Acabe com o

"FAZEJA
MENTO"
O MÉTODO PDCA
1- IDENTIFICAÇÃO PROBLEMA
Definição do que é problema e priorização dos problemas atuais, com base
no planejamento estratégico da organização ou geração de valor para o cliente.

2- OBSERVAÇÃO DO PROBLEMA
Desmembramento do problema em problemas menores e priorização das causas
iniciais para posterior análise.

3- ANÁLISE DAS CAUSAS

Identificação da causa raiz de cada problema, através de ferramentas de qualidade,
para posterior priorização/ação.

VEJA:

PLANO DE AÇÃO
Elaboração de plano de ação, contemplando a ideação de
possíveis soluções (brainstorming) e demais informações
sobre a ação a ser implementada.

AÇÃO/ COMUNICAÇÃO
Execução do plano de ação elaborado por cada um de seus
participantes e comunicação de todos os envolvidos/impactados
pela mudança.

VERIFICAÇÃO
Verificação do programado x realizado quanto a eficácia das
ações planejadas e eficiência dos recursos utilizados.

PADRONIZAÇÃO
Elaboração de documentação (POP) que garanta que todos os
processos ocorram conforme o novo modelo e capacitação
dos envolvidos sobre a documentação e método elaborados.

CONCLUSÃO
Encerramento das etapas do MASP (Método de Análise e Solução de Problemas)
com arquivamento do conteúdo, listagem das lições aprendidas e preparação para a
próxima etapa de identificação do problema.
 O MÉTODO PDCA
DEFINIÇÃO
O PDCA é um método criado por Walter A. Shewhart e popularizado por William Edwards
Deming que tem o objetivo de planejar as ações dedicadas para a solução de problemas e
filosofia de melhoria contínua, sendo constituído de planejamento, execução, verificação
e ação para correção de desvios e listagem de novas ações.

Objetivo do Guia
Apresentar uma metodologia estruturada para a solução de problemas de forma eficaz e
eficiente, visando prevenir a recorrência de anormalidades e que permita o
envolvimento das pessoas na solução dos mesmos.

O leitor será capaz de usar os passos básicos da metodologia para melhorar os

resultados dos seus Indicadores chave de performance, na busca de seus objetivos,
devendo estes estarem alinhados com a necessidade do negócio e dos seus clientes
(Internos e Externos).

"NINGUÉM TEM MAIS PROBLEMAS QUE AQUELE

QUE FALA NÃO TER PROBLEMAS. NÃO TER
PROBLEMAS É O MAIOR DE TODOS OS
PROBLEMAS."
1.IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
OBJETIVO
A descrição do problema requer um entendimento perfeito de:
1. Situação Ideal
2. Situação Atual
3. Problema - Diferença entre a situação ideal e atual do assunto de
nosso interesse.

A descrição da situação ideal e atual de nosso assunto deve incluir:

O que? / Quando? / Quanto? / Quem? / Como?

APLICAÇÃO
Listar os problemas presentes e aplicar metas SMART, de modo que
estes problemas sejam visíveis.
Exemplo de problema: Um sistema de atendimento, onde ocorra

.
lentidão, pode gerar a insatisfação do cliente. Lembre-se: Neste caso,
seu problema é a insatisfação do cliente, não a lentidão do sistema. A
lentidão será uma das causas que serão tratadas a seguir .
Metas SMART devem ser:

..
Específicas:
Um objetivo específico tem uma chance muito maior de ser realizado do que
uma meta geral. Ex.: 1.000 atendimentos.

Mensuráveis:
Definir como será medida a performance, qual o indicador e o que será considerado
nele. Ex: Total de atendimentos exceto saídas e transferências.

..
Atingíveis:
Deve ser possível de realizar, ainda que represente um desafio.

Relevantes:
Deve ser importante para a empresa, estar alinhada com seus
valores e visão e ser motivante.

Temporais:
Deve ser claro, até quando a meta deverá ser alcançada.
1.IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA
APLICAÇÃO
Listados os problemas, é chegada a hora de priorizar quais
destes serão atacados primeiro. Para isso, utilizamos uma
matriz de priorização.
Essa matriz deve possuir em sua lateral esquerda os problemas
listados por você e sua equipe(quando for o caso) julgados como
importantes para o negócio. Nas colunas superiores serão colocados
os “atributos a valorar”, não devendo se limitar ao exemplo abaixo,
inclua aquilo que faz sentido para você.

