UNIVERSIDAD NACIONAL

FEDERICO VILLARREAL
ESCUELA PROFESIONAL DE TURISMO Y DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

DOCENTE: Muguraza Cavero, Elizabeth

ASIGNATURA: Ferias Internacionales
CICLO: 10mo
TURNO: Noche
AULA: C2-1
INTEGRANTES:
• Aguirre Serrano, Stefany Mishell
• Allende Roque Ana Gabriela
• Hinostroza Chahua, Caroline
• Inga Rodenas, Rita María Del Carmen
• Quispe Sánchez Gheyson Pedro
• Zuñiga Berrocal Rosario
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 3
PREPARACIÓN PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA .............................................. 4
1. ESTABLECER LOS OBJETIVOS DE PARTICIPACION .................................... 4
2. LA SELECCIÓN DE LA FERIA SEGÚN LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA 5
3. ESTABLECER EL PRESUPUESTO ..................................................................... 8
4. SELECCIONAR LAS PERSONAS QUE REPRESENTARÁN A LA EMPRESA
EN LA FERIA ................................................................................................................. 9
5. INICIAR LOS TRÁMITES DE LA CONTRATACION DE ESPACIO Y DE LA
DECORACION DEL STAND ....................................................................................... 10
6. PREPARAR A LOS REPRESENTANTES DE LA EMPRESA EN LA FERIA .. 11
7. PREPARAR EL MATERIAL PROMOCIONAL ................................................... 12
7.1. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FOLLETO DE LA
EMPRESA ........................................................................................................................... 13
7.2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LAS TARJETAS DE
PRESENTACIÓN ................................................................................................................ 14
7.3. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LA FICHA DE
PRODUCTO Y LA LISTA DE PRECIOS ............................................................................ 14
7.4. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LA FICHA DE
PRODUCTO Y LA LISTA DE PRECIOS ............................................................................ 15
7.5. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LA PÁGINA WEB ......... 15
7.6. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE VIDEOS DE LA
EMPRESA ........................................................................................................................... 16
8. INICIAR LAS ACTIVIDADES DE PROMOCION POR ADELANTADO ............ 17
9. PREPARAR EL ENVIO DE MUESTRAS ............................................................ 18
10. PARTICIPACIÓN EN LA FERIA ...................................................................... 18
11. EL SEGUIMIENTO ........................................................................................... 22
CONCLUSIONES ........................................................................................................ 27
RECOMENDACIONES ................................................................................................ 28
BIBLIOGRAFIA............................................................................................................ 29

2
 INTRODUCCIÓN

Las ferias internacionales, por reunir a un mismo tiempo y en un solo lugar la oferta
mundial de uno o más sectores, son una excelente oportunidad para fortalecer o
ajustar estrategias de mercadeo, hacer investigación de mercados o acelerar la
entrada a un nuevo mercado. La primera parte del trabajo, hace referencia al
establecimiento de objetivos alcanzables y medibles, y se ofrecen ejemplos al
respecto.
La segunda parte, señala la importancia de seleccionar la feria en función de los
objetivos planteados y siguiendo una serie de criterios de selección. La tercera parte,
alude a la importancia de llegar sólidamente preparados a la feria, y cubre temas
como el presupuesto, la logística del viaje, la contratación del espacio ferial, la
preparación de los representantes de la empresa, la decoración del stand y otros más.
La cuarta parte, se refiere a la participación en la feria propiamente dicha, y destaca,
entre otros, el papel de los representantes de la empresa, su capacidad para atraer y
retener clientes potenciales. Y finalmente la quinta parte, trata sobre el seguimiento,
cuándo es oportuno comenzarlo y cuáles son los elementos que se deben tener en
cuenta.

3
 PREPARACIÓN PARA PARTICIPAR EN UNA FERIA

1. ESTABLECER LOS OBJETIVOS DE PARTICIPACION

Las ferias son un destacado medio de comunicación porque en primer lugar se puede
alcanzar un contacto estrecho entre expositores y visitantes, una buena relación con
los clientes. El dialogo entre expositores y visitantes tiene un gran valor, ayuda a
desarrollar relaciones de negocios duraderas. Se puede transmitir información mucho
más activa e intensa acerca de un producto o servicio, no sólo puede ser descrito,
sino que además puede ser visto. Se tiene además una oportunidad inmejorable de
ofrecer a los clientes y visitantes una experiencia única, como puede lograrse con un
“show room” de productos (el producto y/o la marca en acción).

Los objetivos son el punto de partida de una posible participación en una feria y son
los que determinan las acciones subsecuentes. Al plantearlos, hay que tener en
cuenta que una feria no es un lugar donde solo se va a vender productos. Las ferias
son el lugar idóneo para enterarse de las últimas tendencias en materia de promoción
y marketing, de las últimas novedades en materia de equipos, envases,
presentaciones y tecnologías. Además, y esto es sumamente importante, sirven para
enterarse de lo que está haciendo la competencia, establecer contactos comerciales
e interactuar con clientes y consumidores. Son, en resumen, el escenario propicio
para hacer inteligencia de mercados y vigilancia tecnológica. Entonces, si se
planifican de forma adecuada, pueden ser el medio ideal para obtener información
valiosa en un periodo de tiempo muy corto.
A continuación, se presenta un listado de los objetivos que se pueden buscar al
participar en una feria:
 Encontrar nuevos clientes.
 Identificar agentes o distribuidores.
 Penetrar/conocer un nuevo mercado.
 Introducir/validar un nuevo producto.
 Fortalecer la lealtad de los clientes.
 Visibilizar la empresa.
 Promocionar los productos.

