Manual de Archivos Gestion Documental

MANUAL DE ARCHIVO
Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 1 de 72 Código: DC-A-GD-01
MANUAL DE ARCHIVO
Revisó
Elaboró y Autorizó
(Componente Aprobado por: Incorporó al SGE
(Componente Técnico)
Jurídico)
Nombre: Fernando Nombre: Lilia Inés Nombre: Alejandro Nombre: Luz Stella
Yarpaz Rojas Parra Larreamendy Joerns Hernández Ruiz
Cargo: Secretario Cargo: Jefe Oficina Cargo: Jefe Oficina
Cargo: Director Nacional
General Asesora Jurídica ( E ) Asesora de Planeación
Firma: Firma: Firma: Firma:
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MANUAL DE ARCHIVO
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 4
CAPÍTULO I. GENERALIDADES ...................................................................................... 5
1.1 OBJETIVOS ............................................................................................................. 5
1.2 ALCANCE ................................................................................................................ 5
1.3 MARCO LEGAL ....................................................................................................... 6
1.4 DEFINICIONES ...................................................................................................... 15
1.5 POLÍTICAS ............................................................................................................ 27
1.5.1 Políticas Generales..................................................................................... 27
1.5.2 Política Cero Papel Eficiencia Administrativa .............................................. 28
1.5.3 Política de Integración de la Aplicación de Tablas de Retención Documental

y Organización de Archivos de Gestión con el Sistema de Gestión de Calidad ........ 28
1.5.4 Política de procesos técnicos de archivo físicos, electrónicos y digitales .... 29
1.6 RESPONSABLES .................................................................................................. 30

CAPÍTULO II. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ............................................. 31
CAPÍTULO III. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN MEDIANTE LA
APLICACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD .................................. 38
3.1 ELABORACIÓN DE SEPARADORES DE SERIES Y SUBSERIES ...................... 38
3.2 CLASIFICACIÓN ................................................................................................... 39
3.3 ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................... 40
3.4 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS ............................................................. 41
3.5 IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS Y OTRAS UNIDADES (ROTULADO) ............. 42
3.6 FOLIADO ............................................................................................................... 44
3.7 UBICACIÓN FÍSICA DE CARPETAS EN EL MOBILIARIO ................................... 48
3.7.1 Sistemas de Ordenación de Expedientes ................................................... 49
3.7.2 Tipos de mobiliario...................................................................................... 50
3.7.3 Identificación del mobiliario ......................................................................... 52
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3.8 INVENTARIO DOCUMENTAL DE ARCHIVO DE GESTIÓN ................................. 55

3.9 SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL ...................................................................................................... 59
3.10 DOCUMENTACIÓN NO CONSIGNADA EN LA TRD ....................................... 59
3.11 PREVENCIÓN Y CONSERVACIÓN .................................................................. 60
CAPÍTULO IV DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .......................................................... 61
4.1 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ........................................................................ 61
4.2 DOCUMENTACIÓN EN OTROS SOPORTES ....................................................... 64
CAPÍTULO V. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL ........ 65
5.1 SELECCIÓN DE DOCUMENTOS PARA TRANSFERENCIAS.............................. 66
5.2 VERIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, FOLIACIÓN E
IDENTIFICACIÓN .................................................................................................. 66
5.3 RETIRAR MATERIAL METÁLICO Y MATERIAL AJENO AL DOCUMENTO ....... 67
5.4 UBICAR LAS CARPETAS EN CAJAS PARA ARCHIVO ...................................... 67
5.5 INVENTARIOS DOCUMENTALES ........................................................................ 68
5.6 REALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA ............................................................ 69
CAPÍTULO VI. ACCESO, CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS .................. 70
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 72
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MANUAL DE ARCHIVO
INTRODUCCIÓN
La documentación producida y recibida por la ESAP en todas dependencias de la

Sede Central y Direcciones Territoriales en razón de nuestras funciones es
fundamental para el cumplimiento de nuestra misión institucional ya que evidencia
y registra las actividades que realizamos y sus resultados con el fin de servir de
soporte a la administración pública y estar al servicio de la ciudadanía en general,
dado el carácter público de la ESAP; adicionalmente se constituye en activo de
información y patrimonio documental.
La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, establece la obligación que tienen
las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar
programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que
produzcan o reciba la información en cumplimiento de sus funciones.
Como parte del Programa de Gestión Documental, se diseña este documento

como instrumento de apoyo para el desarrollo de los procedimientos manuales y
automatizados del Archivo de Gestión, Central e Histórico. Siendo por lo tanto, el
“Manual de Aplicación de Tablas de Retención Documental y Organización de
Archivos de Gestión” la respuesta a la necesidad de la ESAP de tener su
documentación adecuadamente organizada y garantizar su preservación en
concordancia con el Sistema de Gestión de la Calidad y la normatividad vigente en
materia de archivos.
Este manual busca orientar a todos los funcionarios y contratistas en las

actividades concernientes a la organización y administración de los archivos de
gestión a su cargo, así como definir políticas, responsabilidades y fijar normas,
pautas y recomendaciones prácticas de carácter técnico para tal fin, de forma que
se tengan criterios y procedimientos unificados que faciliten las transferencias
documentales al Archivo Central y garanticen el acceso y consulta de la
información.
La Resolución N° 542 del 27 de mayo de 2015 “Por el cual se adopta el Manual de

Correspondencia, el Manual de Archivo y el Reglamento de Archivo de la Escuela
Superior de Administración Pública” presenta un documento guía que fija los
principios, pautas, procedimientos y lineamientos generales que orientan la
gestión del proceso documental de toda la entidad a nivel nacional.
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CAPÍTULO I. GENERALIDADES
1.1 OBJETIVOS
GENERAL
Establecer políticas, criterios, responsabilidades y procedimientos para la

organización, conservación, custodia, disposición final y consulta de los archivos
de la Entidad de acuerdo con la estructura orgánica, así como normalizar y
estandarizar las transferencias documentales al archivo central de la Escuela
Superior de Administración Pública –ESAP-.
ESPECIFICOS
• Establecer lineamientos para la correcta organización de los archivos de

gestión mediante la aplicación de la Tabla de Retención Documental en
concordancia con la normatividad legal vigente y el sistema de gestión de la
calidad.
• Definir los criterios y procedimiento para la realización de transferencias

documentales al archivo central de la ESAP.
• Orientar a los funcionarios en cuanto a los servicios ofrecidos por el Archivo

Central de la ESAP.
• Facilitar el control sobre la documentación de la ESAP en concordancia con

los principios de transparencia, eficiencia, eficacia y celeridad.
1.2 ALCANCE
El presente manual está dirigido a la comunidad de la ESAP, usuarios internos y

externos, aplica a todos los funcionarios y contratistas de la Dirección Nacional y
Direcciones Territoriales, que tienen a su cargo la documentación indistintamente
de su soporte y que permita contar con archivos debidamente organizados y
digitalizados que permitan la recuperación oportuna para dar respuesta a los
requerimientos de los usuarios internos y externos, contribuyendo a la
transparencia y eficiencia de las políticas institucionales.
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1.3 MARCO LEGAL
En la elaboración y aplicación del presente manual se han tenido en cuenta las

normas vigentes, contempladas en la Constitución Política de Colombia, las leyes,
decretos, acuerdos y circulares reglamentarias expedidas por el Archivo General
de la Nación, entre las cuales se relacionan a continuación:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
 Art. 8 C.P. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación.
 Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos
respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades públicas y privadas.
 Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e
imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
 Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas

a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener
pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante
organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
 Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

investigación y cátedra.
 Art. 74 P.C. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.
LEYES
 Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.
 Ley 47 de 1920: Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre

bibliotecas, museos y archivos. Prohibiciones.
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MANUAL DE ARCHIVO
 Ley 163 de 1959: Protección del Patrimonio Cultural.

Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la

moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa. (Artículos 27 y 79).
 Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y

uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas
digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones. (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13).
 Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
y se dictan otras disposiciones.
 Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario
 Ley 951 de 2005: Por la cual se crea el acta de informe de gestión.
 Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización

de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades
del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan
servicios públicos. (Art. 3 inciso 5, acceso a los registros y archivos de la
administración pública en los tiempos previstos por la constitución a las
Leyes), y art. 28.
 Ley 1185 de 2008: Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 –
Ley General de Cultura– y se dictan otras disposiciones
Modifica y adiciona Ley 397 de 1997 LEY General de cultura y se adicionan
otras disposiciones. (art. 1 Integración patrimonio cultural de la Nación, art.
14-2 Registro de bienes de interés cultural).
 Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la

sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la
información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de
espectro y se dictan otras disposiciones.
 Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción
y la efectividad del control de la gestión pública.
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 Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la

protección de datos personales.
 Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y

del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones.
DECRETOS
 Decreto 2527 de 1950: Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm

en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de
los documentos microfilmados.
 Decreto 3354 de 1954: Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950

(Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la
incineración de documentos (microfilmados).
 Decreto 264 de 1963: Por el cual se reglamenta la Ley 163 de 1959 sobre
defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos
públicos de la Nación.
 Decreto 2274 de 1988: Por el cual se reglamenta el artículo 337 del código
de régimen político y municipal y la ley 57 de 1985 Inventario patrimonio
documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5).
 Decreto 1798 de 1990: Por el cual se dictan normas sobre libros de

comercio. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. (Artículos
31 a 33).
 Decreto 2620 de 1993: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la

utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de
los comerciantes.
 Decreto 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,

procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración
Pública. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos,
prohíbe entre otros; exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de
tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares,
autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos.
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 Art. 32 ventanillas únicas de correspondencia para la recepción de

documentos, solicitudes y atender requerimientos.
 Decreto 414 de 2001: Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del

Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 sobre el régimen para la liquidación
de las entidades públicas del orden nacional. Art. 4 entrega de archivos y
procesos y reclamaciones.
 Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
 Decreto 1145 de 2004: Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con

el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa del Sector
Público, SUIP Guardia y Custodia de las hojas de vida. (Artículo 12).
 Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra el Día Nacional de
archivos en Colombia.
 Decreto 1227 de 2005: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909

de 2004 y el Decreto-ley 1567 de 1998 Artículo 49 actualización en el
Registro Público de Carrera Administrativa, deberá estar acompañada de
los soportes documentales necesarios.
 Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

