Sistemas

INTRODUCCIÓN

Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan

entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía
o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser
abstracto o conceptual (un software).

Cada sistema existe dentro de otro más grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por
subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un súper sistema.

Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser
físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y
el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El

sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven
salidos. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema.

Un grupo de elementos no constituye un sistema si no hay una relación e interacción, que de la

idea de un "todo" con un propósito.

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS.

Conceptos Básicos de Sistemas.

Se puede definir el concepto de "Sistema" de varias maneras:

El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede
existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden
afectarlo, por lo tanto podemos referir a Muir citado en Puleo (1985) que dijo: "Cuando tratamos
de tomar algo, siempre lo encontramos unido a algo más en el Universo".

Puleo define sistema como " un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que
tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto
objetivo".

Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan coordinadamente. Para alcanzar el

objetivo de apoyar el funcionamiento de la organización. Haciendo posible que
la empresa mantenga contacto con el medio ambiente que la rodea, es decir
con: Clientes, Proveedores, Organizaciones Estatales de contralor y recaudación de impuestos y
aportes, Funcionarios, Accionistas o propietarios.

En informática existen gran cantidad de sistemas:

Sistema operativo: Sistema tipo software que controla la computadora y administra los servicios y
sus funciones así como también la ejecución de otros programas compatibles con éste.

Ejemplos de familias de sistemas operativos: Windows, Unix, Linux, DOS, Mac OS, etc.

Un sistema operativo permite interactuar con el hardware de computadoras, teléfonos celulares,

PDAs, etc. y ejecutar programas compatibles en éstos.

Permite controlar las asignaciones de memoria, ordenar las solicitudes al sistema, controlar
los dispositivos de entrada y salida, facilitar la conexión a redes y el manejo de archivos.

Sistema experto: Sistemas que emulan el comportamiento de un experto en un campo concreto,

su objetivo es lograr mejor calidad y rapidez en las respuestas y mejorar la productividad de un
experto. Forma parte de la Inteligencia Artificial. Suelen basarse en el conocimiento declarativo
(hechos sobre objetos, situaciones) y el conocimiento de control (información sobre el
seguimiento de una acción).

Un Sistema Experto está conformado por:

 Base de conocimientos (BC).

 Base de hechos (memoria de trabajo).

 Motor de inferencia: intentando modelar el proceso de razonamiento humano.

 Módulos de justificación: muestra el razonamiento seguido para llegar a una conclusión

determinada.

 Interfaz de usuario.

Sistema informático: Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan

relacionándose entre sí con un objetivo preciso. Sus partes son: hardware, software y las personas
que lo usan.

Por ejemplo, una computadora, sus dispositivos periféricos y la persona que la maneja, pueden
constituir un sistema informático.

Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la

información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada. Por ejemplo, el
sistema de archivo de libros de una biblioteca y su actividad en general es un sistema de
información. Si dentro del sistema de información hay computadoras que ayudan en la tarea de
organizar la biblioteca, entonces ese es un sistema informático.
EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS.

Los Sistemas fueron considerados inicialmente como un elemento que podía proporcionar ahorros
de coste en las organizaciones, en la medida que podía dar soporte a actividades operativas en las
que la información constituía el principal elemento implicado. En efecto, hasta la década de los
años setenta (1970), la gestión empresarial se centraba en la adecuada administración de
los recursos clásicos de "tierra o energía, trabajo y capital", toda vez que las empresas se
encontraban ante un entorno estable y predecible y con una demanda creciente. Bajo estas
circunstancias el éxito de las empresas descansaba en la competencia basada en los recursos
tangibles, vía costes y en la consecución de economías de escala. En la década de los setenta (70),
Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló
una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la
informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de
ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:

Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por

el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.

Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún
fabricante local de programas de aplicación. ·

En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario
(ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos
sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. ·

Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Se inicia con la
implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de
lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que
imitar. ·

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas
Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control
de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. ·

El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de

la Gerencia Administrativa o Contraloría.

Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de

sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte
técnico, etc. ·

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automáticas entre ellas, de tal forma que las
salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la
consecuente irritación de los usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la
pauta para iniciar la racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro de la
empresa. Este problema y el inicio de su solución marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es
necesario considerar los siguientes elementos: ·

Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de
controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base
cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por
el servicio que se presta).

Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas

aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer. ·

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del

departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo
y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación. · Se integra a la organización del
departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente. ·
Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes sistemas. Etapa
de integración. Las características de esta etapa son las siguientes: ·

La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de

la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructuraadministrativa. ·
Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de
datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. ·

En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo
sus propias aplicaciones. El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance
de más usuarios. ·

En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de
Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura
descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. · Los
usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando
los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las
siguientes: ·

El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy

valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Etapa de madurez.

Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se
incluyen los siguientes: ·
Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una
función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). · Los sistemas que se
desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el
Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y,
en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración
y aplicaciones de carácter estratégico. ·

En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra
la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de
recursos computacionales.

En los umbrales del siglo XXI, las empresas se vienen enfrentando a nuevos escenarios,
caracterizados por la globalización e internacionalización de los negocios, que nos plantean la
plena integración en la Unión Europea y los rápidos y continuos cambios que se producen en
la economía local, regional, nacional y mundial junto a la heterogénea naturaleza cultural, social,
tecnológica, económica, competitiva y de otra índole de las variables que configuran tales
cambios.

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA.

Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para

lograr objetivos específicos.

Existen dos tipos de sistemas:

 Sistema Abierto:

Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad

para lograr un objetivo o propósito, operando con datos, energía, materia, unidos al ambiente que
rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia.

Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de
causa y efecto son indeterminadas.

Un sistema consta de cuatro elementos primordiales:

 Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para
su alimentación y nutrición.

 Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados

 Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía
el producto resultante al ambiente externo.

 Retroalimentación: Constituye una acción de retorno; es positiva cuando la salida por ser
mayor estimula y amplía las entradas para incrementar el funcionamiento del sistema, es
 negativa cuando la salida por ser menor restringe y reduce la entrada para disminuir la
marcha del sistema.

 Sistema Cerrado:

Tienen pocas entradas y salidas en relación con el ambiente externo, que son bien conocidas y
guardan entre sí una razón de causa y efecto: a una entrada determinada (causa) sigue una salida
determinada (efecto). Denominado también mecánico o determinista.

No existe un sistema totalmente cerrado, ni uno totalmente abierto.

Todo sistema depende en alguna medida del ambiente.

La Organización como sistema abierto es antigua.

Herbert Spencer afirma:

Un organismo social se parece a un organismo individual en los siguientes rasgos fundamentales:

 Crecimiento

 El hecho de hacerse más complejo, sus componentes necesitan mayor interdependencia.

 Su vida tiene mayor duración en comparación con la de sus componentes.

 Porque en ambos casos la creciente integración va paralela a una creciente

heterogeneidad.

FUNCIONES:

Los sistemas difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en su

estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual
es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de
funciones que, según Senn, existen diferentes funciones las cuales describiré a continuación:

 1. Procesar transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar,

calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar
durante la realización de actividades en la organización.

 2. Definición de archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el

procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización
de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su
almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento
(disco, cintas, diskettes, y otros).
  3. Mantenimiento de esos archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben
mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la
modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

 4. Generar reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de

información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos
o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede
efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel,
cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señaleseléctricas
digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones
remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se
clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan
durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de la

organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados,
listados de inventarios de piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos

definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.

d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia
de condiciones "fuera de limite". Tienen un formato predefinido y se pueden generar
automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan

cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o
resolver problemas involucran el uso de modelosque respondan a interrogantes del tipo "que
ocurre si…" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos
primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones,
mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.

 5. Procesar consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a

interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no
requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes reciben el
nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo
de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por los
subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de
procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que
existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función,
 denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-
máquina.

 6. Mantenimiento de la integridad de los datos: Los datos mantenidos por el sistema de

información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe
garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no
autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

PROCESOS:

Los procesos son gestionados por el sistema operativo y están formados por:

 Las instrucciones de un programa destinadas a ser ejecutadas por el microprocesador.

 Su estado de ejecución en un momento dado, esto es, los valores de los registros de
la CPU para dicho programa.

 Su memoria de trabajo, es decir, la memoria que ha reservado y sus contenidos.

 Otra información que permite al sistema operativo su planificación.

Esta definición varía ligeramente en el caso de sistemas operativos multihilo, donde un proceso
consta de uno o más hilos, la memoria de trabajo (compartida por todos los hilos) y la información
de planificación. Cada hilo consta de instrucciones y estado de ejecución.

