Auditora Operacional

El trmino auditora operacional se refiere al anlisis integral de una unidad operativa o

de una organizacin completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeo, segn
se miden en funcin de los objetivos de la administracin.

La auditora operacional es diferente a la auditora financiera, la auditora financiera

se centra en la medicin de la posicin financiera, de los resultados de las operaciones
y de los flujos de efectivos de una entidad, una auditora operacional se centra en la
eficacia, la eficiencia y la economa de las operaciones. El auditor operacional evala
los controles operativos de la administracin y de los sistemas sobre actividades tan
diversas como las compras, procesamiento de datos, recepcin, envi, servicios de
oficina, publicidad, entre otros.
Las auditoras operacionales con frecuencia son realizadas por auditores internos para
sus organizaciones. Los usuarios principales de los informes de auditora operacional
son los gerentes de distintos niveles, incluyendo el consejo de administracin. La
administracin de alto nivel requiere de informaciones en cuanto a que todos los
componentes de la organizacin estn trabajando para lograr las metas de la misma.

Objetivos de la Auditoria Operacional

La auditoria operativa formula y presenta una opinin sobre los aspectos
administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y
eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante
modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la
habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas
adversos evidente en la eficiente administracin.
El objetivo de la auditoria operativa es identificar las reas de reduccin de Costos,
mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y
de apoyo a las necesidades examinadas.

La auditoria operativa determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de

manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el
de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas;
en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que as como
tambin los Estados Financieros.
La auditoria operativa determinar si se ha realizado alguna deficiencia importante de
poltica, procedimientos y prcticas contables defectuosas.
La auditoria operativa las necesidades de Compras o Gastos, que se hayan realizado
durante el ejercicio. Determinar la razonabilidad de la poltica y normas que se dan en la
empresa.
Revisar la financiacin de las adquisiciones para determinar si afectan la cantidad,
calidad y las clases de Compras si se hubiesen realizado.
Informacin que suministra la auditoria operacional
La auditora operacional podr informar a la gerencia de los siguientes aspectos:
1-

Evaluaciones del desempeo de la unidad con relacin a los objetivos u otros criterios
convenientes.

2-

Opinin en cuanto a que los planes (segn se enuncian en declaraciones de objetivos,

programas, presupuestos y lineamientos) son integrales, consistentes y atendidos en los
niveles operativos.

3-

Informacin objetiva con relacin a qu tan bien se estn llevando a cabo los planes y
polticas en todas las reas de operaciones y acerca de oportunidades para el
mejoramiento en cuanto a la eficacia, eficiencia y economa.

4-

Informacin acerca de las debilidades en los controles operativos, sobre todo a

posibles fuentes de dispendio.

5-

Opinin reiterada en cuanto a que posible confiar en todos los informes de operaciones
como una base para la accin.

Necesidad de la Auditora Operativa

La auditoria operativa es opcional, por ello es la necesidad de hacer una auditoria
teniendo en cuenta los siguientes factores:
Por competencia; para que una empresa pueda ser competitiva en el mbito comercial
debe hacerse una auditoria ms especfica para que pueda ubicar o detectar sus
habilidades y amenazas y as estas poderlas superar mediante la informacin del auditor
indicando recomendaciones y as hacer que esta empresa tenga muchas oportunidades y
sea competente frente a las otras empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus
necesidades individuales.
Por alta direccin empresarial; teniendo la alta direccin de la empresa la necesidad
de determina reas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las
operaciones, cuyo fin es de asegurar el cumplimiento eficiente, efectivo y econmico de
los objetivos empresariales.
La auditora operativa es en particular aplicable a programas gubernamentales en los
cuales no es posible evaluar la eficacia de los programas en trminos de utilidades;
tienen que evaluarse midiendo elementos tales como el nmero de familias reubicadas,
el nmero de individuos rehabilitados y la medida del mejoramiento de la condiciones
ambientales. Adems de los de los auditores internos y gubernamentales, los despachos
contables efectan auditoras operacionales para clientes a travs de sus departamentos
de servicios de consultora.