Interno para el Estado Colombiano.
 Decreto 4800 de 2011: Por el cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se

dictan otras disposiciones.
 Decreto 19 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar

regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
 Decreto 2364 de 2012: Por medio del cual se reglamenta el artículo 7° de la

Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 2693 de 2012: Por el cual se establecen los lineamientos generales

de la estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia, se
reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se
dictan otras disposiciones.
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MANUAL DE ARCHIVO
 Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594

de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las
Entidades del Estado.
 Decreto 32 de 2013: Por el cual se crea la Comisión Nacional Digital y de

Información Estatal.
 Decreto 805 de 2013: Por el cual se reglamenta el artículo 173 del Decreto
019 de 2012.
 Decreto 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor
histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los
entes territoriales, se derogan los Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y
se dictan otras disposiciones.
 Decreto 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración
de los archivos del Estado.
 Decreto 2758 de 2013: Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y

6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las
trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo
General de la Nación y a los archivos generales territoriales.
 Decreto 333 de 2014: Por el cual se reglamenta el artículo 160 del Decreto-
ley 19 de 2012.
 Decreto 1100 de 2014: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 397

de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008 en lo relativo al Patrimonio
Cultural de la Nación de naturaleza documental archivística y la Ley 594 de
2000 y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 029 de 2015: Por medio del cual se reglamenta el proceso de

entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se
suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la
Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto Ley 254 de 2000 y se dictan
otras disposiciones.
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MANUAL DE ARCHIVO
 Decreto 103 de 2015: Por medio del cual se reglamenta parcialmente la Ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 106 de 2015: Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594
de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las
entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de
interés cultural; y se dictan otras disposiciones.
 Decreto 1382 de 2005. Obligatoriedad de la presentación de las T.R.D
ACUERDOS
 Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de Archivos.
 Acuerdo 12 de 1995: Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07

del 29 de junio de 1994 Reglamento General de Archivos", "Órganos de
Dirección, Coordinación y Asesoría.
 Acuerdo 11 de 1996: Por el cual se establecen criterios de conservación y

organización de documentos.
 Acuerdo 47 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V

"Acceso a los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de
archivos sobre "Restricciones por razones de conservación.
 Acuerdo 48 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 7 -

conservación de documentos-, del reglamento general de archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental".
 Acuerdo 49 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º

de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre
"condiciones de edificios y locales destinados a archivos.
 Acuerdo 50 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII

"conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre
"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo.
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MANUAL DE ARCHIVO
 Acuerdo 56 de 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos

para la Consulta" del capítulo V, "ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVO", DEL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS.
 Acuerdo 60 de 2001: Por el cual se establecen pautas para la

administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y
las privadas que cumplen funciones públicas.
 Acuerdo 16 de 2002: Por el cual se adopta la política archivística y se dictan

otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras
de comercio.
 Acuerdo 37 de 2002: Por el cual se establecen las especificaciones técnicas

y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en
desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.
 Acuerdo 38 de 2002: Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000.
 Acuerdo 39 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la

elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
 Acuerdo 41 de 2002: Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y

archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se
desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000.
 Acuerdo 42 de 2002: Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General
de Archivos 594 de 2000.
 Acuerdo 15 de 2003: Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo 1o del

Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002.
 Acuerdo 02 de 2004: Por el cual se establecen los lineamientos básicos

para la organización de fondos acumulados.
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MANUAL DE ARCHIVO
 Acuerdo 027 de 2006: Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de

junio de 1994.
 Acuerdo 011 de 2008: El Consejo Directivo del AGN delega en el Director

del archivo General, la función de aprobar las tablas de retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental.
 Acuerdo 6 de 2011: Por el cual se reglamenta la organización y manejo de

los expedientes pensionales.
 Acuerdo 03 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto

2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones.
 Acuerdo 04 de 2013: Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos

2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
 Acuerdo 05 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para la

clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones.
 Acuerdo 02 de 2014: Por medio del cual se establecen los criterios básicos
para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.
 Acuerdo 006 de 2014: “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46,
47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.
 Acuerdo 007 de 2014: “Por medio del cual se establecen los lineamientos
para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones."
 Acuerdo 008 de 2014: "Por el cual se establecen las especificaciones

técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de
archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los
artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000."
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MANUAL DE ARCHIVO
 Acuerdo 003 de 17 de Febrero de 2015: "Por el cual se establecen

lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión
de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios
electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley
1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el
capítulo IV del Decreto 2609 de 2012".
CIRCULARES
 Circular 01 de 1997: Exhortación al cumplimiento de la legislación básica

sobre archivos en Colombia.
 Circular 02 de 1997: Parámetros a tener en cuenta para implementación de

nuevas tecnologías en los archivos públicos.
 Circular 03 de 2001: Transferencia de la documentación histórica de los

archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN.
 Circular 07 de 2002: Organización y conservación de los documentos de

archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
 Circular 01 de 2003: Organización y conservación de los documentos de

archivo.
 Circular 04 de 2003: Organización de la Historias Laborales
 Circular 001 de 2004: Inventario de documentos a eliminar.
 Circular 012 de 2004: Orientación para el cumplimiento de la Circular No.

004 de 2003. (Organización de las Historias Laborales).
 Circular 001 de 2007: Cumplimiento de la ley 594 de 2000 ley general de

archivos y demás disposiciones reglamentarias.
 Circular 02 de 2010: Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al

aplicativo de Gestión Documental ORFEO.
 Circular 04 de 2010 Expedida por COINFO: Estándares Mínimos en

procesos de administración de archivos y gestión de documentos
electrónicos.
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MANUAL DE ARCHIVO
 Circular 02 de 2011: Derogatoria de las circulares No. 004 y 005 de 2010

Suscripción contratos de asesoría en temas archivísticos.
 Circular 03 de 2011: Obligación de Transferir los Archivos Generales los

Documentos de valor Secundario.
 Circular 04 de 2011: Directrices o lineamientos al manejo y administración

de los archivos de las entidades señaladas en la ley 1444 de 2011
 Circular 05 de 2011: Prohibición para enviar los originales de documentos

de Archivo a otro tipo de Unidades de Información.
 Circular 02 de 2012: Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión

Documental
 Circular 05 de 2012: Recomendaciones para llevar a cabo procesos de

digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papel
 Circular 01 de 2014: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, El Decreto 2578

de 2012, El Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013
 Circular 001 de 2015: Alcance de la expresión: “Cualquier medio técnico

que garantice su reproducción exacta”
 Circular 003 de 2015: Directrices para la elaboración de tablas de retención

documental.
 Directiva Presidencial Número 04 de 2012. Por la cual se establecen

lineamientos para la política cero papel en la administración pública.
1.4 DEFINICIONES
Para efectos del presente manual se realiza la definición de los siguientes

conceptos tomados de la ley 594 de 2000 Ley general de archivos, Acuerdo 07 de
1994 Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación y el
Acuerdo No. 027 de 2006 Glosario de Términos.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS: operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de la ESAP.
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MANUAL DE ARCHIVO
ARCHIVO: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por la ESAP, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información o como fuente de la historia. Art. 3 Ley 594.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
ARCHIVO CENTRAL: unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de cualquier
dependencia de la ESAP, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en
general. Ley 594 de 2000.
En esta fase de desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión

Documental:
• Organización
• Consulta
• Conservación
• Disposición final de documentos
ARCHIVO DE GESTIÓN: es el archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida
a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u
otras que las soliciten.

Documental:
• Producción
• Recepción
• Distribución
• Trámite
• Organización
• Consulta
• Conservación
ARCHIVO ELECTRÓNICO: se entiende como toda expresión en lenguaje natural,

convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogidas en
cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos con eficacia
probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica. . Acuerdo 60 de 2001.
16
MANUAL DE ARCHIVO
ARCHIVO HISTÓRICO: es el archivo que reúne la documentación que por su

significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente
para la ESAP, las relaciones con terceros, las actividades científicas, tecnológicas
y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y cultural de la ESAP y
la Nación.

Documental:
• Organización
• Consulta
• Conservación y
ARCHIVO PÚBLICO: conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
ARCHIVO TOTAL: concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos.
Proceso integral de la información del archivo en su ciclo vital.
ACCESO A LOS ARCHIVOS: derecho de los ciudadanos a consultar la

información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por
la Ley.
AUTOMATIZACIÓN: aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental y de los
documentos electrónicos de archivo.
ARCHIVAMIENTO WEB (WEBARCHIVING): proceso de recolección de

fracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la
colección se conserva en un archivo o sistema de información para futuros
investigadores, historiadores y público en general
ACCESIBILIDAD:
 La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras.

 La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de
catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas.
17
MANUAL DE ARCHIVO
 Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de

referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se
ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la dependencia y su
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo
permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: labor intelectual mediante la cual se identifica y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección
y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO: grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir

las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: derechos de los usuarios de la entidad

productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la
información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los
mismos.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: conjunto de medidas preventivas o

correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo, sin alterar su contenido.
COMUNICACIONES OFICIALES: son todas aquellas comunicaciones recibidas o

producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una Entidad,
independientemente del medio utilizado.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: esquema que refleja la jerarquización y

clasificación dada a la documentación producida por una institución. En él se
registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries.
CUSTODIA: una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo

consistente en asegurar la protección material de los documentos y su
accesibilidad.
DIGITALIZACIÓN: técnica que permite la reproducción de información que se

encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
18
MANUAL DE ARCHIVO
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: selección de los documentos en

cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente
o a su eliminación.
DOCUMENTO: conjunto constituido por un soporte y la información que contiene,

utilizado como prueba o con fines de consulta.
DOCUMENTO DE APOYO: es aquel de carácter general (leyes, decretos,

resoluciones que no son generados en las áreas, al igual que instructivos
agradecimientos, invitaciones, entre otros) que por la información que contiene,
incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.
Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman

parte de las series documentales propias de la unidad administrativa u oficinas.
Estos documentos no se transfieren al archivo central y deben ser destruidos por

el jefe de oficina cuando pierden utilidad o vigencia y según las necesidades de la
dependencia (Acuerdo 042 de 2002 del AGN).
DOCUMENTO(S) (RECORDS): Información creada o recibida, conservada como