4
  Posicionar o reposicionar una marca de la empresa.
 Hacer inteligencia de mercados y vigilancia tecnológica.
 Aumentar las ventas.
A la hora de definir los objetivos hay que tener cuidado de que estos sean alcanzables
con los recursos económicos, humanos y logísticos de que dispone la empresa. Por
ello, es importante establecer prioridades: ¿qué es lo que verdaderamente se desea
alcanzar? Además, se debe hacer un esfuerzo porque los objetivos sean
cuantificables. Por ejemplo:

Conseguir nuevos pedidos de productos ya existentes en el Mercado:

Cuántos pedidos se espera obtener durante todo el evento y programarse para ello,
distribuyéndolos según el número de representantes. Cuando se establecen objetivos
de ventas, se debe tener claro que, por lo general, el proceso de ventas a clientes
nuevos no es sencillo, y no es normal que se logre en el primer encuentro.

2. LA SELECCIÓN DE LA FERIA SEGÚN LOS OBJETIVOS DE LA

EMPRESA

Las ferias ciertamente ofrecen la posibilidad de acercarse a un gran número de

personas, pero el reto consiste en que esas personas sean las que en verdad
interesan a los objetivos de la empresa. Por ello, los empresarios deben dedicar
tiempo suficiente a investigar el evento en el que van a participar y a asegurarse de
que la selección es la adecuada. Antes de seleccionar la feria, hay que tener en
cuenta que, aunque hay una clasificación general de ferias, muchas veces los
organizadores, en su afán por responder a las necesidades del público, preparan
eventos que combinan elementos de diferentes tipos de feria. A continuación, los tipos
de feria más reconocidos.

5
 TIPOS DE FERIA
*Locales: ferias a las que
*Profesionales: ferias dirigidas a
acuden mayormente
profesionales de una actividad o
visitantes y expositores *Generales: ferias a las que
sector específico. Los productos
de la ciudad en las que se acuden visitantes y
expuestos no se venden al por
lleva a cabo. expositores de diferentes
menor.
*Nacionales: ferias a las sectores. Son ferias no
*Abiertas al público: ferias *Anual: una vez al
que acuden visitantes y especializadas.
dirigidas a los consumidores, por año.
expositores de todo el *Sectoriales: ferias
lo que el ingreso no está *Bienal: cada dos
país. especializadas en un sector
restringido. años.
*Internacionales: específico; por ejemplo,
*Mixtas: ferias dirigidas tanto a productos agrícolas,
normalmente, se tratan
profesionales como al público en alimentación y bebidas,
de ferias profesionales a
general, ya sea durante todo el equipos.
las que acuden visitantes
evento o durante una parte de
y expositores de diversos
est
países.

La feria se debe elegir con base en un conjunto de factores que permitan discernir
cuál es el evento que más se ajusta a las necesidades de la empresa. Se presentan
algunos criterios de selección:

 Tipo de feria: ¿Se trata de una feria sectorial o general?, ¿profesional?,

¿abierta al público? o ¿ambas cosas?, ¿es una feria local, nacional o
internacional?
 Área geográfica: ¿Dónde se lleva a cabo?, ¿responde el lugar a los objetivos
de la empresa?; ¿se podrá poner en contacto con una gama variada de
internacionales independientemente de la sede?
 Fecha de celebración: ¿Es una fecha adecuada para la empresa? En el caso
de productos frescos estacionales, ¿tiene suficientes muestras?, ¿son
muestras adecuadas?
 Visitantes: Conviene tener una idea del número de personas que visitó la feria
en ediciones anteriores, qué porcentaje era nacional y qué porcentaje
extranjero; el tipo de visitantes (productores, distribuidores, mayoristas,
detallistas) y el sector que representaban (productos frescos, productos

6
 procesados, supermercados, servicios de alimentación, productos orgánicos,
marcas privadas, etc.).
 Expositores: Interesa conocer cuántos expositores participaron en las últimas
ediciones, el porcentaje de nacionales y el porcentaje de extranjeros, el tipo de
expositores (productores, distribuidores, mayoristas, detallistas), el sector que
representaban (productos frescos, productos procesados, supermercados,
servicios de alimentación) y si en ediciones anteriores expusieron empresas
que competían con los productos de su empresa o más bien los
complementaban.
 Trayectoria y periodicidad: ¿Es una feria reconocida en su sector?, ¿cuántas
ediciones se han realizado?, ¿ha aumentado o disminuido el número de
visitantes y expositores en las últimas ediciones?
 Los organizadores de la feria: ¿Son reconocidos internacionalmente?, ¿tienen
experiencia en la organización de ferias en su sector?, ¿tienen poder de
convocatoria?, ¿llevan a cabo campañas de promoción sólidas?, ¿son
accesibles? Conocer a los responsables de la feria y tener la posibilidad de
comunicarse con ellos es un factor que facilita el acceso a información
preparatoria.
 Acciones de promoción: ¿Cómo se promociona la feria?, ¿qué tipo de
comunicados emiten los organizadores?, ¿lo hacen a nivel nacional,
internacional o ambos? Por lo general, quienes organizan este tipo de ferias
publican la información en internet, pero es aconsejable escuchar, también, las
recomendaciones de los organismos de promoción de exportaciones y la
opinión de empresas que han participado anteriormente en el evento de su
interés.

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 3. ESTABLECER EL PRESUPUESTO

Lo primero que hay que hacer es elaborar el presupuesto, y aquí hay que tener en
cuenta los siguientes rubros: el stand, el personal de la empresa que va a asistir a la
feria, el personal externo que se va a contratar, los comunicados de promoción, el
material promocional (folletos, etc.), el producto que se va a presentar o a degustar,
la publicidad (revistas, etc.) y la atención a los clientes. Se recomienda incluir un rubro
de “imprevistos”, por un monto de al menos el 5% del presupuesto. Para facilitar la
elaboración del presupuesto, a continuación, se presenta un ejemplo que incluye las
categorías mencionadas, así como los distintos rubros que las componen.

