La gestión de

inventarios:
Un elemento
clave para la
optimización
de las Alexis André Campó Quesquén
utilidades en Ingeniero Industrial de la Universidad César Vallejo
Cursos de Gestión logística y Supply Chain
las PyMES Management
Maestrista en Gestión de Operaciones y Servicios
Logísticos de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos
Correo electrónico: [email protected]

Resumen: En el presente artículo, se explica la importancia que tiene la gestión

de inventarios en las Pymes ya que una adecuada gestión es un elemento clave
para la optimización de sus utilidades. Asì mismo, se explica que las Pymes no
tienen en conciencia tal importancia debido a que sólo se preocupan en generar
ingresos mediante las ventas, no muestran la atención debida a la gestión de las
existencias almacenadas, colocando asì al almacén como un punto crítico. El
control de las existencias son primordial para un punto de quiebre para el éxito
pero que no lo visualizan de esa manera porque no saben cómo hacerlo es por
ello que optan por no hacerlo. Para la identificación de la problemática de los
inventarios se detalla cómo se debe de realizar un análisis cualitativo que nos
lleva a un análisis cuantitativo con la finalidad de identificar las causas que tienen
mayor impacto en la problemática mediante herramientas de calidad para luego
plantear alternativas de solución, por ello que se mencionan las técnicas de
control de inventarios para las Pymes que contribuyan a la optimización de sus
utilidades. .

Palabras claves: Pymes, inventario, gestión de inventarios, optimización de

utilidades, método ABC, ERI, RI, diagrama de Ishikawa, matriz de correlación,
tabla de frecuencias, diagrama de Pareto, diagrama de estratificación, matriz de
priorización, KPI’s, productividad, stock de seguridad, stock mínimo, stock
máximo. EOQ.
Abstract: In this article, as it explains the importance of inventory management
in SMEs, proper management is a key element for the optimization of their profits.
Likewise, it is explained that Pymes aren’t aware of such importance because
they only care about generating income through sales, they don’t show the
attention due to the management of stored stocks, placing as a warehouse as a
point. Stock control is paramount to a point of breakage of success but they do
not visualize it that way because they do not know how to do it for that reason is
what they choose not to do. The identification of the inventory problem details
how a qualitative analysis should be carried out that leads us to a quantitative
analysis with the determination to identify the causes that have the greatest
impact on the problem and then propose alternative inventory control techniques
are mentioned of Pymes.

Keywords: Pymes, inventory, inventory management, profit optimization, ABC

method, ERI, RI, Ishikawa diagram, correlation matrix, frequency table, Pareto
diagram, stratification diagram, prioritization matrix, KPI's, productivity, stock of
security, minimum stock, maximum stock, EOQ.

1. Introducción:

En la actualidad, el control de inventarios es fundamental para las

organizaciones, debido a que se encuentra una de las mayores inversiones de
la organización porque es el capital en forma de materiales o productos teniendo
un valor, sobre todo para aquellas compañías que se dedican a la venta de
productos. Como se sabe, los inventarios pueden ser de materia prima,
productos en proceso, productos terminados, materiales, repuestos, entre otros;
con la finalidad de ser utilizados en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios permitiendo a la compañía competir en el
mercado satisfaciendo a la demanda.

Las PYMES (pequeñas y medianas empresas) no saben la importancia y lo

crucial que es el inventario, peor aún, la gestión que se debe de realizar debido
a que solo se preocupan en la generación de las ventas, la adquisición de
materiales y/o materia prima, en producir, almacenar sus existencias sin importar
la manera o forma de hacerlo, en transportar sus pedidos o el traslado de los
materiales para la prestación de servicios (según sea el rubro), entregarle su
pedido y en la generación de ingresos que se originará a resultado de todo lo
mencionado anteriormente. Es decir, laboran pensando en el día a día y gran
parte de las Pymes lo hacen empíricamente sin alguna planificación, criterio y/o
análisis en sus operaciones dejando de lado al almacén como “la última rueda
del coche”, es por ello que el almacén se vuelve un punto crítico debido a que no
hay un control de lo existencias que entran ni de las que salen ni mucho menos
se sabe qué existencias y cantidades estàn almacenadas, tipos de productos
almacenados en diferentes lugares sin algún criterio, impedimento de tránsito en
el área debido al almacenamiento, inadecuado almacenamiento, alto porcentaje
de productos defectuosos y/o dañados a consecuencia de todo el desorden e
inadecuado almacenamiento, productos almacenados uno encima de otros, nula
identificación de productos, falta de rotulación por ubicación de cada producto,
inexistencia de un lugar específico para el almacenamiento de cada producto,
residuos sólidos lo que genera que los productos y/o mercadería se ensucien y/o
contaminen, falta de orden, entre otros factores. Al tener al almacén como un
punto crítico la empresa se vuelva deficiente incurriendo a excesivos costos
desde la adquisición de estos hasta el despacho de los mismos.

