Manual de Funciones Del Cargo Asistente Logistico
Manual de Funciones Del Cargo Asistente Logistico
Manual de Funciones Del Cargo Asistente Logistico
PRESENTADO A:
SANDRA ANDREA SANABRIA
ASESORA DE PRÁCTICA
INTRODUCCION 1
1. PROBLEMA 2
1.1 TITULO 2
LA EMPRESA 2
1.3 NECESIDADES DE LA EMPRESA 2
2. OBJETIVOS 4
2.1 GENERAL 4
2.2 ESPECIFICOS 4
3. JUSTIFICACION 5
DEL TRABAJO 6
5. SITUACION INICIAL 7
6. MARCO TEÓRICO 8
TRABAJO 22
9. CONCLUSIONES 23
10. GLOSARIO 24
12. ANEXOS 27
13. BIBLIOGRAFIA 33
LISTADO DE ANEXOS
Pág.
1
1. PROBLEMA
1.1 TITULO
2
1.4 TRABAJO A DEDARROLLAR Y SU RELACIÓN CON LAS ÁREAS DE
CADA PROGRAMA ACDEMICO
Los conceptos que se tendrán en cuenta tiene que ver con los expuestos
anteriormente, específicamente a la administración de los negocios, del
recurso humano, de la atención al cliente y de la gestión financiera y otros,
que serán nombrados durante la realización del trabajo.
1.5 ALCANCE
Lo indicado en este Manual debe ser aplicado en forma permanente por los
Colaboradores, Proveedores Logísticos y Agentes Comerciales y/o terceros
responsables del desarrollo de las actividades comerciales y operativas de
Mensajería Expresa a nivel Nacional y de envíos urgentes por avión a nivel
Internacional. Cuando una norma y/o regulaciones nacionales y/o
internacionales propias del sector presentan exigencias no contempladas en
estas Políticas, dichas exigencias primarán.
3
2. OBJETIVOS
2.1 GENERAL
2.2 ESPECIFICOS
4
3. JUSTIFICACION.
Lo anterior debe verse como una parte integral de la empresa que requiere el
conocimiento y compromiso de las personas de una organización, para
orientar efectivamente sus actividades hacia la productividad, calidad y
competitividad de la empresa.
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4. METODOLOGIA A EMPLEAR EN EL DESARROLLO DE TRABAJO
Llevar base de datos sobre los envíos que ingresan en mal estado, sin
guía o sin ninguna información los cuales según el procedimiento se
llama producto no conforme y gestionar la solicitud a las bases de
origen.
6
5. SITUACION INICIAL
7
6. MARCO TEORICO
c. Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe cursar, con
una copia del recibo de admisión adherido al envío.
8
prestación del “Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor de Carga”.
9
RESPONSABILIDADES
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Facilitar las labores de auditoría, que programadas o no, sean ordenadas por
la compañía
Cumplir con las normas, políticas legales, planes y programas, de
salud ocupacional, higiene y seguridad industrial dispuestas por la
compañía y organismos pertinentes, así como a los que le sean
comunicados por los diferentes medios que tiene la organización.
Conocer y participar en la ejecución de los Planes de atención de
emergencias.
Reportar oportunamente situaciones (actos ilícitos, actos y condiciones
inseguras) que puedan generar eventos o contingencias de seguridad
integral o ambiental que pongan en riesgo la operación.
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6.2.2 CARGO: ASISTENTE O ANALISTA LOGISTICO
HABILIDADES
Competencia Nivel requerido
Coherencia 3
Orientación al logro 3
Orientación al Servicio 4
Toma de decisiones 3
Iniciativa 4
Trabajo en equipo 4
Comunicación 4
Capacidad de 4
Planificación y
Organización
Desarrollo de Otros 3
Gestión de la Información 4
Liderazgo 3
Pensamiento Analítico 4
Tolerancia a la Presión 4
RESPONSABILIDADES
Entregar informe semanal sobre los envíos de registro al cobro.