Pasos a seguir en la auditora Operacional

En muchos aspectos, el trabajo del auditor al efectuar una auditora operacional es
similar al de una auditora de estados financieros, pero existen algunas diferencias
significativas. Los pasos a seguir pueden enunciarse en los trminos siguientes:
1-

Definicin del propsito

2-

Familiarizacin

3-

Estudio preliminar

4-

Desarrollo de un programa

5-

Trabajo de campo

6-

Formulacin de un informe acerca de los hallazgos

7-

Seguimiento

1-Definicin del propsito

El extenso y amplio de una auditora operacional incluye por lo regular, la intencin de
valorar el desempeo de una organizacin, una funcin o un conjunto de actividades en
lo particular. Este extenso enunciado, tiene que expandirse para especificar de manera
precisa el alcance de la auditora y la naturaleza del informe. Los auditores tienen que
determinar qu polticas y procedimientos en lo especfico van a evaluarse y cmo se
relacionan con los objetivos especficos de la organizacin.
2- Familiarizacin
Antes de iniciar una auditora operacional, los auditores tienen que obtener un
conocimiento integral de los objetivos, de la estructura organizacional y de las
caractersticas operativas de la entidad que se est auditando. Este proceso de
familiarizacin puede empezar por un estudio de las actas constitutivas organizaciones,
de las actas constitutivas organizacionales, de los enunciados de las funciones y
responsabilidades asignadas, de las polticas y lineamientos administrativos y de las
polticas y procedimientos operativos.
En resumen, los auditores intentan familiarizarse con el mayor grado de detalle posible
con la funcin que se est desempeando, en particular desde el punto de vista de la
responsabilidad y el control administrativos. El nivel de conocimiento que logre el

auditor respecto a la organizacin, se documenta con cuestionarios, diagramas de flujo,

y narraciones por escrito.
3- Estudios Preliminares
Las conclusiones preliminares de los auditores acerca de los aspectos crticos de las
operaciones y reas problemticas potenciales se resumen como el estudio preliminar de
los auditores. Este sirve de gua para el desarrollo del programa de auditora.
4-Desarrollo del programa
El programa de la auditora operacional se hace a la medida del compromiso particular,
contiene todas las pruebas y los anlisis que los auditores consideran necesarios para
evaluar las operaciones de la organizacin. Con base en la naturaleza y el grado de
dificultad del trabajo de auditora, se asignar el personal al compromiso y se
programar el trabajo.
5-Trabajo de Campo
La etapa de trabajo de campo implica ejecutar el programa de auditora operacional. Los
auditores seleccionan los rubros que se van a revisar para determinar la suficiencia de
los procedimientos y que tambin se siguen. El anlisis es otra parte importante del
trabajo de campo. El desempeo real de la organizacin se compara con diversos
criterios como presupuestos, metas de productividad o el desempeo de unidades
similares. Este anlisis ofrece una base para las recomendaciones que formulan los
auditores con relacin al mejoramiento de la eficacia, la eficiencia y la economa.
A lo largo del trabajo de campo, los auditores documentaran la planeacin, las
evidencias recabadas, el anlisis, la interpretacin y los hallazgos en sus documentos de
trabajo. Los documentos de trabajos de auditora deben sustentarse por s solo y
respaldar el informe de los auditores.

6- Formulacin de un informe acerca de los hallazgos

Al momento de la conclusin final de la auditora, los auditores deben de resumir sus
hallazgos relacionados con los propsitos fundamentales de la auditoria. El informe se
incluir mejoramientos sugeridos en las polticas y procedimientos operacionales de la
entidad auditada, y una lista de las situaciones en las que el cumplimiento con las
polticas y procedimiento existentes no es el adecuado.
Una vez terminado en el informe acerca de los hallazgos, se deber hacer los arreglos
necesarios para realizar una reunin final con el objetivo de revisar los hallazgos junto
con todas las personas involucradas en las operaciones auditadas.
7-Seguimiento
La etapa final en el trabajo de una auditoria operacional es la accin de seguimiento a
fin de asegurar cualesquiera deficiencias que se haya revelado en el informe de auditora
sea corregida. Esta responsabilidad de seguimiento puede asignrsele a una
organizacin de lnea o equipo, pero a menudo se considera que es responsabilidad del
equipo de auditora

2.2.1

Diagnstico de Auditora Operacional

De la anterior definicin se desprende que el desarrollo de una auditora operacional

implica diagnosticar sobre las operaciones o actividades que se examinan y evalan,
en que medida se alcanzan las metas propuestas (eficacia), con que nivel de costo
(economa) y con que grado de eficiencia.
2.2.2

Pronstico de Auditora operacional

Una vez establecido el diagnstico sobre la eficacia, economa y eficiencia, la

auditora operacional permite determinar las causas de los hallazgos que estn
afectando dichos criterios y consecuencialmente, formular las recomendaciones a la
gerencia pblica o a la mxima autoridad ejecutiva de la entidad, respecto a las
acciones que se deben tomar para mejorar en el futuro el logro de las metas, el costo
invertido para lograrlas y finalmente la eficiencia con que se estn realizando.
2.3 Utilidad o Beneficio De La Auditoria Operacional
La auditora operacional puede entenderse y practicarse de una manera especfica
pero interrelacionada, para cada uno de los tres criterios fundamentales ya
explicados. Para el mayor rendimiento de una auditora operacional la evaluacin

debe efectuarse de manera secuencial. Se debe iniciar por la comprobacin y anlisis

de la eficacia o efectividad, para continuar con la economa y terminar comprobando
y evaluando la eficiencia. A continuacin nos referiremos por separado a la auditora
de eficacia, a la auditora de economa y a la auditora de eficiencia, as como a la
utilidad o beneficios que se derivan de su aplicacin o prctica.
2.3.1