La nula o mala gestión de inventarios es una de las principales causas de quiebre

de las pymes. Es un problema común y típico por la falta de registros rigurosos
y de un sistema de control de inventarios, como resultado de ello se generan
errores, pérdidas, retrasos en las ventas y el incumplimiento de las mismas y
como consecuencia la pérdida de ganancia ya que no se generan utilidades e
impiden seguir en competencia en el mercado.

Se puede decir que es muy común que en algunas de las Pymes no lleguen a
emplear un control de las existencias que tienen almacenadas porque no saben
cómo realizarlo es por ello que, toman la decisión de no hacerlo pero tampoco
hacen un esfuerzo de tener un personal calificado que tenga experiencia y/o los
conocimientos adecuados para poder realizarlo porque no quieren invertir o
desembolsar dinero mensual ya que tienen el pensamiento de que “se generará
mucho gasto” y en todo momento tienen la idea de reducir costos de una forma
errónea pensando que aminorando personal van a hacerlo, cayendo en una
equivocación trascendental sin darse cuenta que tienen altos costos que se
originan en un área que pasa de desapercibida, el almacén.
De acuerdo con el estudio “Esperanza de vida de los negocios” realizado por
INEGI, 70 de cada 100 Pymes no “sobreviven” más allá de los 5 años en Perú
debido a la mala gestión de inventarios.

Las Pymes tienen que ser capaces de enfrentar la competencia que el mundo
globalizado presenta hoy en día, por lo cual es necesario establecer políticas,
diseñar estrategias y crear mecanismos que les permitan optimizar toda su
cadena de valor; mejorando asì su productividad, reduciendo costos,
aumentando el nivel de cumplimiento y satisfaciendo las necesidades del cliente
para que a consecuencia de ello, se mantengan en el mercado siendo más
competitivas y no fracasen. Es ahí donde la gestión de inventarios toma mayor
importancia ya que es crucial para la optimización de las utilidades.

Pero a todo ello, ¿Qué es el inventario? El inventario es el registro documentado

de todos los bienes, materiales y/o productos que posee una organización,
comunidad, persona, etc, en un determinado tiempo.

“Los inventarios tienen su origen en los egipcios y demás pueblos de la

antigüedad, donde acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos
para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como
surge el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los
periodos de escasez. Estos permiten asegurar la subsistencia del negocio y el
desarrollo de sus actividades operativas. Esta forma de almacenamiento de
todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir fue lo que motivó la
existencia de los inventarios.” (Duràn, 2012)

Objetivos de los inventarios

En relación con los principales objetivos de la gestión de stock se encuentran:

 Apoyar la rentabilidad de la compañía.
 Disminuir las ventas perdidas.
 Entregar oportunamente.
 Dar un nivel adecuado de servicio con un costo de stock en equilibrio.
 Responder ante imprevistos de la demanda y la oferta (amortiguador).
Función de inventarios

“Las principales funciones de los inventarios son:

 Equilibrar la oferta y la demanda.

 Proteger la compañía ante la inseguridad de la demanda y el
abastecimiento.
 Actuar como recurso disponible en los diferentes niveles de la cadena de
distribución.
 La función básica del stock es desglose. En una empresa manufacturera
los inventarios desglosan o separan las actividades de producción,
distribución y comercialización.
 Los inventarios de materias primas posibilitan tomar decisiones de
producción a corto plazo, independientemente del mercadeo de materias
primas (materiales).
 Los inventarios de materiales en proceso permiten el desglose de las
etapas de manufactura. Es decir, estas existencias garantizan que los
departamentos de producción operen sin una dependencia directa de
programas de manufactura anteriores.
 Los inventarios de artículos terminados posibilitan separar la función fabril
y la demanda de los clientes.
 La función de los inventarios no se limita a la manufactura; también se
aplica a las ventas. Un comprador espera que el comerciante tenga el
artículo que desea. Si el bien no está disponible en el momento en que el
cliente lo solicita, entonces el comerciante pierde al comprador esa vez e
inclusive para futuras compras. Para absorber las fluctuaciones en la
demanda y, de esta manera, dar un mejor servicio a los clientes, se
necesita que el comerciante conserve existencias.
 Aprovechar economías de escala. La producción y transporte de
mercancías en altos volúmenes es menos costosa.
 Servir a los clientes. La demanda de los compradores no es 100%
predecible, por lo que se requiere inventario para cubrir las variaciones de
los pedidos.” (Mora, 2010)
Gestión de inventarios:

La gestión de inventarios es el monitoreo, rastreo y control de las existencias

con la finalidad de saber qué y cuantos productos están almacenados, tener
una metodología y/o criterio para distribuir las existencias dentro del almacén
que nos permita tener lo necesario para responder a la demanda,
minimizando costos y aumentar el nivel de cumplimiento. Lo dicho
anteriormente se respalda con lo siguiente:
“La gestión de inventario como al proceso encargado de asegurar la cantidad
de productos adecuados en la organización, de tal manera que se pueda
asegurar la operación continua de los procesos de comercialización de
productos a los clientes; es decir, asegurar que las operaciones de
manufactura y distribución no se detengan, cumpliendo con las promesas de
entrega de productos a los clientes.” (Zapata, 2010)

2. Problemas de inventarios en las pymes

A continuación se mencionarán algunos problemas que atraviesan las Pymes a

falta de un control de inventarios:

 Localización inexistente de los materiales, materias primas y/o productos

 Baja productividad al no encontrar el producto que el cliente solicita
 Altos costos que se generan en el almacén
 Alto porcentaje de productos defectuosos y/o dañados
 Alto porcentaje de productos con obsolescencia
 Baja confiabilidad de exactitud de registros de existencias
 Falta de un sistema de control en productos (materiales, materias primas,
herramientas, productos en proceso, productos terminados, entre otros)
 Rotura de stock, entre otros.
3. Identificación y análisis de los problemas

Para la identificación y análisis de la problemática que cursan los inventarios es

importante saber cómo hacerlo y entender el mecanismo que se detallará a
continuación:

 Diagrama de Ishikawa: El diagrama de Ishikawa también conocido

también como Diagrama de Espina de Pescado es una representación
gráfica que nos permite visualizar las causas que originan un problema
dado y también al problema mismo
Se realiza mediante una lluvia de ideas con los integrantes del área asì
como también el responsable del área y el jefe de logística u operaciones.
Se observan las causas mediante las 6M’s: Método, Mano de Obra,
Materiales, Medición, Medio Ambiente y maquinaria.

DIAGRAMA DE ISHIKAWA

Fuente: Elaboración propia

A continuación, se mostrará un ejemplo y con una ponderación según se ha
tomado conveniente:

 Tabla de frecuencias: La tabla de frecuencias se obtiene de la suma de

las ponderaciones de grado de relación de cada causa. En esta tabla se
observa la frecuencia relativa y la frecuencia acumulada de cada causa

FRECUENCIA
% ACUMULADO
CAUSAS FRECUENCIA RELATIVA
% %A

100.00%
TOTAL 100.00%

Fuente: Elaboración propia

Diagrama de Pareto: Conocido también como el 80-20, dicho diagrama se

obtiene de la frecuencia acumulada de cada causa. En este diagrama se puede
visualizar que el 20% de las causas son el 80% de la problemática, el cual nos
permite identificar qué causas son de mayor impacto en la problemática para
minimizarlas o eliminarlas.
 Fuente: Elaboración propia

 Alternativas de solución: Luego de la identificación de las causas que

tienen mayor impacto en el Diagrama de Ishikawa, se procede a
determinar alternativas de solución en donde se considera Criterios como
el costo de la aplicación, tiempo de la aplicación y la facilidad de la
aplicación. Asimismo, se considera el puntaje para evaluar cada
alternativa de solución para cada criterio: Deficiente (0), Regular (1) y
Excelente (3).