Verificar el material que ingresa para ser entregado a la empresa COLVANES
y luego enviar un informe a Bogotá de dichos envíos.
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Llevar base de datos sobre los envíos que ingresan en mal estado, sin
guía o sin ninguna información los cuales según el procedimiento se
llama producto no conforme y gestionar la solicitud a las bases de
origen.
Efectuar el proceso de archivo.
Realizar llamadas a los clientes para confirmar direcciones de entrega.
Comprobar que se elaboren y se respondan los informes de gestión por
vuelo.
Controlar la ejecución adecuada de todos los procedimientos
establecidos en el Manual de Procesos Courier para la clasificación y
despacho de todos los envíos, garantizando la entrega en los tiempos
establecidos para cada producto, los estándares de calidad y
seguridad, y políticas corporativas, fijados por Avianca para la Unidad
de Negocios Deprisa.
Velar por el óptimo diligenciamiento de los formatos establecidos para el
registro de novedades
Garantizar que las mercancías y los envíos sean manejados en
perfectas condiciones de embalaje y contenido, de lo contrario,
notificar inmediatamente levantando la novedad y en la medida de lo
posible corregir el embalaje sin afectar el contenido y la propiedad del
cliente.
Reportar cualquier novedad o desviación en las básculas y velar por su
mantenimiento y calibración
Reportar de manera inmediata al Jefe la ocurrencia de cualquier hecho
irregular o amenaza que se conozca en el sitio de trabajo, para
prevenir todo riesgo que pueda causar un accidente de trabajo o
enfermedad profesional
Mantener confidencialidad sobre información de naturaleza reservada
o de no - divulgación, evitando revelar secretos técnicos, comerciales
u operativos
Permanecer en el sitio de trabajo atendiendo las labores
correspondientes a su cargo y velar porque el personal del área porte
la dotación establecida y utilice un vocabulario apropiado con las
personas que tenga contacto durante el desarrollo de sus labores.
Conocer y participar en la ejecución de los Planes de atención de
emergencias
Reportar oportunamente situaciones (actos ilícitos, actos y condiciones
inseguras) que puedan generar eventos o contingencias de seguridad
integral o ambientales que pongan en riesgo la operación
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6.2.3 CARGO: SUPERVISOR
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Supervisar el recibo y apertura de los despachos de los productos
courier procedentes de los puntos de venta y de los clientes
corporativos
Supervisar la clasificación y despacho de los envíos por producto y destino
Generar planes de acción para la corrección de los problemas
reportados por las demás bases nacionales y de mejoramiento de la
operación
Reportar al Jefe inmediato las necesidades para el montaje de contingencias
especiales cuando la operación lo requiera
Supervisar que los índices de gestión definidos por Avianca para la Unidad
de Negocios Deprisa se cumplan.
Actualizar en el Sistema de información de Deprisa, las novedades de envíos
y su status
Responder reclamos operativos reportados por las otras bases
nacionales Coordinar la respuesta y documentación de los reclamos
presentados por los clientes y solicitados por Servicio al Cliente de la
Unidad de negocios Deprisa.
Dar cumplimiento a los requisitos legales y de otra índole que le sean
comunicados por los diferentes medios que tiene la organización.
