Dwi
Nurjayanti, 2017)
Pengaruh Implementasi Standar Jurnal Intervensi pre 2. Dokumen rekam 1. Sosialisasi:
Prosedur Operasional Kedokteran dan post medis (314) Sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO)
Pengembalian Rekam Medis di Brawijaya eksperimental meningkatkan angka pengembalian di masing-
RSJ Dr. Radjiman Wediodiningrat Vol 29 No 3 Metode masing bangsal. Terjadi penurunan angka
Lawang(23) pengumpulan: keterlambatan secara keseluruhan sebanyak
(Silvia Shinta D; Nurul Sri HR; 1. Observasi 18,8%.
Lukman Hakim, 2016)
Analisis Sistem Pengelolaan IKMAS Vol Kualitatif 1. Direktur RS(1) 1. Ketidakdisiplinan:
Rekam Medis Pasien Rawat Inap 2, No 2 Metode 2. Kepala ruangan (1) Hasil observasi buku ekspedisi menunjukkan
RSUD Dr. Sam Ratulangi pengumpulan:
3. Penanggungjawab rekam medis tidak lengkap pada bagian
Tondano(24) 1. Wawancara rekam medis (1) diagnosis, identitas pasien, resume dan tanda
(Lyanda Watung; Jimmy Posangi; 2. Observasi
4. Dokter (1) tangan dokter sehingga memperlambat
Jimmy Panelewen, 2017) 5. Staf rekam medis (4) pengembalian.
6. Perawat (1)
Faktor–Faktor Penyebab Repository Deskriptif 1. Petugas assembling 1. Ketidakdisiplinan:
Keterlambatan Pengembalian Universitas kualitatif (1) Hasil triangulasi sumber keterlambatan terjadi
Berkas Rekam Medis Rawat Inap Jenderal Metode 2. Admin bangsal (1) salah satunya karena harus menunggu dokter
di RSU Rizki Amalia Medika Achmad pengumpulan: 3. Kepala Instalasi dan petugas medis lain dalam melengkapi
Kulon Progo (25) Yani 1. Wawancara Rekam Medis (1) kekurangan kelengkapan rekam medis
(Lia Priliani, 2018) 2. Observasi
Faktor Penyebab Keterlambatan Repository Deskriptif 1. Petugas assembling (1) 1. Ketidakdisiplinan:
Pengembalian Berkas Rekam Universitas kualitatif 2. Perawat Rawat Inap (2) Hasil analisis fishbone ditemukan bahwa
Medis Rawat Inap di RS Tk. II dr. Jenderal Metode 3. Kepala Unit Rekam petugas kurang teliti dan patuh dalam
Soedjono Magelang(26) Achmad Yani pengumpulan: Medis (1) melengkapi berkas rekam medis.
(Yuliana Lieskyantika, 2018) 1. Wawancara
2. Observasi
3. Dokumentasi

176 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes ------ http://forikes-ejournal.com/index.php/SF

Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes -------------------------- Volume 12 Nomor Khusus, April 2021
p-ISSN 2086-3098 e-ISSN 2502-7778
Peringatan Hari Kesehatan Sedunia

Berdasarkan tabel 1 diketahui keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat disebabkan oleh
berbagai faktor. Penelitian ini menemukan terdapat dua faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis
rawat inap diantaranya faktor ketidakdisiplinan tenaga kesehatan dalam mengembalikan dan melengkapi rekam
medis rawat inap dan sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis rawat inap.
Ketidakdisiplinan Tenaga Kesehatan dalam Pengisian dan Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
Sebanyak 19 artikel (95%) dari 20 artikel terpilih menyebutkan faktor ketidakdisiplinan tenaga kesehatan
dalam pengisian dan pengembalian rekam medis rawat inap sebagai faktor penyebab keterlambatan pengembalian
rekam medis rawat inap. Rekam medis rawat inap harus dilengkapi sebelum dikembalikan ke ruang rekam
medis.(19) Namun dalam pelaksanaannya, setelah pasien pulang dokter dan perawat tidak langsung melengkapi
rekam medis rawat inap.(6,8,10–12,15,25,26) Lembar yang tidak lengkap adalah lembar resume medis pada tanda tangan,
diagnosa maupun identitas pasien.(6,8,11,13,14,21,24) Jika rekam medis belum lengkap maka rekam medis tidak
dikembalikan ke ruang rekam medis sehingga akan mengakibatkan keterlambatan rekam medis rawat inap.
Meskipun rekam medis telah diisi lengkap oleh tenaga kesehatan, keterlambatan pengembalian rekam
medis rawat inap masih terjadi karena ketidakdisiplinan petugas rawat inap yang memilih menumpuk rekam medis
dalam jumlah tertentu untuk kemudian dikembalikan ke ruang rekam medis. Perawat menyatakan baru akan
mengembalikan rekam medis jika jumlah tumpukan sudah mencapai 10 berkas.(18) Jika tenaga kesehatan tidak
disiplin melaksanakan pengembalian rekam medis rawat inap maka pengolahan rekam medis akan terhambat dan
penyajian informasi menjadi tidak tepat waktu.
Sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
Sebanyak 8 artikel (40%) dari 20 artikel terpilih menyebutkan faktor sosialisasi Standar Prosedur
Operasional (SPO) pengembalian rekam medis rawat inap sebagai faktor penyebab keterlambatan pengembalian
rekam medis rawat inap. Sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis perlu
dilakukan kepada para petugas untuk membantu petugas memaksimalkan kinerja pengembalian rekam medis.(27)
Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap dapat terjadi akibat kurangnya sosialisasi Standar Prosedur
Operasional (SPO) pengembalian rekam medis.(8,11,15)
Kurangnya sosialisasi berdampak pada pengetahuan dokter dan perawat terkait waktu pengembalian rekam
medis rawat inap. Standar yang berlaku di rumah sakit yaitu 1x24 jam setelah pasien pulang namun karena kurangnya
sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) yang berlaku maka dokter dan perawat menganggap waktu
pengembalian rekam medis 2x24 jam setelah pasien pulang sehingga terjadi keterlambatan pengembalian rekam
medis rawat inap.(18) Selain itu kurangnya sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam
medis menyebabkan perawat memiliki persepsi bahwa rekam medis dikembalikan secepat mungkin, semakin cepat
dikembalikan maka akan semakin baik tanpa mengetahui standar waktu pengembalian yang ditetapkan.(21)