Exemplos de pontuação:
• Um problema de alto impacto pro negócio
CRITÉRIO teria 3 pontos.
• Um problema que necessita de ação urgente
3 PONTOS teria 3 pontos.
• Um problema de nível nacional que poderia
propagar sua solução para os demais estados
2 PONTOS
a partir de um estado piloto teria 3 pontos.
• Um problema em que, para sua solução pode
1 PONTO requerer muito investimento teria 1 ponto.
• Um problema com grande quantidade de
casos teria 3 pontos.

Matriz de Priorização
Investimento

PONTUAÇÃO
Quantidade
Velocidade

RANKING
de casos
Urgência
Impacto

Problema

3°
MANUSEIO DO
SISTEMA 8
ATRASO NA
ENTREGA 7 5°
PROBLEMA COM
A INTEGRAÇÃO 13 1°
DEMORA NO
LANÇAMENTO NF 7 4°
DIVERGÊNCIA DE
SALDO RECEBIDO/ 9 2°
PEDIDO.
2.OBSERVAÇÃO DO PROBLEMA
OBJETIVO
Coletar informações para fazer o desdobramento e análises iniciais de
problemas menores, além de estratificar usando gráfico de “Pareto” - É um
diagrama de barras que ordena as ocorrências, de maior para a menor e tem
como finalidade priorizar a solução dos problemas.

Princípio 80/20: 80% do problema é explicado por 20% das causas.

APLICAÇÃO

O desdobramento consiste em uma EAP – Estrutura Analítica de Projeto, sendo

assim, temos com exemplo:

INSATISFAÇÃO

DO CLIENTE

DEMORA NA DIVERGÊNCIA CORTE NAS

ENTREGA NOTA/FÍSICO QUANTIDADES

ATRASO NA RETIRADA FURO NA ITENS SOLICITADOS

DOS ITENS NO CD. CONFERÊNCIA NO CAMPO DE
(MOTORISTA) (SAÍDA) OBSERVAÇÃO

A partir das causas é criado um Pareto com a quantidade de casos, em um

gráfico de barras, indo da causa com mais ocorrências para a causa com
menos ocorrências, além da inclusão de um gráfico de linhas da parcela de
contribuição de cada causa, de forma acumulativa, em relação ao todo.
Número de Ocorrência

A B C D E
CAUSAS

3. Análise das Causas

OBJETIVO
A análise consiste em encontrar a causa raiz, ou principal, que está gerando o problema
prioritário no ponto de origem.

Normalmente existe uma sucessão contínua de causas e efeitos que está gerando o
problema em estudo.

SINTOMAS
PROBLEMAS

POR QUE?
CAUSAS RAÍZES
1 - PROBLEMA GRANDE DESDOBRAR PELO IMPACTO

MUITAS CAUSAS POSSÍVEIS Brainstorm

POUCAS CAUSAS
PROVÁVEIS
Filtro Lógico

CAUSAS
ATUAIS
Priorizar em até três categorias
POR
QUE? Validar as causas
CAUSAS RAÍZES
3. Análise das Causas
APLICAÇÃO
1 - Gerar um conjunto de possíveis causas.

2 - Avaliar cada uma das hipóteses. (Não avançar sem avaliar.)

3 - Gerar cadeias de causas e efeitos que fechem a causa raiz no problema estudado.
Resumir a informação no Diagrama de árvore.

Máquina – Mão de obra – Material –

Método – Medição – Meio Ambiente

Problema

Outra alternativa são os “5 porquês”:

Nossa análise consiste em reconstruir essa cadeia questionando repetidamente “por que?”
até encontrar a causa raiz ou principal.

PORQUE da POR QUE a requisição POR QUE o item aparece POR QUE os códigos POR QUE a nomenclatura
dispensação manual está incompleta? na pesquisa de estoque, estão divergentes? não foi associada
das requisições?
mas não consta na
ao produto ?
requisição?

ALGUNS ITENS NÃO O SISTEMA O CÓDIGO COM O CLIENTE CADASTROU O SISTEMA É PROGRAMADO
APARECEM NAS SINALIZA QUE NÃO SALDO É DIFERENTE NOVOS ITENS APÓS PELO CÓDIGO DOS ITENS,
REQUISIÇÕES CONSTA SALDO DO CÓDIGO DE A INTEGRAÇÃO ENTÃO MESMO CONTENDO
INTEGRAÇÃO A MESMA NOMENCLATURA,
SE O CÓDIGO DE CADASTRO
FOR DIVERGENTE ELE ENTENDE
COMO ITENS SIMILARES.
4. Plano de Ação
OBJETIVO
Através de um brainstorming, gerar ideias de solução para as causas pontuadas na
etapa anterior.
Montar uma matriz de priorização, conforme feito na etapa de descrição do
problema, e definir as ações, prazos e responsáveis por cada atividade.

