Auditoria Horizontal
Auditoria Horizontal
Auditoria Horizontal
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
ALUMNA:
SANDY SOTOMAYOR CANDIA
SEMESTRE:
X CICLO
APURIMAC - PERU
2018
DEDICATORIA
• Virtual (poseer una mente abierta y flexible, mostrar una actitud positiva,
centrar la atención en las soluciones en lugar de enfocarse en los problemas,
emplear excelentes habilidades de comunicación, tener presente que el trabajo
se logra a través de las personas y no a través de la tecnología).
• Basado en valores (respaldo de las acciones con un comportamiento ético y un
razonamiento moral).
• Espiritual (conocimiento personal, autenticidad y congruencia, respeto de las
creencias y opiniones de las personas, confi anza, práctica espiritual).
7. Composición, que proyectan las distintas alternativas de estructura que la
empresa
puede asumir para capitalizar sus capacidades distintivas, ventaja competitiva,
orientación y enfoque estratégico:
Organización vertical
• Con una sola sede.
• Con unidades desconcentradas.
• Con unidades descentralizadas.
• Con unidades desconcentradas y descentralizadas.
• Con unidades globales.
• Con unidades desconcentradas, descentralizadas y globales.
Organización horizontal
• Unidades al mismo nivel.
• Equipos de trabajo.
• En red de tecnología.
• En red global.
ORGANIZACIÓN VERTICAL/HORIZONTAL
• Función/proceso.
• Proceso.
• Estratégica.
Organización virtual
• Unidades en el lugar de origen.
• Unidades a nivel global.
8. Gestión de la información, que evalúa los factores que infl uyen en la
captación
y transmisión de datos, lo cual incluye toda clase de plataformas y
transacciones,
y formas de uso atendiendo a su:
Almacenamiento y transferencia
• Bases de datos para mejorar los procesos de toma de decisiones.
• Bases de datos de menor tamaño diseñados para un área específi ca de la
empresa.
• Procesos de análisis y búsqueda de información.
• Diccionarios de estructura para facilitar la consulta.
• Aplicaciones para el análisis de procesamiento en línea en computadoras
personales,
bases de datos relacionadas y multidimensionales.
Naturaleza
• Sustantiva.
• Adjetiva.
Formato
• Manual.
• Digital.
Auditoría administrativa
560
Mecanismos
• Intranet.
• Extranet.
Salvaguarda
• Rutas y claves de acceso.
• Software de control.
• Encriptamiento.
Recursos de comunicación
• Correo de voz.
• Correo de datos.
• Intercambio de información electrónica.
• Telecomunicaciones.
9. Outsourcing estratégico, que pondera las ventajas de desincorporar áreas y
subcontratar
servicios para racionalizar recursos, mejorar el desempeño, acceder a una
tecnología más avanzada e incrementar la calidad de los productos y servicios.
Es de vital importancia tener muy claro que el comportamiento y el desempeño
de
una empresa depende de la interacción de todos los aspectos anotados, por lo
que su
diseño estructural por sí mismo no es un factor determinante para encauzar su
trayectoria
y resultados. En cada caso, a medida que se precise su área de infl uencia,
mecánica
de funcionamiento, habilidades distintivas, forma de agregar, crear e innovar
valor,
estrategia, cultura predominante, manejo de información y soporte a procesos,
podrá asumir un perfi l específi co.
Se puede concluir que no hay estructuras buenas o malas, pues cualquier
alternativa de disposición de las unidades de una empresa tiene capacidad para
responder a los requerimientos de su razón de ser e integrarse a los cambios de
escenario en que se vaya insertando conforme su ciclo de vida y oportunidades
de negocio lo exijan. La esencia de su proyección depende entonces del umbral
de su sensibilidad al cambio, de la continua revitalización de sus fuentes de
innovación y de la voluntad para edifi car un liderazgo consciente de su realidad
y potencial.
En consecuencia, una vez delineada la plataforma de acción y la base de
información para conducir la implementación de una auditoría administrativa,
procede considerar el marco metodológico para mantener una línea de trabajo
homogénea.
Con este criterio y disposición de acciones, los esfuerzos deben centrarse como
punto
de partida en la composición de la empresa, la cual puede tomar las variantes
de estructura
que a continuación se presentan:
• Organización vertical.
• Organización horizontal.
• Organización vertical/horizontal.
• Organización virtual.