8
 4. SELECCIONAR LAS PERSONAS QUE REPRESENTARÁN A LA
EMPRESA EN LA FERIA

Antes de seleccionar a las personas que van a participar en la feria en representación

de la empresa, hay que recordar que ellas van a ser la primera impresión de la
empresa que se lleven los clientes potenciales.

Por eso, y pensando en lograr los objetivos planteados deben cumplir algunos
requisitos mínimos, entre ellos:
 Hablar el idioma del país de destino u otro idioma que le permita establecer
una comunicación directa con los clientes potenciales. Si la empresa no cuenta
con personal con estas habilidades, es necesario contratar a un intérprete.
 Tener un profundo conocimiento del producto, del proceso tecnológico
involucrado en la producción, de las normativas, de las certificaciones
obtenidas (calidad, sanidad e inocuidad, HACCP, BPA, BPG, BPM), de los
aranceles y condiciones de ingreso al mercado meta, y de los objetivos de la
empresa en el mercado de destino.
 Tener la potestad de negociar en nombre de la empresa.
 Tener una personalidad extrovertida que atraiga y retenga, sin presionar, a las
personas interesadas en la empresa y en los productos de la empresa.
 Contar con experiencia previa en ferias y viajes internacionales.

Lo recomendable es que en la feria participen al menos dos personas por empresa,

así siempre habrá una persona atendiendo al público en el stand y la otra tendrá
tiempo de buscar clientes potenciales entre los exponentes y de realizar procesos de
inteligencia de mercados y vigilancia tecnológica.

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 5. INICIAR LOS TRÁMITES DE LA CONTRATACION DE ESPACIO
Y DE LA DECORACION DEL STAND

Para obtener una buena ubicación en la feria, se recomienda reservar el espacio con
antelación: seis meses antes, si es una feria pequeña, y un año antes, si es un evento
internacional de gran tamaño. Recuerde: los organizadores generalmente ofrecen
descuentos a las primeras empresas que compran espacios en la feria.

Una vez seleccionado y reservado el espacio, lo que sigue es entrar en contacto con
alguna empresa que le pueda diseñar el stand. La mayoría de la ferias ofrecen un
diseño básico, pero si se desea causar buena impresión y llamar la atención de los
visitantes, se recomienda hacer un esfuerzo y contratar la construcción de un stand
mejor acabado.

Al seleccionar el diseño, conviene buscar uno en el que sobresalgan los productos y

que el espacio dé la impresión de ser limpio, fresco y amplio. Por esto, se debe evitar
caer en la tentación de poner sillas y mesas dentro del stand, sobre todo si este es
pequeño: el mobiliario puede impedir el flujo de los visitantes y ocasionar una barrera
sicológica. También es importante contar con un espacio tranquilo para atender a los
clientes más interesados, así que, asegúrese de que dentro de la feria haya una sala
de reuniones, o bien, ubique un lugar cómodo en las cercanías del recinto ferial,
donde pueda conversar calmadamente con estas personas. Se aconseja, además,
reservar un espacio para almacenar las muestras y los materiales de promoción.

El aspecto visual es fundamental para atraer al cliente, de ahí la importancia de tener

apoyo gráfico para los productos que se están exhibiendo. La empresa propiamente
dicha también debe destacarse y esto se puede hacer resaltando el nombre y el logo,
evitando al máximo incluir textos. Si decide incluir textos, asegúrese de traducirlos al
idioma del lugar o a algún idioma “de negocios”, como el inglés.

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 6. PREPARAR A LOS REPRESENTANTES DE LA EMPRESA EN
LA FERIA

Los representantes deben estar debidamente preparados antes de partir a la feria.

En una primera etapa deberán hacer un esfuerzo por recopilar información del
mercado que van a visitar, así como del sector en el que se desempeña la empresa.
Interesan, sobre todo, las prácticas comerciales en el mercado de destino, los
sistemas de distribución existentes, los productos competidores y los medios de pago
más utilizados. En caso de que no fuera posible obtener esta información por medios
secundarios, se recomienda programar la llegada al país de destino un par de días
antes del inicio del evento para poder visitar puntos de venta y centros de distribución
para estar bien informados antes de iniciar la exposición.

Si entre los objetivos de la empresa está promover la venta de productos o seleccionar

distribuidores, los representantes deben estar preparados para negociar con los
clientes potenciales. Para acelerar el proceso de negociación, se recomienda que
estén en capacidad de responder a preguntas como:
 ¿Cuáles son los objetivos comerciales de la empresa en el mercado meta
(volumen de ventas, nicho de mercado, intermediarios comerciales
deseados)?
 ¿Qué tipo de productos exporta la empresa?
 ¿Tienen documentación detallada (folletos, etc.) de los productos y de la
empresa?
 ¿En qué se diferencia su producto de los demás? ¿Puede citar las principales
características?
 ¿Cómo empaca la empresa los productos de exportación?
 ¿Están los productos autorizados por autoridades extranjeras?
 ¿Está la marca registrada en el mercado de destino?
 ¿Cumplen los productos con las regulaciones extranjeras de etiquetado?
 ¿Qué método de pago están dispuestos a aceptar?
 ¿Qué tipo de crédito ofrece la empresa?, ¿a 30, 60 o 90 días?, ¿línea de
crédito abierta?, ¿carta de crédito?
 ¿Cuál es la red de distribución actual?