información y prueba, por una organización o un individuo en el desarrollo de sus
actividades o en virtud de sus obligaciones legales.
Cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Según la Unesco, el patrimonio
documental consta de dos componentes: el contenido informativo y el soporte en
el que se consigna. A partir de lo anterior, plantea que dicho
patrimonio está conformado por:
• Piezas textuales: manuscritos, libros, periódicos, carteles, etc. El contenido

textual puede haber sido inscrito con tinta, lápiz, pintura u otro medio. El
soporte puede ser de papel, plástico, papiro, pergamino, hojas de palmera,
corteza, tela, piedra, etc.
• Piezas no textuales: dibujos, grabados, mapas o partituras.
• Piezas audiovisuales: películas, discos, cintas y fotografías, grabadas en forma

analógica o numérica, con medios mecánicos, electrónicos, u otros, de las que
forma parte un soporte material con un dispositivo para almacenar información
donde se consigna el contenido.
19
MANUAL DE ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO: registro de información producida o recibida por

una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y
debe ser objeto de conservación.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: documento cuyo soporte material es algún tipo

de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún
tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de
detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: es el registro de información

generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
Entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
DOCUMENTO FACILITATIVO: documento producido en cumplimiento de

funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
DOCUMENTO HISTÓRICO: documento único que por su significado jurídico o

autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio.
DOCUMENTO ORIGINAL: es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PÚBLICO: es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: actividad resultante de la disposición final

señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de
conservar su información en otros soportes.
EXPEDIENTE: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que

constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolución de un mismo asunto.
20
MANUAL DE ARCHIVO
FECHAS EXTREMAS: se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que

pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
FONDO ACUMULADO: conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la
posibilidad de ser fuente de información y consulta.
FONDO DOCUMENTAL: conjunto o colección de documentos existentes en un

sitio determinado, con una organización y unos procedimientos definidos para su
utilización y aprovechamiento.
FOLIO: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponde dos

páginas, número que indica el orden consecutivo de las hojas que contiene un
libro, folleto, revista.
FOLIAR: acción de numerar hojas.
FOLIACIÓN: acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental.
FOLIO RECTO: primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a

esta.
FOLIO VUELTO: segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.
FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
FUENTE PRIMARIA DE INFORMACIÓN: información original no abreviada ni

traducida; se llama también fuente de primera mano.
GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED): un sistema GED es un

software que le posibilita conservar la información de la institución; por
un lado, la que procede de archivos físicos en papel y por otro, la contenida en
archivos electrónicos.
GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
21
MANUAL DE ARCHIVO
GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS MANAGEMENT): gestión documental.

Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la
creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos,
incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la
información y prueba de las actividades y operaciones de la organización.
HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA: documento que contiene información

detallada acerca de una colección específica de documentos o registros dentro del
archivo de una institución.
IDENTIFICACIÓN: acción que permite reconocer los registros y relacionarlos con

el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema integrado de
gestión.
ÍNDICE: instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente,

términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de
referencias para su localización.
INVENTARIO: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada

de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series
documentales. Puede ser esquemático, general analítico y preliminar.
MICROFILMACIÓN: técnica que permite, fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película, utilizada con mayor énfasis en los archivos
históricos.
ORDENACIÓN DOCUMENTAL: operación archivística realizada dentro del

proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales
cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la
clasificación.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: conjunto de acciones orientadas a la

clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
PÁGINA: cara de una hoja... // Lo escrito o impreso en una cara...
22
MANUAL DE ARCHIVO
PAGINAR: acción de numerar páginas.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: generación de documentos de las instituciones

en cumplimiento de sus funciones.
REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desarrolladas.
REPROGRAFÍA: conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación

fonotécnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la
fotocopia y el microfilm.
RESOLUCIÓN: forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los

altos mandos institucionales.
RÓTULO: identificación de la Unidad documental (caja X 200 o Carpeta) permite

visualizar la carpeta o la caja en su sitio de almacenamiento; se debe marcar
identificando el contenido, la serie documental, la dependencia y la entidad
productora.
RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental.
REFERENCIA CRUZADA: elemento o dato que hace alusión a otro que se

encuentra en lugar distinto y que aparece en ambos elementos. Por ejemplo, en
un expediente del que se extrae un plano para su conservación en planoteca se
deja una ficha en el lugar que correspondía al plano indicando el lugar de la
planoteca en que se encuentra y en el plano se hace referencia al expediente al
que corresponde y numero del folio y el lugar en donde se encuentra.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: actividad de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central,
con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para
su conservación permanente.
23
MANUAL DE ARCHIVO
SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida
o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales que forman

parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.
SERVICIOS DE ARCHIVO: proceso mediante el cual se pone a disposición de los

usuarios la documentación de una entidad, con fines de información.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

(ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT): conjunto de programas, utilizados
para recuperar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de
documentos originalmente soportados en papel.
SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM); SISTEMA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL: sistema de información que incorpora, gestiona y
facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
1. Programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología

idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.
2. Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios
de racionalización y economía.
SISTEMAS DE ARCHIVOS: conjunto estructurado de dependencias

universitarias, cuerpos colegiados y componentes de índole archivística, jurídica y
técnica que de forma sistemática, estructuran y desarrollan en todos los niveles de
forma ordenada la administración de los archivos de acuerdo con el concepto de
archivo total desarrollado por la institución a través de su red de archivos de
Gestión, Centrales e Históricos.
24
MANUAL DE ARCHIVO
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: conjunto de estrategias y

procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los
documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del
ciclo vital
SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información,

según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los
archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
STICKER: pieza impresa en papel autoadhesivo en su cara o en su reverso.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: listado de series con sus respectivos

tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
TIPO DOCUMENTAL: unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS: curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.
TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS: son los traslados de documentos de archivo

de gestión al central, sin alteración de sus propiedades, para su conservación
cautelosa y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de
atención de trámites
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: remisión de los documentos del archivo

de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las Tablas de
Retención y de Valoración Documental.
TRANSFERENCIA PRIMARIA: traslado de los documentos del archivo de gestión

al archivo central, teniendo en cuenta las tablas de retención documental.
25
MANUAL DE ARCHIVO
TRANSFERENCIA SECUNDARIA: Es el traslado de documentos del archivo

central (o intermedio) al permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen
los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin
garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico),
más allá de las necesidades institucionales de conservarlos.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades
de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o
tomos.
UNIDAD DOCUMENTAL: es la pieza mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe,
comunicación. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida
por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un
expediente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos hojas de vida o historias laborales,
contratos, actas, informes, entre otros con el fin de establecer su permanencia en
las diferentes fases del archivo.
VALOR DOCUMENTAL: Es el que posee un documento para la administración

que lo originó o para aquella que se le sucede como testimonio de sus
procedimientos y/o actividades.
VALOR ADMINISTRATIVO: el que contiene una serie o subserie documental,

para la entidad productora, relacionado al trámite o asunto que motivo su creación,
para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite siendo
indispensables por su utilidad referencial para la planeación y toma de decisiones.
VALOR JURÍDICO: del que se derivan derechos u obligaciones legales reguladas

por el derecho común. También aquel que tienen los documentos que sirven de
testimonio ante la ley.
VALOR FISCAL: utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o
Hacienda Pública.
26
MANUAL DE ARCHIVO
VALOR CONTABLE: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.
1.5 POLÍTICAS
Las siguientes son las políticas de carácter general que se deben tener en cuenta
para la aplicación de la tabla de retención documental, la organización de archivos
de gestión y las transferencias documentales al archivo central.
1.5.1 Políticas Generales
a) La Escuela Superior de Administración Pública –ESAP- determina que sus

documentos son primordiales ya que son fuente primaria de información,
prueba y testimonio; permiten la gestión administrativa y garantizan los
derechos ciudadanos por lo cual en la sede de la Dirección Nacional y en
cada una de las Direcciones Territoriales se dispondrán los mismos de
forma organizada de acuerdo con los criterios técnicos y normativos
vigentes.
b) Cada una de las Sedes con las que cuente la ESAP a nivel nacional y en
cada una de las Direcciones Territoriales se deberá conformar un archivo de
gestión centralizado, el cual debe estar bajo el seguimiento del líder de
gestión documental de la Sede Central. Este archivo permanecer
actualizado y organizado, en cumplimiento de la aplicación de las tablas de
retención documental (TRD) y contará con personal capacitado y los medios
necesarios para garantizar el acceso a los documentos y la atención
oportuna de las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos.
c) Los archivos estarán organizados y ordenados de acuerdo con lo

establecido en las Tablas de Valoración Documental para el Archivo
Histórico y las Tablas de Retención Documental para archivos centralizados
de gestión, de tal forma que reflejen tanto la estructura como las funciones
de cada una de las áreas; de una forma lógica, simple, eficaz y eficiente, con
criterios técnicos y de acuerdo con la normatividad interna y externa vigente
y el sistema de gestión de la calidad.
d) La aplicación de la tabla de retención documental es obligatoria para todos

los funcionarios y contratistas tanto de la Sede Central como de las
Direcciones Territoriales de la ESAP.
27
MANUAL DE ARCHIVO
e) Los expedientes de archivo deben ser administrados y transferidos de

acuerdo con los parámetros, procedimientos y criterios establecidos en la
presente guía.
f) Las transferencias al Archivo Central deben ser realizadas de acuerdo con el

cronograma que se establecerá por vigencias y de acuerdo con las pautas
dadas.
g) Las tecnologías utilizadas para la producción, trámite, conservación,

consulta y preservación de los documentos deben responder al Programa de
Gestión Documental PGD y garantizar la conservación del patrimonio
documental y cultural de la ESAP, previo cumplimiento de la normatividad
vigente para el proceso de organización archivística.
h) El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, será el responsable de

aprobar el uso de tecnologías en materia documental y evaluarán
permanentemente el funcionamiento y la operatividad del aplicativo de
Gestión Documental que emplee la Entidad.
1.5.2 Política Cero Papel Eficiencia Administrativa
a) Al definir políticas de Gestión Documental, la entidad tiene la obligación de

conocer y aplicar las políticas definidas a nivel nacional en cuanto a los
lineamientos de uso racional del papel.
b) El manual de Archivo debe integrar los documentos en soporte diferente al

físico de tal manera que se establezcan las pautas para la administración
electrónica en cuanto a creación, gestión y almacenamiento de documentos
de archivo generados en soporte electrónico.
c) La política de gestión documental se incluirá dentro de los planes de acción

de la dependencia líder de Archivo.
1.5.3 Política de Integración de la Aplicación de Tablas de Retención

