Tesis - Procesos - Administrativos PDF
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AUTOR:
BR. JORGE RICARDO TISNADO IPANAQUE
ASESOR:
LIC. ADM. HUGO ANTONIO ALPACA SALVADOR
1
PRESENTACIN
2
DEDICATORIA
3
AGRADECIMIENTO
4
RESUMEN
5
lado a los usuarios-docentes de la UGEL N 01 El Porvenir, ya que son
de satisfaccin.
6
ABSTRACT
satisfaction.
Porvenir .
in the area of personnel, since this area is critical for success within the
7
who provide us with information relevant to measure their level of
satisfaction.
8
NDICE
CARTULA.........................................................................................................i
PRESENTACIN...............................................................................................ii
DEDICATORIA..................................................................................................iii
AGRADECIMIENTO..........................................................................................iv
RESUMEN..........................................................................................................v
ABSTRACT........................................................................................................vi
NDICE...............................................................................................................ix
CAPTULO I
INTRODUCCIN
9
CAPTULO II
MATERIALES Y PROCEDIMIENTOS
2.1. Material.....................................................................................................54
2.1.1. Poblacin............................................................................................54
2.1.2. Marco de muestreo.............................................................................54
2.1.3. Muestra...............................................................................................54
2.1.4. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos..............................55
2.2. Procedimientos.............................................................................................55
2.2.1. Diseo de contrastacin.....................................................................55
2.2.2. Anlisis de variables...........................................................................56
2.2.3. Cuadro de Anlisis Variables.......56
2.2.4. Procesamiento y anlisis de datos.....................................................58
CAPTULO III
PROCESOS DE LA UGEL N 01 EL PORVENIR
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
10
CAPTULO V
DISCUSIN DE LOS RESULTADOS
CAPTULO VI
PRESENTACIN Y DETALLE DE LA PROPUESTA
CAPTULO VII
CONCLUSIONES
7.1 .CONCLUSIONES.....................................................................................132
CAPTULO VIII
RECOMENDACIONES
8.1. RECOMENDACIONES............................................................................134
LISTA DE REFERENCIAS...............................................................135
11
ANEXOS.........................................................................................................137
Anexo N 01: Plano N 01: Regin La Libertad.....138
Anexo N 02: Plano N 02: Provincia de Trujillo....139
Anexo N 03: Plano N 03: Distrito de El Porvenir.140
Anexo N 04: Plano N 04: Divisin Poltica del distrito El Porvenir...141
Anexo N 05: Entrevista a los Directores de Instituciones Educativas..142
Anexo N 06: Entrevista a los Especialistas que manejan los Sistemas...144
LISTA DE FIGURAS
12
Figura18: La Organizacin como Conjunto de Procesos.115
Figura19: Flujograma de Contratacin de Personal Docente..117
Figura20: El proceso de implantacin deber desarrollarse de manera
muy ordenada y estructurada..124
LISTA DE TABLAS
13
LISTA DE GRFICOS
14
CAPTULO I
INTRODUCCIN
15
1.1. FORMULACIN DEL PROBLEMA:
16
Establece adems cules son las instancias de gestin del Sistema
Educativo: a) la Institucin Educativa; b) la Unidad de Gestin Educativa
Local; c) la Direccin Regional de Educacin; y, d) el Ministerio de
Educacin. Dichas instancias responden a las siguientes caractersticas:
18
rgano de Participacin: Consejo Participativo Regional de
Educacin.
rgano de Apoyo: Oficina de Administracin,
Infraestructura y Equipamiento.
rgano de control: Oficina de Control Institucional
19
Un anlisis de la normatividad macro y micro que rige el funcionamiento
de las UGEL permite ver que existen problemas de contradicciones,
vacos o desfases de normas. Los ejemplos son innumerables, pero se
puede mencionar el caso planteado por la contradiccin entre el D.S. 019
y el D.S. 037 referidos a los criterios para establecer los montos de una
bonificacin para los docentes. O las normas que intentan establecer
cada cuntas secciones de grado corresponden la conformacin de una
subdireccin en la institucin educativa.
20
una estructura institucional marcada por la burocracia y orientada a la
atencin de los aspectos administrativos formales.
Esos problemas tienen que ver con cuestiones como quejas por supuesto
favoritismo del director de una escuela a algn docente amigo suyo en la
elaboracin del cuadro de horas, denuncias por acoso sexual de algn
profesor a alumnas, o quejas por incumplimiento del currculo por parte de
los docentes.
Por otro lado, se observa un problema en el flujo de informacin y la
tramitacin de documentos e informes que van de un nivel a otro dentro
de la UGEL. A ello se anan problemas de coordinacin en los horarios
que hacen imposible que los funcionarios del rea asistan a determinados
eventos y actividades convocadas por la sede central del Ministerio de
Educacin.
Por otra parte, se identifican algunos otros obstculos que han impedido
que se logre con xito el desarrollo educativo local y esto se ve reflejado
en el grado de insatisfaccin del docente al momento de ser atendidos,
motivo que conlleva a analizar y a centrar la atencin en este problema
de tal forma que elevando el grado de satisfaccin del docente se
manifieste en el aula donde la educacin se distribuya en forma ms
equitativa, y se esbocen algunas caractersticas de las polticas que se
consideren necesarias para superar el problema de desarrollo educativo.
24
2.- La transferencia de responsabilidades y poder a los actores y a las
instituciones (competencias y las funciones) requiere un conjunto de
condiciones para favorecer los mejores resultados educativos.
3.- Se requiere mayor informacin y capacitacin a funcionarios
municipales en funcin de procesos de desconcentracin
administrativa y educativa.