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  ¿Tienen experiencia en exportación?, ¿a qué lugares?, ¿quiénes son sus
clientes?
 ¿Cuál es la red de exportación de la empresa?
 ¿Cuál es el menor tiempo de entrega posible?
 ¿Cuál es la oferta exportable?
 ¿Se necesita una orden de compra mínima?
 ¿Cuál es el precio de exportación (EXW) desde la planta?
 ¿Cuál es el precio FOB?
 ¿Cuál es el precio de exportación CIF en una ciudad meta importante?
 ¿Varía el precio de acuerdo con el volumen?
 ¿La comisión se incluye en el precio?
 ¿Cómo ayuda la empresa a promocionar los productos?
 ¿Cómo describiría el plan de promoción de la empresa para los mercados
potenciales?

Los representantes de la empresa también deben estudiar detenidamente el manual

de la feria, pues ahí se especifican los compromisos que debe cumplir la empresa y
las fechas para hacerlo, así como las reglas generales de participación: todo lo que
tiene que ver con distribución de material promocional, degustaciones, seguridad,
recolección de la basura, etc.

7. PREPARAR EL MATERIAL PROMOCIONAL

Para promocionar adecuadamente a la empresa y los productos de la empresa, se

recomienda elaborar material promocional. Por lo general, se utilizan materiales
impresos, como carteles, folletos, catálogos, listas de precios, boletines de prensa,
pero también videos o presentaciones digitales.
Como en un primer encuentro se dispone de poco tiempo para motivar a un cliente
potencial, se recomienda hacer una buena presentación oral y que esta vaya
acompañada de material impreso, en vez de recurrir a un video o una presentación
digital, pues estos generalmente son poco interactivos.
Si el cliente muestra interés en el producto y está dispuesto a reunirse por un periodo
de tiempo más largo, entonces los videos y las presentaciones digitales pueden jugar

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un papel fundamental para transmitir la imagen de la empresa y para demostrar la
calidad de su trabajo. Se podría hablar entonces de dos tipos de material, uno para
un primer encuentro y otro para los encuentros sucesivos. Entre los primeros,
destacan los folletos generales de las empresas y las tarjetas de presentación; entre
los segundos se recomienda incluir la ficha técnica de cada producto, listas de
precios, la página web y videos.
En los siguientes recuadros se ofrecen sugerencias para la elaboración de los
materiales antes mencionados:

7.1. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL FOLLETO

DE LA EMPRESA

El folleto es la primera etapa de su programa de promoción, y debe ser llamativo,

informativo, creativo, fácil de leer y agradable a la vista. Es mejor encargar el diseño
y la impresión a profesionales; sin embargo, antes de hablar con ellos, se recomienda
tener claros, y preferiblemente por escrito, los siguientes aspectos:
 Productos y/o servicios que su empresa ofrece.
 Mercado meta.
 Clientes actuales.
 Beneficios que ofrece.
 Pruebas de la capacidad de la empresa: experiencia, número de clientes
satisfechos, principales destinos de sus exportaciones, principales clientes a
nivel nacional, testimonios, referencias.
 ¿Qué espera lograr con el folleto?
 ¿Conseguir órdenes de compra?
 ¿Presentar su compañía o sus productos?
 ¿Servir de recordatorio?

Otros elementos que debe tener en cuenta:

 Nombrar a una persona responsable de la elaboración del folleto.
 No incluir toda la información disponible. Ponga solo lo más relevante y guarde
el resto para otra oportunidad.
 Identificar dos o tres empresas que puedan preparar el folleto. Reúnase con
ellos para conversar sobre los objetivos de la empresa y el presupuesto

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 7.2. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LAS
TARJETAS DE PRESENTACIÓN

Uno de los elementos básicos para una buena promoción y seguimiento son las
tarjetas de presentación.
Estas deben ser fáciles de leer, tener un diseño agradable a la vista y haber sido
impresas en papel de buena calidad. Además, deben ser coherentes con el resto del
material promocional, estar actualizadas y tener toda la información pertinente. Si va
a utilizar las tarjetas en el extranjero, se recomienda que en una de las caras se
muestre la información en inglés y en la otra, en español. La información básica que
debe incluir una tarjeta es la siguiente:
 Logo y nombre de la empresa.
 Nombre completo del representante de la empresa.
 Cargo que desempeña.
 Teléfono y fax (no olvide incluir el código del país y del área, si aplica).
 Dirección postal (no olvide incluir ciudad, provincia o estado y país).
 Correo electrónico (evite usar cuentas gratis, como Yahoo, Hotmail o Gmail,
pues demuestran informalidad).
 Sitio web.

7.3. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LA FICHA

DE PRODUCTO Y LA LISTA DE PRECIOS
La ficha de producto es uno de los elementos de promoción que más se utilizan en
las negociaciones con posibles compradores, sean estos consumidores o
distribuidores.
La ficha de producto debe presentar, en una sola página, información técnica que
facilite la toma de decisiones, y debe incluir al menos los siguientes aspectos:
 Marca del producto.
 Nombre de la empresa e información de contacto.
 Descripción detallada del producto; por ejemplo, ‘Pulpa con 100% de fruta’.
 Presentaciones del producto; por ejemplo, ‘Sabores: mango, tamarindo,
papaya y piña’. Cada una con su descripción, su código y su número de barras.
 Vida útil y forma de almacenamiento.