Los procesos son creados y destruidos por el sistema operativo, así como también este se debe
hacer cargo de la comunicación entre procesos, pero lo hace a petición de otros procesos. El
mecanismo por el cual un proceso crea otro proceso se denomina bifurcación (fork). Los nuevos
procesos pueden ser independientes y no compartir el espacio de memoria con el proceso que los
ha creado o ser creados en el mismo espacio de memoria.

En los sistemas operativos multihilo es posible crear tanto hilos como procesos. La diferencia
estriba en que un proceso solamente puede crear hilos para sí mismo y en que dichos hilos
comparten toda la memoria reservada para el proceso.

PROCEDIMIENTOS

Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia
de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.

Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que
puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene
un estado de resultados o un balance general de un año base.

NORMAS:
Las normas que se rigen los sistemas están contempladas en la normalización o ISO.

La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a

distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. La
asociación estadounidense para pruebas de materiales (ASTM), define la normalización como el
proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica
para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados.

Según la ISO (International Organization for Standarization) la Normalización es la actividad que

tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos
comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto
dado, que puede ser tecnológico, político o económico.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:

 Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más
necesarios.

 Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional.

 Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y

preciso

Las elevadas sumas de dinero que los países desarrollados invierten en los organismos
normalizadores, tanto nacionales como internacionales, es una prueba de la importancia que se da
a la normalización.

ESTRUCCTURA DE SISTEMA:

Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que
hay de la estructura de los sistemas.

Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Información
como una red de centros de información asociados a las unidades funcionales de la empresa
dependiendo de los flujos de datos e información se crea una red de información entre los
diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la estructura de un sistema
de información.

ENFOQUE SISTEMATICO:

Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Información estos son
Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasaré a explicarlos viéndolos desde el punto de
vista de una organización que es a mi opinión la mas simple.

 Independiente: Cada parte de la organización tiene su propio sistema no depende de los

demás sistemas.
  Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar
un ejemplo mas claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC, es
decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC's.

 Distribuido: Combinación de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos;
poseen una grana base de datos pero se comunican entre sí.

 Hay que destacar que el tercer enfoque podría ser el mas optimo, siendo así presentare
las ventajas del enfoque distribuido:

 Reducción de costos.

 Confiabilidad.

 Tiempo de respuesta satisfactorio.

 Facilidad de extensión.

 Pero no todo es tan fácil este mismo enfoque posee sus defectos:

 Es complejo.

 Administración descentralizada.

 Seguridad de datos difícil de resolver.

 Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es
difícil conseguir los equipos).

 Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los

datos.

SISTEMA Y TECNOLOGIA DE LA INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN.

 1. Conectividad:

Las instituciones de gobierno están buscando unificar criterios para crear conciencia regional de la
importancia de la conectividad digital de las mismas, esto permite cumplir un sueño postergado
por mucho tiempo para las autoridades regionales, ya que esto fomenta la cultura digital a todo
nivel e igual forma se podrá competir de con el resto de las regiones en cuanto a conectividad se
refiere, (digital) igualdad de condiciones.

Con esto además se pretende promover la participación de las empresas privadas para que sean
participe de este proyecto.Una de las formas de fomentar la conectividad es mejorar la
infraestructura y cobertura de los Infocentros, difundir e informar a la comunidad su ubicación
invitándonos a participar activamente.

 2. Capacitación y Desarrollo de Capital Humano:

Determinar el actual nivel de alfabetización digital de la región, es una de las primeras tareas ha
considerar, respectos a los pasos a seguir, es determinar los tipos de capacitaciones a incorporar
tanto en el sector publico como los privados, con la finalidad de mantener al personal capacitado y
ha sus vez poder retransmitir estos conocimientos piramidal hacia el resto de la comunidad es
decir que se cree una cadena de traspaso de conocimiento tic, con lo que se estaría generando
una cultura digital, regional de un mayor nivel, lo que posteriormente se traduciría en tener
ciudadanos mas capacitados e integrados al mundo digital. De esta forma estamos sentando las
bases para desarrollar procesos que nos permitan promover la incorporación de las TIC, como una
herramienta de capacitación fundamental, para incidir en el diseño curricular tanto de
la enseñanza básica, media como la enseñanza superior.

 3. Fomento Productivo:

Fomentar la incorporación de las microempresas o pymes relacionadas con el sector

del turismo con e uso eficiente de las TIC, con el objetivo de sacar un mayor provecho, apoyados
con los Infocentros existentes, que contaran con el personal idóneo para guiar la
gestión promoción de estas Pymes en la Red, lo que sin duda mejorara notablemente
su competitividad.