Cumplir con los Planes y Programas de Seguridad Integral, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente establecidos por la organización
Conocer y participar en la ejecución de los Planes de atención de
emergencias
Reportar oportunamente situaciones (actos ilícitos, actos y condiciones
inseguras) que puedan generar eventos o contingencias de seguridad
integral o ambientales que pongan en riesgo la operación
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6.2.4 CARGO: AUXILIAR DE OPERACIONES
EDUCACION Bachiller
(Formal y No formal)
RESPONSABILIDADES
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Cumplir con los Planes y Programas de Seguridad Integral, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente establecidos por la organización
Conocer y participar en la ejecución de los Planes de atención de
emergencias
Reportar oportunamente situaciones (actos ilícitos, actos y condiciones
inseguras) que puedan generar eventos o contingencias de seguridad
integral o ambientales que pongan en riesgo la operación
Recibir, chequear y clasificar el correo de acuerdo a su origen/destino,
producto y naturaleza, sean sacas o piezas al descubierto, registrar
las novedades relacionadas con faltantes, saqueos, averías,
documentos incompletos e informar oportunamente al Supervisor y a
la ciudad de origen
Realizar la preparación del correo para ser despachados en los
diferentes vuelos, de conformidad con los itinerarios, prioridades
establecidas y la capacidad ofrecida en cada uno de los aviones y la
ciudad de destino
Dar buen trato y seguridad a todos los envíos y solicitar una
manipulación adecuada por parte de los colaboradores del Ground
Handling
Enviar dentro de los tiempos establecidos los prealertas y feedback a
las ciudades de destino y origen, cumpliendo con la calidad de la
información
Verificar y confirmar que los datos registrados en la guía correspondan al
lugar de entrega de los envíos
Solicitar de manera amable a la persona que recibe el envío, el
registro en la guía del nombre completo y legible, firma, fecha y hora
de entrega
Registrar en la Hoja de Ruta, cualquier novedad presentada durante el
recorrido y reportarla oportunamente al Supervisor
Entregar al Supervisor los documentos utilizados durante el recorrido
Colaborar con la seguridad del vehículo
Dar un trato adecuado a los envíos en todo momento
Verificar que los destinos de los envíos en recolección estén autorizados en
la matriz de cobertura.
Verificar que los envíos internacionales viajen acompañados de la factura
comercial
Verificar aleatoriamente que no existan envíos con fechas atrasadas
Agotar los tres intentos de entrega de los envíos, cuyo motivo es
“cerrado”
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6.2.5 CARGO: COURIER
EDUCACION Bachiller
(Formal y No formal)
RESPONSABILIDADES
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Entregar al Supervisor, las copias de las guías correspondientes a los envíos
entregados
Confirmar telefónicamente los envíos cuya información no sea clara, o
la guía sea ilegible y agotar los tres intentos de entrega de los envíos,
cuyo motivo es “cerrado”
Reportar la novedad en la relación de envíos, en caso de envíos mal
encaminados y entregarlos al Courier del sector que corresponda
haciendo firmar la relación de envíos y colocando al respaldo de la
guía el nombre completo y legible del Courier y sector asignado
Motivar el estatus del envío en el mecanismo definido por deprisa (Entregas
en línea)
Cumplir estrictamente con los horarios de trabajo asignados y tener
actitud de servicio, buena disposición y brindar un excelente trato a los
clientes
Dar cumplimiento a los requisitos legales y de otra índole que le sean
comunicados por los diferentes medios que tiene la organización.
Cumplir con los Planes y Programas de Seguridad Integral, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente establecidos por la organización
Conocer y participar en la ejecución de los Planes de atención de
emergencias
Reportar oportunamente situaciones (actos ilícitos, actos y condiciones
inseguras) que puedan generar eventos o contingencias de seguridad
integral o ambiental que pongan en riesgo la operación.
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7. ADMINISTRACION DEL PROYECTO
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PRESUPUESTO
INGRESOS EGRESOS
Recursos propios $575.000 Fotocopias $5.000
Auxilio de la $150.000 Elaboración del $30.000
empresa informe
Almuerzo $300.000
Transporte $390.000
Una parte de estos costos son proporcionados directamente por el departamento de gestión humana de IVÁN
GONZÁLEZ & CIA LTDA por un valor de $150.000 y la otra son recursos propios.
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8. RELACION DE LO ACADEMICO CON SU AREA DE TRABAJO
22
9. CONCLUSIONES
23
10. GLOSARIO
BRIEFING
Es una reunión informativa que se realiza al iniciar, al terminar cada turno de
trabajo. También puede darse en momentos claves del desarrollo de la
operación.