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  Presentaciones por producto; por ejemplo, ‘Pulpa de tamarindo en bolsas de
14 onzas’. Para cada presentación se recomienda indicar el número de
unidades por caja, junto con el peso y las dimensiones de la caja; el número
de cajas por paleta, junto con el peso y las dimensiones de la paleta, y,
finalmente, el número de paletas por contenedor, según el tamaño del
contenedor

7.4. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LA FICHA

DE PRODUCTO Y LA LISTA DE PRECIOS
 Diferenciación del producto. Se recomienda indicar uso y formas de consumo;
así como, atributos nutricionales, de salud, organolépticos, nutracéuticos y de
origen, entre otros. Todas las afirmaciones deben respetar los requisitos de
ingreso al mercado de destino1 (ver Cuadernos 1, 2 y 3 de la serie de
Agronegocios, sección Cuadernos para la exportación).
La suma de todos los productos de la empresa constituirá el ‘catálogo de productos’
de la empresa.
Se recomienda, además, elaborar una ficha de productos que contenga los precios
de exportación. Estos deben incluir, al menos, el precio en planta (EXW), el precio
FOB y el precio CIF, preferiblemente en dólares de los Estados Unidos de América.
Se recomienda que la lista de precios se maneje con discreción, sobre todo si la
empresa se encuentra en la etapa de negociación con los distribuidores.

7.5. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE LA PÁGINA

WEB
En un mundo en el que la difusión de información por medio de internet crece día con
día, la página web se convierte en uno de los elementos promocionales más útiles
para las empresas. La página web puede tener dos funciones, brindar información –
al público en general, a los clientes, a los proveedores y distribuidores, a la prensa,
etc.–, o ser una herramienta de ventas, que puede estar dirigida a los clientes actuales
(público en general, distribuidores) o a los clientes potenciales.
Independientemente de la función que se le asigne, la empresa debe asegurarse de
que el mensaje que se envía a través de la página web sea claro, sencillo, actualizado,

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de acceso rápido y que se adapte al público meta. Se recomienda que la página web
incluya al menos la siguiente información:
 Imágenes del producto acompañadas de una descripción general.
 Datos específicos de cada producto.
 Información de la empresa: una descripción breve.
 Pruebas de la capacidad de la empresa: clientes nacionales reconocidos
internacionalmente, clientes
 internacionales, testimonios, notas de prensa y certificados, entre otros.
 Datos de contacto: correo electrónico, dirección física, teléfono y fax.
Las siguientes son algunas consideraciones que deben tenerse en cuenta al preparar
la página web:
 Presentar la información en el menor número posible de clics.
 Propiciar una lectura agradable y cómoda a la vista: fondos de pantalla claros,
letras en colores oscuros y
 de tamaño grande, párrafos cortos.
 Asegurarse de que el formato sea universal; es decir, que no se vea afectado
por el tipo de navegador que
 utilice el visitante.
 Asegurarse de que el visitante sepa siempre dónde se encuentra: “productos>
pulpas> pulpa de tamarindo”.
 Proporcionar un mapa de la página web.
 Facilitar en todo momento la posibilidad de contactar a la empresa.
 Facilitar la elaboración de una base de datos de los visitantes.

7.6. RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIÓN DE VIDEOS DE

LA EMPRESA
Los videos deben ser claros y concisos, producidos por profesionales y orientados a
temas muy específicos, como pueden ser: el proceso de producción, el programa de
calidad e inocuidad, usos y beneficios de un determinado producto.

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 8. INICIAR LAS ACTIVIDADES DE PROMOCION POR
ADELANTADO

Para estar seguros de que la participación en la feria va a ser todo un éxito, conviene
identificar, con antelación, algunas de las empresas del lugar de destino que podrían
estar interesadas en sus productos.
Las promotoras de exportación son una fuente de información importante, lo mismo
que las cámaras de exportadores y otras gremiales del sector. De igual modo, se
recomienda ponerse en contacto con los organizadores de la feria, que muchas veces
ofrecen el servicio de envío de invitaciones y material promocional a posibles
compradores o distribuidores. Si no ofrecen este servicio, sería conveniente solicitar
una lista de las empresas que han participado anteriormente, así como una lista de
las empresas que confirmaron la participación en la presente edición. Una vez que
tenga el listado de los posibles interesados, es recomendable enviarles una invitación,
por correo postal o electrónico, para que lo visiten en la feria, junto con un pequeño
perfil de la empresa.
Si logra concertar alguna cita, ya sea en su stand, en el stand de un cliente o en las
instalaciones de un posible cliente, es aconsejable confirmarla cuatro días antes del
día señalado. Si no pudo obtener un listado de los posibles interesados en sus
productos, no obtuvo el resultado esperado del envío de las invitaciones o quiere
identificar otras empresas, es recomendable que llegue al lugar de destino un par de
días antes del inicio del evento. Así podrá visitar puntos de ventas y centros de
información e identificar otros clientes potenciales.
En el siguiente recuadro se presenta un ejemplo de cómo identificar posibles
distribuidores mediante una visita al mercado de destino. Las visitas a los puntos de
venta y a los centros de distribución le permitirán, además, analizar la competencia,
enterarse de los precios y la calidad de los productos que compiten con el suyo,
conocer las tendencias en cuanto a envases y estudiar los requisitos de etiquetado.
EJEMPLO DE CÓMO IDENTIFICAR POSIBLES DISTRIBUIDORES VISITANDO EL
MERCADO DE DESTINO:
Una vez que el empresario se encuentra en el mercado de interés, le sugerimos hacer
lo siguiente:
1. Identificar, y luego visitar, los principales puntos de venta, tiendas y mercados
étnicos, centros de distribución y mercados mayoristas.

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 2. Reconocer productos competidores o sustitutos.
3. Revisar la etiqueta de los productos para identificar a los distribuidores.
4. Elaborar un listado que incluya a los principales distribuidores, así como la
forma de contactarlos. En caso de que la etiqueta solo indique el nombre del
distribuidor, se recomienda buscar en las páginas amarillas o en internet la
forma de contactarlo.
5. Contactar a los distribuidores para valorar su interés y para invitarlos a
participar en la feria.