4.- La desconcentracin educativa debe ser un proceso socio-
econmico y pedaggico con el propsito de superar desigualdades
y exclusiones y lograr la participacin en el proceso de desarrollo
social, que garantice los derechos fundamentales para todos.
5.- La desconcentracin administrativa incide positivamente en los
procesos de gestin educativa de la Direccin Provincial de
Educacin de Pichincha de acuerdo a los efectos que el proceso
instrumental lo ampara.
6.- Se contempla una reestructuracin eficaz en las competencias para
cada una de las instancias del Ministerio de Educacin y por ende de
la Direccin Provincial de Educacin de la Provincia de Pichincha.
7.- Es un factor importante la transparencia con la que se presenta la
informacin por parte de funcionarios de la Direccin Provincial de
Educacin en cada uno de los departamentos visitados por la
suscrita.
Lic. Yumi Cutiupala Mariana Dr. Yumi Cutiupala Ricardo (julio, 2007).
Planificacin Estratgica para el Mejoramiento de la Gestin
Administrativa de la Unidad Educativa Intercultural Bilinge
Corazn de la Patria de la Parroquia Lizarzaburu, Cantn,
Riobamba, Provincia de Chimborazo, para el quinquenio 2007-2012.
Universidad Estatal de Bolvar. Guaranda
Esta tesis determina un Plan Estratgico que procure el mejoramiento de
la Gestin Administrativa de la Unidad Educativa Intercultural Bilinge
Corazn de la Patria.
Esta investigacin constituye en una lnea de anlisis del aspecto
gerencial y administrativo, lo que permite a autoridades y docentes de la
25
unidad educativa revisar los paradigmas en lo referente a la visin,
misin, objetivos, propsitos, prioridades, estructura y las funciones para
liderar ese cambio, transformacin y desarrollo de la institucin educativa,
en un proceso sinrgico en el que participan todos los integrantes.
1.1.4. Justificacin:
26
aprendizaje en las instituciones educativas y obtenga mejores logros de
aprendizaje en los alumnos durante el periodo 2013.
Se justifica esta propuesta a fin de eliminar estas largas esperas y pagos
no justificados ya que muchas veces existen requisitos o datos que estn
en poder de la misma institucin, asegurando que la ineficiencia de la
burocracia estatal es el segundo factor que genera grandes problemas
para hacer negocios en nuestro pas, de acuerdo con el ltimo ranking
Doing Business (2012).
1.2 HIPTESIS:
1.3 OBJETIVOS:
27
tanto en su estructura como en su cumplimiento orientado al
mejoramiento del grado de satisfaccin.
28
En 1977, las Direcciones Regionales de Educacin continuaban siendo
nueve, pero las Direcciones Zonales llegaban a veintisiete. Ms tarde, las
Direcciones Zonales se convertirn en Unidades de Servicios Educativos
(USE). A principios de la dcada de 1980 se desactiva la nuclearizacin
que haba sido puesta en marcha en 1972; en 1986, nacen las reas de
Desarrollo Educativo que funcionarn por breve tiempo; y, finalmente, las
USE cambian de nombre y se convierten en Unidades de Gestin
Educativa Local (UGEL).
29
Simbal, Poroto y parte de los distritos de Paranday, La Cuesta, Salpo,
Sinsicap y La Cuesta.
31
transparente en sus actos y desarrollada tecnolgicamente en todas sus
instancias.
32
Se entiende por gestin ineficiente aquella que no es capaz de generar
- a travs de procesos - los medios necesarios para cumplir con el fin de
la institucin educativa, que es brindar una educacin de calidad. Como
seala Sander, Benno (Nuevas tendencias en la gestin educativa:
Democracia y calidad, pg. 8.), "de la calidad de la gestin as concebida
y ejercida depende, en gran parte, de la capacidad institucional para
construir y distribuir el conocimiento, definido como el factor clave de los
nuevos niveles de desarrollo y de la nueva estructura de relaciones
sociales, tanto a nivel nacional como en el mbito internacional.
Sistemas de Informacin
Siendo las Unidades de Gestin Local estructuras complejas, existe un
conjunto de problemticas que van desde la realizacin de planes y
programas de las licenciaturas, administracin de aulas, contrataciones
de profesores, compra de equipo de laboratorios, entre otras. Estas
problemticas se han abordado desde distintas pticas.
34
Oracle, Sage, Microsoft. (Sage ERP X3, 2013; Microsoft Dynamics
AX, 2013).
CRM es un sistema de gestin de las relaciones con los clientes.
Algunas de las compaas que desarrollan CRM son Microsoft
(Microsoft Dynamics CRM, 2013) y Salesforce (Sales Cloud
Enterprise, 2013).
SCM es un sistema de gestin de cadena de suministro. Algunas de
las empresas que ofrecen soluciones de SCM son Oracle y SAP
(Oracle SCM, 2013; SAP Supply Chain Management, 2013).
38
1.4.1. Propuesta de Herramientas
39
solamente pragmtica como podra pensarse, sino que la dimensin
poltica est inscrita en su prctica.
Por este motivo, sea cual sea el enfoque que se decida dar al trabajo
para la implantacin de la Gestin de Calidad en esta Unidad de
Gestin Local, parece claro que el primer paso a trabajar debe ser
una adecuada Gestin por Procesos, lo que implica una nueva
percepcin de la Gestin de los Procesos Educativos.
44
En los aos cincuenta y sesenta hasta inicios de los setenta, la
planificacin en la regin estuvo dominada por la visin "normativa".
Fue la poca en la cual se iniciaron los planes nacionales de
desarrollo y, en consecuencia, se disearon los planes nacionales
de desarrollo educativo.