Documental y Organización de Archivos de Gestión con el Sistema de
Gestión de Calidad
Teniendo en cuenta que bajo la ISO 9001 y la NTCGP1000 en el numeral 4

contemplan el control de registros y formatos se hace necesario la integración con
28
MANUAL DE ARCHIVO
el Sistema de Gestión de Calidad, donde se indican los procesos, procedimientos,

indicadores, riesgos, formatos y documentos existentes.
Así mismo, en cada una de las etapas debe integrarse con todas las funciones
administrativas, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y
demás herramientas informativas de las que haga uso la ESAP, en cada una de
las etapas de la aplicación de tablas de retención documental y organización de
archivos de gestión, teniendo en cuenta lo establecido en la norma NTC GP1000
en el numerales 4.2.3 y 4.2.4 en relación con el control y gestión de los
documentos y registros requeridos por el sistema de gestión de calidad.
La política de integración de la aplicación de tablas de retención documental y

organización de archivos de gestión, para los documentos físicos y electrónicos de
archivo con el Sistema de Gestión de Calidad propuestas, son:
1. La Tabla de Retención Documental (TRD) es la herramienta guía para la

organización de los archivos, en cualquier tipo de soporte, por lo que debe
aplicarse en toda la ESAP.
2. La documentación soporte de los procesos de Gestión Documental,

establecidos en el listado maestro de documentos y registros, se
encontrarán relacionados como tipos documentales en series
determinadas, por lo que el control de dicha documentación se realizará a
través de sus tiempos de retención atienden lo establecido en las TRD.
3. En el manual de tablas de retención documental y organización de archivos

de gestión incluyen los lineamientos de las actividades de gestión
documental realizadas en la ESAP, para la organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.
1.5.4 Política de procesos técnicos de archivo físico, electrónico y digital
Estas políticas para la gestión de documentos físicos, electrónicos y digitales de

archivo en la ESAP son:
a) La TRD es la herramienta guía para la organización de los archivos, por lo

que deben aplicarse en toda la ESAP. Las directrices fijadas en la TRD
para la conformación de series y expedientes electrónicos.
29
MANUAL DE ARCHIVO
b) Todas las dependencias deberán implementar el Programa Active

Document, el cual contiene la información necesaria de TRD, para la
conformación de series y expedientes electrónicos.
c) La conformación de expedientes virtuales y/o electrónicos de archivo

cumplirá con los principios archivísticos de procedencia y orden original,
para lo cual se establecerá una relación entre los documentos y registros.
d) Un expediente virtual está conformado por documentos de archivo

producidos electrónicamente, los cuales deben estas asociados a la serie
y/o subserie documental respectiva.
1.6 RESPONSABLES
De acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, Ley general de archivos, en

su artículo cuarto, numeral d; todos los funcionarios de la ESAP son responsables
de la organización, conservación, uso y manejo de la documentación a su cargo.
El Código Único Disciplinario, establece deberes, prohibiciones y sanciones en lo

relacionado con los documentos así: Articulo 34 Deberes, numerales 4 y 5 sobre
uso de bienes, recursos e información y cuidado y custodia de la documentación e
información; Artículo 25 Prohibiciones, numeral 13 sobre causar daño o pérdida de
expedientes y documentos, numeral 21 sobre permitir el acceso o exponer los
expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
La Secretaría General de la Escuela Superior de Administración Pública, a través

del Grupo de Gestión Documental, es la responsable de dirigir, coordinar y
controlar las funciones y servicios de los archivos de la ESAP.
Los jefes de cada una de las dependencias son responsables de la organización,

conservación y custodia de los archivos de gestión que actualmente se encuentran
en sus dependencias, por lo tanto deben mantenerlos debidamente organizados y
actualizados de conformidad con las Tablas de Retención Documental.
Cada funcionario o contratista es responsable de la documentación que tenga a su

cargo en cumplimiento de su función u objeto contractual, por tanto está obligado
a recibirla, gestionarla, organizarla, inventariarla, conservarla en debida forma y
transferirla una vez se cumple el término de retención en gestión.
En las fases de archivo de gestión, archivo central e histórico, los documentos

estarán bajo responsabilidad del Grupo de Gestión Documental de la ESAP cuyos
30
MANUAL DE ARCHIVO
funcionarios y/o contratistas serán responsables de su mantenimiento, seguridad,

organización y conservación, así como de la prestación de los servicios propios
del archivo.
CAPÍTULO II. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Las Tablas de Retención Documental - TRD, se definen como el listado de series

y subseries con sus respectivos tipos documentales a los cuales se les asignan
tiempos de retención en cada fase de archivo y su disposición final.1
En otras palabras son una herramienta que se utiliza para la organización y control
de la documentación de los archivos; describe los documentos producidos por
cada dependencia, estandariza su denominación, indica la forma de ordenar los
expedientes internamente, el tiempo que se conservan en el archivo de gestión, si
debe ser transferida al archivo central el tiempo que se conservará allí y cuál será
su destino final.
El único autorizado para modificar las tablas de retención documental es el Grupo

de Gestión Documental bien sea por solicitud en consenso con la dependencia
responsable de la documentación y se requiere la aprobación del Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo de la ESAP.
El Acuerdo 004 de 2013 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación

establece en el artículo 14° Actualización. “Las tablas de retención documental
deberán actualizarse en los siguientes casos cuando:
a. Existan cambios en la estructura orgánica de la entidad
b. Existan cambios en las funciones
c. La entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión o liquidación
d. Se produzcan cambios en el marco normativo del país
e. Se transformen tipos documentales físicos en electrónicos
f. Se generen nuevas series y tipos documentales
g. Se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y
procedimientos que afecten la producción de documentos”.
1
AGN. Mini/manual no 4 Tablas de retención y Transferencias documentales.
31
MANUAL DE ARCHIVO
Las Tablas de Retención Documental deberán ser actualizadas cuando se

produzcan cambios en la estructura orgánica de la ESAP, en las funciones o
normas que impacten la producción, trámite o conservación de la documentación.
La TRD de cada dependencia se encuentra disponible en la Intranet en el sitio:

Secretaria General/Tablas de retención documental/Sede Central o Direcciones
Territoriales.
Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento

indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial
que permite la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de la entidad, éstas, deben ser elaboradas y adoptadas para la
implementación del Programa de Gestión Documental, de acuerdo con la Ley 594
de 2000 siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo
AGN 039 de 2002 y la reglamentación generada por el Archivo General de la
Nación - AGN, y mediante su aplicación la ESAP, agilizará y racionalizará su
gestión administrativa documental.
Contenido de las Tablas de Retención Documental (TRD)
Las Tablas de Retención Documental de acuerdo con el formato único que ha

establecido el Archivo General de la Nación deberán contener la siguiente
información:
a) Código: sistema de números a través de los cuales se identifica cada una

de las áreas de trabajo, de manera secuencial siguiendo la estructura orgánica de
la Entidad; a continuación y separado por un guion, se indica el correspondiente
número que identifica a las series y subseries respectivamente.
CODIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DIRECCIONES TERRITORIALES
DIRECCIÓN TERRITORIAL CÓDIGO

DIRECCIÓN TERRITORIAL ANTIOQUIA - CHOCO
1
DIRECCIÓN TERRITORIAL ATLANTICO-
MAGDALENA-CESAR-GUAJIRA 2
DIRECCIÓN TERRITORIAL CUNDINAMARCA
3
DIRECCIÓN TERRITORIAL RISARALDA - QUINDIO
4
32
MANUAL DE ARCHIVO
CODIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DIRECCIONES TERRITORIALES
DIRECCIÓN TERRITORIAL CÓDIGO

DIRECCIÓN TERRITORIAL SANTANDER
5
DIRECCIÓN TERRITORIAL VALLE DEL CAUCA
6
DIRECCIÓN TERRITORIAL BOLIVAR - CÓRDOBA –
SUCRE 7
DIRECCIÓN TERRITORIAL BOYACÁ - CASANARE
8
DIRECCIÓN TERRITORIAL CALDAS
9
DIRECCIÓN TERRITORIAL CAUCA
10
DIRECCIÓN TERRITORIAL META - GUAVIARE -
GUAINIA - VAUPÉS - VICHADA - AMAZONAS 11
DIRECCIÓN TERRITORIAL NARIÑO
12
DIRECCIÓN TERRITORIAL NORTE DE SANTANDER –
ARAUCA 13
DIRECCIÓN TERRITORIAL TOLIMA
14
DIRECCIÓN TERRITORIAL HUILA - CAQUETÁ –
PUTUMAYO 15
SECRETARIA GENERAL
CODIGOS DE IDENTIFICACIÓN DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA CODIGO
DIRECCIÓN NACIONAL 100
OFICINA ASESORA JURIDICA 110
GRUPO DE CONTRATACIÓN 110.1
OFICINA ASESORA PLANEACIÓN 120
SECRETARIA GENERAL 130
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 130.1
OFICINA DE SISTEMAS E INFORMATICA 140
OFICINA DE CONTROL INTERNO 150
SUBDIRECCIÓN ACADEMICA 160
GRUPO DE MEJORAMIENTO ACADÉMICO Y CURRICULAR 160.1
GRUPO DE BIBLITECA Y CDIM 160.2
GRUPO DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO 160.3
GRUPO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 160.4
33
MANUAL DE ARCHIVO
SECRETARIA GENERAL
CODIGOS DE IDENTIFICACIÓN DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA CODIGO
GRUPO DE MEJORAMIENTO Y DESARROLLO DOCENTE 160.5
GRUPO DE PUBLICACIONES Y RECURSOS EDUCATIVOS 160.6
FACULTA DE PREGRADO 161
FACULTAD DE POSTGRADO 162
GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRACIÓN Y CIENCIAS AFINES 162.1
GRUPO DE SALUD, CIENCIAS NATURALES, CIENCIAS SOCIALES Y CIENCIAS AFINES 162.2
FACULTAD DE INVESTIGACIONES 163
SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL 170
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN 171
DEPARTAMENTO DE ASESORIAS Y CONSULTORIAS 172
SUBDIRECCIÓN ALTO GOBIERNO 180
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 190
GRUPO DE GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 190.1
GRUPO DE GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS 190.2
GRUPO DE GESTIÓN PRESUPUESTAL 190.3
GRUPO DE GESTIÓN CONTABLE 190.4
GRUPO DE GESTIÓN DE TESORERÍA 190.5
GRUPO DE GESTIÓN DE RECAUDO Y CARTERA 190.6
GRUPO DE GESTIÓN DE COMPRAS 190.7
GRUPO DE INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO 190.8
b) Series y tipos documentales: debe anotarse el nombre asignado a la

respectiva serie, las subseries (si existen) y a una relación de los tipos
documentales que van a conformar cada uno de los expedientes que
integran la respectiva serie o subserie.
c) Retención: plazo en el cual deben permanecer los documentos en el