Beneficios de la Auditora Operacional de Eficacia o Efectividad

La Auditora Operacional de Eficacia es el examen y evaluacin de las operaciones o

actividades de una entidad cualquiera, para determinar en que medida se han
alcanzado las metas u objetivos y formular recomendaciones para mejorar. En su
mayor alcance, es decir cuando se practica como base de una auditora con un
enfoque integral, la auditora operacional de eficacia proporciona a las autoridades
jerrquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea Nacional) una evaluacin, con
criterio independiente, de la manera como el titular de la entidad (Gerente, Director o
Ministro), ha cumplido su gestin al administrar los programas trazados para
alcanzar las metas o resultados deseados. Al interior de la respectiva entidad pblica
auditada, proporciona al titular de la entidad (Gerente, Director o Ministro), tambin
con criterio independiente, una evaluacin de la manera como el desarrollo de las
operaciones o actividades se encamina o se encamin hacia el logro de los resultados
deseados o metas propuestas y le recomienda las medidas correctivas o de mejora.
2.3.2

Beneficios de la Auditora Operacional de Economa o Economicidad

La auditora operacional de economa es el examen y evaluacin de las operaciones o

actividades de una entidad o empresa pblica, para determinar el nivel de los
recursos invertidos y formular recomendaciones razonables para reducir los costos.
Igualmente, en su alcance mas amplio, la auditora operacional de economa
proporciona a las autoridades jerrquicas de Gobierno y al Congreso (Asamblea
Nacional), una evaluacin, con criterio independiente, sobre la manera econmica
como el titular de la entidad ha alcanzado las metas propuestas. Para la Gerencia
Pblica o titular de la entidad le proporciona una evaluacin sobre los costos
invertidos en las operaciones o actividades y le formula recomendaciones para
reducir costos.
2.3.3

Beneficios de la Auditora Operacional de Eficiencia

La auditora operacional de eficiencia es el examen y evaluacin de las operaciones o

actividades de una entidad para determinar la relacin entre la productividad y un
estndar de desempeo y formular recomendaciones para alcanzar un nivel ptimo
de eficiencia. Esta auditora proporciona al Gobierno y Congreso (Asamblea
Nacional) una evaluacin, con criterio independiente, sobre el grado de eficiencia
obtenido por el titular de la entidad, en la administracin de los recursos para
alcanzar las metas. Igualmente, le proporciona al titular de la entidad una evaluacin
acerca del nivel de eficiencia de las operaciones o actividades y le formula
recomendaciones para conducirlas hacia el nivel ptimo.

2.4

OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Los objetivos de la auditora operacional se pueden sealar a corto y mediano plazo.

2.4.1

Objetivos a Corto Plazo

Diagnosticar y formular recomendaciones profesionales para mejorar la eficacia, la

economa y la eficiencia de las operaciones involucradas en los hallazgos Este
objetivo se logra al finalizar un trabajo de auditora operacional.
2.4.2

Objetivos a Mediano y Largo Plazo

Lograr la prosperidad razonable de la empresa o entidad. La prosperidad razonable

de una empresa pblica de carcter mercantil se observar en la mejora de los
beneficios econmicos (rentabilidad) y en una entidad u organismo pblico (sin
nimo de lucro) en la mejora de la prestacin del servicio a la comunidad (valor a
cambio de dinero).
2.4.3

Alcance de la Auditoria Operacional

El alcance de la Auditora Operacional es ilimitado. Todas las operaciones o

actividades de una entidad pueden ser auditadas, sin considerar que sea una
operacin financiera o no, y en cada hallazgo la auditora operacional cubre todos los
aspectos internos o externos que lo interrelacionan.
Esta ilimitacin y la diversidad de hallazgos que pueden encontrarse, implica que,
una auditora operacional especfica, puede requerir profesionales de diferentes
disciplinas. Generalmente es un trabajo interdisciplinario, pero normalmente su
conduccin o direccin debe confiarse o contadores pblicos, por su estructuracin
profesional en auditora.
2.5

HALLAZGO DE AUDITORIA OPERACIONAL

El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar las
operaciones o actividades inefectivas, antieconmicas o ineficientes. Encontrarlas
constituye el "Hallazgo de Auditora Operacional" que se puede definir como la
operacin o actividad que est afectada negativamente o lesionada en la eficacia,
economa o eficiencia.