CLIENTE CORPORATIVO
Son aquellos Clientes, generalmente razones sociales, con quienes se han
establecido relaciones de mutuo beneficio a través un acuerdo de servicios o
contratos, en los que se contemplan las condiciones especiales del servicio a
ofrecer tales como tarifas, recolección, crédito, entre otros.
COBERTURA
Es la matriz o listado de ciudades o países en los que se encuentran
disponibles cada uno de los productos ofrecidos por Deprisa
PRIORIDAD DE EMBARQUE
Es el orden a tener en cuenta al realizar el cargue de los vehículos o aviones
para el transporte de los despachos de cada uno de los productos de
Deprisa.
REZAGO
Es el envío que por alguna razón no ha sido posible entregar en su destino u
origen, quedando bajo custodia de Deprisa a partir de la declaración de este
como tal. Los envíos internacionales que generan impuestos al ingresar al
país y que no pueden ser entregados al destinatario deben ser entregados a
la Aduana bajo el concepto de Abandono Legal.
MERCANCIAS PELIGROSAS
Son artículos o sustancias que al ser transportadas por avión pueden
significar un peligro para la salud, seguridad, propiedad de las personas o el
medio ambiente y son mencionados en la lista de las Regulaciones
Mercancías Peligrosas de IATA, y son clasificadas conforme a las
Regulaciones Mercancías Peligrosas de IATA.
GUÍA AL COBRO
Es la modalidad de pago en el transporte de carga en donde el remitente
puede enviar mercancías para realizar el pago en la ciudad de destino.
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IATA
Asociación de Transporte Aéreo Internacional. La IATA es un instrumento que
permite solucionar problemas que son difíciles o imposibles de manejar para
una sola aerolínea.
RASTREO
Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la
recepción hasta la entrega.
CLIENTE MASIVO
Son los clientes que acuden los Puntos de Venta de Deprisa, con o sin
regularidad para obtener nuestros servicios.
ITINERARIOS
La designación de una ruta, por lo general se refiere a las rutas aéreas.
C.C.D. (CENTRO CONTROL DESPACHO)
Es el área de AVIANCA encargada de determinar el peso y balance de los
distintos aviones y demás tareas que permitan obtener vuelos seguros.
UPU
Unión Postal Universal, es la entidad internacional que controla y regula las
normas para el manejo y transporte de correo internacional entre las
Administraciones Postales.
CABOTAJE
Se aplica al tráfico originado en un punto de un país y destinado a otro punto
dentro del mismo país, correspondiente a una carga cuyo origen es
internacional.
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
MESES
JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
ACTIVIDAD 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 4 2 3
CAPACITACION DEL PUESTO X
MANEJO DE P.N.C. X X X X X X X X X X X X X
PROCESO ARCHIVO X X X X X X X X X X
REALIZAR TELEMERCADEO X X X X X X X X X X X X X
RASTREO DE GUIAS X X X X X X X X X X X X X
CONTROL DE TRANSMETA X X X X X X X X X
ENTREGA DEL SEGUNDO INFORME DE PRACTICA
X
ENTREGA INFORME FINAL X
SUSTENTACION DEL INFORME FINAL X
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12. ANEXOS
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Anexo 1
12.1 ¿QUE DEBEMOS REPORTAR?
12.2 PRODUCTOS
Anexo 2
12.2.1 PRODUCTO DEPRISA 12M
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Anexo 3
12.2.2 PRODUCTO DEPRISA HOY
Anexo 4
12.2.3 PRODUCTO DEPRISA 9 AM
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Anexo 5
12.2.4 PRODUCTO DEPRISA AEROPUERTO-AEROPUERTO
Anexo 6
12.3 GUÍA AÉREA DE CARGA NACIONAL (FACTURA DE VENTA DE
SERVICIOS DE TRANSPORTE DE CARGA NACIONAL)
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Anexo 7
12.4 MATRIZ DEL CONTROL PRODUCTO NO CONFORME
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Anexo 8
12.5 CERTIFICADO DE SEGURIDAD
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13. BIBLIOGRAFIA
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