PEMBAHASAN

Berdasarkan hasil kajian literatur dapat dilihat bahwa ketidakdisplinan tenaga kesehatan dalam pengisian dan
pengembalian rekam medis rawat inap menjadi faktor yang paling banyak disebutkan dalam literatur. Faktor
ketidakdisiplinan tenaga kesehatan perlu diperhatikan oleh pihak manajemen rumah sakit khususnya unit rekam
medis agar keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap tidak terjadi. Pengawasan dan evaluasi diperlukan
untuk menilai kinerja tenaga kesehatan terutama kedisiplinan terkait pengembalian rekam medis rawat inap.
Selain faktor ketidakdisiplinan tenaga kesehatan terkait pengembalian rekam medis, terdapat faktor lain
yaitu kurangnya sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) pengembalian rekam medis. Petugas rekam
medis perlu melakukan sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO) kepada petugas rawat inap karena
sosialisasi terbukti dapat mengurangi angka keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap. Angka
keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap di seluruh ruangan yang diteliti mengalami penurunan
sebanyak 18,8% setelah dilakukan sosialisasi.(23) Selain itu disebutkan pula salah satu cara agar suatu bangsal
dapat mencapai angka ketepatan pengembalian rekam medis rawat inap 100% dalam waktu satu tahun, rumah
sakit perlu melakukan sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO).(17) Sosialisasi perlu dilakukan rutin oleh
petugas agar seluruh petugas baik di unit rekam medis maupun rawat inap mengetahui standar yang ditetapkan
oleh rumah sakit sehingga keterlambatan pengembalian rekam medis dapat teratasi.
KESIMPULAN
Ketidakdisiplinan tenaga kesehatan dalam pengisian dan pengembalian rekam medis rawat inap merupakan
faktor yang paling banyak disebutkan dalam literatur. Sedangkan faktor sosialisasi Standar Prosedur Operasional (SPO)
pengembalian rekam medis rawat inap merupakan faktor penyebab lain yang disebutkan dalam artikel. Rumah sakit
dapat melakukan beberapa upaya untuk mengatasi masalah keterlambatan pengembalian rekam medis rawat inap
diantaranya melakukan pengawasan serta evaluasi secara berkala terkait pelaksanaan pengembalian rekam medis rawat
inap agar setiap unit baik rekam medis maupun rawat inap mengetahui kinerja petugas dalam melengkapi dan
mengembalikan rekam medis rawat inap. Selain itu perlu dilakukan sosialisasi rutin kepada petugas rekam medis

177 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes ------ http://forikes-ejournal.com/index.php/SF

Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes -------------------------- Volume 12 Nomor Khusus, April 2021
p-ISSN 2086-3098 e-ISSN 2502-7778
Peringatan Hari Kesehatan Sedunia

