Gestion de Almacen
Gestion de Almacen
Gestion de Almacen
DE ALMACÉN
Y CONTROL
DE STOCKS
TÉCNICAS DE ALMACENAJE
Entendemos por:
Cadena de suministro
Proveedores
Aprovisionamiento
Fabricación
Logística y Distribución
Clientes
Productos / Servicios
Información
Flujos monetarios
A) Procesos de Planificación.
Realizan el trabajo previsto. Las decisiones se toman con un adelanto que oscila
desde horas a semanas.
Los procesos de Ejecución son aquellos que tienen que ver con el tratamiento de los
flujos materiales (operaciones de almacenamiento, transporte, etc) y con los flujos
de información transaccional asociada al flujo de mercancías (pedidos de clientes,
órdenes de almacenaje, albaranes de entrega, etc.)
• Gestión de almacenes.
FORECASTING
Beneficios Generales:
• Compromiso
• Dimensionamiento
• Capacidad de reacción
• Medición de la eficiencia real
Los datos usados en las previsiones son extremadamente importantes, los más
fácilmente accesibles no son siempre los más útiles y significativos. Las empresas
deberán recoger datos internos y externos y generar sus propios datos primarios
cuando no estén disponibles de otras fuentes. Consensuar la información recibida
por clientes, consumidores, fuerza de ventas, ...., es sumamente importante para la
obtención de un resultado fiable. Actualmente, existen herramientas tecnológicas
para analizar detalladamente los patrones de compra de los clientes.
1. Compras.
2. Recepción.
3. Almacén
4. Entrega
PROVEEDOR CLIENTE
Factura Factura
Departamento Departamento
de compras de ventas
ALMACEN
Mercancía Mercancía
• Etc.
• Tramitación de pedidos.
1.2.2 APROVISIONAMIENTO
Esta definición es válida para cualquier tipo de empresa, bien sea de tipo
comercial o industrial, con la diferencia de que en la primera, la compra es para la
venta y en la segunda, la compra se realiza para el consumo o la transformación.
Para lograr este objetivo, es preciso marcar una serie de objetivos particulares,
en función de la política general de la empresa, de cada momento y de la propia
eficacia de cada función.
FABRICA
ALMACEN
IDENTIFICACIÓN DE LAS
NECESIDADES
Selección Fuentes de
Control de Resultados Aprovisionamiento
Aprobación y Pago de
las facturas Emisión y Seguimiento
de Pedidos
RECEPCIÓN E INSPECCIÓN
Una vez detectadas las necesidades de bienes o servicios, hay que seleccionar
las fuentes de aprovisionamiento. El objetivo es conocer los suministradores de las
compras y seleccionar los idóneos para establecer relaciones estables con ellos.
Hay que establecer un criterio para la selección de los proveedores. Existen
diversos criterios comunes para todas las organizaciones, siendo los fundamentales
la calidad, el precio, el plazo, la cantidad y el servicio ofrecido.
LISTA PRELIMINAR:
A) CONTRATACIÓN Y NEGOCIACIÓN.
El tiempo o periodo temporal de que dispone cada una de las partes para
llegar a un acuerdo, un periodo temporal mayor significa, lógicamente, un margen
de maniobra mayor en la negociación.
E) CONTROL DE RESULTADOS.
Calidad.
Servicio
Por otra parte, una compañía cuyas unidades de negocio tengan requisitos
diferentes para los materiales comprados, se beneficiará más de una estructura
descentralizada, permitiendo un contacto más cercano entre compradores y
proveedores.
Hay que entrenar a los compradores para que se centren en algo más que en
los costes, ensanchando su visión para incluir la gestión del riesgo, la satisfacción
del proveedor/ cliente y las características técnicas de los materiales.
1.4 LA FUNCIÓN DE ALMACENAJE
- Rapidez de entregas.
- Fiabilidad.
- Reducción de costes.
- Maximización del volumen disponible.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN
INFORMACIÓN
1.4.1 PLANIFICACIÓN
• Una visión local del mercado que contemple aspectos particulares de las
zonas acotadas en la visión general.
Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son:
• Tiempos de producción.
• Economías de escala.
• Requisitos de pasillos.
• Oficinas necesarias.
Una vez que los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se
debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de
los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un
almacén.
• Seguridad.
• Control de autorización.
• Control de inventario.
• Sanitarios.
• Manipulación de productos.
Estos riesgos pueden ser gestionados fomentando una actitud de trabajo entre
los empleados, forzando la seguridad e implantando un sistema de gestión de
almacenes efectivo que gestione el almacenamiento y flujo de materiales y
productos dentro del almacén.
• Diseño de la instalación.