45
En este perodo de inicio de los setenta, se intentaron reformas
profundas y masivas las que, notablemente, representaban futuros
alternativos. Ello se puede observar desde los planteamientos
revolucionarios que acompaaron las visiones alternativas de la
sociedad (Chile, Cuba, Colombia, Per, Nicaragua), a otros
esfuerzos ms tcnicos apoyados en el instrumental de los ejercicios
de la programacin linear. Fueron ejercicios que trataron de captar
distintos escenarios de futuro proyectando trayectorias, actores y
estrategias alternativas.
50
En esta perspectiva, la gestin es concebida como el desarrollo de
compromisos de accin obtenidos de conversaciones para la accin;
y estas se obtienen por medio de la capacidad de formular
peticiones y obtener promesas. Por ello, los instrumentos de la
gestin comunicacional son el manejo de las destrezas
comunicacionales definidas en los actos del habla, es decir el
manejo de las afirmaciones, las declaraciones, las peticiones, las
ofertas y las promesas.
Las orientaciones del nivel macro son diferentes a las del nivel
micro. El ambiente en el cual opera el nivel macro, es un ambiente
en el cual se debe responder a demandas diversas de un cierto tipo,
tales como las de la productividad (competitividad internacional)
contabilidad social (evaluacin) y equidad (integracin social. En el
nivel macro se tratan las orientaciones de poltica, donde operan
fuerzas sociales con respuestas diferentes frente a los desafos
sociales a gran escala. Las polticas educativas contienen
declaraciones que expresan especficamente que las fuerzas que los
animan, son las fuerzas de la globalizacin econmica.
53
El ambiente en el cual opera el nivel micro es otro. Este es el nivel
de la comunidad. Sus objetivos no estn fijados como respuesta a
las fuerzas de, por ejemplo, la globalizacin, sino que estn ligadas
a acciones inter y extra escuela que se hacen con fines educativos.
Sus objetivos son los aprendizajes de los alumnos. El nivel macro se
ocupa de la economa, el micro de la pedagoga. Por lo tanto el
primero requiere una gestin administrativa vinculada a la economa
y la poltica, el segundo demanda una gestin vinculada a la
pedagoga. Sin embargo, esto ltimo es un problema pendiente, ya
que en la gestin educativa la dimensin de la pedagoga est
ausente.
54
si sirven o no a una mejor practica de gestin y de qu manera lo
hacen (Bush 1995).
55
Regionales y Nacionales, con el aporte, en lo que corresponda,
de los gobiernos locales.
Regular y supervisar las actividades y servicios que brindan las
instituciones educativas, preservando su autonoma institucional.
Asesorar la gestin pedaggica y administrativa de las
instituciones educativas bajo su jurisdiccin, fortaleciendo su
autonoma institucional.
Prestar apoyo administrativo y logstico a las instituciones
educativas pblicas de su jurisdiccin.
Asesorar en la formulacin, ejecucin y evaluacin del
presupuesto anual de las instituciones educativas.
Conducir el proceso de evaluacin y de ingreso del personal
docente y administrativo y desarrollar acciones de personal,
atendiendo los requerimientos de la institucin educativa, en
coordinacin con la Direccin Regional de Educacin.
Promover la formacin y funcionamiento de redes educativas
como forma de cooperacin entre centros y programas
educativos de su jurisdiccin, las cuales establecen alianzas
estratgicas con instituciones especializas de la comunidad.
Apoyar el desarrollo y la adaptacin de nuevas tecnologas de la
comunicacin y de la informacin para conseguir el
mejoramiento del sistema educativo con una orientacin
intersectorial.
Formular, ejecutar y evaluar su presupuesto en atencin a las
necesidades de los centros y programas educativos y gestionar
su financiamiento local, regional y nacional.
Determinar las necesidades de infraestructura y equipamiento,
as como participar en su construccin y mantenimiento, en
coordinacin y con el apoyo del gobierno local y regional.
Promover y apoyar la diversificacin de los currculos de las
instituciones educativas en su jurisdiccin.
56
Promover centros culturales, bibliotecas, teatros y talleres de
arte; el deporte y la recreacin y brindar apoyo sobre la materia
a los gobiernos locales que lo requieran. Esta accin la realiza
en coordinacin con los Organismos Pblicos Descentralizados
de su zona.
Identificar las necesidades de capacitacin del personal docente
y administrativo y desarrollar programas de capacitacin, as
como brindar facilidades para la superacin profesional.
Formular proyectos para el desarrollo educativo local y
gestionarlos ante las instituciones de cooperacin nacional e
internacional.
Actuar como instancia administrativa en los asuntos de su
competencia (artculo 74).
El Ministerio de Educacin
Como rgano de gobierno nacional tiene por finalidad definir, dirigir y
articular las polticas de educacin, cultura, recreacin y deporte, en
concordancia con la poltica general del Estado (artculo 79 de la LG).
Segn Iguiz (2008). A travs de estas instancias descentralizadas
que gozan de autonoma, segn las funciones y competencias
sealadas, se puede mejorar la calidad y la transformacin del sistema
educativo. En ese sentido, la autonoma escolar exige aclarar
responsabilidades locales y nacionales; no es posible pretender que las
propias escuelas sean suficientes para responder a los retos de la
educacin en todo el proceso de la descentralizacin.
58
La descentralizacin nos permite enfrentar un nuevo desafo: el de
cambiar el sentido de la educacin, pero no basta dictaminar las
normas y leyes, es necesario capacitar y acompaar a los organismos
intermedios hasta que logren su autonoma. De lo contrario no se
visualizarn avances y ser solo derrochar recursos econmicos y
otros.