 4. Coordinación de Políticas Públicas:

Aunar criterios públicos de alineamiento con respecto a las políticas TIC ha aplicar, estableciendo
una mesa de conversación regional donde cada servicio haga sus propuestas de aplicación TIC, de
la que debería salir una estrategia de desarrollo regional unificada, la cual no debería ser
desconocida para ninguno de los participantes de la mesa de acción digital regional.

 5. Estado en línea- Gobierno Electrónico:

Contar con una mejor cobertura que de confianza a los usuarios, para la generación de servicios en
línea y de esta forma disminuir el papeleo y los tiempos de respuesta a los requerimientos de cada
servicio o institución para lo cual necesariamente el personal se debe encontrar capacitado, para
responder y generar consultas en línea de y hay que sea importante la certificación electrónica y la
firma digital, como también un ente estatal que sirva de soporte para las consultas técnicas de las
demás instituciones y promover la generación de paginas amigables con el usuario.

 6. Participación Ciudadana:

Para generar que la ciudadanía interactué activamente en el uso de las TIC de los organismos
estatales, se hace necesario que las plataformas del estado sean amigables con el usuario, además
que todo tipo de consultas sean respondidas de manera clara, precisa y dentro del menor tiempo
posible, lo que sin duda generara una predisposición de la ciudadanía, ha usar con mayor
frecuencia este tipo de herramientas.

 7. Difusión.
Elaborar un plan de difusión regional donde se involucre a toda la comunidad, para concretar este
objetivo es necesario contar con el apoyo de todos los servicios públicos, los que deberán estar
alineados en una misma dirección y con lineamientos claros para incentivar el uso de las TIC,
dentro de las diferentes instituciones, también diseñar y ejecutar acciones orientadas a fomentar
los servicios on-line y consolidar la plataforma web de la mesa de acción digital, además de
ejecutar acciones comunicativas orientadas ha acercar las personas a las herramientas y
oportunidades abiertas por las nuevas tecnologías.

PLANICICACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

La planificación de los Sistemas de Información (SI) se entiende como

un procedimiento sistemático de toma de decisiones sobre que hacer con los sistemas de
información en el futuro. Esto a evolucionado de tal manera a lo largo de los años que se pueden
distinguir cuatro fases:

 La introducción de la informática en las organizaciones

 La expansión anárquica de las aplicaciones informáticas

 La coordinación de los SI con los objetivos de la empresa

 La interdependencia estratégica entre las compañías y los SI

Fase 1: La introducción de la informática en la organización

A partir de los años setenta la informática inicia su presencia en las organizaciones y se limitaba a
servir las demandas de mecanización de los procesos administrativos. El objetivo primordial de los
directivos al incorporar la Informática en las empresas era la reducción de los costos en el
procesamiento de la información y elaborar los procesos con mayor eficiencia y precisión.

Con este objetivo, la elaboración formal de los planes informáticos no existía ni era necesario
elaborarlos, ya que se limitaban al desarrollo de aplicaciones informáticas e implementación de
peticiones de usuarios. La decisión de los proyectos que se realizan se tomaba a nivel del
Departamento de Procesamiento de Datos con un criterio planteado en términos estrictamente
económicos.

Esta fase se caracterizó por la dependencia organizacional y funcional del área de informática de
las áreas de servicios administrativos, por la existencia de una barrera de comunicación entre los
directivos de la empresa y la jefatura de Informática, así como la inexistencia de una conexión
entre los objetivos de la empresa con los planes de los sistemas de información.

Fase 2: Expansión anárquica de las aplicaciones informáticas

Una vez resuelto los problemas de mecanización de los procesos administrativos, el departamento
de informática tuvo la necesidad de enfrentarse a nuevas peticiones por parte de los usuarios que
requerían de un mayor conocimiento del negocio. La falta de comprensión por parte de los
responsables de Informática originó que las decisiones para desarrollar aplicaciones se tomarán
basándose en criterios como:

 La facilidad de implementación.

 La novedad y el atractivo tecnológico del proyecto.

 El poder de la unidad funcional solicitante.

 El costo del desarrollo a realizar

Esta fase se caracterizó por el desarrollo de incipientes sistemas de información formados por una
multitud de aplicaciones transaccionales disjuntas e interconectadas entre sí por otras
aplicaciones que les sirven como canal de comunicación; esta disfuncionalidad era evidente tanto
desde el punto de vista técnico como funcional.