1.4.2 RECEPCIÓN
1.4.3 ALMACÉN
1.4.4 MOVIMIENTO
• Volumen de mercancías.
2. Identificación de ubicaciones
Medios disponibles
8 412345 678905
Organización nacional. Todas las empresas que forman parte del sistema EAN
a través de la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC)
Codifican sus artículos con el 84 como primeras cifras. Esto no significa
necesariamente que el artículo haya sido fabricado en España, sino
simplemente que la empresa, independientemente de su nacionalidad y de la
ubicación territorial de sus fábricas, utiliza el sistema EAN mediante el código
asignado por AECOC.
CÓDIGO DE EMPRESA:
CÓDIGO DE PRODUCTO:
DECALOGO
Envase Primario:
Envase Secundario:
Envase Terciario:
Unidad de Carga:
Es una unidad de carga que se compone de embalajes que tienen las mismas
dimensiones y formas.
Sistema modular
Módulo
TAMAÑOS MODULARES
MÓDULOS
Medios de almacenado
En pallets o autopalletizados
2.1 INTRODUCCION
Los stocks inmovilizados son una inversión que tiene la compañía y deben ser
valorados periódicamente a través de los métodos incluidos en las normas de
valoración contables (FIFO, LIFO, Precio Medio, etc). La compañía debe tener
conocimiento sobre el valor económico de cada tipología de stock:
Conceptos
La demanda
• Estimada.
• Desconocida totalmente.
Existe un caso especial que lo constituyen aquellos artículos que sólo van a ser
consumidos en un período determinado. En éstos, las ventas serán estacionales, lo
que dará lugar a la aparición de inventarios estacionales que harán frente a dichas
demandas que se concentran en dichos períodos de tiempo limitados. Es el caso de
los llamados artículos de temporada, de moda, promociones especiales, etc.
Los costes
• Coste de adquisición
Es la suma del precio de compra más aquellos gastos derivados de la función
de aprovisionamiento (transporte, seguros, gastos de recepción, inspección,
almacenamiento y manejo físico). Con relación al precio de compra, es necesario
considerar que pueden existir fluctuaciones derivadas de la temporada, así como
descuentos por volumen y por pronto pago. Éste último descuento según la
Contabilidad Interna no ha de considerarse a la hora de establecer el coste de
adquisición dada su naturaleza financiera.
• Coste de renovación.
Cada pedido que se formula lleva aparejado un conjunto de costes, entre los
que se encuentran los de preparación de pedido, administrativos, agentes
negociadores, inspección de las cantidades entregadas, registro de la mercancía,
etc. El coste unitario de renovación de stock se obtendrá de la siguiente forma:
D
Cp= E x
q
Los plazos
En los plazos se suman los tiempos empleados que van desde el empleado en
rellenar los formularios y demás impresos, hasta el necesario para comprobar el
estado de las mercancías componentes del pedido (inspecciones y control de
calidad).
Para poder realizar este cálculo hay que conocer los costes más importantes a
la hora de establecer el modelo de gestión más rentable:
Los costes del pedido en sí son los resultantes de multiplicar el valor unitario
del artículo por el número de artículos pedidos. El precio pagado por el pedido a un
proveedor suele variar en función de la cantidad de artículos pedidos. Por tanto, es
un coste variable.
El coste de emisión del pedido es el coste en que se incurre cada vez que se
realiza el pedido de un artículo. Es, prácticamente, fijo.
Cantidad
C
E Pp
P
SS
Pe Tiempo
Ahora bien, puede ocurrir que ese plazo de entrega sea más amplio de lo
habitual y debamos recurrir al stock de seguridad con lo que el próximo pedido no
llenará el almacén. En este caso, no se debe esperar a que las ventas mermen el
stock de seguridad pues entonces el almacén no se estaría empleando en su máxima
capacidad.
METODO FIFO
(First In, First Out)
Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades
en entrar son las primeras en salir. Según este método, las existencias finales
quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se produce un
incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades
consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas. En
situación inflacionista el resultado del período se incrementará en términos
monetarios.
METODO LIFO
(Last In, First Out)
Supone que las unidades que primero se consumen aquellas que se encuentran
valoradas a precios más elevados. El principal problema que supone este método es
que este precio más elevado no responde a la realidad y sea origen de una deficiente
actuación política de adquisición de materiales.
METODO NIFO
(Next In, First Out)
Supone la valoración, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio o
estándar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinar
las desviaciones existentes con los precios reales, que se imputará al resultado del
período.
Método FIFO
Veamos un ejemplo:
Es un hecho comprobado que la mayor parte del valor invertido en stock está
concentrado en un pequeño número de artículos.
