Manual Fichas Banquetes

Recetarios de Cocina
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Gestin de
Fichas de Coste
Men y Banquetes
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FICHAS DE COSTE MEN Y BANQUETES
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Estas dos aplicaciones

nes Excel, han sido desarrolladas
desarrollada y pensadas para el clculo de coste, produccin,
elaboracin, precios de costo y venta de platos, tapas, bebidas, postres, ensaladas, mens y banquetes, para
todo tipo de empresas, bares, restaurantes, cafeteras, pasteleras, etc., y para los profesionales,
profesionales cocineros, chef,
estudiantes de hostelera as como todo profesional que produzca o distribuya alimentos. Logrando as una
herramienta dinmica, exacta y fcil de usar para cualquier profesional o empresa de hostelera.
hostelera
ADVERTENCIA: Es necesario
ecesario habilitar las macros en Excel para que las funciones avanzadas implementadas en
las aplicaciones pueda funcionar correctamente y sacar partido a las bondades que brindan.
A continuacin explicaremos cada una de ellas por separado, para que se logre una compresin total de su
funcionamiento, y de ese modo lograr explotar al mximo su potencial.
PEDIDOS DE MEN Y BANQUETES

Como su nombre lo indica, permite la elaboracin, gestin y control de pedidos de banquete, mens y eventos.
Para ello facilita loss siguientes aspectos:
aspectos
Posibilidad de introducir cantidad de clientes previstos.
Cantidad de unidades por oferta.
oferta
Calcula
lcula el importe total del pedido,
pedido y cantidades necesarias de productos para elaboracin.
elaboracin
Calcula precio de venta x PAX segn mrgenes comerciales aplicados.
Calcula precio de venta (total del banquete) y costo total del mismo.
Permite especificar un por ciento de descuento o aumento al precio de venta.
Calcula el beneficio bruto.
Permite utilizar hasta once ratios o mrgenes de venta diferentes.
Calcula la media de ratios.
Permite imputar otros gastos, tales como: personal fijo, personal externo, seguridad social, portadores
energticos (se especifica la cantidad de das y valor a imputar, que lo divide por el nmero
n
de das para
calcular el consumo de un da), telfono (igual a los portadores energticos), alquileres y amortizacin.
Clculo
lculo del beneficio neto sin impuestos.
Por cada producto se calcula: importe por PAX, cantidad total a pedir de este producto, importe total y
el precio de venta (segn margen) aplicado al producto.
Nos permite escribir todo tipo de texto para el servicio o lo que queramos, posibilidad de traducir los
trminos a cualquier idioma por el usuario fcilmente, simplemente parando el cursor en la casilla y
cambiar el texto al idioma elegido.
egido.
Vamos a proceder a explicar las partes en que est dividida

dividida esta aplicacin Excel de y la informacin a la que
hacen referencia.
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http://www.recetariosdecocina.com
://www.recetariosdecocina.com
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Figura 1. Vista general de la aplicacin Excel de men.

La vista a su vez puede dividirse en 3 regiones principales: superior, centro e inferior. En la parte superior
tenemos los datos generales, margen comercial y otros gastos relacionados. La parte central se utiliza para
escribir texto del servicio, til para registrar detalles afines. Por ltima la parte inferior se utiliza para imputar o
describir las oferta / platos que componen el servicio y los productos que se utilizan para la elaboracin de cada
uno de ellos. A continuacin abordaremos sobre estas partes.
La parte superior a su vez se divide en 3 partes
partes fundamentales, como se muestra en la figura 2.
Figura 2.
2 Datos generales -aplicacin Excel de men.
Los datos generales (a la izquierda de la figura 2) recogen los siguientes aspectos:
Nmero de comensales previsto para el evento.
Consumo pedido.
Porcentaje de descuento en venta.
Precio de Venta por comensal.
Precio de venta total.
Beneficio Bruto.
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Adems, posee 3 botones de funciones muy tiles y necesarias, se podra