Desconcentracin
La desconcentracin del Estado consiste en la transferencia definitiva
de funciones, atribuciones, responsabilidades y recursos,
especialmente financieros, materiales y tecnolgicos de origen nacional
y extranjero, de que son titulares las entidades de la Funcin Ejecutiva
hacia los Gobiernos Seccionales Autnomos a efectos de distribuir los
recursos y los servicios de acuerdo con las necesidades de las
respectivas circunscripciones territoriales.
Por su parte, Serra Rojas, (2005) explica que desconcentrar no es
independizar, sino solamente dejar o atenuar la jerarqua
administrativa, conservando el poder central limitadas facultades de
vigilancia y control.
Educacin
La educacin se podra definir como un proceso sociocultural de
interaccin entre personas y grupos sociales que propenden a la
formacin integral del hombre a fin de que adquiera la capacidad de
transformar creativamente el mundo natural y social incorporado
saberes y valores de manera crtica y reflexiva. La heterogeneidad y
complejidad del fenmeno educativo hacen difcil, pero no imposible,
hablar de calidad o excelencia de la educacin.
Gestin Educativa
Con relacin a la Gestin Educativa, se la considera "el conjunto de
procesos, de toma de decisiones y ejecucin de acciones que permiten
llevar a cabo las prcticas pedaggicas, su ejecucin y evaluacin"
(Ministerio de Cultura y Educacin de la Nacin Argentina, 1996).
60
al hombre y a la mujer frente a la Institucin/organizacin educativa en
lo macro y en lo micro.
Tecnologa
Conjunto de los conocimientos tcnicos y cientficos aplicados a la
ciencia y la industria.
Funciones Generales:
Corresponden a la Direccin General de Tecnologas Educativas las
siguientes funciones generales:
61
Articular y coordinar acciones intersectoriales y con otros
organismos que permitan ampliar la cobertura de los servicios
educativos utilizando Tecnologas de Informacin y
Comunicacin y Televisin Educativa.
Establecer lineamientos para la implementacin de la plataforma
tecnolgica en las instituciones educativas, en lo que
corresponde a las aulas de innovacin u otros ambientes en los
que debe impulsarse la integracin de las TIC.
Desarrollar acciones de educacin a distancia combinando
estrategias pedaggicas y tecnologas multimedia integradas a
los procesos educativos de los estudiantes en coordinacin con
las Direcciones Normativas.
Equidad
Creacin de condiciones adecuadas para que los ciudadanos y
ciudadanas de todos los pueblos y nacionalidades del pas, sin
discriminacin alguna, tengan acceso a servicios educativos de calidad,
ofertados por el Sistema Educativo Nacional, a travs del
funcionamiento de centros escolares en todos los niveles y
modalidades.
Calidad Educativa
Creacin de condiciones adecuadas en las instituciones educativas del
Sistema Educativo Nacional, con el objetivo de que los ciudadanos y
ciudadanas de todos los pueblos y nacionalidades del pas desarrollen
las competencias necesarias para su desenvolvimiento exitoso en la
vida.
Eficacia y Eficiencia
Establecimiento de un modelo que garantice la utilizacin ptima de los
recursos humanos, materiales y financieros nacionales y de
65
cooperacin internacional, en beneficio de los ciudadanos y ciudadanas
de todos los pueblos y nacionalidades del pas.
66
CAPTULO II
MATERIALES Y PROCEDIMIENTOS
67
2.1 MATERIAL
2.1.1 Poblacin
2.1.3 Muestreo
68
2.1.4 Tcnica e Instrumentos de Recoleccin de Datos
2.2. PROCEDIMIENTOS
DX
Propuesta
El tipo de enfoque de esta investigacin es descriptivo y
correlacional. Lo cual se describe como no necesario una
realizacin de investigacin experimental, es decir no pretende
manipular variables para analizar las consecuencias de esta accin
ya que el anlisis se realizar en su contexto natural.
69
2.2.2 Anlisis de variables
Variable Independiente
Procesos administrativos.
Variable Dependiente
Grado de satisfaccin del docente.
70
elevar el grado - Nivel de
de satisfaccin actividad
de su laboral (cargos
jurisdiccin. por
sobretiempo
de trabajo),
dentro de la
Sede.
El desarrollo o - Menor
Variable grado de nmero de
Dependiente satisfaccin quejas Cuantitativa Tasa o Razn
del docente es recibidas en el
Grado de
una medida periodo 2013
satisfaccin
total por los
del docente
sociolgica docentes y
combinada al administrativos
desarrollo de de la
capacidades y jurisdiccin.
aptitudes del
docente - Mayor
combinada al nmero de
desarrollo de casos
la educacin y resueltos por
la enseanza la Unidad de
formal. Gestin
Educativa
Local 01 El
Porvenir.
71
2.2.4.- Procesamiento y anlisis de datos
72
CAPTULO III
PROCESOS DE LA UGEL N 01 EL
PORVENIR
73
3.1. REA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN
UGEL N 01-EP
REA DE
ADMINISTRACIN
3.3 FUNCIONES
74
mediante la ejecucin eficaz de los recursos presupuestarios de la
Unidad de Gestin Educativa Local.
b) Participar en las modificaciones presupuestales necesarias, en
coordinacin con el rea de Gestin Institucional, a fin de lograr un
mejor cumplimiento de los objetivos estratgicos propuestos.
c) Asesorar a las instituciones y programas educativos en la
elaboracin y ejecucin de sus presupuestos.
d) Elaborar el calendario de pagos de la UGEL N 01 El Porvenir, y
tramitar los requerimientos a las instancias correspondientes en los
dems casos, para garantizar la disponibilidad oportuna de los
recursos presupuestales.
e) Aplicar los procesos tcnicos de los sistemas de personal,
abastecimiento, contabilidad y tesorera, en las dependencias
administrativas a su cargo, de conformidad a la normatividad
emitida para cada sistema administrativo.