Las decisiones sobre la gestión de los distintos inventarios variará según sean
artículos A, B o C. Se tendrán más en cuenta la gestión de los artículos de gran
repercusión en las ventas que aquella que afecta a productos de poca rotación.
Los artículos A son los que exigen una especial atención. Suelen ocupar entre
el 3 y el 10% del total de productos y representan alrededor del 70% en términos
monetarios.
Los artículos B tienen una importancia más relativa respecto a los anteriores.
En general, representan del 20 al 30% de los artículos con alrededor del 20% de las
ventas.
Con el siguiente ejemplo vamos a ver cómo se ordenan las frecuencias ABC:
Un distribuidor dispone de 15 marcas que vende normalmente (I, II, III,
...., XV), las ventas en unidades y los precios en pesetas se detallan en el cuadro
siguiente:
I 2 1000
II 52 100
III 20 40
IV 10 220
V 3 250
VI 18 55
VII 7 700
VIII 3 300
IX 16 60
X 10 88
XI 1 740
XII 51 38
XIII 12 42
XIV 9 192
XV 3 210
Pedido cíclico
Método mín-máx
Plan ABC
Los artículos clasificados como A tendrán un mayor valor y serán los primeros
en incorporarse al proceso productivo; tendrán las siguientes características:
cantidad pequeña de existencias de seguridad, revisión frecuente, pedidos
frecuentes, registros detallados y alto nivel de suspensión. Los artículos C se
caracterizan por: cantidad grande de existencias de seguridad, fidelidad estricta con
los puntos de pedido predeterminados con poca revisión, pocos pedidos al año y no
es necesario un sistema de inventario permanente. Los artículos B se sitúan con
características intermedias entre A y C.
2.3 FACTORES QUE AFECTAN AL PUNTO DE REPOSICIÓN.
TIPOS DE APROVISIONAMIENTO
• Variabilidad de la demanda
• Frecuencia de la demanda
Estos factores son los que hay que tener en cuenta para decidir el tipo de
aprovisonamiento a realizar.
2.3.1 TIPOS DE APROVISIONAMIENTO
• El método de reaprovisionamiento,
• El stock de seguridad.
• Demandas previstas.
• Plazos de entrega.
• Volumen de stock.
• Nivel de servicio.
Los modelos indican cómo se ha de actuar sobre las variables para optimizar
los valores críticos, teniendo en cuenta el valor de los parámetros. De manera
matemática, se puede expresar diciendo que los modelos dan las ecuaciones que
ligan los valores críticos a las variables.
Aprovisionamiento Periódico
Este modelo de
reaprovisionamiento tiende a
utilizarse cuando existen
demandas reducidas de muchos
artículos y resulta conveniente
unificar las peticiones de varios
de ellos en un solo pedido para
reducir los costos de
lanzamiento o para obtener
descuentos por volumen.
El nivel objetivo de
existencias seria, en la hipótesis
de periodo de reposición nulo, aquel que garantiza los suministros durante el periodo
de reaprovisión. Es decir, la demanda prevista en dicho periodo más un stock de
seguridad asociado a dicho periodo si la demanda fuera (caso real) de un tipo
probabilista.
Puede suceder que el periodo de revisión coincida con una unidad de tiempo
exacta (día, semana, mes, trimestre), si no fuera así, habrá que adecuar la revisión
según el buen sentido común del responsable.
Q=C–S-P
C= Cobertura.
S= Stok
P= Pedidos
DETERMINACIÓN DE T
El valor T que hace mínima la suma del Coste de Adquisición y del Coste de
Posesión. Si pasamos un Pedido cada T meses por una cantidad Q, que equivale a la
demanda de ese período, tendremos:
12
Nº de Pedidos cursados al Año =
T
MxT
Stock medio de rotación =
2
Si llamamos:
P = Precio
12
Coste anual de Adquisición: xA
T
MxT
Coste Anual de Posesión = xPxt
2
12 mxT
xA+ xPxt
T 2
24 x A
T=
MxPxt
C = m x (T + E)
C = m x (T + E) + K
o Q: Lote económico.
“El valor de Q que hace mínima la suma del Coste de Adquisición y del Coste
de Posesión”
12 x m
Nº de Pedidos cursados al año =
Q
2.4 PEDIDOS Y EXPEDICIONES
Comprobación de
Cobro
Crédito
Comprobación de
Facturación disponibilidad de
existencias
Por ejemplo, algunos clientes pueden otorgar un mayor valor a que el envío
esté completo y en perfecto estado a que llegue en la fecha prevista. O a la inversa,
algunas empresas prefieren admitir un cierto nivel de deterioro de la mercancía
enviada si llega en el plazo establecido.