ORGANIZACIÓN HORIZONTAL
Las empresas cuyo diseño organizacional se centra en un solo nivel jerárquico
también son conocidas como de “estructura plana”. Su forma de operar es similar
a una empresa vertical, sólo que con la ventaja de una mayor flexibilidad debido
a que la delegación de
autoridad y responsabilidad es más clara y fluida. Su diseño estructural se
concentra en unidades en un mismo nivel jerárquico, en
equipos de trabajo o en una red, lo que simplifica el flujo de la comunicación y
los procesos de toma de decisiones, elimina instancias y favorece una mejor
coordinación entre unidades sustantivas y adjetivas. Es también una forma de
agilizar las acciones y mejorar la velocidad de respuesta, ya que el sentido en
que se orienta la información se apega
más a un enfoque de procesos que a uno funcional, lo que hace posible percibir
con más
claridad la relación insumo/resultado y actuar de acuerdo con líneas de negocio.
En función de su gestión horizontal, en particular en el caso de las estructuras
en redes, se apoyan en aplicaciones para almacenar, acceder y transferir
información y convertirla
en conocimiento. La relación estructura, cultura, tecnología y estrategia,
integradas mediante un contacto
directo, papeles de enlace y trabajo en equipo, moldean mecanismos
integradores para aumentar la coordinación y comunicación. De esta manera es
factible estandarizar los insumos y las actividades de conversión y producción.
Las modalidades que puede
adoptar esta clase de organización son:
• Unidades al mismo nivel.
• Equipos de trabajo.
• En red de tecnología.
• En red global.
ORGANIZACIÓN VERTICAL/HORIZONTAL
Una organización vertical/horizontal técnicamente se representa con
organigramas
mixtos. Su utilización permite que las empresas amplíen sus posibilidades de
diseño
estructural y, en su caso, incorporen al gráfi co un gran número de unidades.
Su confi guración posibilita el uso de diferentes formatos de presentación que
dependen
de la naturaleza del manejo de la delegación de autoridad y responsabilidad,
estrategia,
forma de operar y líneas o proyectos de negocio. Los elementos que se deben
considerar para edifi car una infraestructura de esta naturaleza son:
• Estructura funcional porque conserva los fundamentos de la estructura tipo o
clásica, orientada hacia las funciones, en las que las unidades están unidas por
líneas de mando que integran la división del trabajo y los grados de
especialización
de acuerdo con los criterios de creación de la empresa y la visión de negocio
predominante,
que descienden verticalmente a través de los niveles jerárquicos.
Estructura basada en procesos enfocada en proyectos de negocio que funcionan
como procesos, que parten de la razón de ser de la empresa y de sus líneas de
negocio, pero con una percepción más clara del aprovechamiento de recursos y
de los niveles de productividad, consecuencia de una percepción más clara de
las
competencias producto de la experiencia. En este tipo de estructura
normalmente
la dirección de las acciones fl uye horizontalmente, aunque, en ocasiones,
paralelamente,
sigue una dirección transversal.
• Estructura matricial organización que une dos o más canales de mando, que
corresponden,
por un lado, a la autoridad funcional, y por el otro, a la autoridad sobre
un proyecto, producto, proceso, línea de negocio o nivel de estrategia, los cuales
se
entrelazan para formar una rejilla que comparte autoridad, recursos y
responsabilidad
en la toma de decisiones. En esta estructura las acciones se cruzan vertical y
horizontalmente.
• Estructura estratégica variante de gráfi co en el que a nivel corporativo emergen
las estrategias corporativas; en el nivel funcional se transforman en funciones
estratégicas; en el nivel de negocio se traducen en estrategias de negocio que
se
conducen por medio de unidades estratégicas a manera de proyecto o proceso
y,
en el nivel global, se convierten en estrategias globales. Si bien los cuatro niveles
de estrategia fl uyen tanto vertical como horizontalmente, la interacción integra
los niveles en un todo unifi cado.
Es de destacar que el juego de estructuras funcionales, de proceso, matriciales
y estratégicas,
ensambla de tal manera las acciones y decisiones que se convierten en una
ventaja competitiva.
Las alternativas de estructura con estas características son:
• Función/proceso.
• Proceso.
• Estratégica.
FUNCIÓN/PROCESO
La estructura función/proceso integra dos enfoques para manejar la composición
de
una organización. Por una parte, el funcional, que con base en la forma de
delegación
de autoridad y responsabilidad, divide y distribuye el trabajo en unidades
administrativas
a las que se asignan funciones para cumplir con su cometido. Por otra, el basado
en
procesos, que parte de la iniciativa de orientar las acciones con base en criterios
específi
cos de acción que se centran en proyectos, productos, líneas de negocio o nivel
de
estrategia.
La ventaja de utilizar una estructura de este tipo radica en que puede combinar
elementos estructurales para generar pautas de desempeño y estrategias
corporativas
y funcionales, con procesos sustentados en estrategias de negocio que permiten
un
seguimiento más puntual de los insumos que ingresan y los resultados que se
obtienen.