Fase 3: Coordinación SI con los objetivos de la empresa

La inversión que representaba el área de Informática así como la insatisfacción de los usuarios por
el servicio, originó que los directivos de las empresas decidieran afrontar el problema de los
Sistemas de Información desde un punto de vista global. Así que a partir de ese momento se
establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los
objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía. El Plan de SI contemplaba
además de los proyectos a desarrollar, las prioridades de la empresa en la asignación de recursos a
las tecnologías de información.

Esta fase se caracterizó por la intervención de la alta Dirección en la decisión de los proyectos a
implementar, el desarrollo de procedimientos formales de planificación de SI, el establecimiento
de planes informáticos en concordancia con los objetivos de la empresa y el cambio en el rol del
responsable de SI, que se convierte en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora
la propuesta de Plan de Sistemas.

Fase 4: Interdependencia estratégica de la compañía – TI/SI

Una vez superado el aislamiento de los planes de los Sistemas de Información respecto a la
estrategia de la compañía, la dirección general se plantea como sacar el mayor provecho de las
nuevas tecnologías de la información, por lo que se comienza a visualizar que el uso integrado de
TI y SI permitirán a la empresa conseguir ventajas competitivas sostenibles. Para lo anterior es
necesario integrar las posibilidades de los SI y de las TI con las estrategiasde la empresa en el
momento de formularla.

Para lograr una metodología de implementación exitosa de la TI/SI acorde con la estrategia de la
empresa se requiere:

 Una cultura en la organización que sea sensible al potencial de las Tecnologías de

Información.
  Un conocimiento en el Departamento de SI de los objetivos de la empresa.

CONCLUSIÓN

La palabra "sistema" tiene muchas acepciones. El análisis de sistemas tiene que ver sólo con un
tipo concreto de sistemas, los sistemas de información, sistemas de información en un entorno
empresarial y organizacional de gestión y dentro de ellos con los sistemas de información
informatizados o basados en computadoras electrónicas

Estos sistemas permiten seguir utilizando las inversiones realizadas en sistemas de información,
pero rediseñando sus procesos de negocio permitiendo que sean combinados, personalizados y
extendidos de muchas formas para satisfacer nuevas necesidades de mercado, aumentando la
flexibilidad y eficiencia del negocio.

Los sistemas BPMS presentan plataformas con arquitecturas orientadas a procesos que pueden
ser desarrolladas sobre arquitecturas.

SOA. Prometen ser una importante revolución en el desarrollo de sistemas al tener un enfoque
orientado al diseño. Anteriormente en el desarrollo de sistemas se utilizaban diagramas de
workflow o diagramas de flujo que se imprimían para que la lógica de negocio se codificara a
mano. Estos programas codificados manualmente eran laboriosamente probados y
posteriormente desplegados para su ejecución. Con SOA y utilizando herramientas de gestión de
procesos de negocio (BPMS), se evita este paso de codificación y prueba manual, ya que se
prueban directamente los diagramas para comprobar la correcta ejecución de la lógica de negocio
utilizando métodos de simulación.

Una vez que los diagramas son correctos, se traducen automáticamente a lenguajes de gestión de
procesos de negocio basados en XML que se pueden ejecutar directamente.

Esta tecnología de gestión de procesos de negocio es un importante avance en productividad en el

desarrollo de sistemas. Gracias a ella se hace muy sencillo invocar servicios web localizados en
cualquier parte del mundo y ejecutarlos siguiendo determinadas reglas de negocio. Cuando estas
reglas cambien, simplemente habrá que cambiar dicha lógica en el diagrama y automáticamente
se regenera su especificación en el lenguaje de gestión de procesos de negocio. Esto promete
transformar totalmente la forma de construir sistemas en un futuro cercano ya que la codificación
de la lógica de negocio, que ahora se realiza de forma manual, lenta y propensa a errores se
realizará de forma automática, lo que permitirá realizar cambios en la lógica de negocio de manera
mucho más rápida y segura, ganando las organizaciones en agilidad y flexibilidad.

Sistema de Información

Por una definición de sistemas de información no es tarea fácil, más aún cuando las diferentes
definiciones que se dan en la literatura se caracterizan por confundir los términos "Datos e
Información", por omitir elementos esenciales, y por asociar la frase "Sistema de Información" a
los términos "Computador" y/o "Gerencia" Algunas de las definiciones más conocidas y aceptadas
son las siguientes:

Telchroew (1976), "Un sistema de información es una colección de personas, procedimientos y

equipos diseñado, construido, operado y mantenido para colecciones, registros, procesar,
almacenar, recuperar y mostrar información" (p657).