2.6

REA CRITICA O DBIL

Es el rea que presenta deficiencias de control interno contable, financiero u
operacional. En una rea critica se supone que todas las operaciones o actividades
que all se realizan, son posibles hallazgos de auditora operacional es decir, estarn
afectadas negativamente en su efectividad o eficacia, economa y eficiencia. En caso
de que sean varias las reas de una entidad que hayan sido identificadas como
crticas o dbiles, los esfuerzos de auditora deben orientarse hacia las mas
importantes de la organizacin. En general, un razonable equipo de auditora
(integrado por cinco profesionales altamente calificado) debera asumir mximo el

examen de dos reas crticas o dbiles, para poder evaluarlas con la profundidad
requerida en un tiempo tambin razonable que oscilar entre cuatro y seis meses.
2.7 DIFERENCIAS BSICAS ENTRE LA AUDITORIA TRADICIONAL Y LA
AUDITORIA OPERACIONAL
La auditora, tradicionalmente hasta 1960 estuvo orientada fundamentalmente al
examen de los estados financieros. Con el surgimiento de la auditora operacional
como un nuevo campo de ejercicio profesional, se denomin a la auditora
tradicional como auditora de estados financieros o auditora financiera, la cual con
respecto a la auditora operacional presenta mltiples diferencias relacionadas con el
objetivo, el alcance, la orientacin, los parmetros o criterios de medicin, el
mtodo, los interesados, quienes la ejecutan, el contenido del informe, el objetivo de
la evaluacin del control interno, y la historia de las dos especialidades, entre
otras. En el Cuadro N1 que se presenta a continuacin, se relacionan las diez
diferencias mencionadas.

CUADRO N 1
DIFERENCIAS BSICAS ENTRE LA AUDITORIA FINANCIERA Y LA
AUDITORIA OPERACIONAL
En Cuanto a:

Financiera

Operacional

Objetivo

Emitir opinin o dictamen Determinar el grado de

sobre la razonabilidad de la eficacia, economa y
situacin financiera de una eficiencia de las operaciones
entidad a una fecha dada, as para formular las
como sobre el resultado de recomendaciones para
sus operaciones financieras corregir deficiencias o para
y el flujo de fondos para el mejorar dicho grado de
periodo que termina en
eficacia, economa y
dicha fecha.
eficiencia.
Proporcionar un grado de
confiabilidad de dichosContribuir al logro de la
estados para usarlos en laprosperidad razonable de la
toma
de
decisionesempresa o entidad.
administrativas o gerenciales
y en el proceso de dar cuenta
de la gestin.

Alcance

Ilimitado. Puede cubrir todas

Limitado a las operaciones las operaciones o actividades
financieras
que realiza un organismo,
entidad o empresa.

Orientacin

Hacia la situacin financiera

Hacia las operaciones o
y resultados de las
actividades de la entidad en el
operaciones de la entidad
presente con proyeccin el
desde un punto de vista
futuro.
retrospectivo.

Medicin

Principios de contabilidad
generalmente aceptados.

No existen an criterios de
medicin de aceptacin
general.

Las normas de auditora

generalmente aceptadas.

No existen todava normas de

auditora operacional
generalmente aceptadas. El
mtodo se determina de
acuerdo al criterio del auditor
operacional. Pueden
adaptarse normas de auditora
financiera generalmente
aceptadas.

Principalmente externos:
Accionistas, Gobierno,
Bancos; Entidades de
Crdito e Inversiones
potenciales.

Desde el punto de vista

interno: la alta direccin.
Desde el punto de vista
externo los accionistas y el
gobierno y la comunidad

Mtodo

Interesados

cuando se trata de una entidad

del sector pblico.

Quienes la Ejecutan

Contadores pblicos con

Los contadores pblicos con participacin del personal de
personal de apoyo de la
la misma profesin y de
misma profesin
profesionales de otras
disciplinas.

Contenido del Informe

Su contenido esta relacionado

con cualquier aspecto de
Su contenido esta
importancia de la
exclusivamente relacionado
administracin o de las
con los estados financieros
operaciones de la entidad,
organismo o empresa pblica.

Objetivo de la Evaluacin
del control Interno

Determinar las reas dbiles o

Determinar la naturaleza y
crticas ms importantes para
alcance de los
hacia ellas orientar todos los
procedimientos de auditora
esfuerzos de auditora
financiera a emplear.
operacional.

Historia

Larga existencia

Reciente. An se encuentra es
su etapa de formulacin
terica y de experimentacin.