f) Mejorar permanentemente los procesos tcnicos de la gestin
administrativa, simplificando su ejecucin.
g) Conciliar la informacin contable, administrativa y presupuestal del
ejercicio fiscal, en los niveles administrativos y plazos
correspondientes.
h) Promover y proponer convenios y contratos en materia de gestin
administrativa.
i) Adecuar, orientar, coordinar y supervisar el cumplimiento de normas
y procedimientos en los sistemas que administra.
j) Administrar el personal, los recursos materiales y financieros y
bienes patrimoniales de la sede institucional y de las instituciones
y programas educativos a su cargo.
k) Mantener actualizados la base de datos del registro escalafonario,
realizar el levantamiento o formulacin del inventario de bienes
patrimoniales y de inmuebles, tambin el acervo documental de la
sede institucional y de las instituciones y programas educativos a
su cargo.
75
l) Emitir y aprobar resoluciones sobre acciones del sistema de
personal.
m) Elaborar y desarrollar el Plan de capacitacin y actualizacin del
personal docente y administrativo, coordinando su ejecucin.
n) Mantener actualizado el marges de bienes inmuebles de su mbito
territorial, efectuando el saneamiento fsico legal de aquellos que lo
requieran, en coordinacin con las instancias correspondientes.
o) Elaborar y difundir normas tcnicas para el adecuado
mantenimiento de los locales escolares, en coordinacin con la
comunidad, con la Gerencia Regional Educacin y el rgano
competente de la Sede central del Ministerio de Educacin.
p) Administrar los contratos administrativos de servicios.
q) Cumplir otras funciones que se le asigne.
REA DE ADMINISTRACIN
Cdigo de Cdigo del Cargo de
Cargo Total
identificacin Cargo Clasificado Cargo Confianza
Estructural
313-9-7-13-11 Director de Sistema Administrativo II Jefe D4-05-295-1 1 1
313-9-7-13-12-14 Especialista Administrativo I P3-05-338-1 3
77
Figura 4: Contrato de Personal Docente y Administrativo
78
Figura 5: Licencia sin Goce de Haber
79
Figura 6: Expedicin de Resoluciones y/o Rectificatoria
80
Figura 7: Resolucin de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio
81
Figura 8: Reconocimiento de Pago por Crdito Devengado
82
CAPTULO IV
ANLISIS DE LOS RESULTADOS
83
4.1 Anlisis de los Procesos Administrativos segn Directores de
Las Instituciones Educativas
Variable F. F2 %
1 17 0.65 65%
2 4 0.15 15%
3 5 0.20 20%
26 1.00 100%
20%
1
15% 2
65% 3
SI NO TAL VEZ
84
La atencin es ms fluida y personalizada: el menor nmero de
II.EE hace que la atencin al pblico sea ms rpida y se trate
directamente con el usuario, lo que facilita en algunos casos la
celeridad de los procesos.
85
Tabla 2: Problemas en los Trmites Administrativos
Variable F1 F2
SI 69% 0.69
NO 31% 0.31
100% 1.00
31%
1
2
69%
SI NO
Variable F. F2 %
1 5 0.28 28%
2 1 0.06 6%
3 2 0.11 11%
4 2 0.11 11%
5 8 0.44 44%
18 1.00 100%
86
Grfico 3: Tipos de Problemas en los Trmites Administrativos
1
28% 2
44%
3
6% 4
11%
11% 5
87
Entrega de Planillas a destiempo: la falta de personal hace que la
entrega de boletas a los usuarios no sea de manera oportuna, lo que
dificulta algunos trmites por realizar en los usuarios como: Es
Salud.
Variable F1 F2
SI 46% 0.46
NO 54% 0.54
100% 1.00
46% 1
54% 2
SI NO
88
Tabla 5: Tipos de retrasos en los Procesos Administrativos
Variable F. F2 %
1 2 0.17 17%
2 10 0.83 83%
12 1.00 100%
17%
1
2
83%
89
Tabla 6: Idoneidad del Personal
Variable F1 F2
SI 35% 0.35
NO 38% 0.38
NO OPINA 27% 0.27
100% 1.00
27% 35% 1
2
3
38%
SI
NO
90
SI: 35%
Tabla 7: Personal Idneo para el Puesto
Variable F. F2 %
1 3 0.33 33%
2 3 0.33 33%
3 3 0.34 34%
9 1 100%
Fuente: La Entrevista Elaboracin: El Autor
34% 33% 1
2
3
33%
91
NO: 38%
Variable F. F2 %
1 4 0.40 40%
2 2 0.20 20%
3 4 0.40 40%
10 1 100%
1
40% 40%
2
3
20%
92
Deben generalizarse las pasantas y rotacin de personal:
existen diversas reas donde el personal debe ser rotado sobre todo
en los cargos de ms congestin.
Variable F1 F2
SI 54% 0.54
NO 19% 0.19
NO OPINA 27% 0.27
100% 1.00
27% 1
2
54%
19% 3
SI NO NO OPINA
93
Tabla 10: Respuesta a los Inconvenientes Administrativos
Variable F. F2 %
1 4 0.29 29%
2 2 0.14 14%
3 4 0.29 29%
4 4 0.29 29%
14.00 1.00 100%
Fuente: La Entrevista Elaboracin: El Autor
1
29% 29%
2
3
14%
29% 4
94
Tabla 11: Ambientes para la Atencin Administrativa
Variable F. F2 %
1 2 0.08 8%
2 24 0.92 92%
26.00 1.00 100%
8%
1
2
92%
96
Tabla 12: Alternativas para la Fluidez de los Procesos
Variable F. F2 %
1 9 0.28 34%
2 4 0.06 15%
3 3 0.11 12%
4 3 0.11 12%
5 7 0.44 27%
26 1.00 100%
Fuente: La Entrevista Elaboracin: El Autor
1
27% 34% 2
3
12% 4
12% 15% 5
97
Respeten los Horarios de Atencin: ms flexibilidad en los
horarios de atencin, ya que muchos usuarios son de la sierra y no
cuentan con el tiempo disponible para venir a realizar sus trmites.
No Opina
98
Tabla 13: Influencia de la Creacin de la UGEL N01 EP
Variable F. F2 %
1 18 0.69 69%
2 3 0.11 11%
3 2 0.08 8%
4 3 0.12 12%
14.00 1.00 100%
12%
1
8%
2
11%
3
69%
4
99
permanente al docente para estar siempre buscando la mejora en la
institucin educativa. No existen colas inmensas para la atencin:
el objetivo debe ser, alcanzar la eficiencia eficacia en la gestin
administrativa que contribuya a la gestin educativa de la zona.
100
4.2 Anlisis de los Procesos Administrativos segn Especialistas de la
UGEL N 01 El Porvenir
1
0.8
0.6
0.4
NO
0.2
SI
0
101
Porque los docentes ya no realizan largas colas en la Gerencia de
Educacin, por lo tanto la informacin no se centraliza y no hay
aglomeracin de personas ni de documentos, existiendo una
atencin ms personalizada, eficiente y oportuna hacia el docente.
1.00
0.90
0.80
0.70
0.60 Contratos de Personal
0.50
0.40
0.30 Procesos Judiciales
0.20
0.10 Proyeccin y entrega de
0.00 Resoluciones
102
Cada uno de los especialistas de la sede concluy en lo siguiente:
103
Tabla 16: Dificultad en el Cumplimiento de los Procesos
X SI
TESORERIA 1.00
ESCALAFON 8.00
PERSONAL 10.00
A. JURIDICA 7.00
TRAMITE DOC. 5.00
SEC. DIRECCION 1.00
12.00
10.00 TESORERIA
8.00 ESCALAFON
6.00 PERSONAL
A. JURIDICA
4.00
TRAMITE DOC.
2.00
SEC. DIRECCION
0.00
SI
104
causando prdida de tiempo al no saber solicitar sus beneficios y
desconocer la Leyes que los ampara.
105
Tabla 17: Cambio en los Procesos
X SI
TESORERIA 50%
ESCALAFON 30%
PERSONAL 100%
A. JURIDICA 80%
TRAMITE DOC. 0%
SEC. DIRECCION 60%
SI
100%
80%
60%
40%
20% SI
0%
106
El rea de Escalafn indica que realizara un cambio del 30% en el
proceso de otorgamiento de remuneraciones personales, ya que el
administrativo tiene una idea equvoca al respecto al pensar que es
una suma de dinero la que debe ser otorgada cuando simplemente
es un reconocimiento al personal.
107
Tabla 18: Herramientas Necesarias para Cumplir el Proceso
0.90
0.80
0.70
0.60
0.50
0.40 Infraestructura
0.30
0.20 Personal
0.10 Materiales y Equipos
0.00
108
Tabla 19: Clima Laboral
X Clima Laboral
TESORERIA 3 5 Aceptable
ESCALAFON 1 3 Regular
PERSONAL 1 1 Malo
A. JURIDICA 3
TRAMITE DOC. 3
SEC. DIRECCION 3
Clima Laboral
5
4
3
2
1 Clima Laboral
0
109
Tabla 20: Funcin de los Sistemas
Ayuda del
X Sistema
TESORERIA 80%
ESCALAFON 70%
PERSONAL 80%
A. JURIDICA 70%
TRAMITE DOC. 60%
SEC. DIRECCION 90%
110
Aporte de su rea para la mejora de la calidad educativa
111
CAPTULO V
DISCUSIN DE LOS RESULTADOS
112
5.1 Segn Directores de las Instituciones Educativas:
113
5.2 Segn Especialistas de la UGEL N 01 El Porvenir:
114
CAPTULO VI
PRESENTACIN Y DETALLE DE LA
PROPUESTA
115
6.1. ESTRUCTURA DE PLAN DE MEJORA
116
Para introducir todos estos cambios de enfoque en la gestin educativa,
es prioritario el COMPROMISO Y PARTICIPACIN de los DIRECTIVOS,
sin cuyo liderazgo resulta inadecuada, ineficaz e imposible la implantacin
con ciertas garantas de los Sistemas de Gestin de Calidad (o por
procesos). Esta es una premisa sobre la que es necesario insistir. Si
puede formularse una caracterstica como imprescindible, fundamental,
para el xito en la implantacin de nuestro modelo de gestin esa es la
implicacin y compromiso de los lderes de la institucin, bsicamente en
lo referente a:
PLANIFICACIN APLICACIN
(definir (formacin e
herramientas) implantacin)
EVALUACIN
REVISIN (mejora)
(indicadores)
117
Para iniciar adecuadamente nuestro trabajo, lo primero ser establecer,
de manera adecuada, la planificacin estratgica de nuestro Proyecto.
118
Difundir al exterior (alumnos, familias, colaboradores, etc.) las
directrices bsicas de nuestra Misin, Visin y Valores; a fin de
conseguir una mayor implicacin colectiva en el cumplimiento de
los objetivos propuestos.
Revisar peridicamente la vigencia de nuestra Misin, Visin y
Valores; especialmente a partir del horizonte temporal establecido
en la definicin de la visin del centro.
POLTICA
ESTRATEGIA
119
A partir de la definicin clara, difana y participativa de la Misin, Visin y
Valores de nuestra institucin, la responsabilidad de los directivos se
concentrar en la articulacin de planes estratgicos de accin que
permitan mejorar aquellos procesos que ms nos acerquen hacia esa
imagen deseable y alcanzable de la UGEL en el medio o largo plazo.
Esto lo abordaremos mediante la implantacin de una dinmica de
GESTIN POR PROCESOS.
Tenemos:
GERENCIA REGIONAL
DE EDUCACIN
DIRECCION
UGEL
122
a.2) rea de Auditoria Interna
123
B) Procesos Claves (tambin llamados de negocio): son procesos
cuya finalidad es proporcionar servicios a los usuarios externos de la
UGEL. Son aquellos procesos mediante los cuales, los docentes,
padres, alumnos, etc. configuran su percepcin sobre nuestra
UGEL. Son los procesos mediante los cuales la institucin se
relaciona con el exterior.
Tenemos:
DIRECCIN
UGEL N 01-EP
AREA DE GESTIN
PEDAGGICA
124
c) Formular proyectos para el desarrollo educativo local y
gestionarlos ante las Instituciones de cooperacin tcnica nacional
e internacional
d) Realizar acciones de actualizacin y capacitacin continua del
personal directivo, docente y administrativo de las Instituciones y
Programas Educativos.
e) Organizar y desarrollar programas en apoyo de la educacin, la
ciencia y la tecnologa, la cultura, la recreacin y el deporte,
propiciando la participacin de la comunidad.
f) Elaborar proyectos educativos para captar recursos de la
cooperacin tcnica y financiera de la comunidad local, regional,
nacional e internacional.
DIRECCIN
UGEL N 01-EP
REA DE GESTIN
INSTITUCIONAL
Fuente: Manual de Organizacin y Funciones de la UGEL N 01 El Porvenir
125
desarrollo integral de la educacin aumentando su calidad y
equidad.
b) Elaborar estudios tcnicos para autorizar la creacin, modificacin,
traslado, clausura, receso y apertura de las instituciones y
programas educativos pblicos y privados en base a la normatividad
vigente.
c) Coordinar la implementacin de necesidades de infraestructura y
equipamiento, as como monitorear su construccin y
mantenimiento.
d) Elaborar y evaluar el presupuesto asignado a la UGEL N 01, y
realizar sus modificaciones, sobre la base de objetivos y metas
regionales y locales, con participacin de las instituciones y
programas educativos.
e) Identificar la necesidad real de plazas docentes y administrativas en
funcin a la demanda de la poblacin escolar y sustentarla ante las
instancias correspondientes para su atencin.
f) Racionalizar en forma efectiva los recursos materiales, fsicos,
financieros y de personal, utilizados en la prestacin de los servicios
educativos a fin de lograr mayor equidad en su distribucin.
g) Elaborar las estadsticas educativas y construir los indicadores que
definan la calidad y pertinencia del servicio, utilizando los modernos
sistemas de informacin.
126
Tenemos:
DIRECCIN
UGEL N 01-EP
REA DE
ADMINISTRACIN
127
g) Elaborar y desarrollar el Plan de capacitacin y actualizacin del
personal docente y administrativo, coordinando su ejecucin.
DIRECCIN
REA DE
ASESORIA
Fuente: Manual de Organizacin y Funciones de la UGEL N 01 El Porvenir
PROCESOS D
Requisitos
del
Docente: O
FUT
Ficha de
Inscripci C
n
Copia de
DNI E
PROCESOS CLAVE
Declaraci
n Jurada (ATENCIN DIRECTA AL
Copia del CLIENTE) N
Ttulo Gestin Pedaggica Gestin
Hoja de Institucional
Vida T
PROCESOS DE SOPORTE
(GESTIN) S
A. P. Administracin
B. P. Talento Humano
C. P. Asesora Jurdica
D. P. Logstica
E. P. Contabilidad
Verifica
Inicio
Conformida Personal Visa el Visa el
Visa el
d de Proyecta Proyecto, Jefe Proyecto, el
Proyecto, Jefe
Requisitos Resolucin de Asesora Director de la
de AGI
exigidos con Jurdica Sede
Autgrafa
Presen y
ta expedient
Solicit e
ud y Aprobacin
requisi y
Si es
tos Distribucin
Confo
de
rme
Resoluciones
Ingreso
de
Documen
tos por
Trmite
De no existir
Documen
conformidad
tario
se devuelve el
expediente
Adjudica de
acuerdo a
plazas vacantes
Dispone se
proyecte
Resolucin
Recepci
n y
firma el
cuadern
o de Entrega al Entrega original Entrega original
cargos usuario copia (autgrafa) y (autgrafa) y
en seal original de la antecedentes a antecedentes a
de resolucin de Trmite Personal y
conform contrato. Documentario Planillas
idad Archiva
copias de la
resolucin y
autgrafa con
sus
FIN antecedentes
131
6.1.3. Herramientas para la Planificacin de los Procesos
132
A quin est dirigido el proceso? (definir sus CLIENTES
o destinatarios)
Qu NECESIDADES fundamentales pretende satisfacer?
Teniendo en cuenta los clientes o usuarios a los que se
dirige el proceso, las necesidades que se pretenden
satisfacer y la disponibilidad de RECURSOS existentes en
la institucin, qu OBJETIVOS o directrices pretende
alcanzar este proceso?
133
El MBITO DE APLICACIN o ALCANCE del proceso
Las ENTRADAS Y SALIDAS del proceso
Los RESPONSABLES implicados en el proceso
Los CRITERIOS a tener en cuenta durante la ejecucin del
proceso
As tenemos:
134
6.1.4. Herramientas para la Sistematizacin de los Procesos
136
Grfico 22: Formato Tabla (tipo Newton)
137
Figura 20: El proceso de implantacin deber desarrollarse de manera muy
ORDENADA y ESTRUCTURADA
FASE 2:
Aplicacin mbito
PLAN
MEJORA EXTERNO:
- Docentes
Personal de la -Alumnos
FASE 1:
Preparar la UGEL: - Padres
Implantacin
Administrativo y - Colaborad.
- Empresas
de Servicio
Equipo - Etctera
Directivo y
Colaboradores
Programa (GRELL)
de Gestin
Educativa
138
Grfico 23: Fichas de Seguimiento de la Implantacin
139
Debe ser cuantificable en alguna forma de expresin numrica (bien
nmero absoluto o un porcentaje)
Se deben poder identificar fcilmente
Slo se debe medir aquello que es importante
Se deben comprender muy claramente
Un mal indicador es mejor que ninguno
Lo que importa es el paquete de indicadores: Sistema de medida
Un dato aislado no es significativo, lo interesante es el anlisis de las
TENDENCIAS
No deben ser demasiados (si tiene demasiados, es como si no
tuviera ninguno).
140
Si analizamos como ejemplo el proceso: CONTRATACIN DE PERSONAL
DOCENTE, podramos encontrar los siguientes tipos de indicadores:
141
Teniendo en cuenta los tres tipos de indicadores mencionados, se
entiende que, para la completa medicin de un proceso se debe definir un
Paquete de Indicadores lo suficientemente completo y gil de forma que
tengamos informacin significativa y relevante sobre el grado de evolucin
(o mejora) del proceso. En cualquier caso, debern obtenerse datos de
tipo objetivo y de tipo subjetivo.
142
A partir del anlisis de la informacin registrada en el Plan de Seguimiento
y Medicin, los directivos del centro debern evaluar el nivel de
desempeo de los procesos, teniendo en cuenta que su valoracin ser
positiva cuando:
143
son administradores; y son aquellos que hacen el uso y aplicacin de
procesos administrativos en unidades organizacionales, pero no todos
aplican estos pasos con la misma intensidad, esto depende de la
ubicacin que tengan dentro de la estructura de la organizacin.
Por lo tanto es muy importante tener en cuenta el conjunto de fases o
etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, las
cuales se interrelacionan y forman el proceso integral.
144
CAPTULO VII
CONCLUSIONES
145
7.1. CONCLUSIONES
4) Hay un dficit de recursos materiales en la UGEL que impide que las reas
cumplan a cabalidad sus funciones. Ello se revela en los avances parciales
de sus planes de trabajo y el incumplimiento de actividades programadas.
As mismo el nmero de personal de la UGEL no alcanza para atender la
magnitud de las necesidades de las instituciones educativas,
particularmente en lo que se refiere a la asesora y la supervisin
pedaggica.
146
CAPTULO VIII
RECOMENDACIONES
147
8.1 RECOMENDACIONES
148
LISTA DE REFERENCIAS
149
Ministerio de Educacin del Per (Minedu). (2003) Ley General de
Educacin N 28044. Lima. (2004) Manual del Consejo Educativo. Unidad
de Descentralizacin de Centros Educativos - UDECE. Segunda edicin.
Lima. (2005) Plan Nacional de Educacin para todos 2005- 2015. Per.
Lima.
Muoz, J.L., Rodrguez-Gmez, D. & Barrera-Corominas, A. (2013)
Herramientas para la mejora de las organizaciones educativas y su relacin
con el entorno. Perspectiva educacional, 52(1), 97-123.
Programa Educacin Bsica para Todos Instituto Peruano de Evaluacin,
acreditacin y Certificacin de la Calidad de la Educacin Bsica (IPEBA).
Proyecto Educativo Nacional al 2021 La educacin que queremos para el
Per. Noviembre de 2006.
Proyecto Educativo Regional De La Libertad 2010 2021. (PER) Trujillo,
abril 2010.
Tesis de Gestin por Procesos: Herramienta Para La Mejora De Centros
Educativos. Manuel Portero Ortiz.
Tesis De Sistema De Gestin Digital para mejorar los procesos
administrativos de Instituciones de Educacin Superior: Caso de estudio en
la Universidad Autnoma Metropolitana. Rafaela Silva y Elena Cruz (2013).
Villela, A. (2011) Gestin en Educacin Superior: Funciones, capacidades y
necesidades directivas. Revista Akademeia 2(1).
150
ANEXOS
151
Anexo N 01
Fuente: SIGOD
152
Anexo N 02
Fuente: SIGOD
153
Anexo N 03
154
Anexo N 04
155
Anexo N 05
3. Alguna vez sinti, que en unos de los procesos administrativos que inici se estanc por la
burocracia que existe? Detalle cual fue
4. Cree usted que las personas que manejan los procesos son las ms idneas para el
puesto? Por qu?
156
5. Cundo se vence el plazo establecido para finalizar un proceso administrativo por parte de
los especialistas de las reas recibe la explicacin necesaria del porque se incumpli con
dichos plazos?
NOMBRE DE LA INSTITUCION:..............
157
Anexo N 06
SI NO
Porque
2. Cul de los procesos administrativos cree usted sea el ms engorroso? Por qu?
4. Si pudiera cambiar parte de algn proceso administrativo a su cargo para poder agilizarlo
sin perjudicar al proceso. Cul sera y por qu?
158
5. Cree usted que cuenta con todas las herramientas necesarias (personal, equipos, material
e infraestructura) para poder cumplir eficientemente con su trabajo?
7. Cree usted que los sistemas que maneja ayuda o dificulta el cumplimiento de sus
funciones?
8. Cul cree usted que sea el aporte de su rea para la mejora de la calidad educativa?
NOMBREDEL ESPECIALISTA:..
159