Davis (1974), "Un sistema de información… Es un sistema hombre/ maquina integrado que provee
información para el apoyo de las funciones de operación, gerencia y toma de decisiones en
una organización". A esta definición es conveniente agregar lo siguiente "El concepto de
sistema/hombre/máquina implica que algunas tareas la realiza mejor el hombre, mientras que
otra las hace mejor la maquina… un sistema integrado esta basado en el concepto de que
haber integración de datos y procesamiento. La integración de datos es ejecutada por la base de
datos mientras que el procesamiento integrado es ejecutado por un plan general del sistema"
(p51)

Senn (1978), "Un sistema de información es (basado en el computador) que procesa datos, en
forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones". Es
definido como un medio organizado de proporcionar información pasada, presente y futura
(proyecciones) relacionadas con las operaciones internas y conocimiento externo de la
organización" (p363) (p628).

Burch y Strater (1974), "Un sistema de información se define como sigue: Un ensamblaje formal y
sistemático de componentes que ejecutan operaciones de procesamiento de datos para: a)
satisfacer los requerimientos, procesamientos de datos legales y transaccionales; b) proporcionar
información a la gerencia para el apoyo de las actividades de planificación, control y toma de
decisiones; c) proporcionar una variedad de reportes, que sean requeridos por entes externos.
(p71)

En resumen, el enfoque de estos autores evidencia la importancia que tienen los sistemas de
información en las organizaciones, ya que proporcionan información a los administradores en
apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones, por medio de una gran
variedad de informeso reportes de la gestión que se procesa en una organización.

Funciones de un Sistema de Información

Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de

procesamientos y en su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito
u objetivos del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización, en todos ellos podemos
encontrar un conjunto de funciones que, según Senn, son las siguientes:

 1- Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar,

ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que
tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
  2- Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el
procesamiento de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización
de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su
almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento
(disco, cintas, diskettes, y otros).

 3- Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben

mantener actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción, la
modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

 4- Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de

información, ella se encarga de producir la información requerida y trasmitirla a los puntos
o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de información se puede
efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel,
cintas magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas
digitales o analógicas a dispositivos receptores (terminales, convertidores, estaciones
remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de información se
clasifican en:

a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan
durante el procesamiento de transacciones.

b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de

la organización. No están orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados,
listados de inventarios de piezas, y otros.

c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos

definidos de tiempo y en un formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.

d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia
de condiciones "fuera de limite".Tienen un formato predefinido y se pueden generar
automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición anormal.

e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan

cuando se solicitan y pueden tener un formato predefinido.

f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o
resolver problemas involucran el uso de modelosque respondan a interrogantes del tipo "que
ocurre si…" No tienen formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos
primeros reportes son producidos por los subsistemas de procesamiento de transacciones,
mientras que los restantes los producen los subsistemas de procesamientos de información.

 5- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios

responde a interrogantes no predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por
lo que no requiere un formato complejo como el de los reportes. Estas interrogantes
 reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo
de comunicación hombre-maquina. Esta función es generalmente ejecutada por los
subsistemas de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de
procesamiento de información. La mayoría de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que
existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función,
denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-
máquina.

 6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de

información deben ser confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe
garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra accesos indebidos o no
autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

Clasificación de los Sistemas de Información

Una organización generalmente posee más de un tipo de sistemas de información, cada uno de
ellos tiene sus propias características y cada uno juega un rol fundamental en el logro de la
satisfacción de necesidades de información de dicha organización.

La mayoría de estos sistemas están interrelaciones, no necesariamente integrados, bien en forma

directa en respuesta a los requerimientos de sus diseños, o en forma indirecta debido a la
comunicación formal o informal de información entre ellos.

Varios Autores: Burch & Strater, Davis, Philippakis & Kazmier y Lucas, aceptan la existencia de dos
tipos de sistemas de información en cualquier organización:

 1. Sistema de Información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y

procesamientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en
el momento deseado. La información formal puede ser producida por el computador.