APLICAÇÃO

De forma geral, não existe uma matriz de priorização melhor ou pior, mas deve se
adequar a realidade do projeto, conforme a relevância dos critérios escolhidos.

GRAVIDADE RAPIDEZ
URGÊNCIA TÊNDENCIA

BENEFÍCIO INVESTIMENTO AUTONOMIA ABRANGÊNCIA

As soluções definidas devem responder as seguintes perguntas:

Que ações devem ser implementadas?
Quando precisam ser implementadas?
Onde e como devem ser implementadas?
Qual é o tempo de entrega da atividade?
Quem é o responsável da execução?
Como será executada a atividade?
Qual a frequência em que isso ocorrerá?

O QUE? QUEM? QUANDO? ONDE? POR QUE? COMO? QUANTO?

5. Ação e Comunicação
OBJETIVO
Realizar as atividades listadas conforme o plano de ação e utilizar da comunicação
para facilitar a mudança.

As ações devem estar devidamente estruturadas e planejadas quanto aos recursos

necessários, como equipamentos em geral e demais atribuições como a capacitação
dos usuários no novo método.

APLICAÇÃO

Após a definição do Plano de Contramedidas, deve-se implementá-las;

As partes envolvidas e/ou áreas que serão afetadas devem ser devidamente
comunicadas e capacitadas para que as ações aconteçam;

A comunicação deve deixar claro as razões das alterações e as

principais mudanças ocorridas;

Uma boa comunicação auxilia na redução às resistências.

CONSIDERAR
DEFINIR O OBJETIVO A
AUDIÊNCIA

PREPARAR UMA
COMUNICAÇÃO DE
IMPACTO.

DESENVOLVER DETERMINAR
A A
MENSAGEM ABORDAGEM
6. Verificação da Eficácia
OBJETIVO
Verificar a eficácia das ações é fundamental para conhecer o desempenho do projeto,
além de verificar se as ações tomadas, elaboradas e priorizadas dentro de um plano de ação,
foram eficazes para solução do problema em estudo.

Uma linha de programado X realizado pode ser útil para validar os prazos estipulados no
plano de ação e verificar se os recursos foram bem dimensionados, como base para ações
futuras.

APLICAÇÃO

Avaliar sistematicamente a evolução das ações para que o cronograma seja cumprido;

Tomar ações complementares em caso de desvios;

Estabelecer ações de controle para garantir a manutenção dos resultados conseguidos;

Utilizar de ferramentas estatísticas básicas como CEP – Controle Estatístico de Processo, para
coletar os dados pós alteração, o qual trará visibilidade nas variáveis, no comportamento do
processo ao longo do tempo e a tendência dos resultados obtidos.
Exemplo:

FALHAS no Cumprimento dos Processos

9 8
7
6
4
3
1

JAN

FEV

MAR

ABR

MAI

JUN

JUL
7. PADRONIZAÇÃO
OBJETIVO
As bases para um aperfeiçoamento contínuo;
Uma poderosa ferramenta para eliminar desperdícios;

Um método para construir qualidade;

Documentos visuais, simples e claros que mostram um método padrão para
realizar um trabalho;

Documentação ativa e continuamente atualizada de propriedade da equipe;

Assegura o uso correto de ferramentas e máquinas;

Mostra segurança no trabalho baseada em movimentos humanos;

APLICAÇÃO
1.Identificar os processos “fulanizados” (Aquele que só o “Fulano” sabe fazer);

2.Analisar o processo, feito por diferentes pessoas, horários e turnos, quando for
o caso;

3.Identificar a melhor forma de trabalho, balanceando qualidade x produtividade;

4.Gerar um fluxo de processo padrão e(ou) instrução de trabalho, disponível no

local de trabalho;

5.Treinar todos os envolvidos a respeito da nova prática e acompanhar os desvios

do padrão.
7. CONCLUSÃO
OBJETIVO
A conclusão do projeto serve como momento de reconhecimento
sobre as ações e resultados alcançados, além de verificar quais foram as
lições aprendidas no decorrer das etapas.

É o momento de início de uma nova fase, seja esta a propagação do

modelo piloto, realizado em pequena escala, ou o detalhamento do
próximo problema, através de um novo ciclo PDCA.

APLICAÇÃO
1.Monte uma lista de lições aprendidas;
2.Arquive a documentação do PDCA em local organizado para posterior
consulta;
3.Liste as ações pendentes deste projeto, que não puderam ser
alcançadas;
4.Celebre as conquistas;
5.Comece de novo!

" A qualidade do Processo, é o segredo do Sucesso."



“Problemas não existem para serem justificados.

Problemas existem para serem solucionados.”