Archivo de Gestión o en el Archivo Central una vez finalizado el trámite.
d) Disposición final: se le determina a cada serie documental el destino final

una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el
Central, de acuerdo con la valoración documental.
34
MANUAL DE ARCHIVO
e) CT (Conservación Total): decisión de conservar en su totalidad series

documentales que poseen valores históricos, como: Actas, resoluciones
orgánicas y ordinarias, manuales entre otros.
f) E (Eliminación): decisión de eliminar en su totalidad, las series

documentales que carecen de valor histórico.
g) S (Selección): decisión de conservar parcialmente una serie documental

como muestra representativa de documentos que carecen de valor
histórico.
h) D (Digitalización): proceso mediante el cual un documento físico es

transformado a una imagen electrónica.
i) M (Microfilmación): proceso técnico de duplicación para preservar la

información en otro soporte.
j) Procedimiento: en este campo se presenta de forma escrita la disposición

final que se dará a cada una de las series y subseries documentales.
A continuación se presenta el modelo de TRD y la interpretación de sus campos:
35
MANUAL DE ARCHIVO
Oficina que produce la Dependencia a la que pertenece la

documentación oficina productora
Serie, corresponde al
nombre del expediente Tipos documentales, Tiempo que se conserva Disposición final y
contenido del en cada fase procedimiento, que
expediente pasa finalmente con el
expediente
36
MANUAL DE ARCHIVO
Oficina que produce la Dependencia a la que pertenece la

documentación oficina productora
Serie, corresponde al
nombre del expediente Tipos documentales, Tiempo que se conserva Disposición final y
contenido del en cada fase procedimiento, que
expediente pasa finalmente con el
expediente
Ilustración 1 Tabla de Retención Documental.
37
MANUAL DE ARCHIVO
CAPÍTULO III. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN MEDIANTE LA

APLICACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
Los archivos de gestión deben ser organizados de acuerdo con lo establecido en

la Tabla de Retención Documental, para tal fin se deben seguir los siguientes
pasos:
 Elaborar separadores de series y subseries
 Clasificar la documentación
 Ordenar y archivar los documentos
 Identificar las carpetas o unidades de conservación
 Foliar la documentación
 Ubicar las carpetas en el mobiliario disponible
 Identificar el mobiliario
 Realizar o actualizar el inventario documental
 Verificar permanentemente el cumplimiento de los tiempos de retención
3.1 ELABORACIÓN DE SEPARADORES DE SERIES Y SUBSERIES
Elabore los separadores para cada una de las series y Subseries de conformidad
con la información que suministran las tablas de retención documental, de tal
forma que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física y el control
de la documentación.
En cada Separador se debe registrar claramente el código y nombre de la

respectiva serie y subserie documental, según sea el caso.
38
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 2 Separadores
3.2 CLASIFICACIÓN
Para la actividad de clasificación observe la tabla de retención documental y

determine a cual serie y/o subserie pertenece cada documento.
Tenga en cuenta que un documento puede ser simple o estar compuesto por un
documento principal y sus anexos o soportes; no debe separar en ningún caso los
anexos del documento principal, salvo que se trate de grandes formatos o
soportes diferentes al papel, en cuyo caso podrá separarse realizando una
referencia cruzada tanto en el documento como en el inventario.
Ilustración 3 Clasificación de documentos
39
MANUAL DE ARCHIVO
Documento principal
Anexos
Ilustración 4 Documentos y sus anexos
3.3 ORDENACIÓN DE DOCUMENTOS
En esta actividad ordene los documentos de acuerdo con la tabla de retención

documental, es decir cronológicamente, el orden de los tipos documentales dentro
de cada serie debe evidenciar el trámite administrativo que se realizó.
Al interior de cada carpeta u otra unidad de conservación, la documentación se

ordenada iniciando por el documento de fecha más antigua en la parte superior y
el de fecha más reciente en la parte inferior (tal y como se lee un libro).
Para ordenar tome la fecha de trámite del documento principal, no la de

elaboración ni la de los anexos. Si no existe fecha de trámite, tome la fecha de
elaboración; si tampoco hay fecha de elaboración ubíquelo en el sitio en donde
debiera ir según el orden del trámite.
Por ejemplo, en el expediente de un proceso disciplinario se encontrará primero la

notificación y después el auto y no al contrario.
40
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 5 Orden de los documentos en el expediente
3.4 ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
Tenga siempre presente que la documentación se debe almacenar en la unidad de

conservación más adecuada según sus características.
Las unidades de conservación que se deben utilizar son:
 Carpetas cuatro aletas en yute: para documentos con disposición final de

eliminar o seleccionar.
 Carpetas cuatro tapas en propalcote: para documentos cuya disposición final
es la de conservación total, es decir los históricos.
 Cajas X-200: para almacenamiento de carpetas en los archivadores rodantes
 Carpetas colgantes para archivos verticales: Como sobre folder en archivos de
gestión.
 Cajas o fundas plásticas en el caso de disquetes, CD, videos y similares.
41
MANUAL DE ARCHIVO
Carpetas de Yute y Cajas X-200
Carpetas Propalcote
Folders colgantes
Ilustración 6 Diversas unidades de conservación de documentos
Adicionalmente tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
 No supere la capacidad del fólder. Máximo 200 folios por carpeta.

 No utilice bolsas plásticas.
 No use folders tipo AZ.
 No contenga material abrasivo
3.5 IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS Y OTRAS UNIDADES (ROTULADO)
Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con el rotulo prediseñado al

frente de la carpeta y estandarizado por el Sistema de Gestión de Calidad con el
código RE-A-GD-12 Rotulo Identificación carpetas
42
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 7 Rótulo de carpetas
Diligencie los campos de la siguiente forma:
CÓDIGO: compuesto por dos elementos numéricos código de dependencia, o

Dirección Territorial, punto (.) Código de serie, punto (.) y código de subserie,
UNIDAD ADMINISTRATIVA: nombre como aparece en el Decreto 219 de 2004 de

la dependencia a la cual pertenece la unidad productora.
UNIDAD PRODUCTORA: nombre exacto y completo como aparece en el acto

administrativo que creó la dependencia que genera o tramita los documentos.
43
MANUAL DE ARCHIVO
SERIE: el nombre de cada serie se encuentra en la Tabla de Retención

Documental de cada dependencia de la ESAP. Elegir la que corresponde de
acuerdo a los documentos.
SUBSERIE: el nombre de cada subserie se encuentra en la Tabla de Retención

Documental de cada dependencia de la ESAP. Elegir la que corresponde de
acuerdo a los documentos.
DETALLE: frase o hasta cinco palabras claves diferentes y que complementen a

la serie o subserie documental y que sirvan para recuperar el contenido de la
carpeta.
FECHAS EXTREMAS: en inicial escriba el año, mes y día del documento principal
más antiguo que contenga la carpeta. En final escriba el año, mes y día del
documento principal más reciente que contenga la carpeta.
No. FOLIOS: número total de hojas que contiene la carpeta.
TOMO: si el expediente es de más de doscientos folios separarlo en tomos de

hasta 200 folios y escribir que tomo está contenido en la carpeta, por ejemplo 3/7.
El espacio que se encuentra en la parte inferior del rótulo es de uso exclusivo del
Archivo Central.
Para los documentos de apoyo solo se debe diligenciar el código de la

dependencia, nombre de unidad administrativa y unidad productora, el detalle y las
fechas extremas.
3.6 FOLIADO
Foliar es numerar consecutivamente todos y cada uno de los folios (hojas) que
conforman una unidad de conservación o un expediente, estilo libro, comenzando
desde el documento más antiguo hasta el más reciente.
Esta actividad, es imprescindible en los procesos de organización archivística,

tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad en el sentido de
mantener el orden original y garantizar la integridad de la unidad de conservación.
44
MANUAL DE ARCHIVO
En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación se constituye en respaldo

técnico y legal de la gestión administrativa. La foliación es una tarea previa a
cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía
(microfilmación o digitalización).
La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada y organizada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental para
los archivos de gestión; en los fondos documentales acumulados que sean objeto
de organización, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración
Documental (TVD) deba ser conservada en Archivo Central o Archivo Histórico, al
igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.
De igual forma, debe estar depurada; la depuración consiste en el retiro de

duplicados idénticos, hojas en blanco (que no tengan ninguna funcionalidad) y
documentos de apoyo.
Se debe numerar en la en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en

el mismo sentido del texto del documento, usando preferiblemente lápiz de mina
negra blando (B o HB) de tal forma que no se afecte el texto del documento ni los
posibles números y / o sellos de radicación existentes. El uso de tinta (bolígrafo o
numerador mecánico) no es recomendable; si los utiliza asegúrese que la tinta sea
negra e insoluble.
45
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 8 Foliación
Los números deben ser claros; no deberán haber enmendaduras, saltos, números
repetidos o con suplementos (como -A, bis o similares), ni documentos sin foliar.
No folie hojas en blanco.
Para el caso de series complejas (Aquellas conformadas por varios tipos de

documentos relacionados con un mismo asunto y que muestran la secuencia del
trámite formando un expediente; como Historias Laborales, Procesos Jurídicos,
Historias Académicas, Contratos) si se requiere usar más de una carpeta, folie de
manera continua todas las carpetas que conforman el expediente. Por ejemplo en
la Nº. 1 del folio 1 al 200, en la Nº. 2 del 201 al 400, en la Nº. 3 del 401 al 450...
No se deben foliar hojas totalmente en blanco (legajadas, cosidas o empastadas,

guías separadores) que se encuentren dentro de los tomos o legajos cuando éstos
cumplen una función de conservación como: aislamiento de deterioro biológico,
46
MANUAL DE ARCHIVO
protección de fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de

