Gua para la terminacin, consolidacin y refinacin del diagnstico SEP-SN y la formulacin del perfil de plan de accin para implementar

la GpRD en el gobierno subnacional

La terminacin, consolidacin y refinacin del diagnstico de la situacin actual de la GpRD, as como la formulacin del perfil de plan de accin para implementar la GpRD en el gobierno subnacional constituye las ltimas actividades en el proceso de aprendizaje del curso y el inicio formal de la aplicacin de los conocimientos ganados en el mejoramiento de la gestin por resultados en el mbito gubernamental de cada equipo participante. Antes de entrar a la descripcin de estas actividades, es importante tener claro la diferencia entre un perfil y un plan de accin detallado: El objetivo de este perfil es identificar de manera general los temas a trabajar en el futuro a fin de implementar o fortalecer la gestin para resultados en cada gobierno subnacional y llegar a un acuerdo con la mxima autoridad sobre las prioridades a incluir en el plan de accin. Dado su alcance, es una actividad que se puede realizar en pocos das como trabajo final del curso GpRD-SN. En contraste, un plan de accin detallado, como su nombre lo indica, requiere una clara y precisa identificacin de las intervenciones y actividades orientadas a implementar o fortalecer la gestin para resultados. Un trabajo de esta magnitud requiere mayor tiempo de trabajo y por tanto no hace parte de este curso. Durante el ao siguiente a la terminacin del curso los equipos interesados en continuar este proceso podrn realizar un plan de accin detallado en la medida de la disponibilidad de tiempo y el apoyo de las mximas autoridades subnacionales.

A continuacin se describen las actividades 36 y 37 con las tareas necesarias y fechas de inicio y fin para completar, consolidar y refinar el diagnstico y luego formular el perfil del plan de accin: Actividad 36: Terminacin, consolidacin y refinacin del diagnstico Actividad 37: Formulacin del perfil de plan de accin 1

Actividad 36: Terminacin, consolidacin y refinacin del diagnstico

Actividad

Tarea
1. Terminacin y consolidacin de las matrices de anlisis elaboradas durante los mdulos 2, 3, 4, 5 y 6 del curso. A fin de tener en un solo documento las matrices de anlisis de los cinco pilares y facilitar la elaboracin del Informe Ejecutivo que se describir en el paso 2, es necesario que cada equipo complete y consolide en un solo documento MS Word las 5 matrices de anlisis que debieron ser elaboradas durante los mdulos 2, 3, 4, 5 y 6. El coordinador de cada equipo deber entregar esta versin inicial de la matriz de anlisis consolidada en el aula virtual. 2. Elaboracin del informe ejecutivo del diagnstico. Con base en la matriz de anlisis consolidada, cada equipo deber elaborar una versin inicial de informe ejecutivo que sintetice los principales hallazgos de los cinco pilares del SEP. La extensin de este informe no deber exceder las cinco pginas (una pgina para cada pilar como mximo). En el aula virtual encontrar enlaces a dos ejemplos de informe ejecutivo consolidado. El coordinador de cada equipo deber entregar esta versin inicial de informe ejecutivo en el aula virtual. 3. Revisin y comentarios al diagnstico consolidado. Los 5 tutores revisores harn una revisin de la matriz de anlisis consolidada, del informe ejecutivo presentados por cada equipo y de las calificaciones ingresadas por cada equipo al formulario en lnea, asignarn la respectiva nota a los diagnsticos presentados y, de ser necesario, enviarn comentarios a los equipos para asegurar la solidez y consistencia tanto de las calificaciones de los indicadores como de los argumentos que sustentan dicha calificacin. En el anexo incluido al final de esta gua se describen los criterios que usarn los revisores INDES para calificar la versin inicial del diagnstico presentado por los equipos.