Por contraparte, si no se defi nen claramente las áreas de responsabilidad y las
fronteras
de los procesos se pueden producir duplicidad del trabajo, confl ictos de
autoridad o
sobreposición de estrategias.
En materia de estrategia, las empresas con una estructura de esta naturaleza
disponen
de los elementos necesarios para competir a nivel nacional, internacional,
multinacional,
global o trasnacional, haciendo, en cada caso, los ajustes procedentes,
empleando
como de ingreso la exportación, la licencia, la alianza estratégica, la subsidiaria
propia, la
adquisición, la fusión y el outsourcing estratégico. Asimismo, se concentran o
diversifi can
para consolidar su defi nición estructural en uno u otro sentido, y se integran
vertical y
horizontalmente sobre la línea de procesos.
La cobertura que se desprende de su estructura y campo de acción facilita la
reducción
de costos, lo que impulsa y amplía las posibilidades de buscar una
diferenciación,
así como el logro de economías de escala y de alcance. No obstante, deben
evaluar de
manera permanente su sensibilidad cultural, ya que las unidades funcionales y
de cada
uno de los procesos con personal de diferentes orígenes tiende a crear en cada
nivel y
proyecto una cultura propia con diferentes contextos sociales y tipo de cultura,
así como
distintos valores para dimensionarla, lo que favorece el ejercicio de un liderazgo
que
gestione adecuadamente la inteligencia competitiva.
MANEJO DE LA INFORMACIÓN
La aplicación de la auditoría administrativa efi caz se fundamenta en la
información
que la sustenta y le da sentido. Este recurso incluye tanto la información
sustantiva,
generada por las áreas que cumplen con las tareas esenciales para la empresa,
como la
adjetiva, producida por las áreas que soportan administrativamente el trabajo.
Asimismo,
la correspondiente a procesos, proyectos, funciones y niveles y enfoque
estratégico.
En todos los casos, su manejo puede realizarse en forma manual o digital, de
acuerdo
con los recursos de tecnología que se utilicen
La información captada de manera manual es fundamental, debido a la
formalidad
que exige el rigor metodológico de la auditoría, que demanda de papeles de
trabajo
como elementos probatorios de los hallazgos y evidencias que en el transcurso
de la
ejecución se van recabando. También de toda clase de documentación de
respaldo, como
cédulas, registros, reportes, resúmenes, bitácoras y cuadros que sirven como
testimonio
del comportamiento de la empresa.
Este tipo de información debe ser captada y salvaguardada, ya que, en su
momento,
constituirá la fuente de consulta que asistirá la formulación del informe, así
como las
observaciones y recomendaciones que de él se deriven.
La información digital está basada en la manual, por lo cual no representa una
fuente
distinta sino complementaria, aunque cabe la posibilidad de que aporte
elementos adicionales
de orden normativo, técnico o estratégico, de acuerdo con la composición de la
empresa y de los mecanismos que ha defi nido para funcionar. Se utiliza con el
propósito
de agilizar y fl exibilizar la transmisión de datos, aumentar los márgenes de
seguridad y
apoyar el proceso de toma de decisiones.
Es conveniente señalar que la información digital puede adoptar diferentes
formas
y contenidos, según sean las necesidades o requisitos establecidos por la
empresa. En
realidad, la evaluación de la seguridad con que se maneja la información en
una auditoría
administrativa es uno de los aspectos en que se debe tener especial cuidado,
particularmente
en la protección de su integridad, exactitud, confi dencialidad y disponibilidad.
Para este efecto es necesario contar con una ruta de acceso, intranet o
extranet, que
permita identifi car a los usuarios del sistema, el software utilizado para
acceder, los recursos
que pueden ser accesados y los sistemas donde residen los recursos. En ese
proceso,
el usuario puede pasar por uno o múltiples niveles de seguridad antes de tener
acceso a la información. Las limitantes que generalmente se emplean para
restringirlo son:
• Sólo lectura.
• Sólo consulta.
• Lectura y consulta.
• Lectura y escritura.
Las rutas de acceso que facilitan al auditor la evaluación y control de los puntos
apropiados
para salvaguardar la información y determinar las claves para identifi car
usuarios
son, entre otras:
• Password, código o llaves de acceso. Claves que se utilizan para controlar el
acceso
a la computadora, a sus recursos y para defi nir el nivel de acceso o
información
específi ca.
• Credencial con banda magnética. Identifi cación con banda magnética que se
emplea
para entrar a un sistema.
• Validación por características. Verifi cación y reconocimiento de personas
basándose
en características como huellas dactilares, retina, fi rma, voz o geometría de la
mano.