Auditora Operacional de Compras:

Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos.
La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las
necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que
integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los
diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener
informacin histrica de estos artculos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios
que las diversas reas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan
cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones
adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su
abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los
artculos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as
como las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y
aseguren el abastecimiento ptimo de los artculos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en
cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos
en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y
atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores
considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las
posibilidades de negociacin de las compras.

13. Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin,

ventas, almacenes, control de calidad y tesoreravos.
La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las
necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que
integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los
diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener
informacin histrica de estos artculos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios
que las diversas reas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan
cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones
adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su
abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los
artculos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as
como las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y
aseguren el abastecimiento ptimo de los artculos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en
cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos
en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y
atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores
considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las
posibilidades de negociacin de las compras.
13. Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin,
ventas, almacenes, control de calidad y tesorera

Objetivo de la Auditora Operacional de Compras:

El objetivo de la auditora operacional de compras es examinar las actividades que la
integran (prrafo 11 al 23) con el propsito de mejorar los controles operativos
componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.
Metodologa:
La metodologa general para el examen de las operaciones dan algunas orientaciones
concretas para llevar a cabo la Auditora Operacional de Compras. Los procedimientos
que se describen a continuacin debern adecuarse y complementarse en cada caso
particular.

Familiarizacin:
1. El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando
a cabo un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la
operacin de compras en el flujo de la operaciones.
2. Estudiar los expedientes de auditoras e Informes y cortos de recomendaciones. Visita
a las Instalaciones:
3. Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin,
almacenaje, etc.
INVESTIGACION Y ANALISIS
Anlisis financiero y de informacin operativa.
4. Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno Como
externo.
Deber analizarse si el tipo de estadsticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus
necesidades como pueden ser compras de artculos por reas geogrficas, por clase de
proveedor, etc.
5. Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en
valores.
6. Comparar los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con
los de empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con
cifras internas y externos, razones financieras y otros datos relativos tales como
condiciones, precio de algunos artculos, etc.
7. Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la
operacin de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecucin de las compras
y verificar la aplicacin de las polticas en esa rea.

Examen de las documentaciones e investigaciones especficas:

8. Estudiar los diversos registros, formas archivos, relativos a compras, proveedores,
requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos
significativos, etc. Esta revisin debe abarcar entre otros aspectos la verificacin de que
existe el nmero suficiente de proveedores para cada artculo que s haga una
investigacin de nuevos proveedores, peridicamente, que no hayan surtido en los
ltimos meses el artculo que se estudie.
9. Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis
estadsticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditora interna y de ser
posible los papeles de trabajo que origine para detectar reas en que se puede sugerir
algunos procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las polticas
establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que
el tipo de relacin y control que exista en el trato con los Agentes Aduanales para el
caso de compras de importacin asegure un procedimiento eficiente en las compras del
exterior.
10. Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual
facilita la localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden
elaborarse memorando descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis. Por
ltimo se podr analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean
stos almacenes centrales o unidades de consumo (de fabricacin o de venta). Si los
trminos de entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor
negociados por la empresa o si resulta ms recomendable contratar entregas que
incluyan fletes pagados.
11. Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales, y en los
mtodos de compra; Compras de volumen, determinacin del lote econmico de
compra, alternativas de comprar o fabricar, etc.
Investigar si la empresa opera con base el algn presupuesto de compras en cuyo caso
deber estudiarse ste; analizar sus variaciones principales y obtener una

Explicacin sobre los mismos.

12. Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores
cuando el volumen de las compras permita esta prctica. Asimismo deber investigarse
si se tiene una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las compras.
Estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en funcin del volumen
de operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad.

Analizar si es el caso, si se cumple con las polticas establecidas por el Departamento de

Ventas cuando el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada
artculo.

13. Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas

en uso que regulen la operacin de compras.
Resumen y discusin previa de los problemas detectados:
14. Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que
puedan mejorar la eficiencia en la operacin de compras.
15. Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que
permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado.
16. Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la
empresa, motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor.

Elaboracin del Informe:

17. Elaborar los informes:

Informe:
A continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los que pude informarse en
una Auditora Operacional de Compras.
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las
mismas.
Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin de
compras.
Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la operacin
de compras.
Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal que
atiende las compras.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren.

 Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn

artculo (archivos de proveedores).
Inadecuado control de personal de compras.
La gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la profesin, la
hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de la urgente
unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de cumplir sin
la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

AUDITORIA DE VENTAS
-Este boletn seala la metodologa que podra utilizarse para efectuar la auditoria
operacional de ventas.
-Este da orientaciones acerca de algunos instrumentos, tcnicas y procedimientos de que
puede valerse el auditor para llevar a cabo la auditoria operacional de ventas. Con el fin
de promover la eficiencia en las operaciones.
-Nos seala la manera en que se puede informar los resultados obtenidos de
dicha auditoria operacional de ventas.