Inicio

Fin

36

Sep 14

Sep 19

36

Sep 14

Sep 19

36

Sep 20

Sep 22

Actividad

Tarea
4. Revisin de los diagnsticos y ponderacin de los puntajes del SEP. Un equipo de especialistas del PRODEV revisar los diagnsticos cuyo puntaje sea mayor a 80 sobre 100 en la calificacin otorgada por los tutores-revisores INDES. El propsito de esta revisin es asegurar que los diagnsticos cumplan con los estndares del PRODEV. Adicionalmente, el PRODEV someter los puntajes del SEP a un sistema de ponderadores que otorga distintos pesos a los indicadores y requisitos mnimos del SEP-SN en funcin de su importancia o contribucin relativa a la GpRD. Por ejemplo, contar con un sistema de indicadores de desempeo es ms importante que publicar la informacin del presupuesto en Internet. Por tanto, las calificaciones que cada equipo han otorgado a los indicadores y requisitos mnimos podrn variar despus de que se apliquen los correspondientes ponderadores, en unos casos esas calificaciones podran incrementarse y en otros reducirse. Los especialistas PRODEV enviarn las calificaciones ponderadas a cada uno de los tutores revisores INDES quienes se encargarn de actualizar las calificaciones ponderadas de sus respectivos equipos en el formulario en lnea del aula virtual. 5. Refinacin de la versin final del diagnstico. A partir de los comentarios recibidos de los especialistas del PRODEV, los equipos elaborarn la versin final del diagnstico lo cual implica, de ser necesario, refinar el informe ejecutivo que consolida los hallazgos en los cinco pilares y refinar la matriz de anlisis consolidada. Es importante que los equipos realicen su mejor esfuerzo para afinar y completar este diagnstico, dado que no solo constituye parte del trabajo final del curso, sino que adems es la base para elaborar un buen perfil del plan de accin.

Inicio

Fin

36

Sep 23

Sep 26

36

Sep 27

Oct 3

Actividad 37: Formulacin del perfil de plan de accin

Actividad

Tarea
6. Elaboracin de la matriz para la formulacin del perfil del plan de accin para implementar la GpRD. Para iniciar la elaboracin del perfil del plan se sugiere utilizar la matriz para la elaboracin del perfil del plan de accin para la implementacin de la GpRD, documento Excel que est disponible en el aula virtual. Esta matriz ayuda a ordenar y sintetizar los problemas encontrados en el diagnstico y permite visualizar los objetivos y estrategias para enfrentar dichos problemas, a fin de establecer los temas crticos para mejorar la gestin del gobierno subnacional durante los prximos aos. Durante el ao siguiente a la terminacin del curso, dicho perfil podr servir de base para la formulacin del plan de accin detallado. Sugerimos seguir los siguientes pasos para completar la matriz para la formulacin del perfil del plan de accin: Resumir la situacin actual de cada uno de los indicadores en la columna Problemas detectados en el diagnstico (primera columna). Proponer los objetivos y estrategias para enfrentar los problemas identificados en el diagnstico (segunda columna). Como referencia para esta tarea es conveniente revisar el Manual del SEP y el Declogo para la institucionalizacin de la GpRD del libro La gestin para resultados en el desarrollo (pginas 88 a 95). Este libro se encuentra en el aula virtual bajo el subttulo Documentos (Lecturas tiles para todos los mdulos). Establecer de manera sucinta las reas crticas donde se esperan resultados durante los prximos aos para cada uno de los objetivos en funcin de las caractersticas tcnicas y polticas del gobierno subnacional (tercera columna).