 2. Sistema de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada ni

predefinida entre las personas de la organización. Este tipo de sistema no
tiene estructuras y no sigue normas o procesamientos establecidos porque su información
puede ser bastante imprecisa, irregular e incierta, imposibilitándose así el procesamiento
automático. Por su parte Alexander, clasifica los sistemas de información de una
organización, en base a su naturaleza y objetivos, de la siguiente manera:

 Sistemas de Comunicación: Transmiten información entre diferentes subsistemas de una

organización. Estos subsistemas pueden ser personas de la organización o equipos
electrónicos (computadores, terminales, impresoras, teles, entre otros). La información
producida como salida por uno o varios de estos subsistemas puede ser utilizada como
datos de entrada por otros de ellos, por lo que la interfase entre dos subsistemas es el
mensaje que se trasmite. Se establece se este modo toda una red de comunicación de
información entre los diferentes subsistemas de la organización. El objetivo de esta red es
 impartir conocimiento, pensamientos, ideas, percepciones, propiedades, órdenes y datos
organizados entre los subsistemas que lo componen.

 Sistemas de Información Informal: Es una red no estructurada de comunicación informal

entre personas dentro o en el ambiente de la organización. Este tipo de sistemas surge del
contacto entre las personas orientadas a satisfacer sus necesidades de información
relativas al trabajoo hacia el deseo de todo individuo de conocer lo que ocurre en el
ambiente (rumores, chismes, entre otros). No tiene un objetivo definido, aunque puede
ser utilizado como medio muy eficiente, pero poco confiable, de transmisión y divulgación
de información útil a la organización.

 Sistemas de Información Organizacional: Formados por los flujos o canales de

información que transmiten mensajes entre los diferentes niveles de planificación,
pasando por los de control, hasta los operacionales. El sentido de la comunicación puede
ser de arriba hacia abajo o viceversa. Los mensajes trasmitidos están relacionados con los
objetivos, metas, planes políticas, procedimientos, normas, estándares, directivas e
instrucciones u órdenes para ejecutar las tareas de la organización (sentido de arriba hacia
abajo). Así como con los resultados, rendimiento, alcance, productividad, entre otros.
Originados al ejecutar la tareas (sentido de abajo hacia arriba).

Por consiguiente, el objetivo de este tipo sistema de información es trasmitir las directivas
organizacionales desde los niveles gerenciales hacia los operativos y proveer la información de
realimentación necesaria para controlar la organización. La comunicación en este tipo de sistemas
es de tipo verbal o escrita por lo que la automatización de información organizacional es difícil y
quizás necesaria.

 Sistemas de Información Operativos: Son definidos como sistemas de información que

recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realización
de operaciones básicas en el de preparar y mantener los registros de datos originados por
las operaciones elementales (rutinarias) de la organización. Ejemplo de ello son los
sistemas de nóminas de pago, los sistemas de contabilidad, los sistemas de adquisición de
datos y los sistemas de reservación de pasajes. El carácter rutinario de las operaciones de
una organización hace que este tipo de sistema pueda ser fácilmente automatizado. De
hecho una gran mayoría de sistemas de información que existe, en la actualidad,
corresponden a este tipo.

 Sistemas de Información Gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la información

necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de
decisiones y solución de problemas en una organización. El objetivo de este tipo de
sistemas es proporcionar a los gerentes información confiable a tiempo y completa,
relacionada con el rendimiento y estado de la organización.
Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema son producidos por el sistema de
información operario, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de información
gerencial.

Las salidas del sistema están constituidas fundamentalmente por 2 tipos de reporte:

1-Reporte de Actividad, necesarios para determinar el rendimiento de las actividades que toman
lugar en la organización durante un cierto periodo de tiempo (Ej. Reporte de Ejecución
Presupuestaria, Reporte de Ventas, Estados de Ganancia y Pérdidas, entre otros).

2- Reporte de Estado, utilizados para determinar las condiciones de los diferentes subsistemas o
elementos de la organización en un momento dado de tiempo (Ej. Balance General, Listado
de Inventario, Listado de Empleados, Estadísticas, entre otros).

 Sistemas de Apoyo para la Toma de Decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de

información caracterizado por procesar datos para realizar automáticamente parte o
el proceso de toma de decisiones e indicar la acción que se debe tomar para mantener a la
organización dentro de condiciones normales de funcionamiento. En el área gerencial su
objetivo es ayudar al gerente en el proceso de toma de decisiones permitiéndole evaluar,
mediante el uso de modelos automatizados de decisión, control, simulación, entre otras
diferentes alternativas.