maupun rawat inap terkait Standar Prosedur Operasional (SPO) menggunakan berbagai media baik lisan maupun
tertulis agar semua petugas mengetahui standar pengembalian rekam medis rawat inap dan kewajiban setiap petugas
melaksanakan pengembalian rekam medis sehingga keterlambatan pengembalian rekam medis dapat diminimalisir.
DAFTAR PUSTAKA
1. Menteri Kesehatan RI. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2018 tentang Kewajiban
Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien. Society. Jakarta; 2018. p. 14–8.
2. Susanto E, Sugiharto. Manajemen Informasi Kesehatan IV: Etika Profesi dan Hukum Kesehatan. 1st ed. Kementerian
Kesehatan Republik Indonesia; 2017.
3. Robik IFS. Perbaikan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Menggunakan Metode PDCA
(Plan, Do, Check, Action) di RSD Balung tahun 2016. Jurusan Kesehatan:Program Studi Rekam Medik; 2017.
4. Aini NDN. Upaya Perbaikan Terhadap Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di RSU
DR. Moh Saleh Probolinggo. Vol. 2. Politeknik Negeri Jember; 2018.
5. Octaviantini F. Analisis Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSU
Tongas. Politeknik Negeri Jember; 2018.
6. Lubis S. Analisa Faktor Yang Berhubungan Dengan Ketidaktepatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Rawat
Inap Di Rsu Ipi Medan. J Ilm Perekam Dan Inf Kesehat Imelda. 2017;2(2):356–62.
7. Purba E. Analisis Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Rawat Inap Ke Unit Instalasi Rekam Medis Di Rumah Sakit
Vina Estetica Medan Periode Mei-Juli Tahun 2016. J Ilm Perekam Dan Inf Kesehat Imelda. 2016;1(2):111–9.
8. Al Aufa B. Analisis Faktor yang Berpengaruh terhadap Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis
Rawat Inap di RS X Bogor. J Vokasi Indones. 2018;6(2):41–6.
9. Erlindai. Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di Rs Estomihi
Medan Tahun 2019. J Ilm Perekam Dan Inf Kesehat Imelda. 2019;
10. Mirfat S, Andadari N, Nusaria Nawa Indah Y. Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis
di RS X Kabupaten Kediri. J Medicoeticolegal dan Manaj Rumah Sakit. 2017;
11. Maryani. Analisis Dampak Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Di Rumah Sakit Kia PKU
Muhammadiyah Kotagede Yogyakarta. J Chem Inf Model. 2016;53(9):1689–99.
12. Hikmah F, Wijayantin RA, Rahmadtullah YP. Penentu Prioritas Dan Perbaikan Masalah Keterlambatan Pengembalian
Berkas Rekam Medis Rawat Inap DI RSD Kalisat. J Manaj Inf Kesehat Indones. 2019;
13. Janwarin LMY, Makmun N, Titaley S, Hullselan HJ, The F. Analisis Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam
Medis di Rumah Sakit. Mollucas Heal J. 2019;1:50–6.
14. Widjaja L, Choirunisa. Pemanfaatan Metode Fishbone Pada Studi Kasus Keterlambatan Pengembalian Rm Di Rumah
Sakit Muhammadiyah Taman Puring. Medicordhif. 2018;5(01):1–8.
15. Rusdiana. Rawat Inap Ke Unit Rekam Medis Dirumah Sakit X Jakarta Timur 2018. Medicordhif. 2018;5(01):32–8.
16. Rahayu Susanti I, Hamzah A, Asiyah Anggraeni, S, Widyaningrum K. “ABED TANGI” As a Solution for Time
Inaccuracy in Returning Medical Record at X Hospital. J Medicoeticolegal dan Manaj Rumah Sakit. 2018;7(1).
17. Azizah A, Permata A, Prasetya J, ... The Prediction of Return Quality Medical Record Documents William Booth
Hospital, Semarang. Asian J Case. 2020;3(3):11–22.
18. Widiyanti DA, Rahab R, Siswandari W. Finding The Key Words Medical Staff’s Compliance On The Completeness
And Return Of Speed Of Inpatient Medical Record In Cilacap Hospital. Int Conf Rural Dev Enterpreneursh 2019
Enhancing Small. 2019;5(1):245–51.
19. Agustin RU, Erawantini F, Roziqin MC. Faktor Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di
RSUP Kariadi Semarang. J-REMI J Rekam Med Dan Inf Kesehat. 2020;1(3):247–54.
20. Kristi SD. Faktor Yang Berhubungan Dengan Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap.
J Menara Med. 2019;1(2):131–7.
21. Kristina I, Maulana FI. Tinjauan Keterlambatan Pengembalian Rekam Medis Pasien Pasca Rawat Inap di Rumah Sakit
Mitra Keluarga Kelapa Gading. Medicordhif. 2015;02(1):1–14.
22. Trihandoko N, Rohman RNKR, Nurjayanti D. Analisa Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas
Rekam Medis Pasien Rawat Inap Ke Unit Kerja Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo.
Cakra Buana Kesehat. 2017;1(2).
23. Shinta Devi S, Sri Hidayati Rini N, Hakim L. Pengaruh Implementasi Standar Prosedur Operasional Pengembalian
Rekam Medis di RSJ Dr. Radjiman Wediodiningrat Lawang. J Kedokt Brawijaya. 2016;29(3):265–8.
24. Watung L, Posangi J. Analisa Sistem Pengelolaan Rekam Medis Pasien Rawat Inap Rsud Dr. Sam Ratulangi Tondano.
2017.
25. Priliani LIA. Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSU Rizki
Amalia Medika Kulon Progo. Repos Unjaya. 2018.
26. Lieskyantika Y. Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS Tk. II. dr.
Soedjono Magelang. Repos Unjaya. 2018.
27. Munawaroh V. Analisis Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Ruang
BPJS Ke Unit Rekam Medis Rumah Sakit Islam Lumajang Tahun 2017. Jurusan Kesehatan:Program Studi Rekam
Medik; 2018.

178 Jurnal Penelitian Kesehatan Suara Forikes ------ http://forikes-ejournal.com/index.php/SF