Inicio

Fin

37

Sep 27

Oct 3

Actividad

Tarea
7. Formulacin del perfil de plan de accin. Una vez incluida la informacin necesaria en la matriz para la elaboracin del perfil del plan de accin, el equipo deber elaborar un documento de 5 a 6 pginas de extensin que contenga los objetivos y las estrategias prioritarias para implementar la GpRD en el gobierno subnacional. Con el propsito de facilitar esta tarea, en el aula virtual se han incluido dos ejemplos de perfiles de plan de accin elaborados por dos gobiernos subnacionales participantes en la primera edicin del curso. 8. Presentacin del diagnstico y del perfil del plan de accin a la mxima autoridad subnacional. Una vez concluidos el diagnstico y el perfil del de plan de accin, es necesario que el equipo organice una reunin con la mxima autoridad del gobierno subnacional para presentar el trabajo realizado y conocer sus comentarios y sugerencias. Al involucrar a la mxima autoridad en este proceso y contar con su apoyo se generarn condiciones propicias para que la propuesta del equipo sea factible de implementarse iniciando el ao siguiente a la terminacin del curso. Es necesario que el equipo levante un acta de la reunin en la que se sealen las observaciones y los acuerdos ms importantes. Esta acta deber estar firmada por los participantes en dicha reunin. Con el propsito de facilitar esta tarea, en el aula virtual se han incluido dos ejemplos actas elaborados por dos gobiernos subnacionales participantes en la primera edicin del curso. 9. Entrega de las versiones finales del diagnstico, del perfil del plan de accin y del acta de reunin. Luego de firmada el acta y de hacer los ajustes que fueren necesarios al perfil del plan de accin, el coordinador de cada equipo deber entregar en el aula virtual las versiones finales de la matriz de anlisis consolidada de los cinco pilares, del informe ejecutivo y del perfil del plan de accin junto con el acta de presentacin firmada.

Inicio

Fin

37

Sep 27

Oct 3

37

Sep 27

Oct 3

37

Sep 27

Oct 3

Actividad

Tarea
10. Calificacin de versin final del diagnstico y perfil de plan de accin, ponderacin de calificaciones SEP-SN y seleccin de los dos mejores perfiles. Como parte de las actividades de cierre del curso, los revisores INDES calificarn la versin final de la matriz de anlisis consolidada, del informe ejecutivo y del perfil del plan de accin. En el anexo incluido al final de esta gua se describen los criterios que usarn los revisores INDES para calificar la versin final del diagnstico presentado por los equipos.

Inicio

Fin

Actividad de cierre

Por su parte, los especialistas PRODEV harn la ponderacin de las calificaciones SEP-SN que obtengan una nota mayor del 80% y seleccionarn los dos mejores perfiles elaborados por los equipos participantes. Los equipos que presenten los dos mejores perfiles de plan de accin recibirn asistencia tcnica de PRODEV para su implementacin durante el ao siguiente a la terminacin del curso. Adicionalmente, los dos mejores equipos sern invitados junto con la mxima autoridad subnacional a un encuentro internacional durante el 2012 para presentar los avances en la implementacin del plan.

Oct 4

Oct 21

Anexo Gua para el anlisis y calificacin de los diagnsticos SEP-SN

Aspectos a observarse y calificarse

Pertinencia de los argumentos

Definicin
El anlisis realizado por el equipo debe enfocarse en los aspectos enunciados en los indicadores, requisitos mnimos y criterios de calificacin correspondientes. El anlisis realizado por el equipo debe ser lo suficientemente exhaustivo y detallado para que se comprenda la situacin del indicador, del requisito mnimo y del criterio de calificacin en el respectivo gobierno subnacional. Cada criterio de calificacin debe tener su correspondiente anlisis de situacin.

Suficiencia de los argumentos

El anlisis realizado por el equipo debe respaldarse en documentos (leyes, informes, estudios) o en Suficiencia de la entrevistas a informantes calificados, segn sea el documentacin caso. Siempre deben sealarse las fuentes de de respaldo informacin en las que se basa el anlisis y, cuando estn disponibles en Internet, deben anotarse el sitio en que se encuentran los documentos. Correspondencia entre los argumentos y la calificacin La calificacin de los requisitos mnimos debe basarse en los argumentos que sustentan el anlisis y debe guardar correspondencia con lo que se establece en los criterios de calificacin.