CRITERIOS

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN Solución del Costo de Tiempo de Facilidad de TOTAL

problema aplicación aplicación aplicación

Gestión de inventarios 3 3 3 3 12
Pronóstico de demanda 3 1 1 3 8
Lean Logistics 3 0 3 3 9

5S 3 1 1 3 8

Gestión de personal 3 0 3 3 9

Estudio de Tiempos 3 1 3 3 10

*Deficiente (0) - Regular (1) - Excelente (3)

Fuente: Elaboración propia

4. TÈCNICAS PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS EN LAS PYMES

A continuación se detallarán algunas técnicas o buenas prácticas básicas para

un control de las existencias, que no llevan altos gastos de inversión:

 Realización inventario: Usualmente en las Pymes no realizan inventarios

mensuales, bimestrales ni trimestrales, a lo mucho realizan anuales. La
realización del inventario mensual ayudará a las Pymes a tener un mejor
seguimiento de sus existencias.
 Registro de entradas y salidas: Hay varios sistemas y/o software que
ayudan a llevar un control en las entradas, salidas y el stock en las pymes
pero como lo dije anteriormente, las Pymes no están dispuestas en invertir
en software porque no tienen el respaldo financiero suficiente o porque
simplemente no quieren hacerlo porque no lo ven necesario, entonces lo
que se puede hacer para poder llevar tal control es realizarlo mediante un
kardex en hoja y/o en un kardex en Excel.
 Encargado o jefe del área: Quizás es muy poco común ver a una
responsable o jefe de almacén en las Pymes por diversos factores ya
detallados anteriormente, lo cual es perjudicial ya que no hay un líder del
parea que monitoree, organice, supervise, controle y proponga
alternativas de solución con la finalidad de reducir los costos, aumentar
productividad y el nivel de servicio.
 Sistema de control de inventarios: Realizando el inventario mensual,
teniendo un control de entradas, salidas y stock; un jefe de área se
procede a elegir un sistema de control de inventarios, lo que quiere decir
gestionar los inventarios mediante un método, algún criterio y/o
metodología. Para ello se puede considerar
 Clasificación mediante el método ABC: Es una herramienta que
clasifica al inventario en tres grupos: Grupo A, son las existencias
que tienen mayor demanda y su ubicación tiene que estar más
próximo a la entrada del almacén para una mejor y rápida
visualización al momento que se va a alistar los pedidos lo cual,
de esta manera nos permite en aumentar la productividad en el
 área; asì como también para tener un control más exhausto ya
que generan el 80% de la demanda de todo el inventario. El grupo
B, tiene una rotación media y la ubicación de almacenamiento
tiene que ser posterior a la del grupo A para un mejor control;
representa un 15% de la demanda. El grupo C, es el grupo con
poca o nula rotación lo cuales deben ser almacenados posterior
al grupo B ya que solo representan el 5% de la demanda pero que
de igual manera se tiene que generar un control para evitar
obsolescencias, productos defectuosos, dañados, entre otros.
 Clasificación mediante tipo de familias: Esta clasificación se
realiza mediante el tipo de familia de las existencias
 Método FIFO: Significa: “El primero que entra es el primero que
sale”. Este sistema es importante para el almacenamiento de
productos perecederos, que a parte de su almacenamiento
colocación por familias deben ser almacenados de tal manera que
los primeros en salir sean los que tienen una fecha de caducidad
más próxima.
 LIFO: significa “El último en entrar es el primero en salir”. Es un
Sistema perfecto para el almacenamiento de aquellos productos
no perecederos y que no tienen fecha de caducidad.

 KPI’s: Los indicadores de gestión son fundamentales en la gestión de

inventarios, ya que mediante ellos se miden, controlan y mejoran las
operaciones dentro del área. Los indicadores más importantes que se
deben de manejar en cuanto al manejo de los inventarios son:
 ERI
 RI
 %Productos defectuosos
 %Productos dañados
 Eficiencia
 Eficacia
 Stock de seguridad
 Punto de reorden (punto de pedido)
 Stocks máximos
  Stocks mínimos
 EOQ (cantidad óptima de pedido)

5. Bibliografía

Duràn Y. (2012): “Administración del inventario: elemento clave para la

optimización de las utilidades en las empresas” Revista Visión Gerencial,
Universidad de Los Andes, Venezuela.

Mba y educación ejecutiva (2017): “Mala gestión de inventarios, una de las

principales causas de quiebre de las PyMes”

Mora, L. (2010): “Gestión Logística Integral”. Bogotá: Ecoe Ediciones.

TCA Soluciones Empresariales(2018): “La importancia de control de

inventarios en las pymes”

Zapata, J. (2014): “Fundamentos de la Gestión de Inventarios”.