tintas por contacto, pero sí dejar la constancia en el área de observaciones de
inventario documental.
Si se presentan errores en la foliación, se debe anular el número de folio trazando

una línea oblicua encima del número.
CASOS ESPECIALES EN LA FOLIACIÓN
En caso de existir impresos como revistas, folletos o similares que deban ser
conservados por ser parte de una unidad documental o tipo documental, se
contarán como un folio haciendo anotación en el campo Observaciones del
formato de inventario.
Los planos, mapas, dibujos y otros documentos en gran formato, que se

encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun
cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de control o de
consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un
testigo, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que
se denomina referencia cruzada.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una

hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el
área de observaciones del inventario documental de las características del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos, título, asunto y fecha de
los mismos.
Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta,

correspondiendo un número para cada una de ellas, si una o varias fotografías se
encuentran adheridas a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de
folio, dejando constancia en el área de observaciones del inventario documental
de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual que otras características:
tales como: tamaño, color, título, asunto, fecha, estado físico y otros datos que se
consideren relevantes.
47
MANUAL DE ARCHIVO
Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada.
Las diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse

en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el
material para evitar marcas, dejando constancia en el área de observaciones del
inventario documental del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título,
asunto, estado de conservación, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes.
En caso de unidades de conservación (legajos, tomos, libros copiadores de

correspondencia, de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o
paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad
de refoliar a mano; dejando constancia en el área de observaciones del inventario
documental, la cantidad de folios o páginas que contiene.
Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas o paginadas por

impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de
conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una,
deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos

digitales - CDS, disquetes, videos, etc.), pero si se deja constancia de su
existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de
observaciones del inventario documental. Si se opta por separar este material se
hará la correspondiente referencia cruzada.
3.7 UBICACIÓN FÍSICA DE CARPETAS EN EL MOBILIARIO
Ubique físicamente los expedientes (carpetas que conforman cada una de las
series y Subserie documentales, observando que guarden el mismo orden en que
aparecen relacionadas en la tabla de Retención Documental de la Oficina
Productora.
48
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 9 Ubicación de los expedientes por series
3.7.1 Sistemas de Ordenación de Expedientes
Existen varios sistemas de ordenación de expedientes que pueden ser usados de

acuerdo con la necesidad de forma que faciliten la recuperación de la información.
Es de aclarar que estos están subordinados al orden de las series respectivas, es
decir, se usan para ordenar expedientes que pertenecen a una misma serie.
a) NUMÉRICO: Consiste en ordenar los expedientes en forma consecutiva de

forma ascendente por un número, progresivamente. Ejemplo: cuenta interna No.
0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así sucesivamente.
b) CRONOLÓGICO: Consiste en ordenar los expedientes en forma secuencial

de acuerdo con la fecha; teniendo en cuenta en primer lugar, el año seguido del
mes y al final el día. Ejemplo: Movimiento contable mensual.
49
MANUAL DE ARCHIVO
c) 2005 – 01 – 31, 2005 – 02 – 28, 2005 – 03 – 30,…
d) ALFABÉTICO: Consiste en la ordenación de los documentos por las letras

del alfabeto y pueden ser:
 Onomástico: se utiliza para series documentales compuestas por

expedientes que permanecen abiertos por grandes lapsos de tiempos:
Ejemplo: Historias laborales.
ACOSTA LÓPEZ, Andrés

CASCANTE PÉREZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
 Toponímico (o alfabético geográfico): se ordena la serie documental

alfabéticamente por nombres de lugares. Ejemplo: por Direcciones
Territoriales
Antioquia – Choco
Atlántico – Magdalena – Cesar – Guajira
e) MIXTO: combina los sistemas anteriormente mencionados.

 Alfanuméricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden
alfabético y numérico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios:
 031/2000 MARTINEZ DURAN, Jorge

 047/2000 MARTINEZ SUAREZ, Carolina
 056/2000 MONROY LÓPEZ. Susana
3.7.2 Tipos de mobiliario
Existen varios tipos de muebles para archivo como archivadores verticales u

horizontales, estantes metálicos o de madera, folderamas entre otros.
Asegúrese de proyectar los espacios de crecimiento necesarios de acuerdo con el
volumen de producción de documentos y el tiempo de retención en archivo de
gestión.
50
MANUAL DE ARCHIVO
Identifique el inicio de cada serie y subserie con un cartel en el que consigne el

código y la denominación tal como aparecen en la tabla de retención de acuerdo
con el paso 1 de este manual.
Para archivadores verticales u horizontales coloque las carpetas en cada gaveta

de adelante hacia atrás o de izquierda a derecha según sea el caso; use fólderes
colgantes identificados con marbetes colocados en porta guías plásticos tal y
como aparece en la siguiente gráfica, no deje ningún colgante sin identificación, de
esta forma facilita la búsqueda y control de las carpetas y el regreso a su sitio
respectivo.
Sentido de las carpetas
Sentido de las carpetas

Ilustración 10 Ubicación de los expedientes en muebles verticales
51
MANUAL DE ARCHIVO
Si cuenta con estantería fija o rodante ubique la documentación de izquierda a

derecha, sentido de Z, de arriba abajo (manteniendo siempre el sentido normal de
lectura) y tomando cada estante por separado tal como lo muestra el siguiente
gráfico.
1521.01Actas
1521.02Contratos
1521.03
Informes
Ilustración 11 Ubicación de los expedientes en muebles estantería
3.7.3 Identificación del mobiliario
Identifique los muebles y cajas de archivo con el rotulo de identificación de cajas y

muebles de archivo formato RE-A-GD-13:
52
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 12 Rotulado de muebles
Cada gaveta debe ir Identificada con el rótulo de la siguiente forma:
Ilustración 13 Rotulado de muebles
53
MANUAL DE ARCHIVO
Utilice las siguientes convenciones para identificar los archivadores rodantes y

haga inventario asignando número consecutivo a muebles de archivo de su
oficina:
Archivador Vertical
Archivador
Horizontal
Archivador
Rodante
Estante Fijo
Ilustración 14 Convenciones para cada tipo de

mueble
Cada dependencia debe numerar consecutivamente y levantar el inventario de los

muebles de archivo que tiene.
La identificación de los archivadores deberá quedar de la siguiente forma y se

debe consignar en el rótulo de muebles de archivo
54
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 15 Modelo de identificación de muebles
Otras convenciones que se deben utilizar son:
GAVETA: GV
ENTREPAÑO: EN
3.8 INVENTARIO DOCUMENTAL DE ARCHIVO DE GESTIÓN
Los inventarios documentales son relaciones detalladas de los documentos

existentes en un archivo, para tal fin existe el Formato Único de Inventario
Documental RE-A-GD-02 el cual se encuentra disponible en la intranet en el sitio:
SISTEMA DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN/13. PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL/FORMATOS
Se debe utilizar en los siguientes casos:
 Registro de archivos de gestión

 Entrega o recepción de archivos a un contratista o entre funcionarios
 Transferencia al archivo Central o histórico
 Solicitud de eliminación de documentos.
El formato y sus campos se muestran a continuación:
55
MANUAL DE ARCHIVO
Ilustración 16 Formato único de inventario documental
ENTIDAD PRODUCTORA: ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA ESAP
UNIDAD ADMINISTRATIVA: nombre de la dependencia de la cual depende la

oficina productora. Por ejemplo, la Unidad Administrativa a la cual reporta la
Subdirección Académica es DIRECCIÓN NACIONAL
UNIDAD PRODUCTORA: nombre de la dependencia dueña de los documentos

que se van a inventariar
CÓDIGO DE OFICINA PRODUCTORA: número que identifica a su dependencia
OBJETO: dependiendo de para que se utilice este formato:
 Realizar entrega de archivo a un contratista o funcionario

 Transferencia de archivo al Archivo Central
56
MANUAL DE ARCHIVO
 Inventario de archivo de gestión

 Realizar entrega de archivo por cambio de cargo o retiro de la entidad
CÓDIGO DE SERIE: número de la serie y subserie por ejemplo 20.100
SERIE: nombre completo de la serie tal como figura en la TRD
SUBSERIE: nombre completo de la subserie tal como figura en la TRD
ASUNTO: Información descrita en el campo de Detalle del rótulo de la carpeta
CONSECUTIVO: dato numérico descrito en el campo de detalle del rótulo de la

carpeta. Por ejemplo número de cédula en el caso de las historias laborales,
número consecutivo en caso de resoluciones, actas, boletines entre otros, código
asignado a las historias académicas de los estudiantes.
FECHAS EXTREMAS: año (aaaa), mes (mm) y día (dd) de fecha inicial y fecha
final, por ejemplo 2011/02/13
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: cuando el archivo es de gestión seleccione y

marque con una X en que unidades de conservación se archivaron los
documentos “CARPETA U OTRO”.
 TOMO: si el expediente es de más de 200 folios indique la carpeta que está

inventariando, qué tomo es, por ejemplo1/4, 2/4, 3/4, 4/4. (Lo anterior quiere
decir que es el tomo 1 de 4 existentes, el tomo 2 de 4 existentes y así
sucesivamente)
 CAJA: Para cada serie o subserie dentro del archivo de gestión y si se

cuenta con archivador rodante o estantes, se deben numerar las cajas
independientemente, por ejemplo en una dependencia manejan dos series
documentales que son BOLETINES DE TESORERÍA, las cajas que
contienen las carpetas deben numerarse desde uno hasta donde sea
necesario, dependiendo del volumen documental y la subserie INFORMES
DE GESTIÓN, la cual debe empezar a numerarse nuevamente desde uno.
57
MANUAL DE ARCHIVO
FOLIOS: hoja de libro, de cuaderno o de expediente al cual corresponden dos

páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un
expediente, un libro etc.
SOPORTE: si son documentos en papel se escribe la palabra “Físico”; si es un