Entrada de pedidos
- Subsanar información.
- Responder rápidamente a quejas y reclamaciones.
Priorización de pedidos
Preparación de pedidos
Envío y Entrega
2. Rapidez
3. Coste
4. Seguridad
5. Trazabilidad
8. Fecha de entrega
Gestión del transporte
Una vez una empresa tiene definida su red de distribución, la ubicación de sus
almacenes y el modo de controlar su inventario, el siguiente paso es decidir cómo
unir todas estas partes de la cadena de suministro con los proveedores,
distribuidores y clientes, desarrollando una estrategia para la gestión del transporte.
1. Costes
2. Premura de la entrega
• Costes
• Rapidez de entrega
• Eficiencia
• Seguridad
• Precisión
• Modo
• Costes de deterioro
• Servicio al cliente
VIAS DE TRANSPORTE
Avión:
Tren:
Tubería/ Conducto:
Acotado a cierta clase de productos (gas,
productos químicos)
Carretera:
El transporte por carretera ofrece
flexibilidad y versatilidad.
Mar:
Costes de transporte
Facturación
Antes de la venta
Clientes
- Disponibilidad de Existencias.
- Información de Pedidos.
- Precisión en la información
- Consistencia en el Ciclo de Pedidos.
- Envíos especiales de mercancías.
- Transporte.
- Facilidad de realización de Pedidos.
- Sustitución
Después de la venta
FIDELIZACIÓN
DEL CLIENTE
OUTPUT DE LA CADENA DE
SUMINISTRO
ELEMENTO
DIFERENCIADOR
• Índice de insatisfacción
• Índice de litigios
• % de pedidos entregados
Cuanto mejor sea la percepción del cliente del servicio recibido, y siempre y
cuando esté acorde con sus expectativas, mayor será la satisfacción del cliente ante
el servicio prestado.
Los clientes cada día evalúan más a las compañías en base a su flexibilidad y el
nivel de atención dado a sus problemas relacionados con la logística inversa de sus
proveedores.
Pero además, las empresas también deben considerar las barreras para
reemplazar los artículos de manera inmediata, como pueden ser la disponibilidad de
stock o el tiempo que se tardará en enviarlos.
La globalización económica, la
regulación y estandarización en la industria
del transporte, el desarrollo de
infraestructuras, los avances tecnológicos y
la sostenibilidad del medio ambiente están
obligando a las empresas a replantearse la
forma de hacer negocios, así como a buscar
nuevos enfoques para mantener y ampliar
su presencia en el mercado. En definitiva,
nuevas estrategias empresariales que pasan
por la racionalización en las operaciones de
fabricación y transporte, así como en el
lanzamiento de iniciativas para servir nuevos mercados, fidelizándolos con nuevos
productos y nuevos conceptos “ecológicos”.
Un almacén aplica el método del precio medio ponderado para valorar sus
existencias. Durante el mes de febrero han realizado las operaciones que se
describen en el cuadro siguiente:
- Stock al principio del periodo: 3000 unidades a 30€ valor del Stock inicial:
900€
- Al final del periodo tenemos 5000 unidades (3000 + 2000) con un valor de
160000€ (90000 + 70000).
- Al final del período tenemos 2700 unidades (5000-2300) con un valor de 864000
(2700 x 32)
Stock del día 20
- Al final del período tenemos 3700 unidades (2700 + 1000) con un valor de
123900€ (86400 + 37500)
Calcular los pedidos que debe realizar la empresa en cada período con los
datos que aparecen en la siguiente tabla y que reflejan las necesidades que se
deben atender desde el almacén.
FS PC SS
1 3000 0 300
3 3000 0 300
4 3000 0 300
5 3000 0 300
6 3000 0 300
EJEMPLO 2: SOLUCIÓN
PEDIDOS
CONFIRMADOS
PERIODO STOCK SALIDAS STOCK DE NECESIDADES PEDIDO
INICIAL (Cantidades SEGURIDAD
extra)
1 500 3000 0 300 2800 3000
Periodo 1
- El sobrante de materiales (3000 – 2800 = 200 unidades) forman el stock inicial del
periodo siguiente.
Periodo 2
- Para atender las necesidades del periodo hay que pedir 4500 unidades, sobrando
4500 - 4100= 400
Periodo 3
- Para atender las necesidades del periodo hay que pedir 3000 unidades, sobrando
3000 - 2900= 100 unidades
Periodo 4
- Para atender las necesidades del periodo hay que pedir 4000 unidades, sobrando
4000 - 3700= 300 unidades
Periodo 5
- Para atender las necesidades del periodo hay que pedir 3500 unidades, sobrando
3500 - 3100= 400 unidades