Concepto y alcance de la operacin de ventas:

Se dice que las ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus
objetivos econmicos.
La operacin de Ventas comprende las siguientes actividades
1.-Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los
objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Estas polticas pueden
referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zona, las remuneraciones al personal
de ventas, etc.
2-Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y h humanos con que
cuenta la empresa en el departamento de ventas y as mismo proponerlos cambios
pertinentes.
3.- Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en
que se necesitan, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.
4.-Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la Compaa y
coordinar con los dems departamentos. Involucrados la posibilidadde satisfacerlas

adecuadamente. Para lograr esto se debe aprovechar el resultado de investigaciones de

mercadeo efectuado para conocer sus preferencias y las condiciones de dicho mercado.
5.-Estar enterados de las caractersticas de sus competidores y como tambin las
condiciones de venta que estos ofrecen a los clientes.
6.-Participar en el establecimiento de las listas de precios de los productos.

7.-Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar sucumplimiento.

8.-Verificar la correcta secuencia de la venta, desde el momento en que se coloca un
pedido, hasta que se hace la entrega del articulo en cuestin, con oportunidad y
satisfaccin del interesado. Dicha secuencia incluye la distribucin fsica de los
productos y la seleccin de los canales mas adecuados de entrega.
9.-Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la
efectividad de ambas funciones.
10. Otra cosa que es muy importante para alcanzar los objetivos es la de realizar
promociones de ventas.
11. Llevar registros de clientes que incluyan la historia, las necesidades presentes y
potenciales y otras caractersticas convenientes.
12.- Otro punto importante es la elaboracin del pronostico de ventas.
13.-Someter a la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado,
explicar peridicamente las variaciones que se hayan suscitado en el transcurso de su
ejecucin. Estas explicaciones pertinentes nos permitirn tomar medidas correctivas
necesarias y retroalimentar el proceso de planeacin de ventas.
14.-Se deben establecer las estadsticas necesarias por zonas, lneas, artculos, agentes u
otros criterios de clasificacin, para poder contar con informacin oportuna y suficiente
que nos permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.
15.- De debe tomar en cuenta tambin el tiempo que se utilizara para el adiestramiento
del personal de ventas para la obtencin de sus objetivos, cumpliendo las polticas de
comercializacin, crdito y su respectiva aplicacin.

En resumen, la operacin de ventas consiste en el conjunto de actividades que previa

investigacin y anlisis del mercado, permite la adaptacin de las medidas necesarias
para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y
servicios que produce la empresa, en las cantidades, precios, condiciones y calidad
satisfactoria, obteniendo con eso el rendimiento deseado.

Objetivo de la Auditoria Operacional de Ventas

Su objetivo radica en examinar aspectos administrativos que constituyen el conjunto de
actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas, esto con el
propsito de detectar y corregir problemas o deficiencias en los controles operacionales
existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de cuya solucin pueden surgir
disminucin de costos y/o aumentos de la eficiencia operacional.
Metodologa
Familiarizacin
-Se debe tener una familiarizacin general con el entorno econmico, polito, social y
legal, en el que acta la empresa y con la operacin de ventas, mediante estudios de sus
objetivos, sus polticas, su estructura orgnica, que permita la ubicacin de ventas en el
flujo de las operaciones.
-Mas especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo investigando, entre
otros, las caractersticas y la estratificacin de los siguientes aspectos.
a)Los productos que vende de la empresa; los mercados a los que vende su producto,
sus competidores, la parte del mercado que absorbe; sus canales de distribucin, el
promedio de clientes a los que les vende su producto. Etc.
b) Las caractersticas de los productos : Artculos de Primera necesidad o de lujo; de la
demanda permanente, estacional o de Moda etc.
c) La poltica para la determinacin de precios: Para saber sin son predeterminados, sin
son negociables o si se calculan en cada ocasin, al recibir una solicitud de cotizacin.
En su caso, se debe de contar con la lista de precios autorizada y vigente.
d) La poltica de crdito que se tenga establecida.
e) La o las polticas de mercadeo que se estn empleando para dar a conocer los
productos servicios que presta la empresa.
f) Los clientes importantes que se tengan y , en su caso el grado de dependencia de la
empresa de alguno o algunos de estos clientes.