Por otra parte, también es posible utilizar software de control de acceso, el cual
protege
los recursos mediante la identifi cación de los usuarios autorizados con las
llaves de
acceso, las cuales son archivadas y guardadas por este software, desarrollado
en sistemas
operativos, programas, archivos, módulos de funciones, utilerías, etcétera.
También existe una versión que ofrece la máxima seguridad en el uso de la
información,
que es el encriptamiento. Este recurso protege la información transformándola
enun algoritmo dentro de un formato para que no pueda ser leída normalmente.
De esta
forma, sólo los usuarios que disponen de una clave de acceso pueden
desencriptar un
texto para leerlo, lo que asegura el mantenimiento de la privacidad de la
información,
aun de las personas que la puedan ver en forma encriptada.
En muchos casos las empresas instalan software especial para operar recursos
informáticos
como páginas Web, intercambio de información electrónica, telecomunicación,
correo de voz y de datos por canales predeterminados. Todas estas
herramientas
aumentan signifi cativamente su capacidad de comunicación y posibilita que la
auditoría
cuente con recursos variados para su adecuada ejecución.
Es un hecho que, indefectiblemente, la aplicación de la auditoría requerirá de
información
manual y digital durante todo el proceso de ejecución, por lo que la versatilidad
con la que se les interrelacione será determinante para la calidad y velocidad
de los resultados
que se obtengan.
RESUMEN
La aplicación de la auditoría administrativa en la empresa privada representa
una
oportunidad para evaluar a fondo todos y cada uno de los aspectos que
determinan
su comportamiento organizacional, área de infl uencia, forma de interactuar
con el entorno, pero, sobre todo, la visión de negocio fundamentada en un
conocimiento
profundo de las causas y efectos que se manifi estan de manera abierta
y subyacente en sus acciones.
El manejo de una óptica fundamental como base de su actuación, aunado
a sus capacidades distintivas y orientación hacia procesos y funciones, permite
insertar su forma de operar dentro de un enfoque estratégico que contempla
desde el nivel de aplicación de las estrategias corporativas, funcionales, de
negocio
y globales; la selección estratégica a nivel nacional, internacional,
multinacional,
global y trasnacional; el modo de ingreso al mercado vía la exportación,
la licencia, la subsidiaria, la franquicia, la alianza estratégica, la adquisición y la
fusión; la alternativa estratégica como el liderazgo en costos, diferenciación,
concentración, integración vertical y horizontal y subcontratación global, hasta
la
estrategia para integrar al personal, en sus versiones etnocéntrica, policéntrica,
regiocéntrica y geocéntrica.
También considera el efecto de la cultura organizacional en su desempeño,
tomando en cuenta el contexto social alto y bajo, valores que la sustentan en
culturas adaptables, de logro, de clan o burocráticas, y dimensiones culturales
tales como la distancia del poder, evasión de la incertidumbre, individualismo y
colectivismo, masculinidad o feminidad, universalidad o particularidad,
neutralidad
o afectividad, relaciones específi cas o difusa y realización personal o
atribución.
En cuanto a su composición, abarca la organización vertical en sus vertientes
con una sola sede, con unidades desconcentradas, con unidades
descentralizadas,
con unidades desconcentradas y descentralizadas, con unidades globales y
con unidades desconcentradas, descentralizadas y globales; la organización
horizontal
en su diseño con unidades al mismo nivel, equipos de trabajo, en red de
tecnología y en red global; la organización vertical/horizontal, en sus
presentaciones
función/proceso, proceso y estratégica, y la organización virtual, en sus
versiones de unidades en el lugar de origen y unidades a nivel global.
En lo relativo a la gestión de la información, en las alternativas para su
almacenamiento
y transferencia a través de bases de datos, procesos de análisis
y búsqueda de información, diccionario de estructura para facilitar la consulta y
aplicaciones para el análisis de procesamiento en línea; naturaleza, sustantiva
y adjetiva; formato, manual y digital; mecanismos, intranet y extranet;
salvaguarda,
rutas y claves de acceso, software de control y encriptamiento, y recursos
de comunicación, correo de voz, correo de datos, intercambio de información
electrónica y telecomunicaciones.
Por lo que toca al outsourcing estratégico, se hace un análisis de las ventajas
de desincorporar áreas y/o subcontratar servicios, para mejorar el rendimiento y
optimizar resultados.
CONCLUSIÓN
El efecto de la auditoría administrativa en el sector privado está sustentado por
la capacidad de visualizar y valorar las diferentes combinaciones de los
elementos
que convergen en su implementación. La interrelación de la plataforma
operacional
con la estrategia, cultura, gestión de la información y del conocimiento, son
su fi sonomía, por lo tanto, el punto de partida del cambio.