CD, se escribe la palabra “electrónico”; en caso de otros soportes casete, cinta u
otro según corresponda; si contiene varios se deben anotar todos.
FRECUENCIA DE CONSULTA: dependiendo de la frecuencia con la que utilizan

los documentos puede ser ALTA (al menos una vez por día), MEDIA (al menos
una vez por semana), BAJA (esporádica)
OBSERVACIONES: Indicar la ubicación dentro del mueble de archivo para

recuperar las carpetas:
 Archivos Verticales: convención del archivador, número asignado al

archivador, espacio, convención de gaveta, número de gaveta. AV03 G4
 Archivos Horizontales: convención del archivador, número asignado al

archivador, espacio, convención de entrepaño, número de entrepaño. AH01
EN03
 Archivo Rodante: convención del archivador, número asignado al

archivador, espacio, convención de estante, número asignado al estante,
espacio, convención de entrepaño, numero asignado al entrepaño. AR14
ES07 EN03
 Estante: convención del estante, número asignado al estante, espacio,

convención de entrepaño, número de entrepaño. ES07 EN03
No se acepta ningún otro tipo de relaciones, remisiones o similares.
No altere el formato, es un documento controlado del Sistema de Gestión de la

Calidad.
Mientras las carpetas se encuentren abiertas no es necesario diligenciar los

campos de fecha final y folios.
58
MANUAL DE ARCHIVO
En caso de inventarios documentales generados por aplicativos para control de

archivos, estos deben generar reportes que contengan los datos requeridos por la
forma RE-A-GD-02.
3.9 SEGUIMIENTO A LA APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL
Finalmente se debe observar el cumplimiento de los tiempos de retención

establecidos en la respectiva tabla de retención documental, para el archivo de
gestión de la dependencia, precisando que dicho lapso de tiempo se empieza a
contar desde el momento en que el expediente ha cumplido su trámite
administrativo en la respectiva dependencia
Por ejemplo si una Historia Laboral tiene un tiempo de 5 años en archivo de
gestión, estos se empezaran a contar una vez el funcionario a quien pertenece el
expediente se haya desvinculado de la entidad.
3.10 DOCUMENTACIÓN NO CONSIGNADA EN LA TRD
Después de organizar el archivo de gestión de acuerdo con lo establecido en la

tabla de retención documental, es posible que resulten documentos que no estén
incluidos como serie o subserie documental en la TRD; esta situación se puede
generar por:
 Los documentos sobrantes pertenecen a las series pero no aparecen

relacionados en ellas.
o Por omisión al momento de levantar la información para elaborar la TRD

o Por omisión al elaborar la TRD
o Por responder a cambios en la función, proceso o procedimiento
posteriores a la elaboración de la TRD
 Figuran con otra denominación
En estos casos debe solicitar el ajuste de la tabla de acuerdo con lo establecido en

los procedimientos de Gestión Documental.
59
MANUAL DE ARCHIVO
Los documentos sobrantes son de apoyo o facilitativos (leyes, decretos, copias de

documentos que están otras series, etc.); estos deben ser organizados con
criterios lógicos y funcionales de acuerdo con las necesidades de la dependencia;
estos no deben ser transferidos al archivo central, serán eliminados en el archivo
de gestión previa solicitud en el formato RE-A-GD-04_Eliminacion en archivo de
gestión.
3.11 PREVENCIÓN Y CONSERVACIÓN
Tenga en cuenta las siguientes medidas de prevención y conservación:
 Lo sitios de almacenamiento no deben tener humedad, deben contar con

ventilación adecuada, no deben estar expuestos a temperaturas muy
elevadas
 No escriba, resalte o raye los documentos, esto causa deterioro y pueden

alterar su contenido.
 No permita que los documentos se doblen, arruguen, rompan, rasguen o

manchen. Doble cuidadosamente sólo cuando sea estrictamente necesario.
 Retire las pestañas y separe las hojas de las formas continuas; si existe
papel carbón retírelo.
 En el caso de tener que pegar un documento use cinta para documentos

(también conocida como mágica), colóquela por la parte de atrás y sólo en
la cantidad necesaria.
 Retire el material abrasivo y metálico, tales como clips, ganchos de

cosedora, gancho legajador, igualmente post-it, notas y cualquier otro
material ajeno al documento especialmente si se trata de material metálico.
Evite el exceso de ganchos de cosedora y bandas de caucho.
 Cuando tenga documentos pequeños y numerosos (por ejemplo en el caso

de soportes contables), utilice un sobre, márquelo y anéxelo al documento.
60
MANUAL DE ARCHIVO
CAPÍTULO IV DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
4.1 DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
El uso de aplicaciones cómo procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de

presentaciones (como Word, Excel y PowerPoint), correo electrónico, bases de
datos y aplicaciones en entorno web generan gran cantidad de documentos
electrónicos que deben ser almacenados con criterios técnicos respondiendo a la
organización establecida en la tabla de retención documental.
Es necesario diferenciar los documentos de archivo que se producen y conserva

en soporte electrónico, que de acuerdo con las TRD deben ser organizados y
conservados, porque reflejan el cumplimiento de las funciones de la ESAP, de
aquellos que solamente sirven de apoyo a la gestión; lo mismo se debe tener en
cuenta para los documentos producidos y recibidos en soporte físicos, que se
producen como consecuencia del cumplimiento de las funciones asignadas y los
que apoyan el cumplimiento de aquellas y que son de carácter informativo o
facilitativos.
Para lo anterior, tenga en cuenta que los documentos que se constituyen como
documentos electrónicos de archivo son aquellos que además de ser producto de
la ejecución de un proceso o procedimiento en cumplimiento de una función no
están impresos (o la versión impresa no es la definitiva, por ejemplo es solo un
texto para revisión).
Así por ejemplo, el archivo en Word en el que se elabora una comunicación (que
luego se imprime y es distribuida, tramitada y almacenada en papel) no es un
documento electrónico de archivo, por lo que no debe conservarse. Caso contrario
es por ejemplo el archivo de Project en el que se elabora y hace seguimiento al
cronograma de ejecución de un proyecto que se conserva en medio electrónico;
este si es un documento electrónico de archivo y debe conservarse.
61
MANUAL DE ARCHIVO
En este caso el En este caso el

archivo electrónico archivo electrónico
NO es documento SI es documento de
de archivo archivo
Ilustración 17 Documento electrónico de archivo
La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste

en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenece la cual ha sido
definida en el Cuadro de Clasificación Documental.
Para nombrar los archivos use las denominaciones establecidas en la tabla de

retención documental para las diversas tipologías; no use nombres propios o
genéricos (por ejemplo: Informe, martha1, carta, documento, etc.).
Anteponga al nombre del archivo la fecha de trámite con formato aaaa/mm/dd sin
espacios, guiones u otros separadores; seguido de underline (o raya al piso) “_” y
el nombre del documento separando con espacio cada palabra; no use
conjunciones, preposiciones ni caracteres especiales.
62
MANUAL DE ARCHIVO
En el caso de la documentación almacenada en computadores locales y carpetas

en servidores, cree un directorio de acuerdo con la estructura de la tabla de
retención documental y guarde allí los documentos correspondientes a cada serie
y subserie.
En el caso de los correos electrónicos puede crear un archivo en formato de

correo y almacenarlo en la serie respectiva.
 En la siguiente figura se ilustra el modelo de directorio y se aprecia la

denominación de los archivos correspondientes.
Ilustración 18 Modelo de directorio para documentos electrónicos de archivo
Por el momento no hay definiciones acerca de repositorios de archivo central para

la transferencia y conservación de documentos en soporte electrónico, por lo que
cada unidad es responsable de su organización, almacenamiento y conservación.
63
MANUAL DE ARCHIVO
Consulte las normas internas relacionadas con el correo electrónico y las copias
de seguridad.
4.2 DOCUMENTACIÓN EN OTROS SOPORTES
Los documentos en otros soportes como fotografía, video en diversos formatos y

grabaciones sonoras entre otros, requieren casi siempre condiciones de
almacenamiento diferentes al papel, sin embargo, también deben ser ordenados,
inventariados y conservados ya que pertenecen a sus respectivas series
documentales.
Estos medios deben ser identificados de forma adecuada mediante la forma RE-A-
GD-12 Rotulo Identificación carpetas; en el campo “Detalle” especifique tanto el
contenido como la extensión de los archivos contenidos, cuando se requiera (.xls,
.doc., .ppt, .Jpeg, pdf, etc.) y fecha de los documentos que contiene.
64
MANUAL DE ARCHIVO
CAPÍTULO V. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL
Las transferencias tanto primarias, entendido como el traslado de documentos de

los Archivos de gestión al Archivo Central, una vez que estos han cumplido su
trámite administrativo y una vez agotado el tiempo de retención en archivo de
gestión, como secundarias de la documentación de la ESAP, es el grupo de
acciones orientadas al traslado o remisión de la documentación del archivo de
gestión al central y de éste al archivo histórico, de acuerdo a lo establecido en la
Tabla de Retención Documental.
El proceso de transferencias documentales, regulariza y parametriza todas las

actividades y procedimientos que intervienen en el traslado de la documentación
que recibe y genera la ESAP, tanto al archivo central como al archivo histórico.
Al término de cada año calendario se hará la selección de los documentos que

deben permanecer en el archivo de gestión, según los tiempos de retención
establecido en las tablas de retención documental aprobadas, con el fin de enviar
al archivo central aquellos documentos que efectivamente han finalizado su
trámite y que su nivel de consulta es mínimo.
Los tiempos de retención establecidos en la tabla de retención documental

empiezan a contarse en la vigencia siguiente en la que se terminó y cerró el
trámite administrativo.
Ejemplo: el contrato de prestación de servicios para el mantenimiento de zonas

verdes terminó el 15 de septiembre de 2012; por tanto el tiempo de retención en
archivo de gestión se comienza a contar a partir de 1 de enero de 2013; si el
tiempo en archivo de gestión es de tres (3) años se transferirá al central en el
2016.
Para realizar la transferencia de documentos al Archivo Central deberá aplicarse lo

correspondiente al procedimiento para transferencias primarias que es: PT-A-GD-
05 Procedimiento Realizar Transferencias de Documentos al Archivo Central.
Para realizar la transferencia documental tenga en cuenta los siguientes pasos:
1. Seleccionar la documentación a transferir
65
MANUAL DE ARCHIVO
2. Revisar clasificación, ordenación, foliación, identificación