Visitas a las instalaciones

Se debe de haber una inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de
los dems departamentos que estn directamente vinculados con ventas.( compras,
produccin, publicidad, facturacin, almacenaje, distribucin, crditos y cobranzas. )

Investigacin y anlisis
Anlisis financiero y de informacin Operativa
Se debe de hacer un anlisis a la informacin existente, tanto de carcter Interno como
externo, relativo a la ventas, con en fin de evaluar su importancia en el conjunto de
operaciones de la empresa, comparacin de las ventas con las efectuadas con aos
anteriores, debiendo apreciar la tendencia y aplicacin de razones financieras.
Los anlisis ms convenientes a considerar son:
a) por el tipo de productos, en unidades, precios y contribucin a la utilidad;
b) Por reas (departamentales, regionales)
c) Por lo canales de distribucin;
d) Por el tipo de clientes;
e) Por la clase de consumidor, mayoristas, detallistas, grandes almacenes, clientes
especiales, etc.
f) El anlisis del costo directo de distribucin y su comparacin contra el precio de
venta por tipos de artculos.

Entrevistas:
Se deben de elaborar guas de entrevistas y cuestionarios que permitirn conocer como
se realiza la operacin de ventas, tendientes a investigar si le efectan eficientemente.
Tambin es muy conveniente tomar en cuenta la elaboracin de diagramas de flujo que
muestren grficamente la secuencia de la operacin., los cuales pueden complementarse
con memorndum descriptivos de ella.
Deben de realizarse entrevistas con los responsables de la ejecucin de las ventas y con
los departamentos relacionados con del departamento de ventas, verificando el
cumplimiento de las polticas que la empresa tenga establecidas. En algunas ocasiones
es conveniente realizar encuestas o celebrar entrevistas con algunos clientes,
comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos que estn
relacionados con las ventas.
Examen de la Documentacin
a) Se deben realizar estudios de los diversos registros, archivos y formas existentes para
comprobar su funcionabilidad.

b) Revisar o examinar si los responsables de las operaciones de ventas tienen claros y

presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes con el objetivo general
de la empresa y estar aprobados por la direccin. La responsabilidad de su logro deber
ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operacin de ventas. Es
necesaria su coordinacin con los presupuestos.
c) Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en
los principales artculos, que sirvan de base para preparar los dems presupuestos.
Dichos presupuestos deben de estar basados en el estudio de mercado que se hayan
elaborado, en la experiencia de los responsables directos de esta funcin de ventas y
como requisito primordial deben de estar de acuerdo con los objetivos fijados por la
admn..
d) Verificacin de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos
les informen sobre las causas de desviaciones, objetivos les informen sobre las causas
de desviaciones y su justificacin y medidas correctivas adoptadas al respecto para la
solucin de problemas que se hayan suscitado en la ejecucin de la labor de ventas.
e) Seleccin de los productos o servicios mas importantes de la empresa y determinar:
1.-Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes
previos, as como el canal de distribucin previsto.
2.-Su penetracin en el mercado, su posicin frente a la competencia.
3.-Se debe tomar en cuenta a los productos que den una tendencia descenderte en
ventas, la previsin de artculos sustitutos, de diversificacin y/o simplificacin.
4.-Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinacin del precio y
los factores que se consideraron para fijarlos; las disposiciones legales, competencia,
costos de produccin, distribucin, inversin en inventarios, en cuentas por cobrar, etc.
5.- Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de las ventas de los productos.
6.-La forma como interviene el departamento de ventas en la determinacin de los
niveles de inventarios y en el impulso de la realizacin de productos de lento
movimiento y obsoletos. Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no
surtidos y en caso de ser importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los
principales artculos que las provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa por
impedirlos.
Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los
volmenes de ventas de cada uno; determinacin de si tales costos se han fijado con
base en estudios formales, comprendiendo el aspecto motivacional, de los sistemas de
remuneracin a la fuerza de ventas.
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una
idea general de la forma como se atienden las ventas. Aun cuando se entiende que el

objeto de estudio en la auditoria operacional son precisamente las operaciones mas que
las personas que ejecutan las funciones de ventas.
Otra cosa muy importante es conocer si hay una adecuada distribucin de las cargas de
trabajo y de las funciones, de acuerdo con la capacidad del personal de ventas.

CASO PRCTICO
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS
Concepto y alcance en la operacin de compras
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa. La operacin de compras
comprende:

Proponer objetivos, polticas y metas de compras.

Formular el plan general de compras

Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que

integran la operacin de compras

Establecer y actualizar los registros de precios

Recibir y tramitar solicitudes para adquirir los artculos.

Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo

hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa

Obtener cotizaciones de diversos proveedores

Vigilar que los pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades

Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago de proveedores

Coordinar sus actividades con reas relacionadas con produccin, ventas,

almacenes, control de calidad y tesorera.

Metodologa
Los procedimientos que se describen a continuacin debern adecuarse y
complementarse en cada caso particular
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse en lo particular con la operacin de compras.
Vista a las instalaciones
Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin,
almacenaje, etc.

Investigacin y anlisis

1. Anlisis financiero y de informacin operativa

Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno
como externo
Unidades como en valores
Comparar los datos de compra con las de ejercicios anteriores y de ser posible
con las empresas similares.
2. Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la
operacin en compras Examen de documentacin e investigaciones especficas.
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, estadsticas,
anlisis de casos significativos.
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los
anlisis estadsticos y en las entrevistas
Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en
los mtodos de compra
Convienen investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de
compradores cuando el volumen de las compras permita esta practica
Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y
formas en uso que regulen la operacin de compras.
3. Resumen y discusin previa de problemas detectados
Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos
que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de compras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que
permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado
Discutir las recomendaciones con los interesados
4. Elaboracin del informe
A continuacin se presentan algunos aspectos que pueden ser informados en una
auditora Operacional de compras:

 Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia

sobre las mismas
Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la
operacin de compras.
Falta de coordinacin con los departamentos directamente relacionados con la
operacin de compras
Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del
personal que atiende las compras.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de artculos que se compren.
Ausencia de registros para control de alternativas de abastecimiento de algn
artculo.
Inadecuado control de personal de compras.

CASO PRCTICO
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS

Concepto y alcance de la administracin de los recursos humanos:

Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal
necesario a la empresa; establecer las bases de la remuneracin ms adecuada s.
Los recursos humanos abarcan, por lo menos las siguientes actividades:
Contratacin y despido de personal
Administracin de sueldos y salarios
Relaciones industriales
Organizacin, capacitacin y desarrollo
Servicio a empleados
Vigilancia del rgimen legal

Objetivo de la auditora operacional de la administracin de recursos humanos:

El objetivo es examinar crticamente las actividades y sub-actividades indicadas
en el apartado, con la finalidad de definir problemas que estuviesen
obstaculizados la eficiencia de su manejo
Metodologa:
El mtodo que se describe enseguida deber adecuarse a las caractersticas de
cada caso.
Familiarizacin:
El auditor deber familiarizarse con la administracin de Recursos humanos de
la empresa que est examinado a travs del estudio de (1) los problemas
especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y
que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura especfica
establecida para la administracin de los recursos humanos (planeacin,
organizacin, direccin y control) y (3) antecedentes respecto de deficiencias
habidas, a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado
por auditores internos, externos o consultores.
Enseguida algunos lineamientos para familiarizarse:

A. Estudio Ambiental:
Los principales aspectos a investigar en esta parte son los siguientes:
La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa
Los resultados obtenidos en el manejo de personal
Programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin, etc.
Las polticas fijadas para alta gerencia, tanto explcita como implcitamente
para la administracin de los recursos
La filosofa que la gerencia tiene en materia de administracin de recursos
humanos
La reglamentacin federal, estatal y municipal
La forma en que la competencia resuelve sus problemas de administracin de
recursos humanos
B. Planeacin:
El auditor deber estudiar los siguientes problemas:
Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo (obrero,
ejecutivo, etc.)
Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras actividades
(finanzas, produccin, etc.)
Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal
Programas de entrenamiento
Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que
representan servicios al personal, instalaciones, etc.
C. Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin:
Estructura de la organizacin del departamento de recursos humanos
Lneas de autoridad y responsabilidad de las actividades clave
Coordinacin entre el departamento de recursos humanos y los departamentos
de operacin en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la
fuerza de trabajo

 Niveles jerrquicos
D. Direccin:
Indicios de la calidad:
Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a oportunidad y eficacia
Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos
E. Control
Permite compara lo planeado con lo ejecutado:
Procedimiento de definicin de polticas de personal
Procedimientos para establecer: niveles de remuneracin, escalas de sueldos,
sistema de pago de incentivos, etc.
Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo
Valor que tiene como control el contenido de los informes claves tales come:
Anlisis de costos de nmina, rotacin de empleados, necesidades y
disponibilidades de la fuerza de trabajo.
Visita a lugares en que labora el personal:
En empresas de gran magnitud, deber visitarse por lo menos, las instalaciones
en que trabaja la mayora de los obreros y observarse lo siguiente:
Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.
Relaciones entre los jefes y subordinados y de estos entre s, etc.
Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin:
El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que se basar sus
conclusiones estn elaboradas correctamente.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:
Entrevistas con el personal
Revisin de expedientes de personal
Investigaciones en las cmaras de comercio

Entrevistas
En esta fase, deber cuidarse:
Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin
prctica de las polticas
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiada
Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades
Recapitulacin de hallazgos
El auditor deber alejarse del detalle y, con base en loa hallazgos especficos,
ensayar en resumen de los de mayor relevancia.
Discusin del borrador con los involucrados
Discutir:
Asegurarse que se trata de hallazgos reales
Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en
que se describe en el borrador