9. PREPARAR EL ENVIO DE MUESTRAS

Dado el carácter visual de las ferias, es aconsejable que las empresas lleven
muestras de sus productos. Pero antes la empresa debe definir qué estrategia va a
seguir con las muestras; por ejemplo, si solo va a entregar muestras a los
distribuidores interesados en el producto o si va a hacer una distribución masiva para
evaluar su aceptación entre los visitantes al evento.
El envío de muestras debe hacerse por medio de agentes aduanales con experiencia
y personal capacitado en este tipo de envíos, y que cuenten, también, con un
corresponsal en el mercado de destino para realizar la “internación” del producto. Es
conveniente contactar a varios agentes aduanales, para tener un mejor criterio al
momento de elegir.
Antes de contactarlos, la empresa debe tener a mano la siguiente información: lugar
de destino; dirección del sitio donde se va a consignar el envío; naturaleza,
dimensiones y contenido del embarque; facturas comerciales y demás documentos
necesarios para el envío.
Siempre hay que tener un plan de contingencia. Por eso, es aconsejable llevar
algunas muestras y material promocional junto con el equipaje personal –siempre y
cuando sea permitido por la legislación del país de destino y de los países de tránsito–
para contar con ellos en caso de hubiera algún problema con el envío de las muestras.

10. PARTICIPACIÓN EN LA FERIA

La participación en la feria es la fase más corta, pero la más intensa de este proceso.
Aquí se hará evidente el empeño que se puso en la fase de preparación. Si esa etapa
se hizo a conciencia, a estas alturas del proceso los representantes de la empresa

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estarán en el mercado de destino preparados para negociar con los posibles
compradores, habrán visitado puntos de venta y centros de distribución para afinar su
estrategia, el material promocional y las muestras estarán en el recinto ferial y el stand
estará listo para recibir a los visitantes.

Antes de la apertura oficial de la feria conviene llevar a cabo una inspección del lugar,
para asegurarse de que todo esté en orden. Se aconseja verificar:
 Que todo el personal esté presente.
 La colocación de los productos y el material promocional. Los utensilios para
la degustación de los productos.
 La iluminación.
 Las líneas telefónicas, el fax, los equipos informáticos, el acceso a internet, etc.
También se sugiere poner en práctica los siguientes consejos.
 Llegar temprano e irse tarde. Muchos expositores aprovechan los minutos
previos y los minutos posteriores al horario oficial para visitar otros stands con
la tranquilidad de que no están dejando de atender a ningún visitante.
 Asegurarse de que en el stand siempre haya alguien atendiendo. Como se
mencionó anteriormente, las empresas deben esforzarse porque en la feria
participen al menos dos representantes. De ese modo, uno podrá atender a
los clientes potenciales y el otro podrá continuar recibiendo visitantes.
 La primera impresión es fundamental. Se ha demostrado que la apariencia y
el comportamiento de las personas que atienden el stand comienzan a influir
en los visitantes mucho antes de que aquellas tengan la oportunidad de decir
las primeras palabras. Por eso, los representantes deben vestirse de manera
profesional, portar siempre el gafete (credencial) y colocarlo en un lugar visible,
mantener una postura correcta y hacer un esfuerzo por tener el espacio limpio
y ordenado.
 La postura de los representantes es uno de los elementos que más influye en
la percepción de los visitantes. Por eso, hay que evitar “montar guardia” con
los brazos cruzados al borde del stand, permanecer sentado o dar la sensación
de aburrimiento

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El principal reto durante la feria es atraer y retener a los clientes que verdaderamente
están interesados en los productos y, al mismo tiempo, descartar, de manera cortés,
a quienes solo están interesados en recoger material promocional o en discutir temas
generales.

Para atraer visitantes, nada mejor que un stand llamativo. Los productos nuevos son
un punto a favor, pues la mayoría de los visitantes llegan a las ferias buscando cosas
nuevas. Si este es el caso de su empresa, los representantes no deben olvidar
colocar, junto al producto, un rótulo con la palabra “nuevo” en el idioma del país sede,
y si es un evento internacional, conviene incluir esa palabra también en inglés. De
igual manera, si la empresa está buscando distribuidores, se puede colocar un rótulo
que invite a los distribuidores a acercarse.

Ahora bien, ¿cómo hacer para retener a un posible cliente? El reto es “romper el hielo”
y desarrollar una conversación afable. En este sentido, se sugiere no comenzar
hablando de temas de negocio y no ser agresivos. Lo mejor es hacer un comentario
cortés y sincero. Por ejemplo, ¿logró encontrar lo que estaba buscado?, ¿qué le
parece el show hasta ahora?, ¿qué lo trae por aquí? Siempre es bueno leer el nombre
del visitante y de la empresa en el gafete (credencial) y preguntar ¿cuál es su
negocio?
Si consideramos a las ferias como un lugar estratégico para hacer inteligencia de
mercados, las entrevistas con los visitantes pueden ser una de las fuentes más
directas y actualizadas que se pueden encontrar. Sin embargo, para poder
aprovechar estas conversaciones es importante que los representantes de la
empresa estén dispuestos a detenerse a hablar un momento y, sobre todo, a escuchar
lo que las otras personas tienen que decir. Durante este proceso es indispensable
aceptar las críticas sin entrar en polémica; esos comentarios deben ser vistos como
una valiosa oportunidad para modificar los productos y adaptarlos a los gustos y
preferencias de los clientes potenciales.

De igual manera, es importante recordar que si se van a hacer negocios

internacionales, hay que respetar las diferencias culturales y esto implica tener la
capacidad de adaptarse no solo a las prácticas comerciales del país de destino, sino
a sus formas protocolares. Por ello, es aconsejable estudiar elementos como la forma

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de saludar, los gestos, la distancia que se guarda entre una persona y otra (respeto
por el espacio personal), la puntualidad, la forma de vestir, el significado de la
actividad social después del evento, las formas y usos de las tarjetas de presentación,
entre otros.