3. Retirar los ganchos de cosedora y demás material metálico en su totalidad
4. Almacenar la documentación en cajas para archivo
5. Realizar inventario de transferencia
6. Entregar la documentación
5.1 SELECCIÓN DE DOCUMENTOS PARA TRANSFERENCIAS
Constate que la documentación a transferir haya cumplido su tiempo de retención

en la División u Oficina correspondiente y deba ser transferida al archivo central.
Tenga en cuenta los siguientes criterios:
 Determine que documentación debe ser transferida y cuál puede ser eliminada
en archivo de gestión. Asegúrese que transfiere solo carpetas y expedientes
cerrados que hayan cumplido el tiempo de retención en archivo de gestión
 Debe transferir única y exclusivamente la documentación consignada en la

respectiva tabla de retención documental; no transfiera:
 Documentos facilitativos y/o de apoyo

 Documentación personal
 Libros, folletos, revistas, manuales y demás material bibliográfico
 Cotizaciones, portafolios de servicios y propuestas que no hagan parte
de contratos, órdenes de compra o sean soporte de otro documento
 Invitaciones y demás correspondencia protocolaria
 Cuadernos y libretas de notas
Documento de apoyo: estos documentos no se transfieren al archivo central y

deben ser destruidos por el jefe de oficina cuando pierden utilidad o vigencia y
según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002 del AGN)
5.2 VERIFICACIÓN, CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN, FOLIACIÓN E

IDENTIFICACIÓN
Asegúrese que la documentación está correctamente clasificada, que el orden

cronológico, el legajado y la foliación también están correctos y que el rótulo este
correctamente diligenciado y completo.
66
MANUAL DE ARCHIVO
Si encuentra alguna inconsistencia deberá ser corregida.
5.3 RETIRAR MATERIAL METÁLICO Y MATERIAL AJENO AL DOCUMENTO
Una vez ha verificado que la clasificación, orden y foliado son correctos, proceda a
retirar el material metálico abrasivo, como ganchos de cosedora y clips entre otros
Tenga cuidado de no rasgar los documentos en esta actividad.
5.4 UBICAR LAS CARPETAS EN CAJAS PARA ARCHIVO
Las carpetas u otras unidades de conservación se colocan de izquierda a derecha,

con el lomo hacia abajo; en todo caso asegúrese que los rótulos puedan leerse
con facilidad al abrir la caja. En el siguiente gráfico se aprecia la caja para archivo
X-300, que es la única que debe utilizarse.
Frente de
la caja
Sentido de ubicación de
las carpetas
Ilustración 20 Cajas para archivo X-300
67
MANUAL DE ARCHIVO
Rotule la caja utilizando la forma RE-A-GD-13_Rotulo cajas
Ilustración 21. Rótulo para cajas de archivo
Si utiliza fólderes colgantes, retírelos, no los envíe con las cajas.
Nunca supere la capacidad de la caja (1800 a 2000 folios aproximadamente). Deje

un pequeño margen que permita retirar o incorporar las carpetas con facilidad y
sin que la documentación sufra daños.
5.5 INVENTARIOS DOCUMENTALES
Registre en el formato único de inventario documental (FUID) forma RE-A-GD-02,

los expedientes (carpetas) que se van a transferir de acuerdo con el numeral 3.8.
Inventaríe en formatos separados los documentos que va a transferir de aquellos
que va a solicitar autorización de eliminación en archivo de gestión.
68
MANUAL DE ARCHIVO
Además del inventario en soporte papel, deberá enviar por correo electrónico al
momento de la transferencia una copia del inventario en soporte electrónico, al
correo del funcionario de gestión documental que va a recibir la transferencia.
Si lo requiere, solicite la visita de los funcionarios de Archivo, para revisar y

orientar el proceso de transferencia, de acuerdo con las normas y procedimientos
que para tal fin se hayan establecido.
5.6 REALIZACIÓN DE LA TRANSFERENCIA
Una vez preparada la documentación de acuerdo con las pautas establecidas en

estos manuales y realizados el respectivo inventario, se procede a realizar la
transferencia documental.
Verifique la fecha establecida en el cronograma de transferencias publicado en

la intranet. No se recibirá documentación fuera de las fechas programadas.
Se debe designar un responsable de entregar la documentación. El funcionario

designado es quien entrega al funcionario del Archivo General la documentación,
el inventario en papel y el inventario en medio magnético o lo envía al correo
electrónico del funcionario de Archivo Central que recibe la transferencia.
Asegúrese de haber copiado el archivo correctamente y que estos se encuentren

en buen estado; envíelo mínimo un día antes de la fecha de transferencia. La
documentación no será recibida hasta tanto se verifique la recepción del
inventario.
Exija que se verifique el inventario contra los físicos al momento de la recepción y

que se firmen de recibido las planillas de inventario.
El funcionario del Archivo General diligenciará en el original y la copia del

inventario documental el registro de ingreso y firmará el recibido una vez
confirmado el archivo en medio electrónico y verificada la documentación; exija la
devolución de la copia firmada.
Conserve en su dependencia los inventarios documentales le serán de utilidad

cuando requiere consultar la información en el Archivo General.
69
MANUAL DE ARCHIVO
CAPÍTULO VI. ACCESO, CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
El procedimiento para consulta de documentos es el PT-A-GD-06 Procedimiento

Consultar Documentos.
El acceso y consulta de documentos de los archivos de gestión es responsabilidad

de la jefatura de cada dependencia; sin embargo se debe llevar un registro en el
que conste fecha de consulta y préstamo, funcionario que retira los documentos,
detalle de los documentos, fecha de devolución.
Como elemento de control se debe dejar un testigo denominado formato de afuera

que corresponde a la forma RE-A-GD-03 y se muestra en la siguiente figura.
Ilustración 22. Modelo de afuera
70
MANUAL DE ARCHIVO
Para acceder a los documentos del Archivo Central, diligencie la forma RE-A-GD-
11 Solicitud Servicio de Archivo y remítala por correo electrónico a los funcionarios
de archivo central.
En caso de requerir documentos de una dependencia distinta a la del solicitante,

se debe contar con autorización de la jefatura de la dependencia a la que
pertenece la oficina productora.
Si se requiere fotocopias de documentos, el solicitante debe desplazarse hasta la

fotocopiadora en compañía de un funcionario del Archivo Central.
Si se trata de documentos disponibles en formato digital a través de los aplicativos

de gestión documental u otros, su consulta y descarga será de acuerdo con los
permisos establecidos para cada dependencia o funcionario en los procedimientos
de seguridad de la información.
71
MANUAL DE ARCHIVO
BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Minimanual N° 4 Tablas de Retención

Documental y Transferencias Documentales. Directrices básicas e instructivas
para su elaboración. Bogotá: AGN, 2000. 74 p.
COLOMBIA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones. Adicionalmente se consultó la
normatividad mencionada en este manual en el numeral 1.3. Marco Legal.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Compendio de políticas culturales.

Sección II. Archivo p.25. Bogotá: El Ministerio
COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS

COMUNICACIONES. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno
en línea de la República de Colombia. Bogotá: El ministerio, 2010. 39 p.
CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA, 1991. Actualizada en 2006.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN

ICONTEC. Compendio de normas técnicas colombianas sobre documentación
Comercial Santafé de Bogotá, 1996. 123 p.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN

ICONTEC. Guía técnica Colombiana GTC-185: Documentación Organizacional.
Bogotá: ICONTEC, 2010.
72

Manual de Archivos Gestion Documental

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Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 1 de 72 Código: DC-A-GD-01

Firma: Firma: Firma: Firma:

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 2 de 72 Código: DC-A-GD-01

1.5.2 Política Cero Papel Eficiencia Administrativa .............................................. 28

1.5.3 Política de Integración de la Aplicación de Tablas de Retención Documental

1.5.4 Política de procesos técnicos de archivo físicos, electrónicos y digitales .... 29

1.6 RESPONSABLES .................................................................................................. 30

3.7.2 Tipos de mobiliario...................................................................................... 50

3.7.3 Identificación del mobiliario ......................................................................... 52

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 3 de 72 Código: DC-A-GD-01

3.8 INVENTARIO DOCUMENTAL DE ARCHIVO DE GESTIÓN ................................. 55

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 4 de 72 Código: DC-A-GD-01

La documentación producida y recibida por la ESAP en todas dependencias de la

Como parte del Programa de Gestión Documental, se diseña este documento

Este manual busca orientar a todos los funcionarios y contratistas en las

La Resolución N° 542 del 27 de mayo de 2015 “Por el cual se adopta el Manual de

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 5 de 72 Código: DC-A-GD-01

Establecer políticas, criterios, responsabilidades y procedimientos para la

• Establecer lineamientos para la correcta organización de los archivos de

• Definir los criterios y procedimiento para la realización de transferencias

• Orientar a los funcionarios en cuanto a los servicios ofrecidos por el Archivo

• Facilitar el control sobre la documentación de la ESAP en concordancia con

El presente manual está dirigido a la comunidad de la ESAP, usuarios internos y

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 6 de 72 Código: DC-A-GD-01

1.3 MARCO LEGAL

En la elaboración y aplicación del presente manual se han tenido en cuenta las

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

 Art. 15 C.P. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y

 Art. 20 C.P. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su

 Art. 23 C.P. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas

 Art. 27 C.P. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,

 Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documentos oficiales.

 Ley 47 de 1920: Normas sobre Patrimonio Documental y Artístico sobre

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 7 de 72 Código: DC-A-GD-01

 Ley 163 de 1959: Protección del Patrimonio Cultural.

 Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la

 Ley 527 de 1999: Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y

 Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario

 Ley 951 de 2005: Por la cual se crea el acta de informe de gestión.

 Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización

 Ley 1341 de 2009: Por la cual se definen principios y conceptos sobre la

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 8 de 72 Código: DC-A-GD-01

 Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la

 Ley 1712 de 2014: Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y

 Decreto 2527 de 1950: Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm

 Decreto 3354 de 1954: Por el cual se modifica el Decreto 2527 de 1950

 Decreto 1798 de 1990: Por el cual se dictan normas sobre libros de

 Decreto 2620 de 1993: Por el cual se reglamenta el procedimiento para la

 Decreto 2150 de 1995: Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,

Versión 01 Fecha: 2015/08/28 Página: 9 de 72 Código: DC-A-GD-01

 Art. 32 ventanillas únicas de correspondencia para la recepción de

 Decreto 414 de 2001: Por el cual se reglamentan los artículos 25 y 26 del

 Decreto 4110 de 2004: Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se

 Decreto 1145 de 2004: Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con

 Decreto 1227 de 2005: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909

 Decreto 1599 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control

 Decreto 4800 de 2011: Por el cual se reglamenta la ley 1448 de 2011 y se

 Decreto 19 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar