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    Material Complementario Capitulo 2

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    El documento describe los pasos para elaborar un presupuesto integral de ventas, incluyendo pronósticos de ventas, recolección de información relevante, desarrollo de planes estratégicos y tácticos de ventas, y compromiso de la alta administración. Se explican conceptos como métodos de pronóstico, análisis de factores internos y externos, y participación de diferentes niveles de la organización en el proceso de planeación de ventas. Adicionalmente, se incluyen figuras que ilustran el flujo de información y ej

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    Curso Elaboracin de Presupuestos Material de Apoyo Complementario Texto: PRESUPUESTOS, Un Enfoque Prctico por Centros de Responsabilidad, 2 Edicin

    CAPITULO 2 LAS VENTAS


    (Fuente: Welsch, Hilton, Gordon, Rivera, Presupuestos, Planificacin y Control, 6 Edicin). Los pasos para elaborar un Presupuesto Integral de Ventas pueden detallarse en el siguiente orden: 1. Proceso de Planeacin 2. Pronstico de Ventas 3. Reunir toda la Informacin Relevante 4. Desarrollo de Planes Estratgicos y Tcticos de Ventas 5. Compromiso de la Alta Administracin 1. Proceso de Planeacin: Implica que la administracin haya desarrollado las directrices especficas para la planificacin de las ventas y comunicado a todos los miembros de la organizacin que participarn en la elaboracin del Presupuesto de Ventas. Estas incluyen las metas y objetivos de la empresa y estrategias de ventas, polticas sobre precios, posicin de la competencia y tendencias del mercado. 2. Pronstico de Ventas o de Demanda: Preparar uno o varios pronsticos de ventas. Debe incluir los supuestos o premisas de planeacin. Dependiendo de los mtodos de pronstico que se desee emplear la responsabilidad de este paso recaer en: a. Para mtodos cualitativos: Opiniones de la alta administracin en coordinacin con la Gerencia de Ventas. b. Para mtodos cuantitativos: Personal tcnicamente capacitado para la realizacin de pronsticos y proyecciones. Los pronsticos son entregados al Gerente de Ventas para elaborar sus proyecciones, a partir del pronstico estadstico de ventas. En la prctica existe una tendencia a combinar mtodos de pronstico y as es como debe ser, ya que en el pronstico final lo que importa es el resultado y cuando varios mtodos apuntan hacia el mismo resultado es una seal de que el pronstico se acerca a la realidad. 3. Reunir toda la informacin relevante para el desarrollo del presupuesto: Esto significa analizar las oportunidades y amenazas o restricciones que existan en cuanto a las ventas. Entre ellas se pueden mencionar: a. La capacidad instalada de produccin b. Las fuentes de abastecimiento de materias primas y otros materiales y suministros requeridos para fabricacin o venta

    Licda. Nora Mara Reiner Alvarado, M.Sc.

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    c. Los recursos humanos existentes y su disponibilidad d. El capital con que se cuenta e. Las oportunidades que se puedan presentar. Estos factores deben analizarse y evaluarse en coordinacin con los dems Jefes de reas funcionales. La capacidad instalada de produccin es importante e involucra al Jefe de Planta de Produccin, ya que no tendr caso planificar un volumen de ventas mayor que el que se pueda producir y por otro lado si se desea aumentar la capacidad productiva eso implicar una inversin o sea aumento de capital, lo cual involucrar necesariamente al Tesorero o Gerente Financiero. Por otro lado, una estimacin de ventas por debajo de la capacidad instalada significar capacidad ociosa lo que resulta en costo para la empresa. Las fuentes de abastecimiento de materias primas hay que considerarlas tambin y tomar en cuenta precios, calidad, tiempos de entrega. Los recursos humanos existentes son de considerar en funcin de las ventas planificadas y en coordinacin con el director o gerente de personal especialmente si se planifica un incremento en las ventas habr que considerar reclutamiento y capacitacin de personal adicional. De igual manera si se considera disminucin en las ventas la situacin se plantea al contrario, con recursos humanos excedentes. El capital es de considerar para ampliaciones de capacidad instalada y aumentos al capital de trabajo. Este es un tema para consideracin del Tesorero o Gerente Financiero. La liquidez es importante considerar para disponer de efectivo suficiente para financiar las adiciones de capital, materias primas, inventarios (si los hay), gastos y pasivos. Las ventas no necesariamente podrn cubrir todas las necesidades de liquidez, ya que habr ventas que son a crdito y cuentas por cobrar de recuperacin lenta. En cuanto a las oportunidades que se puedan presentar cabe considerar el rediseo de productos, introduccin de productos nuevos, incursin en territorios nuevos, cambios en precios, innovaciones en polticas con clientes, cambios de empaques, innovacin en la publicidad. 4. Desarrollar Planes de Ventas Estratgicos y Tcticos: En el plan estratgico de ventas debe participar la alta administracin y Gerentes de Nivel Medio cuando sea posible. Para el plan tctico el enfoque participativo resulta importante por lo cual convendr tomar en cuenta a los Gerentes de rea o Regiones de venta e incluso a los vendedores pues stos contarn con informacin directa de los clientes y sus futuros planes de compra, as como con informacin de la competencia. La metodologa ser que cada gerente de distrito o regin presente su plan de ventas regionales para el prximo perodo ante el Gerente de Ventas. Luego, el Gerente de Ventas presentar el plan de ventas propuesto ante el

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    Gerente General o Comit Ejecutivo, quien a su vez lo recomendar ante del Presidente o Consejo Directivo para aprobacin. 5. Compromiso de la Alta Administracin: La aprobacin de un Plan Integral de Ventas por la alta administracin significa su compromiso para alcanzar las metas que se especifican en el plan de ventas. Este compromiso implica una buena comunicacin con las gerencias sobre el avance de las metas y estrategias por reas de responsabilidad y operaciones cotidianas.

    Figura 2-A Flujo de Informacin para un Presupuesto de Ventas Enfoque de Decisin Ejecutiva Alta Gerencia (Objetivos y Metas de la Empresa)

    Gerente Funcional Mercadeo o Ventas (Objetivos y Metas de Ventas)

    Gerentes de Distrito o Zonas (Objetivos y Metas por Territorio)

    Vendedores (Cuotas a Cumplir)

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    Figura 2-B Grfica del Plan Estratgico y Tctico de Ventas

    Plan Estratgico y Tctico de Ventas


    7,000,000 6,000,000 5,000,000

    Quetzales

    4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 Real 2008 Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 Total 3,250,000 3,900,000 1,500,000 1,400,000 350,000 Plan Tctico 2009 1,800,000 1,600,000 500,000 Plan Estratgico 2010 1,900,000 1,900,000 450,000 500,000 4,750,000 2011 2,000,000 2,250,000 650,000 650,000 5,550,000 2012 2,200,000 2,850,000 500,000 800,000 6,350,000

    Licda. Nora Mara Reiner Alvarado, M.Sc.

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    Figura 2-C Ilustracin Grafica del Plan Tctico de Ventas

    Plan Tctico de Ventas


    450,000 400,000 350,000 300,000 250,000 200,000 150,000 100,000 50,000 Ene-09 PRODUCTO 1 PRODUCTO 2 PRODUCTO 3 150,000 64,000 20,000 Feb-09 160,000 80,000 25,000 Mar-09 140,000 80,000 25,000 Abr-09 150,000 80,000 25,000 May-09 145,000 80,000 25,000 Jun-09 155,000 64,000 20,000 Jul-09 135,000 112,000 35,000 Ago-09 125,000 80,000 25,000 Sep-09 160,000 80,000 25,000 Oct-09 160,000 160,000 50,000 Nov-09 160,000 320,000 100,000 Dic-09 160,000 400,000 125,000

    Licda. Nora Mara Reiner Alvarado, M.Sc.

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