El Microsoft Project

El Microsoft Project
Qu es y su importancia
Definicin
El Microsoft Project es un software de administracin de proyectos diseado,

desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en
el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
Importancia
Esta herramienta resulta de mucha utilidad para distintos campos de
la ingeniera industrial. Nos ayuda de manera rpida y sencilla a administrar y controlar
proyectos como: mantenimiento y reparaciones de maquinaria y equipos
industriales, instalacin de plantas, preparacin de presupuestos, estudios de mercado,
investigacin y desarrollo de todos los campos, etc.
Microsft Project brinda al usuario las herramientas necesarias para la administracin de

proyectos, las cuales le permitirn manejar eficientemente todas las actividades y tareas
correspondientes, como la introduccin de duraciones, fechas, recursos (mano de obra,
materiales, alquiler de equipos y maquinarias, contratos externos, etc.) con sus respectivas
tasas, calendarios, etc. y darle el debido seguimiento de los costos, horas hombres y
duraciones, comparando entre lo programado y lo real.
6 grandes ventajas de Microsoft Project
by itcadmin
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s
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Mientras que Microsoft Project es una herramienta omnipresente en

las empresas de EE.UU., Alemania, Japn, en Espaa, a pesar de que
Ms Project tiene ms de 20 aos de exitoso recorrido, an es una
herramienta desconocida o poco aprovechada por los profesionales tanto
de la gestin de proyectos, como de otras reas y funciones en las que es
necesario gestionar recursos, aunque con la profesionalizacin de la gestin
de proyectos, crece su uso rpidamente.
En los cursos de ITC en Microsoft Project para la gestin de
proyectos, es muy habitual que utilicemos como uno de los ejemplos para
practicar la reforma de una cocina, y es curioso como despus del curso, te
encuentras a muchos alumnos despus y te cuentan que utilizaron Ms
Project para gestionar la reforma de su casa o de la oficina, y tras el curso y
esa experiencia, ahora ya lo estn llevando a su trabajo, que puede ser en
el sector TIC, el industrial, la ingeniera, los RR.HH., la financiera
Microsoft Project es til para todos los profesionales, reas de
negocio y sectores, porque permite rpidamente controlar la
gestin de los proyectos y mantenerlos todos unidos,
interoperados y controlados.
6 buenas razones por las que Microsoft Project es el software de
gestin de proyectos ms utilizado.
1. Imagen y manejo Office: ese trmino acuado por Bill Gates, fundador
de Microsoft, define a la perfeccin los trminos de usabilidad del software
Microsoft, incluido Microsoft Project, basndose en una interface fcil de
usar, intuitiva, y con unareducida curva de aprendizaje en la que los
nuevos usuarios avanzarn muy rpido en su manejo y aplicacin
profesional.
Es muy similar en apariencia a Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint,
por lo que desde el primer momento sabremos lo suficiente para iniciar un
nuevo proyecto de gestin.
2. Integracin total con Excel, Word, Access
El 95% de los profesionales que asisten a nuestros cursos de Microsoft
Project para la gestin de proyectos, tienen la informacin de sus
proyectos: recursos, calendarios, diagramas de Gantt, etc., en tablas
de Excel, bases de Access, informes en Word o PowerPoint
Microsoft Project est diseado para recoger toda esa informacin
de distintos archivos y programas, centralizarla, procesarla, y
utilizarla para optimizar la gestin de proyectos.
Importar a Ms Project, o exportar desde Ms Project es muy fcil y natural,
por lo que podremos seguir usando nuestros viejos e ineficaces mtodos de
gestin mientras aprendemos a dominar Microsoft Project, y utilizaremos la
integracin en nuestro beneficio cuando ya seamos unos expertos de
Project, amn de que podremos seguir compartiendo la informacin
de nuestros proyectos con aquellos compaeros, jefes, clientes
que aun no manejan Microsoft Project, aunque tarde o temprano les
convenceris de que se pasen.
3. Ahorrar tiempo: Tener la planificacin de nuestro proyecto o proyectos
en un mismo lugar, con control sobre las fuentes de informacin, y
compartido en equipo, ahorra mucho tiempo en la empresa. Se reducen las
idas y vueltas de preguntas por e-mail, telfono o reuniones, los
malentendidos que surgen tan rpidamente fuera del mbito de la
objetividad de los datos en un software de gesitn, los errores, los
clculos Microsoft Project est diseado para optimizar los proyectos, y
como parte de los recursos de la empresa y los proyectos que somos los
profesionales de la misma, tambin nos ayuda a ser ms productivos, y por
tanto optimiza nuestras tareas de gestin.
5. Elimina la superposicin de trabajo: no hay nada ms frustrante que
tener a dos personas o ms trabajando exactamente en la misma tarea de
manera duplicada, triplicada, .. o peor an, tener una persona sin carga
porque se pensaba que su tarea estaba siendo realizada por otra persona.
Errores e ineficiencias, que de acuerdo a los numerosos estudios que se
hacen sobre la productividad de las empresas, ocurren con mucha
frecuencia, y grave prdida de productividad en las empresas. Microsoft
Project resuelve estos problemas, etiquetando y especificando con
precisin y claridad, quienes, y el qu, hace cada miembro del
equipo tanto a nivel de gestin, como de produccin, como de
cualquier otra tarea que est dentro de nuestros proyectos
empresariales.
6. Facilita la gestin visual de los proyectos: Para analizar situaciones
en proyectos, su marcha, detectar desviaciones Microsoft Project tiene
potentes herramientas que nos ayudarn a realizar ese trabajo con mucha
mayor sencillez, rapidez y capacidad. Informes grficos bien sintetizados y
diseados a la medida de cada tipo de usuario (lector), comparacin de
plan de proyecto por lneas base frente a la real, sealizacin de
desviaciones en tiempo real en Ms Project todo est diseado para tomar
una decisin acertada de manera rpida, pudiendo obtener datos
adicionales de manera rpida, porque toda la informacin est organizada,
ordenada y rpidamente accesible.
Solo ests 6 ventajas de Microsoft Project ya hace que merezca la pena
invertir nuestro tiempo en conocer este programa, y emplearlo para
gestionar ptimamente nuestros proyectos.
Es cierto que Microsoft Project es un programa tan profundo, complejo, y
potente, que requiere un conocimiento muy preciso de su manejo, as
como por s solo no gestiona proyectos, sino que precisa de
conocimientos de gestin de proyectos mediante sta misma
herramienta u otras. Para alcanzar un buen nivel profesional, la mejor
solucin pasa por participar en buenos cursos de Gestin de
Proyectos con Microsoft Project, y continuar inmediatamente
practicando e implantado Project en nuestro trabajo y nuestra
organizacin.
Prximamente celebraremos una nueva edicin de nuestro exitoso curso
Microsoft Project para la gestin de proyectos, en la que los asistentes
aprendern practicando con Ms Project, a gestionar proyectos con l, por lo
que estis todos invitados a participar.

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