Otra responsabilidad de los representantes de la empresa en la feria es poder

discernir (“filtrar”) rápidamente entre las personas que verdaderamente están
interesadas en la empresa y sus productos y aquellos que solo tienen un interés
general o que solo están buscando muestras o material promocional. Si bien es cierto
que al comenzar a hablar con los visitantes (la introducción), el expositor debe abordar
temas generales, también debe tener la capacidad de llevar la conversación a temas
que le permitan identificar, lo antes posible, si la persona con la que está hablando es
un cliente potencial.

Para ello, se sugiere hacer preguntas como: ¿a qué se dedica su empresa?, ¿ustedes
trabajan con productos similares o del mismo sector?, ¿ustedes importan los
productos directamente o los adquieren por medio de distribuidores? Si las
respuestas le hacen ver que este visitante no le va a ayudar a cumplir sus objetivos,
no gaste mucho tiempo con él. Y recuerde tener especial cuidado con los
compatriotas, que siempre están ansiosos por tener noticias de su país de origen.
Pero si logra determinar que está hablando con un cliente potencial, lo aconsejable
es ofrecerle un lugar más privado en el que puedan continuar el diálogo.
Sea cual sea el resultado del proceso de “filtrado”, lo más importante es que la imagen
de la empresa salga bien librada.

Mientras se está en la feria, la ocupación de los representantes no se limita a atender

a los visitantes. Hay que constatar si entre los otros exponentes hay clientes
potenciales o si ellos pueden ofrecer información sobre posibles clientes. De ahí la
importancia de adquirir cuanto antes el directorio de las empresas que van a exponer
y ver cuáles son de su interés. De todas formas, es aconsejable recorrer todo el
recinto para verificar que ningún cliente potencial está quedando por fuera. Una vez
que se han identificado los expositores que son de interés para la empresa, se
recomienda visitarlos y concertar un cita en un momento conveniente para ambos.
Como se mencionó anteriormente, los minutos anteriores y posteriores al horario
oficial pueden ser el momento apropiado. Recordemos que el trabajo de la feria no

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termina cuando termina el evento, y para poder darle seguimiento a lo ocurrido, los
expositores deben estar tomando apuntes constantemente y mantener sus notas y
tarjetas de presentación organizadas.

11. EL SEGUIMIENTO

Muchas personas piensan que el seguimiento inicia cuando regresan a su país, pero,
para lograr avances significativos, el trabajo debe comenzar mientras se está en la
feria.

Como se mencionó al finalizar el capítulo anterior, entre las responsabilidades de los

representantes de la empresa en la feria están: tomar apuntes, organizar las notas y
las tarjetas de presentación, recordar los compromisos, enviar información adicional,
enviar cotizaciones, etc. Quienes han participado en una feria saben que el número
de contactos que se obtiene puede ser abrumador y si no se tiene un mecanismo
adecuado para organizar la información, el proceso se puede complicar.

Para darles un seguimiento adecuado a los visitantes y a los clientes potenciales se

utiliza un formulario de contactos. Más adelante ofrecemos un ejemplo de este tipo
de formularios. Esta información se basa en la metodología sugerida por la GTZ
(Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit)2 y por el CBI (Center for the
Promotion of Imports from Developing Countries). El formulario que presentamos
consta de seis secciones que se utilizan de la siguiente manera:
 En la primera sección se debe pegar la tarjeta de presentación del cliente
potencial. Para ello, se recomienda llevar cinta adhesiva o una engrapadora.
 La sección que sigue sirve para clasificar a los clientes potenciales. Los que
se clasifican como “A” son los que mostraron el mayor interés en el producto;
por lo tanto, se les debe dar seguimiento inmediato; los clientes del grupo B
son los que mostraron algún interés, pero que requerirán mayor seguimiento;
y los clientes del grupo C son los que mostraron el menor interés.
 La tercera sección es para incluir la información de contacto y sirve para
complementar la información de la tarjea de presentación o en caso de que el
visitante no disponga de tarjetas en ese momento.

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  La cuarta sección se usa para identificar el tipo de empresa: agente,
importador, distribuidor, mayorista, minorista, fabricante o competidor. Se
brinda el espacio de “otro”, por si no es ninguno de los anteriores.
 La quinta sección marca el interés del visitante (por ejemplo, envío de
muestras, envío de oferta, etc.), así como lo relativo al seguimiento (por
ejemplo, visitar, llamar por teléfono, enviar fax, archivar el documento, etc.).
 Finalmente, la sexta sección proporciona un espacio para anotar
observaciones, es decir, cualquier otra información relevante sobre el cliente,
el interés mostrado o el seguimiento que haya que darle.

Para poder clasificar adecuadamente a los clientes potenciales, es importante que,

durante la entrevista, el representante de la empresa identifique los siguientes
aspectos:
 Actividad a la que se dedica.
 Productos que compra. De ser posible, al lado de cada producto anote la
cantidad, el origen y el precio.
 Posibles cantidades a negociar.
 Segmentos que atiende y canales de distribución. Principales clientes.
 Recursos disponibles (número de vendedores, tamaño del centro de
distribución, número de camiones, capacidad para almacenar producto
congelado).
 Poder de negociación y de decisión del visitante.

Si el cliente está realmente interesado en el producto, es conveniente que el

representante de la empresa solicite una visita a las instalaciones del cliente, pues
esto no solo le permitirá comprobar la información obtenida en la entrevista, sino que
abrirá la posibilidad de conversar más a fondo.

Se recomienda iniciar el seguimiento lo antes posible, preferiblemente desde el país

de destino: esto le permitirá adelantarse a la competencia y hará que el posible socio
lo perciba como una persona seria, formal y con una dosis alta de profesionalismo.