podr decir.
El primero de ellos es para imprimir de manera condensada y en formato adecuado el men, o sea, prepara
en formato listo para imprimir. De hecho, para imprimir correctamente el men, utilice este botn en vez del de
Excel, por defecto, para obtener un resultado de impresin optimizado y adecuado
uado a los datos introducidos.
introducidos
El segundo de ellos es un botn para importar en el men de manera automtica datos procedentes de
una ficha tcnica. Es extremadamente til, pues despus de conformar un grupo de fichas tcnicas (fichas de
coste, recetas),
), cuando quiere realizar un men, basta con escoger la opcin de traspasar los datos en la ficha de
coste (se explicar ms adelante) y luego en el men pegar los datos a travs de esta. Es importante sealar que
durante este proceso ambas tablas, tanto la
la ficha como el men, deben estar abiertas.
abiertas Luego de esto no es
necesario pues los datos son traspasados (duplicados) en el destino.
Esta tercera y ltima funcin posibilita eliminar los datos de composicin de manera automtica, rpida y
segura. til para
ara quitar todos los datos y reutilizar una plantilla o cuando sencillamente queremos recomenzar.
De no utilizar esta funcin, cuando se vaya a quitar una oferta, haba que tocar celda por celda y eliminar la
informacin. Con esta opcin basta con posicionar
posicionar en una lnea de la oferta (cualquiera) y al ejecutarla detecta
principio y fin y elimina todos los datos y desplaza la informacin siguiente a esta hasta la posicin correcta.
El margen comercial (en el centro de la figura 2) guarda los valores de cada uno dependiendo del tipo de
producto. Estos pueden ser modificados, tanto en el texto que los describe como en su valor. Adicionalmente
permite calcular el margen medio aplicado a todo el servicio de men.
Otros gastos (a la derecha de la figura 2) recogen varios aspectos:
Personal fijo.
Personal externo.
Seguridad Social.
Portadores Energticos.
Telfono.
Alquileres.
Amortizacin.
La parte central, se utiliza para describir detalles importantes (ver figura 3). Es un campo destinado a notas del
servicio que se est preparando.
Figura 3. Detalles del servicio -aplicacin Excel de men.
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La parte inferior es la de mayor interaccin para el usuario, pues es donde se describen como tal las ofertas, las
cantidades y se calculan los importes de cada una de ellas, adems de tributar al total del servicio.
Figura 4.
4 Ofertas / platos -aplicacin Excel de men.
Los datos que se necesitan son los siguientes:
Plato / oferta (descripcin): oferta
o
aceptada por el cliente.
% de Venta (descripcin
escripcin familias / margen comercial).
Raciones a producir.
Precio de venta.
Producto (cdigo / descripcin
escripcin / U/M unidad de medida / precio).
Valores por comensal (cantidad
antidad / importe).
Cantidades totales (cantidad
antidad / importe).
Por ltimo mencionar que el libro de aplicacin
aplicacin Excel de men, contiene por defecto 7 mens en la parte
inferior (7 hojas del libro, ver figura 5) para almacenar los mens por separados. Como en cualquier otro libro
Excel, pasar de una hoja a otra (de un men a otro) dando clic. Usted puede duplicar hojas de mens o eliminar
a su voluntad o necesidad.
Figura 5. Hojas del libro (mens) -aplicacin

aplicacin Excel de men.
men
FICHAS DE COSTE
Esta aplicacin permite la confeccin de fichas tcnicas. En ella se calcula:
Importe total de la receta.
Nmero de raciones que salen de la receta.
receta
Precio de costo de la racin.
Precio de venta total y de la racin.
Beneficio bruto.
Costo de la ficha o inversin necesaria para elaboracin.
Ahora bien, para cada producto (rengln) que compone la ficha se debe especificar:
espec
Grupo de mrgenes asociado.
Cdigo. Opcional si el usuario quiere ponerlo
Cantidad a emplear.
Merma.
Cantidad no aprovechable.
Valor aadido (por si se quiere especificar un recargo adicional al producto en cuestin). Opcional.
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Para cada rengln (producto) se calcula de forma automtica:

Importe a precio de Coste.
Rendimiento neto.
Rendimiento neto.
Importe Final.
Costo (por producto).
Cantidad de raciones de la ficha.
ficha
Precio de cada racin
Cantidad de productos para cada racin para elaboracin.
elaboracin
Cantidad total de la receta.
Pantalla Principal.
Figura 6. Vista general de la aplicacin Excel de ficha de coste.

coste
Similar a la aplicacin anterior, la parte superior tambin se encuentra dividida en 2 partes fundamentales:
superior con los datos generales, e inferior con la composicin de la ficha (receta).
Figura 7. Datos generales -aplicacin Excel de ficha de coste.