 Sistemas de Procesamiento de Datos: El procesamiento de datos es parte fundamental e

implicar de la mayoría de sistemas de información discutidos anteriormente. Sin embargo,
existe un tipo de sistema de información cuyo objetivo exclusivo es transformar datos en
información fácil de entender y utilizar la información producida puede ser utilizada por el
usuario, con algun fin especifico, en la realización de sus tareas o actividades. Este tipo de
sistemas recibe el nombre de sistema de procesamiento de datos. Algunos de los más
conocidos son los sistemas de análisis de datos estadísticos (SAS, SPSS, y otros), y
los procesadores de texto o palabras (WORDSTAR, RUN OFF, EASYWRITER, entre otros).

Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Un sistema de información al igual que los seres vivientes muestra un proceso de nacimiento
y muerte bien definido.

Figura 2

Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Fuente: Roberstshaw, Mecca y Rerick (1978), p.18.

Un sistema de información tiene un origen (nacimiento), generalmente ocasionado por

necesidades, a partir del cual se emprende su desarrollo que va desde la definición,
del proyecto hasta la puesta en operación (Crecimiento) seguidamente se inicia su operación u
mantenimiento por un período mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento
posible (maduración). Luego, factores tales como la dinámica de la organización, los avances
tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e ineficaz al sistema
(decaimiento), lo cual origina su paralización (muerte). En este último período se toma la decisión
de renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo
cual marca su fin definitivo.

Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de información se pueden agrupar en las
etapas siguientes:

 Surgimiento de necesidades.

 Desarrollo.

 Operación y Mantenimiento.

 Disposición (Renovación o Extinción).

En etapas, a su vez, se dividen en fases, las fases en actividades y las actividades en tareas, estas
dos últimas producen la evaluación del sistema. Nuestro mayor interés en este trabajo la
constituye la etapa de desarrollo, aunque no por ello se dejan de lado las demás etapas. La etapa
de desarrollo está constituida por las siguientes fases:

 Definición del Proyecto.

 Análisis de Contexto

 Definición de Requerimientos.

 Construcción del Sistema.

 Implantación del Sistema.

 Definición de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades básicas que motivan el
desarrollo de un nuevo sistema de información, se define el problema en términos
generales, se establecen los objetivos básicos del sistema, se elabora el estudio
de factibilidad, y se realiza la planificación global del desarrollo del sistema.

 Análisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente
que esté relacionada con el ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual
sistema de información (si existe). El contexto o sistema ampliado, esto es, el sistema al
cual pertenece o va a pertenecer el sistema de información, debe ser analizado en
términos de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo debe
procederse con el actual sistema de información, a fin de determinar sus problemas.
  Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios
una descripción detallada de los objetivos del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones.
Se especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones y sus atributos.

 Diseño del Sistema: Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas especificando para
cada una de ellas la interacción hombre-máquina, elcosto de desarrollo y los recursos que
requiere. Se evalúa cada alternativa mediante un análisis costo-beneficio y se selecciona
una de ellas. Se procede luego al diseño de las entradas, salidas, datos, programas,
procedimientos y el plan de pruebas del sistema.

 Construcción del Sistema: Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o

realización, esto es la codificación y depuración de los programas diseñados, la creación e
inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el desarrollo de los
procedimientos manuales que utilizará el sistema de información.

 Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar
adecuadamente tanto los programas, como los procedimientos y los archivos o bases de
datos. Cada uno de estos componentes, luego se procede a la prueba de integración de
estos componentes y finalmente se prueba el sistema de información como un todo, tanto
en ambiente simulado como en un real. Este último constituye la prueba de aceptación del
sistema.

 Implantación del Sistema: Esta fase constituye la última de la etapa e desarrollo del
sistema de información. En ella se adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la
conversión del sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente desarrollado, se
realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta o punto del sistema y finalmente
se evalúa el sistema de información. Al finalizar esta fase el sistema de información inicia
una nueva etapa que hemos denominado etapa de operación y mantenimiento.

En conjunto de fases descritas constituye lo que denominaremos Ciclo de Desarrollo. Este ciclo es
un proceso secuencial-iterativo, pues se inicia con la definición del proyecto y finaliza con la
implantación del sistema, pero puede reiniciarse o devolverse a una fase ya ejecutada, por
ejemplo, durante la fase de construcción del sistema es posible que surjan nuevos requerimientos,
con las consiguientes modificaciones de diseño y construcción para luego continuar con las fase de
pruebas e implantación del sistema.

El ciclo de vida propuesto se caracteriza por estar segmentado o dividido en eventos relevantes
(etapas y fases) que son fáciles de medir revisar y documentar, facilitando en este modo la
formulación de una metodología que guiará al Grupo de Desarrollo en el proceso de elaboración
de un sistema de información.