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Es importante que el seguimiento a los clientes se haga de la forma más
personalizada posible, de ahí la importancia de llenar correctamente el registro de
clientes. La primera actividad del seguimiento es enviar una nota de agradecimiento

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a las personas que visitaron el stand. Debe dárseles prioridad a las clasificadas como
tipo A y tipo B.

El éxito del seguimiento radica en cumplir lo prometido: si se comprometió a enviar

información complementaria, hágalo cuanto antes, y si no tiene la información a mano,
envíe una nota aclarando que está trabajando en el tema y señale una fecha
aproximada de envío. Lo mismo aplica si la empresa se comprometió a enviar
muestras o a llamar al posible cliente para visitarlo o para definir una cita adicional.

Como parte del seguimiento es importante que todos los días, al finalizar el evento,
se sostenga una pequeña reunión en la que se haga una evaluación rápida del día.
Durante esa reunión se sugiere tocar puntos como:
 ¿Qué salió bien?
 ¿Qué se pudo haber hecho mejor?
 Si tuviéramos la oportunidad de regresar en el tiempo, ¿qué haríamos
diferente?
 ¿A quién se le debería reconocer por el esfuerzo realizado y por los logros
alcanzados?
 ¿Qué se puede hacer para que las cosas salgan mejor el día siguiente o en la
próxima participación en una feria?
 ¿Qué tenemos que empezar a hacer ahora para estar listos para el próximo
evento?

Si la preparación para la feria se hizo de manera correcta, si la estancia se aprovechó

al máximo y si se toma con seriedad el seguimiento, la empresa expositora va a estar
mucho más cerca de su objetivo final: lograr la venta mediante un acuerdo
satisfactorio para ambas partes.

Con la información obtenida en los formularios, en las reuniones de seguimiento y en

las visitas, se debe elaborar un informe de la feria. Este debe incluir el mayor número
posible de variables y conceptos de medición, como por ejemplo, estimado de ventas,
número total de visitantes calificados, costo por contacto útil (costo total del evento
entre contactos tipo A y tipo B), número de contactos nuevos. Con base en esta

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información se debe determinar si se lograron o no los objetivos propuestos para el
evento.

No olvide que exportar a un nuevo mercado es algo que toma tiempo, y que, si bien,
participar en una feria le puede ayudar a lograr sus objetivos, los resultados
normalmente no se ven a corto plazo. La perseverancia, el cumplimiento de los
compromisos y el tiempo son sus mejores aliados.

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CONCLUSIONES

 La participación de las empresas en las ferias puede definirse como una

estrategia que genera directamente valor a la organización, influyendo el logro
de los objetivos planeados. Lo cual se considera unos espacios adecuados
donde las empresas tienen el privilegio de interactuar con sus clientes
potenciales, identificar la percepción de los compradores interesados,
aumentando la calidad y cantidad de contactos para realizar negocios.

 Las empresas que participaran en la feria deben seleccionar debidamente a

las personas que les representarán porque ellas serán la primera impresión de
los clientes potenciales, además deberánn separar con antelación el espacio
donde se ubicará la empresa, porque esto permitirá escoger un lugar
apropiado y estratégico.

 La participación de una feria representa una gran oportunidad para conocer

nuestra competencia, sus productos, condiciones de oferta, tendencias
comerciales, etc. Congregan, en un mismo tiempo y lugar, la oferta mundial de
uno o varios sectores determinados. Permite saber cómo piensan los
consumidores, sus gustos y preferencias, como opiniones relacionadas con los
productos que venden en forma directa, también es una excelente ocasión
para realizar un estudio de un mercado

 La participación en una feria no se limita a exponer productos y recibir

visitantes. Por eso, es aconsejable que las empresas tengan al menos dos
representantes, uno para que atienda a los visitantes y otro para que recorra
el recinto e identifique clientes potenciales entre los expositores. El
seguimiento es la parte más importante del proceso. Hay que mantener los
contactos activos y esto implica honrar los compromisos y hacerlo en el menor
tiempo posible y de forma personalizada. El seguimiento inicia desde que
comienza la feria. Asegúrese de contar con un formulario de registro de
visitantes y de hacer las preguntas necesarias para evaluar el interés real de
los visitantes.

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RECOMENDACIONES

 Para alcanzar los objetivos propuestos, se debe tener en cuenta una

planificación con antelación que viene a ser un paso clave para el éxito de una
feria. El éxito no consiste solo en atraer a muchos interesados y conseguir
muchos clientes sino en tener listo y planeado los recursos que usaras y lo
más importante, el presupuesto que se va a utilizar.

 Con el fin de dar una buena impresión al público y a los clientes potenciales se
debe elegir al personal que lleva un largo tiempo en la empresa, así como ser
un especialista en el producto que se expondrá, de preferencia que sean
expositores que se involucraron desde un inicio en el proyecto para transmitir
en sí el concepto del producto a ofrecer.

 Lo más importante es la ubicación del stand. es recomendable que la empresa

haya seleccionado un lugar adecuado dentro del recinto ferial que le permita
tener mayor visibilidad. Los stands cercanos a las puertas principales son una
buena opción. De acuerdo al presupuesto que tenemos podemos optar por
stands abiertos o ubicados en una esquina, que son los más recomendables.

 El ingresar a un nuevo mercado toma tiempo. Aunque las ferias ayudan, los
resultados normalmente se ven a mediano plazo. Por eso, la perseverancia, la
paciencia y el cumplimiento de los compromisos son sus mejores aliados.

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BIBLIOGRAFIA

 http://repositorio.iica.int/bitstream/11324/2653/1/BVE17038731e.pdf

 http://www.agromarketing30.com/preparar-una-feria-con-exito/

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