coste
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En la parte superior, datos generales, encontramos dos columna de datos (izquierda y centro de la figura 7) y un
espacio para especificar
pecificar detalles de elaboracin, produccin y notas generales (a la derecha de la figura 7).
La primera tabla (izquierda) contiene cifras generales y resultados de la ficha de coste:
Nombre.
Cantidad de raciones.
Margen comercial aplicado.
Consumo para elaboracin (receta / racin).
Peso total (receta / racin).
Porcentaje de descuento en venta.
venta
Precio de venta (receta / racin)
acin).
Beneficio bruto.
Coste por EURO.
Posterior a esto tenemos tres opciones muy importantes que permiten: imprimir en el formato adecuado,
copiar datos para traspasarlos a un men o eliminar la informacin contenido en la ficha, como se describe a
continuacin:
El primero de ellos es para imprimir de manera condensada y en formato adecuado la ficha de coste, o sea,
prepara en formato
mato listo para imprimir. De hecho, para imprimir correctamente la ficha,
ficha utilice este botn en
vez del de Excel, por defecto, para obtener un resultado de impresin optimizado y adecuado a los datos
introducidos.
El segundo de ellos es un botn para exportar (copiar) hacia un men de manera automtica los datos de la
ficha tcnica. Es extremadamente til, pues despus de conformar la ficha de coste (receta), cuando quiere
realizar un men, basta con escoger la opcin de traspasar los datos en la ficha de coste y luego en el men
pegar los datos a travs de la opcin correspondiente (se explic anteriormente). Es importante sealar que
durante este proceso ambas tablas, tanto la ficha como el men, deben estar abiertas.
abiertas Luego de esto no es
necesario puess los datos son traspasados (duplicados) en el destino.
Esta tercera y ltima funcin posibilita eliminar los datos de composicin de manera automtica, rpida y
segura. til para quitar todos los datos y reutilizar una plantilla o cuando sencillamente queremos recomenzar.
De no utilizar esta funcin, cuando se vaya a quitar una ficha, haba que tocar celda por celda y eliminar la
informacin. Con esta opcin basta con dar clic y ella har su trabajo.
Al centro especificamos los mrgenes comerciales. Esta
ta tabla guarda los mrgenes dependiendo del tipo de
producto. Estos pueden ser modificados, haciendo clic en valor
valor y modificndolo. Adems permite obtener el
margen comercial medio aplicado.
En la parte inferior es donde se introduce el grueso de los datos,
datos, o sea, la composicin como tal de la ficha
tcnica, donde se describen los productos que la conforman y las cantidades a utilizan, y se obtienen los
resultados de la produccin y los gramajes correspondientes a una racin.
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Figura 8. Composicin -aplicacin Excel de ficha de coste.

Los datos que en ella se introducen son:
Producto (cdigo / descripcin / U/M unidad de medida / precio).
Composicin total (cantidad / importe).
Composicin por racin (cantidad
antidad / importe)
Merma.
No aprovisionamiento.
Rendimiento neto.
Valor aadido.
Precio venta (total / racin).
Beneficio Bruto.
Por ltimo mencionar que el libro de aplicacin Excel de fichas de coste, al igual que la de men,
men contiene por
defecto 7 fichas en la parte inferior (7 hojas del libro, ver figura 9)) para almacenar las
l fichas de coste por
separados. Como en cualquier otro libro Excel, pasar de una hoja a otra (de una
una ficha a otra) dando clic. Usted
puede duplicar hojas de fichas o eliminar a su voluntad
vo
o necesidad.
Figura 5.. Hojas del libro (mens) -aplicacin

aplicacin Excel de men.
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Registro y activacin
Una vez instaladas las aplicaciones Excel, y transcurriendo la primera vez que utilice las aplicaciones, se mostrar
en pantalla una ventana que contiene la licencia generada para el uso vlido de estos productos.
Debe copiar esta licencia tal y como se muestra y enviarla al proveedor del sistema (vendedor) para que le enve
en la mayor brevedad una llave de activacin nica para usted, la cual al introducirla, le identificar como un
usuario vlido del sistema, o sea, como un cliente legtimo nuestro.
Si entre el proceso de envo de la licencia y el recibo de la llave de activacin usted necesita cerrar el Excel o
reiniciar o apagar su PC, sin dificultad
cultad alguna adelante. La prxima vez que abra la aplicacin caer nuevamente
en el estado de solicitud de la llave.
Otras facilidades
Mltiples idiomas:
Todas las aplicaciones estn pensadas
pensada y diseadas para que puedan usarse en cualquier idioma,
idioma para ello, slo
hay que hacer clic en la casilla, modificar el texto al idioma deseado y guardar.
Con este mtodo, el cliente puede obtener una aplicacin para mltiples idiomas por un precio muy asequible.
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Figura 7. Datos generales -aplicacin Excel de ficha de coste.

Figura 8. Composicin -aplicacin Excel de ficha de coste.

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